Что такое оперативное совещание в организации

Планерка, оперативка, оперативное совещание. Организация, проведение

Как организовать и проводить утреннюю пятиминутку (оперативное совещание). Правила, советы, рекомендации. (10+)

Советы по проведению оперативного совещания

В начале рекомендую Вам ознакомиться с общими правилами проведения совещаний. А дальше мы уточним эти советы с учетом регулярности и небольшой длительности планерки.

Цели планерки

Как часто нужно проводить планерку? Это зависит от того, ради чего мы ее проводим. Насколько быстро меняется ситуация, насколько часто необходимо проверять, выполняется ли план работ, и корректировать его.

В моей практике хорошо зарекомендовали себя еженедельные оперативки. Однако, когда сроки сжатые, а ответственность за их срыв высока, может понадобиться ежедневная планерка.

План, регламент оперативки

Исходя из сказанного, можно сформулировать основные правила:

План работы. Должен быть детальный план работы. Этот план должен быть настолько детальным, насколько часто проводится пятиминутка. Например, если мы проводим оперативное совещание каждый день, то и план должен быть с подневной детализацией, хотя бы на пару недель вперед. Иначе на планерке будет просто нечего обсуждать. Бессмысленно заслушивать отчет сотрудника о работе, проделанной за день, если неизвестно, что он за этот день должен был сделать.

Регламент. На доклад каждого участника должно отводиться минимум времени. Обычно выделяется около пяти минут, но можно обойтись и меньшим временем. Могут быть частные случаи, когда, например, сотрудник докладывает новости. Ему нужно предоставлять время, исходя из объема новостей. На обсуждение выделяется столько же времени, сколько на доклад. Во время обсуждения можно задать уточняющие вопросы, давать короткие советы, договориться, что предстоит сделать сотруднику до следующей планерки. Если за отведенное на оперативке время обсудить вопрос не удается, то нужно запланировать его проработку после нее, с участием только тех сотрудников, которые имеют к вопросу отношение. Это позволит не отвлекать и не тратить время остальных, не имеющих к вопросу никакого отношения.

Протокол. Все принятые решения должны фиксироваться в протоколе. Тогда на следующей планерке мы просто берем протокол предыдущей и проверяем, все ли участники сделали запланированное на предыдущем совещании. Если сотрудник не смог выполнить задачу, нужно решить, как этому сотруднику помочь. Глупо ждать, что не сделав задание за первую неделю, он сделает его за следующую. Нужно выяснить, какие трудности сотрудника остановили, как эти трудности можно преодолеть совместными усилиями.

Полезно ли оперативное совещание?

Пример протокола планерки

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи.

Как воруют деньги с пластиковых банковских карт. Как можно списать, не.
Способы кражи денег с кредитных / дебетовых карт. Приемы мошенников. Как защитит.

Линейно-функциональная, дивизионная, матричная организационные структу.
Описание линейно-функциональной, дивизионной и матричной организационных структу.

Как программисту стать трейдером, научиться торговать и зарабатывать н.
Мой личный успешный опыт выбора и реализации эффективных стратегий прибыльной то.

Организационные структуры. Сравнение. Оптимальный вариант. Эффективная.
Какая модель управленческой организационной структуры наиболее эффективна? На ка.

Заработок на изменении цены акций, фьючерсов, товаров и валют. Проверк.
Я не рекламирую здесь чьих-то услуг и не рассказываю, как заработать. Я расскажу.

Источник

Как правильно организовать оперативное совещание

Можно ли представить работу крупного предприятия без традиционного оперативного совещания? Форма управления, активно применявшаяся еще советскими руководителями, не утратила своей актуальности и в XXI веке. Современными менеджерами она применяется довольно охотно. В числе основных достоинств таких совещаний специалисты отмечают резкое повышение производительности, установление тесных взаимосвязей между структурными подразделениями, а также возможность обеспечения эффективного контроля по всем направлениям деятельности.

