Что такое организационный проект
Организационное проектирование
Процесс создания новой организации или совершенствования существующей не может осуществляться без предварительной подготовки проекта. Организационное проектирование как раз и предназначено для того, чтобы создать прототип или прообраз создаваемой организации или ее изменения.
В общем виде организационное проектирование – это процесс разработки организационных элементов, их связей и функциональных процессов проектируемой организации. Проектирование (от лат. projectus – брошенный вперед) есть процесс создания прототипа, прообраза возможного будущего состояния организации и предполагает описание ее технических, экономических, социальных и иных сторон.
Как следует из определений, с позиций статики проектирование – это процесс разработки структурных составляющих и их взаимосвязей в моделируемой системе, в ходе реализации которых система имела бы устойчивость, надежность и экономичность при функционировании. Для этого устанавливаются необходимые пропорции между ее элементами, их размещение в пространстве и во времени.
С позиций динимики организационное проектирование предусматривает разработку функциональных процессов систем, определение характера их связей внутри систем и с внешней средой, прогноз их развития.
Объектами организационного проектирования являются: организация в целом, ее структурные подразделения, организационные процессы: административный (проектируется формальная структура); инжиниринговый (технологический) – проектируется организация производственного процесса; инновационный (проектируются нововведения); функциональный (проектируются функциональные роли); деятельностный (проектируется совместная деятельность); системный (проектируются системные связи и синергетический (организационный) эффект).
Цели организационного проектирования:
· создание новой организации;
· усовершенствование существующей организации (рационализация);
· радикальное преобразование существующей организации (реорганизация).
Центральная задача организационного проектирования – определение состава и необходимой численности подразделений и должностей, их функций, полномочий, связей между ними, форм и методов их осуществления, закрепление всего этого в нормативных документах.
Отсюда основные нормативные документы, отражающие итоги организационного проектирования:
1) комплект положений о подразделениях фирмы;
2) комплект должностных инструкций;
3) положение о внутриформенном планировании;
4) положение о системе оплаты труда;
5) положение о документообороте;
6) образцы кадровых документов.
Организационное проектирование тесно связано с понятием бизнес-процессов. Бизнес-процессы – это связанные цепочки хозяйственных операций. Они представляют собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, в результаты процесса, представляющие ценность для потребителей.
Проектирование бывает типовым и индивидуальным. Типовое проектирование – это проектирование однотипных объектов по имеющемуся образцу. Индивидуальное проектирование предполагает создание индивидуального организационного проекта для конкретной организации или подразделения с учетом специфики проектируемого объекта.
Поскольку проектирование начинается «с нуля» и охватывает все направления деятельности организации, оно является весьма трудоемкой работой, выполняемой, как правило, специализированными фирмами, имеющими возможность привлекать к ней профессионалов.
Полный процесс организационного проектирования обычно включает три укрупненных этапа проектирования:
1. Предпроектный этап, включающий подготовку исходных данных. В частности, на этом этапе осуществляется комплексное обследовании объекта проектирования, постановка проблемы или задачи, разработка общей концепции проектируемой системы, формулирование технического задания, выполнение научно-исследовательских работ, определение потребности в ресурсах и т.д.
2. Техническое проектирование. На этомэтапе осуществляются выбор и принятие окончательного решения проблемы или задачи по организационному, техническому, правовому и другим видам обеспечения проектируемой организации. На основе технического задания разрабатывается технический проект
3. Рабочее проектирование. В результате выполнения этого этапа разрабатывается рабочий проект, выпускается полный комплект рабочей документации.
Процесс проектирования заканчиваются этапом внедрения организационного проекта, во время которого проводится обучение и психологическая подготовка персонала, вводятся в действие новые инструкции и положения, новые системы оплаты и стимулирования труда, перестраиваются производственные и управленческие структуры.
Составлению организационного проекта, если речь идет о рационализации или реконструкции, предшествует анализ внутренней среды, целями которого являются:
— глубокое изучение организации, ее проблем, сильных и слабых сторон;
— оценка ресурсов и внутренних возможностей, финансового состояния, факторов успеха, привлекательности компании;
— разработка стратегии развития потенциала и структуры, организационного механизма;
— формирование новой организационной парадигмы;
— определение желательного уровня эффективности текущей деятельности, организации и пр.
Результатом организационного проектирования является организационный проект (план организационно-технических мероприятий в виде комплекса документов).
И.И. Мазур в книге «Управление проектами» дает следующие определения проекту. В самом общем виде проект (англ. – project) – это что-либо, что задумывается или планируется, например, предприятие, организация. Проект – это некоторая задача с определенными данными и требуемыми результатами (целями), обуславливающими способ её решения. Проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты.
В том случае, когда в качестве результатов реализации проекта выступают физические объекты (здания, сооружения, производственные комплексы, организации) определение проекта может быть конкретизировано следующим образом: Проект – целенаправленное, заранее проработанное и запланированное создание или модернизация физических объектов, технологических процессов, технической и организационной документации для них, материальных, трудовых, финансовых и иных ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению.
Итак, в нашем понимании организационные проекты – это то, что создает новые организации и изменяет существующие.
В общем случае организационный проект включает следующие разделы:
1) общее описание объекта проектирования (миссия, функции, общая структура, стоимость капитала, объемы выпускаемой продукции, численность работающих);
2) организация производства (описание процесса производства, разделение труда, организация обслуживания рабочих мест, уровень механизации и автоматизации труда, меры по безопасности и охране труда, организационные решения по подготовке производства);
3) организация управления (организационная структура управления, методы и технологии управления, коммуникации, численность и состав персонала, функциональное разделение труда, организация отдельных функций управления: планирования, маркетинга, учета и финансирования и т.д.);
4) организация взаимодействия с внешней средой (наличие договоров и договоренностей, нормы и правила взаимодействия).
Проектирование завершается проведением зкспертизы проекта. Экспертиза представляет собой окончательный вывод высококвалифицированных специалистов в соответствующей отрасли или сфере деятельности проектируемого объекта, представленный в форме письменного заключения. В заключении приводится оценка научного и технического уровня проекта, его эффективности и пригодности к осуществлению.
Таким образом, основными документами, возникающими в результате проектирования, являются организационный проект и экспертное заключение.
К организационному проекту (плану организационно-технических мероприятий экспертами предъявляются следующие основные требования:
— перспективность, открытость для дальнейшего развития;
— соответствие объекту проектирования;
— гибкость, динамичность, возможность приспособления к новым внешним и внутренним условиям;
— экономичность и др.
Само организационное проектирование сводится к следующим действиям:
— системному анализу настоящей и будущей ситуации существующей организации;
— определению цели организации и критериев ее достижения;
— проектированию или уточнению функций организации, ее структуры (типа, состава и количества подразделений, численности управленческого персонала, линий взаимодействия, распределения полномочий и ответственности), что облегчает постановку задач и контроль;
— оценке эффективности будущей системы управления (обеспечение достижения целей, надежность, организованность, скорость принятия решений, их оптимальность);
— разработке правил принятия управленческих решений, должностных инструкций и регламентов для видов деятельности, имеющих устойчивый повторяющийся характер;
— разработке общей системы планирования;
— разработке системы управления персоналом;
— разработке системы мотивации (оплаты высших руководителей, персонала, денежных стимулов и поощрений);
— расчету потребности в материальных ресурсах;
— подготовке технико-экономического обоснования;
— разработке эскизного проекта, рабочего проекта, оформлению;
— внедрению результатов проектирования (частичное контрольное на отдельных участках);
— полной замене старой организации новой; становлению новой.
Проектирование осуществляется с использованием различных методов, которые дополняют друг друга.
Это следующие методы:
· метод аналогий – использование уже имеющегося опыта проектирования аналогичных организаций, аналогичных систем (например, при проектировании системы управления применение организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными характеристиками по отношению к проектируемой организации);
· экпертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации с помощью опросов и оценок силами экспертов и опытных управленцев-практиков. Это позволяет выявить проблемы, «узкие места» в деятельности организации, в управлении ею и выработать рациональные рекомендации);
· метод структуризации целей предполагает разработку «дерева» целей организации и последующий экспертный анализ вариантов организационных решений с позиций их соответствия системе целей, составление карт прав и ответственности за достижение целей);
· расчетно-аналитические методы (методы организационного моделирования) состоят в построении математико-кибернетических, математико-статистических, графо-аналитических и прочих моделей распределения полномочий и ответственности в организации.