Что такое первичные и вторичные документы

Представление о первичных и вторичных документах

Деление документов на первичные и вторичные связано с деятельностью определенной информационной системы, вы­полняющей функции посредника между источником и по­требителями информации. Необходимость в такой системе воз­никает в том случае, когда документ не может попасть непо­средственно к тому реципиенту, которому он предназначен, в результате так называемых информационных барьеров. На­пример, может быть пространственный барьер (когда документ и потребитель информации отдалены друг от друга физически); количественный (количество документов и их объем превышают физиологические возможности потребителя); смысловой (содержание документа недоступно потребителю информации из-за сложности первого или неподготовленности второго) и т. д. Тогда определенная информационная система (или учреждение) берет на себя труд собрать документы, упо­рядочить их и переработать информацию, содержащуюся в них, таким образом, чтобы устранить тот или иной барьер.

В результате аналитико-синтетической переработки инфор­мации, содержащейся в документах, попадающих в упоминав­шуюся выше систему, создаются новые документы, призван­ные устранить тот или иной барьер. Документы, которые попадают в информационную систему «на входе» и подверга­ются аналитико-синтетической переработке информации, на­зываются первичными, а те, которые создаются системой в результате обработки первичных документов и передаются потребителям информации «на выходе» из системы, — вто­ричными. Таким образом, можно сказать, что эта классифика­ция осуществляется по уровню обобщения информации.

Такая классификация документов очень важна для деятель­ности информационных систем, поскольку они должны, во-первых, собрать первичные документы, во-вторых, — предо­ставить потребителям вторичные документы. Вторичные документы облегчают доступ к первичным и их использование, а иногда заменяют первичные документы, вследствие утраты последними актуальности.

Деление документов на первичные и вторичные является в данном случае условным, относительным, потому что оно зави­сит от того места в определенной системе, которое занимает тот или иной документ. Например, библиографическое пособие является результатом переработки информации об определен­ных документах, и с этой точки зрения оно является вторич­ным документом. Но когда оно попадает в библиотеку как в определенную информационную систему, то на ее «входе» мо­жет рассматриваться как первичный документ, а создаваемая о нем информация — например, каталожная библиографическая запись — как вторичный.

Чтобы устранить такую неопределенность, в библиотечно-библиографическом деле принято считать первичными толь­ко такие документы, которые не дают информацию о дру­гих документах, а точнее, не предназначаются для их замены. При этом вторичными считают документы, в ко­торых представлена информация о других документах. Вторичные документы призваны облегчить потребителю ин­формации ориентирование как в составе определенного фонда документов (их потоке или массиве), так и в наличии информа­ции, содержащейся в первичных документах. Благодаря этому становится ненужным обращение к каждому из использован­ных первичных документов, то есть облегчатся умственный труд потребителя информации.

При стандартизации терминологии было установлено, что первичные документы — это те, которые содержат исход­ную информацию (ГОСТ 6.10.2—83), а вторичные — те, ко­торые являются результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных докумен­тов. Вторичные документы выполняют такие функции: 1) оповещение о появлении первичных документов; 2) сокра­щенное изложение их основного содержания.

Действительно, характеристика вторичных документов и документов со вторичной информацией очень близка. Связано это с одним и тем же подходом к определению «первичности» или «вторичности»: с точки зрения информационной системы, которая получаемую информацию или документы считает пер­вичной, а выдаваемые как итог переработки — вторичными. Однако сама «информационная система» может быть либо «библиографической», то есть направленной на информирова­ние о первичных документах через вторичные, либо «авторско-издательской», направленной на обобщение и переработку ин­формации (преимущественно — научной) из первичной ее формы до концентрированной (как в справочной литературе) или приспособленной к определенному потребителю информа­ции (как в учебной и научно-популярной литературе).

Дело в том, что «информационная система» — понятие не конкретное, а методологическое, оно лишь свидетельствует о том, что определенное явление рассматривается с точки зрения теории информации, будь то библиографическая служба либо издательское дело.

Кроме того, сказать, что некоторые документы отражают информацию, которая не была ранее представлена в других до­кументах, можно лишь условно, относительно определенных видов документов. В действительности создание документа че­ловеком опирается на определенные знания, полученные ранее из других документов. Поэтому любой документ основывается на других документах.