Базовые правила проведения совещания

Результативным совместное обсуждение вопросов будет только в случае профессиональной организации. Руководителю следует помнить о следующих принципах:

Собирать представителей структурных подразделений необходимо регулярно. Специалисты рекомендуют организовывать мероприятие не реже одного раза в месяц. Установить дату можно локальным нормативным актом. Отказ от соблюдения указанного правила нередко влечет необязательность в выполнении поручений и поставленных руководством задач.

2. Обязательное участие

Явка на совещание должна стать обязанностью начальников структурных подразделений. Обсуждение текущих вопросов, планов и перспектив развития позволяет достигать наиболее высоких показателей. Кроме того, наличие такого предписания придает совещанию особый статус, заставляет штатных специалистов придерживаться установленных сроков, отчитываться по итогам деятельности за конкретный период.

3. Четкий порядок проведения

При организации оперативного совещания профессиональные менеджеры большое внимание уделяют соблюдению установленного порядка. Обсуждение вопросов и решение задач осуществляется в следующем порядке:

— открытие совещания и проверка явки всех участников;
— оглашение повестки дня;
— изучение доклада ответственного лица;
— обсуждение и принятие решения;
— слушание отчетов непосредственных руководителей структурных подразделений;
— определение круга задач на следующий период;
— подведение итогов.
Соблюдение порядка проведения совещания позволяет рассмотреть все поставленные вопросы, выявить проблемы, а также факторы, препятствующие планомерному развитию компании.

4. Фиксация хода обсуждения

Результаты совещания отражаются в письменном протоколе. Обязанность его ведения, как правило, возлагают на секретаря или штатного юриста. В документе указывается:
— состав участников и роль каждого должностного лица;
— повестка дня;
— краткое содержание докладов и отчетов;
— перечень и суть принятых решений;
— список новых задач для каждого ответственного лица.
Протокол подписывается секретарем и руководителем. Остальные участники знакомятся с содержанием документа под подпись.

Почему проводить совещание необходимо?

Необоснованный отказ от традиционной формы контроля способен привести предприятие к настоящей управленческой катастрофе. Исследования показывают, что в компаниях, руководители которых не практикуют регулярный сбор представителей структурных подразделений, царит хаос.

Оперативное совещание гарантированно поможет добиться:
— повышения уровня трудовой дисциплины;
— сокращения числа просрочек исполнения служебных поручений;
— согласованности действий структурных подразделений и выделенных специалистов;
— увеличения результативности работы компании без дополнительных вложений;
— выявления недобросовестных или некомпетентных сотрудников.
Кроме того, протоколы оперативных совещаний нередко становятся доказательством фактического осуществления деятельности компании или подтверждением реальности конкретных сделок. К ним обращаются при возникновении споров с налоговыми и другими государственными органами.

В завершение отметим, что данная форма управления и контроля успешно прошла испытание практикой. Ее рекомендует к применению большинство современных специалистов.

Источник

Правила проведения совещаний — подготовка и основные этапы

Система проведения совещаний во многих организациях развита недостаточно, из-за чего заседания превращаются в бесполезную трату времени и не приносят результатов. Дело не только в отношении сотрудников, но и в отсутствие должной подготовки руководителя.

Групповые обсуждения и планерки — это мощный инструмент командной работы и способ управления бизнес-процессами при условии правильной организации делового совещания. Чтобы правильно провести рабочие переговоры необходимо заранее подготовиться к нему, как руководящему органу, так и подчиненным, чтобы сохранить фокус внимания на решении важных задач.

Зачем проводить совещания?

Систематическое проведения собраний создают организацию, помогают поддерживать внутрикомандные отношения и увеличивают скорость решения корпоративных задач. К тому же, это позволяет сплотить разные отделы для выполнения единой цели и обезопасить предприятие от распространения слухов и сопротивления неизвестности.

Преимущества:

Систематичность проведения совещаний

Предприятия, в которых систематически организовано проведение совещаний, показывают лучшие результаты и скорость развития. Для внедрения такой практики следует добиться от сотрудников дисциплины, последовательности и посещаемости. Внезапные планерки не принесут результатов, так как не позволят работникам подготовиться к ним, сделать отчеты и снижают вовлеченность в процесс.

