Что такое документооборот с точки зрения информации

Общие вопросы: что такое электронный документооборот и как он работает?

Из нашей статьи вы узнаете:

Что такое электронный документооборот и зачем он нужен в организации

Как становится ясно из названия, ЭДО (электронный документооборот) — это применение документов в электронном виде заполнения бумажных носителей. Передача данных осуществляется через особое программное обеспечение, а все образцы и формуляры заполняются на компьютере. Цель ЭДО в том, чтобы обеспечить повышение скорости работы организации в целом, и бухгалтера в частности, удобства ведения расчетов и конфиденциальности.

Сегодня лишь некоторые компании продолжают заполнять бумаги вручную, поскольку вся бухгалтерская первичка легко создается с помощью программ. Но для передачи документа контрагенту или другому сотруднику фирмы многие продолжают делать распечатку. Можно ли обойтись без этого и пересылать их файлами? Можно, но только если и у вас, и у ваших контрагентов организован электронный документооборот для обмена данными.

Принципы работы электронного документооборота и основные понятия

Создать электронный документооборот, не отказываясь от бумажного очень просто. ЭДО способен выполнять все те же функции, что и его аналог на бумаге. Он позволяет формировать, редактировать, регистрировать документы, отправлять их клиентам или партнёрам. Кроме того, он значительно упрощает сдачу отчётов в ФНС или другие контролирующие органы. Электронные документы подготавливаются в доступной электронной форме. Они должны быть пригодны для обработки различными системами. Чтобы такой документ имел юридическую силу, он подписывается электронной подписью.

Рассмотрим, как выглядит электронный документооборот при обмене документами между компаниями:

Вот как работает электронный документооборот. Созданный через ЭДО документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. Главное, чтобы получатель оказался добросовестным и не вносил в него исправления. В этом случае сам документ окажется недействительным. Изменения документа легко проверяется ЭЦП.

Виды электронного документооборота

Можно выделить два основных вида ЭДО: внутренний (в пределах одной организации) и внешний (передача данных между компаниями и госучреждениями). Существует более детальная классификация по типам документов. Это:

Многие крупные сервисы поддерживают работу практически с любыми типами документов. Но чаще всего принципы электронного документооборота применяют для первичной бухгалтерской документации или формирования счетов-фактур. Простым примером ЭДО можно считать электронную почту. Она также обеспечивает быструю передачу данных, но эффективна лишь в случае, если обе стороны согласовали обмен данными. Но почта является небезопасным каналом для передачи серьёзных документов. А некоторые государственные службы просто отказываются принимать документы, присланные через обычный имейл.

Основы электронного документооборота

Чтобы избежать неприятностей и безопасно обмениваться важными документами, такими как договоры, нужно работать через системы операторов. Операторы ЭДО — это организации, обладающие необходимым программным комплексом для обмена информацией. Как открытой, так и строго конфиденциальной. По сути, это сервисы с защищенными каналами связи с особым шифрованием. В нашей стране несколько подобных сервисов, примерно одинаковых по цене услуг, скорости передачи данных, надёжности и безопасности. Незначительные отличия могут быть в следующем:

На эти моменты нужно обратить внимание при выборе посредника для внедрения в своей организации ЭДО. Кроме обмена документами, оператор обеспечивает клиентам полноценный сервис:

Как перейти на электронный документооборот

Первым делом нужно подключиться к оператору ЭДО. Например — воспользуйтесь готовым продуктом «Астрал ЭДО / 1С-ЭДО». Сотрудники «Астрал» помогут организовать работу ЭДО и ответят на вопросы.

Купите сертификат электронной подписи и получите ключ шифрования. Если сертификат уже есть, — зарегистрируйте электронную подпись в системе.

После этого проинформируйте своих контрагентов о том, что теперь вы работаете по ЭДО и укажите с каким оператором.

Плюсы и минусы электронного документооборота (ЭДО)

Переход на новый формат даёт организации ряд безусловных преимуществ, таких как снижение трат на бумагу, оргтехнику, расходные материалы к принтерам и т. д. Также важна экономия времени, поскольку любой документ можно найти в системе, получить или отправить практически мгновенно. Существенно снижается срок создания, согласования, утверждения документации. Не только в соседний офис, а в любой город или регион. Соответственно, повышается эффективность работы сотрудников. При этом пересылаемые данные защищены от несанкционированного доступа. Важным плюсом является отсутствие надобности хранить гигантский бумажный архив.

