Что такое гибкие задачи это

Вопрос 8. Три типа ежедневных задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые.

Как же спланировать свою деятельность таким образом, чтобы и ежедневные, текущие дела выполнять, и о своих целях и стремлениях не забывать, и в сроки укладываться? Нужно планировать свой день.

Планируя свой день, мы учитываем два типа задач:

· Жесткие – привязанные к определенному времени.

· Гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств).

Но есть такие задачи, на выполнение которых требуется определенный ресурс времени. Например, подготовку и расчет бюджета по новому проекту за 10 минут не сделаешь, потребуется как минимум 2–3 часа в течение нескольких дней, чтобы подготовить все необходимые материалы, перепроверить расчеты и избежать ошибок. Как быть с такими задачами? К какому типу задач их отнести? Таким образом, возникает необходимость в выделении третьего типа задач –бюджетируемых.

! Бюджетируемые задачи– крупные, времяемкие задачи, жестко не привязанные ко времени. Они требуют определения количества времени, необходимого для их выполнения.

Скопируйте условия задания в Word. Определите, какие из приведенных задач являются бюджетируемыми (требуют значительного ресурса времени для их выполнения)? Выделите бюджетируемые задачи зеленым цветом (шрифт или заливка).

1. Подписать документы для заключения договора.

2. Подать заявку в тех. отдел.

3. Если зав. отделом приедет из командировки сегодня, попросить у нее данные для проекта.

4. Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать.

5. Оплатить мобильный.

6. Заказать авиа билеты.

7. Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком.

8. Закончить недельный отчет.

9. Составить аналитический обзор источников по теме проекта.

10. Сдать недельный отчет.

11. Проверить правильность реквизитов в соглашении о сотрудничестве.

12. Подобрать статистику для отчета.

Вопрос 9. Алгоритм планирования ежедневных задач разного типа.

При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими, и бюджетируемыми задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следует выполнить, составляя план на день.

!Рассмотрим шаги выполнения алгоритма на примере самого простого инструмента планирования – ежедневника:

1. На сетке времени в ежедневнике (или в календаре в Outlook) отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв времени на непредвиденные обстоятельства.

2. Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами.

3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые, работающие на ключевые стратегические цели и задачи (не более 2–3 задач).

4. «Бюджетируем» время на крупные гибкие задачи. Рядом с задачей указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения.

5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем. Невыполненные задачи переносим на следующий день.

Скопируйте условия задания в документ Word. Составьте план на день, используя алгоритм планирования жестко-гибких задач (кроме последнего шага).

Список задач:

1. Подписать документы для заключения договора.

3. Оплатить мобильный.

4. Купить новый ежедневник.

5. Заказать авиабилеты.

6. Подать заявку в тех. отдел.

a. 9.00 – 9.15 – планерка.

7. Закончить недельный отчет.

8. Сдать недельный отчет.

9. Подобрать статистику для отчета.

10. Если зав. отделом приедет из командировки сегодня, попросить у нее данные для проекта.

11. Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать.

12. Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком.

13. Родители попросили подъехать сегодня вечером, помочь с ремонтом.

14. Позвонил потенциальный поставщик, перенес встречу на 17.00.

15. Проверить правильность реквизитов.

16. Начальник поставил задачу: провести собеседование с кандидатами на должность менеджера нашего отдела с12.00 до 13.00.

Бюджетирование времени в плане дня. При определении бюджета времени на выполнение всех задач в ежедневном плане важно помнить, что планировать следует не более 60% рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40% времени используем как свободный резерв на непредвиденные изменения ситуации. Между задачами всегда нужно оставлять «зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой.

Методические указания по изучению темы.

Внимательно изучив материал темы и поработав в интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий, потренировались. Теперь вы готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше усвоить материал.

Вопросы для самопроверки:

1. Насколько целесообразно планировать свои дела и задачи в ситуациях постоянных изменений и высокой степени непредсказуемости?