Важно: стоит заранее составить и утвердить график проведения собраний. Если в компании применяется больше одного вида, укажите это в предварительном плане.

Систематичность призывает к дисциплинированности, так как сотрудники точно знают, что им нужно поставлять рапорт о проделанной работе и ответственно относятся к ее исполнению.

Виды собраний

Способы проведения совещаний зависят от необходимого формата для действенного использования этого вида командной работы. Перед составлением плана определитесь, что вы хотите получить и какие цели поставлены. У каждого типа есть свои преимущества и показания.

Сроки и условия проведения совещаний обозначают еще две группы: плановые (собрания по заранее оглашенному графику) и оперативные (срочное решений конкретной задачи).

По особенностям и порядку проведения совещания выделяют:

Готовимся к совещанию правильно

Чтобы не тратить свое и чужое время на бессмысленные формальные собрания, подходите с ответственностью к подготовке.

1. Создайте план проведения совещания. Это поможет избежать путаницы и сумбура.

2. Определите присутствующих. Не всегда должны присутствовать все работники, всё зависит от текущих целей.

3. Регламентируйте время. Не превращайте оперативку в многочасовое заседание, это существенно снизит эффективность.

4. Соберите отчеты по задачам, поставленным на прошлом собрании.

5. Расставьте пункты обсуждения в порядке приоритетности.

6. Заранее напомните коллективу лично или по телефону. Попросите взять блокноты и ручки, чтобы делать пометки.

7. Подготовьте все необходимые материалы.

Правила проведения рабочего совещания

Если проведение совещания организовано с учетом базовых правил в соответствии с целями руководства, результат такого собрания станет не только корпоративное общение, но и эффективно проведенное время.

Этапы и технологии ведения делового совещания

Процедура проведения совещаний предполагает несколько этапов.

Этап 1. Подготовка

На первом этапе руководитель определяет актуальность, тип, предмет обсуждения. Составляет план и список участников, рассылает приглашения. Ознакомьте всех участников с повесткой, по которой будете рассматривать задачи. Это позволит заранее все обдумать и предложить свежие идеи. Все необходимые материалы, документы и доклады должны подготавливаться заранее.

Этап 2. Организация

После определения количества участников делового совещания, подготовьте место для встречи. Это позволяет сократить время на рассадку и повысить результативность общения. Если вы собираетесь использовать мультимедийные устройства, проверьте и настройте их перед планеркой.

Этап 3. Реализация

Непосредственно процесс проведения совещания в указанное время с обсуждением всех указанных в повестке вопросов. Руководителю важно следить за регламентов и ходом дискуссии, вовремя останавливать неконструктивные диалоги и ссоры. Если есть необходимость принятия решения, это можно сделать путем общего обсуждения или голосования.

Этап 4. Протокол
Фиксируйте основные моменты, имена докладчиков и принятые решения. Это официальный документ, на основании которого вы можете требовать от сотрудников выполнения поставленных задач.

Пример протокола совещания:

Важно: раздайте бумажные копии протокола всем подчиненным, которые несут ответственность за выполнение.

Этап 5. Анализ

Проанализируйте, насколько успешным было собрание и подготовка к нему. Было ли принято решения и эффективно проведено время? Какие недочеты выявились в ходе совещания? Были ли противоречия между участниками. Что вы можете улучшить в следующий раз?

Пример плана делового совещания

Заранее подготовленный подробный план рабочего собрания гарантирует его успешность и эффективность. Составляйте такой документ для каждой встречи, в соответствии с текущими потребностями и целями.

Примерные пункты плана:

Следуйте правилам подготовки и проведения заседаний и делайте это систематически, чтобы обеспечить качественную коммуникацию внутри коллектива и эффективно использовать команду для решения рабочих задач.

Источник

Оперативные совещания: как их можно протоколировать и контролировать исполнение поручений?

О собенность протокола как вида документа состоит в том, что он содержит в себе не только принятые решения (распоряжения), но и описание хода обсуждения. Кроме того, протоколом может удостоверяться какой-либо факт (например, в случае с протоколом ДТП).

