Коммерческая информация: способы распостранения и особенности
Коммерческая информация представляет собой совокупность сведений и данных о деятельности предприятия, его организационной структуре, внешних и внутренних связях, технологиях производства и ассортименте выпускаемой продукции, а также прочих моментах, касающихся его деятельности.
Что относится к коммерческой информации
Без планомерного и регулярного обеспечения организации разного рода данными станет невозможной его работа. Коммерческой информацией называют следующие сведения:
Основные составляющие
Можно выделить следующие составляющие коммерческой информации:
Распространение коммерческой информации
Информация в коммерческой деятельности может распространяться двумя основными путями:
Важно понимать, что в состав коммерческой информации входят как данные, находящиеся в общем доступе, так и закрытые. К первым можно отнести контактные данные организации, имена ее руководителей, направления производственной и прочих видов деятельности, а также сведения о некоторых активах. Что касается закрытых данных, то они определяются организационной формой предприятия (это может быть информация о кредитах, партнерских соглашениях, технологиях производства и так далее) и не подлежат распространению.
Виды коммерческой информации
Информация коммерческой организации подразделяется на несколько разновидностей:
Роль коммерческой информации
Источники получения коммерческой информации
Коммерческая информация может быть получена из следующих источников:
Классификация коммерческой информации
Стоит отметить, что коммерческая информация достаточно неоднородна. В связи с этим была разработана следующая классификация:
Коммерческая информация и коммерческая тайна
Существует отдельная категория данных, которые не подлежат распространению, а могут использоваться только ограниченным кругом сотрудников предприятия. Речь идет о такой категории, как конфиденциальная коммерческая информация. Это задокументированные сведения, доступ к которым ограничен не только внутренним уставом фирмы, но также и законодательными нормами.
Стоит отметить, что нельзя отождествлять такие понятия, как коммерческая информация и коммерческая тайна. Последняя охраняется нормативно-правовыми актами. Можно сказать, что государственное законодательство дает предпринимателю право засекретить ряд сведений о деятельности своей организации. Это связано с тем, что обнародование некоторых данных может нанести серьезный материальный ущерб. Таким образом, можно говорить о том, что коммерческая тайна несет определенную ценность и выгоду предпринимателю до тех пор, пока она неизвестна третьим лицам. При этом их сокрытие не должно наносить вред обществу.
Информация, составляющая коммерческую тайну
К коммерческой тайне можно отнести следующие категории данных:
Что не может быть коммерческой тайной
Следующая коммерческая информация предприятии не может быть засекречена:
Защита коммерческой информации
Для того чтобы не допустить распространения конфиденциальных данных, на предприятиях применяются определенные средства. Коммерческой информации может быть обеспечена следующая защита:
Недобросовестные методы получения коммерческой информации
Свод данных о внутренней и внешней среде предприятия является коммерческой информацией. Ряд предприятий может попытаться добыть ее недобросовестными методами:
Выводы
Использование коммерческой информации во многом обусловливает эффективное функционирование фирмы. Это полная совокупность сведений о деятельности предприятия, которую используют руководителя для принятия управленческих решений, а также внешние пользователи с целью знакомства с организацией.
Стоит отметить, что коммерческая информация может быть как открытой (доступной всем без исключения), так и закрытой (которой может пользоваться только определенный круг лиц). При этом законодательство четко регулирует перечень данных, которые не могут быть засекречены. Что же касается сокрытие тех или иных фактов, то оно не должно наносить ущерба обществу.
С целью защиты коммерческой информации в организации предпринимаются определенные меры. Так, ограничивается круг лиц, которые имеют доступ к ней, а также подписывается договор с сотрудниками о недопустимости разглашения. За обнародование конфиденциальных данных вводится ответственность. Автоматизация системы защиты информации при помощи современных компьютерных технологий находится в приоритете. Тем не менее руководство также должно лично осуществлять контроль данного вопроса.
Что такое деловая информация
1. Деловая информация в производственном и финансовом менеджменте.
2. Требования к деловой информации и ее источники.
3. Обработка деловой информации для целей экономического анализа.
