Что такое договор аутсорсинга простыми словами

Аутсорсинг: что это такое простыми словами — понятие и виды аутсорса, что означает outsourcing персонала

Для современного бизнеса держать большой штат сотрудников – нерентабельное и неэффективное решение. Более рационально вынести часть задач на выполнение другой организации. Каждый предприниматель должен знать, что это есть такое — аутсорсинг или аутсорсинговая компания, что означает понятие простыми словами и изучив примеры подобного варианта формирования рабочего процесса, решить необходимо ли это для его деятельности.

Расшифровка понятия

Полное название «outer-source-using», что в переводе значит привлечение ресурсов извне, более расширенно описывает определение. Иными словами – это задействование в работе компании специалистов со стороны для осуществления каких-либо непрофильных функций.

Отличия от иных форм сотрудничества

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Для чего используют

Рассмотрим основные варианты, когда уместно использование аутсорсинга:

Функции аутсорсинга

Обычно предприятия передают аутсорсинговым компаниям подобные задачи:

Основные виды

Наем третьих фирм для осуществления каких-либо необходимых мероприятий подразделяют по специфике деятельности, объемам передаваемых функций, геополитическим данным.

Держать в штате сотрудников хорошего программиста – недешево, а вот загрузить его заданиями каждый рабочий день месяца достаточно проблематично. Причем это касается не только малых мощностей, где ИТ-сеть ограничивается 10-ю абонентами, но и крупных банковских и промышленных систем. К примеру, Роснефть и Сбербанк уже давно перевели на аутсорс все ит-подразделения, оставив в своем составе лишь стратегически важные сегменты. Такой аутсорсинг делят на две группы: поддержание в рабочем состоянии техники и компьютерного оборудования либо создание ПО и сети предприятия.

Бухгалтерский

Подобные услуги часто применяют для организации труда небольшие фирмы, которые не нуждаются в разветвленной бухгалтерии. Передав бухгалтерскую работу удаленной компании, удается не только экономить на заработной плате персоналу, но и на обновлении и установке специализированных программ.

Полный

Задачи и функции можно передать сторонней организации в разных объемах: полном, частичном, совместном и промежуточном. Полный аутсорсинг — это значит, что суть применения системы построена на передаче другим людям всех видов работ по данному сегменту.

Охрана труда

По нормам, если на предприятии трудится более 50 человек – то обязательным условием его функционирования является наличие службы, занимающейся вопросами охраны труда. Даже если в вашем штате до полусотни мастеров – все равно в коллективе должен быть человек отвечающий за безопасность. Подобные задачи можно передать специалистам извне. Их стоимость будет зависеть от особенностей вашей фирмы, специфики производства, численности коллектива.

Юридический

Обычно, услуги юриста нужны всего несколько раз в году, поэтому держать его в штате на постоянной основе нет никакого смысла. Заключив договор с юридической компанией, вы сэкономите не только на выплате окладов, но и за необходимые несколько задач в году рассчитаетесь исключительно по факту их выполнения.

Аутсорсинг персонала: что это такое простыми словами

Кадровый аутстаффинг упрощает процесс поиска сотрудников, а соответственно и затраты на него, особенно когда команда нужна для осуществления временных задач. Формально работник будет числиться в аутсорсинговом подразделении, но по факту находится под влиянием заказчика.

Как правило, этот способ используют в рамках проектной деятельности, которая ограничена по времени и ресурсам.

Стороннее взаимодействие

Делят сотрудничество с подрядчиками и по геополитическим характеристикам. Внешний аутсорсинг – это контракт между сторонами, функционирующими в рамках одной страны.

В продажах

Это процесс передачи полномочий отдела продаж другой организации. Бывает полный или частичный. Список задач может быть самый разный: от создания презентаций, информирования клиентов об акциях и скидках, до работы с возражениями и жалобами. На аутсорс можно отдать только один сегмент товаров: самый простой, который уже пользуется спросом, является значимым для прибыли, но уже не нуждается в пристальном контроле, либо наоборот, самый сложный, где необходим креативный подход, а у компании нет на него материальных ресурсов.

В бизнес-процессах

Корпорация передает дела, не являющиеся основными в ее деятельности, на ведение сторонним специалистам. Понять лучше, что это такое — подобные аутсорсинговые услуги, поможет простой пример: передача функций бухгалтера, юриста, правоведа.

Также многие компании пользуются помощью 3PL (логистика третьего поколения) — это целый комплекс различных видов деятельности, которые берет на себя сторонняя организация: ответственное хранение, перевозка, упаковка, перегрузка, маркировка и т. д. Все процессы можно автоматизировать с помощью различного оборудования и ПО, в том числе это могут быть терминалы сбора данных, которые представлены в ассортименте «Клеверенс».

Производственный

Внедряется на больших предприятиях с внушительным производством, где нет надобности некоторые этапы включать в рамки личных мощностей. К примеру, заводы по созданию автомобилей, авиа и космической отраслей отдают на сторону более 65 процентов обязанностей, включая разработку составляющих и запчастей для сборки конечного продукта. Есть фирмы, в структуре которых и вовсе не предусмотрено производственная деятельность, зато в партнерах более 2500 производств, которые делают за них всю продукцию. В основные цели такого предприятия входит обеспечение продаж.

