Что такое обходной лист на работе
Обходной лист при увольнении
Подписание обходного листа – часть процедуры увольнения работника. Документ не является строго обязательным и обычно используется в крупных организациях, имеющих много действующих структурных подразделений, малые же предприятия, как правило, обходятся без него.
Зачем нужен обходной лист
Роль обходного листа довольно проста: он удостоверяет тот факт, что работник сдал все ценности, документы, пароли, шифры, секретные материалы и сведения, находившиеся ранее в его ведении и распоряжении и на момент ухода с работы ничего своему работодателю не должен. Кроме того, он косвенно фиксирует то, что все сданное имущество находится в целости, сохранности и надлежащем качестве.
Таким образом, работодатель обеспечивает себе гарантию того, что его имущество или особо ценные активы не попадут в руки злоумышленников и способствует сохранению своей материально-технической базы.
Кто должен подписывать документ
Обходной лист включает в себя список основных подразделений компании, сотрудники которых заведуют материально-технической, документальной и финансовой частями. Как правило, в нем значатся:
Начальник каждого из этих подразделений должен поставить в обходном листе свой автограф, свидетельствуя тем самым, что увольняемый сдал все имущество и активы компании и претензии к нему отсутствуют.
Порядок оформления обходного листа
Обычно форма документа имеется в отделе кадров, куда и должен обратиться увольняющийся.
Что делать если сотрудник при увольнении не хочет подписывать обходной лист
Обходной лист не значится в перечне документов, которые обязан подписывать работник при своем увольнении. Иными словами, если он не хочет этого делать, работодатель не вправе его заставлять.
Следует отметить, что довольно часто работодатели шантажируют своих бывших сотрудников тем, что без подписания данного документа они не выдадут им на руки их личные документы, например, трудовую или санитарную книжку. Это абсолютно неправомерно и при установлении подобных фактов трудовой инспекцией, предприятию и ответственным лицам грозит административное наказание в виде штрафа.
Единственное исключение: работодатель вполне законно может лишить строптивого работника (уже бывшего) причитающейся ему при увольнении дополнительной выплаты, прописанный в трудовом договоре (но не оговорено в законодательстве РФ).
Что делать, если в процессе подписания обходного листа обнаружилась недостача
Такие ситуации нечасто, но иногда все же случаются. В результате работодатель может пойти разными путями:
В некоторых случаях разбирательства доходят до судебной инстанции – еще и поэтому к заполнению обходного листа следует относиться особенно внимательно.
Правила написания документа
Единой унифицированной формы обходного листа не существует, так что организации вправе каждый раз писать его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри компании и утвержденный в ее учетной политике. В любом случае, данный документ должен содержать в себе ряд необходимых сведений:
Следует отметить, что в разных компаниях перечень отделов, которые обязан обойти увольняющийся, может существенно различаться.
Правила оформления обходного листа
Документ может быть составлен на обычном листе А4 формата или на фирменном бланке организации, при этом он может быть создан как в рукописном, так и в печатном виде.
Обходной лист составляется обычно в одном экземпляре и после подписания сдается на хранение в архив предприятия, но при желании работник может потребовать себе его копию. Эта мера позволит ему избежать в дальнейшем необоснованных материальных претензий со стороны работодателя, если к таковым возникнут предпосылки.
Образец составления обходного листа
С точки зрения стандартного делопроизводства, документ имеет вполне обычную структуру.
Обходной лист: зачем нужен
Работодатель при расторжении трудового контракта с наемным сотрудником может потребовать у него заполненный обходной лист. Этот бланк не является обязательным, и его применение не регламентировано законодательством. Для чего нужен обходной лист? Он необходим нанимателю для подтверждения факта отсутствия за увольняемым лицом несданных материальных ценностей или непогашенных задолженностей перед предприятием.
Правомерность требований работодателя
Шаблон обходного листа разрабатывается каждой организацией самостоятельно. Документ должен быть введен в систему внутреннего документооборота распоряжением руководителя фирмы с приложением образца обходного листа.
