Обработка документов
Смотреть что такое «Обработка документов» в других словарях:
обработка документов — Создание, редактирование и сохранение документов с помощью специального программного обеспечения. Обработка документов является основным назначением текстовых процессоров. [http://www.morepc.ru/dict/] Тематики информационные технологии в целом EN … Справочник технического переводчика
Обработка Документов — подготовка документов, поступающих в бухгалтерию. В О.д. входит их проверка с точки зрения законности, соблюдения формы и наличия в них обязательных реквизитов. Затем производится расценка документов и их группировка. Заканчивается О.д.… … Словарь бизнес-терминов
ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ — подготовка документов для записи в соответствующие учетные регистры. Поступающие в бухгалтерию документы прежде всего проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций, соблюдение формы документов и наличия в них… … Большой бухгалтерский словарь
ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ — подготовка документов для записи в соответствующие учетные регистры. Поступающие в бухгалтерию документы, прежде всего, проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций, соблюдения формы документов и наличия в них… … Большой экономический словарь
Открытая обработка документов — обработка документов, которая опирается на международные стандарты, стандартный обобщенный язык разметки и сетевую службу ODA. См. также: Обработка документов Финансовый словарь Финам … Финансовый словарь
распределенная обработка документов — — [Л.Г.Суменко. Англо русский словарь по информационным технологиям. М.: ГП ЦНИИС, 2003.] Тематики информационные технологии в целом EN distributed document processing … Справочник технического переводчика
электронная обработка документов — — [http://www.iks media.ru/glossary/index.html?glossid=2400324] Тематики электросвязь, основные понятия EN electronic document handlingEDH … Справочник технического переводчика
ОБРАБОТКА ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО ПОЧТЕ — согласно параграфу 3.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, – процедура, включающая в… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
обработка текстов — Использование вычислительной машины для ввода, редактирования, форматирования и печати текстов и документов. [ГОСТ 15971 90] обработка текстов Процесс создания, редактирования и хранения текстовых документов на компьютере с помощью специальной… … Справочник технического переводчика
Обработка — 7. Обработка* Математический и (или) логический анализ результатов измерения Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Обработка документов
Организация работы с документами предполагает создание
оптимальных условий для всех видов работ с документами по всему их
жизненному циклу, начиная с момента создания до передачи на архивное
хранение или уничтожение.
В документационном обеспечении предприятия с точки зрения
особенностей обработки можно выделить три группы документов :
поступающие (входящие), внутренние и отправляемые (исходящие)
документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и
Порядок составления и согласования внутренних документов не
имеет существенных отличий от составления исходящих документов и
включает те же операции. Для исходящих документов добавляется
операция «Отправка документов адресату» после их регистрации.
Регистрация может проводиться для всех видов групп документов,
прежде всего для входящих.
Работа по исполнению и контролю исполнения документов
охватывает внутренние, входящие и только как исключение – исходящие.
Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те
же операции, кроме входящих документов, которые, за редким
исключением, на архивное хранение не передаются.
Для установления единого порядка составления документов и
организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция
по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных
Обработка поступающих документов.Прием и обработка
поступающих документов осуществляется секретарем фирмы или
Поступившие документы проходят следующие этапы:
1. Первичную обработку,
2. Предварительное рассмотрение и разметку,
4. Рассмотрение документов руководством,
5. Направление на исполнение,
6. Исполнение и контроль исполнения,
7. Подшивку документов в дела.
Первичная обработка заключается в проверке правильности доставки
писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной
корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяют: правильность
адресования вложенного в конверт документа, количество листов
документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или
листов документа ставится в известность отправитель письма и делается
отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих
документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают,
за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить
адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на
конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».
Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с
целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые
На регистрируемых документах проставляется автоматическим
нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий
наименование фирмы–получателя, дату поступления, входящий номер
документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к
документу, а также проспектах, каталогах, приглашениях, поздравлениях,
письмах, присланных для сведения (копиях), сообщениях о заседаниях,
совещаниях, учебных планах и программах, рекламных извещениях и
других материалах, не подлежащих регистрации.
Передача документов на рассмотрение руководству фирмы
большинства документов должна осуществляться только после
регистрации. Принятие управленческого решения по конкретному
документу – одна из основных функций руководителя. Руководитель
организации, рассматривая входящий документ, должен определить
исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению
документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть
оформлены в виде резолюции на самом документе. Руководитель должен
рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в
крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю.
С резолюцией руководителя документ передается ответственному
исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с
проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документа
между исполнителями может осуществляться без расписок, за
исключением документов с грифом ограничения доступа. Исполнение
документа (как этап его обработки) предусматривает: сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его
оформление, согласование, представление на подписание (утверждение)
руководством предприятия или руководителями структурных
подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров
документа, передает документ на тиражирование. На документ,
рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на
При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о
дате поступления (если образовался интервал времени между
поступлением документа на предприятие и его доставкой исполнителю), о
датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные
переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах
При наличии ответственного исполнителя все остальные
исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ
информации и предоставление ответственному исполнителю в
установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов,
справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за
полноту и достоверность информации, использованной при подготовке
В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты
на документы, табель унифицированных форм документов, номенклатуры
дел структурных подразделений, пользуется средствами вычислительной и
Исполнителям должен быть обеспечен доступ к
автоматизированным банкам данных предприятия и традиционным
массивам документов, законодательным актам, актам Президента России,
правительственным, ведомственным актам, справочно–информационным
фондам и библиотекам для получения необходимой информации.
Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.
Основная цель контроля – обеспечение исполнения тех документов,
которые по поручению руководителя фирмы поставлены на контроль.
Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет
секретарь. Он проставляет буква «К» на левом поле документа напротив
реквизита «заголовок». Затем в регистрационном журнале или карточке
делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном
исполнителе. Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки
исполнения документа. Документ находится в работе у исполнителя до
окончательного решения вопроса. Секретарь в установленные сроки
получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения
документа. Для большинства документов срок исполнения не должен
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с
даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других
организаций – с даты их поступления. Сроки исполнения документов
определяются руководителем исходя из срока, установленного
организацией, направившей документ, или сроков, установленных
законодательством. Конечная дата исполнения указывается в тексте
документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения
производится лицом, установившим этот срок. Изменение
документируется – проставляется новый срок, дата изменения и подпись.
Изменения _______вносятся в регистрационные формы – регистрационную
карточку или банк регистрационных данных.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их
имеют право только вышестоящие органы или министерство (организация)
– автор документа. Документ считается исполненным и снимается с
контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов
заинтересованным организациям и лицам или другого
документированного подтверждения исполнения.
Когда работа над документом завершена (составлен ответный
документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе
проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После
этого документ вместе с копией ответа передается секретарю для
Обработка отправляемых документов.Обработка исходящих
документов состоит из следующих операций:
1. согласование проекта документа,
2. проверка правильности оформления проекта документа
3. подписание документа руководителем,
4. регистрация документа,
5. отправка документа адресату,
6. подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за
исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
Важнейшей процедурой в обработке всех групп документов является
регистрация. Она необходима для обеспечения сохранности документов,
оперативного поиска, учета и контроля.
Существуют несколько систем регистрации документов в
– централизованная, когда все регистрационные операции
осуществляются в одном месте или одним работником. Такая
система позволяет создать единый справочный центр по
документам предприятия и устанавливает единый порядок
регистрации, поэтому является наиболее эффективной,
– децентрализованная, которая предполагает регистрацию
документов в местах их создания или исполнения (в структурных
– смешанная, когда часть документов с учетом специфики
предприятия регистрируется централизованно, а другая – в
Регистрация всегда должна быть однократной. Документы
целесообразно регистрировать один раз: поступающие – в день
поступления, создаваемые – в день утверждения или подписания.
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из
которых регистрируется отдельно, например: входящие документы,
исходящие документы, внутренние документы, документы, имеющие гриф
ограничения доступа, контракты или договоры и т.д. При регистрации
каждой группе документов должны применяться единые
унифицированные способы присвоения номеров.
В практической деятельности используются две регистрационные
формы: журналы и карточки (приложение 7). Гораздо чаще, особенно в
небольших фирмах, применяются журналы: отдельно для регистрации
входящих и исходящих документов. Регистрация на карточках позволяет
оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как
можно сразу отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить по
картотекам, используя различные признаки классификации.
Регистрационные графы в журнале и карточке существенных
различий не имеют и включают:
индекс (номер) документа,
автор документа – для входящих документов,
адресат – для исходящих документов,
срок исполнения, отметка об исполнении,
Фирма по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав
Для регистрации документов с помощью ПЭВМ можно использовать
те же графы регистрационного журнала или карточки. Поиск документов
на ПЭВМ может осуществляться последовательным просмотром
(«пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор,
Обработка первичных документов
Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии
Обработка первичных документов не требует особых навыков и умений. Обычно эту работу поручают рядовому бухгалтеру, который получает первичку, проверяет ее и делает бухгалтерскую проводку. Но даже в этом деле бывают ошибки. Расскажем, как происходит обработка первичных документов и как ее автоматизировать.
Что такое первичный документ
Первичка — это документ, на основании которого факт хозяйственной жизни компании отражается в бухгалтерском учете (закон «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Покупка сырья, продажа товаров, получение кредита и так далее — каждая из этих операций подтверждается первичкой.
Первичный документ должен включать следующие реквизиты:
Примеры первичных документов
Закон не закрепляет единого списка документов, которые должны применять ИП и компании. Каждое предприятие может разработать свои формы учетных документов на основе унифицированных форм или в виде собственных разработок. Важно лишь закрепить в учетной политике эти формы (п. 4 ПБУ 21/2008, утв. приказом Минфина от 06.10.2008 №106н). В самостоятельно составленную первичку тоже должны входить все необходимые реквизиты.
Вот самые часто применяемые формы первички:
Требования к первичной документации
Первичка должна в полном объеме раскрывать смысл операции, то есть содержать необходимые сведения: сумму, количество, наименование юрлиц, ФИО ответственных и так далее. Поэтому первичка должна соответствовать требованиям:
Что такое обработка первичных документов
При совершении операции оформляют первичный документ. После этого он попадает к бухгалтеру. С этого момента задача специалиста — обработать первичку. Для этого выполняют три шага:
Проверить правильность оформления — бухгалтер проверяет наличие реквизитов, подписи ответственных лиц, своевременность составления и правильность заполнения. Также сотрудник проверяет первичку на арифметические ошибки.
Сделать бухгалтерскую проводку — бухгалтер на основании проверенной первички фиксирует информацию на счетах бухучета.
Собрать документы по группам — хранить всю первичку «скопом» нельзя. Так вы не найдете нужный документ, поэтому нужна четкая система группировки: по датам, по смыслу операции, по наименованию, по контрагенту и так далее.
В чем главная боль бухгалтера при обработке первички
Учетные программы самостоятельно формируют бухгалтерские проводки. Сотруднику достаточно перенести информацию с бумаги в программу и нажать «Провести».
Но с ростом количества документов, растет время на обработку и число ошибок. Добавили лишний ноль, неправильно вписали номер входящего документа и так далее.
Чем больше компания, тем больше документооборот. Поэтому со временем одного бухгалтера уже не хватает, штат начинает расти. Но большую часть времени сотрудники заняты именно первичкой. Есть способ это исправить — автоматическая обработка документов.
Автоматическая обработка первичных документов
В обработке первички бухгалтера может заменить программа. Проще всего перейти на электронный документооборот, получать входящую первичку в электронном виде, чтобы легко и без ошибок проводить ее. Но обычно избежать хотя бы частичного бумажного документооборота все равно не удается. Тогда помогают системы распознавания сканов документов.
Алгоритм распознавания первички выглядит так:
Время на обработку одного документа — в зависимости от размера, до нескольких минут.
Рекомендуем веб-сервис Контур.Бухгалтерия: в нем есть встроенный электронный документооборот и система распознавания сканов первички. А еще — простой учет, расчет налогов и зарплаты, отчетность, нормативно-правовая база и другие полезные инструменты. Все новички могут бесплатно тестировать сервис 14 дней.
Делопроизводство в 1С
Понятия «Делопроизводство» и «Документооборот»
Ведение учета внутри компании непременно связано с обработкой множества бумажных документов. Оформление всех документов проводится через программу 1С:Документооборот которая автоматизирует и упрощает процесс создания и обращения всех бумаг. Этот процесс в программе называется делопроизводством.
Эти бумаги и файлы не остаются на месте – они непременно передаются в другие отделы, поставщикам, клиентам и другим партнерам, создаются специальные копии. Эти процессы называются документооборотом – обменом важными бумагами между сотрудниками компании и их правильное оформление для отправки партнерам.
Есть несколько весомых преимуществ такого документооборота. История взаимодействий и оформления заявок от одного отдела к другому хранится в системе и позволяют проверить всю работу сотрудников. К тому же, количество распечатанных бумаг, которые приходится хранить в офисе, заметно сокращается. Документооборот компании в программе 1С – это наиболее точный способ ведения внутреннего учета.
Типы документов в 1С Документооборот
Для правильного ведения учета операций, проходящих внутри организации, необходимо ввести определенную группировку. Все документы имеют свое направление – возможно, это внутренняя записка или счет на оплату, который пришел от поставщика. Документация разделяется на три потока, чтобы работа с ними велась отдельно и не пересекалась:
Перед тем как информация, полученная в документации от партнера, перейдет к другому партнеру (станет исходящим документом), она должна быть обработана. Доступ к документу ограничивается администратором, и каждый работник будет менять статус оформления документа в программе. По мере изменения статуса он будет переходить из отдела в отдел, а затем на его основе оформится исходящий документ.
Входящие документы
Входящими являются те документы, которые поступают в компанию извне.
Есть несколько источников:
Каждый из таких документов регистрируется и проходит три стадии обработки:
В 1С можно записывать документацию, которая поступает от физических или юридических лиц. Под входящими документами может пониматься счет на оплату, претензия и т.п. На каждое входящее обращение следует давать ответ, но перед этим придется поменять несколько статусов по каждому запросу.