Оплата аутсорсинга

Аутсорсинговая деятельность — это процесс выполнения задач, за которые нанятая компания получает прибыль. Существует три типа оплаты труда.

За выполненный объем

Плата осуществляется по факту приемки работ, а нужный объем прописан изначально в контракте. Пример фирмы, предоставляющей услуги бухгалтера:

Тип программы обслуживания

Облегченная (на 30 дней)

Стандартная (до 9 сотрудников) на 30 дней

Стандартная расширенная (до 30 сотрудников) на 30 дней

Источник

Что нужно знать при составлении договора на аутсорсинг?

В этом посте мы опишем основные аспекты, о которых нужно помнить при составлении договора на аутсорсинг.

1. Четко фиксируйте все параметры сотрудничества в договоре

С юридической точки зрения договор между двумя компаниями не может быть назван «договором аутсорсинга» (в Гражданском Кодексе РФ предусмотрены договоры подряда, оказания услуг, поставки, транспортировки и так далее). Договор, регламентирующий выполнение определенных работ одной компанией для решения задач другой компании, конечно, можно назвать аутсорсинговым, но тогда это будет не поименованный договор, то есть не предусмотренный российским законодательством. По факту любой такой договор будет рассматриваться в соответствии с его реальной сущностью. То есть, если мы говорим о выполнении определенных работ, речь идет о договоре подряда, а если о совершении действий (не имеющих материального результата) — о договоре оказания услуг. В любом случае вам не удастся объяснить проверяющим органам, что вы что-то передали на аутсорсинг, а компания-исполнитель будет рассматриваться как ваш подрядчик, и его действия будут проверяться на предмет соответствия условиям соответствующего договора.

2. Сопровождайте договор дополнительным SLA соглашением

Неоднократно в нашем блоге мы писали про соглашение SLA («Что такое SLA, и как его правильно использовать?»), которое действительно важно при построении надежных и долгосрочных взаимоотношений с аутсорсером. Именно SLA подробно регламентирует отношения сторон, разделяет сферы ответственности и определяет стратегию развития аутсорсинга в компании-заказчике. На основе данных SLA Вы можете предъявлять претензии исполнителю, требовать выполнения оговоренных сроков и достижения заранее определенных результатов.

3. Заранее оговорите результаты, которые хотите получить

Оценка эффективности работы аутсорсера – задача заказчика. Поэтому необходимо прямо в договоре привязать уровень оплаты услуг с ключевыми параметрами выполнения задач. Мы уже упоминали про четкое формулирование KPI в договора на оказание услуг («Как выбрать KPI для договора на аутсорсинг? 6 простых правил»). Остается лишь напомнить, что без правильного оформления договора вы не сможете добиться выполнения всех условий и достижения нужных критериев (так как у вас не будет инструментов стимулирования исполнителя и его контроля).

4. Применяйте смешанные договоры при оформлении комплексного обслуживания

Как правило, аутсорсинг подразумевает постоянное выполнение различных действий по абсолютно разным направлениям (например, расчет заработной платы, доставка документов, консультация по телефону и т.д. ). В этом случае договор, заключаемый между заказчиком и исполнителем, считается смешанным. Особенность такого договора в его размерах — он должен предусматривать все возможные ситуации, в том числе и конфликтные, охватывая каждую из сфер сотрудничества компаний.

5. Сфокусируйтесь на получении услуг, а не на «аренде персонала»

Если вы читали наш пост «Аутсорсинг в правовом поле РФ», то знаете, что недавно в России была запрещена практика аутстаффинга (аренды персонала), и произошло это исключительно потому, что российские законы не регулируют отношения подобного уровня.

В целом нужно понимать, что при правильном составлении контракта на оказания услуг по аутсорсингу, компания-поставщик услуг просто выполняет определенные задачи в интересах заказчика. При этом полностью соблюдается трудовой кодек РФ, а планирование и контроль работы специалистов остается на плечах аутсорсера.

В случае с аутсориснгом заказчик является потребителем конкретной услуги, и не получает персонал в аренду. Исполнитель, или аутсорсер, набирает для обслуживания одного или сразу нескольких заказчиков штат специалистов. Эти люди могут работать как на территории заказчика, так и удаленно, находясь в офисе поставщика услуг. В любом случае НДФЛ, взносы в фонды страхования, а также сами выплаты заработных плат производит исполнитель. Компания, для которой выполняется тот или иной сервис, оплачивает лишь саму услугу, и может даже не знать, сколько людей работает на данном проекте и какие заработные платы им начисляют.

Договоры аутсорсинга опираются на положения гражданского законодательства, регулирующие возмездное оказание услуг (гл. 39 ГК РФ). При этом судебная и налоговая практика однозначно доказывает легитимность подобных отношений между потребителем и поставщиком.

Компания UCMS Group Russia предлагает услуги по аутсорсингу бизнес-процессов. Мы входим в тройку лучших провайдеров расчета зп и кадрового делопроизводства в России по данным рейтингового агентства «Эксперт РА».

Руководитель маркетинговой практики, UCMS Group Russia

Источник

Что такое договор аутсорсинга

Договор аутсорсинга — это документ, по которому привлеченные исполнителем специалисты оказывают услуги заказчику.

Для чего используют аутсорсинг

Сделка — соглашение аутсорсинга — это аналог подряда или возмездного оказания услуг. Отличие в том, что исполнитель не лично выполняет работы, а с привлечением сторонних специалистов. Фактически заказчик поручает иной организации выполнить работу в своих интересах.

Обычно по таким соглашениям оказывают услуги, на которых организация лично не специализируется: юридические, бухгалтерские, подбор персонала, клининг, сборка мебели и пр.

К таким сделкам прибегают, если держать в штате постоянного сотрудника не выгодно, и работа не постоянна.

Виды аутсорсинга

Разновидности сделок не ограничены законом.

Допустимо смешение правовых норм в одном документе:

Особенно распространен договор услуг аутсорсинга персонала — аутстаффинг.

Что учесть в договоре аутсорсинга

Согласуйте в тексте положения:

Если единая форма заявок в абонентском контракте не установлена, составляйте ее в свободной форме.

Вот, например, как правильно писать заявку аутсорсингу на озеленение:

Если порядок направления заявок не прописан, направьте ее по реквизитам из договора: на электронную почту, через сайт, нарочно и пр. Если порядок согласован сторонами, направляйте в согласованном порядке.

Важные моменты в договоре

Предмет сделки указывать обязательно. Если не прописать, что именно обязан делать аутсорсер, контракт ничтожен ( ст. 432 ГК РФ ).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как соотносятся аутсорсинг, аутстаффинг и заемный труд. Используйте эти инструкции бесплатно.

Порядок составления договора

Текст соглашения разрабатывает одна из сторон, обычно аутсорсер. Основные моменты и существенные условия согласуют путем переговоров. Если соглашение не достигнуто, участники вправе подписать контракт с протоколом разногласий.

Рекомендуем утвердить в организации положение по аутсорсингу по типу локального нормативного акта, указав основные моменты по работе с контрагентами. Это позволит проработать единую политику в компании по таким взаимоотношениям.

Регистрировать контракт не требуется, нотариальное заверение не обязательно.

Образец договора аутсорсинга

«___»________ ____ г.

__________________________________________________, именуем__ в дальнейшем «Заказчик», в лице __________________________________________________________, действующего на основании __________________________________________________________________________, с одной стороны,

и __________________________________, именуем__ в дальнейшем «Исполнитель», в лице ______________________________________________________, действующего на основании ___________________________________________, с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий Договор о нижеследующем:

1.1. Настоящий контракт заключен в целях оптимизации функционирования ООО «____________» за счет сосредоточения им усилий на ведении основной деятельности.

1.2. Предметом является передача Заказчиком аутсорсеру непрофильных функций.

Перечень передаваемых Заказчиком Исполнителю непрофильных функций (далее — «Перечень функций») содержится в Приложении № 1.

1.3. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя обязательство выполнять в интересах Заказчика переданные ему непрофильные функции Заказчика согласно Перечню функций (далее — «услуги»). Порядок оказания услуг определен в Приложении № 2.

1.4. За оказание услуг Заказчик уплачивает Исполнителю вознаграждение.

2.1. Вознаграждение Исполнителя составляет _______ (_________) рублей, включая НДС ________% в размере _____ (________) рублей.

2.2. Вознаграждение уплачивается ежемесячно до ___ числа текущего месяца.

2.3. Вознаграждение уплачивается путем перечисления суммы, указанной в п. 2.1, на расчетный счет Исполнителя.

3.1. Срок действия настоящего соглашения — с «___»________ ____ г. по «___»________ ____ г.

3.2. Настоящий контракт может быть расторгнут в любое время по инициативе каждой из Сторон с обязательным предупреждением другой Стороны за ____ (_____) рабочих дней до его расторжения.

3.3. Если ни одна из Сторон не заявит о своем желании расторгнуть настоящий контакт за ___ (______) дней до окончания срока действия, настоящий контракт считается пролонгированным на следующий _______ на тех же условиях.

3.4. Все изменения и дополнения, а также порядок расторжения считаются действительными при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны уполномоченными на то представителями обеих Сторон.

4. АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

А это пример договора аутсорсинга, составленный по всем правилам:

Источник

Вся правда про бухгалтерский аутсорсинг

TAlexey / Depositphotos.com

Бухгалтерия – это не то, о чем руководству компании хочется думать, и на что бизнес с удовольствием тратит время и деньги.

Об аутсорсинге бухгалтерии чаще всего задумываются в следующих случаях.

Во-первых, если возникает явная проблема:

Первый порыв директора – искать другого главбуха – сменяется трезвыми рассуждениями: а будет ли новый человек лучше, чем предыдущий? Не пора ли что-то менять кардинально: впредь не зависеть от конкретного бухгалтера, от его знаний и настроений и вообще не решать кадровые и организационные вопросы, связанные с учетом? Так возникает альтернатива – довериться проверенной бухгалтерской компании.