Если работник не предъявил на дату увольнения заполненный бланк этого типа, директор не может отменить расторжение договора или перенести дату ухода человека с должности. Также не является юридическим основанием для срыва процедуры завершения трудовой деятельности отсутствие в форме всех требуемых подписей.
Наниматель инициирует заполнение бланка обходного листа при увольнении для разграничения зон ответственности между прежними и новыми работниками. Если в последующие годы после расторжения с должностным лицом контракта выявится допущенная им ошибка, вина будет возложена именно на уволенного человека. При обнаружении недочетов, относящихся к дате после утверждения обходного листа, к ответственности может быть привлечен текущий сотрудник.
В коммерческих организациях обходной лист при увольнении составлять необязательно. Требование по оформлению этого документа присущи некоторым государственным структурам. Эта процедура характерна для расторжения контрактов в сфере военно-технического сотрудничества, что подтверждается нормами регламента, приведенного в Приказе ФСВТС от 14.09.2009 № 63-од.
Отметим, что госслужащие не могут инициировать отказ от оформления обходного листа, так как эта обязанность предусмотрена ведомственными правовыми актами. Такое право имеется только у работников коммерческого сектора.
Особенности составления
Оформлением обходной документации рекомендуется заняться заблаговременно. Для этого надо выяснить в бухгалтерии перечень активов, числящихся за увольняемым работником, организовать передачу дел по акту. Нужно ли подписывать обходной лист при увольнении? Да, сделать это рекомендуется:
Отметим, что взыскания по данным, взятым из обходного бланка, неправомерны. Удерживать недостачи и другие задолженности можно на основании закрепленных приказом директора результатов инвентаризации. Образец обходного листа при увольнении заполняется и подписывается только на добровольной основе. Наниматель не уполномочен заставлять представления этого формуляра или применять наказания за отсутствие подписанного документа.
Если формуляр был составлен, подписи собраны, увольняемому рекомендуется снять с него копию. Это необходимо для подтверждения факта отсутствия материальных претензий к работнику у бывшего нанимателя. Скачать форму обходного листа при увольнении можно в статье «Увольнение работника: оформляем обходной лист: образец 2018».
Главные элементы в нем – подписи руководителей структурных подразделений, удостоверяющие, что за работником не числятся материальные ценности. Передача рабочего оборудования и документации произведена в полном объеме.
Правила оформления документа регламентируются внутренними правовыми актами. Алгоритм процедуры следующий:
Также в структуре документа могут быть предусмотрены поля для такой информации:
Что такое обходной лист на работе
Что нужно знать про обходной лист при увольнении
Правовые основы применения обходного листа
В ТК РФ нет положений, предписывающих работнику оформлять дополнительный документ о выполнении всех своих обязательств перед работодателем при расторжении трудового договора.
Последнее упоминание обходного листа в законодательстве есть в “Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения” (утв. Главархивом СССР 15.08.1988). Сказано здесь о нем как о специфическом документе, подтверждающем возврат вверенных матценностей при уходе из учреждения. И в некоторых других документах, касающихся госслужащих.
Среди специалистов нет единодушного мнения о законности применения такого документа в компании и о том, обязателен ли обходной лист при увольнении персонала. Одни считают, что, поскольку деловая практика его предусматривает, а ТК РФ хотя и не закрепляет, но и не запрещает, применение таких бланков допустимо. Однако они предлагают закреплять обязанность заполнять подобный документ в локальных актах организации.
Другие эксперты склоняются к тому, что применение обходного листа нарушает права сотрудника, так как ТК РФ не предусматривает какие-либо дополнительные документы для увольнения.
В реальности же использование его в деловом обороте оправдано. Но работодателю не стоит чрезмерно усердствовать в желании проконтролировать сотрудника и добавлять в бланк пункты, явно противоречащие закону.
Назначение обходного листа
Разобраться с тем, зачем и для чего нужен обходной лист можно в схеме ниже.
Приведенный выше перечень задач, решаемых с помощью обходного листа, не является закрытым и окончательным. Работодатель может предусмотреть в нем и иные пункты, необходимые для обеспечения контрольных функций.
Какие отделы обходит сотрудник при увольнении
Перечень заинтересованных в оформлении обходного листа подразделений схож в большинстве компаний. В него входят:
Как и в какой форме проходит заполнение обходного листа сотрудником
Закрепить формат, в котором сдаётся обходной лист при увольнении и правомерность его применения, можно путем внесения соответствующих пунктов в трудовой договор или локальные акты компании. Это могут быть правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, отдельное положение о процедуре расторжения трудовых отношений.
Порядок прохождения всех заинтересованных отделов, как правило, не закрепляют в локальных документах. Сотрудник посещает их в произвольном порядке.
Типовой формы обходного листа тоже нигде не установлено. Организации предоставлено право составлять его в полном соответствии со своими интересами.
Как правило, внутренняя нормативная база компании предписывает увольняющемуся получить обходной лист у своего непосредственного руководителя или в отделе кадров. Вопрос, когда ему это нужно делать – при написании заявления на увольнение или непосредственно в последний рабочий день – решает администрация.
После прохождения всех ответственных лиц обходной лист сдают в службу персонала или бухгалтерию. Срок хранения таких документов нигде не установлен, но на практике листы хранят в архиве 3 года.
Если не оформить обходной лист: что будет
При увольнении могут возникнуть сложности с окончательным закрытием дел и погашением обязательств перед работодателем. Довольно часто сами сотрудники задаются вопросом, нужно ли подписывать обходной лист при увольнении из фирмы.
Например, непонятно как быть, если у работника недостача ценностей или он напишет заявление на отпуск с последующим расторжением трудового договора. При этом наниматели, не находя ничего лучше, пытаются принудить увольняющегося к оформлению обходного листа путем задержки выдачи ему трудовой книжки или окончательного расчета.
Даже в случае закрепления в локальном акте каких-либо мер по невыдаче зарплаты или документов за незаполнение обходного листа, они будут признаны незаконными. Компании за это грозит:
Работодателю в случае выявления недостачи следует обратиться к работнику с просьбой добровольно погасить ее стоимость, а при его отказе – взыскивать ущерб в судебном порядке.
Подводим итоги
Трудовое законодательство не содержит норм, обязывающих работника заполнять обходной лист при увольнении.
Примерная форма и порядок оформления обходного листа – это только внутреннее дело организации. Поэтому требования по оформлению должны быть закреплены в локальных актах организации.
Требования работодателя по обходным листам при увольнении не должны нарушать права работника по ТК РФ.
Порядок и нюансы оформления обходного листа при увольнении. Образец документа
При увольнении с работы сотрудника, как правило, обязывают подписывать обходной лист. Этот документ служит гарантией того, что ни одна из сторон не имеет друг к другу никаких претензий, работник снимает с себя все полномочия и обязанности, и за ним нет задолженностей и недостач. Рассмотрим подробнее, что представляет собой обходной лист, его главные особенности и нюансы при заполнении этого документа.
Что это такое: основные положения
Несмотря на то, что обходной лист («бегунок» простыми словами) выдают в большинстве организаций при уходе сотрудника, законодательно он не является обязательным документом. Для увольнения достаточно:
Весь порядок увольнения по собственному желанию или по другим обстоятельствам подробно прописан в ТК РФ ст. 84.1. Об обходном листе там нет ни слова, однако здесь четко указано, что трудовая книжка должна быть возвращена строго в день увольнения вне зависимости от подписания листа. «Бегунок» является, по сути, формальностью.
Зачем организации нужен «бегунок» от увольняющегося работника?
Целесообразность обходного листа обусловлена следующими факторами:
Всё это необходимо для гарантии того, что работник оставил рабочее место в целости и сохранности, и ни одна из сторон не имеет никаких претензий друг к другу.
Заполненный обходной лист гарантирует работнику отсутствие претензий от бывшего работодателя по поводу материальных ценностей, предоставленных для исполнения служебных обязанностей.
Как составляется?
