Что такое наряд в делопроизводстве
Раздел XV. Ведение нарядов, книг, карточек, журналов и судебных дел (п.п. 261-271)
Раздел XV
Ведение нарядов, книг, карточек, журналов и судебных дел
Дополнения в номенклатуру дел вносятся в порядке, установленном абзацем первым настоящего пункта.
По окончании года номенклатура подшивается в наряд.
263. Все исполненные служебные документы подшиваются в соответствующие наряды.
Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается в одном наряде в хронологическом порядке поступления и исполнения документов по данному вопросу.
Не разрешается подшивать в наряды неисполненные документы.
Подшивка должна производиться систематически. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых служебных документов.
264. Документы в наряд подшиваются так, чтобы сохранилась возможность свободного чтения текста, а листы не выступали за края обложки. В случаях, когда текст на документах расположен близко к краю листа, к такому листу для подшивки его в наряд подклеивается полоска бумаги.
265. На всех подшитых в наряд документах в правом верхнем углу проставляется порядковый номер. Нумерация листов в каждом томе наряда начинается с первого номера. Чистые листы в нарядах не нумеруются.
Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист, сложенный в несколько раз и прошитый за один край, нумеруется на верхней складке как один лист.
Карты, схемы, чертежи, фотоснимки и другие материалы, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в наряд, могут храниться при наряде в отдельных пакетах (конвертах).
При подшивке документов, подлежащих постоянному и долговременному (свыше 10 лет) хранению, металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) удаляются.
Подшивка в наряд черновиков и лишних экземпляров не допускается.
Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам по их письменному заявлению с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на заявлении, приобщенном к делу.
Каждый наряд может содержать не более 250 листов. Если документов больше, заводится очередной том наряда.
Наименование наряда должно быть кратким, ясным и в то же время полно отражать содержание подшитых в нем документов. Присваивать нарядам наименования, которые не определяют содержание подшитых в них документов («Разная переписка», «По разным вопросам» и т.п.), запрещается.
Если наряду нельзя дать одно общее наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов, подшитых в нем, или перечисления наиболее важных документов.
267. На обложках книг (журналов) указываются те же данные, что и на обложках нарядов, кроме количества приложений. Каждая заводимая книга (журнал) должна быть пронумерована по листам.
Записи в книгах (журналах) учета производятся ручкой. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправляющего. Подчистки не допускаются.
268. Надписи на обложках нарядов, книг и журналов делаются ручкой, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, то надписи на нем разрешается печатать на машинке, компьютере.
269. В судебных делах, подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), работники аппарата мирового судьи должны прошить, пронумеровать все приобщенные к делу документы, составить внутреннюю опись документов, находящихся в деле, производстве. В конце дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) вшивается лист-заверитель (приложение N 6 к Инструкции по организации работы архива мирового судьи Ненецкого автономного округа).
В судебных делах временного хранения (до 10 лет включительно) лист-заверитель не используется.
Во всех журналах и нарядах (делах общего делопроизводства), сдаваемых в архив, производится заверительная надпись.
270. Если некоторые наряды, книги или журналы необходимо продолжать в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с указанием в соответствующей графе номенклатуры против наименования соответствующего наряда, книги или журнала, за каким номером они были учтены в предшествующем году.
271. Хранение документов в незапирающихся шкафах, сейфах, ящиках запрещается.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Наряд на сдельную работу по унифицированной форме 414-АПК
Наряд на сдельную работу – первичный учетный документ, который оформляется работодателем для того, чтобы сформировать для подчиненного его обязанности.
Что такое наряд на сдельную работу и для чего он нужен
Данный документ фиксирует список задач, которые стоят перед работником на какой-то определенный промежуток времени. В частности, в нем отражаются:
Заполнение наряда на сдельную работу необходимо, чтобы после исполнения работы, представитель работодателя мог определить объем произведенных работ, и, исходя из этого, начислить заработную плату подчиненному.
Наряды бывают как разовые, так и накопительные, рассчитанные на двухнедельную или месячную выработку трудящихся.
Где чаще всего применяется документ
Наряд на сдельную работу создаётся только тогда, когда работник трудится на предприятии на условиях сдельной оплаты труда. Как правило, такая форма чаще всего применяется в строительных компаниях, на различных промышленных производствах, заводах, фабриках и т.п.
Кто составляет документ
Документ обычно пишет руководитель структурного подразделения, в котором работает «сдельщик»: начальник бригады, звена, цеха, участка и т.д. Он же отслеживает качество работы, выработку и пр., а также составляет отчет.
