Отдел сопровождения договоров дмс и кадровая служба: обмен документами
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 12
ОТДЕЛ СОПРОВОЖДЕНИЯ ДОГОВОРОВ ДМС И КАДРОВАЯ СЛУЖБА: ОБМЕН ДОКУМЕНТАМИ
В статье рассматривается сопровождение договоров добровольного медицинского страхования с точки зрения организации деятельности специализированного отдела и сопутствующего документооборота.
Застраховали работников. Как взаимодействовать потом?
Затраты, связанные с невыходом сотрудника на работу
│Затраты на лечение.│
Задачи и полномочия отделов сопровождения
Основными задачами отделов сопровождения договоров ДМС являются:
— консультирование HR-менеджеров (и других представителей страхователей) и застрахованных по действующим в рамках договора страхования и иным существующим программам добровольного медицинского страхования, решение административных вопросов, оперативное урегулирование проблем;
— отслеживание и оформление движения застрахованных (открепление и прикрепление) в период действия договора страхования, оформление дополнительных соглашений;
— отслеживание финансового состояния действующего договора: оформление счетов в соответствии с графиком платежей по договору страхования, отслеживание прихода платежей и пр.;
— консультирование и оформление слипов для посольств по страхованию выезжающих за рубеж для застрахованных по ДМС.
Как правило, отделы сопровождения договоров осуществляют свою деятельность во взаимодействии с отделом продаж продуктов личного страхования, медицинским пультом, отделом развития, отделом медико-экономической экспертизы.
На основании этих задач и с учетом взаимодействия с профильными подразделениями должно быть разработано положение об отделе сопровождения договоров ДМС. Это является одним из факторов преодоления риска сбоя бизнес-процессов, в результате реализации которого могут возникать случаи обслуживания в ЛПУ открепленных застрахованных, несвоевременного направления в ЛПУ гарантийных писем и т. д., что, в свою очередь, негативно сказывается на уровне удовлетворенности потребителей страховых услуг.
Также важным моментом является четкое разграничение зон ответственности в рамках отдела и понимание каждым работником своих функций. Для этого необходимо утвердить должностные инструкции работника отдела сопровождения договоров ДМС. Типовая должностная инструкция приведена в прил. 1.
Отдельным является вопрос стандартизации, начиная от утверждения единого пакета нормативно-справочной информации (профили медицинской помощи, справочник специальностей и т. д.) и заканчивая унификацией пакета регламентной отчетности ЛПУ и порядка проведения медико-экономической экспертизы. Стандартизация позволит существенно оптимизировать затраты всех участников взаимодействия на информационное обеспечение, приведет к сокращению форм отчетности. В перспективе весь документооборот должен быть автоматизирован на базе web-решений. В настоящее же время используется преимущественно бумажный документооборот. Тем не менее страховщикам под силу за счет использования упрощенных форм и шаблонов, а также за счет подготовки этих документов с использованием операционных систем учета договоров страхования экономить собственные трудозатраты на подготовку и обработку документов.
Например, формы документов, направляемые в ЛПУ, о списке клиентов, подлежащих прикреплению (по форме прил. 2), формируются автоматически, после учета договоров в системе. Нетрудно видеть, что если в процессе действия договора ДМС список застрахованных изменяется и требуется оформление заявок на открепление/прикрепление застрахованных, то трудозатраты на ручное формирование данного документа будут во много раз более трудоемкими. Фактически с использованием системы могут подготавливаться любые установленные договором ДМС формы документов, в т. ч. гарантийные письма (типовая форма гарантийного письма приведена в прил. 3), в медицинские учреждения, которые должны быть распечатаны на бланке страховой организации.
Аналогичная ситуация и с формами документов, которые поступают страховщику, от страхователя об изменении списка застрахованных (либо об изменении программ страхования). Установленная в документообороте типовая форма документа (прил. 4) позволяет экономить трудозатраты страховщика на ввод информации в автоматизированную систему сопровождения договоров ДМС.
В заключение стоит отметить, что четкая организация деятельности отделов сопровождения договоров ДМС и выстроенный документооборот позволяют управлять удовлетворенностью потребителей страховых услуг, а также снижать трудозатраты в рамках осуществления этого вида деятельности.
«__» ____________ 200_ г.
Типовая должностная инструкция
главного специалиста отдела сопровождения договоров ДМС
Отдел сопровождения договоров добровольного медицинского страхования.
Краткое содержание (резюме) должности:
— Оформление договоров страхования ДМС, обработка счетов на оплату.