Отрицательных сторон у нового формата не слишком много. К ним относится риск утраты данных при сбоях программ, неполадках на сервисе или хакерских атаках. А если у организации много партнеров, то есть вероятность, что не все из них уже перешли на ЭДО. В этом случае документооборот компании будет смешанным — электронно-бумажным, что усложнит рабочий процесс. Стоит упомянуть и человеческий фактор, ведь многие сотрудники привыкли к традиционному порядку работы и неохотно согласятся на его изменения. Им придётся объяснить, что переход на ЭДО сделает их работу более слаженной, оперативной и удобной.

Стоить напомнить, что решение о переходе на обмен электронными данными в онлайне организация принимает добровольно. А вот сдача в таком формате отчетности в налоговую службу стала обязательной для многих предпринимателей. Специалисты компании «Астрал» готовы помочь вам организовать документооборот в вашей организации, облегчающий работу сотрудников и отвечающий всем требованиям законодательства.

Источник

Система электронного документооборота: что это такое и какие бывают современные СЭД – примеры, описание, виды

В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота – это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.

Сегодня она – обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности – как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, – помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.

Для ее внедрения требуется покупать платформу – программный пакет – и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.

Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота – обычного и автоматизированного соответственно.

История развития

1. 80е годы ХХ века – стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми – их практические нельзя было изменить.

2. Середина 90х – создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.

3. Старт нулевых – переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.

4. С 2005 года – появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную – вместо связи «СУБД – приложение» появился треугольник «СУБД – сервер – интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.

Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Функционал СЭД: что это такое

По сути, это совокупность тех возможностей, которые обязана предоставлять используемая система, а она должна обладать следующими свойствами:

В общем случае функционал должен быть гораздо шире, чем при работе с бумажными носителями.

Требования к системам документооборота СЭД

Внимание, данные критерии должны работать и в «обратном порядке». То есть подразумевается, что компания достаточно современно оснащена технически, что ее сотрудники являются уверенными пользователями ПК и обладают всеми средствами для делового общения (Скайпом или его аналогом, электронной почтой и так далее).

Правовое регулирование и стандарты

Рассматривая, что из себя представляют САДО и СЭДО, что это такое и какими особенностями они обладают, нужно отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентирована. Но, продумывая и развивая свои продукты, создатели ПО все-таки ориентируются на положения следующих основных нормативов:

Внедряя проекты, следует руководствоваться ФЗ № 152 от 27 07 06 и № 363 от 27 12 09. При этом все стандарты скорее рекомендательного характера, что позволяет закладывать определенный процент гибкости в логику и архитектуру продуктов.

Преимущества ЭДО

Система СЭД – это по-настоящему передовое решение, так как она обладает целым рядом достоинств по сравнению с бумажным документооборотом. В числе безусловных плюсов:

Компании, которые работают с маркировкой товаров (например, обувь, табак, алкоголь, одежда), по законодательству обязаны использовать ЭДО. Упростить и оптимизировать деятельность поможет программный продукт от «Клеверенс» — «Курьер», который поддерживает электронный документооборот.

Недостатки ЭДО

Минусы, скорее, условные, но они тоже есть, и в их числе:

Какие бывают системы электронного документооборота

Один ее вид может содержать несколько элементов или признаков другого, но, в принципе, каждая из них ориентирована вполне конкретно. Поэтому уделим внимание каждой из существующих категорий.

Электронные архивы (ЭА)

Все их возможности ориентированы на хранение больших объемов данных и быстрый поиск нужной информации. Причем они должны позволять без проблем находить требуемые файлы как по названию, так и по заранее заданным ключевым атрибутам.

С развитыми workflow-средствами (WF)

Довольно сложны в организации и предполагают жесткую маршрутизацию с привязкой документов к соответствующим операциям. Пользуясь ими, можно задавать проведение работ по конкретным алгоритмам и таким образом предупреждать значительное число ошибок.

Нацеленные на поддержку управления компанией и на расширение базы знаний

Обычно они гибридные, то есть способные принимать в качестве базового элемента как сам файл, так и связанное с ним задание. Более того, они могут предполагать как строгий, так и свободный порядок действий.

Их активно используют в государственных структурах, на крупных предприятиях, в организациях с четко выстроенной иерархией и сводом правил. То есть в тех случаях, когда каждый сотрудник знает, как именно ему создать отчет, что в нем указать, куда его направить.

Системы типа коллабораций (collaboration)

Достаточно новые, созданные в связи с изменением условий рынка и появлением тренда к занятию четко очерченной бизнес-ниши. У них отсутствует формализация задач, их структура не строгая, зато все их возможности нацелены на удобство совместной работы. Люди могут редактировать какой-то файл, находясь в разных странах и часовых поясах, главное – чтобы им было комфортно делать это.

Обычно это порталы и сервисы публикации и хранения данных.

Программы с развитыми дополнительными инструментами

Это продукты с CRM-функциями, упрощающие обратную связь с клиентами (customer relation management). Это ПО, предлагающее расширенные варианты использования биллинга. Пакеты услуг весьма разнообразны, но выбранный вами должен быть простым в освоении, надежным, защищенным от действий злоумышленников, соответствующим параметрам имеющегося оборудования.

Технические возможности современных систем документооборота

Поэтому развитая и передовая СЭД (САДО) позволяет реализовать:

Также важна возможность масштабирования, расширения, произведения надстроек. При ее наличии вы можете быть уверены, что используемая система электронного документооборота обеспечивает комфорт управления сегодня и будет настолько же удобной и через месяц, и по прошествии пары-тройки лет.

Источник

Электронный документооборот (ЭДО) и его виды

Электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот призван организовывать работу с различными документами в электронном формате. Он подразумевает собой хранение, обработку и движение документов. Главной его задачей можно назвать – избавление человека от лишней бумажной волокиты.

Сейчас российская система имеет полностью сформированную нормативную базу для работы системы ЭДО. Она подразумевает обмен всеми видами юридических документов между организациями. Большая часть предприятий отказывается от бумажных документов в пользу электронных. Это значительно упрощает работу с поставщиками и клиентами.

Чем будет полезен ЭДО для вас:

Функции электронного документооборота

Основной функционал системы ЭДО заключается в том, чтобы облегчить работу сотрудников. С его помощью вы сможете:

Как работает ЭДО?

Прежде чем приступить к описанию принципов работы ЭДО определим понятие электронного документа.

Электронный документ – это информация, предназначенная для передачи и обработки с помощью информационных систем и интернета. Например, такой системой может выступить 1С.

Большая часть документов имеет унифицированную форму, утвержденную по государственным стандартам и представляет собой компонент информационной системы, например, бухгалтерской. Чтобы электронный документ стал юридически значимым, его требуется подписать электронной подписью ответственного. Например, договор, пописанный в электронном виде имеет такое же право на судебную защиту, как и подписанный на бумаге.

Электронным имеет право стать любой документ, если он не имеет прямого запрета на применение от законодательства РФ. При этом законодательно были введены следующие виды документов:

Система электронного документооборота позволяет создавать, согласовывать и обмениваться документами. Процесс похож на тот, что используется в бумажном делопроизводстве. Работает это просто. Разберем на примере:

Сотрудник вашей компании создает электронный документ в 1С. Нажимает кнопку «Сформировать, подписать и отправить». Документ отправляется в систему ЭДО, информация поступает оператору, который предоставляет сервис. Все происходит в режиме реального времени. Ваш клиент получает документ в своей системе, проверяет его и нажимает на кнопку «Провести».

На рисунке ниже наглядно видно, насколько электронный документооборот сокращает количество действий.

Виды электронного документооборота

Само по себе понятие документооборот подразумевает работу с большим количеством информации, которая подвергается различной классификации. Практически любая компания ведет учет по следующим видам документов:

Документов может быть столько, сколько отраслей деятельности ведет предприятие. Кроме этого, электронный документооборот можно классифицировать по двум критериям:

По сфере правовых отношений между участниками можно выделить следующие виды ЭДО:

Дальше мы подробнее рассмотрим каждый из них.

Внутренний ЭДО

Без внутреннего документооборота сложно представить работающее предприятие. С его помощью осуществляются практически все процессы жизнедеятельности компании. Главная их особенность в том, что внутренние документы не покидают пределы компании, то есть передвигаются внутри нее.

Документы внутреннего документооборота:

Таким образом, внутренний ЭДО регулирует работу сотрудников компании. Этот вид документооборота почти не регулируется государством, поэтому руководители могут устанавливать свои правила работы с ним.

Главные задачи внутреннего ЭДО:

Система позволяет фиксировать статусы документов на разных этапах, что позволяет руководителям эффективнее контролировать и оценивать работу. Внутренний ЭДО позволяет также вести учет времени и действий, осуществляемых по документам.

Внешний ЭДО

Внешний документооборот (межкорпортативный) подразумевает работу с входящими и исходящими документами компании. К этому виду документов относится информация о партнерах, клиентах, поставщиках и контролирующих органах. Другими словами – этот вид ЭДО обслуживает внешнюю связь организаций.

Документы внешнего документооборота:

Условно внешний ЭДО можно также поделить на две группы:

ЭДО с государственными органами

В 2011 году МинФин РФ принимает решение, разрешающее использовать счета-фактуры в электронном виде при наличии ЭЦП. Именно это решение стало стартом к дальнейшему созданию различных информационных систем электронного документооборота.

Таким образом большая часть государственных учреждений постепенно стала переходить на систему ЭДО. Индивидуальные предприниматели, юридические лица получили возможность более оперативно взаимодействовать с налоговой службой, фондом соцстраха и пенсионным фондом

Чтобы отправлять документы в Фонд социального страхования компания-организатор должна предварительно заключить договор с оператором ЭДО. Кроме этого потребуется установка необходимого ПО, которое будет совместимо с ПО ФСС, а также получить электронную подпись. Затем потребуется заключить договор о подключении к ЭДО с ФСС. Выполнив эти процедуры, компания-страхователь становится участником системы ЭДО с ФСС и имеет возможность отправлять отчетность в электронном формате.

Для обмена документами с ФНС можно заключить договор с любым оператором ЭДО. Главным условием отправки – является ЭЦП. Документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью

Перед тем как начать обмениваться документами с ПФР необходимо заполнить заявление, что отчетные документы будут поступать в электронном виде. Затем потребуется подписать специальное соглашение «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота». Эти два пункта важны, иначе ПФР не будет принимать ваши электронные отчеты.

Бланки отчетов находятся на сайтах каждого из ведомств. Для ПФР соглашение распечатывается в двух экземплярах, а заявление в трех. После подачи их в ведомство обращение рассматривается от двух неделю до месяца. Решение вы получите в письменном виде.

Если вы планируете внедрение технологии безбумажного документооборота на предприятии и вам необходима консультация, обратитесь к нашим специалистам!

Особенности электронного документооборота

Преимуществ у электронного документооборота много, но мы перечислим основные из них:

Выводы

Безусловно для внедрения ЭДО в компанию потребуется время. Без затрат также не обойтись. Но выгоды от этого настолько очевидны, что сомнений не вызывают. Уже через пару месяцев вы сможете ощутить экономию на расходах бумаги и других расходных материалов для печати документов. При этом юридически электронные документы имеют такую же силу, как и бумажные.

Кроме этого ускорится процесс работы с оплатами контрагентов. Это избавит вас от кассовых разрывов в вашей деятельности.

Также грамотная работа с внутренним и внешним документооборотом даст вам следующие выгоды:

Если посчитать все эти выгоды в цифрах, то получится вот такая сравнительная таблица:

Переход на ЭДО как правило происходит постепенно. Часто компании при переходи пользуются смешанным документооборотом. Часть документов остается в бумажном виде, а другая в электронном.

Таким образом, сравнивая электронный и бумажный документооборот в компании мы можем сделать один вывод – важны оба. Полностью отказываться от бумаг не стоит, но и отказываться от возможности использовать электронный формат не нужно.

Важно правильно настроить алгоритм работы, который будет основан на эффективной работе электронного документооборота в купе с бережным хранением бумажных архивов.

Ну и напоследок, главный совет. Внедрение ЭДО лучше всего доверить профессионалам! Специалисты компании «Первый Бит» внедрят ЭДО в вашу компанию и ответят на любые вопросы по работе с электронным документооборотом. Звоните!

Источник