Во-вторых, о передаче бухгалтерии на аутсорсинг начинают задумываться, когда приходит понимание, что твой бухгалтер бизнесу не товарищ:

В общем, бухгалтерская функция понимается узко: рассчитать налоги, зарплату, сдать государству отчетность.

Довольно быстро руководство компании понимает, что чем искать сферического коня в вакууме (универсального специалиста, который одинаково хорошо разбирается в налоговых, юридических, IT-вопросах, при этом инициативен, предприимчив и ориентирован на полезный для бизнеса результат), быстрее и проще нанять бухгалтерскую фирму, обладающую разносторонней экспертной практикой и соответствующими ресурсами.

В-третьих, бухгалтерский аутсорсинг часто рассматривают, когда перед компанией стоит задача снизить текущие расходы на бухгалтерию. Со стороны многим кажется, что услуги бухфирмы всегда дешевле, чем содержание штатной бухслужбы (действительно ли это так – рассмотрим ниже).

К тому же, передача бухгалтерии на аутсорсинг дает возможность бесплатно (или почти бесплатно) получить доступ к технологиям, внедрение которых бизнес скорее всего не потянет ни по деньгам, ни по ресурсам.

Ну и еще один распространенный случай, когда бухгалтерский аутсорсинг – хорошее решение, это когда в компании несколько учредителей или наемный менеджмент и нужно сохранить независимость бухгалтерской службы, исключить возможность сговора с бухгалтерией, обеспечить всем заинтересованным лицам равноправный доступ к финансовой информации.

Что такое бухгалтерский аутсорсинг

Если вы раньше не сталкивались с аутсорсингом бухгалтерии, неизбежно возникают вопросы:

Давайте вместе разбираться.

Отдать бухгалтерию на аутсорсинг – это значит полностью или частично передать учетную функцию профессиональной компании. В этом смысле аутсорсинг бухгалтерских услуг ничем не отличается от других видов аутсорсинга: хоть клининга, хоть подбора персонала.

Каким ООО подойдет удаленная бухгалтерия?

Легче ответить от обратного – кому аутсорсинг бухгалтерии точно не подойдет.

Передайте бухгалтерию на аутсорсинг и освободите время для действительно важных задач

Да, есть компании, которым бухгалтерский аутсорсинг противопоказан.

В первую очередь, это касается руководителей, склонных к микроменеджменту и гиперконтролю, которые к тому же не готовы формализовать рабочие отношения: распоряжения им легче давать устно, глядя сотруднику в глаза, поэтому тот должен находиться в шаговой доступности и чуть не круглосуточно на связи; ведь задачи нередко возникают спонтанно, в формате «нужно сделать вчера».

Во вторую очередь, бухгалтерский аутсорсинг не подходит компаниям с очень специфическими (и даже – экзотическими) требованиями к учету.

Бухгалтерская компания – это, в хорошем смысле слова, конвейер: учетные и бизнес-процессы грамотно спроектированы, отлажены, во многом автоматизированы, люди обучены стандартам, работают по четким регламентам. Любое отклонение от «нормы» невыгодно, поскольку это – отвлечение ресурсов и переход на индивидуальное ручное управление.

При выборе бухгалтерской компании поинтересуйтесь, под каких именно клиентов заточены ее процессы. Аутсорсинг бухгалтерского учета для ООО – слишком общая формулировка. Кто-то специализируется на обслуживании «упрощенцев», кто-то умеет обслуживать иностранные «дочки» и представительства, а кто-то стандартизировал свои учетные процессы под крупные компании со сложным учетом.

Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг

Бухгалтерский аутсорсинг возможен в разных комбинациях. Чем крупнее бухгалтерская компания, тем больше вариантов вам могут предложить.

Перечень бухгалтерских услуг не ограничивается ведением налогового и бухгалтерского учета. Это может быть и функция главного бухгалтера (выполнение только самых ответственных, сложных задач), и ведение конкретных участков (например, расчет зарплаты или авансовые отчеты).

Кроме того, это могут быть и услуги, не относящиеся напрямую к бухгалтерии (ведение кадров, юридическая поддержка, оптимизация налогов, помощь в смене учетной системы).

Однако самый распространенный вариант – комплексный аутсорсинг, когда бухгалтерский функционал передают на аутсорсинг целиком.

Какой вид бухгалтерского аутсорсинга выбрать, зависит от финансовых возможностей и специфики деятельности конкретной компании.

Бухгалтерский аутсорсинг в варианте «все включено» – это полноценная замена штатному главбуху и даже целой бухгалтерской службе.

Он включает в себя ведение налогового и бухгалтерского учета, расчет зарплаты, формирование и сбор первичных документов, подготовку платежек в клиент-банке, сдачу всех видов отчетности.

Кроме того, бухгалтерские фирмы готовы предложить и смежные услуги:

В отличие от комплексного бухгалтерского аутсорсинга, заказчиками которого обычно являются генеральный или финансовый директор, инициатором выборочного аутсорсинга бухгалтерии чаще всего становится главный бухгалтер.

Главбухи делегируют часть своих функций проверенным фирмам по следующим причинам:

В любой бухгалтерии есть участки, ведение которых отнимает много времени и сил, но не требует знаний на уровне главбуха. Поэтому бухгалтерское сопровождение на аутсорсинге – хороший вариант.

Кстати, уже сегодня важной строчкой в резюме главбуха является умение использовать ресурсы технологичных бухгалтерских компаний для повышения эффективности учетных процессов.

Самые популярные участки, которые передают на выборочный аутсорсинг:

Ведение учета от лица главного бухгалтера

Бывает и обратная ситуация, когда бухгалтерский аутсорсинг нужен не для того, чтобы закрыть какой-то участок под руководством штатного главбуха, а наоборот – чтобы оставить в штате простые учетные функции, передав на аутсорсинг управление бухгалтерией.

Главный бухгалтер на аутсорсинге – одна из наиболее востребованных услуг у компаний малого бизнеса, особенно, если компания активно растет, имеет сложный учет, но не может пока конкурировать за высококвалифицированные кадры.

Стандартные проблемы штатной бухгалтерии:

Главбух на аутсорсинге – это не только квалифицированное управление учетными процессами, но и детальная формализация работы, что позволяет избежать ошибок по вине человеческого

Управлять сотрудниками в штате, когда детально прописаны инструкции, люди работают в единой автоматизированной среде, предоставляемой провайдером, вполне можно и удаленно.

Как работает главный бухгалтер на аутсорсинге

Бухгалтерский аутсорсинг возможен в разных комбинациях не только в смысле перечня услуг, но и в организации работы бухгалтеров.

Если в маленьких бухфирмах главбух в одном лице выполняет все виды работ, то в крупных бухгалтерских компаниях существует разделение труда, что дает массу преимуществ: за каждый участок отвечает профильный специалист, имеющий не только актуальные знания и релевантный опыт, но и достаточно ресурсов, чтобы сделать работу вовремя и хорошо. Ничто не ускользает от внимания, функции не дублируются. Такой конвейерный подход обеспечивает стабильное качество на всех этапах, еще и сильно удешевляя стоимость услуги (поскольку менее квалифицированная работа не делается силами дорогостоящих главбухов).

Когда речи идет об аутсорсинге, ведении бухгалтерского учета – это не всегда означает, что команда бухгалтеров работает удаленно. Разделение труда позволяет так смоделировать процесс бухгалтерского обслуживания, что часть сотрудников работает в офисе клиента, но по стандартам бухфирмы, под ее управлением. Это актуально, например, в части обработки «первички», когда проще посадить человека в офисе, дав ему удаленный доступ в бухгалтерскую базу, чем передавать в бухфирму массивы необработанных документов.

Одной из важнейших составляющих бухгалтерского аутсорсинга является всесторонняя экспертная поддержка бизнеса. Бухгалтерский учет, налоги, валютный контроль, трудовое право – запросы бизнеса разнообразны (никогда не знаешь, с чем компания столкнется завтра).

И хотя почти все бухгалтерские компании заявляют об экспертной поддержке, как неотъемлемой части обслуживания, на практике это требует избытка экспертного ресурса и разностороннего опыта, поэтому оказывать ее умеют немногие. На самом деле уже при первом личном знакомстве, еще до заключения Договора, вы многое поймете. Если даже на первой встрече эксперты занимают активную позицию (думают, чем помочь, что улучшить в вашей текущей ситуации, стараются ответить на вопросы) – это хороший признак.

На переговорах задайте вопрос бухгалтерской компании, как у нее поставлен процесс информирования клиентов о важных изменениях в законодательстве, влияющих на их бизнес. А еще лучше – запросите пример рассылки или информационных материалов (если это не просто перепечатка новостей из СМИ, а информация подается с оцифровкой налоговых и бизнес-рисков, с экспертными выводами, с предложением каких-то решений – можете смело нанимать такую бухфирму).

Кстати, поинтересуйтесь, не имеет ли провайдер бухгалтерских услуг ограничений в объеме экспертной поддержки.

Устные консультации (обычно к ним относятся вопросы, которые не требуют серьезной подготовки) не должны быть лимитированы по количеству в месяц (в шутках или часах), а письменные консультации должны иметь разумную стоимость. Проверяйте это на берегу.

Как устроен аутсорсинг бухгалтерских услуг

Кто подписывает отчетность при аутсорсинге?

Генеральные директора рассматривают бухгалтерский аутсорсинг, как способ снять с себя ответственность за ведение учета. Считается, что, если налоговую отчетность подписывает по доверенности генеральный директор бухфирмы, клиент уже ни за что не отвечает. На самом деле это иллюзия. За ведение учета всегда отвечает генеральный директор юридического лица.

Другое дело, что с бухфирмы можно стребовать возмещение материального ущерба. И в этом смысле аутсорсинг бухгалтерии действительно имеет преимущества перед штатным бухгалтером.

Как же подписывается отчетность? Чаще всего бухфирма оформляет на клиента электронно-цифровую подпись, и все делается удаленно.

Кто несет ответственность за ведение бухгалтерии на аутсорсинге?

Скажем еще раз: кто бы не вел налоговый и бухгалтерский учет – штатный бухгалтер, фрилансер или бухгалтерская компания – ответственность за качество учета всегда лежит на генеральном директоре юридического лица.

Правда, отличие между бухгалтерской компанией и штатным бухгалтером все-таки есть.

Взыскать материальный ущерб со штатного, а уж тем более, с приходящего бухгалтера, невозможно: ваши претензии будут рассматриваться в рамках лояльного к наемным сотрудникам Трудового кодекса РФ. Единственный способ привлечь штатного бухгалтера к ответственности – заключить с ним кабальный трудовой договор, на что он вряд ли пойдет.

А вот с бухгалтерской компанией отношения закрепляются юридическим договором, значит, привлечь ее к ответственности можно в рамках Гражданского кодекса.

Кроме того, любая уважающая себя бухгалтерская компания страхует свою профессиональную ответственность на серьезные суммы. И в этом несомненное преимущество аутсорсинга бухгалтерии перед штатным бухгалтером.

Аутсорсинг или штатный бухгалтер: что лучше?

На этот вопрос каждый руководитель отвечает для себя сам.

Кому-то важно все держать в своих руках. А кто-то хочет сменить статус руководителя на статус клиента:

Если раньше аутсорсинг бухгалтерии больше воспринимался как способ сокращения расходов, то теперь рассматривается как способ сохранить и усилить конкурентные преимущества, позволяя владельцам бизнеса сосредоточиться на том, что они делают лучше всего: на ведении бизнеса.

Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерии

5 преимуществ удаленной бухгалтерии на аутсорсинге

Качество бухгалтерского аутсорсинга сильно зависит от того, какая именно компания оказывает бухгалтерские услуги. О том, как выбрать провайдера – поговорим ниже. А пока разберем преимущества удаленной бухгалтерии, если вас обслуживает крупная бухфирма (о небольших компаниях говорить сложно, им не хватает масштаба, чтобы перейти на иной организационный уровень, поэтому их стиль работы мало чем отличается от обычных фрилансеров).

Ведём бухгалтерский учёт без ошибок. Поможем минимизировать налоговые риски и избежать финансовых потерь

Итак, первое преимущество крупной бухфирмы – это действительно профессиональные сотрудники. В таких компаниях хорошо поставлена система подбора персонала (каждый специалист проходит многоуровневое письменное и устное тестирование), продумана система обучения.

Кроме того, квалифицированные специалисты и сами стремятся работать в аутсорсинге – это гарантирует им разноплановую интересную работу с возможностью профессионального и карьерного роста.

У генерального директора, который сам нанимает бухгалтера в штат, чаще всего нет бухгалтерского образования, поэтому он вынужден делать выбор, опираясь на косвенные признаки: рабочий стаж, рекомендации знакомых, личные ощущения. Иногда помогают профессиональные тесты, но и они не панацея.

Во-вторых, вы в принципе освобождаетесь от кадровых вопросов: бухфирма нанимает, адаптирует, обучает, контролирует своих сотрудников, а если нужно – то и заменяет: вы больше никак не зависите от конкретных людей.

В-третьих, вы можете не волноваться за качество учета: в крупных компаниях контролю качества уделяется самое пристальное внимание. Тем более, бухфирма отвечает за свои ошибки рублем.

В-четвертых, вы получаете не просто выходной результат в виде посчитанных налогов или сданной отчетности, но принципиально иной уровень организации учетных процессов, которого трудно достичь в штате (это дорого и трудоемко).

В-пятых, стоимость услуг коррелирует с выходным результатом. Вы понимаете, за что конкретно платите. И это не рабочее время бухгалтера с его больничными и отпусками.

Возможные риски при работе с удаленной бухгалтерией

Бухгалтерский аутсорсинг, несомненно, несет в себе риски, но только если вы работаете с мелкой бухгалтерской фирмой или с бухгалтером-фрилансером. В этом случае не стоит рассчитывать на стабильное качество, быструю замену бухгалтера (если ваш специалист заболеет, уйдет в отпуск или уволится), и на сохранность бухгалтерской базы, поскольку небольшие фирмы не могут содержать ИТ-специалистов, оплачивать серверное оборудование, осуществлять регулярное бэкопирование данных и пр.

2 важных момента в договоре на аутсорсинг бухгалтерских услуг

Обычно образец договора на бухгалтерский аутсорсинг носит общий характер. Как и любой подобный документ, он содержит предмет договора, стоимость услуг и порядок расчетов, срок действия, права и обязанности сторон, а также – их ответственность по договору.

На что имеет смысл обратить внимание.

Во-первых, на лимиты по ответственности, прописанные в договоре. Например, может быть указано, что срок ответственности бухгалтерской компании ограничивается одним годом, а возмещение ущерба возможно лишь в пределах стоимости обслуживания за последний квартал. Солидные компании несут перед клиентами расширенную ответственность, указывая в договоре, что материальный ущерб возмещается в полном объеме в течение трех лет с момента сдачи отчетности. Почему в течение именно такого срока? Потому что налоговые органы в рамках выездной проверки смотрят три предыдущих финансовых года.

Ответственность бухгалтера на аутсорсинге – это камень преткновения для многих клиентов. Поэтому помимо пункта в договоре неплохо бы удостовериться в наличии у бухфирмы действующего полиса страхования профессиональной ответственности.

Во-вторых, поскольку бухгалтерский аутсорсинг – услуга комплексная и довольно сложная, неотъемлемой частью Договора обычно являются Регламенты или Правила оказания услуги. По тому, насколько детально они проработаны, можно судить о надежности компании.

Как контролировать ведение бухгалтерского учета сторонней организацией

Бухгалтерский аутсорсинг видится многим, как некий «черный ящик»: что там и как происходит – не ясно. Однако солидные бухгалтерские компании серьезно озабочены тем, чтобы их взаимоотношения с клиентами были как можно более прозрачными.

Для этого, во-первых, клиентам предлагаются Личные кабинеты, дающие возможность отслеживать, что именно сейчас в работе, в какие сроки будет выполнена та или иная задача.

Во-вторых, предоставляется круглосуточный удаленный доступ в бухгалтерские базы.

В-третьих, нужно помнить, что бухгалтерская компания, которая не на словах, а на деле отвечает своими деньгами за качество (мы говорили об этом выше, в разделе про Договор) – сама заинтересована постоянно улучшать контрольные процедуры.

Поскольку содержать внутренних аудиторов довольно дорого, а человеческие ресурсы все равно ограничены, контрольные функции обычно автоматизируются (имеет смысл спросить у фирмы, которую вы потенциально рассматриваете, какие автоматизированные инструменты контроля у нее есть).

Цены на аутсорсинг бухгалтерии в Москве

Первое, что важно понимать – на рынке бухгалтерского аутсорсинга нет единого стандарта ценообразования. Прайс разных компаний формируются на основании разных (и не всегда очевидных) критериев, поэтому в лоб их невозможно и даже ошибочно сравнивать. Не выяснив принципы ценообразования той или иной бухгалтерской фирмы – можно по факту получить более высокий чек, чем заявлялось на старте.

Поэтому первое, что стоит выяснить – какой ключевой показатель лежит в основе стоимости бухгалтерского обслуживания? Показателей может быть несколько, но один из них точно является основным, принципиально меняющим стоимость. Это может быть:

Конечно, лучше выбирать компании, у которых ключевой критерий ценообразования прозрачен для клиента (например, объем фактически переданной в бухфирму «первички»)

Второй важный момент – за одинаковым названием услуг (например, «ведение налогового и бухгалтерского учета») стоит разное наполнение, поэтому всегда просите дать вам перечень: что входит в стоимость обслуживания, а что будет за дополнительную плату. Компании, которые на входе показывают низкий чек, обычно «добирают» свою выручку в процессе обслуживания.

Есть еще и третий момент. Если у вас развивающийся бизнес, то при расчете стоимости аутсорсинга бухгалтерии некорректно отталкиваться только от того, что есть сейчас. Опытные бухгалтеры всегда перед тем, как озвучить прайс, зададут уточняющие вопросы и только получив больше информации о вашем бизнесе, о ваших ожиданиях от бухгалтерии, смогут дать цену.

А если вы хотите с помощью аутсорсинга сократить текущие расходы на бухгалтерию, не нужно в лоб запрашивать прайс и сравнивать полученные цены на аутсорсинг с текущими затратами. Снижение расходов на бухгалтерию – это проект, к которому надо подходить совсем иначе.

Смена бухгалтерии /переход на аутсорсинг – это прекрасная возможность пересмотреть сложившуюся ситуацию с учетом (которая не факт, что является оптимальной для бизнеса).

Даже налоговый учет можно построить по-разному, не говоря уже об управленке.

Так как же грамотное подойти к пониманию стоимости бухгалтерского аутсорсинга?

Во-первых, внимательно следите за тем, какие вопросы вам задают на старте: чем больше и подробнее вас расспрашивают, тем точнее будет коммерческое предложение и тем меньше сюрпризов будет в процессе обслуживания.

Во-вторых, исходите из средней зарплаты специалистов, уровень которых подходит вашему бизнесу (бухгалтер, ведущий «упрощенку», имеет одну зарплату; главбух, знающий сложный учет, совсем другую). Получив стоимость бухгалтерского обслуживания от компании, примерно «прикиньте» сколько трудочасов в месяц или в квартал заложила на вас бухфирма. Это убережет вас от принятия опрометчивого решения в пользу «самого дешевого предложения». Ничего, кроме проблем, в последнем случае вы не получите.

Бухгалтерия на аутсорсе – это не разовый проект, а длительное партнерство. Изо дня в день, из месяца в месяц вам предстоит общаться именно с этой командой, именно с этой компанией. А значит обязательно встречайтесь, не решайте вопрос сотрудничества по телефону.

Очень важно еще на старте понять, насколько вам комфортно с этой фирмой, есть ли взаимопонимание по ключевым вопросам, соответствует ли вашим ожиданиям то, что вы видите и слышите, а не просто узнали из коммерческого предложения. Ценность сотрудничества складывается из очень многих вещей, и знать, что вы с партнером на одной волне – не менее ценно, чем получить скидку на обслуживание.

Как найти и выбрать лучшую аутсорсинговую компанию?

Найти бухгалтера на аутсорсинге не так просто, как кажется на первый взгляд. Предложений много, но как в этом многообразии понять, что подходит именно вам?

