Что такое номенклатурная позиция
Проблема именования номенклатурных позиций в справочниках программ оперативного учета (1С и пр.)
По прошествии уже многих лет массовой эксплуатации компьютерных баз данных, цель которых – вести автоматизированный учет движения товарно-материальных ценностей, можно констатировать, что до сих пор не решена проблема однозначной идентификации товарных объектов.
Существуют две основные ошибки вследствие данной неопределенности: так называемая «пересортица» и так называемые «дублирующие элементы». «Пересортицей» называется ситуация, когда под выбираемым в базе данных номенклатурным элементом на самом деле подразумевается другой, но скорее всего близкий по наименованию. «Дублирующим элементом» называют ошибочно введенный в справочник дубликат товарной позиции. Одной из первых причин как «пересортицы», так и «дублей» являются неопределенные (или неполные) названия, т.е. в имени отсутствует некоторая ключевая информация необходимая для идентификации. «Дубли» обычно появляются в следствие разного порядка слов описывающих свойства товара в наименовании, обычно когда вносят наименования разные операторы, например «Краска масляная» и «Масляная краска».
Основная причина данных ошибок в непродуманном занесении новых наименований в справочник учетной программы, например:
Номенклатурные группы в 1С 8.3
В версии 1С «Бухгалтерия предприятия 3.0» предусмотрен справочник «Номенклатурные группы», который содержит подраздел «Основная номенклатурная группа». Он формируется одновременно с базой данных. Очень часто пользователи не знают, для чего нужен данный справочник, как с ним работать. Поэтому по умолчанию проставляют его в формы различных документов. Чтобы открыть вкладку «Номенклатурные группы» в главном меню выберем раздел «Справочники», затем «Доходы и расходы».
Рассматриваемое понятие «номенклатурная группа» не имеет никакого отношения к группам, содержащимся в справочнике «Номенклатура», которые нужны для объединения позиций справочника. Сейчас имеются в виду составляющие аналитики некоторых счетов. По ним можно настроить учет затрат, выручки, себестоимости продукции, работ, услуг с детализацией. Речь идет о счетах 20 «Основное производство» и 90 «Продажи». Они предназначены для отражения выручки и формирования себестоимости. Для их аналитического учета предусмотрено субконто «Номенклатурные группы».
Если открыть любую карточку «Номенклатуры» будь то материалы, товары, готовая продукция (счета 10, 41, 43), мы увидим поле ««Номенклатурная группа». Оно дает возможность отнести каждый элемент к определенной группе для дальнейшей аналитики.
Что же представляют собой данные группы? Это будет зависеть от рода деятельности предприятия и затрат, по которым необходима детализация. Создавать много подвидов нецелесообразно. Рекомендуются обобщенные группы. Каждая из них – это субконто к счету. Так, при формировании себестоимости, затраты будут разделяться по видам созданных групп.
Рассмотрим более подробно другой пример. Фирма производит металлопродукцию (ворота, ограды, решетки), реализует покупные металлические изделия. В качестве дополнительных видов деятельности она выполняет сварочные работы, оказывает услуги по доставке. Номенклатурные группы могут выглядеть так: «Металлические изделия собственного производства», Металлические изделия», «Сварочные работы», «Прочие услуги».
Создание и настройка номенклатурной группы в 1С
Откроем вкладку «Номенклатурные группы» (меню «Справочники» → «Доходы и расходы»). Автоматически уже образована «Основная номенклатурная группа». Если вам не нужен раздельный учет, то все сведения будут накапливаться здесь. Чтобы добавить свою вкладку жмем кнопку «Создать». В новом окне забиваем название и не забываем сохранить.
Если это не первая запись в номенклатуре, то посредством опции «Добавить» вносим ее к ранее созданному списку. Допустим еще один вариант. При добавлении нового элемента номенклатуры в его карточке выбирается нужная группа.
Таким образом, наши группы будут содержать только те элементы, которые к ним относятся.
Если изначально проставить группу в каждой позиции номенклатуры, программа автоматически учтет это при совершении бухгалтерских проводок. В дальнейшем нужно следить за этапами движения продукции. При отражении операций по выпуску и реализации одной и той же позиции номенклатурные группы должны совпадать. В противном случае аналитический учет будет искажен.