— Подготовка заказов на изготовление пластиковых карт.
— Обеспечение своевременного, полного и корректного учета в базе данных информации по договорам ДМС.
— Консультирование клиентов по страховым программам.
Основные обязанности и сферы ответственности:
Оформление и сопровождение договоров ДМС:
1. Подготовка договора страхования в соответствии с заявлением на страхование и выбранной программой страхования.
2. Подготовка списков клиентов, подлежащих прикреплению к лечебно-профилактическим учреждениям.
3. Оформление заказа на изготовление пластиковых карт.
4. Обработка счетов за оказание медицинских услуг, подготовка документов на осуществление взаиморасчетов с ЛПУ.
5. Расчет и сверка комиссионного вознаграждения по договору страхования.
6. Участие в разработке и внедрении процедур, влияющих на организацию операционного учета в Обществе/Филиале.
7. Участие в разработке и внедрении нормативных документов, адаптированных для работников, выполняющих функции операционного учета.
8. Контроль и оформление продления договора страхования.
Организация учета информации в базе данных и контрольных процедур:
1. Организация и контроль своевременного и качественного осуществления регулярной сверки данных операционного и бухгалтерского учета.
2. Обеспечение и контроль своевременного и корректного расчета резервов в соответствии с действующими методическими документами с использованием существующей операционной системы.
3. Обеспечение и контроль корректности расчета комиссионного вознаграждения работниками операционных подразделений в соответствии с действующими методическими документами.
1. Качественное и своевременное выполнение поручений руководства, исполнение обязанностей, возложенных на него приказами, распоряжениями и иными нормативными актами Компании, а также настоящей должностной инструкцией.
2. Сохранность первичных страховых документов.
3. Сохранение конфиденциальной информации и сведений, составляющих коммерческую тайну Филиала/Общества.
4. Незамедлительное информирование руководства обо всех случаях полной или частичной утраты, а также порчи первичных страховых документов; некорректной работы программного обеспечения и иных форс-мажорных ситуациях, которые приводят к невозможности выполнения функций, возложенных на него приказами, распоряжениями и иными нормативными актами Компании, а также настоящей должностной инструкцией.
5. За достоверность и своевременность предоставляемой информации и отчетности.
1. Запрашивать и получать от сотрудников профильных структурных подразделений необходимые документы, требовать их надлежащего оформления, доводить до сведения непосредственного руководителя о случаях недобросовестного/ненадлежащего/несвоевременного оформления/исправления документов или выполнения процедур, влияющих на возможность корректного осуществления операционного учета, принимаемых к операционному учету, а также запрашивать иную информацию в рамках своих сфер ответственности.
2. Доводить до сведения непосредственного руководителя предложения об улучшении организации и ведения сопровождения договоров ДМС, требовать принятия мер со стороны непосредственного руководителя по содействию в устранении препятствий к ведению надлежащего выполнения функций, возложенных на него приказами, распоряжениями и иными нормативными актами Компании, а также настоящей должностной инструкцией.
3. Принимать решения в рамках своих сфер ответственности.
Должностные спецификации (квалификационные требования):
— образование неоконченное высшее/высшее профессиональное;
— опыт работы не менее 1 года в области, связанной с делопроизводством и/или документооборотом, или опыт работы по сопровождению договоров личного страхования.
— методов обработки информации с применением современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;
— основ учетно-операционной работы.
— разработки нормативных документов, оформления установленных форм документов;
— обработки информации с применением современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники.
— правил и норм охраны труда;
— основ делопроизводства и документооборота.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
_________________________ _____________ _______________________
(работник, должность) (подпись) (инициалы, фамилия)
___________________________ _____________ _______________________
(руководитель подразделения (подпись) (инициалы, фамилия)
по работе с персоналом,
___________________________ _____________ _______________________
(руководитель юридического (подпись) (инициалы, фамилия)
Приложение к письму N
Список клиентов _______________________, представленных
Как опыт работы инженером по сопровождению помог мне найти себя и выбрать профессию мечты
Привет, меня зовут Лиза. В этом посте я хочу рассказать о том, как в должности инженера по сопровождению попробовала себя в разных направлениях: поддержке, внедрении и аналитике. Это помогло мне приобрести разносторонний опыт и выбрать профессию мечты.
Мой материал будет полезен новичкам, только начинающим свой путь в ИТ, а также опытным специалистам, которые интересуются, как устроена внутренняя кухня разных ИТ-компаний. Я расскажу, кто такой инженер по сопровождению, какой у такого специалиста функционал, а также о том, почему в CUSTIS эта позиция дает большое поле для творчества и профессионального роста.
