Что такое бизнес данные
Что такое Business Intelligence
Существует огромное количество терминов: аналитика, data mining, анализ данных, business intelligence и разница между ними не всегда столь очевидна даже для людей, которые с этим связаны. Сегодня мы расскажем о том, что же такое Business Intelligence (BI) доступным и понятным языком. Тема безусловна огромна и её не покрыть лишь одной короткой статьей, но наша задача — помочь сделать первый шаг и заинтересовать читателя темой. Заинтересованный же читатель также найдет исчерпывающий список для дальнейших шагов.
Зачем всё это нужно: из жизни аналитика
Представим, нами (неким аналитиком Петровичем у поставщика Цветочек) стоит задача оценить продажи ряда магазинов (куда мы поставляем товар) и каждый магазин ведет свой учет проданных товаров. Реальность такова, что формы учета будут заполнены не пойми как и не пойми кем, то есть у них будет разная структура и разный формат хранения (некоторая форма таблиц). Схематично эта задача изображена на схеме выше.
Казалось бы задача несложная и поэтому рассмотрим лобовое решение: пусть у нас есть N таблиц и нам нужно их собрать вместе в одну таблицу, тогда напишем N скриптов, которые преобразуют эти таблицы и один сборщик, который собирает их вместе.
Если мы поднимемся на уровень целой организации, то увидим, что проблем даже больше.
В чем задача: проблема на уровне компании
Производитель Цветочек на самом деле работает не напрямую с магазинами, а через некоторых посредников. Посредники посещают магазины и непосредственно своими действиями пытаются стимулировать продажи. Соответственно, они являются материально заинтересованными лицами и информацию, которую они выдают, приходится перепроверять.
Принципиально, задача выглядит схожим образом: пусть у нас есть N магазинов и K дистрибьюторов, можем ли агрегировать данные магазинов и сравнить их с результатами дистрибьюторов? (У всех данные имеют разную структуру и формат.)
Здесь помимо таблиц, мы уже можем столкнуться с целым зоопарком форматов, к которым добавляются отчеты дистрибьюторов. Как правило задача характеризуется очень низким качеством данных, в том числе дублированием, несогласованностью и ошибками. На основе полученных результатов и сравнения данных, отдел по закупкам принимает решения о том сколько, кому и почем чего отгружать. То есть решение этой задачи непосредственно влияет на финансовые показатели компании, что безусловно важно.
Рассмотрим несколько вариантов решения на уровне компании:
В целом если мы говорим о небольшом или среднем производителе, то с точки зрения времени интеграции, цены и качества решения сервис выглядит оптимальным вариантом, так как ценообразование динамическое и интеграция минимальна через веб. Как правило плюсом корпоративного ПО является настраиваемость и касмтомизированность (каждый бизнес считает себя уникальным), но описанная задача достаточно типична и стандартна для достаточно широкого круга компаний. Безусловно, нет единого решения для всех, но для каждого в отдельности его можно найти.
Сам процесс на уровне компании выглядит схожим образом: консолидируется данные, определенным образом трансформируются (агрегируются) и загружаются в систему для анализа.
(кликабельно) 
Обобщаем задачу: всё это звенья одной цепи
В чём же разница между аналитикой, data mining и business intelligence (BI)? Первые включают в себя комплекс методов для анализа уже чистых данных, а на практике очистка и преобразование данных в удобный для анализа формат — важный и неотъемлемый процесс. Так же помимо работы с преобразованием и консолидацией данных, основная задача BI — это принятие решений для бизнеса.
Большая инфографика
В схематичной и немного упрощенной форме описывается задача консолидации данных. Если нет возможности заниматься изучением темы в деталях, то эта инфографика даёт хорошее первое приближение проблемы и возможных методов решения. (кликабельно; взято отсюда) 
С чем можно поэкспериментировать
Сервис бесплатен и доступен через веб — ссылка.
Business Intelligence: что такое BI-система и зачем она нужна бизнесу
Создайте рассылку в конструкторе за 15 минут. Отправляйте до 1500 писем в месяц бесплатно.
Отправить рассылку
Business Intelligence, или BI-системы — это набор инструментов и технологий для сбора, анализа и обработки данных. Например, в компании для приёма заявок используют несколько каналов и нужно собрать единую статистику продаж. Или рекламные кампании охватывают несколько площадок и необходимо сравнить их эффективность. Все эти процессы можно настроить через BI-систему.
