Что такое перерасход по авансовому отчету
Авансовый отчет: как составить, типичные ошибки и их корректировка
Составленный, проверенный и утвержденный авансовый отчет является основанием для принятия к учету расходов, которые произвело подотчетное лицо. На что нужно обратить особое внимание при составлении авансового отчета, какие изменения в законодательстве на него повлияли — речь об этом пойдет в сегодняшней статье.
Тезисы об авансовых отчетах:
Рассмотрим оформление авансового отчета через призму типичных ошибок.
Ошибка 1. Отсутствие локальных нормативных актов
Законодательно обязанность разрабатывать ЛНА по подотчету не закреплена, но на практике документ пригодится как работникам — они будут четко знать регламент работы с подотчетными средствами, так и работодателям — руководитель сможет отслеживать соблюдение правил и сроков.
Рекомендуем установить в ЛНА следующие сроки и правила:
Обычно такие правила объединяют в Положении о расчетах с подотчетными лицами. Оно поможет решить конфликтную ситуацию внутри организации, защитит компанию при проверке, обоснует права работника и работодателя в суде.
Обратите внимание: с 30.11.2020 отменен 3-дневный срок для авансового отчета подотчетным лицом (Указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). Срок сдачи авансового отчета устанавливается руководителем, индивидуальным предпринимателем (пункт 6.3 Указания ЦБ № 3210). Выдавать новый аванс, даже если не израсходован предыдущий, с 30 ноября 2020 тоже можно.
Ранее для составления авансового отчета использовалась унифицированная форма № АО-1. Но с 1 января 2013 года компании вправе разрабатывать свои формы первичных документов. Главное, чтобы в них присутствовали обязательные реквизиты согласно пункту 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»:
Составление авансового отчета
Зачастую бухгалтера используют унифицированную форму, тем более, что она предусмотрена программами учета. По правилам подотчетное лицо должно заполнять часть отчета, где указываются приложенные документы, суммы в них и вид расхода. Но чаще это делает сам бухгалтер.
Шапку отчета — с наименованием компании, ее данными, можно не заполнять от руки, а сразу сделать частью бланка. Так удобнее. Заполнять отчет смешанным способом — автоматизировано и вручную закон не запрещает.
Если вы применяете «стандартный» отчет АО-1, то заполнять его следует так:
1. Указать дату составления авансового отчета, структурное подразделение (если есть), в котором работает сотрудник, ФИО, табельный номер, должность и назначение выданного аванса (например, «на покупку материалов»).
2. Заполнить таблицы (см. рис. 1):
3. Далее указывается количество приложений к авансовому отчету, то есть документов, которые подтверждают расходы и следуют подписи ответственных лиц.
Осталось обратить внимание на строку с утвержденной суммой отчета. Она может отличаться от суммы, которую указал сотрудник. Причины — нет подтверждающих документов на расход, документы оформлены ненадлежащим образом, не хватает документов (например, прилагается товарный чек, но нет кассового).
Бухгалтер сверяет сведения, которые указал работник (на оборотной стороне отчета) с оригиналами документов.
Не важно какой документ используется у вас — АО-1 или собственный бланк, печать организации на авансовом отчете не нужна.
Если в авансовом отчете допущена ошибка, ее можно исправить (в соответствии с частью 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, пунктом 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, пунктом 16 Положения № 34н):
В форме АО-1 есть отрезной корешок. Он подтверждает факт передачи от работника бухгалтеру отчета и документов к нему — эта часть передается подотчетному лицу.
Ошибка 3. Неверное оформление приложенных документов
Конкретный перечень документов, подтверждающих расходы, которые работник должен приложить к авансовому отчету, не определен законодательством.
Как минимум, это будут кассовые чеки. Пунктом 6.1 статьи 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ установлены требования к чекам (наличие реквизитов):
В отдельных случаях к авансовому отчету можно не прикладывать бумажные кассовые чеки.
