Что такое отчет о проделанной работе

Отчет сотрудника о выполненной работе: учимся составлять

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2013, N 3

ОТЧЕТ СОТРУДНИКА О ВЫПОЛНЕННОЙ РАБОТЕ: УЧИМСЯ СОСТАВЛЯТЬ

Для чего нужен отчет?

Известно, что необходимость привлечения персонала должна быть экономически обоснованной, ведь оплата труда наемных работников для организации является статьей расходов, причем довольно существенной. Практически каждый руководитель структурного подразделения организации, подбирая через кадровую службу работников, должен обосновать перед руководством следующие важные моменты:

— штатную численность подразделения;

— фонд оплаты труда подразделения;

— организационную структуру подразделения;

— функционал работников подразделения;

— требования к кандидатам (образование, квалификацию, опыт работы, профессиональные навыки и т. п.).

Только после того как мотивированное предложение руководителя структурного подразделения о найме работников будет одобрено руководством, можно будет открывать вакансии и искать кандидатов. Однако обоснование необходимости «содержания» того или иного работника не заканчивается после его приема на работу. А, наоборот, только начинается. Так, ему нужно будет выполнять определенный непосредственным руководителем объем работы.

Надо сказать, что в редкой организации рассчитываются нормы выработки (осуществляется это обычно силами экономистов и финансистов, у которых, если они и трудятся в компании, всегда есть работа поважнее). На практике задача распределения объема работы между сотрудниками структурного подразделения, как правило, лежит на плечах руководителя подразделения, который должен действовать по принципу «каждый работник должен быть при деле». В то же время руководитель подразделения должен планировать работу своих подопечных. В свою очередь, работник, чтобы трудиться более эффективно, должен и сам планировать свое рабочее время. После того как план будет составлен и утвержден руководителем структурного подразделения в установленном в организации порядке, его необходимо придерживаться и руководителю структурного подразделения, и подчиненным работникам. Безусловно, для учета проделанной работы как подразделения в целом, так и отдельных его работников, при сопоставлении ее с утвержденным планом возникает потребность в отчете.

Таким образом, отчет работника необходим для:

— обоснования расходов на оплату труда работников структурного подразделения;

— использования его в качестве основы с целью представления отчетов контрагентам по гражданско-правовым договорам об оказании услуг/выполнении работ силами своего персонала (в том числе договоров аутсорсинга и аутстаффинга);

— создания своего рода порядка и соблюдения дисциплины в подразделении;

— быстрого установления связи: кто из работников, когда и какую работу выполнил (например, при возникновении конфликтных ситуаций, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением работником своих трудовых обязанностей).

Когда отчет обязателен?

Важно отметить, что вопрос предоставления работниками отчетов о выполненной работе законодательством регламентируется лишь в случае отправления работника в командировку.

Примечание. О том как отозвать работника из командировки, читайте на с. 48 журнала N 2, 2013.

В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако с 01.01.2013 организация может использовать и утвержденные ею формы.

Пример 1. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

Форма по ОКУД │ 0301025│

Общество с ограниченной ответственностью «Русь» ├────────┤

Источник

Как правильно написать отчет о проделанной работе?

Отчет о проделанной работе очень важно составить толково, чтобы кратко, но емко изложить результаты вашей деятельности. Существуют ли особые правила ведения отчетности, что нужно знать, приступая к написанию такой документации?

Отчет о проделанной работе – требования к написанию

Зачем вообще нужно составлять отчет о проделанной работе? Ведение отчетности помогает:

Какие основные требования предъявляются к отчету? Рассказывать о результатах своего труда нужно по-деловому кратко, но в то же время указав весь объем проделанной работы.

Толковый отчет не только даст представление о том, как хорошо вы потрудились, но и представит вас в выгодном свете – сотрудником, умеющим доступно излагать свои мысли, выделив основное и не отвлекаясь на ненужные подробности.

Отчет о проделанной работе – какие бывают виды

С точки зрения периодичности отчет может быть еженедельным, месячным, квартальным, годовым.