Необработанную информацию из разных источников посредством BI преобразуют в удобную и понятную аналитику. BI-системы (Microsoft Power BI, Tableau, Qlik) можно применять в любой отрасли или сфере деятельности — как на уровне компании в целом, так и для подразделений или отдельных продуктов.
Как работают BI-системы
Для обычного пользователя принцип действия BI-системы выглядит просто: к системе подключают источники данных, далее информация направляются в единое хранилище и обрабатываются, а затем демонстрируются в виде готовых отчётов. Источниками данных выступают различные системы — облачные (Oracle Cloud, Google BigQuery, Microsoft Azure и другие веб-подключения), файловые (Excel, XML, PDF и иные табличные файлы), реляционные (SQL Server, MySQL, Oracle).
Пример отчета о глобальных продажах магазина в Power BI
Чтобы использовать BI-систему пользователю не нужно обладать специальными IT-познаниями. С помощью понятного интерфейса можно запросить нужный отчёт и получить доступ к аналитике. Система сформирует удобный дашборд — информационную панель, на которой визуально представленные данные сгруппированы по смыслу. Все данные на дашборде — интерактивные. Графики можно увеличивать и перестраивать. Можно просматривать источники информации и детально изучать показатели аналитики. Для отображения доступны разные форматы — отчёты, таблицы, графики, диаграммы.
За простым использованием системы скрываются сложные процессы обработки данных и формирования расширенной аналитики. В состав BI-решения входят:
BI-системы поддерживают множество бизнес-решений — от операционных до стратегических. С помощью технологий анализируют огромные объёмы информации. Но внимание пользователя акцентируется только на ключевых факторах аналитики, которые позволяют смоделировать варианты последующих действий и бизнес-решений.
Принцип работы BI-системы на примере Power BI
Важно, что любая компания может адаптировать BI-систему под свои потребности. Например, выбрать источники данных, задать принцип обработки информации, определить формат отчётности.
BI-системы особенно полезны, если объединяют сведения с рынка и информацию из финансовых и производственных источников компании. Совокупность внешних и внутренних данных даёт полное представление ситуации в бизнесе. Такую картину невозможно получить при анализе одного источника и ограниченной аналитике.
Зачем внедрять BI-системы в бизнесе
Компании оперируют огромными объемами данных. Например, считают расходы и выручку, определяют чистую прибыль, анализируют трафик и количество заявок, отслеживают выпуск продукции. Все данные для аналитики хранятся в разных форматах и различных системах.
Чтобы обработать информацию, аналитики сначала собирают все данные в одну таблицу, затем сортируют и оставляют только нужные показатели, а потом сравнивают показатели с прошлыми отчётами. Такая работа отнимает десятки часов еженедельно. При этом в процессе формирования отчёта показатели могут утратить актуальность. К тому же аналитики могут ошибиться или собрать неполные данные. Итоговый отчёт может оказаться бесполезным.
Вручную собрать и обработать все данные компании невозможно. Часть информации так и остаётся необработанной. Компания может случайно пропустить заявки клиентов, своевременно не узнать о сбоях производства, потерять деньги из-за игнорирования проблем.
Основные задачи, решаемые посредством систем BI:
Общая цель Business Intelligence — предоставление бизнесу возможности принятия обоснованных решений с учётом полной аналитики. У компании, внедрившей BI, будут полные, точные и организованные данные.
Панель анализа клиентов в Microsoft Power BI
Благодаря BI-системам компаниям не нужно нанимать специалистов по data science (наука о данных) — система соберет все «сырые» данные, самостоятельно обработает их и автоматически покажет информацию, с которой можно работать.
Как понять, что компании нужно использовать Business Intelligence
Любая компания в любой отрасли может применять Business Intelligence. Особенно задуматься о внедрении BI-систем стоит, если:
BI-системы могут стать ценным инструментом для принятия решений и разработки стратегии. Полученные данные можно использовать в самых разных сферах — маркетинге, продажах, поставках, финансах. Например, можно:
Business Intelligence выводит работу компании на новый уровень. Постоянный мониторинг данных позволяет принимать более продуманные и своевременные решения. Доступность исторических и текущих данных помогает строить верные прогнозы для бизнеса. Оперативный доступ сотрудников к аналитике и операционным данным повышает качество работы и одновременно снижает трудовые и временные затраты.