Например, возьмем такие признанные первичные докумен­ты как диссертация или научная монография. Они действи­тельно должны отражать новые знания, полученные учеными в процессе познания объективного мира. Но, во-первых, любое новое исследование сначала должно дать анализ предыдущих; во-вторых, сам процесс познания опирается на научные зна­ния, почерпнутые из других документов. Таким образом, но­вый (первичный) документ тоже является результатом перера­ботки других документов.

Следовательно, деление на первичные и вторичные доку­менты остается условным, зависящим от характера и задач ин­формационной системы, обрабатывающей документы.

Источник

Представление о первичных и вторичных документах

Деление документов на первичные и вторичные связано с деятельностью определенной информационной системы, выполняющей функции посредника между источником и потребителями информации. Необходимость в такой системе возникает в том случае, когда документ не может попасть непосредственно к тому реципиенту, которому он предназначен, в результате так называемых информационных барьеров. На­пример, может быть пространственный барьер (когда документ и потребитель информации отдалены друг от друга физически); количественный (количество документов и их объем превышают физиологические возможности потребителя); смысловой (содержание документа недоступно потребителю информации из-за сложности первого или неподготовленности второго) и т. д. Тогда определенная информационная система (или учреждение) берет на себя труд собрать документы, упорядочить их и переработать информацию, содержащуюся в них, таким образом, чтобы устранить тот или иной барьер.

В результате аналитико-синтетической переработки информации, содержащейся в документах, попадающих в упоминавшуюся выше систему, создаются новые документы, призванные устранить тот или иной барьер. Документы, которые попадают в информационную систему «на входе» и подвергаются аналитико-синтетической переработке информации, на­зываются первичными, а те, которые создаются системой в результате

обработки первичных документов и передаются потребителям информации «на выходе» из системы, — вторичными. Таким образом, можно сказать, что эта классификация осуществляется по уровню обобщения информации.

Такая классификация документов очень важна для деятельности информационных систем, поскольку они должны, во-первых, собрать первичные документы, во-вторых, — предоставить потребителям вторичные документы. Вторичные документы облегчают доступ к первичным и их использование, а иногда заменяют первичные документы, вследствие утраты последними актуальности.

Деление документов на первичные и вторичные является в данном случае условным, относительным, потому что оно зависит от того места в определенной системе, которое занимает тот или иной документ. Например, библиографическое пособие является результатом переработки информации об определенных документах, и с этой точки зрения оно является вторичным документом. Но когда оно попадает в библиотеку как в определенную информационную систему, то на ее «входе» может рассматриваться как первичный документ, а создаваемая о нем информация — например, каталожная библиографическая запись — как вторичный.

Чтобы устранить такую неопределенность, в библиотечно-библиографическом деле принято считать первичными только такие документы, которые не дают информацию о других документах, а точнее, не предназначаются для их замены. При этом вторичными считают документы, в которых представлена информация о других документах. Вторичные документы призваны облегчить потребителю информации ориентирование как в составе определенного фонда документов (их потоке или массиве), так и в наличии информации, содержащейся в первичных документах. Благодаря этому становится ненужным обращение к каждому из использованных первичных документов, то есть облегчатся умственный труд потребителя информации.

При стандартизации терминологии было установлено, что первичные документы — это те, которые содержат исходную информацию (ГОСТ 6.10.2—83), а вторичные — те, которые являются результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичные документы выполняют такие функции: 1) оповещение о появлении первичных документов; 2) сокращенное изложение их основного содержания.

Однако в этом подходе не учитывается наличие других первичных документов (например, правовых первоисточников или художественной литературы), кроме тех, которые отражают результаты научно-исследова­тельской деятельности.

Препятствуют этому представления о первичной и вторичной информации и, соответственно, о ее источниках. Первичной называют такую информацию, которая впервые отражает в документе события, факты, объекты реального мира или мышления человека, а вторичной — информацию, создаваемую человеком на основании изучения и обобщения документов с первичной информацией, ее переработки, более сжатого изложения и т. п. Следовательно, источниками первичной научной информации считают «научные монографии и статьи, диссертации, описания

Действительно, характеристика вторичных документов и документов со вторичной информацией очень близка. Связано это с одним и тем же подходом к определению «первичности» или «вторичности»: с точки зрения информационной системы, которая получаемую информацию или документы считает первичной, а выдаваемые как итог переработки — вторичными. Однако сама «информационная система» может быть либо «библиографической», то есть направленной на информирование о первичных документах через вторичные, либо «авторско-издательской», направленной на обобщение и переработку информации (преимущественно — научной) из первичной ее формы до концентрированной (как в справочной литературе) или приспособленной к определенному потребителю информации (как в учебной и научно-популярной литературе).

Дело в том, что «информационная система» — понятие не конкретное, а методологическое, оно лишь свидетельствует о том, что определенное явление рассматривается с точки зрения теории информации, будь то библиографическая служба либо издательское дело.

Кроме того, сказать, что некоторые документы отражают информацию, которая не была ранее представлена в других документах, можно лишь условно, относительно определенных видов документов. В действительности создание документа человеком опирается на определенные знания, полученные ранее из других документов. Поэтому любой документ основывается на других документах.

Например, возьмем такие признанные первичные документы как диссертация или научная монография. Они действительно должны отражать новые знания, полученные учеными в процессе познания объективного мира. Но, во-первых, любое новое исследование сначала должно дать анализ предыдущих; во-вторых, сам процесс познания опирается на научные знания, почерпнутые из других документов. Таким образом, новый (первичный) документ тоже является результатом переработки других документов.

Следовательно, деление на первичные и вторичные документы остается условным, зависящим от характера и задач информационной системы, обрабатывающей документы.

Источник

Бухгалтерия

Бухгалтерия — особое подразделение компании, предназначенное для сохранения данных о его имуществе, обязательствах и движении финансовых средств. Бухгалтерия является источником документально обоснованной и структурированной информации об экономической деятельности фирмы, необходимой для принятия управленческих решений в целях обеспечения эффективной деятельности.

Содержание

Введение

Бухгалтерия представляет собой обширный комплекс мероприятий, направленные на введение, учёт хозяйственной и экономической деятельности предприятия. В зависимости от деятельности предприятия и его размера введётся определённый алгоритм по бух. учёту, а также определяется степень размера подразделения бухгалтерии. Ниже представлено общие положения по введению бухгалтерии в Российской Федерации.

Работа с первичной документацией

Первичная документация

Первичная документация — это бухгалтерские документы, которые составляются в момент осуществления хозяйственных операций компании и свидетельствуют об их совершении. Все первичные документы (кроме счёта, платёжного поручения и транспортной накладной) проходят, так называемую, проводку в системе бухгалтерского учёта.

В федеральном законе 429-ФЗ «О бухгалтерском учете» описываются все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, основном, для налоговой, как документы, подтверждающие понесенные фирмой расходы и правильность определения налоговой базы. Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки компании, и контрагентов, взаимодействующих с этой компанией. Первичная документация также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами. [1]

К первичной документации относятся следующие документы:

Вторичные документы

Вторичная документация — это сводные документы составляют на основании первичных; они представляют собой способ группировки хозяйственных операций, зафиксированных в первичных документах (отчеты материально ответственных лиц, накопительные ведомости и др.). Первичные документы обязательно прикладывают к сводным. [2] К вторичным документам относятся так называемые регистры:

Расчёты и оплата труда

Расчёты с сотрудниками

Необходимо знать, что оплата труда далее отражается в отчётности перед налоговыми органами, а именно: Больничные, Расчёты с подотчётными лицами, Расчёты по гражданско-правовым договорам, Расчёты по командировкам, Расчёты по отпускам, Кадровое дело, Прочие расчёты (возмещение ущерба, расчёты по алиментам, списание недостач)

Расчёты по банку

Касса

Кассовые операции – это операции, связанные с приемом, хранением и расходованием различных денежных средств, поступающих в кассу организации из обслуживающего банка. [3]

В кассе нужно устанавливать лимит и сдавать необходимо сдать специальный документ. Если такой документ не сдаётся, то лимит считается нулевым. Ежегодно необходимо подтверждать остаток в банке 31 декабря в конце года. А также сдаются документы по своим бенифициарам. Более подробно о кассе и кассовым операциям читайте отдельную статью.

Производство

Основное производство

Вспомогательное производство

Вспомогательные производства создаются на крупных предприятиях в дополнение к основным технологическим линиям. Расходы вспомогательных цехов учитываются в калькуляции себестоимости изготавливаемой продукции. От достоверности учета затрат разных групп производства и грамотности распределения вложенных ресурсов зависит объективность ценовой политики организации. Порядок планирования и учета расходов производственного назначения регулируется нормами Приказа Минпромнауки от 4 января 2003 года № 2.

Вспомогательные производственные объекты являются подсобными подразделениями для основных линий производства товаров. В круг задач вспомогательных отделов могут входить:

Обслуживающее производство

Бухгалтерский учет объектов и операций обслуживающих производств и хозяйств ведется на тех же счетах, что и основных подразделений предприятий. Приведем основные из них:

На каждом из таких счетов в случае его использования для учета объектов и операций обслуживающих производств и хозяйств следует открыть соответствующие субсчета. Это позволит всегда увидеть активы и пассивы любого производства и хозяйства.

Источник

Информационные источники. Научные документы. Первичные и вторичные документы и издания. Каталоги. Научно-техническая информация.

Поиск научно-технической информации

• При выполнении научных исследований большое значение приобретает получение информации.

Информация в переводе с латинского языка означает «осведомление, доведение сведений о чем-либо». Работа с информационными источниками проводится на всех этапах научной работы, как при подготовке материалов по конкурсному отбору для получения грантов, выбора направления исследований, обзора литературы, подготовке экспериментов, исследований, уточнении методик, обсуждения результатов и т.д.

Развитие человеческого общества, науки и техники неразрывно связано с накопление информации и передачей ее от одного поколения другому. Одна из основных особенностей науки – ее преемственность. Со слов Ф.Энгельса «наука движется вперед пропорционально массе знаний, унаследованной ею от предшествующего поколения».

Важнейшим компонентом системы информационного обеспечения является новая научно-техническая информация об оригинальных идеях, научных результатов, фактах и т. д. При этом всегда существовала проблема «адресности», суть которой заключается в том, чтобы эта информация своевременно доставлялась именно тем пользователям, для которых она представляет непосредственный интерес. Система научной коммуникации стала оформляться в качестве самостоятельной системы, ответственной за хранение и распространение научных сведений и знаний. Активно развивались издательское дело, библиотеки, а позднее – реферативные, информационные и консультационные службы.

Многие государства создали национальные информационные сети. Информационная сеть – это объединение информационных систем, взаимодействующих посредством каналов связи на основе разделения функций, координации, стандартизации, однократной обработки и многократного использования информации. Под руководством АН РФ создана Академическая сеть на основе документальных баз данных различной тематической ориентации с доступом в диалогом режиме: по естественным наукам (ВИНИТИ), общественным наукам (ИНИОН), по диссертациям, научно-исследовательским и конструкторским работам (ВНТИЦ), по патентной информации (ВНИИПИ).

В последнее время для этих целей активно используется глобальная информационная сеть INTERNET (Интернет). В такого рода системах информация представляется, как правило, в электронном виде и может быть обработана с помощью ЭВМ.

Одним из наиболее важных центров хранения научных документов являются библиотеки. Различают библиотеки общего назначения, научно-технические, специальные, технические и др.

Независимо от вида библиотеки вся научная продукция упорядочена по определенным признакам.

Наиболее распространение получили две системы классификации:

универсальная десятичная классификация (УДК);

библиотечно-библиографическая классификация (ББК).

Универсальная десятичная классификация используется более чем в 50 странах и юридически является собственностью Международной федерации пол документации (МФД), отвечающей за дальнейшую разработку таблиц УДК, их состояние и издание. В СССР УДК была введена с 1963 года в качестве системы классификации всех публикаций по точным, естественным наукам и технике. Эта система позволяет детально представить содержание документальных фондов и обеспечить оперативный поиск информации. УДК охватывает все отрасли знания.

Библиотечно-библиографическая классификация была разработана специалистами Российской государственной библиотеки (бывшая ГБЛ), Государственной публичной библиотеки им. Салтыкова-Щедрина, Библиотеки Академии наук РФ и Российской книжной палаты при участии других крупных научных библиотек и ученых. Она была задумана как единая классификационная система для библиотек всех типов. Основная задача ББК – раскрыть содержание произведений печати, представить их в виде стройной научно обоснованной системы знаний и тем самым максимально облегчить читателю использование книжных фондов.

Библиотеки стали активно использовать в своей работе последние достижения науки и техники и, прежде всего ЭВМ (и соответствующие системы памяти), объединенные с современными средствами связи.

В настоящее время сосуществуют различные системы научной коммуникации. Часть из них реализована в традиционной форме через информационные центры и библиотеки, другая часть – через сети данных. По такому (смешанному) принципу организована, в частности, доставка информации потребителям в Государственной системе научной и технической информации (ГСНТИ) и соответственно в Международной системе НТИ.

• Научные документы и издания. Структурной единицей, характеризующей информационные ресурсы и информационные продукты с количественной стороны, является научный документ, под которым понимается материальный объект, содержащий научно-техническую информацию и предназначенный для ее хранения и использования.

В зависимости от способа представления информации различают документы: текстовые (книги, журналы, отчеты и др.), графические (чертежи, схемы, диаграммы), аудиовизуальные (звукозаписи, кино- и видеофильмы), машиночитаемые (например, образующие базу данных, на микрофотоносителях) и др. Кроме того, документы подразделяются на первичные (содержащие непосредственные результаты научных исследований и разработок, новые научные сведения или новое осмысление из­вестных идей и фактов) и вторичные (содержащие результаты аналитико-синтетической и логической переработки одного или нескольких первичных документов или сведения о них).

Первичные непубликуемые документы могут быть размножены в необходимом количестве экземпляров и пользоваться правами изданий (рукописи и корректурные оттиски являются промежуточными этапами полиграфического процесса и не относятся к научным документам). К основным видам непубликуемых первичных документов относятся научно-технические отчеты, диссертации, депонированные рукописи, научные переводы, конструкторская документация, информационные сообщения о проведенных научно-технических конференциях, съездах, симпозиумах, семинарах.

Книги и брошюры подразделяются научные, учебные, официально-документальные, научно-популярные и, наконец, по отраслям науки и научным дисциплинам. Среди книг и брошюр важное научное значение имеют монографии, содержащие всестороннее исследование одной проблемы или темы и принадлежащие одному или нескольким авторам, и за­тем сборники научных трудов, содержащие ряд произведений одного или нескольких авторов, рефераты и официальные различные или научные материалы.

Среди первичных источников информации ведущее место принадлежит журнальным статьям, наиболее оперативно и кратко сообщающим о результатах научных исследований. Число выходящих в свет журналов с каждым годом увеличивается еще в больших размерах, чем количество книг. В 1800 г. Насчитывалось около 199 научных журналов. Спустя 150 лет их количество увеличилось в 1000 раз. В настоящее время в мире издается около 100 тысяч журналов.

Некоторые издания, публикуемые от имени государственных или общественных организаций, учреждений и ведомств, называются официальными. Они содержат материалы законодательного, нормативного или директивного характера.

Наиболее оперативным источником НТИ являются периодические издания, выходящие через определенные промежутки времени (журналы, тематические сборники).

• Вторичные документы и издания подразделяют на справочные, обзорные, реферативные и библиографические.

В справочных изданиях (справочники, словари) содержатся результаты теоретических обобщений, различные величины и их значения, материалы производственного характера.

В обзорных изданиях содержится концентрированная информация, полученная в результате отбора, систематизации и логического обобщения сведений из большого количества первоисточников по определенной теме за определенный промежуток времени. Различают обзоры аналитические (содержащие аргументированную оценку информации, рекомендации по ее использованию) и реферативные (носящие более описательный характер). Кроме того, работники библиотек часто готовят библиографические обзоры, содержащие характеристики первичных документов как источников информации, появившихся за определенное время или объединенных каким-либо общим признаком.

