Что такое нормализация нси
Про нормализацию НСИ простыми словами
В любой крупной производственной компании основные бизнес-процессы автоматизированы: бухгалтерский учет, складской учет, управление производством. Автоматизированные системы (АС) обращаются к единому информационному центру, где определен список классификаторов и хранятся номенклатурные карточки. Когда в базе нормативно-справочной информации (НСИ) беспорядок, АС выгружают отчеты с ошибками, на основании которых руководство может принять неверные управленческие решения.
Нормализация нормативно-справочной информации (НСИ) — «генеральная уборка» в информационном центре компании. Сюда входят выделение классов, структурирование, обогащение номенклатурной базы, создание шаблонов, инструкции по взаимодействию с НСИ пользователей и экспертов.
Если изначально базы НСИ не было или она была неполной, информационный центр захламляется. Сотрудники управлений с разными АС дополняют и редактируют карточки на свое усмотрение, интеграции между системами нет — все это усугубляет беспорядок и приводит к ошибкам:
— некорректным названиям и техническим характеристикам материалов;
— неправильному разнесению товаров по классам.
Простейший отчет по финансированию одного проекта сотрудники вынуждены формировать вручную, поскольку неструктурированная выгрузка из 1С, например, не годится для аналитики. Или на складе лежат годами товары, которые добавили в программу под другим наименованием или с ошибкой.
Итак, компания решила привести в порядок НСИ и сталкивается с муками выбора. Рынок предлагает 3 вида исполнителей:
— поставщики модульных систем для управления предприятием и взаимоотношениями с клиентами (1С, SAP);
— разработчики заказного программного обеспечения;
— провайдеры, предлагающие автоматизацию закупок на основе инструментов электронных торговых площадок.
Допустим, исполнителя выбрали. Следующая сложность заключается в том, что нормализация НСИ отнимает много времени у заказчика, в том числе руководителей.
Процесс начинается с анализа, переработки и добавления классификаторов и номенклатурных карточек. Ни один из 3 перечисленных видов подрядчиков не ориентируется в отрасли и специфике компании настолько, чтобы справиться с этим этапом самостоятельно и оправдать ожидания клиента. Поэтому часть работы ложится на экспертов заказчика под руководством нанятых консультантов.
Сама нормализация с помощью специальных платформенных решений – MDM систем (управление мастер-данными), при готовых классификаторах проходит быстро. Но остаются позиции, которые система не классифицировала. Если обращений к этим позициям не будет, они так и потонут в глубинах БД, если информация понадобилась — заинтересованный сотрудник определяет ее класс.
Нормализовать нормативно-справочную информацию мало, ей важно управлять. Можно держать постоянно действующую службу экспертов или давать права на редактирование сотрудникам, изучившим инструкции и детальные описания классов. Второе, впрочем, малоэффективно.
Исполнители, которые способны минимизировать участие заказчика в реструктуризации НСИ и оказывать услуги по поддержанию информационного центра в порядке, имеют конкурентное преимущество. Весь предыдущий опыт, текущие заказные разработки сделали нас экспертами и в этом направлении. Мы готовы помогать электросетевым компаниям проводить нормализацию НСИ без потери их времени.
НСИ в 1С
Создание информационных систем актуально для всех предприятий в век бурного технологического развития. В особенности таких, которые затрагивают самые разные направления деятельности, включая бухгалтерский, складской и управленческий учет, управление сотрудниками. Для построения единых систем нормативно-справочной информации доступно решение НСИ в 1С.
Ведь можно создать целый ряд независимых друг от друга систем, которые будут отвечать за каждое из направлений. Но в определенные моменты деятельности может возникнуть потребность увидеть происходящее целиком. А если на предприятии используются различные системы, сопоставить и сравнить данные невозможно. Это связано с тем, что наименования присваиваются в системах различными способами, что может привести к противоречивости и некорректности данных, а также их дублированию.
Основная причина несоответствий заключается в отсутствии единого подхода к созданию мастер-данных. Другими словами сведений, которые представляют основу структурных элементов компании.
Поэтому на предприятиях должна быть создана нормативно-справочная система, с помощью которой можно своевременно идентифицировать источник данных и корректно оперировать сведениями.
Сильные стороны НСИ, результаты внедрения
Нормативно-справочная информация – это ведение и поддержка различных справочников, которые обеспечивают ввод данных в информационном пространстве, в котором ведется работа. Такие системы можно назвать условно-постоянными.
Для эффективного управления предприятием должно быть создано общее информационное пространство. Таким образом, любое перемещение информации между различными участками будет организовано единообразно и будет опираться на единую базу. Для интеграции всех существующих систем понадобится централизованное управление нормативно-справочной информацией.
С помощью НСИ можно добиться следующих результатов:
Таким образом, осуществляется централизация ответственности за качество самой нормативно-справочной системы.
Собственники субъектов хозяйственной деятельности получают следующие преимущества:
Все это существенно упрощает подготовку отчетности – управленческой и бухгалтерской. В том числе система оптимизирует материальные затраты, повышает качество решений, улучшает качество консолидации учетных данных.
Справочники в 1С
В разделе нормативно-справочной информации в товароучетной программе 1С содержатся справочники, необходимые для работы в большинстве компаний. Эти справочники можно редактировать, вносить в них информацию для корректной работы по определенному виду деятельности.
Справочники можно разделить на основные и прочие. Первая категория включает справочники, необходимые для оформления документации по хозяйственной деятельности. К прочим относятся справочники, которые облегчают поиск и ввод данных.
В зависимости от вида деятельности, основные справочники содержат информацию о структуре компании и номенклатуре. К прочим относятся классификаторы, содержащие информацию общероссийских классификаторов, в их числе адресный классификатор, сведения о банках. Для предприятия, которое занимается торговлей, это могут быть склады, в которых хранится товар, торговые точки, кассы. Для сферы производства информационная структура будет более сложной.
Фирмы по оказанию услуг может иметь простую структуру в зависимости от количества видов услуг. Например, это может быть информация о самой организации, ее контрагентах. В одних решениях нормативно-справочная информация может быть вынесена в отдельный раздел меню, в других иметь вид Справочников в разделе «Компания», «Настройка» или меню «Справочники».
Описание НСИ
В любой информационной системе есть объекты и свойства. Каждый объект обладает определенными свойствами, по которым его можно идентифицировать. Все строится по определенным правилам и нормам, в качестве примера можно рассмотреть документ Спецификация, в котором отражены объекты, свойства и количество.
В 1С:ERP представлен отдельный раздел в меню «НСИ и администрирование», который включает два блока – «Настройка НСИ и разделов» и НСИ, содержащий справочники. В первом из них содержится нормативно-справочная информация для разных направлений, в том числе казначейство, заработная плата, кадры, налоги.
По отдельности НСИ размещена в некоторых разделах, включая «Закупки», «Производство», «Продажи». Любые нарушения при создании данных в системе могут вызвать проблемы, поэтому важно понимать архитектуру сведений, которые создают логистику. В системе содержится большое количество предустановленных реквизитов.
Вся корпоративная информационная система основана на архитектуре и полагается на эти сведения.
С мастер-данными происходят различные события. В результате этого производится запись в той или иной форме в базу данных. Отчеты строятся на основании той или иной формы различными способами.
Номенклатура – что это такое
Справочник «Номенклатура» присутствует во всех НСИ, которые связаны со сферой торговли, производства, оказания услуг, выполнения работ. В этом справочнике справа представлены виды номенклатуры, а в левой части – непосредственно объекты.
Следующие их виды установлены в 1С: Управление нашей фирмой – материалы, бытовая техника, розница, модули, работы и услуги, сантехника, мебельные детали. Внутри каждого из них представлены объекты, включенные в группу.
Отличаются виды объектов и их свойства в 1С: ERP. Они зависят от видов деятельности компании. Система позволяет задать фильтр по свойствам или видам.
По сути, виды номенклатуры представляют собой разрезы, которые содержат в себе определенные характеристики. Их объединяют по определенным признакам. Этих признаков может быть несколько, в частности, по отношению к производственным процессам.
Справочники в 1С:ERP
В основном справочнике содержатся сведения об Организации.
В них представлена следующая информация:
Есть и прочие сведения, такие как лицензии, кассы предприятия, лицевые счета предприятия. Впоследствии вся информация выводится в соответствующих документах.
Настройка выполняется в разделе «Настройка НСИ и разделов», в котором следует поставить галочку, если ведется учет нескольких организаций. Также можно задать валюту, настроить график, отметить подразделения в отдельном банке, разделить операции закупок и продаж для управленческого, регламентного учета.
В разрезе направлений отражены склады, отделы компании и службы в Справочнике «Структура предприятия». В справочниках «Кассы предприятия» и «Кассы ККМ» содержатся сведения о нумерации кассовых ордеров, принадлежности кассы к структурному подразделению, складах, регистрационном номере, типе касс для контрольно-кассовой машины.
Справочник «Физические лица» включает данные о любых физических лицах, связанных
С помощью справочника можно сгруппировать массивы по различным категориям. Предусмотрена возможность внесения сведений о гражданстве, контактных данных, дате и месте рождении, страховании и налогах, лицевых счетах.
Детальная информация о продукции производства и местах хранения товаров содержится в справочнике «Склады и хранение». Группировка производится по таким направлениям как виды цены, назначение склада, контактные данные.
Разновидности и состав номенклатуры
Данные о материалах, продукции, полуфабрикатах, предоставляемых услугах и покупных товарах хранятся в справочнике «Номенклатура».
Предусмотрена возможность настройки классификаторов номенклатуры, включая единицы измерения, виды, ценовые, складские и сезонные группы, по ТН ВЭД и по ОКВЭД.
Для производственных предприятий в группе комплектующих представлены такие номенклатуры как полуфабрикаты, изделия из дерева, основные материалы.
В любом виде номенклатуры можно увидеть основные данные о нем. Доступна функция корректировки.
На этапе создания нового вида необходимо указать группу доступа.
Что представляет собой номенклатура
В каждом объекте представлена табличная форма. На вкладке «Карточка» содержатся такие реквизиты как код, наименование, описание с изображением, артикул, параметры учета, данные о производстве, цены. Приведенные выше сведения можно ввести или изменить на вкладке «Реквизиты».
Единицы измерения могут отличаться для отражения единиц для отчетов и единиц хранения. Также здесь указываются группы учета (финансового и регламентированного), НДС. Если у объекта есть отличительные свойства, их можно увидеть при его выделении, непосредственно под видами.
Это значит, что можно выбрать материалы по определенным характеристикам. В этом же окне в строке поиска предусмотрен ввод необходимого объекта. С помощью перемещения курсора по видам номенклатуры можно гораздо быстрее найти элемент, что очень удобно при большом количестве наименований. Доступен поиск по штрих-коду, сортировка по товарам другого качества и номенклатуре с аналогичными характеристиками.
После материалов и комплектующих будет рассмотрена готовая продукция.
Спецификация
Например, предприятие занимается производством парников. Этот процесс включает изготовление деталей и их последующую сборку. Спецификация содержит данные о расходных материалах, всех этапах работы, трудовых затратах. Спецификацию можно посмотреть в разделе меню «Производство», и в категории «Нормативно-справочная информация» перейти к «Ресурсным спецификациям». Откроется список, в котором необходимо выбрать документ.
В форме «Спецификация» представлено несколько закладок. На основной размещена номенклатура, категория изделия, наименование, характеристики, единицы измерения, процент брака. На вкладке «Материалы и работы» указываются материалы, которые понадобятся при производстве.
В примере с парником это будет поликарбонат, саморезы, электродная проволока, профильная труба, каркас двери. Для всех наименований указываются единицы измерения, количество, способ получения, статья калькуляции. При «Установке дверей» способ получения материала производится по спецификации «Каркас дверей для парника». Отдельные характеристики для каждого из материалов не предусмотрены.
По спецификации «Каркас двери для парника» также выделены материалы для производства и этапы работы. На вкладке «Трудозатраты» размещены данные о количестве часов различных видов работ для изготовления парника, включая сварочные, слесарные, резку пластика, монтажные. Указывается, какой вид работ на каком этапе используется и статьи калькуляции.
Следующая закладка содержит сведения о процессе производства, в том числе очередность этапов и подразделения, в которых выполняется работа. Дополнительно приводится распределение затрат на изделия и указывается ответственное лицо.
Дерево спецификаций
Нюансы спецификации можно посмотреть с помощью «Дерева спецификаций».
Все данные спецификации можно найти в одном окне. Если спецификация основная, она будет подставляться во время организации работ по умолчанию. Эти документы выделяются шрифтом в общем списке.
