Организационные коммуникации
— Элементы, этапы и способы коммуникаций.
— Виды организационных коммуникаций.
Взаимодействия между людьми в организации, между структурными подразделениями, взаимосвязи с внешней средой осуществляются с помощью коммуникаций. Организации без коммуникаций не могут существовать. Эффективные коммуникации являются необходимым условием достижения целей организации. Поэтому организационные коммуникации являются важнейшей составляющей деятельности менеджеров, так как решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей. Коммуникации обеспечивают реализацию основных функций управления: планирования, организации, руководства и контроля.
В коммуникационном процессе менеджеры получают необходимую информацию для принятия эффективных организационных решений. Не случайно большую часть своего времени руководители тратят на коммуникации и на формирование системы коммуникаций в организации. Г. Минцберг определил, что менеджер от 50 до 90% своего времени тратит именно на коммуникации.
Теория организации рассматривает коммуникации между организацией и внешней средой, между подразделениями организации, между работниками подразделений по уровням производства и управления.
Коммуникации – это обмен информацией между людьми. Для того, чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей. Без обмена информацией люди в организациях не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их. Понятие «коммуникация» характеризует отношения между людьми, точнее их связи в процессе совместной деятельности. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается (информацию), и то, как это «что» передается. Информация является лишь средством установления коммуникаций. Однако информация в то же время является необходимым условием коммуникаций.
Организационные коммуникации – это процесс, с помощью которого руководители создают и развивают систему предоставления и передачи информации (необходимых сведений) большому количеству людей внутри организации и за ее пределами. Организационные коммуникации служат инструментом обеспечения координации деятельности по всей вертикали и горизонтали, позволяют получить всем участникам организационных процессов необходимую для осуществления их деятельности информацию.
Коммуникации, как правило, рассматриваются как процесс, состоящий из определенных элементов, этапов или стадий.
Основными элементами коммуникационного процесса являются:
— отправитель – лицо, генерирующее идею, либо собирающее информацию и передающее ее;
— сообщение – информация, закодированная в виде символов;
— канал – средство передачи информации;
— получатель (реципиент) – тот, кому предназначена информация.
Цель коммуникационного процесса – обеспечить понимание информации (сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель.
Коммуникационный процесс включает в себя следующие этапы:
1. Формулирование идеи или выбор информации для передачи. Отправитель должен хорошо оценить значимость идеи (информации) и продумать суть ее изложения.
2. Кодирование и выбор канала передачи информации. Чтобы передать идею или информацию, отправитель кодирует ее с помощью вербальных и невербальных символов и выбирает канал передачи, соответствующий типу символов. Выбор средства сообщения не должен быть ограничен единственным каналом, необходимо использовать сочетание различных каналов.
3. Передача информации – физическая передача конкретной информации.
4. Декодирование (расшифровка) – на этом этапе осуществляется перевод мыслей отправителя в мысли получателя. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются местами.
Иногда в процессе коммуникаций могут возникать «шумы», источниками которых могут быть язык, различия в восприятии информации, различия в статусе и др.
Коммуникации могут осуществляться в виде монолога, диалога, обратной связи как реакции на полученную информацию.
Выделяют следующие способы коммуникаций:
— разговорный (устный, вербальный);
— письменный (письма, распоряжения, статьи, объявления);
— невербальный (тон речи, пауза, акцент внимания, телодвижения).
В организации складывается структура коммуникаций, (коммуникационная сеть), которая, как правило, соответствует структуре организации (производственной структуре и структуре управления). Связь между элементами коммуникационной структуры осуществляется через коммуникационные каналы (каналы связи), по которым движутся коммуникативные потоки (потоки информации). Выделяют три типа организационных структур: открытые, замкнутые и комбинированные.
Система организационных коммуникаций включает в себя много их разновидностей. Соотношение различных коммуникаций оказывают существенное влияние на успешное решение организационных проблем.
Рассмотрим виды коммуникаций.
Относительно конкретной организации (компании) можно говорить о внешней и внутренней коммуникации.
Внешняя коммуникация – это коммуникация с миром, находящимся за пределами организации, это коммуникации между организацией и внешней средой. Задача внешних коммуникаций – удовлетворить информационные потребности организации о внешнем окружении, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, потребителями. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании.