Учет в разрезе номенклатурных групп
Рассмотрим действия при продаже нашего товара (металла). Откроем документ «Реализация товаров: Накладная (создание)» (меню «Продажи»). Выбирая элементы из справочника, мы видим, что проводки формируются с учетом соответствующей номенклатурной группы. В нашем случае это «Металлические изделия».
Аналогично при оказании услуг в документе «Реализация услуг: Акт» указанная в карточке номенклатурная группа «Сварочные работы» учтена в бухгалтерской записи.
При начислении заработной платы также ведут раздельный учет. Если работник непосредственно занят на выпуске продукции и его зарплата является прямыми затратами, то в «Способах учета зарплаты» указывают номенклатурную группу. Применяют счет 20. Его субконто будет соответствующая группа, в нашем примере «Сварочные работы».
Данные сведения фиксируются в личной карточке сотрудника.
Указанная группа будет отражаться не только при начислении зарплаты, но и при учете страховых взносов.
Теперь рассмотрим номенклатурные группы при выпуске продукции собственного производства на примере позиции «Ворота металлические». Она находится в группе «Металлические изделия собственного производства».
Создадим «Отчет производства за смену». Для этого зайдем в меню «Производство» → «Выпуск продукции». Графа «Номенклатурная группа» содержит соответствующую запись.
Обратите внимание, что во вкладке «Материалы», напротив каждой позиции, подлежащей списанию, указана та же самая номенклатурная группа.
Когда документ проведется сформируются проводки с указанием субконто. Это можно увидеть при просмотре движения документа.
Таким образом, каждая операция сопровождается бухгалтерскими записями с отражением номенклатурных групп. И для дальнейшего учета в вашем распоряжении будет база с детализацией затрат.
Для наглядного примера зайдем в меню «Отчеты» → «Стандартные» и сформируем отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» по счетам 20 и 90.
В бухгалтерских регистрах видно, что операции распределяются по группам. Это дает возможность проанализировать затраты по каждому виду деятельности, что в свою очередь способствует правильному расчету таких показателей как прибыль и себестоимость.
Справочник номенклатуры в 1С 8.3
Номенклатура представляет собой совокупность услуг или работ, ТМЦ, готовых товаров. По данным разрезам возможно ведение аналитики номенклатуры программы 1С 8.3 в бухгалтерском учете для множества счетов.
Далее будет рассмотрено управление номенклатурой в программе 1С: Бухгалтерия 8.3.
Создание и редактирование номенклатуры 1С
1С содержит справочник в одноименном разделе для сохранения номенклатурного списка.
Данный справочник дает возможность добавлять и регулировать новые позиции, а также вносить изменения созданных ранее элементов с помощью настроек и реквизитов:
Учетные счета номенклатуры
В разделе «Справочники» – «Товары и услуги» расположен регистр, содержащий сведения «Счета учета номенклатуры». Его назначение – установка настройки.
Строка регистра – правило учета, установленное для группы, позиции, вида номенклатуры, склада и его типа, организации, а также для сочетания этих реквизитов. В случае, когда учетное правило задается для всей позиции, нет необходимости вносить реквизиты «Номенклатура» и «Вид».
В 1С счета учета номенклатуры с завершенной настройкой автоматически вставляются в документы реализации, поступления, передачи МПЗ. Когда отдельная позиция имеет для своего вида и группы заданные разные учетные счета, приоритетным станет именно ее номенклатурный счет. То есть, укрупненные элементы являются менее приоритетными.
Цены номенклатуры в программе
Перейдя в «Склад», далее «Цены», устанавливаются цены номенклатуры для отдельной позиции или для группы в разделе с соответствующим названием.
Устанавливаются цены по типам после заполнения соответствующего справочника в подразделе «Типы цен», относящемуся к разделам «Справочники» – «Товары и услуги».
До внесения в шапке указывается требуемый тип. Для автоматического заполнения списка номенклатурных позиций в таблице, после нажатия кнопки «Заполнить» необходимо выбрать вид заполнения из предлагаемых:
Найти результаты установки можно, кликнув на «Цены».
«Установка цен номенклатуры» – документ, регистрирующий стоимость. Формируется автоматом через путь выбора «Цена», затем – «Записать цены».
Загрузка номенклатуры и ее выгрузка
Изучив механизм загрузки и выгрузки, можно избежать создания номенклатурного справочника в 1С 8.3 вручную.
Данная программа поддерживает загрузку позиций и цен номенклатуры форматов xls, xlsx, mxl, ods, csv. Присутствующие в справочнике на момент загрузки номенклатурные позиции, обновляются при необходимости. С помощью этой функции, например, можно по прайс-листам актуализировать цены.