Иногда сотрудник отчитывается о конкретном мероприятии (например, как была организована презентация новой книги, подготовка и проведение которой заняло несколько дней, или трехдневного тренинга по продажам).

В заголовке отчета следует указать данные о сроках, к примеру «Отчет о проведении семинара по кадровому делопроизводству 7-9 октября 2015 года».

Обязателен для всех работников отчет о командировке, независимо от ее длительности.

Отчет о проделанной работе можно написать в текстовой форме и в статистической. Текстовый отчет — это связное повествование, дополненное различными графиками, схемами и таблицами.

А если вы предпочитаете статистическую форму, то акцент сделайте на иллюстрирующие материалы, к которым напишите пояснения в виде текста.

Структура отчета

Единого стандарта написания отчета о проделанной работе, как и автобиографии сотрудника, нет. В каждой организации могут быть свои требования к структуре подобных документов.

Логичной выглядит, например, такая подача: первый раздел — «Введение», в нем лаконично опишите поставленные перед вами задачи, методы, которые были использованы для их решения, и полученный результат.

В «Основной части» более подробно опишите последовательность вашей работы:

Отчет в виде таблицы будет выглядеть более наглядно, структурировано и лаконично.

Если вам приходится часто составлять текущие отчеты о проделанной работе, удобно будет заготовить шаблон, в который регулярно нужно вносить необходимые данные.

А чтобы не забыть ничего важного за прошедший рабочий день, выделите из своего графика несколько минут, записав все, чем занимались. Иначе потом обязательно что-то упустите.

Когда вы составляете годовой отчет, проанализируйте динамику достигнутых результатов, сравнив с предыдущим годом и дав прогноз на будущий год.

В качестве дополнения к основной части отчета приложите материалы, которые подтверждают изложенные факты – копии благодарственных писем и записей в книге отзывов, публикации в прессе о проведенных мероприятиях, чеки и счета.

Финансовую часть лучше выделить в отдельный раздел, заполнять который следует так, как этого требует бухгалтерия вашей организации.

Отчет о проделанной работе завершает раздел «Заключение». В нем вы формулируете выводы и предложения, возникшие по итогам проделанной работы, если считаете их полезными для улучшения деятельности вашей организации.

Отчет о проделанной работе печатают, используя листы формата А4. Страницы следует пронумеровать, оформить титульный лист.

Когда ваш документ достаточно объемный, отдельно составьте оглавление – так в вашем отчете будет легче ориентироваться.

Может быть и такой вариант отчета:

Основные достижения за прошедший период:

Что не удалось выполнить и по какой причине.
Потребность в дополнительном обучении.
Предложения по улучшению организации Вашей работы.
Желаемые области ответственности и развития карьеры.
Подпись_______
Дата__________

Умение составлять толковый отчет о проделанной работе поможет вам представить конкретные доказательства того, что вы трудитесь на совесть, справляетесь со своими обязанностями. А, кроме того, это весомый аргумент для начальства, если вы решите поднять вопрос о том, чтобы повысить вам зарплату.

Источник

Как правильно написать отчёт о проделанной работе, пример для новичков

Функции отчета о проделанной работе

Руководители компаний просят предоставить отчеты руководителей подразделений, а те, в свою очередь, для составления собственных требуют их от своих подчиненных. Иногда эту обязанность прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции. Отчет о проделанной работе позволяет решить следующие задачи:

Видео

Последовательность внедрения рабочих отчётов

Внедрить ежедневные отчёты в повседневную работу подразделения/компании бывает крайне сложно, а порой и невозможно без параллельного проекта по внедрению регулярного менеджмента. Подробности о регулярном менеджменте читайте в статье “”.Здесь же я кратко обозначу 2 основных этапа:

За различные периоды времени

Для составления ежедневного отчета лучше всего подходит формат таблицы или бланка, в котором необходимо заполнить пустые поля.

Чем меньше будет этих полей, тем лучше, потому что ежедневное заполнение одного и того же документа может отнимать у сотрудников много времени, а такая возможность есть у сотрудников не всех специальностей.

Данный тип отчетности является востребованным для профессий, требующих выполнения ежедневного плана (продавец, кассир, грузчик, перевозчик, менеджер и т. д.).

Если на предприятии предусмотрена отчетность должностного лица за неделю, то в таком случае документ нуждается в более детальной проработке, т. к. размер отчета напрямую зависит от длительности периода трудовой деятельности.

В этом случае система, предусматривающая заполнение небольших бланков, теряет свой смысл.

При составлении сотрудником доклада о проведенной работе следует уделить больше внимания каждому этапу, потому что отчет за неделю или за месяц должен содержать в себе все нюансы труда, необходимые для анализа деятельности предприятия и каждого сотрудника в отдельности.

Эта форма составления подходит для строителей, бухгалтеров, управляющих и т. д.

Годовая и квартальная отчетность, в отличие от еженедельной, не предполагает анализ каждого шага. Годовой отчет призван выполнить общий анализ проделанной работы. В документе сравниваются результат и план, выдвигаются предложения относительно того, как повысить эффективность труда.

Данный тип отчетности предусмотрен преимущественно для сотрудников образовательных учреждений. Например, воспитатели обязаны составлять отчет о проделанной работе за год в средней группе в соответствии с планом обучения. Однако годовая отчетность существует на всех типах предприятий, т. к. это способствует развитию бизнеса.

Эволюция отчетов

Со временем, если вы будете применять эту практику, ваши отчеты эволюционируют, в них добавятся дополнительные блоки, пункты, поля.

Мой отчет уже напоминает пульт управления космическим кораблем (шутка, почти), в нем множество дополнительных элементов:

Цели на год: сюда я пишу то, что 100% планирую сделать в 2020, например.

Цели на месяц: пишу шаги, которые приведут меня к годовым целям

Управленческая таблица: (заполнена / не заполнена) – это отсылка к еще одной таблице, где я веду учет клиентов, оплаты и их прогресс.

Обещания: важнейший пункт, где я записываю то, что обещал другим людям, иначе я это забываю. Также веду подсчет, сколько обещаний я выполнил, а сколько нет.

Желания: пишу все, что просто хочу, без каких-то целей и дедлайнов. Иногда покупаю или делаю это.

Дальше собственно идут ЧСС и ЧСЗ, но с важным дополнением. Там я разбил все задачи, которые я делаю, на «домены», т.е. на категории. Например, у меня есть категории: манимейкинг (собственно, зарабатывание денег), финансы (учет), производство (работа с клиентами), саморазвитие, спорт и здоровье, быт и еще парочка плавающих категорий, которые я периодически меняю, типа ремонта или путешествия куда-то.

Вот так выглядит шапка отчета

Как составить

Единый образец отчета о выполненной работе не установлен. Но это не значит, что составлять его можно как угодно. Неправильно поданный отчет оставит негативное мнение о степени загруженности и эффективности исполнителя. Приведем пример такой «неправильной» бумаги.

Отчет о проделанной работе

В период с 12 по 16 октября 2020 г. отделом кадров проделана следующая работа:

Начальник отдела кадров Иванов Иванов И. И.

На основании такого документа получится сделать вывод разве что о том, что сотрудникам отдела кадров нечем заняться.

Как же составить правильный документ? Руководствоваться стоит следующими принципами:

Отражают следующие сведения:

Исходя из этого, примерный образец формы отчета о проделанной работе следующий:

Отчет по итогам деятельности

(Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)

________________ _______________________ ____________________

(дата) ( подпись ответственного сотрудника) (расшифровка)

Иногда целесообразно приложить документы: проекты соглашений, договоров, контрактов, подписанные экземпляры, финансовые бумаги, если отчитываются не только о деятельности, но и о расходах.

Вот хороший пример отчета о проделанной работе за месяц отдела кадров.

Форма и периодичность сдачи устанавливаются локальными нормативными актами организации или прописываются в трудовом договоре сотрудника. Встречаются такие варианты:

На практике сейчас чаще предоставляют отчет в excel, в виде выгрузки из CRM или других электронных документов. Но кое-где используются и бумажные экземпляры. Сколько хранить такие документы? Законодательством сроки не установлены, т. к. предоставление таких бумаг не обязательно. Организация вправе сама установить удобный период, исходя из специфики своей деятельности (обычно 1-3 года). Но это не касается отчетов, непосредственно на основании которых начисляется заработная плата или производятся другие финансовые операции. Их хранят длительно.

Подходящий вариант

Вероятно, что с первого раза составить качественный отчет не получится. Для того чтобы вам было легче это сделать, приводим пример того, как нужно было написать отчет руководителю о проделанной работе, указанный в первом примере:

“Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М.

От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р.

Отчет о результатах труда за (15.02.16-19.02.16 гг.)

На отчетную неделю передо мной были поставлены следующие задачи:

Все поставленные задачи были выполнены, а именно:

Также проводилась работа со входящей документацией, а именно:

На период с 22.02.16 по 26.02.16 г. запланирована командировка с целью проверки работы структурного подразделения Печерского филиала.

Дата составления: 19.02.16 г.

Согласитесь, что этот вариант отчёта и читается лучше, и руководству видно, насколько же хорошо трудится один из сотрудников.

Структура документа

Если на предприятии нет разработанной формы отчетности, то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.

Примеры отчетов

Посмотрите на примерный образец, как правильно составить отчет о проделанной работе за месяц для менеджера по продажам. Целесообразно его представить в форме таблицы.

Чтобы правильно написать отчет на длительный период — месяц, год, ориентируйтесь на бланк, составленный с учетом указанных требований.

Отчет по итогам деятельности

____________________________________________________________ (ФИО сотрудника или наименование отдела)

Период с _______________ по____________

дата _____________ подпись ответственного сотрудника _______________

А это примерный образец, как написать отчёт о проделанной работе для удалённого бухгалтера.

Ответственность за несдачу отчета

Работодатель может применить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ, если работник ненадлежащим образом исполняет свои обязанности или не исполняет их. Если написание отчетов входит в обязанности работника, то наниматель вправе наказать работника (замечание или выговор).

Однако за само отсутствие отчета, может быть, наказания не последует. Но раз нет отчета, значит, работа не выполнена, поэтому работодатель может наказать именно за невыполнение каких-либо задач, а не за то, что сотрудник не отчитался. Это, конечно, не касается тех случаев, когда работа выполнена, а отчета нет.

От проблемы к решению

Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение. Читатель сразу понимает, какими методиками и техникой (при необходимости) воспользовался исполнитель для своевременного и качественного выполнения поставленной задачи.

Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема — причины ее возникновения — постановка задач — решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.

Источник

Ежедневные рабочие отчёты: Как узнать, что сделали по итогам дня ваши подчинённые

Евгений Севастьянов

Управленческий опыт: 18 лет
Консультировал в области регулярного менеджмента более 240 компаний, включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины.

Автор книги «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков» https://50stories.ru/

генеральный директор и собственник агентства управленческого консалтинга «Открытая Студия»: http://openstud.ru и основатель «Школы регулярного менеджмента» (обучение для собственников и руководителей): https://regular-management.ru/

кому: собственникам, топ-менеджерам

Как симуляция бурной деятельности может быть принята руководителем за результат работы

“Чем сегодня занимались мои подчинённые? Какие задачи ими были выполнены? Сколько времени на это ушло, и какие результаты достигнуты?” — такие волнующие мысли зачастую не дают покоя руководителю. Откуда бы им взяться?

С внешней стороны всё замечательно. Как только начальник входит в кабинет, все сразу при деле: светские беседы обрываются на полуслове, кто-то начинает лихорадочно печатать на компьютере, другие — деловито переносить бумаги из одного места в другое, третьи — незамедлительно звонить всем контрагентам подряд. Почему же такая благостная картина порождает “волнующие мысли”?