Внутренние или внутриорганизационные коммуникации (между подразделениями, внутри подразделений по уровням производства и управления, (формальные коммуникации) межличностные коммуникации, неформальные коммуникации. Внутренние коммуникации представляют собой часть производственно-хозяйственной, управленческой деятельности, через них осуществляется связь между подразделениями, их взаимодействие. Коммуникации внутри организации включают в себя информацию, инструктирование, обучение, диалоговые способы воздействия руководителей на подчиненных.
Важнейшая цель внутренней коммуникации в организации – создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководством организации. С помощью коммуникации работники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании. Таким образом, хорошо сформированные внутренние коммуникации – это важный организационный инструмент и необходимое условие для эффективного внедрения и развития корпоративной политики.
Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном и вертикальном направлениях. Внутриорганизационные коммуникации включают в себя: нисходящий и восходящий уровни вертикальных коммуникаций, коммуникации по горизонтали, коммуникации между руководителем и подчиненными, коммуникации между формальными и неформальными группами. Внутриорганизационные коммуникационные процессы призваны удовлетворить потребности разных уровней принятия решений.
Коммуникация в малой группе дает шанс участникам коммуникационного процесса (и руководителю, и подчиненному) оперативно участвовать в решении стратегических и текущих задач организации: каждый участвует в обсуждении, каждый может быть услышан. Хорошие результаты дает эффект обратной связи. Взаимодействие усложняется с ростом числа членов группы.
Межличностная коммуникация – коммуникация с другим человеком – наиболее распространенный тип внутренних коммуникаций.
Неформальные коммуникации между неформальными группами могут охватывать набор связей – от бытовых до производственных. Основой этого типа коммуникаций является информация, циркулирующая по каналам неформального общения, которые можно назвать каналами распространения слухов. По каналам слухов информация распространяется гораздо быстрее, чем по каналам формального сообщения. Иногда руководители специально запускают «слухи», чтобы проверить реакцию коллектива на возможные будущие решения (например, по кадровым изменениям или изменению порядка выплаты премиальных).
Общественные или массовые коммуникации – процесс сообщения информации с помощью технических средств или средств массовой коммуникации численно большим группам людей: печать, радио, кино, телевидение, интернет. Источник информации передает послание рассредоточенным аудиториям. Ограничена возможность обратной связи.
Формирование системы организационных коммуникаций процесс сложный, так как при обмене информацией могут возникать множество препятствий, которые называют барьерами.
Коммуникационные барьеры обусловлены:
— семантическими барьерами (слова могут иметь различное значение для разных людей);
— плохой обратной связью;
— несовершенством организационной структуры.
К коммуникационным барьерам относят:
— неудачное представление информации;
— неспособность получателя воспринимать информацию;
— несоответствие представлений, обусловленное уровнем знаний, опыта, информацией, которая была получена ранее;
— несовместимость точек зрения;
— дезинформация, искажение (сознательно или неосознанно) представляемой информации;
— недостаток каналов связи или их перегрузка (когда руководитель все потоки информации замыкает на себя, перегрузки усложняют процесс обработки информации);
— разрывы в коммуникационных сетях (которые часто происходят из-за конфликтов и напряженного социально-психологического климата).
Совершенно очевидно, что каждый руководитель заинтересован в улучшении коммуникаций, поэтому менеджерам необходимо предпринимать определенные меры, чтобы преодолевать подобные преграды.
На эффективность организационных коммуникаций оказывают влияние различные факторы: и личностные, и организационные, и управленческие.
Для обеспечения эффективной реализации коммуникации, особенно в управленческой деятельности, необходимым условием является активное слушание. Активное слушание – это метод и способ взаимоотношений, который служит основой для эффективного сбора информации.
В качестве направлений совершенствования коммуникаций в организациях можно назвать:
— изучение и регулирование информационных потоков;
— разработку систем сбора предложений с целью обеспечения более легкого поступления и прохождения информации от низовых уровней наверх и с целью снижения фильтрации;
— совершенствование управленческих действий (проведение собраний, совещаний);
— совершенствование систем обратной связи;
— использование современных информационных технологий (сети, электронной почты, интернета);
Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители предоставляют информацию большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.
Коммуникации важны для руководителей по ряду причин: коммуникации необходимы для эффективности управления; коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя; коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности.
