Что такое переписка по основной деятельности
Переписка
к договорам, соглашениям
к проектам правил, инструкций, регламентов, рекомендаций
о банкротстве организации
о безопасности движения различных видов транспорта
о благотворительной деятельности
о бронировании жилой площади
о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями
о взысканиях, штрафах
о вселении, выселении и продлении сроков пользования жилой, служебной площадью
о вселении, выселении и продлении сроков пользования помещениями, занимаемыми организацией
о вступлении в международные организации (объединения)
о выдаче архивных справок
о выдаче и возврате ссуд
о выдаче, утрате удостоверений и пропусков
о выделении и закреплении автотранспорта за организацией и должностными лицами
о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи
о выполнении планов улучшения условий и охраны труда
о выполнении приказов, распоряжений
о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий
о государственной регистрации имущества и сделок с ним
о дебиторской и кредиторской задолженности
о делегировании членов общественной организации (объединения) на форумы
о дополнении и изменении тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок
о допуске в служебные помещения
о допуске к ознакомлению с документами
о задолженности, порядке уплаты членских взносов и расходовании средств общественной организацией (объединением)
о замещении вакантных должностей, избрании на должность
о занесении на Доску Почета
о коллективном садоводстве и огородничестве
о коллективных договорах
о коммунальном обслуживании
о комплектовании и работе справочно-информационных служб
о ликвидации организации
о лишении государственных наград
о материально-техническом обеспечении
о медицинском и санаторно-курортном обслуживании
о награждении, присвоении званий, присуждении премий
о назначении государственных пенсий, пособий
о нарушении правил пересылки документов
о нарушениях правил внутреннего распорядка, пропускном режиме
о начислении дивидендов
о начислении стипендий
о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты
о недостачах, растратах, хищениях
о нормах обязательных резервов
о паспортизации зданий, сооружений
о первичной бухгалтерской отчетности
о переводе иностранной литературы
о переводе работников в другие организации
о перевозке грузов
о передаче зданий и помещений в собственность
о передаче имущества в доверительное управление
о передаче имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации
о переподготовке и повышении квалификации работников
о планах сотрудничества с другими организациями
о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий
о подготовке и оборудовании площадок и помещений для занятий физкультурой и спортом
о подготовке контрактов, договоров, соглашений
о подписке на литературу
о подтверждении имущественного правопреемства юридических лиц (организаций)
о получении заграничных паспортов работниками организации
о получении и расходовании государственных субсидий
о порядке востребования имущества из чужого незаконного владения
о потребности в научных информационных материалах
о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников
о предоставлении мест в гостиницах
о предоставлении мест в детских дошкольных и школьных учреждениях
о предоставлении помещений организации
о предоставлении, распределении жилой площади
о предупредительных мерах от стихийных бедствий
о предупредительных мероприятиях на случай чрезвычайных ситуаций
о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину
о приеме в члены общественной организации (объединения), перечислении членских взносов, оказании материальной помощи, аннулировании членских билетов
о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей
о приеме, распределении, перемещении, учете кадров
о приобретении противопожарного инвентаря
о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря
о приобретении хозяйственного имущества и других административно-хозяйственных расходах
о присвоении адресов вновь построенным объектам
о причинах пожаров
о проведении конкурсов на право получения грантов
о проведении культурно-массовых, благотворительных мероприятий
о проведении медицинских осмотров
о проведении общих, отчетно-выборных кампаний, общественных мероприятий
о проведении открытых конкурсов, заявок котировок, аукционов
о проведении проверок и ревизий
о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий
о проведении санитарно-гигиенической обработки помещений
о проведении смотров, конкурсов
о проведении спортивных мероприятий
о проверке выполнения условий коллективного договора
о продаже имущества организации-должника
о продаже имущественных комплексов
о производстве печатной продукции
о профессиональных заболеваниях и производственном травматизме
о прохождении государственной, муниципальной службы
о работе комиссии социального страхования организации
о развитии средств связи и их эксплуатации
о разделе совместной собственности юридических лиц
о размещении акций, вкладов, начислении дивидендов
о размещении и выпуске рекламы
о размещении информации на Интернет-сайте организации
о разногласиях по вопросам налогообложения
о разработке и выполнении целевых программ
о разработке и изменении финансовых планов
о разработке и регистрации символики организации
о разработке и утверждении стандартов
о разработке научно-информационных изданий, подготовке радио- и телепередач, выпуске киноинформации
о разработке правил, инструкций, регламентов, рекомендаций
о разработке, применении, изменении тарифов
о разработке структур и схем организации управления
о распространении (рассылке) информационных изданий
о рассмотрении обращений граждан
о расходах на содержание аппарата управления
о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей
о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров
о рекламной деятельности
о ремонте транспортных средств
о реорганизации и переименовании организации и передаче из одной системы в другую
о реструктуризации задолженности по страховым взносам
о сдаче и приеме зданий и помещений в аренду
о сертификатах ключа подписи
о соблюдении дисциплины труда
о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера
о соблюдении финансовой дисциплины
о совершенствовании документационного обеспечения управления, защите информации
о содержании зданий, помещений, прилегающей территории
о сокращении рабочего дня
о составлении, представлении и проверке статистической отчетности
о состоянии защиты информации
о состоянии зданий, помещений
о состоянии и мерах по условиям и охране труда
о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств
о сроках и размере арендной платы
о страховании зданий, сооружений
о техническом состоянии и списании транспортных средств
о топливно-энергетических ресурсах и водоснабжении
о финансировании всех видов деятельности
о финансировании деятельности сторонними организациями и частными лицами
о финансово-хозяйственной деятельности
о ходе выполнения целевых программ
о хранении материально-имущественных ценностей
об авариях, дорожно-транспортных происшествиях, несчастных случаях
об административно-организационной деятельности
об аккредитации представителей средств массовой информации
об аренде, дарении, завещании, купле-продаже жилых помещений
об аттестации и установлении квалификации
об изъятии земельных участков, территорий для государственных и муниципальных нужд
об информационной деятельности, маркетинге
об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием
об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий
об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, мастерских, обеспечении учебными программами, учебной и методической литературой, учебными фильмами
об образовании и использовании фондов материального поощрения
об обучении работников по технике безопасности
об обучении, стажировке иностранных и российских специалистов
об оплате работы в праздничные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы
об оплате учебных отпусков
об определении потребности организации в транспортных средствах
об организации досуга работников
об организации заграничных путешествий, туров
об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности
об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций
об организации и проведении практики и стажировки слушателей
об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров, приемов, встреч
об организации и проведении учебно-производственных экскурсий
об организации лекций, бесед, проведении экскурсий
об организации общей и противопожарной охраны
об организации питания работников
об организации связи
об организации и состоянии правовой работы
об организации учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников
об организации, развитии, состоянии, эксплуатации различных видов транспорта
об освобождении от уплаты налогов
об оснащении рабочих мест оргтехникой
об основных направлениях деятельности общественных организаций (объединений)
об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих и расчетных счетов, проведении денежно-расчетных операций
об отчуждении (изъятии) имущества
об оформлении командировок
об оформлении разрешений на оружие
об охране авторских прав
об улучшении технической и антитеррористической укрепленности организации
об упорядочении и установлении размеров заработной платы
об условиях труда женщин и подростков
об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок
об утверждении печатей и штампов
об участии в деятельности международных организаций
об участии общественной организации (объединения) в проведении всероссийских и региональных выборах, референдумах, опросах
об учете движения и использования информации
об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов, продукции, оборудования на складах, базах
об экономических нормативах
об эксплуатации средств связи
об экспортных и импортных поставках
по валютным вопросам
по воинскому учету работников
по вопросам аттестации, аккредитации
по вопросам бухгалтерского, бюджетного учета; составления, предоставления бухгалтерской (финансовой) отчетности
по вопросам внешнеэкономической деятельности
по вопросам государственного социального страхования
по вопросам делопроизводства, архивного дела
по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота
по вопросам лицензирования
по вопросам оказания платных услуг
по вопросам охраны объектов культурного наследия
по вопросам планирования
по вопросам подтверждения трудового стажа работников
по вопросам правоохранительного характера
по вопросам приватизации
по вопросам пропускного режима организации
по вопросам разъяснения порядка финансирования
по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников
по вопросам санитарного состояния и благоустройства территорий дворов
по вопросам сертификации
по вопросам установления прав собственности
по вопросам участия работников организации в добровольных формированиях общенационального и регионального уровня
по вопросам ценообразования
по выдаче заработной платы
по выполнению поручений
по государственному мониторингу земель
по закреплению границ муниципальных образований
по залогу имущества
по земельным вопросам
по кредитным вопросам
по лизингу имущества
по неоплаченным счетам
по оперативным правовым вопросам
по опротестованию решений по отчуждению (изъятию, реквизиции) имущества
по организационным вопросам деятельности
по основным (профильным) вопросам деятельности организации
по оформлению и получению иностранных виз
по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций
по проведению правовой экспертизы документов
по продаже движимого имущества
по разработке и изменению штатных расписаний
по разработке уставов, положений
по рассмотрению запросов парламентских, депутатов
по совершенствованию программного обеспечения
по согласованию совершения крупных сделок
по социологическим опросам населения
по страховой деятельности
по финансовым вопросам благотворительной деятельности
приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций
рабочих групп комиссий по координации определенных видов деятельности организации
со средствами массовой информации по освещению основных (профильных) направлений деятельности организации
Ох уж эти входящие-исходящие.
Давно заметила, что в последнее время среди различных слоев населения стало популярным выражение «меня это бесит». Услышать его можно как от взрослых, так и от детей, подростков, при этом «взбеситься» все готовы из-за любого пустяка. Лично меня бесит только две вещи: выражение «меня это бесит» и еще, когда войдя в офис какой-либо организации, вижу у секретаря на полке папки с надписями «Входящие документы» и «Исходящие документы».
Именно для таких попробуем популярно объяснить, в чем дело и где здесь, как говорил один известный политик «собака порыла».
Согласно п. 13 Инструкции организации ведут переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами, в том числе ИП в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций. Переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.
Почему же так важно формировать эту переписку правильно?
Никаких «входящих» и «исходящих» документов вы в Перечне не найдете, относительно данной категории применяется термин «переписка». При этом встретить этот термин можно в разных заголовках дел, например, «Переписка о разработке, применении и разъяснении регламентов, инструкций, правил, положений, методических указаний и рекомендаций» (п. 31); «Претензионная переписка» (п. 73); «Переписка о заключении и исполнении договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности» (п. 67); «Переписка об аренде, субаренде недвижимого имущества, безвозмездном пользовании недвижимым имуществом» (п. 445) и т.д. Это, однако, более актуально для больших организаций с разветвленной организационной структурой. Но там-то как раз, нужно отметить, и с делопроизводством, как правило, все в порядке, поскольку им занимаются люди с соответствующей подготовкой и опытам, их учить не нет необходимости.
Вот журналы регистрации будут называться «Журнал регистрации входящей корреспонденции» и «Журнал регистрации исходящей и внутренней корреспонденции». Ведутся они по форме, установленной Инструкцией (приложения 8 и 9 соответственно). В первой графе каждого из них проставляется дата и индекс документа.
Пунктом 47 Инструкции установлено, что регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.
Именно так и именно в таком порядке следует все делать потому, что Перечнем, заметьте, установлены разные сроки хранения документов: для переписки по основной деятельности ¾ постоянно, а от переписки по административно-хозяйственным вопросам вы можете избавиться по истечении трех лет после налоговой проверки. А вот если вы не разделяете эти документы, а точнее, разделяете по принципу «входящие-исходящие» (что, собственно, все-таки означает, не разделяете), то вам придется все это хранить вечно!
Если же организация будет ликвидироваться, вообще сложно представить, как это все будет сдаваться в госархив: эти две папки «Входящие» и «Исходящие» придется объединять в одну, при этом каждую бумажку придется складывать в хронологической последовательности, а если еще организация просуществовала много лет и папок таких у вас «…надцать» (ведь каждый год сшивается в отдельной папке)… В общем, будет очень сложно!Ликвидатор, поверьте, будет проклинать вас последними словами. Приблизительно та же лексика прозвучит в ваш адрес и, если, к примеру, вы уволитесь, а на ваше место придет специалист, хорошо разбирающийся в делопроизводстве и документообороте.
Итак, вы прочитали эту статью, и у вас на полке еще стоят папки с заголовками «Входящие документы» и «Исходящие документы»? Так чего же вы ждете? Чтобы о вашем непрофессионализме узнало еще большее количество людей? Ведь на дворе только январь, и как раз самое время начать «новую жизнь».
Впрочем, дело, конечно, ваше. Но тогда, по крайней мере, хотя бы после этого, пожалуйста, никому и никогда не признавайтесь, что вы читаете «Сакратар.by».
Как описать документы в номенклатуре дел
Номенклатура дел организации закрепляет группировку документов в дела, обеспечивает систематизацию и индексацию дел, обеспечивает учет дел в делопроизводстве. Основная содержательная часть номенклатуры дел составляется как таблица (см. Пример 2). Разберем подробно, как заполняется каждая ее графа.
Графа 1 «Индекс дела»
Например, в индексе 08-14:
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.
См. статью «Формирование дел: правила есть, но вопросы остаются» в № 11’ 2021. Что означает «документ, законченный делопроизводством»? Четкого определения нет, однако от этого момента (точнее с 1 января следующего года) начинает отсчитываться срок хранения. Объясняем, как определить этот момент (и в дело какого года подшить документ): для распорядительных документов, служебных писем и обращений граждан, учредительных документов, планов и отчетов (годовых и более длительных). Почему в несколько раз дольше теперь приходится хранить документы – основания к приказам о приеме и увольнении, аттестации, оплате труда и др.
Если дело отнесено к категории переходящих 1 , то не рекомендуется менять его индекс при переносе заголовка дела в номенклатуру дел следующего года, т.е. на протяжении всех лет, в течение которых дело будет переходящим, его индекс не меняется.
Про переходящие дела см. в № 12’ 2017
Графа 2 «Заголовок дела»
Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
В приложении № 15 к Методическим рекомендациям признаки, в соответствии с которыми составляются заголовки дел, и примеры заголовков дел приведены в таблицах. Приведем фрагмент этого полезного методического документа далее:
Приложение 15 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199)
. Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано. Признаки, по которым строятся заголовки дел и примеры заголовков дел приведены в таблице 1.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название государственного органа, органа местного самоуправления, структурного подразделения или должностного лица (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Приказы министерства по основной деятельности.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты.
Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела) приведены в таблице 2.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Поскольку номенклатура дел составляется на предстоящий год, а в течение года могут появляться новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, для этого в конце каждого раздела сводной номенклатуры оставляют 2-3 резервных (свободных) индекса для включения в них заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел (см. дела 01-37, 01-38 и 01-38 в номенклатуре из Примера 2). Такая необходимость может возникнуть, если меняется законодательство и появляются новые виды документов, если в организации возникают новые виды деятельности или по другим причинам.
Кроме того, заголовки дел, включенные в номенклатуру дел, в течение года могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Это отмечается в рабочем экземпляре номенклатуры дел подразделения и на обложках и корешках дел.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов жестко не установлен. Как правило, они располагаются по степени важности документов, иначе говоря, по срокам хранения:
Этот принцип расположения заголовков дел в основном будет выдержан, если заголовки будут расположены в разделе номенклатуры дел в следующей последовательности:
Как вносить учетные записи в номенклатуру: количество заведенных дел, уничтожение, см. в № 11’ 2017
Об итоговой записи к номенклатурам дел подразделений читайте в № 11’ 2017
Про дела со сроком хранения «до минования надобности» см. в № 12’ 2018
См. статью «Как оформить утрату, порчу документов» в № 7 и 8’ 2018
Как отразить в номенклатуре отсутствие некоторых дел: если они не заводились и если пропали, см. в № 1’ 2019
Графа 3 «Количество томов»
Причем первый вариант (в номенклатуре подразделения) корректный, а второй (в сводной номенклатуре) – нет! Ведь в 1 строке номенклатуры описывается 1 дело с 1 заголовком, таким образом дел в соответствующей ячейке не может быть более 1, а вот томов (папок) может получиться несколько.
Большинство организаций, «не заморачиваясь», использует утвержденную приказом Минкультуры России форму сводной номенклатуры дел с некорректным заголовком графы 3 «Количество дел» и вносят туда фактическое количество томов (частей) дела, которое получилось по окончании календарного года.
Нормативными документами по делопроизводству установлено, что дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать:
Когда дело преодолевает хотя бы одну из этих планок, его разделяют на тома. В графе 3 номенклатуры дел указывается:
А вот в описи дел при их передаче в архив каждый том описывается в отдельной строке и потому там их отличия описывают всегда.
Пример 1. Отражение нескольких томов одного дела с бумажными документами
Электронные дела на тома не разделяются: независимо от объема, все электронные документы, относящиеся к делу, составляют 1 электронное дело.
Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню»
В графе 4 номенклатуры дел указывается срок хранения дела и номер (номера) статей по перечню, типовой или примерной номенклатуре дел.
Для определения сроков хранения документов используются:
См. статью «Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов» в № 7’ 2020
Про сроки хранения обращений граждан см. статью в № 6’ 2020
См. статью «Как поменялись состав документов и сроки хранения в разделе “Организация системы управления” Перечня 2019 года» в № 9’ 2020
Кроме того, сроки хранения могут быть установлены законами и подзаконными актами различных ведомств.
Так как большинство сроков хранения в сводной номенклатуре дел устанавливаются на основе Перечня 2019 г., то его статьи и пункты приводятся в номенклатуре без указания наименования этого документа (см. Пример 2). Если в номенклатуре какие-то сроки взяты из другого источника, то кроме статьи указывается еще его наименование. Если какой-то источник задействован часто, то можно ввести краткое обозначение и потом его употреблять.
Например, это касается Перечня НТД (см. Пример 2). Так было и когда у многих кадровых документов срок хранения сократили до 50 лет законом об архивном деле 4 (т.е. временно не применялись более длинные сроки действовавшего тогда Перечня 2010 г.), теперь новый Перечень 2019 г. соответствует этому закону, поэтому можно ссылаться на статьи нового Перечня.
При использовании Перечня 2019 г. нужно руководствоваться Инструкцией по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. В этой инструкции даются разъяснения о том, как применять те или иные сроки хранения, например: «постоянно», «до минования надобности», «до ликвидации организации» и иные. Важно обратить внимание на пункт 4.4 инструкции, которым установлено следующее:
См. статью «Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г. » в № 5’ 2020. Анализируем изменения состава документов и сроков хранения: по кадровому и документационному обеспечению управления, по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения своего дела, а в новом Перечне 2019 г. аналогичной статьи нет
Ответы на 5 вопросов про применение сроков хранения из Перечня 2019 г. см. в № 9’ 2020
Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 237)
. 4.1. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.
4.2. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.
4.3. Сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению.
4.4. Срок хранения «Постоянно». означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях:
Негосударственные организации, выступающие источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, передают документы со сроком хранения «Постоянно» в соответствующие архивы в сроки, определенные договором.
Срок хранения «Постоянно» для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет.
4.5. Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.
4.6. Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов.
4.7. Срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.
4.8. Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее:
4.9. Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.
4.10. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается.
4.11. Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных Перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями.
Графа 5 «Примечание»
Электронные документы в номенклатуре дел
Нормативными документами по делопроизводству установлено, что электронные документы включаются в дела по общим правилам – так же, как и документы на бумажном носителе.
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71)
3.41. Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477)
47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание».
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)
8.15. Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании календарного года. Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.
«Электронные документы. СЭД “Канцелярия”, БД “Служебные записки”».
В этом же примере видно, как подлинник документа может длительно храниться в одном подразделении, а его копия – до минования надобности в другом подразделении (дела № 01-12, 03-07 и № 02-01). Если же организация сделает доступ к электронным копиям таких документов (например, на общем сервере или в СЭД), тогда дело с копиями может числиться единожды в том же подразделении, где находится оригинал, и не придется рассылать и хранить бумажные копии во многих подразделениях (см. дело № 01-05).
См. статью «Как отразить электронные документы в номенклатуре дел» в № 10’ 2019
См. статью «Номенклатура дел и СЭД: практика применения в ответах на вопросы» в № 10’ 2018
В октябре – ноябре издается приказ о разработке номенклатуры дел на следующий год, чтобы обязать структурные подразделения предоставить свои актуальные номенклатуры.
Чтобы актуализировать номенклатуру дел на следующий год, каждому структурному подразделению необходимо выполнить следующие шаги:
После того как все структурные подразделения передали свои проекты номенклатуры дел, составляется сводная номенклатура по организации, которая утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года:
Пример 2. Сводная номенклатура дел организации (не источника комплектования) на 2022 год