К форме сравнения в списке спецификаций можно перейти с помощью клавиши «Сравнить спецификации». Нажатием кнопки «Добавить» выбираются необходимые спецификации, после чего нужно выбрать «Сформировать отчет». Появится таблица, в которой будут отражены сходства и различия при производстве выбранной продукции.
Можно оставить необходимые документы, для выбора этой опции нужно нажать «Показать только отличия».
Из всего вышеизложенного можно сделать вывод, что база данных строится на отдельных объектах с определенными свойствами. Эти объекты объединяются по определенным направлениям в списки и табличные формы. Они хранятся в товароучетной программе 1С и затем используются при заполнении документов, а также при последующем оформлении определенных процессов. Доступны списки клиентов, сотрудников, поставщиков.
Каждая позиция может хранить различную дополнительную информацию. В справочниках имеется иерархия, это значит, что данные объединяются в группы и подгруппы. Совмещение сведений, их взаимосвязи собираются в определенные нормативы. Все эти данные и составляют нормативно-справочную информацию, которая позволяет создать единую систему учета в компании.
Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.
Нормализация нормативно-справочной информации
Зачем выполнять нормализацию Нормативно-справочной информации (НСИ)
Нормализация нормативно-справочной информации (НСИ) представляет собой «приведение в порядок» данных, которые использует в своей работе практически каждая организация. К таким данным относится НСИ:
Выполнение работ по нормализации может быть востребовано в случаях, когда формирование и ведение доменов данных осуществлялось в отсутствие единых стандартов работы с НСИ либо же с отклонениями от них. Еще один повод для нормализации — создание единой, общей для всей организации, базы данных НСИ взамен разрозненных баз, использующихся отдельными подразделениями.
Какую НСИ нормализовывают в первую очередь
Статистика, основанная на опыте выполнения значительного количества проектов, показывает, что наши клиенты в первую очередь заказывают нормализацию такой НСИ как Номенклатура и Контрагенты. Это закономерно, потому что наведение порядка в этих данных является наиболее мощным драйвером роста организации в области автоматизации управления мастер-данными, которое отражается на всех аспектах деятельности компании.
Нормализация НСИ Номенклатура
В результате проведения работ по нормализации НСИ Номенклатура (Материально-технические ресурсы (МТР), Товарно-материальные ценности (ТМЦ), Материально-производственные запасы (МПЗ), Продукция) наши клиенты получают данные, соответствующие следующим критериям:
1. Весь домен данных подчинен понятной классификации
После выполнения работ по нормализации все позиции НСИ будут подчинены понятной классификации: иерархической или фасетной.
Иерархическая система классификации – когда все объекты баз разбиваются на подчиненные подмножества или классификационные группировки. На каждом уровне классификации разделение группы объектов на подмножества происходит по одному из признаков.
Рис. 1. Пример иерархического классификатора.
Фасетная классификация — когда объекты НСИ классифицируются в различных плоскостях или по различным показателям, часто не связанным друг с другом. Простыми словами — это выделение набора характеристик/свойств для каждого конкретного класса.
Рис. 2. Пример фасетного классификатора.
2. Все позиции НСИ описаны полно, единообразно и непротиворечиво
Одной из целей нормализации НСИ является полнота, единообразие и непротиворечивость данных.
Все позиции домена описываются по шаблонам, которые в свою очередь определяют:
В процессе нормализации определяются значимые характеристики и их последовательность, поэтому однотипные нормализованные позиции имеют единообразное описание.
Ниже приведен пример записей позиций, которые до нормализации были записаны разнородно (слева), что затрудняло работу с такими данными. После проведения нормализации все позиции описаны полно, единообразно и непротиворечиво (справа).
Рис 3. Пример единообразного описания всех позиций одного класса после проведения нормализации.
В результате нормализации Номенклатуры наши клиенты получают точную идентификацию всех позиций, а также понимание, какие позиции из-за их некорректного описания нельзя использовать для дальнейшего вовлечения в бизнес-процессы.
Такой подход упрощает поиск необходимых позиций (возможность отбора по значению конкретного свойства), позволяет точно идентифицировать позиции на складах, в отчетах и при формировании закупочных компаний.
3. В НСИ проведена дедубликация номенклатурных позиций
Один из важнейших результатов проведения нормализации данных Номенклатуры – дедубликация данных. Благодаря предыдущим этапам нормализации становится возможным через автоматизированную процедуру идентифицировать со 100% точностью все дублирующие записи одной и той же позиции НСИ.
Данная процедура позволяет найти на складах остатки по всем дублирующимся позициям и превратить их из «мертвого груза» в производственный актив.
На крупных предприятиях один этот эффект часто окупает весь проект по нормализации в целом.
Ниже приведен пример записей позиций, которые до нормализации было невозможно определить, как дубли (сверху). После проведения нормализации стало очевидно, что эти позиции – идентичные сущности (снизу).
Рис. 4. После приведения записей Номенклатуры к единому шаблону удается выявить дубли.
Эффекты от нормализации домена данных Номенклатура
Приведение в порядок домена данных Номенклатура приводит к следующим позитивным эффектам:
Нормализация НСИ Контрагенты
В результате проведения работ по нормализации данных Контрагенты (Клиенты, Сотрудники, Поставщики, Пациенты, Кредиторы, Дебиторы и пр.) наши клиенты получают данные, соответствующие следующим критериям:
1. Все карточки Контрагентов заполнены полно и без ошибок в реквизитах
При выполнении работ по нормализации данных наши специалисты проверяют все карточки контрагентов, вносят исправления при необходимости и заполняют недостающие данные. При этом они используют как экспертные знания и специализированные методики, так и различные автоматизированные сервисы по проверке и нормализации данных.
В результате этого блока работ клиент получает выверенные, полностью заполненные данные контрагентов, которые можно использовать во всех сферах деятельности компании. Например, при оформлении договоров и построении отчетов, использующих информацию о контрагентах.
Рис. 5. Карточка контрагента до и после проведения нормализации.
2. Проведена дедубликация в карточках контрагентов
При выполнении нормализации всей НСИ Контрагенты путем применения специализированных алгоритмов находятся все дубли. Это избавляет домен данных от проблем с ведением всей деятельности по контрагентам в несколько параллельных веток с невозможностью получить точный срез взаимодействия с контрагентами, по которым присутствуют дубли в записях.
В результатах проекта клиенту предоставляются все позиции НСИ, которые являются дублями. 
Эффекты от нормализации домена данных Контрагенты
Наши клиенты отмечают следующие позитивные эффекты:
Применяемые инструменты и методы
Наша компания много лет успешно выполняет проекты по нормализации данных. За это время мы разработали уникальные методы и подходы, повышающие скорость и точность нормализации.
Скорость выполнения работ также существенно повышается за счет применения базы в несколько миллионов номенклатурных позиций, которую мы наработали на выполненных проектах.
Помимо этого, для нормализации НСИ мы используем специализированные программные продукты собственной разработки, позволяющие оперативно осуществлять нормализацию и классификацию наиболее объемных доменов нормативно-справочной информации (НСИ) — «Номенклатура», «МТР» и «Услуги».
Взаимодействие с клиентами при выполнении проектов
Мы открыты в выполнении проектов перед нашими клиентами и стараемся придерживатьcя передовых подходов в том числе и при взаимодействии с клиентами при выполнении проектов.
Нашим клиентам по проектам Нормализации мы предоставляем доступ к личному кабинету через WEB-интерфейс. В личном кабинете сотрудники клиента в режиме реального времени видят текущее состояние выполнения работ. Также этот инструмент используется для выполнения согласования клиентом результатов работ по нормализации.
Если же в силу каких-то причин использование WEB-интерфейсов нежелательно, то при выполнении проектов взаимодействие может вестись с применением табличных файлов Excel и электронной почты.
В отдельных случаях возможно выполнение проектов строго на территории исполнителя. Это актуально при выполнении работ с Оборонными и другими предприятиями специальных режимов.
Резюме
Процесс выполнения работ по нормализации НСИ отработан специалистами нашей компании до совершенства. При исполнении описанных выше правил и подходов проекты по нормализации данных перестают быть чем-то сложным и превращаются в типовые регламентированные проекты с ясными ролями, действиями всех участников, прогнозируемыми сроками выполнения и достижимыми результатами.
Наша компания будет рада оказать Вам следующие услуги:
Менеджеры DATAREON будут рады ответить на все вопросы по тел. +7(495)280-08-01. Также вы можете написать нам через форму