В связи с тем, что трудовое законодательство никоим образом не регулирует понятие «обходной лист», данный документ не имеет конкретного образца и установленной формы. Поэтому выглядит лист так, как устанавливает сама организация, и составляется он согласно внутренним локальным актам.
В обходном листе обычно указывают следующее:
Где брать и когда выдается?
Обходной лист предоставляется сотруднику отделом кадров. В различных компаниях может выдаваться в разное время: где-то «бегунок» вручают за две недели до увольнения, а где-то — в последний день. Подписывается документ до того, как будет произведен расчет. Факт выдачи трудовой книжки также может быть зафиксирован в обходном листе.
Особенности оформления
В обходном листе указаны подразделения, чьи представители должны поставить свои подписи в документе. Так, в бегунке обычно ставят подписи сотрудники следующих отделов:
Сотрудник сдает своё служебное удостоверение, документацию, материальные ценности и канцелярские принадлежности и получает подпись в обходном листе.
Обязательно ли подписывать «бегунок» или нет?
Существует определенная категория предприятий и организаций, при увольнении из которых, подписание обходного листа может быть обязательным. Это касается:
Для обычных коммерческих предприятий нормативными актами требований о заполнении обходного листа не установлено. Однако трудовую книжку они должны выдать в установленный законом срок (какие документы выдают при увольнении?).
В том случае, если работодателем нарушена норма ст. 84.1 ТК РФ, и он не выдает трудовую книжку в день увольнения, ему может грозить:
Штраф должностному лицу могут заменить дисквалификацией до 3-х месяцев.
Указанные меры регламентируются ст. 5.27 КоАП РФ. Однако на практике человеку проще обойти все отделы и собрать подписи, чем обсуждать правомерность этого документа и его целесообразность со своим начальством, тем самым затягивая процесс своего ухода с работы.
В том случае, если лицо получало не только «белую» зарплату, добровольное заполнение «бегунка» актуально тем более. При конфликте работодатель может выплатить только официальную часть зарплаты, и заставить его выплатить оставшуюся часть будет проблематично.
Можно ли без него уволиться?
С точки зрения законодательства никакого обходного листа не требуется вообще. Однако на практике многие сталкиваются с такой проблемой, при этом зачастую сотрудники кадров отказываются выдавать трудовую без обходного листа. В основном, это касается тех работников, которые должны подтвердить факт сдачи служебного имущества в целости и сохранности.
Как уже указывалось выше, обходной лист обязателен для заполнения при уходе с государственной службы и некоторых других категорий. Однако уволить гражданина без заполненного обходного листа, конечно, могут, причем как по инициативе самого руководителя, так и по инициативе работника, если он категорически отказывается заполнять такой документ.
Правомерность бумаги: законно ли требование?
Рассмотрим, правомерен ли документ. Отсутствие обходного листа не влечет никаких негативных последствий с правовой точки зрения. Если лист не подписан, при этом начальство не выдает трудовую книжку, а финансовый отдел не выплачивает деньги за отработанный период, то это нарушение закона.
Могут ли не выдать трудовую книжку без него?
Руководитель не имеет права не выдавать трудовую книжку без обходного листа. Работодатель должен выдать ее строго в день увольнения. Если это невозможно, например, сотрудник не пришел за ней, работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Эти требования прописаны в ст. 84.1 ТК РФ. По собственной инициативе работодатель не может задержать выдачу трудовой.
Когда подписывается?
Как правило, лист выдается заранее и подписывается в течение двух последних рабочих недель, чтобы у увольняющегося лица было время на обход всех указанных подразделений и инстанций. Однако так предусмотрено не на всех предприятиях. Где-то лист выдают в последний день.
В том случае, если лист подписывается в течение последнего рабочего дня, могут возникнуть трудности. К примеру:
Сроки и порядок хранения
Руководство определяет самостоятельно, сколько следует хранить обходной лист. После подписания «бегунок» сдается в отдел кадров, где его помещают в личное дело сотрудника. Обычно эти листы хранятся три года, после чего сдаются в архив либо же остаются в кадрах. Всё это регламентируется:
Что делать, если не визируют?
