Что такое деловое письмо это
Образец делового письма
Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Какие деловые письма бывают
Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:
Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.
Кто должен выступать в роли автора письма
Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.
Общие правила написания деловых писем
Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.
В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:
Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.
Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).
Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.
Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.
На что обращать внимание при составлении письма
При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.
Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.
Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.
Чего нельзя допускать в деловом письме
В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.
В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.
Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.
Как отправить письмо
Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.
Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
Деловое письмо: виды, правила оформления, структура
Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.
Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании.
Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.
Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма
Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.
Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки.
Образцы деловых писем
Образцы благодарственных писем:
Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.
Образцы гарантийных писем:
Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.
Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.
Оферта. Образцы писем-предложений
Рекламация. Образец рекламации (письма-претензии)
Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.
Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания
Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения
Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.
Письмо-поздравление. Образец письма-поздравления
Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.
Письмо-приглашение. Образец письма-приглашения
Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.
Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.
Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.
Письмо-просьба. Образец письма-просьбы
Письмо-соболезнование. Образец письма-соболезнования
Как правильно написать официальное письмо: образец
Деловая переписка – важный элемент в современном деловом мире. Она может вестись с партнерами, контрагентами, сотрудниками. В 21 веке такое послание уже редко когда отправляется в печатном виде, оптимальный вариант – электронная почта.
Чтобы добиться своей цели и достичь взаимопонимания, следует составить грамотное деловое письмо. А это задача не из простых. О том, как отправить официальное письмо по электронной почте, каким должно быть деловое письмо и как оно выглядит, вы узнаете из нашей статьи.
Что такое официальное (деловое) письмо
Деловое письмо еще называют официальным, так что привыкайте к наличию синонимов, мы будем использовать оба понятия.
Вообще, деловое письмо – это канал коммуникации, который позволяет донести какую-либо информацию до адресата в строгой и подходящей под ситуацию форме.
Обычно такой вид письма используют в бизнесе, когда надо договориться или известить партнера, инвестора, коллегу о грядущих изменениях, надвигающемся событии и др.
В чем суть делового письма
Деловое письмо, как и любое другое, имеет свою цель. Автор послания хочет добиться определенного результата, поэтому написанию письма следует уделить много времени.
Если речь идет о коммерческом предложении, рассылке, поздравлении – тут, как правило, нет определенного адресата. Текст пишется шаблонно (но в вашем индивидуальном стиле), а занимаются этим профессионалы.
Деловое письмо способно убедить, продать, напомнить о себе, уважить и даже привлечь инвестиции. Без него в современном мире – никуда.
К какому стилю относится деловое письмо
Деловое письмо относится к официально-деловому стилю. Не будем много разглагольствовать и разложим все по фактам.
Краткость. В деловом письме не нужно использовать весь свой лексикон, строить многоэтажные предложения и использовать эпитеты. Краткость, сжатость – вот черты делового стиля.
Наличие структуры. Тут особо не разгуляешься – есть обязательные части (шапки, приветствие, изложение сути обращения и т.д.).
Аббревиатуры, деловые слова. В написании письма есть определенные каноны – обширное использование юридических понятий и пр.
Повествование. Речь идет без неожиданностей. Человек просто повествует о чем-либо.
Прямой порядок слов. Обычно не бывает неожиданных поворотов и самодеятельности – порядок слов прямой.
Сложноподчиненные предложения. Деловое письмо – не про простоту, предложения используются длинные, сложные с обилием причастных и деепричастных оборотов.
Отсутствие эмоций. Здесь не место эмоциям, ахам, удивлениям. Все пишется лаконично и без какой-либо экспрессии.
Чем деловое письмо отличается от личного письма
Отличия между деловым и личным письмом обозначить несложно:
Деловые пишутся в официально-деловом стиле, а личные – в разговорном. Когда вы отсылаете послание своему другу по переписке, можете писать все что угодно – от высокопарных слов до просторечных, в официальном письме такое не пройдет.
Деловые письма могут находиться в свободном доступе, а личные остаются личными.
Официальные послания имеют цель, которую они конкретно доносят до адресата, – просьба, обращение, поздравление, предложение о сотрудничестве и пр. В личной переписке конкретной цели обычно нет, точнее, цель – само общение и передача информации.
Деловые письма имеют определенную структуру, тогда как личные лишены шаблонности.
Какие есть виды деловых писем
О НЕМ
Имеет место при просьбе + гарантии исполнения своих обязательств. Например, “Просим вас перевести на наш счет 2 000$. Со своей стороны гарантируем вернуть их с процентами до 23 июня 2022 года”.
Такое письмо пишут все компании, единоличные исполнители – с целью получения нового заказа. Тем самым человек или фирма предлагает сотрудничество. Форма может быть разной – презентация, письмо, лендинг и др.
Это письмо об оказании услуг или поставке товара. Там должны содержаться конкретные данные о месте, времени, стоимости, самом товаре. Если этих данных нет, то письмо не может считаться офертой.
Подтверждение получения писем
Такое ответное послание совсем не обязательное, но носит уважительный характер.
Этому письму мы посвятили отдельную статью. Его суть в том, что отправитель о чем-то просит адресата (отправить документы, посетить мероприятие). Начинается письмо со слов: “Просим вас…”.
Его суть в том, что человек уведомляет о приближении какого-либо дня. Например, “Напоминаем вам о том, что срок договора истекает через 30 дней”.
Деловые люди тоже приглашают друг друга на мероприятия. Благотворительный вечер, конференция, симпозиум – такие деловые встречи нередки.
Отправляется вместе с документами, товаром. Содержит некую опись. Является обязательным атрибутом тендеров.
Данное письмо отправляется для того, чтобы уведомить сторону о каких-либо изменениях. Например, отправитель поменял реквизиты банка и высылает новые, или же сменился юридический адрес организации.
Это некая дань уважения. Когда у партнерской фирмы произошло какое-то событие – День рождения гендиректора, получение нового статуса, выигранный тендер, юбилей компании и пр., есть смысл уважить ее и отправить поздравительное письмо.
Как написать деловое письмо, если никогда этого не делал?
Такой вопрос является нередким, ведь всем хочется написать по-настоящему эффективное деловое письмо и попросту не облажаться. Но беспокоиться не о чем, ведь у вас перед глазами наше руководство, которое точно поможет в создании грамотного делового послания.
Из каких частей состоит деловое письмо – все о структуре
В мире бизнеса и деловых коммуникаций принято все делать по стандартам. Определенные шаблоны есть и в отношении деловой переписки. Например, каждое письмо должно содержать:
Обращение к адресату;
Обозначение того, кто вы;
Могут быть и другие части – все зависит от того, какой тип делового письма вы используете.
Кто должен выступать автором и как написать, от кого письмо
Автором письма выступает тот, кто его пишет. Не нужно писать послание от имени гендиректора вашей организации, если договориться с партнером – ваша область деятельности. Вам достаточно представиться в начале письма или просто подписаться в конце. Но согласовать письмо с руководителем обычно нужно.
Если вы выбираете второй вариант, то он будет выглядеть так:
“(должность) – (подпись) – (ФИО отправителя)”.
“Генеральный директор … А.М. Кириллов”
В некоторых случаях требуется расшифровка подписи, но далеко не всегда.
Как начать официальное письмо на русском или английском языках
Несмотря на то, что некоторые различия между русским и английским бизнес-письмом есть, в них больше сходств. Например, начинаться послание в обоих случаях должно с приветствия и обращения. В английском языке это может звучать так:
Как правильно обращаться к адресату на английском языке
В первом же абзаце необходимо указать, кто вы и зачем пишете. Обратите внимание и на то, в каком стиле вы пишете. Конечно, нужно стараться быть кратким, но при этом использовать бизнес-лексику.
Разговорный английский нужно заменять на бизнес-английский, это касается и русского языка
Чем закончить деловое письмо на русском и английском языках
После того, как вы изложили суть вашего послания, нужно деликатно намекнуть на действие со стороны адресата. Сделать это можно следующими фразами:
Примеры завершающих фраз в английском письме
Кстати, в русском языке тоже могут присутствовать эти фразы. Они вполне вписываются в контекст и несут уважительный тон.
В самом конце текстовой части необходимо упомянуть себя и указать свои контактные данные. Вежливо завершить письмо можно так:
После этого заполняем “Email address” (электронную почту) и “Phone number” (номер телефона). Лучше оставить несколько способов для связи с вами, чтобы адресат смог выбрать более удобный для себя.
Как благодарить в деловом письме и где это уместно делать
В деловом письме лучше не благодарить заранее. Это относится к фразам: “Заранее спасибо”, “Заранее благодарю Вас” и пр. Такие обороты отталкивают и заставляют подумать, что вы к чему-либо принуждаете человека.
Вместо ранней благодарности лучше написать:
“Мы благодарны вам за многолетнюю помощь нашему благотворительному фонду”.
“Буду признательна вам, если вы вышлите мне сканы моих личных документов”.
“Надеемся на плодотворное и многолетнее сотрудничество”.
“Сердечно благодарим вас за полученные нами от вас денежные средства”.
“Прошу вас рассмотреть мою кандидатуру. Буду весьма признателен вам за помощь” и др.
Какого объема должно быть деловое электронное письмо
Мы акцентируем внимание именно на электронном письме, потому что с обычным все понятно – не более одного листа А4. Однако есть негласное правило электронные письма писать так, чтобы оно умещалось в экран. То есть в идеале отправлять послание, которое не нужно листать. Открыл – посмотрел – все понял.
Как написать деловое письмо: образец
Пример написания делового письма
Пример написания делового письма
Пример написания делового письма
Пример написания делового письма
Пример написания делового письма
Как оформить деловое письмо: простые фишки и лайфхаки
Начнем с того, что у делового письма есть некий шаблон – структура, обязательные части и каноны оформления. Что должно быть в шапке письма:
полное и краткое наименование организации;
адреса электронной почты и местонахождения фирмы;
Что касается оформления, тут тоже есть свои правила:
По каким каналам рассылать деловое письмо и кто этим должен заниматься
Электронная почта – самый современный способ отправки делового послания. Несложно напечатать текст и отправить его по интернету, это быстро и бесплатно. Есть один минус – письмо может попасть в “Спам”. Сразу после отправки сообщения стоит позвонить адресату и уточнить, получил ли он послание.
Тут сразу ясно, что письмо будет идти долго. Спасет лишь решение отправить заказное письмо. В таком случае получатель получит специальное уведомление.
Иногда уместно отправлять письмо в социальных сетях. Но это только в том случае, если между отправителем и получателем есть дружеские отношения.
Как написать деловое письмо. Правила, примеры и образцы
В наше время деловые письма, напечатанные на бумаге и оформленные на фирменном бланке, почти не используют. Большая часть переписки перекочевала на электронную почту, в социальные сети и мессенджеры. Но это не значит, что деловое письмо изжило себя.
В любой переписке нужно придерживаться определенных правил. Причем, нормы различаются в зависимости от того, где происходит общение и кто адресат. Мы подготовили материал, в котором разберем основные виды деловых писем и правила, которые стоит соблюдать при деловой переписке.
Рекомендуем: Click.ru – маркетплейс рекламных платформ:
Что такое деловое письмо
В настоящее время к этой категории можно отнести все письма и сообщения, касающиеся коммерческой деятельности, организационных и текущих вопросов компании. Если раньше при написании делового письма придерживались строгих правил, то сейчас нужно адаптировать стиль по ситуации и учитывать специфику канала общения.
Соблюдайте общие правила деловой переписки:
В зависимости от адресата и цели, для которой сделано деловое письмо, можно выделить следующие виды:
Письма могут быть адресованы конкретному сотруднику или руководителю либо носить общий характер. Также их делят на те, которые требуют ответа, и те, на которые отвечать не нужно.
Как использовать в современном мире
В наше время деловое письмо используют для разных целей. В зависимости от канала общения меняются особенности документа, его структура адаптируется. Основные варианты:
Рекомендуется выдерживать деловой стиль общения и придерживаться описанных ниже норм при любом общении с клиентами или партнерами.
Примеры деловых писем
Письмо с коммерческим предложением. Из плюсов можно выделить краткость изложения и четкую формулировку предложения.
Email-рассылка. В данном примере, акцент сделан на более неформальную форму общения. Создаётся впечатление, что тебе пишет старый друг или партнёр, и это вызывает доверие.
Пресс-релиз. Кратко раскрыта основная новость, к письму прикреплены документы с более подробной информацией.
Сообщения об акциях.
Как правильно составить и написать деловое письмо
Разберем по шагам процесс написания делового письма. Инструкцию можно адаптировать в зависимости от канала общения. Чаще всего используют электронную почту, так как сообщения в ней проще найти при необходимости и можно оформить письмо по всем правилам.