2. В чем заключается суть контекстного планирования?

3. Чем отличается жесткое планирование от гибкого? Как вы думаете, какой из видов планирования дает больше преимуществ в ситуациях постоянных изменений? Почему?

4. Что такое контекст? Какие типы контекстов вы знаете? Приведите примеры контекстов каждого типа.

5. В чем состоит основное отличие жестких задач от гибких? Приведите примеры.

6. Какие задачи называют бюджетируемыми? Для чего необходимо выделять задачи этого типа при планировании своего времени?

7. С помощью каких инструментов можно наладить свою систему контекстного планирования? Приведите примеры.

8. Каким образом алгоритм жестко-гибкого планирования дня помогает управлять своим временем?

9. Из каких шагов состоит алгоритм жестко-гибкого планирования? Дайте краткую характеристику каждого шага.

Литература по теме.

1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2010. – 288 с.

1. Архангельский Г.А. Метод структурирования внимания [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.

2. Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: http://www.improvement.ru/, свободный.

Практические задания.

Задание №1.

Задание состоит из двух частей.

1. Установите соответствие между гибкими задачами и контекстами. Для каждого контекста допишите по три своих варианта задач (Выполняйте задание в документе Word).

Какая из задач, приведенных в списке, не подходит ни под один из данных контекстов? Дайте название тому контексту, которому соответствовала бы эта задача.

· Съездить с ребятами на рафтинг.

· Сделать резервную копию информации базы данных по клиентам.

· Сходить на выставку.

· Повторить вопросы по экономической теории.

· Помочь родителям на даче.

· Дописать и сдать реферат до начала КИМ-ов.

· Подобрать материал для разработки презентации у клиента.

· Подобрать в электронной библиотеке книги и учебные пособия.

· Помочь стажеру освоить программу.

· Собрать информацию о потенциальных партнерах на отраслевой выставке.

2. Подумайте и запишите, с помощью каких инструментов планирования и где удобнее размещать напоминания о приведенных гибких задачах. Объясните свой выбор. Например: все задачи, связанные с покупками продуктов, удобнее записать на стикеры или отдельный лист бумаги и прикрепить с помощью магнита на холодильник. Когда собираемся идти в магазин, заглядываем в холодильник, чтобы понять, что нужно купить, поэтому дверца холодильника – самое удобное место для напоминания об отсутствии необходимых продуктов. В ежедневник или Outlook записывать такие задачи не стоит, они не попадутся на глаза в нужный момент.

Задание №2.

Используя алгоритм планирования жестко-гибких задач, в течение недели ведите свое ежедневное планирование. Запишите вывод, содержащий ответ на вопросы:

1. Каких задач было больше в ваших планах: гибких или жестких?

2. Как часто вам приходилось вносить коррективы в план дня?

3. Помогает ли разделение на гибкие и жесткие задачи оптимизировать расходы времени и сделать управление задачами более гибким в вашем случае? Обоснуйте ответ.

Задание №3.

Скопируйте таблицу в документ Word. Определите, какие из перечисленных задач относятся к жестким, а какие – к гибким. Распределите задачи по нужным столбцам.

· Сдать отчет по проекту в 18.00.

· Купить хлеба по дороге домой.

· 14.00 – совещание у начальника.

· Когда руководитель отдела рекламаций вернется из командировки, передать ему информацию по «Колобку».

· 14 мая в 13.10 – сдать зачет по маркетингу.

· 19.00 – театр комедии.

· Купить билеты до Новокузнецка.

· Достать теплые вещи, пока не грянули морозы.

· Передать требования к вакансии старшего менеджера нашего отдела специалисту по рекрутингу.

· По дороге на переговоры заехать в банк.

!С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы:

1. Метод структурированного внимания.

2. Планирование на основе метода структурированного внимания. Горизонты планирования (схемы см. далее).

Структура внимания

3. Результато-ориентированное планирование (формула эффективной постановки задач). См. тему 4 «Обзор задач».

4. Результато-ориентированность и конкретизированность задач: различия, области применения. См. тему 4 «Обзор задач».

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала.

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры.

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право.

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:

Источник

Жесткое или гибкое планирование? Что выбрать?

Если вы, как и я, любите структурировать свой день и знать, что вы будете делать завтра, то у вас наверняка случалось так, что появлялись незапланированные дела, которые срочно надо решить/сделать.

В статье, посвященной тому, как я планирую свою неделю, ссылка на статью тут, я рассказал про «фиксированное планирование». Но жизнь штука непредсказуемая, именно поэтому необходимо адаптировать свой график, под незапланированные, но в то же время неотложные дела.

Разберемся с понятийным аппаратом, который присутствует в статье:

Когда ситуация +/- штатная, фиксированное планирование очень хорошо помогает «разогнаться», набрать ритм и щелкать задачки, как орешки 🙂

Но бывает, что наступают «переходные» моменты, например, переезд в другую квартиру, другой город / страну. Даже переезд на лето на дачу. Тоже нестандартная ситуация.

Инструменты фиксированного планирования у меня в основном это компьютерные программы Notion и Evernote и Google Calendar. Все эти приложения есть и в мобильной версии, так что всегда под рукой.

Иногда это доходит вплоть до того, что я расписываю, что буду есть в конкретный день, чтобы не покупать лишнего и не пришлось выкидывать еду.

Бывает и такое, да 😀

Итак, в гибком планировании принципы немного другие.

Во-первых, необходимо разобрать именно эти гибкие задачи. Да, иногда придется пожертвовать блоками, но исхожу из того, что чем быстрее разберусь с гибкими задачами, тем раньше приступлю к фиксированным.

Что вы думаете о гибком и фиксированном планировании? Какой подход используйте сами? Дайте знать об этом в комментариях, пообщаемся:)

Не забывайте переходить в Telegram-канал.

Считаю что планировать жестко, расписания дня, это планирование ради планирования.
Использовать гибкие приемы, в данном «контексте» распорядка дня, это равносильно спланировать в уме. Для этого не требуется специальные навыки или инструменты.

КанБан, с приоритетными маркерами, для таких операционных задач подходит, но он да, не привязан ко времени, то есть привязан, но плохо планируется во времени, если не точных данных о том сколько то или иное действие займет времени.

Есть список задач, у них разные приоритеты.
Они поступают, от приоритета, вы их исполняете, закрываете, либо переносите дату.

А планирование завтрака, это уже перебор, как по мне, где ваш дух авантюризма? 🙂

Источник

Правильный тайм-менеджмент, или как всё успеть в рабочее время

Если вы задаетесь вопросом, почему я снова решила поднять вопрос важности планирования рабочего времени, я без проблем отвечу. Общаясь с сотрудниками различных компаний, не только по роду деятельности (я говорю сейчас о продажах), но и по личным обстоятельствам (встречи с друзьями), я все время интересуюсь, как построен процесс работы в компаниях, в которых работают все эти милые люди.

К сожалению, приходится каждый раз удивляться, тому, что в нашу эпоху большого количества обучающей информации, разнообразия тренингов и профессиональных коучей, все еще большое количество компаний на рынке не придают значения планированию рабочего времени своих сотрудников. Если вы решили построить в своей компании эффективный отдел продаж, данный вопрос никак нельзя упускать из виду. Поэтому продолжим.

Уважаемые руководители, давайте сегодня попробуем вместе* с вами составить примерный ежедневный план работы менеджера по продажам для того, чтобы лучше понять необходимость и важность данного процесса и поделиться своим опытом в решении вопроса планирования. Ваша основная задача — научить планировать свою работу менеджеров отдела продаж. Хотя, конечно же, планирование необходимо всем сотрудникам компании, но мы говорим об отделе продаж.

* Под словом вместе, я подразумеваю, что каждый составляет примерный план работ, приемлемый для работы в его компании, а в комментариях к данному посту делится своими соображениями. Буду признательна за ваш опыт.

Разделим задачи на «жесткие» и «гибкие»

«Жесткие задачи» — задачи, строго привязанные ко времени:

«Гибкие задачи» — задачи, не привязанные строго ко времени исполнения, но имеющие дедлайнов, вы можете решить эту задачу в любое свободное от жестких задач время, без срыва срока завершения*.

*«Гибкая» задача может перейти в категорию «жесткой», если время, выделенное на ее исполнение, было затянуто, а до дедлайна осталось как раз столько времени, сколько необходимо на ее решение.

Составление плана работы отдела продаж

После разделения наших задач, первым делом вносим в рабочий план все «жесткие» задачи

План работы после внесения жестких задач

Жесткие задачи вносятся в план дня, недели, месяца по мере их появления. То есть желательно иметь под рукой еженедельник, а на компьютере CRM (если жесткая задача переноситься на другой день, автоматизированная система упростит процесс переноса задачи, без траты времени на повторное ее создание).

* Важно при создании задач учитывать время, необходимое полностью на решение данной задачи. Например, при создании встречи учитывайте также время, необходимое на дорогу и небольшой отдых между встречами для того, чтобы провести анализ и собраться с мыслями. В противном случае, вы рискуете сорвать запланированные дедлайны, и ваше планирование рискует превратиться в примерный план работ.

Приступаем к внесению «гибких» задач

Прежде чем планировать «гибкие» задачи, необходимо разделить их на группы по степени срочности и оптимальности решения. Наиболее срочные задачи лучше вносить в первые освободившиеся от жетских задач «окна».

Оптимальность задач влияет напрямую на время их решения. Например, наиболее оптимальное время для звонков — либо утро (чтобы назначить встречу в день звонка), либо вечером (чтобы назначить встречи на последующие дни). Соответсвенно, лучше всего приурочить к данному процессу определенный промежуток времени, когда менеджер сможет сделать все звонки и наиболее результативно. Или, например, подготовку к встрече резонно проводить перед самими встречами, то есть задачу по подготовке оптимально вносить в первую половину дня.

Получаем примерно такой план на день, заполняя оставшиеся свободные поля гибкими задачи с учетом их срочности и оптимальности.

Подведем итоги

Планирование должно быть ежедневным.

Устанавливайте реальные дедлайны, чтобы укладываться в сроки решения задач и не передвигать последующее планирование. Но не растягивайте время выполнения, Вы должны успевать решить все поставленные на день задачи.

Задачи могут быть не решены в этот день по различным причинам. У вас должен быть список гибких задач, которыми вы можете заменить образовавшиеся пробелы.

Учитывайте также классификацию задач на регулярные и нерегулярные. Регулярные могут быть сразу внесены в ежедневное планирование.

Планирование менеджеры должны делать реальное, по которому будут работать. Порой сотрудники составляют планы для «отмазки» руководителю, чтобы отстал. Попробуйте продать своим менеджерам идею важности составления регулярных планов и использование планирования в работе.

Расскажите о плюсах планирования:

Организованной вам работы отдела и продуктивных менеджеров по продажам.

Written by Лия Журавлёва

Руководитель направления продаж компании «Лидмашина». Начала свою работу в продажах продавцом-консультантом, на текущий момент занимает должность руководителя отдела продаж. За время работы пробовала себя в розничных продажах, занималась «холодными» телефонными обзвонами и вела переговоры о сотрудничестве в B2B-секторе. Работала на руководящей позиции в крупных федеральных компаниях: «2 GIS» и «Эр-телеком Холдинг» (бренд Дом.ру). На сегодняшний момент работает в консалтинговом агентстве по интернет-маркетингу «Лидмашина».