До начала импорта данных нужно осуществить подготовку файла.
Путь импорта через «Номенклатура и цены» – Загрузить».
Если в файле присутствуют лишние колонки и строки, их нужно удалить на этапе подготовки данных для загрузки посредством нажатия соответствующих кнопок.
В заголовках колонок, которые остались, нужно указать названия реквизитов из справочника «Номенклатура», соответствующие полям, которые загружаются.
Для выхода на финальную проверку данных необходимо нажать кнопку «Далее». Указываем дату загрузки в «Установить цены на». Здесь осуществляется корректировка номенклатуры в таблице «Загрузка номенклатуры в 1С из файла». Загрузка начинается после нажатия кнопки «Загрузить». Во время данного процесса автоматом формируется «Установка цен номенклатуры».
Выгружаются цены и позиции в справочнике «Номенклатура» через «Номенклатура и цены» – «Выгрузить»
После выполнения всех необходимых действий нужно нажать «Выгрузить». На рис.28 показан результат.
Если у вас остались вопросы по работе со стандартным функционалом или по какой-либо доработке модулей в 1С, обращайтесь к нашим специалистам.
Нулевой цикл ERP-проекта. Первые шаги. Часть 1.
Дмитрий Гаврилов
О важности «нулевого цикла»
Не секрет, что ERP-системы активно входят в практику работы российских компаний. Различные средства массовой информации регулярно размещают на своих страницах сведения о начатых или завершенных проектах по внедрению таких систем. Практика показывает, что предприятиям необходимо поразмышлять над тем, какие шаги они в состоянии предпринять еще до того, как выбран определенный программный продукт класса ERP, и даже еще до того, как принято решение о начале процедуры выбора программного продукта. То есть речь пойдет о предпроектной стадии, или же, другими словами, о нулевом цикле проекта. На данной стадии предприятие, возможно, не без помощи внешних консультантов, должно подготовить себя к проекту внедрения, создав необходимый задел для успешной его реализации. По аналогии со строительством прежде всего необходимо заложить крепкий фундамент квалификации и данных.
Персонал в процессе подготовки исходных нормативных данных «проникается» их структурой. Часто при этом выполняется классификация объектов и их группировка по различным признакам. Когда встает задача «выстроить» данные по выбранным классификационным признакам, которые потом будут использоваться как для формирования различных их группировок, так и для установки значений различных параметров объектов, можно надеяться на то, что ее решение даст возможность, с одной стороны, автоматизировать процесс переноса нормативных данных в ERP-систему, а с другой — структурировать понимание персоналом состава и свойств объектов. Это облегчит процедуру поддержки данных в дальнейшем, в процессе эксплуатации системы.
Кроме того, уже на «нулевой» стадии проекта надо четко осознавать, что внедрение системы класса ERP не может не повлиять на производственную культуру предприятия и потребует приложения существенных усилий по подготовке персонала различных уровней к работе в рамках рассматриваемой концепции.
Стоит также заметить, что ERP-системы весьма требовательны к качеству и своевременности нормативной и оперативной информации. За такими системами, если ставится задача получать от их эксплуатации реальную пользу, надо тщательно «ухаживать», питая их данными о фактическом течении процессов закупок, производства, сбыта и пр. Помимо этого — в силу неизбежного обновления данных о номенклатурных позициях, спецификациях, технологических маршрутах и т. д., происходящего по причине появления новых видов продукции, полуфабрикатов, материалов, установки нового оборудования, появления новых мест хранения запасов, — должна решаться задача создания новых объектов в информационной системе уже после ее запуска в промышленную эксплуатацию. Следовательно, необходимо позаботиться о подготовке персонала, который будет отвечать за качество данных (исполнять функции контроля и оперативной регистрации фактических данных), и о разработке методик контроля качества данных (что, как часто, где и каким способом мы проверяем).
Какие данные можно и нужно готовить?
Можно выделить шесть основных групп данных нормативно-справочного характера, перечень которых достаточно универсален и в целом не зависит от вида программного продукта. Безусловно, некоторые из рассматриваемых атрибутов могут отсутствовать в том или ином программном продукте, однако мы отметим те из них, которые, безусловно, необходимы и широко распространены в ERP-системах.
Более подробно остановимся на обсуждении данных о номенклатурных позициях. Другие группы данных будут рассмотрены в следующих публикациях.
Номенклатурные позиции
Прежде всего необходимо определить, что такое номенклатурная позиция и какие ее виды существуют.
Номенклатурная позиция (item) — это любая уникальная (определенная) производимая или закупаемая деталь, материал, полуфабрикат, сборочная единица или готовый продукт.
Стоит отметить, что уникальность здесь понимается как однозначная определенность, а не как своеобразность и «единственность».
Можно сказать, что существуют четыре основные возможности определения способа работы с номенклатурной позицией и, соответственно, четыре класса ее выделения и описания. Номенклатурные позиции могут быть следующие.
И учитываемые, и планируемые. «Учитываемые» означает, что поддерживаются данные о складских запасах по данной номенклатурной позиции, «планируемые» — что для расчета потребности в этих номенклатурных позициях используются возможности ERP-системы.
К учитываемым обычно относят реально существующие номенклатурные позиции с относительно продолжительным временем пребывания в запасах. Надо сказать, что в рамках ERP-системы тот или иной материальный объект может находиться либо в покое (в запасах), либо в движении (в состоянии незавершенного производства или в процессе транспортировки или заказа). В первом случае фиксируется наличие запаса, во втором — наличие открытого (не завершенного производством или закупкой) заказа. Причем здесь важно отметить, что должно использоваться не бухгалтерское понимание термина «незавершенное производство» (как тот объект, который уже не является покупным, но еще не является готовой продукцией), а логистическое понимание (как тот объект, который еще не завершен производством в рамках некоторого производственного заказа).
Планирование при помощи ERP-системы обычно осуществляется одним из двух методов: календарной точки заказа или статистической точки заказа. Выбор того или иного метода, как правило, базируется на ABC-классификации номенклатурных позиций. Примеры позиций такого типа — основные материалы, сборочные единицы, готовая продукция. Если по производимой номенклатурной позиции выбран рассматриваемый класс описания номенклатурной позиции, мы должны будем определить для нее спецификацию обычного типа (как минимум одну, основную), технологический маршрут производства (как минимум один, основной) и увязать между собой спецификацию и технологический маршрут (то есть описать способ ее производства). Резюмируя, можно сказать, что позиции такого класса существуют и для складской подсистемы, и для подсистемы планирования потребности
Учитываемые, но не планируемые. То есть ERP-система не используется для планирования пополнения запасов (скажем, применяются методы визуального контроля, но при этом ведется учет фактического наличия запасов и фиксируются в системе совершаемые операции с запасами). Пример — недорогие вспомогательные материалы и офисные принадлежности, расчет потребности в которых по спецификации продукта не выполняется, и решения по пополнению запасов позиций такого типа принимаются не на основании расчетных данных из информационной системы, хотя информация о фактическом наличии в запасах при принятии решения о заказе может использоваться. Позиции такого класса существуют только для складской подсистемы, для подсистемы планирования их нет.
Планируемые, но не учитываемые. Например, номенклатурные позиции типа «семья» (по сути, представляющие собой разновидность фантомных номенклатурных позиций), используемые для целей прогнозирования продаж и являющиеся родительскими для номенклатурных позиций готовой продукции, входящих в данную семью продуктов и образующих так называемую суперспецификацию. Физически этих номенклатурных позиций не существует, они представляют собой плановую единицу. Соответственно, данные о складских запасах отсутствуют, имеется только информация о прогнозах продаж данных номенклатурных позиций.
Второй пример позиций данного класса — это так называемые фантомные номенклатурные позиции. Они используются в тех случаях, когда производимая номенклатурная позиция «живет» короткое время, то есть по ее получении она в скором времени направляется на сборку родительской для себя номенклатурной позиции. Физически это может быть реальный объект, однако сведения о его запасах не поддерживаются. Кроме того, у данного типа позиции нет технологического маршрута производства, несмотря на то что это реально изготавливаемая позиция. У нее есть только спецификация (см. рисунок).
Рисунок. Фантом и его спецификация
Причины необходимости такого рода объекта могут быть различными, например, если требуется описать как объект какую-либо деталь, на которую имеется чертеж, но которая есть только промежуточная фаза технологического маршрута. То есть, с точки зрения конструктора, это номенклатурная позиция, а с точки зрения технолога — нет, это только результат промежуточной операции технологического маршрута. Соответственно, спецификация, в которой фантомная номенклатурная позиция является компонентом, называется транзитной.