Если обходной лист не подписан, потому что не хватает каких-то документов или вещей, надо узнать, как можно компенсировать их недостачу. Если сотрудник считает, что ему такие вещи не выдавались, нужно написать претензию в адрес руководителя организации и передать ее в отдел кадров. Выдача материальных ценностей сотруднику должна быть документально подтверждена, и это можно проверить.
В любом случае неподписанный обходной лист не может являться препятствием к увольнению. Задержка в выдаче трудовой книжки может повлечь штрафные санкции для работодателя, как указывалось выше.
Конечно, если обходной лист не подписывают и трудовая книжка так и не выдана, работник вправе завести новую. Однако это может создать для него проблемы при расчете стажа для определения размера пенсии и подтверждения опыта работы. Поэтому лучше сразу обратиться в ближайшую инспекцию Роструда и попросить принять меры для разрешения спорной ситуации.
Другой вариант — подать жалобу в суд с требованием выдать трудовую книжку и взыскать компенсацию за задержку в ее выдаче. Отсутствие трудовой книжки мешает устроиться на новую работу или получить пенсию. Поэтому такие действия нарушают трудовое законодательство и права работника.
Дату, когда должна была быть выдана трудовая книжка, может подтвердить копия приказа об увольнении. Если работодатель отказывается издавать такой приказ, нужно подтвердить, когда подавалось заявление на увольнение.
Структура документа
С точки зрения делопроизводства обходной лист имеет стандартную структуру. Рассмотрим стандартный пример «бегунка» для водителя. В нем должно быть указано:
Обходной лист для водителя имеет обычную структуру, и его содержание мало чем отличается от других.
Таким образом, «бегунок» не является обязательным документом, а служит лишь гарантией того, что никаких взаимных притязаний между сторонами нет. Его форму и содержание определяет само предприятие.
В том случае, если обходной лист не будет подписан, из-за чего работодатель откажется увольнять сотрудника, это может стать поводом для судебного разбирательства, а также привлечения начальника к административной ответственности. Обходные листы хранятся в отделе кадров в личном деле согласно правилам ведения номенклатуры и делопроизводства, в среднем, три года.
Обязательно ли оформлять обходной лист при увольнении?
Автор: Будакова Н. И., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Для чего применяются обходные листы? Каковы особенности их оформления? Может ли работодатель задержать выдачу трудовой книжки, если работник отказался заполнять обходной лист?
В обходном листе фиксируется передача работником числящихся за ним документов и материальных ценностей при его увольнении. Заполнение данного документа при увольнении работников необходимо работодателю, чтобы убедиться в том, что увольняющийся перед прекращением трудовых отношений передал все находившиеся в его распоряжении документы и имущество работодателя.
К сведению: действующий Трудовой кодекс не содержит положений об обходных листах. Упоминания об обходных листах есть лишь в некоторых нормативных правовых актах, касающихся государственных служащих (например, п. 16 Служебного распорядка Федеральной службы по тарифам, утвержденного Приказом ФСТ РФ от 17.07.2008 № 264-к, п. 22 Служебного распорядка центрального аппарата Федеральной миграционной службы, утвержденного Приказом ФМС РФ от 16.07.2009 № 174, п. 2.24 Служебного распорядка Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации, утвержденного Приказом Минспорттуризма РФ от 15.09.2008 № 24).
Так как законодательством не определена процедура оформления обходных листов, работодателю необходимо утвердить форму и порядок заполнения обходных листов в локальных нормативных актах (правилах внутреннего трудового распорядка, положении о персонале и т. п.).
Например, в Правила внутреннего трудового распорядка можно вести отдельный пункт следующего содержания: «Не позднее дня увольнения работник обязан оформить обходной лист установленной формы (приложение __ к настоящим правилам), выданный ему работником отдела кадров, передать дела, а также сдать документы и иное имущество, полученные им при приеме на работу в целях надлежащего выполнения его обязанностей, уполномоченному работодателем лицу».
Работодатель самостоятельно определяет перечень фактов, который закрепляется в обходном листе. Перечень таких фактов не является исчерпывающим. При этом чаще всего в обходном листе фиксируют:
факт возврата работодателю материальных ценностей, а также иных предметов и документов, полученных работником при приеме на работу и (или) в процессе трудовой деятельности;
факт надлежащей передачи дел вновь принятому работнику или иному назначенному лицу (если порядок передачи дел не предусмотрен локальными нормативными актами данного работодателя);
информацию о том, что работником сданы все отчеты о проделанной работе за определенный период времени;
факт погашения задолженности перед работодателем (по полученным ссудам, по материальной ответственности за причиненный ущерб и др.).
В обходных листах перечисляются должностные лица структурных подразделений. Работодатель сам определяет, у кого работник должен завизирировать обходной лист. Обычно это:
непосредственный руководитель работника (при необходимости может быть и вышестоящий начальник);
сотрудник отдела кадров;
сотрудник отдела материально-технического обеспечения;
сотрудник отдела информационных технологий;
сотрудник отдела безопасности; и др.
К сведению: обязанность по проверке соответствующих фактов, закрепленных в обходном листе, и подписанию обходных листов ответственными работниками структурных подразделений, перечисленных в нем, должна быть предусмотрена в трудовом договоре и (или) должностной инструкции указанных лиц.
Приведем примерный образец обходного листа, который может применяться при увольнении работника.
Ф. И. О. _______________________________________________________
Структурное подразделение ______________________________________
Должность (профессия) __________________________________________
Дата приема на работу «___» ___________ 20__ г.
Дата увольнения «___» ___________ 20___ г.
Наименование структурного подразделения
Ф. И. О. и должность
руководителя
структурного подразделения
Дата, подпись
(подразделение, в котором трудился работник)
– сдан отчет о проделанной работе;
– сдан отчет по служебным командировкам;
– переданы дела назначенному лицу;
– у работника принят персональный компьютер (и другая офисная техника);
– работнику закрыт доступ к информационным системам, в локальную сеть, отключен электронный почтовый ящик;
…
2. Отдел материально-технического обеспечения:
– у работника принята форменная одежда (при необходимости);
…
– работником проставлена подпись в приказе об увольнении, в личной карточке, трудовой книжке;
– работнику выдана трудовая книжка;
– работнику выдана медицинская книжка;
– работником принят медицинский полис ДМС;
…
– за работником не имеется задолженностей;
– с работником произведен расчет при увольнении;
– работнику выдана справка о доходах;
…
5. Отдел безопасности:
– сданы пропуск на территорию, ключи от кабинета № _;
…
Иногда на практике работодатели идут на нарушение сроков расчета при увольнении, когда работник не оформил обходной лист или в обходном листе имеются отметки о непогашенной задолженности. При этом работодатель вынуждает работника в обязательном порядке сдать все имеющиеся у него материальные ценности и документы или передать дела назначенному лицу. В противном случае работнику не выдают трудовую книжку и положенные выплаты.
К сведению: если работник не сдал документы и материальные ценности при увольнении, у работодателя есть другие механизмы воздействия на работника, предусмотренные законодательством, в частности в судебном порядке.
Минтруд в Письме от 16.09.2020 № 14-2/ООГ-14959 отметил, что оформление (прохождение) обходного листа при увольнении работника ТК РФ не предусмотрено.
К сведению! Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. С этим документом работник должен быть ознакомлен под подпись.
В день прекращения трудового договора работодатель обязан:
выдать работнику трудовую книжку (или предоставить сведения о трудовой деятельности);
произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ;
предоставить заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой (по письменному заявлению работника).
Процедура выдачи трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности), а также документов о трудовой деятельности, выдаваемых по запросу работника, никак не связана с оформлением обходного листа, следовательно, бухгалтер обязан в день прекращения трудовых отношений с работником выдать ему трудовую книжку и произвести расчет.
К сведению: в соответствии со ст. 234 ТК РФ работодатель обязан будет возместить работнику не полученный им заработок в случае задержки выдачи трудовой книжки. Если работодатель откажется от добровольного возмещения данных затрат, работник вправе обратиться в суд, а также потребовать возмещение морального вреда.