Декомпозиция целей
Когда перед человеком возникает большая задача, он часто теряется и тратит много времени на ее выполнение. Современный тайм-менеджмент предлагает эффективный путь достижения комплексных целей — декомпозицию.
Декомпозиция — это дедуктивный метод разбивки объемной главной цели на простые промежуточные этапы, которые требуют минимум времени для их прохождения. Простым языком, это разделение сложного объекта на элементарные составляющие. В идеале, на решение задачи низшего уровня тратится не более 2 часов.
Зачем нужна декомпозиция?
Методика применяется во многих сферах, в том числе для планирования в крупных холдингах, государственных организация и даже на международном уровне. Такой подход облегчает понимание бизнес-процессов, итоговой цели, методов ее достижения, а также упрощает и ускоряет механизм внедрения исполнителями.
Декомпозиция — это обычный способ мышления, когда мы мысленно разделяем проект на составные части, применим для проектов большего масштаба. Осознанное использование стратегии дает возможность заранее определить необходимые ресурсы, навыки и сроки для реализации каждого подуровня.
Главные плюсы декомпозиции
Декомпозиция цели по системе Брайана Трейси
В бизнесе широко применяется составление декомпозиции цели по методике Брайана Трейси, которая показала себя отличным инструментом для личностного роста, развития компании и эффективной адаптации желаемого к реальной действительности.
По мнению известного бизнес-тренера путь к глобальной цели разбит на 12 шагов:
Основное отличие Брайана Трейси заключается в применении психологических приемов, что значительно усиливает продуктивность метода. По его мнению достижение результатов в любом деле невозможно при отсутствии хотя бы одного из обязательных условий:
Другие методы декомпозиции целей
Порядок действий при выборе этого метода:
Такой цикл позволяет подстраиваться под изменчивые условия и кардинально менять ход выполнения, однако он неприменим для стратегического планирования.
7 принципов декомпозиции
Как рассчитывается результат декомпозиции цели?
Какой бы вид не был принят для работы, результат декомпозиции цели представляет собой четкую иерархическую структуру, состоящую из нескольких уровней, где верхний — это итог и база для формирования звеньев цепи. Количество звеньев и ветвей в структуре отличается и напрямую зависит от конечной задачи. К тому же расщепление задачи подразумевает не только выделение отдельных блоков, но и связь между ними. Поэтому при расчете результата и составлении структуры нужно проработать этапы перехода от одной задачи к другой.
В конечном итоге вы получите список простых заданий, следующих друг за другом, на выполнение которых требуется минимум времени. Помните о необходимости заранее заложить дополнительный срок на форс-мажор и возможность корректировки последующих действий.
Советы по декомпозиции
Выводы
Инструменты декомпозиции целей — это простой и эффективный способ разработки конкретного плана действия и четкого распределения абстрактных перспектив «по полочкам». Вы можете применять ее не только в жизни и организации рабочего времени, но и для осуществления стратегического планирования целей предприятия с четкой оценкой необходимых ресурсов. К тому же, применение методики не требует узкоспециализированных знаний и заложено в нашу привычную схему мышления, что делает процесс комфортным.
Хочешь получать еще больше полезных материалов, информацию о бесплатных вебинарах, скидках и новых курсах Like Центра?
Оставь свой email 😉
Like Centre — это не просто компания, занимающаяся созданием образовательных курсов, это настоящее сообщество предпринимателей, которые нацелены на развитие и готовы внедрять новые подходы ведения бизнеса.
Блог Лайк Центра помогает молодым стартаперам и опытным владельцам бизнеса черпать свежие идеи, первыми узнавать об эффективных инструментах и способах масштабирования своего дела. Это платформа для смелых, инициативных предпринимателей, которые не боятся рисковать, но риск этот должен быть оправданным и обоснованным.
В блоге в свободном доступе находится информация, которая помогает:
Мир меняется очень быстро, завладеть вниманием потребителя становится не так просто как раньше. Поэтому Лайк Центр делится актуальной информацией, которая помогает держать руку на пульсе и всегда оставаться в курсе изменений на рынке. При этом не забывает и об основных постулатах — нетленном своде правил, который помогает становлению и развитию бизнеса.