Как выбирать программное обеспечение для внедрения BI
Существует достаточно много надёжных поставщиков BI-инструментов. Например, популярны платформы Microsoft, Tableau, Qlik. Также востребованы системы Zoomdata, Sisense, Information Builders.
Можно выделить несколько факторов, на которые стоит обратить внимание при выборе эффективной BI-системы:
Нельзя сказать, какое BI-решение является самым лучшим. Компании выбирают платформу BI с учётом различных критериев и собственных возможностей.
Примеры BI-систем
Tableau
Система выполняет углубленный анализ информации и представляет результаты на информационной интерактивной панели в режиме реального времени. Источниками данных для аналитики могут быть любые источники с программным интерфейсом.
Над отчётом могут работать одновременно несколько пользователей. При этом пользователи могут самостоятельно создавать необходимые инструменты или использовать готовые решения. Результатом можно делиться через системный сервер, по ссылке или email.
Tableau работает в вебе, на десктопе и мобильных устройствах.
Пример визуализации данных в Tableau
Power BI
Сервис от Microsoft предназначен для анализа и визуальной демонстрации больших объёмов информации. Можно подключать разные источники данных, в том числе собственные приложения.
Система совместима с продуктами MIcrosoft (MS Excel, SQL Server, Azure Cloud Service). Интерфейс программы разработан по подобию Windows.
Сервис функционирует на любых платформах: в облаке, на десктопе и смартфонах. Интерактивные дашборды показывают данные в реальном времени и доступны на любом устройстве. Пользователи могут делиться отчётами несколькими способами.
Выбор диаграммы для представления результатов в Power BI
BI-система предусматривает импорт информации из различных источников. Данные проходят обработку в оперативной памяти. Созданные визуализации можно корректировать, дополнять любыми фильтрами. В Qlik доступна совместная работа над отчётами.
Платформа доступна для корпоративного и персонального использования. При этом продукт работает на десктопе, в облачной версии и на любых устройствах с наличием браузера. Для всех версий предусмотрен одинаковый алгоритм аналитики.
Отчёт по анализу бюджета в Qlik
Business Intelligence превращает множественные разрозненные данные в полезную информацию для руководства и управления бизнесом, проверки гипотез и принятия решений. Компании, которые используют стратегии BI, располагают точными, полными и организованными данными. Это помогает оценить текущее состояние бизнеса, выявить проблемы и возможности, спланировать будущее развитие.
📊 Что такое BI-системы и зачем они нужны?
Miroslav Kungurov
Чем занимается BI-аналитик?
BI-аналитик оперирует двумя источниками информации: получаемыми с рынка внешними данными и внутренними данными компании, в которой он работает.
Порции информации из внутренних и внешних источников поступают регулярно, то есть они находятся в постоянном движении на своеобразных линиях ускользания от BI-аналитика. По аналогии с диджеем, сводящим дорожки, BI-аналитик выстраивает ускользающие линии информации и затем фиксирует их таким образом, чтобы создать картину, конфигурацию, пригодную для интерпретации, бизнес-анализа и принятия решений. В итоге цель BI-аналитика – открыть выгодные для бизнеса перспективы.
В обязанности BI-аналитика входит :
Инструменты BI-аналитика
SQL-запросы
Бизнес-процессы описываются тысячами показателей. Например, для анализа продаж детской игрушки понадобятся сведения о географическом положении магазина, с какими товарами и в какой день недели покупалась игрушка, на какой полке располагалась игрушка, как производилась оплата – по кредитной, дебетовой карте или наличными – и так далее. Детализация приводит к образованию больших массивов данных, которые нужно правильно структурировать для дальнейшего анализа. Обычно данные хранятся в базах данных, поэтому BI-аналитик должен уметь писать SQL-запросы на разных диалектах.
Технология OLAP
Для создания сложных многотабличных запросов и быстрого получения результата – по сравнению с простой двумерной таблицей – применяют OLAP (англ. online analytical processing, интерактивная аналитическая обработка), в котором массив данных структурируется в виде многомерной таблицы, OLAP-куба (рис. 1). Оси такого куба – анализируемые показатели, а на пересечении осей – данные.