И не учитываемые, и не планируемые. То есть сведения о данных позициях никак не отражаются в информационной системе. А значит, данные о них нет необходимости подготавливать в рамках проекта подготовки к внедрению.
Итоги и перспективы
Исходя из вышеописанного, попробуем в следующих статьях, излагая состав атрибутов номенклатурной позиции ERP-системы, определять, какие значения этих атрибутов можно применять при описании номенклатурных позиций различного класса.
Глоссарий
Номенклатурная позиция (item) — любая уникальная (определенная) производимая или закупаемая деталь, материал, полуфабрикат, сборочная единица или готовый продукт.
Плановая спецификация (Planning Bill Of Material) — искусственная группировка номенклатурных позиций или событий в формате спецификации, используемая для облегчения формирования главного календарного плана и планирования потребности в материалах. Она может включать историческую среднюю спроса, выраженную в процентах от общего спроса, для всех опций в рамках свойства (feature) или для определенной номенклатурной позиции готовой продукции в рамках товарной группы (семьи продуктов), которая применяется как норма расхода в плановой спецификации.
Спецификация (Bill Of Material, BOM) — 1. Список всех сборочных единиц, полуфабрикатов, деталей и материалов, которые применяются в родительской сборочной единице, с указанием норм их расхода. Он используется вместе с главным календарным планом производства для определения номенклатурных позиций, для которых должны быть сформированы заявки на закупку и запущены в производство заказы. Для спецификаций существует множество форматов представления данных, включая одноуровневые спецификации, спецификации с отступами (структурированные), модульные (плановые) спецификации, транзитные спецификации, матричные спецификации, учетные спецификации. 2. Список всех материалов, необходимых для изготовления непрерывно одной партии (production run) продукта производителем по контракту (contract manufacturer) из деталей/компонентов для его клиентов. В некоторых отраслях с процессным типом производства спецификация также может быть названа формулой, рецептом или списком ингредиентов.
Суперспецификация (Super Bill Of Material) — тип плановой спецификации, расположенный на верхнем уровне структуры продукта, который увязывает различные модульные спецификации (и, возможно, спецификации общих деталей) для определения продукта в целом или семьи продуктов. «Норма расхода» модулей в суперспецификации представляет собой прогнозное процентное соотношение спроса на каждый модуль. Количество суперспецификаций, включенное в главный календарный план, разворачивается с целью формирования потребности в этих модулях, которые тоже являются объектами, отражаемыми в главном календарном плане.
Технологический маршрут (routing) — 1. Информация, описывающая способ производства данной номенклатурной позиции. Включает операции, которые необходимо выполнить, их последовательность, различные используемые рабочие центры, а также нормы времени для подготовки и обработки. В некоторых компаниях технологические маршруты также содержат информацию об инструментальном обеспечении, требования к уровню квалификации рабочих, операциях контроля качества, требования к тестированию и др. 2. В информационных системах процесс определения пути, который сообщение пройдет от одного компьютера к другому. Второй вариант определения включен в глоссарий исключительно ради соответствия APICS Dictionary и напрямую к теме статьи не относится (в этой трактовке он скорее называется просто «маршрут» — Прим. автора).
Транзитная (или фантомная) спецификация (Transient Bill Of Material или Phantom Bill Of Material) — техника кодирования и структурирования спецификаций, используемая преимущественно для транзитных (нескладируемых) сборочных единиц. Для транзитной номенклатурной позиции длительность цикла устанавливается равной нулю, а размер заказа формируется согласно политике «партия для партии». Фантомная спецификация представляет номенклатурную позицию, которая, хотя и производится физически, редко складируется перед тем, как быть использованной на следующем шаге или уровне производства. Это позволяет логике MRP «пропускать» потребности через фантомную номенклатурную позицию «насквозь» к ее компонентам, но MRP-система обычно сохраняет возможность расчета чистой потребности в позиции с использованием данных о случайно имеющихся запасах позиции. Данная техника также облегчает применение для конструирования и производства спецификаций общих компонентов.
Источник: APICS Dictionary, Tenth edition, 2002.
Гаврилов Дмитрий Андреевич
Руководитель направления «Производственное планирование и контроль» ABC Consulting
Настоящая статья была опубликована в журнале «Директор ИС», №6, 2004 год // Издательство «Открытые системы» (http://www.osp.ru/)
© Публикуется с разрешения издательства «Открытые системы». Все права сохранены.