Пример 1. Разновидности протоколов

Но далее в статье мы будем говорить только о протоколах оперативных совещаний, которые относятся к числу организационно-распорядительных документов.

Допускаются полные и краткие формы протоколов. Полная форма используется для крупных мероприятий, ход которых необходимо зафиксировать полностью, включая все выступления (не только основных докладчиков), высказанные мнения, реплики и замечания. А краткий протокол может фиксировать только минимально необходимые сведения:

Краткие формы протоколов характерны для оперативных совещаний либо в случае стенографирования заседания.

Формальный подход не помогает

Протоколирование оперативных или производственных совещаний (так называемых «планерок», «летучек») носит более свободный характер. Обычно такие совещания проводятся раз в неделю, чаще всего утром в понедельник, до начала основной работы. Протокол зачастую составляется формально. Секретарь записывает ход обсуждения, фиксирует принятые решения и через день-два рассылает участникам оформленный документ, а далее из-за отсутствия полноценной системы контроля часто приходится полагаться на сознательность исполнителей и память, а ­также волевые качества шефа.

Пример 2. Как директор совещания проводил

Руководитель одной строительной компании проводил по понедельникам еженедельные производственные совещания. Каждое начиналось с оценки прошедшей недели (перед глазами руководителя был всегда протокол предыдущего совещания), вопросы делились на блоки (например, как у нас ведутся проектные работы, что нового в закупках и т.п.). Ответственные работники отчитывались о проделанной работе, при особо резких замечаниях и даже обвинениях пытались свалить вину на другого: «Я проект не доделал, потому что мне вовремя документы не выдали из архива», «Материалы не доехали до объекта, потому что механик неисправную машину в рейс выпустил» и т.п. Конструктивной беседы обычно не получалось.

Руководитель кричал, что все плохо, сотрудники сидели, понурив головы, а секретарь записывал «ускорить», «увеличить», «улучшить», «устранить»… После окончания «совещания» сотрудники бежали на свои рабочие места, радуясь, что «экзекуция» закончилась. Секретарь оформляла протокол, иногда обращаясь с вопросами к какому-нибудь специалисту (например, как корректнее переформулировать решение «срочно закончить вторичку»), подписывала его у руководителя и рассылала на электронную почту сотрудников, указанных исполнителями. Контроль исполнения протоколов велся слабо, большей частью путем телефонного обзвона и выяснения, решен ли вопрос. Как правило, вопрос был не решен или на его решение требовалось больше времени, чем было записано в протоколе. Да и не понимали сотрудники, почему они должны отчитываться перед секретарем, который все равно ничего не смыслит в их работе. И вообще, надо работой заниматься, а не бумажки печатать.

Проходила неделя, наступал понедельник, руководитель снова устраивал разнос…

К сожалению, такая картина характерна для многих отечественных предприятий: культура исполнения документов все еще остается довольно низкой, поэтому одной из главных задач секретаря является создание удобного рабочего механизма контроля исполнения протоколов совещаний. Мы хотим рассказать о том, как секретарь может помочь руководителю, используя некие «облегченные» (менее трудоемкие) формы контроля, базис под них можно заложить еще при протоколировании совещания.

См. статью «Опыт использования коэффициента исполнительской дисциплины»

Источник

Деловые совещания

Современный бизнес невозможен без различного рода переговоров. Деловые совещания – это возможность руководства донести основные цели и задачи сразу до всех структурных подразделений, получить обратную связь и на основании полученных данных скорректировать план действий для компании.

Совещания – это своеобразный инструмент управления бизнесом, который постоянно нуждается в оценке эффективности и анализе достигнутых результатов.

Деловое общение, деловые беседы, собрания, переговоры, дискуссии: как форма деловой коммуникации

Деловое общение следует отличать от обычного, поскольку первое преследует определенную цель и имеет строгую этику поведения, а последние – могут и не иметь никакой почвы и повода.

Форм деловой коммуникации существует большое множество, к основным из них относятся:

Помимо перечисленных форм существует еще целый их ряд: деловые собеседования, споры, совещания, переписки, презентации, конференции. Все они имеют свою специфику, но отвечают единым правилам деловой этики.