Рис. 1. Иллюстрация OLAP-куба
Метод ETL
Хорошо, если в таблицах нет пропущенных значений, дубликатов, аномалий и сам массив данных самодостаточен – по нему можно решить задачу анализа без обогащения массива данными из внутренних или внешних источников. Так бывает не всегда. Поэтому для подготовки данных к анализу BI-аналитики применяют шаг Transform (очистка данных) из метода предобработки ETL (англ. Extract, Transform, Load – «извлечение, преобразование, загрузка»):
Языки Python и R
Подробнее о работе с Pandas и визуализации данных читайте в наших статьях:
Отображение рез ультатов в визуальном формате – графики, диаграммы или на карте – дает представление о наиболее важных показателях, которые не всплывают в контексте таблицы. Информации много, поэтому вручную писать код для каждого графика занимает много времени. Чтобы клепать отчеты в промышленных масштабах BI-аналитик пользуется платформами с функциями хранилища данных, автоматизированной отчетности и построения дашбордов.
Один из главных инструментов аналитика – специальные BI-платформы.
Популярные BI-платформы
На некоторых платформах удобнее рисовать графики, на других сводить данные, а у третьих крутая кривая обучения, чтобы полностью использовать их возможности. Учитывая, что платформы в 9/10 случаев платные, нужно определиться, какой функционал нужен. В вакансиях на Хедхантере чаще всего фигурируют Tableau и Power BI.
Microsoft Power BI
powerbi.microsoft.com | Цена : Power Desktop распространяется бесплатно, Pro-версия стоит от 625 ₽/мес.
Power BI Desktop – часть набора продуктов Power BI. Desktop-версия устанавливается на локальный компьютер и позволяет подключать, преобразовывать и визуализировать данные. Power BI Pro – продвинутая версия с большим функционалом.
Tableau
C 2003 г. Tableau помогает не техническим специалистам создавать визуальную аналитику и интерактивные графики. Система имеет интуитивный и не загроможденный пользовательский интерфейс.
Qlik – дает доступ к облачной аналитике с низким порогом вхождения и прозрачной ценовой политикой в отличие от Tableau (pdf, англ., шестая страница).
Oracle Analytics Cloud
Oracle Analytics Cloud предлагает комплексную бизнес-аналитику, формирование отчетности, машинное обучение из коробки и возможности визуализации данных.
Metabase
Metabase – инструмент бизнес-аналитики с открытым исходным кодом. Он не требует знания SQL и имеет приятный интерфейс, позволяющий создавать аналитические графики всего несколькими щелчками мыши.
Литература
Интернет-ресурсы и YouTube-каналы
Резюме начинающего BI-аналитика
Зарплата : от 60 тыс. руб. (актуально на момент публикации статьи в г. Москва).
Дополнительные бесплатные курсы :
Хочу все знать: бизнес-анализ. Часть 1
С чего все началось
Пребывая в «творческом отпуске», имею в своем распоряжении некое количество свободного времени, которое могу потратить на «общественно полезный труд». Потому, если бизнес-анализ Вам интересен, прошу ознакомиться с мыслями по этому вопросу:
Итак, целью статьи является показать, чего ожидают и в чем нуждаются пользователи результатов работ бизнес-аналитиков. По сути, статья писалась не только для бизнес-аналитиков, но и для тех, кто вынужден пользоваться результатами их труда. И чтобы не просто «читать и материться», а иметь возможность объяснить, чего же они пропустили или не учли в своей работе
Начнем с азов: что такое «бизнес-анализ»? Надеюсь ни для кого не секрет, что «бизнес-анализ», «анализ бизнеса» (аудит) и «бизнес-аналитика» — это совершенно разные понятия, и, кроме «похожих слов», между ними общего не так много.
Дабы не загромождать и без того объемный текст, я вынес «сборник определений» в сноску, кому интересно, можете ознакомиться.
Существуют два вида бизнес аналитиков:
— Обычный (не IT) бизнес-аналитик – тот, кто работает в контексте бизнеса в целом. Такой специалист участвует в совершенствовании процессов, оптимизации издержек и т.д.