Новые технологии, маркетинговые приемы, дополненная реальность, соцсети с молниеносно изменяющимися алгоритмами — все это способно поставить в тупик. Поэтому Like Centre взял на себя обязательство пролить свет на все важные аспекты построения успешной компании, которая уверенно занимает высокие позиции на современных рынках, быстро подстраивается под нестабильную обстановку и неизменно выходит на новый уровень даже в кризисное время.
Безусловно, поддержка бизнеса не строится только на статьях из блога. «Лайк Центр» предлагает и обучающие курсы ведения бизнеса, которые содержат не только полезную информацию, но и реальные кейсы по выведению компании из кризиса, максимизации ее прибыли и решению других глобальных проблем.
Обучение ведения бизнеса подойдет тем, кто готов последовательно прилагать усилия, хочет всегда оставаться в курсе последних новостей и не бояться внедрять тенденции в работу.
Like Centre blog — это база знаний, позволяющая рассмотреть проблемы комплексно, оперативно их выявить и решить. А для тех, кто готов продвинуться дальше, Лайк Центр готов оказать помощь в ведении бизнеса в Москве и любом другом регионе России.
В блоге мы много рассказываем об этом, но лучше один раз попробовать самостоятельно. За 3 дня мы дадим все инструменты, чтобы начать. Четко, структурировано. Ничего лишнего.
Как справиться с декомпозицией задач и не перестараться
Меня зовут Виктор, я системный аналитик в компании «Спортмастер». И сегодня я хотел бы поговорить о декомпозиции задач и передачи их в разработку. Любой объект состоит из частей, будь это автомобиль или программный продукт. И чтобы собрать любой из этих объектов в единое целое из составных частей, потребуется время. Иногда — даже очень много времени. Особенно, если перед этим вы не просто разобрали основную часть, а решили докопаться до сути на атомарном уровне.
Как видно из приведенных примеров, описание каждой задачи зависит по большей части от фантазии и здравого смысла заказчика. Где-то оно больше, где-то оно меньше, но аналитикам надо как-то с этим работать. Иногда указывают еще и границы функционала, а иногда присылают просто тему. Если передать такую задачу сразу в разработку, на выходе получим что-то непонятное. Что приходится делать?
Идти к заказчику ногами и выспрашивать все требования, уточнять, что именно должно быть на выходе. Правда, бывают еще золотые заказчики, которых, на самом деле, большинство — они пишут все требования у себя в Confluence, поэтому можно в любой момент пойти и спокойно почитать, задать вопросы. И когда уже все понятно с рамками фичи, можно приступать к нарезке задачи.
Зачем нужна декомпозиция
Основная цель декомпозиции заключается в том, чтобы бизнес мог быстро реализовывать все свои хотелки, и чтобы от самой идеи до появления функционала у пользователя проходило как можно меньше времени. Для этого можно делать более мелкие задачки, от которых пусть небольшой, но все-таки рабочий функционал будет доходить до пользователя.
Помимо достижения глобальной цели удовлетворения потребностей пользователя и бизнеса, декомпозиция задач позволяет получать более быстрый фидбэк от заказчика, в правильном ли направлении копает разработка, или же получилось совсем не то, что заказчик себе представлял.
Если задача изначально большая и мы взялись за нее сразу целиком, то мы потратим на нее очень много времени и после комментариев заказчика нам придется все выбросить. Ну а если задача маленькая, день-два работы от силы, — ничего страшного. Переделка займет еще примерно столько же. Второй подход, к тому же, обойдется еще и дешевле. Не говоря уже о сэкономленных нервах с обеих сторон.
Если один функционал разбить на несколько кусочков, разработчики могут работать над ними параллельно. Таким образом мы распараллелим поток и ускорим вывод функционала в прод. Важная штука — при этом задачи должны как можно меньше зависеть друг от друга.
Плюс быстрое тестирование и исправление багов. Опять же, мелкий функционал гораздо проще и быстрее тестировать, чем монструозную махину. И если что-то пойдет не так, на «пофиксить» разработчик потратит совсем немного, и все быстрее заработает.
На этапе разбивки задач вместе с заказчиком можно сразу понять, какой функционал важен прямо здесь и сейчас, чтобы уже начать получать прибыль, что можно оставить на потом, а что, возможно, само отвалится за ненадобностью.
Бизнесу же важно знать, как быстро появится рабочий функционал. И при разбивке на задачи мы можем спрогнозировать и более точно оценить время, которое потребуется на их реализацию, чем когда у тебя один большой фронт работ. Но помимо того, что мелкие задачи легче оценить в плане времени на их проработку, разработчику также проще оценить риски, которые могут возникнуть в процессе работы.
Например, обновились фреймворки, какие-то методы вывели из эксплуатации, проблемы с кодом и прочее. Беря в работу небольшие задачи, мы минимизируем все эти риски, и даже если такая задача что-то заблокирует в потоке, это будет не так критично, как если бы это был здоровенный кусок (который бы заблокировал вообще всё). В случае необходимости можно будет сделать рабочее решение и в бэклог положить техдолг, с которым можно будет разобраться чуть позже, когда проблемы будут решены.
Основные подходы и правила декомпозиции
Существуют два основных подхода к декомпозиции задач — горизонтальный и вертикальный. При горизонтальном задачи делятся по типам работ, по уровням или по компонентам. Например, у нас каждая задача проходит через несколько стадий: фронтенд, бэкенд, базы данных. И при горизонтальном подходе одна задача идет в бэк, вторая во фронт, а третья приводит к изменениям в базе данных.
Чем плох данный подход? Мы не получаем рабочий функционал после выполнения каждой отдельной задачи. Только собрав результаты из трех источников, мы можем получить какой-то результат и фидбэк на него. По этой причине горизонтальную декомпозицию чаще всего не используют.
Гораздо удобнее вертикальный подход, при котором в каждой задаче можно сделать наглядный функционал — задача проходит по всем стадиям и на выходе есть результат, который можно проанализировать, протестировать, показать заказчику и поправить, если надо. И быстренько запустить в работу и использовать.
Если говорить про правила, здесь я выделил всего три. Во-первых, задача должна быть логически завершенной, то есть независимой сама по себе. Она не должна ломать логику вокруг себя и обязательно должна нести в себе хоть какой-нибудь бизнес-смысл, который в результате получит пользователь. При этом не стоит разбивать на части те задачи, которые не несут бизнес-смысла (в идеале их вообще не должно быть).
Во-вторых, результат выполнения одной небольшой задачи должен нести небольшие изменения. Чем меньше изменения, тем быстрее они попадают в общий код, и таким образом код не устаревает. Кроме того, маленькие задачи помогают избежать конфликта между разработчиками при мердже.
В-третьих, не стоит разбивать задачу на совсем уж микроскопические части. Если разбить слишком мелко, очень много времени уйдет на управление этими задачами. На каждом этапе их, возможно, придется переприоритезировать, заново проставлять связи зависимости и вот это всё. Таким образом, скорость разработки не увеличится, а наоборот, резко упадет. Поэтому нужно искать золотую середину.
Способы декомпозиции
В зависимости от источника, количество способов декомпозиции очень сильно варьируется: где-то их указывают всего восемь, где-то десять, где-то двадцать. Я бы хотел остановиться на тех способах, которыми мне приходится пользоваться каждый день на работе.
Несколько потребностей
Этот способ удобнее всего использовать, когда в истории присутствуют союзы «и», «или». Например, потребитель хочет сделать заказ и оплатить его картой или бонусами. Эту задачу можно разделить на три: первая, в которой пользователь делает заказ, вторая, где он оплачивает его картой, и третья, где в ход идут бонусы.
Сценарии использования
Еще один часто встречающийся способ — делить задачи в зависимости от сценария использования. В этом случае одна история представляет из себя один основной путь и несколько альтернативных. Допустим, пользователь хочет купить товар, и это будет основной сценарий. Но есть еще альтернативные пути — он может сразу положить товар в корзину и оплатить, а может захотеть перед покупкой сравнить этот товар с другими. И тогда отдельной задачей мы делаем сравнение товаров.
Возможно, он не хочет покупать прямо сейчас, а отложить куда-нибудь, добавить в избранное, чтобы позже к нему вернуться. Или пользователю понравился товар и уже готов его купить, но его нет в наличии. Значит, надо дать ему знать о том, когда товар появится. И вот таким образом получается четыре сценария.
От простого к сложному
Главная страница сайта «Спортмастер» состоит из баннеров. И самое простое, что мы можем сделать — взять одну картинку и показать ее пользователю. Это самый простой и быстрый способ донести нужную информацию. Дальше мы можем наращивать функционал и добавлять не одну картинку, а три-четыре, которые объединяются в сетку. Это уже отдельная задача.
При таком подходе с каждой последующей задачей функционал должен расти. Мы можем, например, сделать из сетки карусель, а потом добавить какие-нибудь ссылки, тексты, кнопки и остальное. В общем, сначала реализуем самый простой и быстрый в исполнении вариант, а затем движемся к более сложному.
Как раз недавно я занимался похожей задачей по реализации баннера. Баннер должен был висеть на главной управляться из CMS. Если спросить у заказчика, а чем бы именно он хотел управлять, он, не моргнув, радостно ответит — всем. Поэтому здесь было важно немного погрузиться в тему и выделить то, чем нужно управлять прямо сейчас, чем просто часто, а чем почти совсем не пользуются. И таким образом расставить приоритеты по реализации и поделить на задачи.
Операции (CRUD)
Это, наверное, самый распространенный способ декомпозиции. Здесь задачи деляться по операциям Create, Read, Update и Delete. Он подходит для задач, где нужно чем-то управлять или что-то конфигурировать. Например, задача по оформлению заказа делится на четыре более мелкие: создание заказа, его просмотр, редактирование и удаление.
Варианты интерфейса
Используется, когда надо поддержать несколько вариантов интерфейса. Например, сайт должен поддерживать несколько языков. Сначала мы делаем русскоязычную версию. Затем, при запусках в других странах, добавляем английский. Если же в стране используется язык, отличный от английского, то можем добавить и его. В этом случае проще все сделать сначала на одном языке, а потом постепенно добавлять переводы.
Совсем недавно мы завершили проект личного кабинета для юридических лиц, в котором нужна была поддержка мультиязычности. Сроки были сжатые, поэтому изначально сделали все на одном языке, но заложили основу для дальнейшего перевода. Теперь, чтобы добавить поддержку нового языка, нужна всего лишь одна небольшая задача. Если нужно добавить сразу несколько языков, на каждый из них заводится отдельная задача.
Разделение по ролям
Подходит для ситуаций, в которых функциональность подразумевает работу нескольких ролей и групп пользователей. На сайте «Спортмастера» у пользователя могут быть разные роли. Например, пользователи делятся по ролям на авторизованного пользователя, анонимного пользователя, и, допустим, пользователь колл-центра. Последняя роль также может делиться на две — это может быть как рядовой пользователь, так и администратор.
Для каждой роли мы можем сделать отдельную задачу. Начать с отображения для анонимного пользователя, а затем добавить какой-нибудь расширенный функционал в рамках задачи для авторизованного. И не забыть про технические роли операторов колл-центра и функционал для них.
Обработка ошибок
Если сроки сжатые, а минимальный функционал нужен как можно быстрее, можно вынести обработку ошибок в отдельную задачу. Здесь речь идет не о написании тестов, а об обработке ошибок пользователей и систем, с которыми интегрирован сайт. Представим, что мы обрабатываем страницу с каталогом, которая содержит плитку с товарами. В каждой карточке есть описание, фото и дополнительная информация.
Случилось так, что какая-то часть информации не приходит из баз данных.
Возможно, если речь идёт о бренде или материале, то этим можно пренебречь и просто не показать информацию. Но если не дойдет цена или название, стоит ли показывать эту карточку?
Что в такой ситуации делать? Этот вопрос можно вынести в отдельную задачку и затем обрабатывать каждое отдельное поле. То есть, если не пришла цена, то выполняем одно действие, потерялось описание товара — другое. То же самое с ошибками пользователя. Если он ввел что-то некорректно и отобразилась ошибка, например, «Страница не найдена» или ошибка 500, мы должны показать ему конкретную информацию о том, что случилось, и предложить ему сценарий, что он может сделать дальше.
Этот способ также подходит для ситуаций, когда нужно быстро получить обратную связь на функциональность, чтобы решить, оставлять ее или нет.
Статические, затем динамические
Это один из моих любимых способов. Подходит в ситуациях, когда можно реализовать функционал «на заглушках», то есть внешние системы не готовы поддержать функционал. Например, какие-то блоки на главной странице не могут управляться из CMS. Или меню, когда мы делаем его у себя в коде и отображаем пользователю, но при этом им не может управлять бизнес. И чтобы внести изменения, бизнесу надо постоянно ходить в разработку и просить это сделать.
Здесь мы выносим потребности пользователя и получение прибыли в приоритет. Пользователь получает готовый функционал сразу, пусть мы внутри можем испытывать некоторые неудобства. Поэтому мы делим задачу на несколько и сначала делаем новый блок доступным для пользователя, но бизнес им пока напрямую управлять не может. Но затем мы можем интегрироваться с какой-то системой или базой данных, где бизнес сам сможет менять пункты местами и добавлять новые самостоятельно, а мы их будем отрисовывать без участия разработки.
Мы часто используем этот способ: сначала делаем функционал на своих данных, которыми нельзя управлять со стороны, а потом уже добавляем динамику и начинаем получать данные из сторонних систем.
Производительность
Если задача в целом сложная и объемная, непонятно, с какого конца за нее взяться, то производительностью можно пренебречь. В первую задачу вынести готовый функционал, который хоть как-то, пусть медленно, но работал. А следующей задачей сделать ускорение работы. Например, это может быть медленная работа поиска товаров, применение фильтров, получение какой-либо информации
Иногда большая часть усилий вкладывается в быстрое создание функции — первоначальная реализация не так уж сложна. Но можно многому научиться из медленной реализации, плюс это имеет определенную ценность для пользователя, который иначе не смог бы выполнить какое-нибудь важное действие. Во всех этих случаях задачи разбиваются на «заставьте это работать» и «сделайте это быстрым».
Возможные трудности
Если вы решите использовать декомпозицию задач в своих проектах, то скорее всего первой сложностью, с которой вы столкнетесь, будет зависимость задач друг от друга. По моему опыту, именно эта проблема приводит к блокированию всего потока и встречается наиболее часто. Чтобы этого избежать, к декомпозиции стоит подходить ответственно и уделять ей достаточное количество времени.
Еще одна трудность — определить, насколько мелко надо декомпозировать задачу. И здесь границами выступает только здравый смысл. Например, мы берем компонент выбора города. В нем есть кнопки, какой-нибудь текст, поле ввода. Насколько мелко нужно бить эту задачу?
Мы для себя вывели правило, что задача должна проходить по всему потоку не больше, чем за одну неделю (около 40 часов). Речь идет про все стадии: стадию аналитики, разработки, тестирования. Плюс учитываются две стадии разработки бэкенда и фронтенда, включая ревью и тестирование на каждой.
Еще у нас была проблема с тем, что не всегда понятны границы эпика. Недавно нам поставили задачу с оформлением заказа. Где у нее границы? Что должно получиться на выходе? Нам было непонятно, нужно ли нам делать весь функционал до самого конца, или выбрать какую-то часть. Входит ли в этот эпик оплата, или это уже отдельный эпик.
Бывают задачи, с которыми сложно понять, как их декомпозировать и когда. Большую часть задач мы декомпозируем на стадии приема эпика, но бывают ситуации, когда это нужно сделать, например, на этапе аналитики. Мы берем задачу в работу и считаем, что все нужные данные в наших интеграционных системах уже есть, но в процессе анализа выясняется, что либо нас не устраивает формат данных, либо проблема в качестве самих данных, либо требуется доработка со стороны других систем, с которыми мы связаны. Тогда нам приходится делать задачу «на заглушках» и заводить еще один пункт в бэклог, к которому мы приступим уже после того, как решим основные проблемы.
Вот, вроде бы, и всё. Будет здорово, если поделитесь в комментариях историями о том, какой подход к декомпозиции задач используете вы и почему.
Структурная декомпозиция работ проекта
ЛЕКЦИЯ № 6
Структурная декомпозиция работ проекта
Успешное управление проектом зависит от способностей менеджера эффективно руководить командой проекта, достигая спланированных результатов. Если в документе «Паспорт проекта» сопоставить разделы «Продукт проекта» и «Результаты проекта», станет очевидно, что результатами проекта являются элементы декомпозиции продукта проекта. Именно поэтому при формировании плана выполнения проекта используют структурную декомпозицию работ. Существует несколько различных русскоязычных названий (англоязычный термин только один), которые, по сути, отражают одно и то же – структурная декомпозиция работ, структура декомпозиции работ, иерархическая структура работ, структура разбиения работ.
Благодаря структурной декомпозиции работ менеджер проекта имеет:
· точное описание содержания работ;
· точное определение объема работ;
Предназначение СДР
СДР является средством для разделения всех работ по проекту на управляемые пакеты работ. Это позволяет достичь такого уровня детализации информации, который соответствует потребностям руководства проекта для осуществления контроля. Под пакетом работ понимается комплекс работ, сгруппированных по заданным критериям. СДР позволяет свести цели проекта либо к иерархии средств их достижения, либо к иерархии результатов, предусмотренных проектом. СДР является также инструментом, позволяющим руководителю проекта получить описание конечного продукта проекта.
СДР обеспечивает выявление работ, необходимых для достижения целей проекта. Каждый следующий уровень декомпозиции обеспечивает последовательную детализацию содержания проекта, что позволяет производить оценку выполненных объемов работ, освоенных денег и выполнения по срокам. На нижних уровнях пакетам работ соответствуют сравнительно меньшие объемы работ. Это упрощает оценку процента выполнения и дает возможность более четко определять действия, необходимые для достижения целей проекта.
Разработка СДР имеет две основные цели:
1. обеспечение планирования всех необходимых работ проекта,
2. обеспечение отсутствия работ, не связанных с реализацией проекта.
Для руководителя проекта важны обе эти цели. Если в плане отсутствуют необходимые работы, проект будет задержан, бюджет, скорее всего, будет превышен. Если выполняются работы, не относящиеся к данному проекту – деньги заказчика тратятся нецелевым образом. Если СДР не объединяет обе эти цели, проект может потерпеть неудачу.
На основе СДР выполняются следующие процесс:
1. определение работ,
2. планирование ресурсов,
3. оценка стоимости,
5. определение рисков.
Рис. 2‑1 Взаимодействие СДР с процессами реализации проекта (PMBOK Guide 1996)
Таким образом, СДР является основой:
- Комплексного план-графика проекта – СДР обеспечивает основу для планирования объемов работ, стоимости, сроков и рисков. С помощью СДР работы структурируются и непосредственно связываются с графиком, а ресурсы распределяются и отслеживаются. При изменении содержания проекта СДР должна быть откорректирована. В рамках программных продуктов она также обеспечивает средство интеграции всех данных.
· Отчетности о выполнении проекта – с помощью СДР определяется состояние проекта и выдается в различные формы отчетности. Например, по стадиям жизненного цикла проекта; по результатам; по пакетам работ. Отчеты могут содержать данные по стоимости, срокам, рискам, объему, трудоемкости и качеству выполняющегося проекта или по сравнению с предыдущими аналогичными проектами (с такой же структурой).
- Комплексного контроля изменений – СДР обеспечивает идентификацию соответствующих точек контроля, которые используются для упрощения обмена информацией и контроля результатов. Управления содержанием проекта – процесс разработки СДР способствует формированию концептуального целостного представления об объекте проекта. Организации взаимодействия между участниками проекта – СДР позволяет организовать направленную передачу информации между руководителем и участниками проекта на всех стадиях его жизненного цикла, с учетом принятых обязанностей и ответственности участников. Формирования организационной структуры – с помощью СДР можно связать определенный объем работ с элементом организационной структуры, субподрядчиками или отдельными исполнителями. Как только определяются работы, отдельные исполнители (включая субподрядчиков) назначаются ответственными за выполнение определенных элементов СДР в рамках назначенных бюджетов и определенных сроков выполнения.
Разработка структурной декомпозиции работ
Провести декомпозицию и составить СДР, по мнению некоторых авторов, очень легко: «Прежде всего, следует разбить проект на несколько подпроектов. Каждый из подпроектов, в свою очередь, может быть разбит на некоторое число подподпроектов. Так следует последовательно делить проект на составные части до тех пор, пока не будет достигнут нижний уровень детализации».
На самом деле, все не так однозначно. На стадии инициации проекта руководитель должен ответить на целый ряд вопросов:
· Что нужно сделать (определить продукты проекта);
· как это нужно будет делать (определить технологические этапы проекта);
· кто это будет делать (определить исполнителей, соисполнителей, субподрядчиков);
· кто и в какой форме будет оплачивать работы (определить, какие и с кем будут заключены контракты).
На какие подпроекты нужно разбить исходный проект? Что будет удобнее увидеть на первом уровне декомпозиции – компоненты конечного продукта проекта (программные, технические, информационные) или технологические этапы производства (концепция, ТЗ, проектирование)? А может быть, удобнее сгруппировать работы по исполнителям или заказчикам? Таким образом, мы подошли к трем вариантам построения СДР:
1. продуктовый подход – построение СДР по компонентам продукта проекта, когда в качестве элементов СДР выбираются элементы продукта проекта, его материальные результаты.
2. функциональный подход – построение СДР по функциональным элементам деятельности, когда в качестве элементов СДР выбираются операции технологического цикла производства продукта проекта.
3. организационный подход – построение СДР по компонентам организационной структуры, когда в качестве элементов СДР выбираются элементы структурной схемы организации.
Какой из трех принципов построения СДР выбрать, зависит от конкретного проекта. Например, если работы проекта выполняются в интересах различных заказчиков и в то же время финансируются различными инвесторами, то декомпозиция может выполняться либо по содержательному признаку отнесения работ к проектам, либо по формальному признаку отнесения работ к договорам финансирования.
Рисунок – Декомпозиция работ по различным основаниям.
Каждый из этих альтернативных взглядов имеет право на существование, но все они должны быть отражены в документации проекта и должно быть указано, какая точка зрения является главной.
Системный подход к СДР
Если при разработке СДР руководствоваться теорией управления системами, то можно рассматривать проект как процесс превращения входных элементов (ресурсов, денег, трудозатрат) в выходные (результаты проекта).
Приложив данную теорию к иерархической структуре декомпозиции работ, можно сказать, что каждая работа на самом нижнем уровне иерархической структуры есть процесс превращений входных элементов в выходные. Входные элементы – то, что исполнитель элементарной работы должен получить из какого-либо внутреннего или внешнего по отношению к проекту источника. Выходные элементы – то, что должно быть передано в какую-то иную часть проекта, или то, что входит в результаты проекта.
Системный анализ позволяет сделать уточнения в определении работы, которую необходимо выполнить в рамках проекта. Каждый исполнитель будет просматривать другие работы в поисках того, что необходимо для выполнения его работы. Он также будет изучать другие части проекта, которым должны быть переданы выходные элементы его работы. Все входные элементы должны исходить от чего-то внутри проекта или из внешнего источника. Все выходные элементы должны либо быть переданы в другую элементарную работу проекта, либо непосредственно являться частью результатов проекта.
К выявленным в СДР работам проекта нужно добавить работы по подготовке необходимых входных элементов, которые не были получены из внутренних или внешних источников. В качестве признака лишней работы следует рассматривать выходные элементы, которые не могут быть переданы другим компонентам проекта и не являются результатами проекта. Таким образом, вполне реально выявить практически всю необходимую дополнительную работу, еще не включенную в план, и определить всю лишнюю работу, от которой следует отказаться.
Наконец, есть возможность исключить элементарные работы, дублирующие друг друга, когда ответственный за выполнение работы находит более одной работы для обеспечения одних и тех же или почти одинаковых входных элементов.
Этапы разработки СДР
СДР разрабатывается путем итерационного рассмотрения целей и результатов проекта, критериев планирования/достижения функциональности, объема работ, реализации технических требований и других технических атрибутов. Верхние уровни СДР могут быть разработаны на ранней, концептуальной стадии проекта. Дальнейшая детализация СДР возможна, как только будет определен проект и подготовлены спецификации.
Основной процесс разработки СДР состоит из следующих шагов:
- Первый шаг – определение конечных результатов проекта – что должно быть произведено для обеспечения успешного завершения проекта. В качестве руководства рекомендуется проанализировать, рассмотреть документы, описывающие общий объем работ по проекту. Второй шаг – определение основных пакетов работ, необходимых для получения продукта проекта. Часто такими основными пакетами работ являются результаты, необходимые для создания продукта проекта, но вместе с тем, сами по себе они не являются целями проекта (например, технические требования к разработке ИС). Третий шаг – определение степени детализации в соответствии с внутренней системой управления и единой системой контроля. Такие элементы обычно связаны с четким и раздельным определением отдельных результатов (продуктов) проекта. Четвертый шаг – анализ и усовершенствование СДР. Этот шаг повторяется до тех пор, пока все участники проекта не будут согласны, что планирование проекта может быть успешно завершено, и можно будет успешно управлять, контролировать и регулировать получаемые результаты.
Подготовку структуры декомпозиции работ (СДР) можно считать законченной, когда определены мелкие индивидуальные части (элементарные) работы. Ответственность за каждую элементарную работу должна быть поручена одному и только одному члену команды проекта. Очень важно понять, что первоочередная задача составления СДР – разделить проект на подпроекты до той степени детализации, когда появится возможность распределить элементарные работы.
Если проект большой, СДР может иметь довольно общий характер. Можно остановиться на самом нижнем уровне, который отслеживает руководитель проекта. Этот уровень, напомним, принято называть пакетом работ. Следует учитывать, что, начиная с этого уровня, другие менеджеры, занятые на проекте, должны осуществить более подробное разделение проекта на части (подпроекты) до уровня элементарных работ.
На самом нижнем уровне СДР должно быть описание элементарной работы, которая может быть выполнена одним человеком (или группой людей). Если этот человек (или группа) собираются выполнять работу, а не руководить ее выполнением, этот уровень может быть признан самым нижним уровнем СДР.
Правила разработки СДР
При разработке СДР необходимо принимать во внимание следующие основные правила:
· Каждый элемент СДР должен обеспечивать достижение измеримого результата.
· Каждый элемент СДР должен агрегировать все подчиненные элементы.
· Результаты должны логически декомпозироваться до уровня, на котором можно определить, как они будут достигаться (проектирование, поставки, заключение договоров, производство).
· Результаты пакетов работ должны быть уникальными.
· Выполнение отчетов должно быть оформлено как выполнение отдельных пакетов работ.
· Все пакеты работ должны быть совместимы с организационной структурой и структурой затрат.
· Исключаются пакеты работ с несколькими ответственными за создание одних и тех же результатов.
· Результаты должны иметь размер, достаточный для эффективного управления, но не настолько малый, чтобы сделать затраты на контроль чрезмерными.
Сложности, связанные с разработкой СДР:
- Нахождение баланса между детализацией проекта и требованиями к сбору фактической информации и отчетности (излишняя детализация). Основная функция СДР – определение объема работ. Чрезмерная детализация СДР требует излишнего уровня поддержки и отчетности. Разработка элементов СДР, определяющих только стадии проекта, либо организационную структуру без учета промежуточных результатов проекта (недостаточная детализация). Это может привести к перерасходу по проекту, поскольку при таком подходе трудно оценить плановые показатели и проконтролировать выполнение проекта. Недостаточное внимание к разработке СДР и переход непосредственно к формированию сетевого графика (диаграммы Гантта, расчету критического пути или сетевого графика). Это может привести к потере важных для проекта работ, а, следовательно, к задержкам проекта на поздних стадиях его реализации после выявления упущений.
Определение необходимости в дальнейшей детализации
В учебно-справочной литературе по управлению проектами для проектов средней сложности рекомендуется использовать до 6 уровней СДР: 3 верхних уровня для предоставления информации уровня заказчика, 3 нижних уровня для детализации информации уровня исполнителя. Глубина детализации СДР зависит от размера и сложности проекта, поскольку должна обеспечивать четкую формализацию целей и результатов работы, которые необходимо выполнить. Каждый пакет работ включает весь объем работ, выполняемый основной организацией, ответственной за данный пакет работ, так же, как и организациями, с которыми заключены подрядные договора.
Дальнейшая детализация необходима, если:
· Необходимо повысить точность оценки стоимости и длительности работ;
· Для пакета работ определен более чем один ответственный;
- Объем работ, выполняемый в рамках данного пакета, описывает больше одного результата проекта; Необходимо раздельно определить стоимость процессов или результатов, описанных в данном пакете работ; Есть зависимость между работами внутри разных пакетов; Есть существенные перерывы в выполнении работ в рамках пакета; Меняются требования к ресурсам в течение времени в рамках пакета работ; Различаются исходные условия для работ внутри пакета работ; Существуют риски, связанные с частью пакета работ; Для части пакета работ может отдельно пересчитываться расписание.
Как было определено ранее, уровень детализации СДР зависит от размера и баланса между сложностью, риском, и требованиями руководителя проекта к контролю проекта. Уровень детализации может также изменяться в процессе жизненного цикла проекта. Для краткосрочных проектов на начальной стадии можно разработать всю СДР до достаточного уровня детализации, в то время как долгосрочные проекты и проекты с высоким уровнем сложности могут не декомпозироваться полностью на начальной стадии. Полностью СДР для таких проектов можно описать в процессе их реализации. С другой стороны, это может означать, что для конкретного проекта отдельные пакеты работ могут иметь различные уровни детализации. В частности, это верно при разработке «развертывающихся» проектов, когда план детализируется для работ, которые должны непосредственно начаться, а работы будущих периодов определяются укрупненно, на верхнем уровне, до тех пор, пока на более поздней стадии жизненного цикла проекта можно будет прописать их более детально.