Документы, в которых отсутствуют обязательные реквизиты, принимать к учету нельзя, возместить (учесть) расходы по ним тоже. Поэтому сотруднику либо придется заново запросить документы, оформленные надлежащим образом либо придется вернуть деньги работодателю ( нет документов = нет расхода ).
Бухгалтер также не должен принимать документы, которые:
Без подтверждающих документов можно учесть только один вид командировочных расходов — суточные.
Другими документами, подтверждающими расходы, могут стать: акты, накладные, билеты, договоры аренды, путевые листы и т. д.
Ошибка 4. Неверный учет расходов в бухучете
В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Записи на счетах учета делаются на основании утвержденного авансового отчета и приложенных к нему документов.
Типовые проводки выглядят так:
Выданы деньги под отчет из кассы (такая же проводка делается при выплате перерасхода)
Перечислены средства под отчет со счета организации (ИП) на карту работника (такая же проводка при переводе перерасхода)
Израсходованы сотрудником средства по корпоративной карте (если есть возможность оперативного контроля за движением средств, например, сразу видно, по карте какого сотрудника прошло списание)
Если нет оперативного контроля, то сначала средства, использованные по корпкарте, отражаются, как переводы в пути (57 счет) и затем относятся на конкретное подотчетное лицо
Расходы в командировке (суточные, проживание, проезд и др. подобные) отнесены на счета учета затрат
Оприходованы материалы (товары), купленные подотчетным лицом
Отражена оплата материалов (других покупок, оплата услуг, работ), совершенная подотчетником
Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы
Подотчетник вернул остаток на расчетный счет (переводом)
Если бухгалтер допустил в проводках ошибку, то порядок исправления зависит от периода, в котором была обнаружена ошибка:
Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?
Общие правила выдачи денежных средств под отчет
Выдача денежных средств (ДС) под авансовый отчет выполняется в строгой последовательности в соответствии с п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У. Сотрудник должен:
Заявление обязательно должно содержать визу руководителя, подтверждающую правомерность выдачи денег под отчет. Оформить его вам помогут рекомендации от экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в Готовое решение.
Обратите внимание! С 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У требование о сроке сдачи авансового отчета в течение 3-х рабочих дней было отменено. Теперь организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет.
Бланк авансового отчета можно скачать на нашем сайте — «Унифицированная форма № АО-1 — Авансовый отчет (скачать)».
Если вышеуказанная последовательность действий соблюдена, а подотчетное лицо потратило свои деньги по причине нехватки выданных, то имеет место обычный перерасход, и после проверки авансового отчета работодатель вернет работнику потраченную сумму из кассы.
Офис-менеджеру Соколовой Т. С. было выдано в подотчет 5500 руб. на закупку продуктов, необходимых для проведения заседания совета директоров. На кассе выяснилось, что сумма покупки составила 6280 руб., и для оплаты покупки работница добавила собственные денежные средства.
После проверки авансового отчета работодатель выплатил Соколовой образовавшийся перерасход в размере 780 руб.
Как возместить перерасход по авансовому отчету, читайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Возмещаем затраты сотруднику правильно
Если же последовательность вышеуказанных действий нарушена и работник израсходовал собственные ДС в полной уверенности, что работодатель возместит ему все затраты, то такая операция по своей хозяйственной сути ничего общего с подотчетом не имеет. Ведь в ней работник действовал от своего имени (п. 1 ст. 183 ГК РФ), и еще неизвестно, одобрит ли данную покупку руководитель. Так бывает, когда работник не согласовывает свои действия с руководителем. Например, если менеджер провел переговоры с клиентом, оплатив при этом ужин в дорогом ресторане, или завхоз приобрел материалы на рынке в несколько раз дороже, чем компания бы купила их у оптового поставщика.
Потратив собственные деньги в подобной ситуации, сотрудник в первую очередь должен согласовать свои траты с директором, составив заявление о возмещении понесенных им расходов и приложив все первичные документы. Если руководитель их одобрит, то необходимо составить распоряжение или приказ о выплате компенсации работнику.