Бухгалтерская аутсорсинговая фирма обычно выбирается на долгий срок, сменить ее внутри отчетного периода – довольно хлопотно, поэтому к выбору лучше подойти со всей ответственностью.

Особенности рынка бухгалтерского аутсорсинга в России

В Европе услугами бухгалтерских фирм пользуются 86% компаний, а в США – 92%. Для России это явление еще достаточно новое. Хотя первые бухгалтерские компании появились в конце 90-х, а бум пришелся на 10-е, до сих пор бухаутсорсинг использует не более 15% малого и 3% среднего бизнеса.

В России основная целевая аудитория – это микробизнес: компании и индивидуальные предприниматели, у которых нет загрузки для бухгалтера фулл-тайм и у которых относительно простой учет (в основном, это бизнесы на «упрощенке»).

Однако здесь и кроется главный подвох. Поскольку большинство бухфирм ориентированы именно на такой клиентский портрет и массированная реклама дается на него же, из поля зрения уходят крупные игроки, которые хотят и могут обслуживать клиентов с большими бухгалтериями и/или сложными учетными процессами.

На самом деле бухгалтерские компании, предоставляющие аутсорсинг, можно разделить на следующие категории:

Какому бизнесу подходит

удаленные бухгалтеры-фрилансеры (часто оформляют себя, как ИП)

приходящие бухгалтеры (работают в офисе клиента несколько дней в месяц)

онлайн-сервисы самообслуживания («Мое дело», «Эльба» и пр.), с помощью которых можно самостоятельно сформировать и сдать отчетность

средние бухфирмы (ООО) – есть какая-то внутренняя автоматизация, поставлены бизнес-процессы (но обслуживают в основном микробизнес, для более крупных клиентов не хватает квалификации, технологических инструментов и пр.)

солидные бухфирмы (ТОП-10 рейтинга «Эксперт РА») – обладают разносторонней экспертизой, высоким уровнем учетных и бизнес-процессов

аудиторские и юридические фирмы, для которых бухгалтерский аутсорсинг – побочный вид деятельности (на обслуживании может быть всего 20-30 клиентов), подают себя как профи, но на самом деле процессы не поставлены, качество зависит от уровня конкретного бухгалтера

бухгалтерский аутсорсинг от банков (возможны 2 варианта: либо бухгалтерский сервис встроен в банковскую инфраструктуру и оказывается силами самого банка, либо под брендом банка выступает бухфирма, с которой у банка заключен договор)

Рейтинг аутсорсинговых компаний по бухгалтерскому учету

Поскольку клиенты редко понимают, на какие еще критерии (кроме цены) им опираться при выборе бухгалтерской компании, при заказе услуг бухгалтерского аутсорсинга они пытаются найти провайдера через всевозможные рейтинги.

В целом, это правильная стратегия. Однако важно понимать, что единственным авторитетным рейтингом является рейтинг «Эксперт РА». Компании, которые в нем представлены, проходят предварительный отбор, подтверждают выручку заверенной финансовой отчетностью.

Любые другие рейтинги – это самодеятельность небольших бухгалтерских компаний, которые огульно создают такие списки (включая себя в первую тройку или пятерку), после чего активно продвигаются в интернете по ключевым запросам со словом «рейтинг».

Лидеры рейтинга «Эксперт РА» (первая тройка-пятерка) – это компании, которые не только хорошо обслуживают малый и средний бизнес, а по уровню технологичности и организации способны заменить собой крупные штатные бухгалтерии, но и специализируются на аутсорсинге конкретных участков (том же расчете зарплаты, авансовых отчетах и т. д.).

Можно ли верить отзывам про услуги бухгалтерского аутсорсинга

Поскольку отзывами в интернете обычно заправляют маркетологи (причем не только хорошими, но и плохими, чтобы «очернить» конкурентов), лучше всего доверять не отзывам на сторонних ресурсах, а рекомендательным письмам, которые размещают на своих сайтах сами бухфирмы. Причем верить надо не выдержкам из писем, оформленным в виде текста на сайте (здесь нет гарантий, что это тоже не работа маркетолога-копирайтера), а самим письмам – на официальных бланках компаний-клиентов, с их печатью и живой подписью.

Критерии выбора компании для ведения удаленной бухгалтерии

Итак, если вы хотите попробовать аутсорсинговую бухгалтерию, критерии выбора (помимо стоимости обслуживания) могут быть такими:

Ну и не забывайте, что личные впечатления (на первой, второй, третьей встрече) дают самое правильное представление: подходит ли вам эта компания. Не игнорируйте «тревожные звоночки»: пообещали и не сделали, нарушили сроки, косноязычно общались, не вникали в ваши задачи, не захотели встречаться, не задумываясь назвали стоимость обслуживания, прислали шаблонный Договор из КонсультантПлюс – нет, вам не кажется, это не ваша компания.

Справка о компании:

Бухгалтерская компания 1C-WiseAdvice входит в топ-3 бухгалтерских компаний по версии RAEX. Мы работаем уже 16 лет, и за это время нашими услугами воспользовались уже более 1000 клиентов.

Источник