1. Деловая информация существует в виде различных показателей и их систем, характеризующих определенные направления деятельности предприятия, развития региона, отрасли, страны в целом. Деловая информация может быть представлена в устной, письменной, графической и знаковой формах. Деловая информация подразделяется прежде всего на внешнюю (поступающую от объектов внешней среды анализируемого объекта) и внутреннюю (возникающую на самом объекте анализа). И та и другая информация может быть формальной и неформальной. Неформальная поступает от неофициальных лиц и источников, формальная содержится в учетных и отчетных данных.
Основные виды деловой информации, используемой в экономическом анализе – техническая, технологическая, экономическая, социальная, правовая. Каждый из этих видов в свою очередь делится на более мелкие подразделения. Например, в экономическую информацию может входить финансовая, ценовая, затратная и др.
Деловая информация – основа любого анализа, начинающегося с ее сбора и обработки. Макроанализ использует, как правило, все виды информации в масштабе страны, отрасли, региона, но может включать в свои исследования информацию по более мелким объектам. Информация в микроанализе не может ограничиваться только внутрипроизводственной, необходимо применение информации, используемой в макроанализе.
Результаты макро- и микроанализа служат обоснованием управленческих решений на соответствующем уровне, отсюда можно судить о важности роли деловой информации в любом виде менеджмента.
Деловая информация необходима для принятия решений, причем как на этапе формулирования решения, так и на этапе проверки его правильности (см. схему 2).
 |
Схема 2. Деловая информация в принятии управленческих решений
2. Деловая информация, на которой основывается производственный и финансовый менеджмент, должна соответствовать определенным требованиям. К ним относятся: аналитичность информации, объективность, единство, оперативность, рациональность.
Аналитичность информации означает, что информация, независимо от источников поступления, должна соответствовать потребностям анализа. Деловая информация должна объективно отражать исследуемые явления и объекты. Единство информации, поступающей с разных потоков, означает устранение обособленности и дублирования различных источников информации.
Оперативность информации означает, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее.
Рациональность информации требует минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. Вместе с тем информация должна максимально полно обеспечивать запросы анализа и управления. Таким образом, возникает понятие полезной и бесполезной информации, а отсюда – устранение излишних информационных потоков и введение нужных.
Источники данных для экономического анализа делятся на плановые, учетные и внеучетные (неформальные). При этом анализ не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию.
К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии, а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания.
Источники информации учетного характера – это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация. Сюда же относятся машинные источники информации: данные, которые содержатся в оперативной памяти ПЭВМ, на дискетах и в разнообразных машинограммах.
К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также не относящиеся к перечисленным ранее, а именно:
· официальные документы, которыми обязано пользоваться предприятие в своей деятельности: законы, указы президента, постановления правительства, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия;
· хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации;
· решения общих собраний коллектива акционеров, пайщиков и т.д.;
· торговые и профессиональные журналы, информационные бюллетени, справочники, общие газеты и журналы, рекламные проспекты;
· техническая и технологическая документация;
· материалы специальных исследований рынка и производства;
· устная информация, которая получена от работников своего предприятия, потребителей, поставщиков, конкурентов, на различного рода деловых встречах и совещаниях, от консультантов, из радио- и телепередач;
Потоки деловой информации пронизывают предприятие. Среди них можно выделить потоки от внутренней и внешней его среды. Внутренняя среда обусловливает следующие потоки:
· от производства (каждая структурная единица – цех, служба, стратегическая хозяйственная единица, бизнес-единица – поставляет массу технической, технологической, экономической и другой информации);
· системы жизнеобеспечения предприятия;
При этом каждый из этих потоков имеет практически прямую и обратную связь со всеми остальными.
Информационные потоки внешней среды воздействуют на предприятие в целом и его отдельные службы. Это потоки:
Каждый из этих потоков связан также с внутренними потоками информации, исходящими от подразделений предприятия.
Таким образом, информационные потоки обрушивают на предприятие лавину фактов хозяйственной жизни. В результате руководители страдают от избытка не относящейся к делу информации. Поэтому необходимо отделять неуместную информацию, что и происходит в ходе экономического анализа путем ее соответствующей обработки. Обработанная информация должна содержать данные, касающиеся только конкретной проблемы, человека, цели и периода времени. Такая информация и будет основой управленческих решений и должна быть по возможности исчерпывающе точной и оптимально объемной.
3. Обработанная информация о фактах хозяйственной жизни может сообщаться в текстовой форме, таблицах и графиках. В экономическом анализе следует отдавать предпочтение табличной и графической формам (особенно в оперативном анализе) или их сочетанию. Текстовая форма более уместна в анализе исследований за длительные периоды. Однако предприятия, широко используя табличную форму, предпочитают сопровождать ее текстовой в виде объяснительных записок, справок и заключений. Графической форме уделяют мало внимания, применяя в основном иллюстративные, а не аналитические графики.
Аналитические графики, в отличие от иллюстративных, постоянно пополняются новыми данными и являются эффективно действующим инструментом аналитической работы. Аналитические графики чаще всего представляют собой хронограммы и номограммы, по которым можно производить сопоставление и расчеты показателей, зачастую за каждые сутки. В отличие от табличного материала график дает обобщающий рисунок положения или развития изучаемого явления (историю развития), позволяет зрительно заметить те закономерности, которые содержит числовая информация. На графике более выразительно проявляются тенденции и связи изучаемых явлений. Построение графиков требует определенных художественных способностей (выбор масштаба, композиции, цвета), что иногда затрудняет их применение.
Табличные формы сообщения хозяйственных фактов весьма разно- образны – от крошечных до занимающих обширную площадь таблиц. Следует заметить, что хорошо читаемой таблицей является таблица, содержащая не более 10–12 граф и 25–30 строк. Деловая информация для целей анализа обрабатывается различными способами. Каждая таблица – результат того или иного метода бизнес-анализа, от самых простых до чрезвычайно сложных. Часто небольшая по размерам таблица является итогом большого количества расчетных операций и группировок и синтеза первоначальных данных.
В основе методов обработки деловой информации лежат как чисто арифметические приемы, так и арсенал высшей математики. Постоянно возрастает роль электронно-вычислительной техники в обработке деловой информации и особенно роль ПЭВМ.
Аналитическая таблица представляет собой систему мыслей, суждений, выраженных языком цифр. Она значительно выразительнее и нагляднее словесного текста. Показатели в ней располагаются в более логичной и последовательной форме, занимают меньше места по сравнению с текстовым изложением, и познавательный элемент достигается значительно быстрее. Табличный материал дает возможность охватить аналитические данные в целом как единую систему. С помощью таблиц значительно легче прослеживаются связи между изучаемыми показателями.
Внешне аналитическая таблица состоит из общего заголовка, системы горизонтальных строк (подлежащего) и вертикальных граф (сказуемого). Подлежащее показывает, о чем идет речь, содержит перечень показателей, характеризующих явление. Сказуемое указывает, какими признаками характеризуется подлежащее. Каждая таблица должна иметь заголовок, который кратко выражает ее содержание. Заголовок должен быть точным, кратким и выразительным.
Графы, содержащие подлежащее, нумеруются заглавными буквами алфавита или оставляются без номера, а графы, содержащие сказуемое, – арабскими цифрами. В необходимых случаях в графах или у каждой строки надо указывать единицу измерения показателя. Если все элементы таблицы выражены в одинаковых единицах измерения, то эту единицу, как правило, выносят в заголовок таблицы.
По аналитическому содержанию различают таблицы, отражающие:
· характеристику изучаемого объекта по тем или иным признакам;
· порядок расчета показателей;
· динамику изучаемых показателей;
· структурные изменения в составе показателей;
· взаимосвязь показателей по различным признакам;
· результаты расчета влияния факторов на уровень исследуемого показателя;
· методику подсчета резервов;
· сводные результаты анализа.
Перед обработкой информация проверяется на доброкачественность и достоверность, а также приводится в сопоставимый вид. Аналитическая обработка информации часто проводится с точностью до целых чисел или десятых долей числа, но этот прием подходит далеко не во всех случаях. Часто приходится делать расчеты и с точностью до пяти знаков после запятой.
Обработанная деловая информация служит основой для отчетности предприятия, составляемой по предприятию в целом и его отдельным подразделениям. Обычно отчетность составляется ежемесячно, ежеквартально, ежегодно. Кроме обязательной общегосударственной отчетности предприятие может вести свою внутреннюю отчетность особенно при значительном развитии оперативного анализа.
Руководство по сбору, хранению и предоставлению в пользование деловой информации в публичных библиотеках
Руководство по сбору, хранению и предоставлению в пользование деловой информации в публичных библиотеках1. Рынок деловой информации
Деятельность по предоставлению деловой информации часть профессиональной деятельности, осуществляемой публичной библиотекой.
Под термином «деловая информация» подразумевается широкий спектр информации, так или иначе связанной с ведением бизнеса. В частности, деловая информация информация, представляемая производителям товаров и услуг в целях эффективной организации их коммерческой деятельности, а также потребителям товаров и услуг, в целях оптимального выбора производителей товаров и услуг для вложения средств.
1.1. Виды и типы деловой информации, используемые в библиотеке
Современный рынок деловой информации по характеру данных представлен следующими видами информации:
1. Сектор деловой информации представлен такими видами и источниками, как:
1.1. Биржевая и финансовая информация информация о котировках ценных бумаг, валютных курсах, учетных ставках, рынках товаров и капиталов, инвестициях, ценах. Источниками такой информации являются биржи и обслуживающие их специальные службы биржевой и финансовой информации. Главными факторами, обеспечивающими коммерческую ценность такой информации, являются ее полнота, точность и оперативность.
1.2. Экономическая И статистическая информация числовая экономическая, демографическая и социальная информация. Предоставляется органами управления экономикой и службами статистики (государственными и негосударственными) в виде динамических рядов, отчетов, оценок, прогнозов и т.п. Наряду с такими факторами, обеспечивающими коммерческую ценность информации, как полнота, точность и оперативность, особое значение имеет доступность (незасекреченность) ее для потребителя.
1.3. Коммерческая информация адресно-реквизитные данные об отраслях, организациях, предприятиях, фирмах и их ответственных сотрудниках (включая данные о направлениях деятельности, ассортименте выпускаемой и потребляемой продукции, ценах и т.п.). Источники ее государственные и целый ряд негосударственных организаций. Многие подборки коммерческой информации, предлагаемые на информационном рынке в качестве самостоятельных продуктов, являются вторичной переработкой информации, собираемой различными государственными (обычно отвечающими за регистрацию, лицензирование и/или проверку различных аспектов деятельности предприятий и организаций разных форм собственности). Главными факторами, определяющими товарную ценность информации, являются полнота и точность (адекватность происходящим изменениям) данных.
1.4. Информация по коммерческим предложениям поступает от специализированных фирм информационных торговых посредников. В простейших случаях (например, при исследованиях рынка, не предполагающих в качестве неотъемлемой части немедленной купли-продажи) достаточно только информации о товарах и ценах. В большинстве же коммерчески значимых случаях потенциальных продавцов и покупателей интересуют еще и адресно-реквизитные данные контрагентов, без которых контакт между ними и, следовательно, сделка просто не состоятся. Сегодня неотъемлемой частью услуг, связанных с предоставлением такой информации, становится возможность немедленного заключения сделки по результатам поиска/отбора данных. Качество этой сопутствующей услуги определяет успех в этом секторе информационного рынка.
1.5. Специализированная новостная информация (политические, экономические, военные и т.п. новости, интересующие представителей различных социальных групп, в частности, предпринимателей). Главными факторами здесь являются оперативность («завтрашние данные должны быть опубликованы вчера»), точность (соответствие фактам, отсутствие искажений), полнота и достоверность прогнозной составляющей (покупают лишь те прогнозы, которые сбываются).
2. Сектор правовой (нормативной) информации с подразделами по видам законодательных и подзаконных (ведомственных) документов по различным аспектам хозяйственной деятельности:
2.1. Общехозяйственные акты (гражданское, арбитражное и налоговое право).
2.2. Акты, регламентирующие отдельные виды деятельности (например, внешнеэкономическую, торговую, банковскую, биржевую, лицензирование различных видов деятельности, таможенные проблемы, защита авторских прав и т.п.).
2.3. Акты, регламентирующие преобразования прав собственности в переходный период (приватизация средств производства, земли и т.п.).
2.4. Нормативные и рекомендующие документы, включая порядок сертификации изделий, проблемы ответственности за несоблюдение стандартов и проблемы, связанные с увеличением спроса на те товары, качество которых сертифицировано надлежащим образом и т.п.
Главные факторы во всех подразделах данного сектора это:
возможность получить не только метаданные (данные о содержании и местонахождении интересующих потребителя данных, например, библиографию), но и аутентичные тексты соответствующих актов;
отслеживание поставщиками данных многочисленных изменений, дополнений к изменениям и поправок к дополнениям; возможность получить сводный документ, в который внесены все действующие модификации документа;
отслеживание не только законодательных, но и ведомственных актов, которые часто не доводятся до сведения тех, кого наказывают за их нарушение.