Деловые совещания: задачи, цели, темы

Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуальной проблемы или задачи. Помимо этого на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов. Такая форма коммуникации позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.

Основными целями и задачами совещаний являются:

Темы, которые присутствуют на совещаниях, могут быть абсолютно разными.

В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую (либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели).

Поводом или темой для внепланового совещания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой, в которой приходится работать компаниям.

Виды, типы и классификация деловых совещаний

Деловые совещания могут быть разными по форме проведения, тематике и присутствующим лицам.

Основная их классификация представлена ниже:

Помимо представленной классификации совещания можно разделить на проблемные, оперативные и инструктивные.

Проблемные совещания направлены на поиск оптимального решения задач в сжатые сроки.

Оперативные (или их еще называют диспетчерскими) имеют целью получение данных о текущем положении компании. Вся информация от подчиненных аккумулируется у руководителей подразделений, а затем передается главному руководителю организации. Это данные о том, насколько были выполнены планы, достигнуты цели, решены задачи. Главное отличие таких совещаний от всех остальных – в их регулярности, постоянстве списка участников и возможном отсутствии повестки совещания (то есть его подробного плана).

Инструктивные совещания имеют обратный порядок в отличие от диспетчерских – вся информация в директивном формате спускается от руководителя к непосредственным подчиненным, и далее передается по вертикали власти в организации до конкретных исполнителей тех или иных задач. К такой информации относятся распоряжения руководства, которые могут повлиять на текущий ход работы организации, новые правила, нормы поведения, сроки исполнения конкретных задач.

Подготовка, организация и проведение деловых совещаний

Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо тщательно продумать его основные моменты: цель совещания, основные задачи, этапы мероприятия. Только при таких условиях можно получить выгоду от совещания.

К сожалению, многие из них проводятся только потому, что в бизнес-среде так принято. Регулярные встречи и совещания в начале недели с руководством во многих компаниях стали обыденностью и потеряли смысл.

Однако крупные компании, которые стремятся развиваться и завоевывать большие доли рынка, подходят к данному вопросу с большой скрупулезностью:

Этапы и технологии ведения делового совещания

Каждое совещание имеет два основных этапа: подготовка и непосредственное проведение.

На первом этапе определяется актуальность проведения мероприятия, ставятся его цели и задачи, формируется список участников, подготавливаются доклады и презентации в соответствии с повесткой.

На втором – непосредственно согласно имеющейся повестке освещаются вопросы, в которых могут принимать участие все присутствующие. Как правило, руководство компании является председателем совещания и задает ему тон, предоставляет право слова, прекращает дискуссию, если она вышла за рамки конструктивного обсуждения.

Помимо основных этапов в совещании может присутствовать этап принятия решения, если оно предполагает решение какой-либо задачи. Это может происходить путем обсуждения или голосования.

Пример плана делового совещания

Имея на руках подробный план совещания, можно с уверенностью знать, что оно пройдет эффективно.

Такой план может включать в себя:

В процессе совещания важно фиксировать основные его моменты для того, чтобы иметь возможность вернуться к тому или иному вопросу и более подробному его рассмотрению.

Деловые совещания на выставках и конгрессах Экспоцентра

Одним из эффективных средств продвижения продукции является проведение деловых совещаний в рамках выставок и конгрессов, проводимых в ЦВК «Экспоцентр». Деловые совещания подобного формата несколько отличается от других. Если на обычном совещании собирается руководящий состав одного предприятия, то во время работы выставки у любого производителя есть уникальная возможность комплексно решить проблемы предприятия и пригласить всех поставщиков и дистрибьютеров продукции.

Специально оборудованные комнаты для деловых переговоров, конгресс-холлы ЦВК «Экспоцентра» рассчитаны на разное количество человек. Поэтому проблем с размещением всех участников не бывает. С помощью системы MatchMaking можно заранее согласовать время проведения совещания. Презентационная техника позволит сделать совещание более насыщенным и полным.

Ещё интересные ссылки на статьи

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Источник