Что такое персональный ассистент
Персональный ассистент — это должность или только статус?
Разберем подробнее все о персональных ассистентах далее в материале.
Персональный ассистент — это должность или только статус?
Споров об этой профессии много, они не утихают и только подогревают интерес.
Кто же такие, эти ассистенты?
Впервые упоминание о помощниках появляется еще в Древнем Риме. Они были известны как «scribae librarii», имели высокое положение в обществе и выполняли как частные, так и политические поручения своих начальников.
В наше время в персональных ассистентах нуждаются руководители и директора компаний, музыкальные и телевизионные звезды, писатели, бизнесмены, члены королевских семей и просто очень богатые люди.
Им требуется специалист, способный принять на себя часть его проблем, помочь с решением текущих дел и освободить от отвлекающих факторов.
Требования, конечно, очень высоки. Чтобы стать персональным ассистентом высокопоставленного человека нужно обладать хорошим образованием, иметь опыт работы и практические навыки в данной сфере, обладать высокими личностными и профессиональными качествами.
Важно! Несмотря на указание должности в трудовом договоре, эта профессия не только должность. Специалист такого уровня имеет особенный статус, ему доверяет руководитель. А значит персональный ассистент — должен быть ответственным и надежным человеком.
Найти такого профессионального помощника довольно трудно. В бизнес среде персональные ассистенты многие годы трудятся под началом одного руководителя, переманить в другую компанию их сложно.
Но специалисты по подбору персонала ищут ассистентов именно там. Резюме соискателей с частой сменой места работы они даже не рассматривают. Опыт важен, а надежность бесценна.
Так все же должность или статус?
Конечно, ассистент это должность. Но с особенным статусом. Все дело, повторимся, в доверии.
Персональный ассистент знает о своем начальнике абсолютно всю информацию. Не только касательно бизнеса, но и его личную, персональную строну жизни.
А значит в руках помощника все коды от банковских карт и счетов, шифр от сейфа, коммерческие тайны и не только.
Кому можно доверить такие данные? Только персональному ассистенту. При условии, что он надежный и ответственный профессионал.
В компаниях с большим уважением относятся к доверенным лицам руководителя, считают их приближенными к самому важному в деловых процессах организации.
А для персонального ассистента такой статус дает еще больше. Это и опыт в управлении, многозадачность, способность предвидеть ситуацию на несколько шагов вперед, умение оценивать позицию в деловых переговорах и т. д.
Такие знания не получают в институтах и других образовательных учреждениях. Но без них сложно самореализоваться, усовершенствовать себя и продвигаться по карьерной лестнице.
Из персональных ассистентов получаются отличные управленцы, заместители директоров и бизнесмены во главе бизнес-империй. Они лучше всех знают всю изнанку бизнеса, так как прошли отличную школу в должности-статусе ассистента.
Хотите узнать больше о профессии персонального ассистента?
Записывайтесь на наши курсы уже сегодня!
Кто он, ассистент руководителя?
ПОРТРЕТ ПРОФЕССИИ АССИСТЕНТ РУКОВОДИТЕЛЯ
Профессия «Ассистент» не закреплена ни в каких стандартах и квалификационных справочниках. По сути, каждая организация сама решает, как обозначить ту или иную должность у себя, какие обязанности на нее возложить.
Однако с 2015 года в России действует профессиональный стандарт секретаря-помощника, в котором закреплены общие и самые распространенные функциональные обязанности для помощника.
ОТЛИЧИЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО АССИСТЕНТА ОТ ДРУГИХ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОФЕССИОНАЛОВ
Однако на рынке уже появилось деление ассистентов на типы. Предлагаю с ними разобраться:
Примеры личных поручений:
— организация Дня Рождения сына руководителя
— покупка подарка к Новому году жене руководителя
— покупка картины в особняк руководителя и т.д.
Личные ассистенты (они же персональные) необходимы как руководителям крупных компаний, так и медийным личностями (например, блогерам, политикам).
Такой специалист, как правило, не занимается личными поручениями. Он проходит специализированные курсы бизнес-ассистентов, чтобы разбираться в бизнес-процессах и мочь выполнять бизнес-задачи. Руководитель делегирует бизнес-ассистенту часть задач по бизнесу. Это может быть:
— помощь в участии в профильных выставках
— развитие сотрудничества и партнерства и др.
Очень важно для бизнес-ассистента быть специалистом с развитыми кросс-функциональными навыками в области бизнес-процессов, маркетинга, управления проектами и др.
КАЧЕСТВА АССИСТЕНТА
Постоянно думать «Что еще я могу предпринять на благо моей компании?»
Важно понимать, что на позиции помощника Вы владеете большим количеством конфиденциальной информации. Ее важно береть, хранить и не разглашать.
Сюда входит как грамотная устная, так и грамотная письменная речь.
Нужно безупречно знать правила хорошего тона, уметь завести и поддержать светскую беседу.
Мало принять решение, важно еще быть за него ответственным: то есть нести ответственность за последствия своих решений.
Список качеств ассистента можно продолжать бесконечно. Данному блоку посвящен целый модуль как на очных курсах помощника руководителя, так и в дистанционных.
ТРЕБОВАНИЯ К АССИСТЕНТУ
Обсудим, что может повлиять на востребованность ассистента на рынке труда:
1) наличие высшего образования
По профстандарту на у секретаря-помощника должно быть высшее образование.
2) знание иностранных языков
Знание английского и иных иностранных языков сразу добавляет баллы к Вашей кандидатуре. Если Вы умеете вести переписку на иностранном языке, переводить, значит, можете рассчитывать на более высокую зарплату. Как правило, такой ассистент может сопровождать руководителя в бизнес-поездках в качестве переводчика.
3) опыт работы
Для работы в крупных компаниях зачастую требуются только ассистенты с опытом. Это же требование прописано в профстандарте.
Однако иногда работодатель готов принять ассистента без опыта, при условии прохождения специализированного обучения и наличии потенциала.
4) знание конкретной сферы
Неоспоримым плюсом для работы в специфических сферах (например, в госкомпаниях) будет аналогичный опыт в резюме у соискателя.
Поэтому часто, если руководитель ищет ассистента в фармкомпанию, он желает видеть аналогичный опыт в бэкграунде соискателя.
Личный помощник — кто это?
Личный помощник — кто это? На первый взгляд личный помощник ничем не отличается от секретаря, обязанности те же и условия труда похожи. Разберемся в профессии «личный помощник» более подробно.
Итак, личный помощник — кто это? Наверное, нет более противоречивой должности, чем личный помощник руководителя. Часто их путают с личным секретарем или офис-менеджером. Действительно, в обязанностях и требованиях этих профессий много общего, но есть и существенные различия.
Личный помощник или ассистент руководителя — это профессионал в своем деле, который помнит все и всегда.
На должность личного помощника подойдут люди с навыками секретарской и офисной работы, обладающие высокими профессиональными качествами и умеющие поставить интересы руководителя выше личных. От правильного подбора на должность помощника зависит успех всего дела.
Обязанности личного помощника руководителя:
Главная задача личного помощника – освободить руководителя от решения административных и организационных проблем. Сделать его работу максимальной комфортной.
Чем занимается личный помощник?
На практике личный помощник выполняет некоторые обязанности из сферы бизнеса, в которой работает руководитель. Личный помощник может выполнять функции личного секретаря, либо стать правой рукой своего руководителя и выполнять более сложные задачи.
Ассистенты или помощники руководителя нередко становятся полноценными заместителями, имеют в своем подчинении штат сотрудников и личного секретаря. Выпускники университетов и институтов рассматривают должность личного помощника как старт в начале карьеры. Тем более, что оплачивается работа помощника вполне достойно.
Сколько стоит личный помощник
Личных помощников путают с бизнес-ассистентами, поэтому на сайте вакансий часто ищут людей, которые до обеда заказывают цветы, а после — контролируют работу отдела сбыта. Разбираемся, в чем разница и сколько стоит личный помощник.
Как предприниматели видят помощников
На сайте по поиску работы «Хедхантер» 350 вакансий личных помощников по России, на «Суперджобе» — тысяча. Если выбрать пожелания из разных вакансий, окажется, что личный помощник — это сверхчеловек. Вот как его видят бизнесмены и руководители компаний:
Еще личный помощник должен привлекательно выглядеть, знать этикет, закончить университет, разбираться в финансовой аналитике и хорошо знать как минимум английский язык.
Обязанностей много, они отличаются: в одних объявлениях просят заказывать цветы и забирать детей из садика, в других — составлять финансовую отчетность для холдинга, в третьих — делать и то, и то.
Что делают помощники на самом деле
Юлия Ломакина, специалист по персоналу Модульбанка
Личных помощников часто путают с бизнес-ассистентами и секретарями. Это три должности с похожими обязанностями и задачами.
Если предпринимателю нужно, чтобы ему бронировали отели и авиабилеты, покупали цветы жене, возили костюм в химчистку и следили за календарем, ему нужен личный помощник. У этого человека могут быть задачи секретаря, например прием звонков и работа с документами, но их будет заметно меньше.
Общее правило такое: если 60—70% рабочего времени сотрудника будет уходить на персональные поручения руководителя, тогда нужен личный помощник.
Если предпринимателю требуется, чтобы человек присутствовал на совещаниях, вел протоколы, ставил задачи отделам и контролировал сроки, ему нужен бизнес-ассистент. Ассистент может выполнять задачи секретаря или личного помощника, но их будет мало.
Чтобы не путаться, можно размышлять так:
Секретарь — это третья история. Это человек в приемной, который принимает звонки, корреспонденцию, работает с первичной бухгалтерией. Секретарь работает с девяти до шести, личный помощник должен быть на связи круглосуточно, как и ассистент.
Требования к бизнес-ассистентам выше, чем к личным помощникам. Ассистент — это правая рука руководителя, он получает высокие полномочия, может говорить от имени руководителя на переговорах, принимать решения.
Руководитель может отказать человеку на должность ассистента даже из-за цвета волос. Конечно, в открытую этого никто не скажет, но если руководитель посчитает, что окрашенные светлые волосы не подходят образу его ассистента, он не возьмет на работу.
Если руководитель посчитает, что окрашенные светлые волосы не подходят образу его ассистента, он не возьмет на работу
Это деление на ассистента и помощника важно, потому что не каждый профессиональный ассистент пойдет работать помощником, это для него понижение. И не каждый помощник потянет обязанности ассистента.
Сколько платят помощникам
Зарплаты личных помощников и бизнес-ассистентов зависят от региона, задач, опыта работы и размера компаний. В среднем цифры такие:
Ассистенты и помощники еще получают бонусы — личную благодарность от руководителя.
В регионах зарплаты ниже, чем в Москве — где-то от 30 000 до 70 000 рублей в среднем. Но в регионах реже нанимают ассистентов и помощников — всё же они чаще нужны в бизнесе покрупнее, а он базируется в столицах.
Иногда постоянный помощник не нужен. Если поручений мало, — например, нужно время от времени заказывать билеты на самолет, — их могут выполнять удаленные помощники. Существуют сервисы личных помощников, которые предлагают разные тарифы и услуги, например Want, One Assist, Scimmy.
У каждого сервиса свой набор услуг, которые входят в тарифы, но самая высокая стоимость — 20 000 рублей:
Юлия Ломакина, специалист по персоналу Модульбанка
Как-то я искала ассистента для бренд-шефа крупного ресторанного холдинга. Требовалось, чтобы он знал несколько языков, управлял кухней, общался с поставщиками и имел приятную внешность. Была ситуация, когда шеф опаздывал на самолет. Ассистент нашел контакты командира экипажа и руководителя авиакомпании и договорился, что самолет не улетит без шефа.
Таких личных помощников лучше искать по рекомендации. Например, написать пост на Фейсбуке и попросить людей посоветовать или поспрашивать других руководителей бизнеса.
Можно искать на сайтах вакансий, обычно этим занимается менеджер по персоналу, который работает в компании. Если у компании его нет, лучше обратиться в кадровое агентство, иначе придется самому разбираться в сотнях резюме — это отнимет время.
Помощнику в Москве нужно платить 150 000 рублей
Анна Симакова, СЕО клиники «Три сестры»
У меня была личная помощница, загружала я ее самыми разными задачами. Когда возникали проблемы, она принимала звонки, общалась с пациентами, контролировала качество услуг. Когда расширяли штат, она искала новых сотрудников. А когда я забывала, что у ребенка завтра утренник, она в последний момент искала костюм единорога.
Когда помощница ушла в декрет, я стала учиться справляться со всем сама. В итоге привыкла, поэтому не стала нанимать другого человека.
Думаю, я поняла, что помощник мне больше не нужен: часть задач могут и должны делать подразделения компании, а нанимать для личных поручений отдельного человека я не хочу. Так появляется надстройка, которая демонстрирует иерархию, а я выстраиваю горизонтальные связи в клинике. Если нужен костюм единорога, это я должна вспомнить, что я мама, и найти его, а не помощник.
Если нужен костюм единорога, это я должна вспомнить, что я мама, и найти его, а не помощник
Важно подумать, как решить задачи без помощника. Например, он заказывает цветы и подарки, следит, когда и кому их отправлять. Мы договорились со студией цветов, что составим график дат, и они будут нам напоминать, когда отправить цветы.
А еще личного помощника нужно обучать — рассказывать, что и как делать. На это уходит много времени, и иногда кажется, что быстрее сделать самой. Я за самостоятельность и отсутствие лишнего флера вокруг личности руководителя.
Мы работаем в Москве, я считаю, что личному помощнику с опытом нужно платить 150 000 рублей, вчерашнему студенту — 50 000 рублей.
5 необходимых навыков для идеального персонального помощника
5 необходимых навыков для идеального персонального помощника
Существует стереотип, что персональный помощник носит документы на подпись и варит кофе. На самом деле эта должность подразумевает много разных умений и навыков, которым нужно специально учиться. Зато тем, кто одолеет эту непростую науку практически гарантирован карьерный взлет, потому что персональный помощник умеет все.
Документооборот и ведение офиса
Он должен быть в курсе всего: от любимого сорта кофе руководителя до порядка закупки канцелярии.
Маркетинг, продажи, SMM
Личный помощник должен не просто в общих чертах представлять, чем занимается компания, а быть в курсе всех деталей. Умение презентовать и продать продукт более, чем приветствуется. А для этого придется разобраться и в самом продукте, и в его отличиях от конкурирующих брендах, и в рынке в целом. Не случайно персональные помощники иногда переходят на должности директоров по маркетингу, продажам или пиар.
Ведение социальных сетей (и уж тем более отслеживание публикаций и комментариев там) тоже становится частью работы персонального помощника. Еще чаще он занимается продвижением личного профиля руководителя. Тут никак не обойтись без базовых знаний в области SMM.
Чтобы не подвести работодателя и оправдать высокое доверие, необходимо владеть не только знаниями о бизнес-процессах в компании и продуктах, но и о техниках переговоров. Базовые знания в психологии и конфликтологии тоже не будут лишними.
Пожалуй, главный навык хорошего личного ассистента. Ведь его задача не только грамотно выстроить рабочий график руководителя на месяцы вперед, но и не забыть про свои задачи и планы.
Занятость персонального помощника предполагает полную погруженность в дела руководителя. Поэтому чтобы оставалось время на личную жизнь, нужно уметь виртуозно распоряжаться временем.
Чем больше бизнес, тем подвижнее может быть график руководителя. Простого варианта тайминга встреч и мероприятий на день с ранжированием дел по степени важности будет недостаточно. Личный ассистент будет гибко менять расписание шефа, самостоятельно определяя важность того или иного события.
Безупречное знание правил делового этикета позволяет в любой ситуации чувствовать себя уверенно. А правил в нем много. По сути, он регламентирует каждое взаимодействие в рамках делового общения: знакомство с партнерами, деловую переписку, внешний вид и даже преподнесение сувениров на общепринятые праздники.
У крупных чиновников и первых лиц государства есть службы протокола, которые отслеживают соблюдение всех регламентов и требований безопасности на мероприятиях. Личный ассистент, безусловно, должен быть в курсе всех нюансов протокола.