После того, как бланк будет полностью заполнен, он передается на подпись в бухгалтерию, кадровый отдел и другие подразделения компании, представители которых должны его проверить и подписать.
На что обратить внимание
При составлении наряда следует проявлять большую аккуратность и внимательность, поскольку от правильности его формирования и своевременной его выдачи в большой степени зависит производительность труда работников, их заработная плата, а также исполнение поставленных задач в установленный период.
Не следует забывать о том, что завизированный по всем правилам и принятый к исполнению наряд становится своего рода договором между администрацией предприятия и работниками, а как известно, условия договора нарушаться не могут (по крайней мере без последствий).
Внесенные в наряд требования должны исполняться в полном объеме, их изменение одной из сторон без согласия другой неправомерно. Даже если рабочие не согласны с условиями наряда, они обязаны его выполнить.
Ошибкам — бой!
Формируя наряд, нельзя допускать какие-то ошибки и исправлять их, поскольку документ служит основанием для начисления заработной платы и подвергается строгому учету и контролю.
Также недопустимо внесение в документ каких-то непроверенных или недостоверных сведений — в случае вскрытия таких фактов на ответственное лицо может быть составлен приказ о дисциплинарном взыскании.
Все споры, конфликты и разногласия, возникающие по нарядам, решаются в трудовых инспекциях или судах.
Как сформировать наряд на сдельную работу
С 2013 года обязательное применение унифицированных форм первичных бухгалтерских и кадровых документов отменено, поэтому предприятия и организации имеют полное право составлять данные бумаги в произвольном виде, использовать шаблоны, утвержденные в их внутренней учетной политике или брать за основу стандартные образцы. Это правило относится и к наряду на сдельную работу.
В примере, рассмотренном ниже, предлагается унифицированная форма документа, которая по сей день остается востребованной и широко распространенной. Это связано с тем, что она имеет все необходимые графы и столбцы, не нужно ломать голову над структурой и содержанием наряда.
В начале документа пишется:
Ниже идет таблица, в которой указываются:
После заполнения таблицы ставят свои подписи сотрудник предприятия, выдавший работы, и сам исполнитель.
Ниже вписывается оценка качества работ, т.е. информация об их соответствии установленным нормам и стандартам, фамилии-имена-отчества того, кто принял и того, кто сдал работу, сумма по выработке.
На обратной стороне бланка находится таблица, в которой фиксируются следующие сведения:
После этого подводится итог по сумме заработанных денежных средств.
Как оформить бланк
К оформлению бланка, также как к его содержанию, никаких особых требований нет, так что писать его можно на обыкновенном чистом листе формата А4 или фирменном бланке предприятия. При этом формировать и заполнять наряд можно как от руки так и на компьютере.
Единственное условие, которое нужно соблюсти: поставить в нем подписи всех ответственных работников – без их автографов документ потеряет законную силу.
Удостоверять наряд при помощи печати или штампа необязательно, поскольку с 2016 года применение в деятельности различного рода клише отдано на откуп организациям, т.е. они могут использовать их только тогда, когда эта норма закреплена в нормативно-правовых актах фирмы.
Наряд оформляется в единственном экземпляре и обязательно фиксируется в журнале внутренней документации.
Наряд и распоряжение — что такое и в чем разница
Наряд и распоряжение – это документы, регулирующие трудовые отношения в коллективе. По своей сути они представляют оформленные соответствующим образом указания руководителя на выполнение какого-либо задания. Основное назначение обоих мероприятий – повышение безопасности трудовой деятельности на предприятии. Из-за схожести целей их часто путают. Но между терминами существуют отличия, в которых мы сейчас попробуем разобраться.
Что такое наряд
Наряд – это документ, составленный обязательно в письменной форме, который содержит в себе следующую информацию:
Иногда к документу прилагаются схемы, чертежи и эскизы, разъясняющие подробности рабочего мероприятия.
Наряд выписывается на бланке установленной формы. Его внешний вид не регламентирован строго, но рекомендации по составлению документа встречаются в государственных нормативах, касающихся организации охраны труда по различным видам работ. Однако на предприятии бланк может быть разработан специалистами отдела по охране труда самостоятельно. Зачастую формы документа отличаются не только по работам, но и по разным подразделениям одной и той же организации.
Государственными стандартами в сфере охраны труда регламентирован список мероприятий, которые не могут выполняться без оформления наряда. К ним, например, относятся земельные работы на территории прохождения подземных энергосетей или деятельность по разрушению сооружений.
Выписка наряда регулируется рядом правил.