Для того чтобы контролеры не имели поводов для претензий, многие компании составляют общий приказ или иной локальный акт предприятия, отражающий порядок возмещения подобных издержек. В документе указываются возможные цели расходования средств, максимальная сумма, которую работник может потратить, сроки выплаты возмещения; он заверяется подписью директора и под роспись подается для ознакомления всем заинтересованным сотрудникам.
После поступления первичных документов в бухгалтерию их необходимо проверить. Если они оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а в графе «Покупатель» указано наименование компании, значит, имеется документальное подтверждение того, что сотрудник в данной ситуации закупает ценности для нужд работодателя.
Поскольку работник не получает экономических выгод, то и доходом данные суммы не признаются, следовательно, и удерживать НДФЛ нет необходимости. К такому мнению пришли чиновники в письме Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.
Оформляется данная выплата расходным кассовым ордером и записью Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 50. А проводка Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 73 фиксирует, что приобретенные ценности приняты к учету.
Коммерческий директор ООО «Фрегат» Алексеев А. В., находясь на презентации товаров поставщика, принял решение приобрести небольшую пробную партию, согласовав данный вопрос с генеральным директором по телефону. На покупку он израсходовал 35 477 руб. из собственных средств.
Первичные документы были оформлены на ООО «Фрегат», и на основании распоряжения руководителя и заявления о возмещении потраченных сумм кассир выплатил потраченные сотрудником суммы.
Бухгалтер отразил в учете следующие записи:
Дт 41 Кт 73 — 30 065,25 руб. — товары приняты к учету;
Дт 19 Кт 73 — 5411, 75 руб. — отражен входящий НДС;
Дт 73 Кт 50 — 35 477 руб. — возмещены расходы сотруднику.
Однако на практике некоторые бухгалтеры все же требуют составления авансового отчета, поскольку он является дополнительным документом, который подтверждает, что сотрудник, потративший собственные средства, совершил покупки на цели предприятия, а не на свои личные. Действующее законодательство не содержит информации, прямо разрешающей или запрещающей составлять авансовые отчеты при расходовании работником собственных средств. Таким образом, и оформление, и отсутствие авансового отчета в данном случае допустимы и не будут считаться ошибкой.
Что делать, если документы оформлены на работника?
Если же в процессе проверки первички выяснится, что документы оформлены на работника, то безопаснее оформить возмещаемую выплату договором купли-продажи или закупочным актом. Так как если принять данные расходы к учету по выписанным на работника документам, то велика вероятность их исключения из налогооблагаемой базы во время проверки налоговиками, поскольку фактически работник приобрел ТМЦ в собственность, а после реализовал работодателю.
Исходя из этого у сотрудника возникает доход, облагаемый НДФЛ (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). За такой доход работнику необходимо будет отчитаться самостоятельно, подав в ИФНС форму 3-НДФЛ по итогам года. При этом он может воспользоваться налоговым вычетом или отразить сумму покупки в расходах (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ).
ВАЖНО! Работодатель в данном случае не является налоговым агентом (письмо Минфина РФ от 07.12.2011 № 03-04-06/3-339).
Пример оформления налоговой декларации можно увидеть в материале «Образец заполнения налоговой декларации 3-НДФЛ».
В бухгалтерском учете такую операцию необходимо зафиксировать следующими проводками:
Продолжение примера 2
Предположим, что у Алексеева А. В. не оказалось с собой реквизитов компании и он оформил покупку на собственное имя.
Бухгалтерия после проверки первичной документации решила оформить поступление товаров от физического лица по договору купли-продажи. В бухучете это было отражено следующими записями:
Однако в случае, если работник действовал на основании доверенности, а номенклатура покупки соответствует целям, указанным при выдаче ДС под отчет, можно составить авансовый отчет, даже если первичка оформлена на сотрудника.
Совет: чтобы при оплате покупок для предприятия личными средствами сотрудников избежать споров с проверяющими и доначисления налогов, необходимо:
Итоги
Если сотрудник израсходовал собственные деньги на покупку каких-либо ценностей, то фактически он совершал действия от собственного имени. Следовательно, составлять авансовый отчет в таком случае не нужно, поскольку работник не получал аванс. Однако действующее законодательство не запрещает в такой ситуации оформлять авансовый отчет. На практике встречаются оба способа учета подобных операций.
Что делать при перерасходе по авансовому отчету?
Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?
Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно. Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО).
Важно! С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Требование о том, что отчет должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.).
В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).
В каком порядке бухгалтер должен принять авансовый отчет у работника, узнайте в Готовом решении от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Требования бухгалтерии к АО таковы:
Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.
Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?
Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии?
Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.
Важно! Рекомендация от КонсультантПлюс
Расчет наличными деньгами по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, оформите расходным кассовым ордером (РКО).
В строке «Основание» РКО укажите.
Подробнее смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.
Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:
О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?».
Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?
Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна.
Если обратиться к унифицированной форме АО (АО-1), то мы можем увидеть, что в качестве документа, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, в нем указан только кассовый ордер. Однако в нем имеются и свободные строки, позволяющие вписать туда иные способы получения денег.
Форму АО-1 можно скачать на нашем сайте.
На то, что выплату подотчетных средств можно осуществлять только посредством выдачи наличных средств через кассу, указано в п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Однако казначейство РФ и Минфин РФ придерживаются иной позиции (письма от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554 и № 02-03-10/37209), считая выплату средств на карту сотрудника вполне допустимой.
Итоги
Для подтверждения факта перерасхода по АО нужно не только документально обосновать все расходы, но и осуществить их в соответствии с поставленной при выдаче средств задачей. Выплата перерасхода осуществляется после проверки АО бухгалтерией и утверждения его руководством. Основанием для выплаты является сам авансовый отчет. Выплату можно осуществлять как наличными из кассы предприятия, так и переводом средств на карту сотрудника.
Перерасход подотчетных средств в командировке
Любые расчеты с персоналом таят в себе множество нюансов и тонкостей. А командировки, как и любое путешествие, предполагают еще и непредвиденные расходы: это может быть отмена рейса и покупка нового билета, болезнь сотрудника и последующая задержка в служебном здании, и многое другое, да мало ли что еще. Довольно часто эти неприятности приводят к перерасходу подотчетных средств, как быть в этой ситуации?
Возмещаемые расходы
Для начала подчеркнем, что в командировку можно направить только работника, с которым заключен трудовой договор. Людей, с которыми фирма работает по гражданско-правовым договорам, отправлять по служебным заданиям нельзя (ст. 166 ТК РФ, Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749, далее – Положение).
При направлении в командировку работодатель оплачивает сотруднику расходы, связанные с рабочими поездками. Обязанность оплаты нанимателем установлена статьей 168 Трудового Кодекса. Конкретные размеры и перечень командировочных издержек определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Работодатель обязан возместить сотруднику все согласованные расходы, связанные с командировкой. Имеются в виду траты на проезд, жилье, суточные и другие. Кроме этого за работником остается средний заработок. Сумма аванса, получаемая перед служебной поездкой, должна укладываться в лимит, закрепленный в локальном нормативном акте или в коллективном договоре (ст. 167, 168 ТК РФ, п. 10, 11 Положения).
Перерасход и налоговый учет
В налоговом учете классификация командировочных расходов фирмы зависит от целей и задач служебного задания. Траты на командировки, связанные с производством или реализацией товаров относятся к прочим расходам (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При загранкомандировках встает вопрос об отражении расходов на визу и международный страховой полис. В соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса, датой признания этих трат является дата утверждения авансового отчета.
Если работник потратил больше, чем было запланировано, то он должен написать заявление о возмещении перерасхода, а также письменно объяснить причины произошедшего. Дальше руководитель решает: возмещать сотруднику сверхлимитные траты или нет. Если он примет решение возместить, то эти расходы можно будет учесть в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина от 4.07.2012 г. № 03-04-06/6-204). Потраченные средства в этом случае не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Главное, чтобы истраченная в командировке сумма укладывалась в ограничения, закрепленные в локальном нормативном акте (письмо Минздравсоцразвития России от 6.08.2010 г. № 2538-19).