Как я стала инженером
Я никогда не планировала работать инженером по сопровождению. В компанию CUSTIS я пришла устраиваться тестировщиком. Но обо всем по порядку.
К тому моменту у меня уже был трехлетний опыт работы с системами help desk, и я доросла до помощника системного администратора. Но дальше в этом направлении двигаться не планировала: мне хотелось работать с пользователями, а не уходить в глубь серверной. Поэтому я решила поменять сферу.
Сначала выучилась на программиста 1С. Но, окончив курсы, поняла, что это не мое. Потом меня заинтересовало тестирование, и я опять прошла обучение. Я все еще не была уверена, что нашла свою специальность, но все же начала откликаться на вакансии тестировщика. Так я попала на собеседование в CUSTIS.
Посмотрев на меня и мое резюме, эйчары предложили попробовать себя на другой позиции — инженера по сопровождению. Конечно, я встречала подобные вакансии, но ассоциировала их или с работой в техподдержке в стиле «ваш звонок очень важен для нас, оставайтесь на линии», или с уже пройденным этапом работы с help desk. Поэтому даже не рассматривала. Однако, узнав, чем предстоит заниматься в компании, я заинтересовалась.
Кто такой инженер по сопровождению
Инженер — специалист широкого профиля. Специализацию в конкретной компании, как правило, можно узнать из описания вакансии. Иногда она отражена в названии должности. Например, «инженер по тестированию» или «инженер-программист».
Под «инженером по сопровождению» чаще всего подразумевают:
Однако есть компании, где в должности инженера по сопровождению можно попробовать себя в разных ИТ-направлениях, и я попала как раз в одну из таких.
У инженера в CUSTIS есть существенные отличия от типичного специалиста техподдержки. Основное — возможность выйти за рамки должностной инструкции. При желании можно не просто передать проблему в другой отдел, а поучаствовать в анализе: выяснить причины ее возникновения и разработать методы решения. Кроме того, инженер работает не на первой, а на второй линии поддержки, а значит, решает более сложные и интересные задачи. Таким образом, с одной стороны, ему не требуется знания технических деталей и сложностей, а с другой — его деятельность не сводится к простому help desk’у.
Я поняла, что на первых порах мне не придется выбирать конкретную специализацию: я смогу попробовать себя во всех направлениях. Кроме того, адаптироваться мне помогут знания и навыки с обучения и предыдущих работ. Так я приняла оффер и стала младшим инженером по сопровождению.
Чем я занималась
Я могу сравнить свою работу с интересным и увлекательным, но нелегким походом в горы в непогоду. Я совмещала функционал сразу трех проектных ролей:
Инженер подключается на этапе подготовки к сдаче проекта заказчику. Он помогает с тестированием, развертыванием и конфигурированием системы на стендах в офисе и у заказчика, а также самостоятельно разрабатывает полный комплект эксплуатационной документации.
Далее — внедрение. Здесь инженер настраивает систему на боевых стендах заказчика, проводит обучение пользователей, собирает первую обратную связь.
Внедрились — пора сопровождать. Инженер выступает в качестве второй линии поддержки, а первую обеспечивает сам заказчик. В обязанности инженера входят прием и обработка инцидентов, расширенное консультирование, работы по стабилизации системы, анализ всевозможных проблем.
Дальше, в ходе эксплуатации системы, заказчик может захотеть ее доработать или развить. И здесь инженер превращается в аналитика и обеспечивает процессы сбора требований, анализа и проектирования. Он пишет постановки задач на небольшие доработки системы, которые не требуют глубокого анализа. Ведущему аналитику такое уже не интересно, зато для молодого специалиста это замечательный способ приобрести нужные навыки.
Когда специалисты заканчивают доработку ИТ-системы, инженер сравнивает ожидаемый результат с фактическим. Если все совпало — внедряет.
Особенностью работы является еще и то, что в один момент времени инженер выступает сразу в нескольких ролях: у нас много проектов, и все они на разных стадиях реализации.
С какой сферой я работала
Моя работа в CUSTIS была необычна не только функционалом, но и сферой: я работала над проектами для госсектора.
Как и в любой сфере, тут есть свои плюсы и минусы. Конечно, встречаются бюрократия, иерархичность, водопадная модель управления, нелюбовь к экспериментам в подходах и технологиях. Но есть и плюсы, и, на мой взгляд, они перевешивают все эти минусы. Особенно для молодых специалистов. Среди положительных моментов:
Как происходило погружение
Я погружалась в новую профессию, проект и компанию стремительно. Училась, выполняя реальные рабочие задачи, которые чаще всего были срочными. Нужно было самой организовывать свою работу и обучение, искать, у кого спросить — заниматься сразу всем в условиях полного отсутствия теоретических знаний.
