Что такое бизнес процесс в битрикс24
Что такое бизнес-процессы и как их настроить в Битрикс24
Бизнес-процессы – это алгоритм обработки документов, с учетом точек входа и выхода, а также шагов или действий в процессе обработки при соблюдении определенных условий.
Следовательно, бизнес процессы имеют три составляющих:
Бизнес-процессы в CRM
В Битрикс24 есть несколько типов бизнес-процессов:
1. Общие.
Список самых типовых примеров, которые пользователь может запустить самостоятельно, и которыми он чаще всего пользуется. К ним относится, например, счет на оплату.
2. Мои процессы
Список всех процессов, в которых пользователь является участником. В этом блоке есть список как всех доступных бизнес-процессов, так и фильтр только по активным из них.
Где найти: Бизнес-процессы – мои процессы
3. CRM и бизнес-процессы.
Интересующая нас вкладка, о которой мы далее будем говорить.
Где найти: CRM – Настройки – Автоматизация – Бизнес-процессы
Решаемые задачи
Основное направление решаемых задач для бизнес-процессов в CRM – это организация рабочего процесса. Функция состоит в том, чтобы автоматически напоминать сотруднику о выполнении определенных действий на конкретной стадии сделки. Сопровождение лида по воронке продаж – задача бизнес-процессов.
Важно понять, что не все сотрудники, являющиеся субъектом бизнес-процессов, понимают их логическую структуру. Главное, чтобы каждый из них нес ответственность только за «свой» участок и выполнял поставленную задачу в срок. Таким образом, бизнес-процессы в CRM станут тем инструментом, которое превратит хаотичные цепочки коммуникаций в упорядоченные процессы. Что скажется на эффективности работы как отдельного отдела, так и всей компании.
Создание бизнес процессов в Битрикс24
В Битрикс24 интегрирован визуальный конструктор для быстрого создания бизнес-процессов — это позволяет выстроить и автоматизировать любые задачи компании. Удобнее всего перейти в конструктор через раздел «Живая лента» — открываем в меню вкладку «Еще», находим в «Процессы» и в выпадающем меню выбираем «Создать новый процесс».
В Битрикс24 открываем окно конструктора, где производятся основные настройки бизнес-процессов. Конструктор включает 3 вкладки:
В завершение настройки необходимо нажать «Сохранить», после чего созданный бизнес-процесс отобразится в списке процессов компании. Дополнительно процесс можно продублировать в «Живой ленте» — для этого нужно отметить галочкой команду «Показать в Живой ленте» под названием созданного процесса в списке.
Преимущества настройки бизнес-процессов
Может возникнуть ощущение, что целесообразность настройки бизнес-процессов в CRM возникает только у крупных компаний с большим числом взаимосвязей между отделами и сотрудниками. Но на самом деле, бизнес-процессы несут наибольшую выгоду именно для средних и малых предприятий. Они, в отличии от крупных компаний, имеют ограниченное число процессов. И автоматизация одного из них дает существенный прирост в короткий срок. В крупных компаниях необходима более масштабная автоматизация и настройка бизнес-процессов, чтобы получить ощутимый эффект, но в числовом эквиваленте он будет гораздо больше.
Если обобщить, то настройка бизнес-процессов подходит тем компаниям, которые:
Еще одним преимуществом настройки бизнес-процессов в CRM является прозрачная линейка ответственных лиц, которая дает представление о коммуникациях между сотрудниками в процессе работы.
Как настроить бизнес-процессы
Настройка бизнес-процессов в Битрикс24 представляет из себя работу с наглядным блоковым конструктом, где указывается вся логика действий. Чтобы настроить бизнес процессы в Битрикс24, переходим в список созданных процессов из меню «Живой ленты». Чтобы перейти в режим настройки, нажимаем на изображение шестеренки напротив нужного процесса и выбираем «Настроить параметры». Все параметры будут настраиваться в данном окне.
В меню настроек меняются параметры конфигурации — время и срок действия бизнес-процесса, система доступа для сотрудников, этапы согласования или шаблоны документов. Все поля, помеченные звездочкой, обязательны к заполнению для корректной работы процесса.
После изменения настроек нажимаем «Сохранить» — обновленный элемент начнет отображаться в списке бизнес-процессов компании и в меню «Живой ленты».
Инструментарий Битрикс24 позволяет создавать сложные бизнес-процессы с многоэтапным согласованием статусов, что позволяет автоматизировать любую рутинную операцию компании. Кроме того, возможность интеграции сайта с CRM-системой и CRM.Маркетинг открывают обширные возможности для бизнеса — это позволяет сегментировать клиентов и персонализировать подход к каждой сделки, создав бизнес-процессы для каждой категории целевой аудитории.
Завершение
Бизнес-процессы помогают автоматизировать работу в компании и уменьшают влияние человеческого фактора.
Настройка с их последующей отладкой возможна собственными средствами. Но будьте готовы поработать и над обучением сотрудников, чтобы избежать казусных ситуаций и повторных действий с их стороны, если бизнес-процесс уже об этом позаботился. Если у вас возникли сложности с созданием или настройкой — можете обратиться за автоматизацией бизнес-процессов к нам.
Наша компания профильно занимается внедрением и автоматизацией Битрикс24 — поможем решить нетривиальные задачи и наладить работу вашей компании изнутри.
Бизнес-процесс в Битрикс24: с чего начать?
Бизнес-процессы в Битрикс24 — инструмент, позволяющий оптимизировать работу в компании.
где «живут» БП и как с ними работать?
формализация: создаем бизнес-процесс «на бумаге».
Бизнес-процесс: формиализация и описание
Что такое бизнес-процесс?
Бизнес-процесс – это алгоритм выполнения определенных действий для получения заданного результата.
В Битрикс24 бизнес-процессы – это маршруты, следуя по которым, достигается нужная цель. Это может быть заключение сделки, оформление договора, выписка счета, прием заказа и т.д., то есть процессы, которые обычно протекают в компаниях.
Наиболее часто встречающийся в компаниях процесс – это «Оформление договора».
Для автоматизации его с помощью Битрикс24 необходимо выполнить текстовую формализацию процесса с учётом его протекания именно в вашей компании:
Затем графическая формализация:
В Битрикс24 бизнес-процессы находятся в разных разделах и сделаны для разных сущностей:
Как запустить бизнес-процесс?
Вид запуска (по созданию или изменению документа) всегда можно выбрать самостоятельно.
Когда создается документ. Как только документ создался, сразу запускается бизнес-процесс по его обработке, далее назначаются действия, задачи сотрудникам, которым необходимо что-то сделать, чтобы обработать документ.
В случаях, когда есть необходимость отредактировать что- то в документе, с которым работает бизнес- процесс, то можно отключить автоматический запуск, отредактировать необходимые поля и только тогда принудительно запустить бизнес-процесс.
Как это реализуется?
Чтобы это было возможно, необходимо указать начальные параметры запуска (понадобятся права администратора).
После того, как бизнес-процесс запустился, его можно увидеть в «Живой ленте».
У руководителя в этот момент появляется уведомление, что необходимо принять/отклонить заявление на отпуск.
Помимо этого в разделе «бизнес-процессы» есть пункт «задание бизнес-процесса», где можно увидеть, что появилось задание, которое необходимо выполнить. Справа можно открыть его в отдельном окне и перейти к документу.
После того как отпуск согласовывается сообщение исчезает.
Затем, можно наблюдать, что документ продвинулся дальше для утверждения:
Как реализуется бизнес-процесс в Битрикс24 с помощью редактора бизнес-процесса и действий?
Разберёмся на примере задачи «Изменить типовой бизнес-процесс «Заявление на отпуск»»
Для этого необходимо:
Вверху находится контекстная панель, где можно выполнять настройку бизнес-процесса, затем основное поле, в котором создается шаблон. Он состоит из отдельных действий, которые можно настраивать. Для настройки каждого действия есть шестеренка настроек, которая вызывает окно с настройками.
С правой стороны находится панель, где приведены основные действия, которые можно использовать.
Каждое действие имеет свои настройки, которые необходимо заполнить.
Это можно выполнить как вручную, так и выбирать из имеющихся значений, используя кнопку «многоточие»
Добавление условия в бизнес-процесс
Чтобы выполнить условие перед отпуском «Сдать текущий отчет» необходимо использовать действие «Задача». Когда это действие установлено, его нужно настроить. Для этого нажимаем Шестеренку настроек и в открывшемся окне вводим параметры:
В «живой ленте», в правом верхнем углу, появляется значок «сообщения», который уведомляет о том, что запущен бизнес-процесс «оформление отпуска». В задачах у сотрудника появляется новая задача «сдать текущий отчет». То есть, чтобы документы по отпуску начали оформляться, сотруднику необходимо сдать текущий отчет, и только тогда руководитель может принять решение о том одобрить отпуск или нет. Сотрудник выполняет задачу, нажимает кнопочку «завершить». Далее бизнес-процесс идет также, как рассматривали до этого.
На первый взгляд составление собственного бизнес-процесса может показаться сложной задачей, но, если следовать инструкциям, всё не так страшно.
Прежде чем начинать составление бизнес-процесса лучше потренироваться на бумаге или пк. Например, попробуйте формализовать ситуацию, когда клиент обращается на ваше предприятие для заказа продукции.
Ну а если вы уже освоили азы создания бизнес-процессов, то самое время перейти на новый уровень и присоединиться к бесплатному образовательному курсу «Бизнес-процессы в Битрикс24».
Пишем бизнес-процесс в Битрикс24 с задатком на будущее
На работе я занимаюсь поддержкой пользователей и обслуживанием коробочной версии CRM Битрикс24, в том числе и написанием бизнес-процессов. Нужно отметить, что на самом деле я не «чисто» специалист по Битриксу, а это одна из моих обязанностей. На самом деле обязанностей у меня очень много, поэтому почти всегда делать приходится не как хотелось бы, а быстро и чтобы работало, поскольку времени катастрофически не хватает (я уверен, что в таких условиях работаю не я один). На текущий момент у меня двухлетний опыт работы с этой CRM (с самим Битриксом знаком более 10 лет) и я хотел бы рассказать вам о части ошибок, которые я допустил при написании, тестировании и обслуживании бизнес-процессов, из-за которых мне приходилось и приходится постоянно помогать пользователям, вносить правки, а то и вовсе переписывать бизнес-процессы с нуля.
Для начала нам нужно поверить в то, что любая стабильность относительна, а нахождение в зоне комфорта временное. Сотрудники будут приходить и уходить (даже те, кто сидит на очень хорошем месте), отделы переформировываться, штат увеличиваться и уменьшаться, открываться и закрываться подразделения и т.п. Когда я учился в институте, то преподаватель по сопромату рассказывал нам о том, что при изучении сопромата в России за базу берётся статическое состояние, а потом мы учим динамику, а вот в некоторых других странах за базу берётся динамика, а статика рассматривается как частный случай динамики. Лично мне такой подход нравится больше, он не даёт возможности тешить себя тем, что «сейчас всё устаканилось и ничего меняться не будет». Просто поверьте в это, вам же будет легче потом.
Лирическое отступление: прежде чем рассказывать о том, как писать бизнес-процессы «с задатком на будущее» вы должны для себя прикинуть иерархию вашей фирмы чтобы понять, кто вообще может просить или требовать у вас написать или изменить бизнес-процесс. Один раз ко мне подошёл руководитель одного подразделения и говорит: нам нужен бизнес-процесс для взаимодействия с другими подразделениями, а то у нас всё плохо. А у них реально всё плохо тогда было, даже скорее ужасно. Я три или четыре рабочих дня писал этот БП, сделал почти идеально, а другие подразделения взяли и заявили, что бизнес-процесс этот чушь, не удобный и работать с ним они не будут от слова совсем. Я сижу, не парюсь (это же не моя проблема, там на уровне генерального директора должны были уладить), а потом приходит тот руководитель ко мне и говорит: за работу спасибо, процесс можешь удалять, генеральный позицию тех подразделений принял. И так было много раз по самым разным вопросам и изменениям. С тех пор бизнес-процессы я пишу только тогда, когда директор с этим согласен.
Утром инструкция, вечером блок-схема, а бизнес-процесс завтра
Теперь вернёмся к нашим бизнес-процессам. Иногда они бывают совсем маленькие, буквально на 1-2 клика, чтобы просто зафиксировать то, что кто-то попросил разрешение сделать что-то, а кто-то разрешил, чтобы не бегать с бумажками (и не потерять их). Вроде бы очевидно: подчинённый спрашивает у руководителя можно или нельзя, а руководитель нажимает на соответствующие кнопки. Просто? Да ничего подобного! А если руководителя нет? А если сейчас нужно другого было выбирать? А если был и уехал не подтвердив? А если заполнил не так? А если ещё что-то? А если… И это всё вопросы, с которыми мы постоянно боремся и делаем процесс лучше, но только до тех пор, пока не приходит новый сотрудник. Как приходит то всё начинается заново: те же вопросы, те же ошибки и т.п. Мой руководитель постоянно ругает меня за то, что я делаю мало комментариев и инструкций, но уж очень нравится мне наступать на грабли, а иногда и попрыгать по ним можно. Шучу 🙂 Теперь я буду поступать иначе: сначала не блок схему (как предлагает руководство пользователя), а обычную инструкцию. Если её все поняли и с ней все согласны, то потом уже рисуем блок-схему и если и с ней согласны, то пишем бизнес-процесс. Это сейчас он может быть маленьким, а со временем может разрастись до такой степени, что вы реально будете обсуждать покупку 4К телевизора с диагональю «побольше» чтобы просто увидеть сам процесс целиком и посмотреть нет ли ошибок хотя бы в логике. Кстати прежде чем приступать к написанию неплохо будет заручиться подписями всех руководителей, чьи подразделения будут пользоваться этим процессом, чтобы потом не было жалоб на неудобную работу, неправильную логику и т.п.
Должность остаётся, а человек меняется
Именно эту фразу я теперь буду ставить во главу угла при написании бизнес-процессов. Действительно практика показывает, что должность есть, просто на ней меняются люди. Как была должность финансового директора, так и есть. Как был главный бухгалтер, так и остался. И руководитель управленческого учёта никуда не делся. А про руководителей отделов продаж я вообще молчу. Другое дело, что должности никуда не делись. Обычно же как: сидишь, работаешь, а тут тебе новость «Маша уходит, Таня приходит». Нужно сразу же судорожно вспоминать в каких бизнес-процессах человек участвует, где нужно одного на другого заменить и т.п. А могут ведь иначе сказать, просто из серии «Маша уходит». Ты человека удалил отовсюду, сидишь себе дома на больничном/в отпуске или едешь куда-нибудь, а тут звонок «у нас тут Таня вышла, только доступа нет почему-то никуда». Ну правильно, её и в Битрикс то не добавили ещё, не то что роли в бизнес-процессах прописали.
Так действительно проще, если думать не о конкретных людях, а о должностях, которые они сейчас занимают. Да, в бизнес-процессе будет 1-2 лишних блока, но зато когда человек поменяется не нужно будет вспоминать где и за что он отвечал, нужно будет просто заменить значение переменной с одного человека на другого и всё.
Правильные права доступа по отделам это очень важно
Гипотетически структура компании полностью вертикальна: Собственник – Директор – Главный бухгалтер – Руководитель отдела – Сотрудник (или как-то так). А может быть горизонтальная: Собственник – Директор – множество отделов. А может быть ещё какая-нибудь.
Раньше я устанавливал права для каждых конкретных сотрудников. Например: есть бухгалтер Лена, она должна видеть все оплаты и отгрузки. Заходим в соответствующие бизнес-процессы и прописываем там нашу Лену. А вдруг её переведут или она уволится? Тогда самый простой способ это давать нужные доступы всем тем, кто находится в группе «Руководители», но это неправильно, поскольку тогда процессы и файлы сотрудников будут доступны не только их руководителям и бухгалтерии, но и руководителям других отделов.
Вариантов тут множество, лично я в последнее время остановился на работе с группами. Создаём группу, добавляем в неё сотрудников (или одного сотрудника) и готово. Больше не нужно переживать по поводу того, что старый сотрудник видит много, а новый мало: просто добавляем в группу или исключаем её. Быстро и просто.
Сохраняем все данные, комментарии и примечания
Если вы идёте к человеку с бумажной служебной запиской, то он не может устно одобрить её, он ставит подпись. Но может устно дать развёрнутый комментарий, в том числе поставить условие вида «я подпишу, но если будет получаться «вот так» то не делай/не покупай». А если подписать нужно у двоих, то, в принципе, можно пересказывать. Именно поэтому нужно сохранять вообще всё и, самое главное, никогда не прописывать «жестко» кто поставил комментарий, а всегда брать из переменной. В первое время я этим очень грешил: где должен директор подтверждать комментарии от его имени, где главбух то от его имени. А потом у людей спрашивают, почему запретили или подходят что переделали, а они и сами не в курсе, что что-то кому-то запрещали 🙂
Записываем абсолютно все файлы
Раньше мы записывали только «финальные» файлы, но потом стали не часто, но все же, сталкиваться с тем, что люди начинают спорить на тему «я это не загружал», «когда я подтверждал файл другой был» и т.п. Или вообще стали возвращаться к бизнес-процессу через 2-3 месяца после закрытия.
Тестовые проходы – максимально объемно, но не долго
Буду честным и скажу, что когда ты просишь сотрудников протестировать бизнес-процессы то им плевать. Кому-то лень (хотя сидит ничего не делает), у кого-то нет времени, а кто-то откровенно туповат и не понимает, что нужно делать. Стал тестировать один – неудобно. Стал тестировать со своим руководителем – проще и удобнее, но что ему очевидно другим нет (как я уже писал раньше инструкций-то нет, хотя вроде и очевидно). В результате решили так: я сам прохожу по каждой ветке бизнес-процесса по одному разу, потом тестирую с руководителями всё ли понятно им. Если всё понятно и я объяснил так, что они могут пересказать это своим сотрудникам, то берём по сотруднику от каждого отдела и запускаемся в принудительном порядке (хотя обычно с каждого отдела вполне можно найти добровольца). Если и тут всё нормально, то бизнес-процесс уходит в работу и тут же анонсируем его для всех сотрудников.
Копирование и клонирование процессов
Иногда для ускорения работы над бизнес-процессом беру шаблон старого и правлю его. Так быстрее, но в итоге я получаю:
Вносим значительные изменения
Про то, что перед созданием нового бизнес-процесса нужно заручиться согласием всех участников, я уже писал раньше. В принципе, тут то же самое, за исключением того, что в итоге важно перед тем, как запустить новую версию бизнес-процесса, сделать «пресс-релиз» где важно не просто рассказать про изменения, но и сделать сравнение по пунктам «было» и «стало».
Возможно, что я сейчас не рассказал для вас ничего нового, вы знали всё это и раньше, но я буду рад если кому-нибудь это поможет не наступать на мои грабли. Если есть вопросы то задавайте в комментариях.
Видео-курс о бизнес-процессах
Мы подготовили подробный обучающий видеокурс по работе с бизнес-процессами.
Посмотрите небольшой трейлер видеокурса 🙂
В программе курса мы:
По итогу обучения вы научитесь работать с бизнес-процессами Битрикс24. Возможно, это станет новым направлением в вашей деятельности 🙂
Модуль1. Подход к анализу процессов в компании
В этом модуле мы разберемся что такое бизнес-процессы, какие параметры их определяют, как подойти к анализу процессов внутри компании.
Модуль 2. Бизнес-процессы в Битрикс24
Выясняем, что из себя представляют бизнес-процессы в Битрикс24 и как с ними работать.
Модуль 3. Инструменты разработчика
Посмотрим на бизнес-процессы в Битрикс24 с точки зрения разработчика. Есть несколько базовых элементов, разобравшись с которыми будет проще осваивать создание собственных бизнес-процессов.
Модуль 4. Создание бизнес-процесса
Переходим к самому созданию бизнес-процессов!
Модуль 5. Параметры БП и работа с элементами списков
Модуль 6. Создание бизнес-процесса со статусами
В этом модуле научимся создавать бизнес-процессы «со статусами». Это особый вид бизнес-процессов для реализации сложных и запутанных сценариев.
Модуль 7. Реализация бизнес-процессов в CRM
Рассмотрим несколько кейсов автоматизации:
Бизнес-процессы
Простое и удобное управление
Готовые шаблоны
Частые вопросы и ответы
Продукт «1С-Битрикс: Управление сайтом» включает 5 лицензий – «Старт», «Стандарт», «Малый бизнес», «Бизнес» и «Энтерпрайз». Посмотрите удобную детальную таблицу сравнения лицензий, в которой наглядно представлен функционал каждой из них.
«Старт» позволяет с наименьшими затратами времени и средств создать свой интернет-проект или перевести его на новую систему. С этой лицензией вы можете создавать простые сайты и лендинги без помощи специалистов и управлять ими. Система содержит все необходимые инструменты для базовой настройки и развития ресурса.
«Стандарт» – это набор самых необходимых инструментов для корпоративного портала. Лицензия позволяет создавать неограниченное количество сайтов и лендингов, работать с большим количеством документов и различных страниц, а также отслеживать и контролировать общение посетителей между собой.
«Малый бизнес» содержит в себе базовый модуль «Интернет магазина». Позволяет размещать любое количество товаров в каталоге, управлять заказами, скидками, доставкой, а также интегрировать магазин с «1С» и «Яндекс.Маркет». Лицензия поможет вам запустить полноценный интернет-магазин, управлять контентом сайта, принимать и обрабатывать заказы покупателей.
«Бизнес» – лицензия для интернет-магазинов с дополнительными возможностями развития онлайн-продаж, повышения конверсии и доходности. В дополнение к преимуществам лицензии «Малый бизнес», вы получите возможность построения дилерских продаж, продаж электронных товаров, инструменты увеличения среднего чека (наборы и комплекты), запустить программу лояльности и аффилиатские программы, использовать расширенную отчетность.
Оцените свои потребности и выбирайте лицензию с необходимыми параметрами.
Если вы сомневаетесь в том, какую лицензию вам выбрать – обращайтесь к нашим партнерам. Они всегда будут рады помочь вам сделать правильный выбор:
— Вы можете выбрать партнера самостоятельно из списка.
— Оставить заявку на нашем сайте и выбрать из тех, кто откликнется.