Реферативные издания (реферативные журналы, реферативные сборники) содержат сокращенное изложение первичного документа или его части с основными фактическими сведениями и выводами. Реферативный журнал – это периодическое издание журнальной или карточной формы, содержащее рефераты опубликованных документов (или их частей). Реферативный сборник – это периодическое, продолжающееся или непериодическое издание, содержащее рефераты непубликуемых документов (в них допускается включать рефераты опубликованных зарубежных материалов).

Библиографические указатели являются изданиями книжного или журнального типа, содержащими библиографические описания вышедших изданий. В зависимости от принципа расположения библиографических описаний указатели подразделяются на систематические , (описания располагаются по областям науки и техники в соответствии с той или иной системой классификации) и предметные (описания располагаются в порядке перечисления важнейших предметов в соответствии с предметными рубриками, расположенными в алфавитном порядке).

Двести периодических и продолжающихся изданий в виде журналов обеспечивают до 55% входного потока журнальных публикаций и более 40% мирового потока статей и сообщений.

Каждому исследователю необходимо уметь искать и отбирать нужную научную литературу для своей работы, т. е. обладать знанием основ библиографии. Библиография ставит задачу информировать читателя об имеющихся печатных изданиях, для чего составляются указатели, каталоги, обзоры и т. д.

Процесс ознакомления с литературными источниками по интересующей проблематике необходимо начинать с ознакомления со справочной литературой (универсальные и специальные энциклопедии, словари, справочники), затем просматриваются учетно-регистрационные издания органов НТИ (ВИНИТИ, ВНТИЦ, ВКП, ГПНТБ и другие) и библиографические указатели фундаментальных библиотек. Так, государственная библиотека иностранной литературы (ГБИЛ) издает «Сводный бюллетень новых иностранных книг, поступивших в библиотеки».

Алфавитный каталог называется так потому, что его карточки расположены в алфавитном порядке фамилий авторов или заглавий произведений, если автор не указан. Благодаря этому все книги одного автора (индивидуального или коллективного) собраны в одном месте, но в некоторых случаях возможны отступления от алфавитного принципа.

В систематическом каталоге библиографические сведения приведены в систему знаний на основе применения специальной библиотечной классификации. Наиболее широко используется Универсальная десятичная классификация (УДК). Используется также и отечественная Библиотечно-библиографическая классификация (ББК) в крупнейших универсальных библиотеках

Ключом к систематическому каталогу является алфавитно-предметный каталог . В нем в алфавитном порядке перечисляются наименования отраслей знаний, отдельных вопросов и тем, по которым в отделах и подотделах систематического каталога собрана литература, имеющаяся в библиотеке.

Приступая к работе с библиографией, необходимо прежде всего выяснить и четко представить для себя:

какие нужны публикации: обзоры, статьи, монографии, патенты и т.д.;

язык публикации: только ли на русском языке, или также на иностранных, на каких именно;

хронологические рамки: публикации за какие годы издания;

каталоги, картотеки – какие именно разделы;

какие источники профессиональной информации можно использовать в Интернете.

Собственная библиография по интересующей проблеме составляется на основе библиотечных каталогов (это указатели произведений печати, имеющихся в библиотеке), представляющих собой набор карточек, в которых содержатся сведения о книгах, журналах, статьях и т.д. В карточку книги вносятся ее автор, заглавие, вид издания, место издания, издательство, год изда­ния, количество страниц. В карточке журнальной статьи указываются автор, заглавие, название журнала, год издания, том, номер выпуска, количество страниц. В карточке газетной статьи кроме автора и заглавия приводятся название газеты, год, число и месяц. При ссылке на документы и составлении перечня источников необходимо обращать внимание на знаки препинания между элементами библиографического описания и применять их только так, как дано в карточке.

В процессе чтения литературы обязательно выявляются из ссылок и прикнижных списков использованных работ новые источники, поэтому требуется постоянная систематизация материала, его упорядочение в соответствии с поставленной задачей. Лучше организовать три раздела в собственной картотеке: «Прочитать», «Выписка», «Прочитано».

Необходимо правильно организовать свое рабочее место: на рабочем месте не должны присутствовать какие-то новые предметы, которые отвлекают внимание.

При работе с литературой необходимо уметь правильно читать, понимать и запоминать прочитанное. Существует ряд методик, способствующих быстрому чтению и запоминанию прочитанного материала.

Источник