Во-первых, при попадании к одному из сотрудников организации документация будет зарегистрирована. Она получит статус запроса. В ходе рассмотрения следует поставить статус «В обработке», и, после того, как решение будет принято, обработка подходит к стадии «Исполнение», а статус меняется на «Ответ на запрос».
Исходящие документы
Под исходящим документом понимается бумага, которая оформляется внутри организации для отправки партнерам или же надзорным органам. Так, например, при помощи 1С удобно формируются отчеты для налоговой инспекции. Легко здесь создать документы для создания заказа поставщику и отправления чека своим клиентам.
Исходящая документация может стать ответом на входящий запрос или же быть создана сама по себе. Она создается в несколько этапов:
В системе 1С фиксируется только последняя стадия создания – регистрация. Идентификационный номер должен присваиваться ответственным работником (чаще секретарем) после того, как текст пройдет согласование, корректировки и утверждение ответственными лицами. До этого документация существует традиционно только на бумаге.
Если исходящий документ является ответом на входящий запрос, такие документы связываются в системе. До того, как будет принято решение, входящий запрос будет «ждать» в статусе «В обработке», а когда исходящий документ будет сформирован, этой переписке будет установлен статус «Отправлен ответ».
Внутренние документы
Любое движение денежных средств и материалов должно регистрироваться документально. Если операции не записывать или же не зарегистрировать всего одну операцию, можно сбиться в счете – «пропадут» деньги или материалы. Наиболее надежным способом учета является использование компьютерной программы, в том числе 1С.
Внутренняя документация может являться частью обработки входящих или исходящих запросов. В процессе принятия решения необходимо фиксировать отпуск товара или разрешение на оплату по счету, потому что все эти действия являются частью обработки запросов. К внутренней документации относятся служебные записки, приказы и другие важные бумаги.
Виды документа
Вид – это параметр, который влияет на:
Для каждого потока исходящей документации существуют отдельные виды. Так, например, для внутреннего потока в 1С созданы следующие позиции:
В зависимости от потребностей и специфики работы организации можно создавать дополнительные виды документов с нужными полями. Стандартные шаблоны не всегда подходят, и поэтому в новых шаблонах можно изменить практически все параметры, чтобы сразу же можно было распечатать или отправить готовый документ, оформленный по стандартам компании.
Правила присвоения регномера
Регистрационный номер является главным реквизитом документа и является уникальным. Поиск отдельно взятой бумаги можно выполнить по номеру, поскольку идентичных сочетаний цифр не будет. Программа 1С ввела гибкую систему создания идентификационного номера. В него включаются и стандартные данных, и дополнительные.
В число стандартных данных, которые включаются в регистрационный номер, входит дата, вид, наименование корреспондента и подразделение, которое работает над документацией. Каждому виду и направлению присваивается свой номер. Его можно всячески видоизменять, чтобы по набору цифр было понятно, исходящий это запрос или входящий, а также какой отдел занимается его обработкой.
Каждый рабочий год регистрационные номера обновляются и начинаются с цифры 1. Также возможно присвоение совместного номера, когда в составлении документации участвовало несколько организаций. В этом случае под номером в базе данных ставится заметка о номере в базе данных другой компании. Короткие комбинации можно записывать в одну строку через дробь.
Учетно-регистрационная карточка
Для каждого документа независимо от его типа создается учетно-регистрационная карточка. Она напоминает функцию «Предпросмотр» в графических редакторах – здесь можно увидеть заполненный данными шаблон. Но это не все функции карточки – в ней есть несколько вкладок:
Таким образом, используя карточку, можно просмотреть историю создания и редактирования документации. Записываются все действия сотрудников – в случае возникновения вопросов можно узнать, к кому обратиться за разъяснениями. Простота и чистота такого способа учета позволяет быстро устранять ошибки.
Устройство 1С таково, что даже параметры в учетно-регистрационной карточке можно менять: поскольку специфика деятельности организаций может существенно отличаться, им необходимо настроить программу под себя. Без такого функционала 1С не стала бы таким полезным инструментом ведения учета для многих организаций.
Использование дополнительных параметров
Несмотря на то, что в оформлении и обработке документации присутствует определенная рутина, каждому документу требуется дополнительная настройка. Прежде всего, для него вводится расширенный список параметров, относящихся к каждому документу. Как пример, такими реквизитами могут быть:
Все эти параметры создаются для того, чтобы в несколько кликов заполнять документы, в которых будут отражаться действия сотрудников, движения денежных средств и материалов. Так записывается информация об отпуске и даже ведется отчетность о командировках – вводятся даты и список всех трат, которые компенсируют сотруднику.
Платформа 1С:Предприятие упрощает делопроизводство и делооборот внутри компании, поскольку делает эти процессы полуавтоматическими. Отдельные шаблоны уже включаются в программу, а сохранение истории взаимодействия сотрудников и обработки документации является базовой функцией программного обеспечения.