Принято различать четыре основные функции коммуникативности в группе или организации: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации.
Коммуникативный поток может перемешаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.
Нисходящее направление. Коммуникативный поток, перемещающийся от одного уровня к другому, более низкому, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах, с тем чтобы выделить проблемы, требующие внимания.
Восходящее направление. Восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах.
Горизонтальное направление. Общение происходит между членами одной группы или рабочих групп одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня. Данный процесс позволяет сэкономить время и обеспечить координированность действий.
Существуют следующие элементы коммуникации.
Источник. В организациях источником коммуникации являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.
Кодирование. Это перевод идей источника в систематический набор символов на язык, выражающий цели источника.
Передача сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит от используемого канала.
Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источника к приемнику. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.
Расшифровка-прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации расшифровывает сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации.
Обратная связь. Источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала несовершенна, желательно обеспечение обратной связи.
Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: неправильная расшифровка информации со стороны получателя; различные значения, придаваемые одним и тем же словам различными людьми; статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции.
Коммуникации в организациях
Коммуникация – это взаимодействие между людьми, это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами.
Процессы коммуникации позволяют использовать информацию от разных личных доступных источников – вышестоящих руководителей, подчиненных, заказчиков, поставщиков, руководителей того же уровня и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.
Коммуникация можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или события. Коммуникация включает ряд терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязь между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с результативностью и эффективностью при достижении определенных целей.
Различают следующие виды коммуникации:
– письменные групповые внутри организации и за ее пределами.
В процессе коммуникации руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты действий подчиненных и осуществляет их корректировку. Важным этапом коммуникации и принятия решения руководителей является процесс обратной связи. Формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе (получателей) информации. Это означает, что руководитель в своих действиях должен ориентироваться на получателя информации, а не на источник, то есть он должен быть уверен, что говорит на одном языке с получателем информации и его оцеки ситуации не противоречит оценке получателя.
Наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях между источником и получателем, являются изменения, которые происходят в ее кодировании и расшифровке, они должны быть одинаковыми. Когда они становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Этот процесс называется энтропией, т.е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению.
Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном или в вертикальном направлении. Вертикальное направление подразделяется на низходящи и восходящие потоки.
Нисходящий направление – коммуникативный поток перемещается от одного уровня в группе или организации к другой, более низкого уровня. Он используется руководителем для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, предложить варианты обратной связи по результатам работы.
– препятствия и барьеры, нарушающие качество сигнала.
Источник – в организации источником коммуникации сотрудники.
Передача сигнала – цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит от используемого канала.
Канал – передаточный механизм от источника к приемнику. В организации – это устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальнихи связей, групповые собрания и прочее.
Расшифровка – прием. Для завершения процесса коммуникации необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации расшифровывает сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации.
Обратная связь определяет сигнал о получении информации получателем от источника, позволяет руководителю оценить эффективность осуществления им коммуникации, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.
Препятствия и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: отвлечение, неправильная интерпретация со стороны получателя или источника информации, различные значения, предоставляемых одним и тем же словам различными людьми (семантические проблемы), статусная различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационного дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними, получатель информации слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка), не понятен шифр, проблема информации положению лица, посылающего ее, при передаче оказываются шумы.
Коммуникация в организациях – это сложный и динамичный процесс. Поэтому он может рассматриваться как действие, как взаимодействие, как процесс. Соответственно этому и строятся модели коммуникации:
|
|
Закодированое послание Разкодированее послание
Символы Сигналы
Внутренняя оперативная коммуникация возникает внутри организации и направлена на достижение целей организации, является частью дияльльности организации. Примером такой коммуникации связь между отделами предприятия, отчеты отделов, ведомости учета, которые передают информацию другим отделам.
Внешняя оперативная коммуникация отражает достижения организации своих целей или межорганизационных деятельность. Она осуществляется между организацией и образованиями, которые существуют вне ее. Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией между людьми при встрече.
П послание по
|
слание
 |  |
|
Закодированое Разкодированое
П послание послание
Для обеспечения эффективного восприятия управленческой информации в процессе коммуникации создаются многочисленные руководства и правила. Основной упор в них делается на ликвидацию любых препятствий и барьеров. Например, даются следующие рекомендации руководителю, к которому поступает информация от подчиненных:
– предоставьте говорящему свободу;
– дайте понять говорит, что вы хотите слушать;
– устраните раздражающие факторы;
– постарайтесь понять точку зрения собеседника;
– легко принимайте возражения и критику;
– сдержите свой темперамент;
– задавайте точные вопросы.
Для осуществления всех видов коммуникаций важное значение имеет обратная связь, в организации может осуществляться различными путями, которые представляют собой сети коммуникаций.
Существуют различные виды сетей коммуникаций:
Круг – это сеть коммуникаций является активной, без лидера, неорганизованной, неустойчивой.
Колесо – это сеть коммуникаций, она менее активна, имеет выраженного лидера, хорошо и устойчиво организована, более упорядочена.
Многоканальная сеть – представляет собой то же колесо, но со связью между подчиненными.
Используемые типы коммуникаций представлены на рис. 4.3.
Структура сети коммуникаций влияет на точность и недвусмысленность посланий, на функционирование организации, на чувство удовлетворенности ее членов. Структура в виде колеса считается наиболее простой для организации. Коммуникации между руководителями и подчиненными являются двухканальной информационной системой, которая обеспечивает свободный поток информации как в направлении сверху вниз, так и снизу вверх. Руководитель прямо влияет на направление и поток коммуникаций. Для обеспечения точности передачи информации руководитель может установить правила, в соответствии с которыми послания должны передаваться в определенное время, в определенном направлении и последовательности. Успешно функционируют те организации, где сотрудники единолично не контролируют коммуникации, где поощряется участие всех сотрудников в потоке коммуникаций.
Разделение труда на микро или макро облегчает коммуникации между работниками в организации. В стабильных организациях можно разрабатывать систему коммуникаций благодаря рутинности передачи посланий и их содержания. В динамичной организации необходимо тщательно учитывать поток и точность коммуникаций, через передачу нерутинный информации нужны иногда частые изменения сети коммуникаций.
Организационные коммуникации
Вы будете перенаправлены на Автор24
Понятие организационных коммуникаций
Организационные коммуникации – это процесс, целью которого является обеспечение понимания информации, выступающей предметом обмена, в рамках организации и с внешней средой.
Коммуникационные процессы пронизывают все производство и управление. По масштабам все коммуникации можно разделить на две большие группы
Первая группа – коммуникации между организацией и окружающей ее средой. Иными словами, это коммуникации, выступающие как информационное взаимодействие с объектами внешней среды. К ним относятся потребители, средства массовой информации, органы контроля и надзора, государственного регулирования, комитеты, поставщики, политические группы и т.д. Это может провоцировать возникновение коммуникаций внутри предприятия. Возможны различные формы осуществления внешних коммуникаций. Так, например, для соблюдения государственных норм регулирования используются письменно оформленные документы, а для реализации товаров и услуг применяются программы маркетинга и средства рекламы. Все контактные аудитории окружающей среды могут быть поделены на три категории: благожелательные (имеющие к организации позитивный интерес), искомые аудитории (организация сама в них заинтересована при условии, что они будут позитивными), нежелательные (чье внимание организация предпочла бы не привлекать).
Вторая группа – коммуникации внутри организации между подразделениями и уровнями управления. В основе управленческого процесса лежит взаимодействие между входящими в управленческую структуру элементами – отдельными лицами, должностями, подразделениями, которое происходит через соединяющие их коммуникационные каналы, формируемые в ходе обмена документов, личных контактов, использования электронных средств связи и т.д. Эти коммуникации по содержанию могут быть информационными, административными или техническими. Информационное взаимодействие предусматривает обмен сведениями (официальными, имеющими юридическое закрепление, или неофициальными, не имеющими правового статуса, но полезными для ориентирования в ситуации) между субъектами управленческой деятельности. Административное воздействие нужно для того, чтобы вышестоящие звенья передавали нижестоящим распоряжения, рекомендации, инструкции, ответственность и управленческие полномочия, а также получали отчеты и осуществляли контроль.
Структура организационных коммуникаций
Готовые работы на аналогичную тему
В рамках коммуникационного процесса можно выделить четыре базовых элемента:
В процессе обмена информацией выделяют следующие этапы:
Барьеры в организационных коммуникациях
При осуществлении коммуникаций сложности восприятия информации могут быть обусловлены следующими барьерами:
