Что такое деловой документ

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

В приложениях А, В даны:

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Источник

Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов

Цели обучения — познакомить студентов:

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

К организационным документам предприятия можно отнести:

К распорядительным документам относятся:

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Источник

Новый гост для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

Зачем гост для документов

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

Минимальные поля для всех документов:

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

Источник

Раздел 3. Деловая документация (Служебная переписка. Деловые бумаги)

Тема 3.4. Лексические и языковые особенности деловой документации

Цель данной темы состоит в овладении грамматическими, лексическими, стилистическими и синтаксическими нормами английского языка в деловой документации, речевыми формами делового общения.

В результате изучения данной темы студенты должны:

Оглавление

Деловая переписка, один из важнейших инструментов бизнеса для получения и обмена информацией и установления деловых контактов.

3.4.1. Типичные свойства официально-деловой письменной речи

Особые условия делового общения, такие как официальный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность, определяют общие требования, предъявляемые к официально-деловому письму. Указанные требования лежат в основе такого понятия, как культура официальной переписки, (формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и оформления деловых писем). Понятие культура официальной переписки определяется тремя основными принципами: 1) лаконизм делового письма; 2) достаточность информационного сообщении, отвечающая целям письма и характеру отношения; и 3) ясность и недвусмысленность языка сообщения.

Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объема одной-двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом её достаточности. Требование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызвать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку. Избыточность же информации приводит к тому, что письмо плохо воспринимается, суть его затуманивается.

Требование достоверности информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел. Убедительность (аргументировать) связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия, и от того, насколько достаточна обоснованность документа, письма, зависит его исполнение.

Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношение частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например, Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образовать, назначать, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а следовательно, и с образованным от него причастием, кроме того, важно не то, что комиссия образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать: “с выводами комиссии, работавшей год назад”. Вместо глагола “познакомиться; имеющего значение: “Вступать в знакомство с кем-либо; “Получать сведения, приобретать знания о чем-либо”, уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляется только в значении “Получать сведения, приобретать знания о чем-либо”. Как видно, лексические и грамматические нарушения и неточности лишают речь такого важного для языка деловых бумаг качества, как точность. Точность же неразрывно связана с грамотностью в широком смысле слова, с умением подобрать “нужные” слова и выстроить их в правильном порядке.

Таким образом, говоря об общих, наиболее типичных свойствах официально-деловой письменной речи, исследователи отмечают:

Документированная информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно – это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в деловом письме предъявляются особые требования:

В деловом письме требования, предъявляемые к официальной переписке, приобретают еще большую значимость в силу того, что основной спектр деловых отношений регулируется правом, системой юридических норм, за которыми следуют экономические, финансовые и иные санкции.

Деловое письмо должно соответствовать и этическим нормам, сложившимися в практике делового общения и выразившимися в специфическом речевом этикете, который является необходимой стороной деловой жизни. Эти требования не просто желаемая или рекомендуемая форма. Пренебрежение этой стороной культуры письменной речи может сказаться на успехе или неуспехе и даже провале в деловых отношениях.

3.4.2. Стиль делового письма

В сфере науки, делопроизводства и законотворчества, в средствах массовой информации и в политике язык используется по-разному. Для каждой среды общественной жизни характерен свой подтип литературного языка (в нашем случае английского), имеющий отличительные черты на всех языковых уровнях – лексическом, морфологическом, синтаксическом и текстовом. Эти черты формируют речевую системность, в которой все элементы взаимосвязаны. Так образуется функциональный стиль. Разновидность языка используемая в той или иной сфере человеческой деятельности, называется языковым стилем. Функциональный стиль языка – это совокупность стилистических ресурсов, позволяющих использовать языковые средства разных уровней языка в той или иной сфере общественной деятельности.

Стиль определяется системой языковых единиц, приемами их отбора и употребления, обусловленными социальными задачами речевого общения в определенной сфере человеческой деятельности (науке, технике, публицистике, праве, делопроизводстве и др.). Практически каждый стиль является сложным языковым явлением, включающим подстили – разновидности, имеющие специфические черты и отличающиеся друг от друга.

Официально-деловой стиль подразделяется на два подстиля: о фициально-документальный и обиходно-деловой.

Официально-деловой стиль

Современный официально-деловой стиль относится к книжным стилями функционирует в форме письменной речи. Официально-деловой стиль обслуживает сферу административно-правовой деятельности.

Язык деловой переписки представляет собой периферию официально-делового стиля. Цель большинства документов – заинтересовать адресата, убедить его, побудить к действию в нужном для автора направлении. Официально-деловой стиль отличают:

Стиль делового письма так же важен, как и правильное его оформление с точки зрения грамматики и орфографии. Наиболее типичная, характерная ошибка – это придание деловому письму чрезмерной официальности:

Такие выражения, как “herewith” и “as per”, ничего не добавляют к содержанию высказывания, делают его сухим и трудно воспринимаемым. Поэтому при написании делового письма “лучше забыть, что оно деловое”. Несмотря на то, что в большей или меньшей степени письмо всегда является официальным, оно должно быть написано естественным языком. Приведенная выше фраза, с учетом этого требования, примет следующий вид:

Второй вариант звучит более дружественно и в то же время более точно. Учитывая все вышесказанное, обратите внимание на выражения, которых следует избегать при написании делового письма:

Источник

Деловой документ. Характеристика отдельных видов деловых документов.

Деловой документ – разновидность непубликуемого, т.е.предназначенного для однократного использования. Цель – принятие или исполнение непосредственных управленческих решений. Содержит первоначальные исходные фактические сведения, показатели, параметры и является средством и результатом управленческой деятельности.

— информационные (доклад, отчет, справка, сводка обзор);

— документы коллегиальных органов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, справки, докладные, пояснительные и служебные записки);

— распорядительные (постановления, решения, приказы);

— организационные (положения, уставы, инструкции);

— документы по личному составу (заявления о приеме на работу, характеристики, приказы);

— документы по хозяйственно-договорной деятельности (договор поставки, подряда);

— документы по хозяйственно-претензионной деятельности (протоколы разногласий к договорам, претензионные письма);

— учетно-финансовые (акты, трудовые соглашения и проч.);

— документы по внешнеэкономической деятельности.

Текст – главный элемент документа. В любом деловом документе он состоит из логически выстроенных частей: вступления, доказательства, заеключения.

Характеристика отдельных видов деловых документов.

Информационные или документы коллегиального органа.

Служебное письмо – одно из средств обмена информацией и оперативного управления разнообразными процессами деятельности организаций и учреждений. Содержание посвящено одному вопросу и носит индивидуальный характер.

Бывают двух видов: требующие ответа (запрос, обращение, требование и т.д.) и не требующие ответа (информационное письмо).

Телеграммы – посылаются в срочных случаях, когда другие виды связи не могут обеспечить своевременную доставку информации адресату.

Телефонограммы – срочное сообщение, передаваемое адресату по телефону. Используется для документного оформления устных телефонных переговоров и является одним из видов деловой корреспонденции.

Справка – документ информационного характера, описывающий или устанавливающий факты, события. Может быть служебного и личного характера.

Докладная, пояснительная записка – информируют руководителя учреждения о явлениях, фактах, выполненной работе, сложившейся ситуации.

Протокол – в нем фиксируется место, время и цель проведения собрания, конференции, заседания, совещания, состав присутствующих, содержание докладов, выступлений и постановления по заслушанным вопросам. Бывают краткие, полные и стенографические. Текст каждой позиции протокола составляется по форме: слушали, выступили, постановили.

Распорядительные документы.

Постановление – нормативный акт, принимаемый местными советами народных депутатов или их исполкомами в коллегиальном порядке для решения важнейших вопросов, входящих в их компетенцию Нормативные, индивидуальные).

Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем предприятия, организации на правах единоначалия и в пределах своей компетенции. (приказы по личному составу и по общим вопросам).

Распоряжение – утверждает задание руководителя или его зама на отдельные работы, мероприятия, выполняемыми структурными подразделениями или должностными лицами.

Организационные документы.

Устав – юридический акт, на основании которого оформляется структура, функции и правовое состояние организации.

Положение – это правовой акт, устанавливающий основные правила организационной деятельности.

Инструкция – документ, содержащий правил, регулирующие какие-либо специальные стороны деятельности учреждений, предприятий.

Дата добавления: 2018-06-01 ; просмотров: 1677 ; Мы поможем в написании вашей работы!

Источник