Лучше всего сделать шаблон, чтобы менять только тему и текст письма, так вы упростите себе работу, а все письма приобретут единый стиль.
Заключение
Умение вести деловую переписку – обязательный навык для всех, кто работает с клиентами и занимается продажами. Нужно придерживаться основных правил и общепринятых норм, особенно на первых этапах сотрудничества. Важно соблюдать нейтральный стиль и излагать информацию четко и по существу.
Правила написания и оформления деловых писем
В деловой переписке бизнес-партнеры, сотрудники и руководители постоянно пишут друг другу официальные электронные письма. Продавцы используют такие письма для связи с холодными клиентами. Чтобы создать хорошее первое впечатление, важно соблюдать правила написания и оформления деловых писем.
Зачем нужна деловая переписка
Электронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов. В ходе диалога решают множество вопросов: организационных, юридических, коммерческих, технических. Электронные письма также нужны для партнерских переговоров.
Цель делового письма — передать информацию, инструкцию, приказ, направление со вложениями к электронному письму. Адресатом может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель.
Отличия деловых писем от других
Деловые письма отличаются лаконичностью и ясностью изложения. В зависимости от темы сообщения в них используют юридическую, экономическую и маркетинговую терминологию. Формулировки должны быть четкими, чтобы получатель мог быстро прочитать и понять письмо. Стиль изложения — нейтральный и объективный.
Деловые письма требуют субординации. Не используйте эпитеты, сложные синтаксические конструкции и сленг. Исключено панибратство, юмор, грубость, сарказм и сообщения не по работе. Адресат может вас неправильно понять.
Виды писем
Электронные деловые письма бывают:
Кто должен выступать в роли автора письма
Деловое письмо может написать любой сотрудник, у которого есть полномочия выступать от лица организации. Например, менеджер отдела продаж отправляет предложение о закупке партии товара со скидкой постоянному клиенту компании. Все письма нужно утверждать у руководителя, так как его пишут от лица всей организации.
Деловое письмо вам может написать клиент, но более 70% покупателей предпочитают звонить в компанию. Подключите коллтрекинг Calltouch, чтобы понимать, какая реклама приносит звонки, а какая тратит бюджет. Также система записывает звонки клиентов и формирует их в отчеты по часам и дням, интегрируется с популярными сервисами и CRM. Прослушивая звонки, улучшайте скрипты продаж для менеджеров и корректируйте рекламные кампании.
Коллтрекинг
Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствия
Дружеские формулировки вроде «Привет» не подходят. Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте формальный тон.
Проверьте свой адрес электронной почты
Лучше отправлять письма с корпоративной почты. Получатель сразу увидит отправителя по названию почтового ящика. Если вы пишите с личной почты, убедитесь, что адресат поймет, кто прислал ему сообщение. В названии вашей электронной почты должны быть имя и фамилия.
Выберите читаемый шрифт
Определите два постоянных шрифта для компании — для основного текста и заголовков. Комбинируйте типы шрифтов. Например, для текста выберите шрифт с засечками, а для заголовков — без. Печатайте заголовки крупным кеглем с полужирным начертанием, чтобы выделить их.
Для объемного текста остановитесь на шрифте с засечками — Georgia или Times New Roman: так легче читать большое письмо. Для нескольких предложений подойдут шрифты без засечек — Arial, Helvetica, Verdana или Calibri.
Продумайте тему
Соблюдайте краткость
Не тратьте время собеседника на прочтение лишних подробностей в письме. Из-за загруженности на работе адресат не сможет прочитать большое сообщение. Если коротко и четко сформулировать идею, вас правильно поймут и вы получите ответ.
Форматирование поможет сделать письмо эффективным и легким в прочтении. Делите текст на абзацы, делайте маркированные списки, выделяйте важную информацию. Сплошной текст читать тяжело.
Используйте формальное завершение
Завершайте деловые письма фразами:
Также можно высказать свои пожелания о дальнейшем сотрудничестве. Например, о ведении общего проекта, новых сделках, приглашении принять участие в конференции.
Разработайте подпись
В электронной подписи указывают:
Не перегружайте подпись лишними данными и разделите ее на абзацы.
Проведите корректуру
Перед отправкой 2–3 раза внимательно перечитайте письмо. Проверьте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании. Адресат может воспринять ошибки в сообщении, как неуважение к себе. Включите проверку правописания в сервисе электронной почты.
Образец делового письма
В деловом письме должна быть структура:
Указание реквизитов компании в контактных данных придает письму юридическую значимость: при необходимости эти сообщения можно предоставлять суду в качестве аргумента.
Рассмотрим восемь примеров деловых писем в зависимости от получателя.
Деловое письмо о сотрудничестве
Уважаемый Сергей Андреевич!
Меня зовут Мария Алексеевна, я маркетолог в компании здорового питания [название].
Предлагаем вам сотрудничество. Наши преимущества: [перечисление достоинств]. При заключении договора для вас будет персональная скидка — 7% на всю продукцию.
Прикрепляю к письму предложение. Прошу ознакомиться с ним и сообщить о решении.
Деловое письмо-просьба
Добрый день, Лариса Ивановна!
Просим вас организовать собрание всех отделов в нашем конференц-зале 20 ноября 2021 года.
Причина встречи — обсуждение новогоднего корпоратива.
Гарантийное деловое письмо
Здравствуйте, Александр Анатольевич!
Прошу в ближайшие два дня отгрузить товар на наш склад в Екатеринбурге. Оплату гарантирую.
Во вложении точный адрес склада и необходимые позиции товара.
Хорошего дня!
[электронная подпись]
Письмо партнерам
Добрый день, Владислав Витальевич!
Сообщаем вам, что руководитель отдела снабжения Семен Иванович с 13 октября 2021 года ушел на больничный.
Его замещает старший менеджер отдела Петр Петрович. Пожалуйста, свяжитесь с ним для обсуждения задач.
Прикрепляю контактные данные Петра Петровича.
Надеемся на ваше понимание.
Письмо-обращение
Уважаемая Софья Николаевна!
Прошу вас провести перерасчет оплаты коммунальных услуг за август 2021 года.
Во вложении квитанции и чеки об оплате.
Письмо руководителю
Здравствуйте, Вадим Дмитриевич!
Месяц назад я заказал партию рюкзаков в вашей компании. 30% товара — брак.
Прошу вернуть стоимость испорченных вещей или заменить их.
Во вложении прикрепляю фотографии бракованного товара, договор, чек об оплате.
Письмо в компанию
Добрый день, Наталья Александровна!
Мы разработали сайт для компании [название]. Согласно пункту [название пункта] нашего договора мы должны были получить оплату за оказанные услуги две недели назад.
Задолженность составляет [сумма] рублей. Просим перечислить оплату в ближайшие дни на расчетный счет компании [название]. Иначе мы будем вынуждены принудительно взыскать данную сумму с вашей компании, а также расходы на обращение в суд.
Реквизиты для перечисления оплаты во вложении.
Надеемся на понимание.
Письмо контрагенту
Здравствуйте, Николай Васильевич!
Информируем вас о том, что у нашей компании сменились реквизиты. Новые реквизиты указаны в прикрепленном файле.
Какие ошибки допускают в таких письмах
Ошибки в деловых письмах могут привести к отказу от сотрудничества, поэтому:
В какие сроки нужно ответить на письмо
Не отвечать на письмо несколько дней — плохой тон делового общения. Желательно ответить на электронное письмо в течение 2–3 часов. Если для ответа требуется больше времени, предупредите адресата. Напишите, что вы получили письмо и сообщите примерный срок ответа.
Обычно сотрудники проверяют электронную почту утром и перед уходом. Пишите в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось надолго.
Клиенты могут написать вам в нерабочее время. Чтобы не потерять покупателей, установите на сайт виджет сбора заявок Calltouch. Инструмент предложит указать свои контакты, и как только начнется рабочий день, скрипт позвонит всем оставившим заявки.
Виджеты Calltouch
Как написать деловое письмо после проведенной встречи
Такое письмо нужно, чтобы подвести промежуточные итоги и определить планы дальнейшей работы. Поэтому укажите в нем:
Заключение
Деловые письма делят на коммерческие и некоммерческие, требующие ответа и нет, для одного адресата или нескольких лиц. В письме должно быть официальное приветствие, вступление, суть письма, пожелания, прикрепленные файлы, электронная подпись. Будьте уважительны к собеседнику, формулируйте мысли кратко и четко, а также отвечайте на входящие письма в течение 2–3 часов.