Что касается НДФЛ, важно помнить, что траты по суточным нормируются Налоговым кодексом. В командировках по России работник может потратить 700 рублей в сутки, а за границей – 2500 рублей. Суточные сверх лимита будут облагаться НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
НДС и служебная поездка
Сумму НДС, уплаченную командированным сотрудником в составе стоимости проезда и его проживания в другом городе, можно принять к вычету (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). При этом обязательным условием для вычета является выделение налога отдельной строкой. Основанием для вычета могут быть не только привычные счета-фактуры, но и бланки строгой отчетности вместе с кассовым чеком (п. 7 ст. 168 НК РФ, письмо Минфина России от 21.11.2012 г. № 03-07-11/502). К таким относятся в том числе железнодорожные билеты, как бумажные так и электронные (письмо Минфина России от 10.01.2013 г. № 03-07-11/01). Работник должен записать эти документы в отчет о служебной командировке.
Привезенные сотрудником документы или их копии нужно зарегистрировать в книге покупок и хранить их еще четыре года (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС). В журнал учета счетов-фактур бланки строгой отчетности вносить не нужно (подп. «а» п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 г. № 1137). Разъяснения специалистов Минфина по этому поводу можно найти в письме от 21.11.2012 г. № 03-07-11/502).
Еще один важный вопрос: когда у фирмы возникает право на вычет НДС? Входной налог можно вычесть в том отчетном периоде, в котором руководитель утвердил авансовый отчет работника (письма Минфина России от 18.07.2013 г. № 03-03-06/1/28117 и от 20.05.2008 г. № 03-07-11/197).
Без обязательств
Выдача наличных из кассы под отчет оформляется расходным кассовым ордером (форма № КО-2) на основании заявления. В документе руководитель должен собственноручно написать сумму аванса, которую нужно выдать сотруднику, и срок, когда тот должен вернуть неистраченные деньги или отчитаться по потраченным, в конце бумаги начальник должен расписаться и поставить дату.
Сумму НДС, уплаченную командированным сотрудником в составе стоимости проезда и его проживания в другом городе, можно принять к вычету. При этом обязательным условием для вычета является выделение налога отдельной строкой. Основанием для вычета могут быть не только привычные счет-фактура, но и бланки строгой отчетности вместе с кассовым чеком.
Сотрудник обязан отчитаться за деньги в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Для этого он представляет в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие расходы первичные документы.
О том, что унифицированные формы первичной документации больше не обязательны к применению (кроме кассовых), говорилось много и часто. И снова напоминаем: фирма имеет право разрабатывать свою, удобную ей, «первичку». Расходы на командировки сотрудников могут подтвердить: авансовый отчет, утвержденный подписью руководителя; командировочное удостоверение (форма № Т-10, утв. постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 г. № 1); первичная документация, подтверждающая расходы.
По общему мнению Минфина и ФНС, этих документов достаточно для подтверждения траты на выполнение служебного задания (письма Минфина России от 14.09.2009 г. № 03-03-05/169, от 19.11.2009 г. № 03-03-06/1/764, ФНС России от 25.11.2009 г. № МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 г. № 16-15/113462).
За рубежом
При направлении сотрудника в другую страну дополнительно возмещаются: расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов, консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта, расходы на оформление медицинской страховки и иные обязательные платежи.
Эти затраты учитываются в составе прочих расходов на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК.
Также при загранкомандировках встает вопрос об отражении расходов на визу и международный страховой полис. В соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса датой признания этих трат является дата утверждения авансового отчета.
Очень удобно в виде таблицы представлен порядок налогообложения командировочных расходов в Бераторе для Windows.
Екатерина Ирхина, для журнала Расчет
Энциклопедия по правилам учета и налогообложения