3. Сектор информации для специалистов (библиография и первоисточники). Отличие ее от деловой и нормативной информации, отвечающей на вопросы кто, что, где, когда и на каких условиях, состоит в том, что она отвечает на вопросы зачем, как и что будет, если и предназначена не для предпринимателей и работников коммерческих служб, а для сотрудников функциональных (в том числе инженерных и научно-исследовательских) служб.
4. Сектор социально-бытовой (сервисной) информации предназначен (в отличие от предыдущих видов) обслуживать личностные потребности населения, в том числе предпринимателей.
1.2. Профиль комплектования публичных библиотек деловой информацией
Фонд деловой информации в публичной библиотеке предназначен для оперативного обслуживания деловой информацией учреждений и организаций, пользователей библиотеки.
Информационное обслуживание пользователей должно вестись на базе комплектования книжных фондов, репертуара периодических изданий, выписываемых публичной библиотекой, с учетом насущных проблем региона и интересов пользователей библиотеки, а также базами данных на машиночитаемых носителях (оптические компакт-диски).
В совокупности с доступом к ресурсам Интернет и локальным базам публичной библиотеки, фонд деловой информации образует гибридный фонд, сочетающий традиционный библиотечный фонд и элементы виртуальной библиотеки.
Направления деятельности ЦДИ в зависимости от вида информации:
Деловая информация:
фактографическая и адресная информация о предприятиях и организациях различной организационной правовой формы: о направлениях их деятельности, производимой продукции и оказываемых услугах, ценах на товары и (или) услуги, структуре, управлении, руководителях.
маркетинговая информация о структуре и сегментах региональной экономики;
аналитическая информация о деятельности предприятий и организаций.
экономическая и демографическая статистика.
новости в области экономики и бизнеса.
производственная и технологическая информация;
правовая информация;
адресно-справочная информация (расписания движения транспорта, наличие мест в гостиницах (а также возможность резервирования билетов и мест), заказы на товары и услуги, подача и прочтение объявлений и т.п., персоналии (справочники типа «кто есть кто»).
Комплектование фонда целесообразно вести по следующим основным направлениям:
банки и банковская деятельность;
бизнес, менеджмент, предпринимательство;
бухгалтерский учет и аудит;
внешнеторговая деятельность предприятий;
маркетинг и менеджмент;
экономика и право.
Фонд Центра деловой информации публичной библиотеки должен комплектоваться отечественными и, по возможности, зарубежными изданиями:
справочниками компаний, как национальных, так и международных, включая адресно-справочные издания и базы данных, как по отраслям экономики, так и по регионам, а также сводными базами данных по производителям товаров и услуг по России, СНГ, и странам дальнего зарубежья,
официальными статистическими сборниками как по отраслям экономики, так и по экономике в целом,
статистическими материалами учреждений и организаций России, зарубежных стран и международных организаций, региональными статистическими сборниками,
справочными и аналитическими материалами по внешнеэкономической деятельности по отдельным отраслям и по экономике в целом, включая информацию по таможенным тарифам,
фирменными каталогами, буклетами, проспектами, справочниками;
отчетами о работе фирм (годовыми и долгосрочными), результатами финансовых проверок компаний, а также ежемесячными, ежеквартальными «фирменными» журналами, отражающими события, деятельность фирмы в регионе.
информацией по патентам, производству и торговле,
информацией относительно кредитоспособности местных и национальных компаний,
справочниками по товарам и ценам, включая аналитическую ценовую информацию,
нормативно-производственными изданиями;
правовыми базами данных по отраслям права, связанным с экономикой и бизнесом,
обзорами и рейтинговыми исследованиями отдельных секторов рынка,
бизнес-каталогами с материалами предложений и спроса на товары и услуги,
биржевой и финансовой информацией,
маркетинговой информацией, обзорами и статистическими справками по отдельным секторам рынка,
информацией о тендерах,
информацией о грантах,
информацией о торговых марках и наименованиях предприятий и фирм,
демографическими справочниками,
справочно-бытовой информацией,
картографической информацией.
(Типовое Положение о фонде Центра деловой информации приведено в Приложении 2. Примерный профиль комплектования справочного фонда ЦДИ приведен в Приложении 3.)