Срок действия наряда – 15 дней. В случае необходимости он продлевается, что обязательно имеет официальное оформление. Таким образом, наряд существует до того момента, как работа оказывается полностью выполненной.
Распоряжение: что это такое?
Распоряжение по своей сути – это тоже задание на выполнение работы. Оно определяет сущность трудовых действий, место и сроки их проведения, меры по обеспечению безопасности в процессе труда, а также устанавливает круг лиц, причастных к выполнению указания руководства. Обычно распоряжение выписывается для исполнения не слишком сложных и объемных работ, которая делегируется малой группе (иногда это всего два человека или вообще единственный сотрудник).
Оно может составляться как письменно (в виде, например, приказа), так и отдаваться в устной форме. В случае перемены в условиях работ, распоряжение переоформляется.
Допуск к работе по распоряжению фиксируется в специальном регистрационном журнале. Распоряжение действительно в течение одного рабочего дня.
Разница между нарядом и распоряжением
И наряд, и распоряжение – это оформление задания уполномоченного руководителя на выполнение определённого объема работ. Между этими элементами корпоративного документооборота существует ряд отличий:
Разницу между нарядом и распоряжением можно проиллюстрировать конкретным примером. Первый документ составляется для работ по замене электрооборудования в организации (сложный процесс, состоящий из цепочки действий), второй – для снятия показаний с приборов.
4.3. «Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде РФ» (утв. приказом Председателя Верховного Суда РФ от 08.05.2015 N 32-П) (ред. от 12.09.2019)
4.3. Оформление дел, нарядов и производств
4.3. Оформление дел, нарядов и производств 
4.3.1. Оформление дел, нарядов и производств (подготовка их к хранению) осуществляется работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства, под контролем руководителей этих подразделений и при методической помощи Управления документооборота и делопроизводства.
4.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел, нарядов и производств.
Полному оформлению подлежат дела, наряды и производства постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Полное оформление дела, наряда и производства предусматривает:
— оформление реквизитов обложки по установленной форме (приложения 58, 59, 60, 61, 62);
— подшивку или переплет (брошюровку);
— составление внутренней описи документов (приложение 54);
— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки.
Частичному оформлению подлежат наряды и производства временного (до 10 лет включительно) хранения, при этом систематизация документов не проводится, листы не нумеруются, лист-заверитель не составляется.
При подготовке дел, нарядов и производств к подшивке (переплету) металлические скрепления (скобы, скрепки) из документов удаляются.
4.3.4. При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в личное дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из личных дел и на них составляется отдельная опись.
4.3.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, наряд и производство, все листы документов (в том числе листы с резолюцией Руководства Суда, имеющие историческую, научную или практическую ценность), кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.
Листы дел, нарядов и производств, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, наряде, производстве, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
Сложенный лист (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.
Подшитые в дело, наряд и производство конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело, наряд и производство документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле, наряде и производстве.
4.3.7. После завершения нумерации листов для их учета и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель (приложение 51).
В листах-заверителях указываются особенности нумерации документов: наличие литерных и пропущенных номеров, номера листов с наклеенными документами, номера крупноформатных документов, номера вшитых в наряд конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Лист-заверитель подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела, наряда и производства (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела, наряда и производства.
4.3.8. Для учета документов в делах, нарядах и производствах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись установленной формы.
Листы внутренней описи нумеруются римскими цифрами и подшиваются перед первым листом дела, наряда, производства. Если наряд подшит или переплетен без бланка внутренней описи, то бланк приклеивается к внутренней стороне обложки.
В итоговой записи внутренней описи цифрами и прописью указывается количество документов в деле, наряде, производстве и количество листов описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Изменения состава документов дел, нарядов, производств (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела, наряда и производства.
4.3.9. Обложка дел, нарядов, производств постоянного временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме.
Надписи на обложке дел, нарядов и производств следует выполнять чернилами разборчиво, без сокращений.
Заголовки дел, нарядов и производств должны соответствовать заголовкам, указанным в Номенклатуре.
На обложке дела, наряда, производства указываются:
— полное наименование Суда;
— полное наименование подразделения Суда;
— индекс дела, наряда, производства по Номенклатуре;
— дата начала и окончания;
— архивный шифр для документов постоянного хранения.
При оформлении обложки наименования Суда и подразделения Суда указываются в именительном падеже в соответствии с их названиями в период, отражаемый документами.
При изменении наименования подразделения Суда указывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки.
Если наряд, производство содержат копии документов, то в конце заголовка ставится точка и делается отметка «Копии». Подлинность документа в заголовке не оговаривается.
Даты на обложке дела, наряда и производства должны отражать число, месяц и год регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело, наряд и производство. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов.
На обложках дел, нарядов и производств, состоящих из нескольких томов, даты проставляются на каждом томе.
Если в дело, наряд и производство включены документы, даты которых не совпадают с указанными на обложке, то под датой окончания с новой строки делается запись «В деле, наряде и производстве имеются документы за год (годы)».
На обложке наряда, содержащего годовые планы и отчеты, дата может не указываться, так как их даты отражаются в заголовках.
На обложках производств с копиями судебных решений Суда указываются даты их вынесения.
На обложках нарядов, содержащих приказы, распоряжения, акты, доклады и стенограммы, проставляются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в наряд.
На обложках нарядов с протоколами заседаний Президиума Суда, Пленума Суда и документами к ним указываются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих наряд.
Реквизит «срок хранения» на обложках должен соответствовать указанному в Номенклатуре.
Архивный шифр (номер фонда, описи, дела) на обложках дела, наряда и производства постоянного хранения проставляется в отделе хранения после включения этих документов в годовые разделы сводных описей, утвержденных или согласованных Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации.
Обложки нарядов, содержащих документы на стандартных бланках, должны иметь размеры 229 x 324 мм.
Обложки других документов могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Особенности составления описей на дела и наряды постоянного хранения в судебном делопроизводстве
Латышева Наталья Аркадьевна, начальник отдела делопроизводства, судебной статистики и систематизации законодательства Архангельского областного суда, кандидат юридических наук.
Составление описей на дела и наряды постоянного срока хранения является обязательным элементом судебного делопроизводства. Кроме учетно-справочной функции, данный вид описей позволяет обеспечивать ретроспективную информационную составляющую о деятельности судов судебной системы Российской Федерации на бессрочную перспективу в составе документов Архивного фонда Российской Федерации.
Ключевые слова: председатель суда, работник аппарата суда, судебное делопроизводство, архив суда, опись на дела и наряды постоянного срока хранения, экспертная комиссия суда.
Peculiarities of Drawing up Inventories of Cases and Orders Intended for Permanent Storage in Court Record Management
Latysheva Natalya A., Head of the Office of Records, Judicial Statistics and Systematization of Legislation of the Arkhangelsk Regional Court, Candidate of Legal Sciences.
Compilation of inventories at the case and outfits permanent retention is a mandatory element of the judicial proceedings. In addition to accounting and reference function, this type of inventory allows us to provide retrospective information content about the activities of courts of the judicial system of the Russian Federation for an indefinite term consisting of documents of Archival Fund of the Russian Federation.
Key words: court President, employee staff court, court records, archives of the court, inventory at the case and outfits permanent retention, the Commission of experts of the court.
См., например: Кирилловых А.А. Нормативное правовое обеспечение в сфере архивного дела: современное состояние и перспективы развития // Право и экономика. 2016. N 3.
См.: ст. 4 ФКЗ от 31.12.1996 N 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации» (в ред. от. 05.02.2014) // СПС «КонсультантПлюс».
См.: ст. 2 Федерального закона от 08.01.1998 N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» (в ред. от 03.07.2016) // СПС «КонсультантПлюс».
См.: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 23.05.2016) // СПС «КонсультантПлюс».
См.: Федеральный закон от 08.01.1998 N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» // СПС «КонсультантПлюс».
См.: Определение Верховного Суда РФ от 08.07.2014 N АПЛ14-255 «Об оставлении без изменения решения Верховного Суда РФ от 19.02.2014 N АКПИ13-1266. » // СПС «КонсультантПлюс».
См.: распоряжение Судебного департамента при ВС РФ от 11.05.2016 N 56-р.
См.: п. 3.2 Положения об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде от 21.12.2012 N 238 // СПС «КонсультантПлюс».
См.: п. 6.3 Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2005 N 157 // СПС «КонсультантПлюс».
См.: п. 3.9 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и в организациях: утв. Приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526 // СПС «КонсультантПлюс».
Еще одна особенность ведения годовых разделов описей связана с необходимостью рассмотрения годовых разделов экспертной комиссией суда. В том случае, если данная комиссия согласовывает соответствующий раздел, то по окончании его текста ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты состоявшегося заседания.
Рис. N 1. Пример оформления титульного листа описи (формат листа А4)
См.: п. 3.6.2 Инструкции о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов судов: одобрена Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 18 апреля 1980 г.; утверждена Приказом Министра юстиции СССР от 17.09.1980 N 13.
Рис. N 2. Пример оформления части 1 листа описи N 1 (извлечение)