— Бизнес-аналитик в IT: тот, чья работа происходит в рамках отдельных IT проектов – закупки, внедрения, внесение изменений и т.д. Его задачей является взаимодействие с заинтересованными лицами со стороны заказчика (бизнес пользователи, технический персонал и т.д.) для сбора требований, исходящих от бизнеса
«International Institute of Business Analysis» (www.iiba.org) в «BABOK Guide 2.0», определяет (раздел 1.2, стр. 3):
Бизнес-анализ, это набор задач и техник, используемых как связующее между участниками и заинтересованными лицами для понимания структуры, правил и операций в рамках организации, так и для рекомендации решений, позволяющих данной организации достичь ее целей.
Бизнес-анализ предусматривает понимание, как функционируют организации, чтобы соответствовать их назначению и определение возможностей, которые требуются организации для предоставления продуктов и услуг внешним (по отношению к организации) заинтересованным лицам. Он (бизнес-анализ) включает в себя указание целей организации, связей этих целей с отдельными задачами, определение направления действий организации для достижения указанных целей и задач, а также задание способов (процессов), как различные подразделения и заинтересованные лица в самой организации и за ее рамками будут взаимодействовать между собой.
Бизнес-аналитик, это тот, кто все это делает, безотносительно названия его должности
Бизнес-Аналитик, это специалист, который анализирует потребности и проблемы бизнеса, консультируется с пользователями и заинтересованными лицами, для нахождения возможностей улучшить отдачу от бизнеса с помощью IT, а также задает, управляет и отслеживает указанные требования в бизнес-процессах
Сбор и документирование требований, пожеланий, целей бизнеса
Итак, как говориться, пора разобраться, ради чего все это затевалось. Все это, в смысле «бизнес». И если сами руководители и/или работники этого не знают, «тогда мы идем к вам» (ц). На самом деле, это очень важный этап и тут есть свои, совсем неочевидные сложности.
Традиционно, начнем с определений. Что есть бизнес? Бизнес, говоря по-русски, это просто некая деятельность или занятие, на которые мы тратим свои ресурсы (время, деньги) и свои способности. И любой «бизнес» существует не сам по себе в вакууме, он служит «удовлетворению потребностей». Все это наверняка уже слышали не раз. Так вот, выявление этих самых потребностей и является одной из задач бизнес-аналитика на первом этапе исследования.
И чтобы нам было все это славословие более понятным, давайте отвлечемся от гранита науки, к более податливым материям – к примерам. Представим, что перед нами стоит задача исследовать бизнес «Почты России». Этот пример, думаю, будет многим близок, поскольку с почтой каждый из нас сталкивался. Итак, что же является целью данной организации? Какую потребность она (организация) удовлетворяет? Многие сходу ответят что это – «доставка почтовых отправлений». И это будет не совсем верным ответом. Спросим несколько иначе, а что отражает потребность заказчиков в «отправке писем, посылок и так далее»? И тут уже наверняка все догадались – передача информации и ценностей на расстояния. Именно это и является той бизнес-потребностью, которую данная организация должна удовлетворять.
Чувствую, что будут недовольные ухмылки, мол «крутишь, вертишь, надурить хочешь» автор. Ан нет. Еще раз взглянем внимательно. Человек не родился со знанием, что для того, чтобы чего-то сообщить другому человеку за лесами и полями (в смысле который находится очень далеко) надо сначала все это записать на бумагу, запаковать в конверт и отправить с помощью почты. Таковыми были требования вследствии неразвитости средств связи.
И мы видим, что неверное определение целей бизнеса приводит к его (бизнеса, предприятия) умиранию. Ведь сотовая связь, факс, электронная почта – эти средства тоже удовлетворяют туже самую потребность – передача информации на расстояния. То, что руководство «Почты России» этого не поняло, это бывает, а вот то, что бизнес-аналитики, которых они наверняка звали, этого не указали – вот это уже проблема. Если говорить о почте, то ее задачей была и остается «передача информации и ценностей на расстояния». Не отправка посылок, конвертов, бандеролей – а именно «передача информации и ценностей», безотносительно способов, как она это делает, даже пусть телепортирует, или же производит на месте.
С появлением сотовых телефонов, было очевидно, что писать письма станут меньше. Остаются только те, кому важна передача информации на физических носителях. Вот что мешало поставить факсы и получить права нотариусов в каждом отделении почты, чтобы человек на другом конце получал заверенную копию? В дальнейшем, можно было использовать сканирование и передачу файла для печати в нужном отделении (благо цифровые подписи уже в ходу). Опять же, денежные переводы по России с получением/отправлением в каждом отделении. А если вспомнить про переговорные пункты, которые часто были на почтах, что мешало организовать VoIP, или ее аналог для дешевых звонков? Помешало именно непонимание целей организации. Теперь же все сладкие куски достались курьерским службам, системам денежных переводов и прочим VoIP операторам. А надо то было, всего лишь чуточку подумать.
Я надеюсь, что этот пример ясно показал, что первейшей целью бизнес-аналитика является распознание и указание бизнес-целей предприятия, потребностей, которые оно удовлетворяет. А уж каким способом оно (предприятие) это делает (как в нашем примере, отправкой конвертов, нотариальным заверение факс-отправлений, или же сервисом для видео звонков) это уже вопрос второй. Это будут всего лишь конкретные варианты бизнеса для решений задачи. Зная бизнес-цели, маркетолог, продажник, риск-аналитик и многие другие могут заранее определить возможности и риски данного направления, и предложить заказчику более интересные варианты, или же указать на конкурентов. Сосредоточенность же на конкретных вариантах бизнеса, как мы прекрасно видим, приводит к плачевным результатам.
Следующие «артефакты», с которыми должен работать бизнес-аналитик – это задачи, требования и пожелания. И вот наступает момент, когда нам (как бизнес-аналитикам) очень пригодится помощь маркетологов. Потребность то мы определили. А вот тех, кто будет удовлетворять эту свою потребность, пользуясь услугами бизнеса – должны найти маркетологи. «Сегмент рынка», «целевая аудитория», а значит и требования к оказываемой услуге или выпускаемой продукции – должны быть заданы маркетингом. Это их хлеб, им его и отрабатывать.
Очевидно, что бизнес-аналитик должен понять и зафиксировать все требования и задачи, которые будут озвучены, именно с точки зрения бизнеса – удовлетворение вполне конкретных потребностей. При этом, при их описании, желательно избегать всевозможных туманных определений задач в стиле «сделать счастливой тетю Глашу», или же постараться максимально их конкретизировать (например, «для должности «помощник»– уменьшить объем выполняемых работ до 5ти операций, общим временем не более 6 часов в день»). Ну и самое главное, все задаваемые требования должны иметь численное, абсолютное значение. Допустим, мы получили требование: «уменьшить затраты на доставку отправлений в рамках одной области на 5%». Уменьшить что? Затраты чего: труда сотрудников, времени доставки, стоимости доставки или все вместе в некой пропорции? Как все это считать? В идеале, хотелось бы, чтобы требования фиксировались в виде, близком к следующим примерам:
Затраты времени на доставку отправлений массой до 1 кг, в пределах 300 км от места отправления, с момента оформления отправления в офисе, до момента готовности к его выдаче в отделении получателю, необходимо уменьшишь с 24 до 16 рабочих часов.
Себестоимость доставки отправлений в пределах 300 км от места отправления, массой до 1 кг, с учетом:
Время предоставления информации на запрос о нахождении произвольной партии/единицы товара, не должно превышать 5 минут с момента его отправки/формирования.
Отчет о прохождении этапов отгрузки/производства единицы/партии продукции должен обновляться не реже, чем раз в час.
В таком виде, исполнители будут точно знать, чего от них ожидают и легко смогут подтвердить заказчику достижение заданных целей и задач. С другой стороны, заказчик будет знать, за что он платит и чего ему ожидать.
Ну и наконец, думаю, все это понимают, цели и задачи желательно ставить на процесс в целом, а не на отдельные его этапы. Хотя оптимизация и/или автоматизация будет касаться отдельных этапов процессов, но при этом мы понимаем, что улучшение в одном месте, часто влечет за собой ухудшение в другом. Поэтому только обобщенные показатели дают нам интегральную оценку эффективности.
Едем дальше. Когда мы говорим о задачах, которые ставит заказчик, бизнес-аналитик должен убедиться, что есть реальные возможности эти задачи выполнить. Вот, допустим, ставится задача гарантировать максимальный срок доставки посылок из Калининграда в Петропавловск-Камчатский в 3 дня. Супер. Все будут только счастливы. Однако, анализируя транспортные возможности, мы видим, что чисто физически, иногда в славном городе вулканов и «Авачи» неделю может «не быть погоды». То есть неделю самолеты туда не летают. И в таком случае, все обещания, улучшения процессов и чего угодно еще, не позволят решить данную задачу в текущих условиях. Поэтому такие задача следует или отвергать на самых ранних стадиях, или же обставлять условиями, когда они могут быть достигнуты.
Итак, внедрение системы автоматизации дистрибуции в филиале достаточно крупной и известной международной компании в одной из республик б. СССР. В процессе анализа, выявляется одно из требований: «система должна автоматически давать скидку на заказ/накладную, при условии, что клиент включает в закупку некий, заранее согласованный, набор товаров, который привязан к каждому конкретному клиенту. Список товаров для разных клиентов различается и должен передаваться во внедряемую систему в процессе интеграции, из учетной системы заказчика».
Как мы видим, требование в принципе простое. При поверхностном анализе – все прекрасно:
Итак, я пытаюсь понять, как же они рассчитывают эту скидку, и где у них хранится список «рекомендованных к заказу» товаров, в разрезе клиентов. Получив конфигурацию 1С, вижу, что это поле никак автоматически не заполняется вообще. Только ручным вводом. Менеджер проектов отнекивается, и утверждает, что все замечательно работает автоматически, а я смотрел «какую-то древнюю недоделанную конфигурацию 1С». Коммерческий отдел его в этом яростно поддерживает, указывая, что «вот, в накладной то оно заполнено». В итоге, прошу показать наглядно, как это работает в реальности и где же они и в каком виде хранят эти «рекомендованные заказы».
В общем, оказалось, что оператор в офисе «помнит» каждого клиента и его рекомендованный набор, и выставляет процент скидки вручную. Если же «вдруг» он «забудет», какая у данного клиента фактическая рекомендованная номенклатура, то «может найти договор и свериться с ним». Показать, как это происходит на практике, никто не смог.
В итоге, заказчик стал приводить все это безобразие к порядку, вводилась категоризация клиентов, и «рекомендованные ассортименты» вводились уже для этих категорий. Что касается внедрения, то данные функционал обеспечивался средствами внедряемой системы и управлялся там же.
Как видим, игнорирование деталей в требованиях и задачах могут привести к неприятностям на дальнейших стадиях работ и это не добавит «счастья» разработчикам, внедренцам и всем, кому придется использовать отчет и осуществлять «улучшения», предписанные бизнес-аналитиком, который «забыл уточнить пару несущественных деталей».
Надеюсь, все прониклись и осознали, что для каждого требования и задачи, необходимо убедится в возможности ее реализовать и приводить разъяснения с примерами и подробными пояснениями (с ограничениями, условиями и деталями по источникам, средствам, форматам данных, условиями их применимости и прочим). Забегая вперед, тоже самое относится и к найденным недостаткам, проблемам, нестандартным ситуациям. Крайне желательно также приводить причины их появления.
Например, если в справочнике товаров найдены «дубликаты», то надо выяснить и указать причину их появления. В данном случае возможны, как минимум, три варианта:
И в завершении этого раздела, заострю внимание, что бизнес-процессы не имеют никакого отношения к таким экономическим показателям, как объемы и цены продаж. Это зона ответственности коммерческого отдела вообще, и маркетинга – в частности. Иными словами, маркетинг отвечает за формирование спроса, а работники и бизнес-процессы – за его удовлетворение. И единственное, как бизнес-процессы любого предприятия могут повлиять на прибыль – только снижением издержек включая затраты времени. Ценообразование, формирование требований к продукции, объемы производства/реализации – все это касается маркетинга и только маркетинга.
Итак, резюмируя данную часть, можно сказать, что сбор и анализ требований должен сопровождаться анализом причин появления данных требований, наличия физических возможностей их реализации, а также рисков, и способов минимизации, как рисков, так и их последствий. При этом требования и задачи должны быть представлены в виде исчислимых показателей и задаваться в абсолютных величинах. По сути, создание или улучшение процессов, это организационная, или административная функция. И чтобы ее (функцию) реализовать эффективно, нужно ясно видеть для чего все это «безобразие» затевается, что ожидается, и какие есть возможности эти ожидания претворить в жизнь.
1. Изображение маяка взято тут.
2. Песик отсюда