Дело в том, что опытный руководитель прекрасно понимает разницу между “фактами” и “мнением о фактах”. Но для того чтобы понять, чем занимались вверенные ему подчинённые, необходимо устраивать подробный устный расспрос, “чем”, “как”, “когда”, с “какими результатами” и “кто” занимался. На это уходит уйма времени как руководителя, так и сотрудника. Поэтому руководитель эту задачу решает по остаточному принципу. А кто спросит, пока он будет в отпуске или на больничном?

Об инструменте, который позволяет отделить “факты” от “мнения о фактах”, замерить результативность и производительность подчинённых, пойдёт речь в этой статье. Встречайте. Ежедневные рабочие отчёты в формализованном виде для каждого сотрудника.

Рабочие отчёты: описание технологии и выгоды

Технология рабочих отчётов проста, “как дважды два”. Каждый сотрудник по итогам своего рабочего дня должен предоставить отчёт с полным списком сделанных задач и затраченным на каждую из них временем вместе со ссылкой на результат работы.

Напоминаю, что рабочие отчёты являются частью более масштабной технологии — “Организация работы сотрудников с учётом рабочего времени по задачам с помощью планов и отчётов и их разбора со стороны руководителя”. Общая технология состоит из следующих элементов:

Ключевые принципы рабочих отчётов

Выгоды от ежедневных отчётов для руководителей

Выгоды от ежедневных отчётов для подчинённых

Требования к составу рабочего отчёта

Пример рабочего отчёта

На примере продемонстрирован список задач из отчёта, сделанного в Битрикс24 (система позволяет централизованно работать в рамках компании и учитывать время по задачам). При должной организации планирования и учёта рабочего времени по задачам, все отчёты будут формироваться автоматически.

Пример результата задачи

Как видно из примера, здесь есть ссылка на результат, а также дополнительное пояснение, на что было затрачено время.

Дополнение к рабочему отчёту

В конце каждого рабочего отчёта необходимо поставить следующую фразу (DD — дата; MM — месяц; YY — год; HH:MM — формат часы + минуты).

Итого за DD.MM.YY:
1) Отработано в офисе: HH:MM
2) Отработано из дома: HH:MM
3) Итого отработано: HH:MM
4) Больничный: HH:MM
5) Часы за свой счёт: HH:MM

Правила для дополнения к отчёту (на примере моей компании)

Последовательность внедрения рабочих отчётов

Внедрить ежедневные отчёты в повседневную работу подразделения/компании бывает крайне сложно, а порой и невозможно без параллельного проекта по внедрению регулярного менеджмента. Подробности о регулярном менеджменте читайте в статье “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели, риск “массовый отток персонала”.Здесь же я кратко обозначу 2 основных этапа:

Когда рабочий отчёт может быть лишним

Например, у оператора колл-центра может быть норма: 90 звонков в день, 4 продажи и т.д. В этом случае руководитель смотрит на отклонение от нормы, а не на рабочий отчёт. Аналогичной будет ситуации и с рабочим, которые выпускает однотипные детали.

Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?

Мне регулярно задают следующий вопрос: “Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?” Ответ банален: “Настолько, насколько необходимо, чтобы обеспечить приемлемую для компании и руководителя эффективность работы конкретного сотрудника”.

На начальном этапе (1-1,5 месяца) внедрения рабочие отчёты важно проверять каждый день у всех. Впоследствии у некоторых сотрудников достаточно их проверять 1 раз в 1-2 недели, у кого-то каждый день.

Если же человек работает с отчётами уже 1 год, а вы вынуждены проверять его отчёт каждый день — вы не дорабатываете как руководитель: не обеспечиваете должное воздействие на подчинённого или держите малоэффективного сотрудника.

Источник

Как составить ежедневный отчет по проделанной работе за 10 минут?

Как составить отчёт по проделанной работе за день за 10 минут? Фото: Freepik

Зачем сотрудникам составлять ежедневные отчёты

Руководителю важна вовлеченность в работу. Но, сотрудники делятся на 3 вида:

Задача менеджера — найти универсальный подход к трём категориям, вовлекать их в работу и контролировать достижения. И лучше всего это можно сделать, внедрив систему ежедневной отчётности.

Это стандартизованный шаблон с информацией о продуктивности, деятельности и достижениях за день. Существует несколько способов отчётности:

Конечная ценность всей затеи в том, что сотрудники видят прогресс в своих достижениях, а также оценивают вклад других членов команды в общий результат.

Для руководителя информация о проделанной работе показывает, насколько сотрудники продуктивны и вовлечены в процесс. И даёт возможность для наставничества, обучения и обратной связи с подчинённым. Глядя на статистику в разрезе полугодия, менеджер видит, созрел ли человек для повышения по службе или роста зарплаты.

Ручной отчёт по проделанной работе

Образец отчёта по проделанной работе. Фото: Yaware.TimeTracker

Компании используют разные шаблоны. Но большинство требуют: дату, суть задания, статус и потраченное время. Также неплохо отметить проблемы, с которыми сотрудник столкнулся в течение дня, и то, как он смог их решить. Это покажет руководителю, что подчинённый готов брать на себя более серьёзные обязанности.

Совет: описывая задания, отвечайте на вопрос «что сделано». Например: отправлено Х писем, написан текст, создан сегмент и т.д.

При написании отчёта сосредоточьтесь не на самих задачах, а на результатах и KPI. Это важно потому, что ваш день может быть заполнен множеством крошечных действий, но какой вклад они внесли в общую миссию?

Примеры ежедневных задач:

Примеры ежедневных результатов:

Автоматический отчёт по проделанной работе

Отчёт с Yaware.TimeTracker. Фото: Yaware.TimeTracker

Ручные методы не застрахованы от человеческой ошибки. Сотрудники забывают, что делали в течение дня или додумывают от себя для более длинного отчёта. Что уж говорить о времени, потраченном на задачу. Вручную его никто не считает, нужна дополнительная программа. И если уже использовать тайм-трекер, то выбирайте с автоматической системой отчётности. Например, Yaware.TimeTracker.

Подобные системы показывают руководителю успех проекта с точки зрения индивидуальных задач каждого члена команды, без необходимости задавать вопросы подчинённым.

Рассказывает Татьяна Коваль, компания Visotsky Consulting: «Нам нужно понимать, насколько удалённые сотрудники занимаются работой, а не чем-то другим. Мы хотели видеть отчёты и задавать меньше вопросов непосредственно персоналу.»

В тайм-трекере есть время, потраченное на задачу, загрузка, вовлеченность в работу, использованные ресурсы продуктивность. Благодаря интеграциям можно совместно использовать данные с разных систем, строить кастомные отчёты и тратить на это 10 минут в день.

В Yaware.TimeTracker есть рассылка статистики на почту руководителя и сотрудника. Обоим приходит сводка по деятельности за день: отработанное время, уровень продуктивности, сравнение с предыдущим периодом и т.д.

Плюс автоматизации в том, что подчинённые не тратят время на составление отчёта. Программа работает в автоматическом режиме, данные нельзя подкорректировать, изменить. Сотрудник получает реальное представление о том, как и где он проводит своё рабочее время. По отзывам, это помогает людям планировать свой день наперёд, помнить о всех задачах и выполнять их, в зависимости от времени, когда они наиболее продуктивны.

Заключение

Ежедневные отчёты показывают развитие компании. Видно, если что-то идёт не так, есть задержки и факторы, которые снижают продуктивность. Среди ручных и автоматических отчётов, выбирайте второй вариант. Программы дают прозрачную статистику без возможности подогнать данные. Аналитика сотен сотрудников занимает 10 минут и, кроме закрытых задач, есть 10+ метрик для эффективного управления компанией.

Источник