3 комментария for “Правильный тайм-менеджмент, или как всё успеть в рабочее время”

Никита

Интересный вариант деления задач. Часто ломаю голову над тем, где вести списки дел? На бумаге так приятно зачёркивать выполненное, но на электронных устройствах всё проще, хотя и надо немного напрячься сначала с синхронизацией. Вы чем пользуетесь?

Лия Журавлева

Никита, инструментов планирования большое количество, вопрос привычки. Главное, чтобы все задачи были в одном месте.
Так как в специфику моей работы входит общение с клиентами, я использую для планирования задач по переговорам с ними CRM-систему. Помимо общения с клиентами, я фиксирую в CRM и внутренние задачи. Очень удобно, что все дела занесены в одну систему. Рекомендую всем, кто работает в отделе продаж.

Айдар

Источник

Тайм-менеджмент. Полный курс (21 стр.)

• гибкость планирования, возможность переносить в рамках дня выполнение задач, которые нет необходимости жестко привязывать к конкретному часу;

• экономия своих сил, так как некоторые задачи решаются сами собой, без вашего участия;

• возможность вам самим значительно меньше отвлекаться от дел и создание условий для того, чтобы вас в течение дня меньше отвлекали другие;

• решение тех задач, которые именно для вас являются самыми главными;

• удовлетворение от того, что видите, как много вам удалось сделать за день.

Жестко-гибкое планирование дня

При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следует выполнить, составляя план на день.

Шаг 1. На сетке времени в ежедневнике или календаре в Outlook отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв на непредвиденные обстоятельства.

Шаг 2. Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами. Удобно пользоваться недатированными ежедневниками. Это дает возможность заполнять разворот записями задач на один день. На левой его странице записываем жесткие задачи, а на правой – гибкие. Это очень удобно, особенно если у вас размашистый или крупный почерк.

Шаг 3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые задачи, работающие на ключевые стратегические цели. Должно быть не более двух-трех задач. При этом рекомендуется держать под рукой стратегическую картонку с выписанными ключевыми, значимыми целями (подробнее о стратегической картонке см. главу 1 «Целеполагание»). Это позволит определиться с выбором действительно приоритетных задач.

Шаг 4. «Бюджетируем» время на крупные и приоритетные гибкие задачи. Рядом с каждой из них указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения. Правило бюджетирования времени. При определении бюджета времени на приоритетные задачи важно помнить, что планировать следует не более 60 % рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40 % оставляем как свободный резерв для гибких задач и на непредвиденные изменения ситуации.

Шаг 5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем, а невыполненные переносим на следующий день.

Таким образом, планируя свой день, мы учитываем три типа задач:

• жесткие – привязанные к определенному времени;

• гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств);

• бюджетируемые – приоритетные, важные задачи, которые жестко не привязаны ко времени, но для которых мы определяем количество часов, необходимое для их выполнения.

Между задачами всегда стоит оставлять «зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой.

Чтобы быть уверенным, что не помнется шляпа между двумя чемоданами на полке, вы предпочитаете иметь пустое пространство между нею и чемоданами.

Пустое пространство и пустое время – важное средство контроля.

В. Тарасов. Принципы жизни: Книга для героев

Теперь наш план на день составлен. Страница ежедневника, заполненная в соответствии с шагами алгоритма жестко-гибкого планирования, будет выглядеть так (рис. 3.7):

3.5. Метод структурированного внимания и горизонты планирования

При составлении любого стратегического, тактического или оперативного плана нам приходится учитывать по крайней мере два важных аспекта: большое количество задач и возможность внесения изменений в планы. Рассмотрим их подробнее.

В современном мире каждый человек сталкивается с необходимостью отслеживать и контролировать огромный объем информации, поток которой растет с каждым днем. По самым приблизительным оценкам, современному менеджеру каждый день приходится удерживать в голове до 60–70 больших и маленьких задач и дел, которые нужно обязательно решить или не забыть сделать. В результате этого сознание испытывает сильные нагрузки, часть информации теряется, забывается, «стирается» из памяти. Такая перегруженность сознания служит наиболее типичной причиной стресса, психоэмоционального и профессионального «выгорания», когда человек уже не в состоянии адекватно реагировать на изменение ситуации и выполнять свои профессиональные обязанности. И это результат попыток только удержать в памяти дела и задачи, а сил на то, чтобы сосредоточиться на приоритетных направлениях и задачах, вдуматься в них, уже не хватает.

Любой план, как уже неоднократно говорилось выше, – это не жесткие рамки, в которые мы пытаемся втиснуть живую реальность, и не статичный, раз и навсегда утвержденный график. Это достаточно гибкая система организации деятельности, позволяющая оперативно вносить коррективы в запланированные дела. Изменение сроков, степени важности задач приводит к тому, что мы можем перемещать, переносить их на более дальние или ближние сроки.

Оптимальным способом, позволяющим упорядочить огромное количество напоминаний и задач, а также их перемещение, является метод структурирования внимания (далее – МСВ), разработанный и предложенный Г. Архангельским в качестве основы эффективной системы планирования. Главная функция МСВ – вспоминать о нужных делах в нужное время. Метод достаточно прост в использовании и позволяет применять значительное число классических инструментов планирования и расстановки приоритетов.

При создании метода учитывались некоторые свойства человеческого внимания, структура которого состоит из трех основных составляющих: сознание, предсознание, подсознание (рис. 3.8).

Сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью, документом. Умение некоторых людей трудиться над несколькими делами одновременно – следствие высокой переключаемости внимания.

Предсознание может контролировать 7 ± 2 объекта. Например, водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими ключевыми группами приборов. Занимаясь одной главной проблемой, можно держать в поле зрения еще от пяти до девяти объектов, но не больше. Объекты из предсознания легко перемещаются в сознание и наоборот, поэтому именно в предсознании нужно держать те дела, благоприятный момент для решения которых может наступить в ближайшее время.

Подсознание может работать с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, предсознание удерживает еще пять-девять объектов, а подсознание работает со всеми остальными. Самая распространенная ошибка состоит в том, что часто люди нерационально используют свое сознание и предсознание, стремясь удержать в них гораздо больше дел и задач, чем те способны вместить. Отсюда и информационная перегрузка, и стрессы.

Искусство эффективного управления задачами и рационально организованного планирования состоит в том, чтобы не пытаться решить все проблемы одновременно, а уметь сконцентрироваться на одной, имея в виду несколько и забыв об остальных. Для этого необходимо создать систему, позволяющую оперативно перемещать задачи между элементами структуры внимания по мере изменения уровня их значимости. Необходимо разгрузить свое сознание, вытеснив за пределы мозга все дела, мысли и задачи. Этому способствует реализация принципа материализации планирования. Вся система личного планирования – продолжение, материализация вашего сознания. Соответственно, ее нужно структурировать так же, как и внимание, т. е. она должна включать в себя три области (рис. 3.9).

1. Фокус внимания – область, соответствующая сознанию. В ней в один момент времени должен находиться только один объект – тот, с которым вы непосредственно работаете.

2. Область ближайшего внимания соответствует предсознанию. В ней должно быть 7 ± 2 объекта, необходимых вам для работы или для напоминания о какой-то задаче.

3. Область далекого внимания соответствует подсознанию. В ней хранится вся остальная информация.

Если вы предвидите в ближайшем будущем появление удобного момента для совершения какого-либо дела, нужно переложить «напоминатель» о нем из области далекого внимания в область ближайшего внимания (рис. 3.10). При этом, естественно, наименее необходимый объект из этой области нужно убрать, чтобы сохранить оптимальное число объектов 7 ± 2. Для обеспечения эффективности системы необходимо неукоснительно следовать правилу «перемещения через границы областей».

Источник