Со временем я поняла, что такой путь оказался для меня оптимальным. Теория хоть и важна, но абсолютно бесполезна без практики. Кроме того, у меня были коллеги — специалисты разных уровней, — которые помогали во всем разобраться и отвечали на любые вопросы.
Как и положено новичку, мне дали наставника. Обычно наставниками бывают сервис-менеджеры, тимлиды или ведущие инженеры. Наставника можно спрашивать обо всем, но лучше не злоупотреблять возможностью задавать вопросы «в одно окно», а общаться со всеми коллегами. Так быстрее понимаешь, кто за что отвечает, и глубже погружаешься в процессы.
Я получала море новой информации. Плавать на поверхности не эффективно, а нырнешь — утонешь. Поэтому для новичка заготовлен четкий план того, что он должен попробовать во время испытательного срока. В нем перечислены проекты, продукты и задачи, которые надо изучить и решить, а также ожидаемые результаты. Чтобы успешно пройти испытательный срок, не обязательно выполнять все пункты из списка — какие-то задачи могут не поступить. Мне повезло: за три месяца я успела попробовать почти все.
Никто не заставлял меня работать сверхурочно и прыгать выше головы. Просто у меня было желание, энтузиазм и масса возможностей проявить себя.
Куда можно вырасти
У узких специалистов занятость часто зависит от стадии проекта. Например, в начале года время аналитиков, а ближе к концу — не спят ночами тестировщики. Конечно, все зависит от специфики и отрасли, с которой работаешь, но такая сезонность занятости наблюдается у многих.
Совмещая несколько ролей, я была востребована на всех стадиях, будь то анализ, документирование, тестирование, внедрение или сопровождение. Таким образом, у меня была равномерная занятость в течение всего года, независимо от фазы разработки. Это помогло мне не заскучать и не выгореть в первый же год работы.
Благодаря разноплановой работе я была полностью погружена в весь проектный процесс и отвечала за качество, сроки и точное исполнение требований на каждом этапе. Такая личная ответственность перед заказчиком мотивировала быстро повышать квалификацию, наращивать компетенции и профессионально расти.
Также на мое развитие во многом повлияли коллеги. Они не только помогали в работе, но и советовали литературу, вспомогательные инструменты, курсы и лекции. Общение со специалистами в разных областях дало мне более полное понимание каждого направления и в конечном счете помогло мне определиться с направлением для дальнейшего роста. Для себя я выбрала аналитику.
Теперь, когда я задумываюсь, чего бы мне стоило начинать каждый раз с нуля, мысленно шлю благодарности тому эйчару, который вдумчиво прочитал мое резюме и предложил то, что мне действительно было нужно. Если бы не он, я могла бы долго прыгать от профессии к профессии и потерять не один год.
Если подробнее говорить о перспективах роста, то инженер по сопровождению может вырасти почти во всех ИТ-направлениях. Помимо аналитика, он может стать менеджером и продолжать общаться с заказчиком. Заняться диагностикой сложных проблем и конфигурированием новых продуктов и превратиться в тестировщика, разработчика, архитектора или DevOps’а.
Плюсов и возможностей море, и может показаться, что это — работа мечты, но не все так радужно. Мне потребовалось немало усилий, чтобы сформировать собственную базу знаний и изучить основную терминологию. При этом никто не водил меня за ручку и не показывал, как и что работает, не говорил, что делать. Мне дали время на обучение, но выстроить этот процесс я должна была сама прямо во время реальной работы. Дополнительное обучение на курсах и получение сертификатов возможно, но лишь для тех, кто проявил себя.
Я считаю, что такая работа подойдет тем, кто не боится трудностей, готов много и быстро учиться и имеет огромное желание развиваться в ИТ. Нужно понимать, что компании дают возможность и создают благоприятные условия для роста, но все зависит только от нас самих.
Что такое отдел сопровождения
Положение о отделе сопровождения системной инфраструктуры.
Общие положения
1.2 Деятельность Отдела направлена на обеспечение надежного функционирования системной инфраструктуры ее развития и адаптации, автоматизации различных направлений деятельности организации.
1.3 Отдел в процессе своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, нормативными документами организации, Уставом организации, настоящим Положением и другими внутренними документами организации.
1.4 Структура и штатное расписание Отдела определяется руководством организации по представлению Начальника Управления.
1.5 Непосредственное руководство Отделом осуществляет начальник Отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности директором организации по представлению Начальника Управления, осуществляющего общее руководство Отделом. Начальник отдела организует взаимодействие сотрудников Отдела с другими структурными подразделениями организации, осуществляет текущее и перспективное планирование работы Отдела и несет персональную и административную ответственность за выполнение задач, возложенных на Отдел.
1.6 Начальник Отдела находится в непосредственном подчинении Начальнику Управления. Права и обязанности сотрудников Отдела определяются соответствующими должностными инструкциями. Правовые отношения между сотрудником и администрацией организации устанавливаются и регулируются трудовым контрактом.
1.7 В состав Отдела входят:
Задачи отдела
Основными задачами Отдела являются:
2.1 Сопровождение и развитие сетевой и серверной подсистем организации для обеспечения бесперебойного функционирования его служб и подразделений.
2.2 Обеспечение информационной безопасности серверной и сетевой компонент системной инфраструктуры организации.
Основные функции отдела
Для решения поставленных задач Отдел осуществляет следующие функции:
3.1 Производит сравнительный анализ и экспертизу новых программных продуктов на предмет использования их в организации и на основе полученных данных разрабатывает рекомендации по приобретению и сопровождению современных информационных систем.
3.2 Обеспечивает сопровождение компьютерной сети организации.
3.3 Проводит работы по установке и сопровождению программных продуктов, обеспечивающих функционирование системной инфраструктуры организации.
3.4 Участвует во внедрении и сопровождении ИНТРАНЕТ-ИНТЕРНЕТ технологий в организации и её подразделениях.
3.5 Администрирует WWW, E-mail, NS, News, ftp — сервера, межсетевые сервера, роутеры, сервера общего пользования.
3.6 Организует по поручению руководства проведение экспертизы информационных сетей.
3.7 Контролирует процесс создания и использования в организации и его подразделениях информационных, автоматизированных и информационно-вычислительных систем и сетей.
3.8 Администрирует доступ к различным сервисам системной инфраструктуры (подключением/отключение пользователей, программ, разграничение прав).
3.9 Готовит, в пределах своей компетенции, для внесения в установленном порядке предложения по объемам и порядку финансирования работ в сфере сопровождения информационных технологий.
3.10 Отслеживает новости и тенденции развития информационных систем, программных средств, баз и банков данных, взаимодействует со структурами, предлагающими новые программные продуты на российском и международном рынках.
3.11 Проводит обучение и консультации сотрудников организации (в том числе дополнительных офисов и филиалов) по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
3.12 Выполняет регламентные работы, связанные с обслуживанием серверов, сети и коммуникационного оборудования.
Показатели эффективности и критерии оценки деятельности
Критериями оценки деятельности Отдела являются:
4.1 Надежная и безотказная работа всех составляющих системной инфраструктуры организации.
4.2 Отсутствие претензий со стороны сотрудников подразделений организации, руководства организации и контролирующих органов государственного надзора по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
Обязанности и права сотрудников отдела сопровождения системной инфраструктуры
5.1 Сотрудники Отдела имеют право:
5.1.1 Получать по письменному запросу начальника Отдела за подписью руководства организации заключения, документы, справки и другие материалы, необходимые для выполнения поставленных перед Отделом задач, от других структурных подразделений организации;
5.1.2 Привлекать по согласованию с руководством организации и начальником соответствующего подразделения специалистов других подразделений организации для выполнения заданий и поручений руководства организации;
5.1.3 Вносить предложения по совершенствованию работы Отдела и Управления;
5.1.4 Участвовать в рассмотрении вопросов и разработке документов, связанных с выполнением ими своих должностных обязанностей.
5.2 Сотрудники Отдела обязаны:
5.2.1 Неукоснительно выполнять свои должностные обязанности, закрепленные в соответствующих должностных инструкциях, разовые поручения руководства организации по вопросам компетенции Отдела, а также строго соблюдать производственную дисциплину;
5.2.2 Защищать интересы организации, способствовать созданию и поддержанию на должном уровне имиджа организации как надежного делового партнера, хранить коммерческую тайну;
5.2.3 Повышать уровень профессиональных знаний;
5.2.4 Создавать и поддерживать в коллективе организации деловую атмосферу, относиться к сотрудникам с должным вниманием и уважением.
Скачать ZIP файл (13608)
Пригодились документы — поставь «лайк» или поддержи сайт материально:
