Что такое письменное уведомление
Уведомления
Уведомление – документ, нужный для донесения определенных сведений до получателя. Отличается от претензии отсутствием требований. Но нужно учитывать, что в редких случаях требования в письмах-уведомлениях присутствовать могут.
Обязательность оформления
Обязательно ли составлять уведомление? В некоторых случаях оформлять его необходимо. В частности, это следующие случаи:
Если документ не будет отправлен, компании грозит штраф или проверка со стороны трудовой инспекции.
В каких случаях составляется уведомление?
Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:
Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:
Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.
Особенности составления
Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:
Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.
Составляющие уведомления
Стандартное уведомление обычно включает в себя эти сведения:
Уведомление подписывает руководитель компании или лицо, имеющее право на подпись. Необходимо также включить в документ расшифровку росписи.
Разновидности документов
Рассмотрим самые распространенные разновидности уведомлений:
Уведомление может отправляться сотрудникам, руководителям подразделения, контрагентам, поставщикам, госорганам, арендаторам.
Как правильно написать уведомление: правила оформления
На вопрос «как правильно написать уведомление?» нет однозначного ответа. Все зависит от его вида. Чтобы документ обладал юридической силой, в нем должны прописываться определенные сведения.
Навигация по статье
В каких случаях пишется уведомление?
В правовых актах иногда отражается необходимость составления рассматриваемого документа. К примеру, если не направлено уведомление о том, что в организации трудится гражданин иностранного государства, предусматривается штраф.
Ответственность за несоблюдение норм относительно отправки уведомлений прописана непосредственно в законе, регулирующем отдельно взятое направление.
К примеру, в Федеральном законе № 294 «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» субъекты предпринимательства несут обязанность по уведомлению уполномоченных органов о том, что они начали осуществлять коммерческую деятельность.
Если такие сведения не предоставлены, на организацию или ИП возлагается ответственность. Она закреплена в статье 19.7.5-1 КоАП РФ. Должностные лица заплатят штраф в размер от 5 до 10 тысяч рублей. Организации – от 20 до 30 тысяч.
Уметь оформлять документ нужно представителям организаций, гражданам. Причиной тому является то, что по некоторым категориям дел обязательно соблюдение претензионного порядка.
К примеру, прежде чем изменить или досрочно расторгнуть соглашение найма, потребуется направить второй стороне уведомление о своих намерениях. Если гражданин не согласен, то вопрос решается в судебном порядке.
Какие виды уведомлений бывают?
Существует несколько основных видов уведомлений. К ним отнесены:
Перечисленные виды – это те, которые встречаются на практике чаще остальных. На самом деле их больше.
Юридическая сила
Когда закон не предусматривает обязательного направления уведомлений, стороны могут самостоятельно указать этот момент в соглашении. Все зависит от желания граждан и сложившихся обстоятельств. В этом случае документ можно подготовить в свободной форме.
Юридическая сила имеется у документа, если он содержит:
Как составить правильно?
Правила оформления зависят от выбранного вида уведомления. Однако принципы формирования применяются общие:
Лучше поделить весь текст уведомления на пару частей. Первая отражает причину, которая способствовала написанию документа. Вторая часть предполагает обоснование акта. В ней отражаются аргументы и доказательства приведенной позиции.
Приложения оформляются следующим образом:
В списке приложений прописывается наименование бумаги и количество листов. Возле подписи гражданина в конце уведомления потребуется расшифровать личные данные. Содержательная часть изменяется в зависимости от того, по какому поводу составлен акт.
Скачать пример уведомления о собрании собственников жилья можно здесь
Нюансы составления в зависимости от ситуации. Образцы уведомлений
Особенности формирования документа зависят от случая, в котором пишется уведомление. Существуют отдельные правила написания уведомления для каждого вида.
К примеру, в уведомлениях, касающихся изменения или прекращения соглашений, обязательно потребуется сделать ссылку на документ, который подлежит корректировке/отмене.
О долгах
Встречаются уведомления, которые указывают на существование задолженности. Чаще всего их отправкой занимаются сотрудники ФНС. Если задолженность не связана с налогами, то данную бумагу может направить другая организация, например кредитная.
Оформление рассматриваемого вида документа занимается компания, которая выступает заемщиком денег. Направить акт нужно с помощью заказного письма. Кроме того, допускается передача бумаги лично получателю.
Необходимо отправить документ в течение суток. Отсчет начинается с момента, отраженного в договоре. Также сроки могут устанавливаться правовыми актами.
Уведомление должно отправляться совместно с актом сверки. Этот документ составляется сотрудниками финансового отдела компании. В нем отражаются произведенные взаиморасчеты между участниками договора, существование задолженности. Когда правила соблюдены, можно говорить о правильном составлении уведомления.
Гражданину поступает бумага примерно с таким содержанием:
Уведомление о наличии задолженности
Об изменении договора
Гражданский кодекс говорит, что данный вид уведомления пишется в свободной форме. Документ указывает на обязанность сторон правоотношений согласовать действия. Это касается корректировки ранее достигнутой договоренности.
Соблюдены должны быть такие положения:
Потребуется подробно описать, по какой причине потребовалось изменить уговор, который достигнут гражданами при формировании соглашения.
К примеру, банковская организация приняла решение в одностороннем порядке скорректировать установленную ставку по процентам. При этом не произошло изменения ставки рефинансирования. Аргументировать свой иск к банку можно при использовании ссылки на статью 450.1 ГК, которая говорит о допустимости одностороннего отказа от исполнения обязательств по соглашению. В такой ситуации получится добиться отказа по требования банка.
Пример оформления уведомления выглядит так:
Пример уведомления об изменении договора
Налоговые
Направлением этого вида документов занимается налоговая служба. Сроки меняются в зависимости от даты, когда должен производиться платеж. Закон указывает, что бумага направляется за месяц до наступления отчетной даты. Форма документа закреплена приказом, оформленным ФНС.
В уведомлении прописывается сумма, которая должна быть внесена гражданином и расчеты, проводимые при ее определении. Также прописывается дата, до которой необходимо совершить платеж.
Уведомление передается лицу, выполняющему руководящие функции в компании, или его заместителям. Кроме того, получателем иногда выступает гражданин. Если человек получает документ лично, с него берется расписка, подтверждающая данный факт.
Допускается вариант отправки при использовании заказного письма или телекоммуникационных каналов связи.
При отправке документа почтой, доставлен он будет примерно через 7 дней. После получения этого акта субъект несет обязанность по внесению налогов в установленные сроки.
Информационные
С помощью этого вида уведомлений направляется информация. Она адресуется:
На практике при составлении указанного документа используются определенные правила. Они касаются структуры и текстовой части акта. Формирование происходит в официально-деловом стиле. Особенностью выступает небольшой объем содержательной части. В общем документ умещается на 1 страницу.
В бумаге не должно содержаться просторечных выражений и фраз, окрашенных разными фигурами речи. Составление происходит при использовании общей последовательности действий.
В правом углу, расположенном вверху акта, отражается должность и личные данные гражданина, которому адресована бумага.
Как правило, получателем является руководитель организации.Он в дальнейшем доводит содержание документа до остальных сотрудников. В верхнем левом углу прописывается номер и день, который отражается в журнале входящей корреспонденции. Далее прописывается основная часть документа. Часто она начинается со слов: «Настоящим уведомляю Вас…».
Затем указываются несколько предложений, отражающих суть документа. На практике часто используется нумерованный список для отражения информации. Если возникла необходимость, оформляются приложения.
В конце составитель указывает свою должность и наименование фирмы, которую он возглавляет. Если компания использует печать, ставится оттиск, подпись составителя и дата.
Существует много видов информационных писем. Основная цель их использования – предоставление информации второй стороне правоотношений. Речь идет о выполнении разных задач. В том числе, это уведомление, заявление, подтверждение имеющихся намерений и прочее.
Уведомление формируется, когда нужно сообщить партнерам, клиентам, коллегам или другим субъектам о том, что в компании происходит важное событие.
Также изменения затрагивают рабочее время и т.д.
О расторжении договора
На практике часто направляются уведомления, чтобы прекратить действие соглашения. Нужно знать, как правильно оформить документ.
При написании требуется учесть правила:
Примерно уведомление выглядит так:
Пример уведомления о расторжении договора
Составить такой документ не сложно, главное — подробно описать обстоятельства, способствовавшие разрыву правоотношений.
Как написать ответ
В некоторых уведомлениях прописано, что на них необходимо ответить. При составлении ответа потребуется учитывать следующие правила:
Начать письмо допустимо со слов: «Благодарю за Ваше предложение…», «В ответ на Ваше обращение сообщаем…», «Выражаем свою готовность…». Если в ответе прописывается отказ, то обязательно отразить причину.
Таким образом, рассматривая тему о том, как правильно написать уведомление, стоит указать на необходимость соблюдения правил. В зависимости от вида уведомления меняются требования к составлению. Обязательными реквизитами документа являются данные отправителя и получателя, наименование, дата формирования и подпись составителя.
Из видео вы более подробно узнаете как составить уведомление о расторжении договора.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Уведомление о вручении заказного письма: когда нужно и как заполнить
Как заполнить уведомление о вручении заказного письма:
Когда и зачем нужно уведомление о вручении
Оно подтверждает факт получения почтовой корреспонденции получателем и является доказательством этого в случае возникновения споров. Необходимо при отправке оригиналов документов контрагентам, в госорганы. В отдельных случаях закон прямо закрепляет обязанность отправителя направить отправление с доказательством вручения: ст. 122 АПК РФ, п. 4 Приложения 1 к приказу Министерства экономического развития №76 от 21 февраля 2012 г.
Где взять бланк и как его заполнить
Форма ф. 119 утверждена Приказом ФГУП «Почта России» №114-п от 17.05.2012 «Об утверждении Порядка». Документ в свободном доступе: распечатанные образцы имеются в почтовых отделениях, форма для скачивания — на сайте Почты России вместе с шаблоном, как заполнять уведомление о вручении на Почте России, для самостоятельного оформления. Допускается как вписывать информацию от руки, так и распечатать.
Возьмите распечатанный документ в отделении почты, там же имеются образцы, как правильно заполнить почтовое уведомление о вручении, либо скачайте и распечатайте форму самостоятельно.
С доказательством вручения направляют заказные письма, ценные и бандероли — те отправления, которые вручаются лично в руки. Требования, как заполнить конверт заказного письма с уведомлением, в почтовых отделениях неодинаковы: обычно на конверте делают письменную отметку о виде пересылки и дополнительных опциях. На информационных стендах размещают образцы, как заполнить заказное письмо на Почте России, при его наличии руководствуйтесь указанной в нем информацией.
Образец для письма по России
Образец для зарубежного отправления
Для международных отправлений предусмотрена другая форма — CN 07 (утверждена Регламентом Всемирного почтового союза от 11.11.2008). Бланк выглядит иначе, но информация о сторонах пересылки практически идентична ф. 119:
Бланк имеется в отделении почтовой связи и на сайте оператора. В отделениях почты редко есть образцы, как правильно заполнить уведомление на почте для международной корреспонденции, в случае возникновения трудностей обратитесь к оператору.
Доказательство вручения бывает простое и заказное, по аналогии с отправлениями. Простое вернут вам в почтовый ящик, второй вариант — лично в руки. Особенность того, как правильно заполнить заказное уведомление, заключается в проставлении отметки в соответствующем поле в верхней части бланка.
Оформленные бланки прикрепляют к конверту и отправляют получателю.
Что должен сделать получатель
Получателю вручают отправление в отделении почты и поясняют, как заполнить уведомление заказного письма: необходимо в своей части формы указать Ф. И. О., должность, дату и поставить подпись. Заполненный бланк отдают оператору связи, и документ возвращается отправителю.
Когда вернется уведомление отправителю
Сроки доставки такие же, как у других отправлений: от двух до семнадцати дней в зависимости от расстояния пересылки. Срок исчисляется по почтовому штемпелю на конверте (с указанием дат принятия и поступления в отделение выдачи).
После заполнения документа получателем отправления он направляется назад по адресу, указанному для возврата.
Статья 165.1 ГК РФ. Юридически значимые сообщения (действующая редакция)
1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.
Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.
2. Правила пункта 1 настоящей статьи применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.
Комментарий к ст. 165.1 ГК РФ
1. Комментируемая статья не дает определения юридически значимого сообщения, вместо этого в ней перечисляются его виды: это заявления, уведомления, извещения, требования и т.д., с которыми закон или сделка связывают гражданско-правовые последствия.
По общему правилу юридически значимое сообщение должно быть доставлено по месту жительства гражданина, если оно адресовано физическому лицу, или месту нахождения юридического лица, если адресатом этого сообщения является юридическое лицо. В установленных законом случаях оно может быть доставлено представителю лица.
Согласно п. 19 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 21.12.2017 N 54 «О некоторых вопросах применения положений главы 24 Гражданского кодекса Российской Федерации о перемене лиц в обязательстве на основании сделки» «должник считается уведомленным о переходе права с момента, когда соответствующее уведомление доставлено или считается доставленным по правилам статьи 165.1 ГК РФ, если иное не предусмотрено ГК РФ, другими законами или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон. Если требуемое уведомление должнику не доставлено и отсутствуют обстоятельства считать его таковым, цедент не вправе отказаться от принятия исполнения со ссылкой на состоявшийся переход права. При уклонении цедента от принятия надлежащего исполнения должник не считается просрочившим (пункт 3 статьи 405 ГК РФ) и вправе требовать возмещения убытков, причиненных просрочкой (пункт 2 статьи 406 ГК РФ)».
А в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 22.11.2016 N 54 «О некоторых вопросах применения общих положений Гражданского кодекса Российской Федерации об обязательствах и их исполнении» указано, что в силу пункта 1 статьи 450.1 ГК РФ право на одностороннее изменение условий договорного обязательства или на односторонний отказ от его исполнения может быть осуществлено управомоченной стороной путем соответствующего уведомления другой стороны. Договор изменяется или прекращается с момента, когда данное уведомление доставлено или считается доставленным по правилам статьи 165.1 ГК РФ, если иное не предусмотрено ГК РФ, другими законами, иными правовыми актами или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.
В п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» отмечено следующее.
«По смыслу пункта 1 статьи 165.1 ГК РФ юридически значимое сообщение, адресованное гражданину, должно быть направлено по адресу его регистрации по месту жительства или пребывания либо по адресу, который гражданин указал сам (например, в тексте договора), либо его представителю (пункт 1 статьи 165.1 ГК РФ).
При этом необходимо учитывать, что гражданин, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо несут риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по адресам, перечисленным в абзацах первом и втором настоящего пункта, а также риск отсутствия по указанным адресам своего представителя. Гражданин, сообщивший кредиторам, а также другим лицам сведения об ином месте своего жительства, несет риск вызванных этим последствий (пункт 1 статьи 20 ГК РФ). Сообщения, доставленные по названным адресам, считаются полученными, даже если соответствующее лицо фактически не проживает (не находится) по указанному адресу.
Если лицу, направляющему сообщение, известен адрес фактического места жительства гражданина, сообщение может быть направлено по такому адресу.
При наличии у иностранного юридического лица представителя на территории Российской Федерации сообщения, доставленные по адресу такого представителя, считаются полученными иностранным юридическим лицом (пункт 3 статьи 54 ГК РФ).
Адресат юридически значимого сообщения, своевременно получивший и установивший его содержание, не вправе ссылаться на то, что сообщение было направлено по неверному адресу или в ненадлежащей форме (статья 10 ГК РФ)».
2. В п. 2 комментируемой статьи подчеркивается диспозитивный характер положений п. 1 этой же статьи. Это значит, что гражданско-правовые последствия для другого лица могут возникнуть не с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю, а с другого момента, определенного законом, условиями сделки, обычаем или практикой, установившейся во взаимоотношениях сторон.
Так, например, Приказом Минэкономразвития России от 17 ноября 2016 г. N 724 утвержден Порядок размещения извещения участников долевой собственности на недвижимое имущество о намерении продать долю в праве общей собственности на недвижимое имущество на официальном сайте органа регистрации прав в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
В частности, в случае, если число участников долевой собственности на недвижимое имущество превышает двадцать, вместо извещения в письменной форме остальных участников долевой собственности продавцом доли в праве общей собственности о намерении продать свою долю постороннему лицу может быть размещено извещение об этом на официальном сайте. Данное правило не распространяется на извещения о продаже доли в праве общей собственности на жилые помещения.
Адресат уклоняется от получения письма. Когда его считать уведомленным?
Как известно, с мая 2013 года в ГК РФ появилась статья 165.1, посвящённая юридически значимым сообщениям. В силу абзаца 2 пункта 1 этой нормы, сообщение считается доставленным, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.
Однако возникала неясность, в какой именно момент, адресат считался получившим сообщение, направленное ему посредством почты, от получения которого он уклоняется?
Ответ на него имеет очень большое значение, особенно при реализации участниками гражданских правоотношений, принадлежащих им секундарных прав.
При исследовании судебной практики мне удалось обнаружить три позиции по этому вопросу:
1) Сообщение считается доставленным в день его получения отправителем с отметкой «истек срок хранения».
Эту позицию можно обнаружить в Определении СКЭС ВС РФ от 20.03.2018 по делу № 305-ЭС17-22712, А40-214588/2016.
В нем суд отметил, что «с учетом приведенной нормы права (речь идет о ст. 165.1 ГК РФ), исходя из установленных по делу обстоятельств, уведомление общества может считаться доставленным 08.01.2014, в день его возврата с отметкой «истек срок хранения», а действие договора прекращенным с этой даты».
Возможно Вы со мной не согласитесь, но на мой взгляд, из текста упомянутых судебных актов, можно сделать вывод, что скорее всего, имелось ввиду именно фактическое получение письма.
Хотя, в тоже время, исходя из действующих на момент принятия указанного определения Правил оказания услуг почтовой связи (п. 35), косвенно можно сделать вывод, что возвращенным должно считаться письмо, именно в момент его отправления обратно отправителю.
2) Сообщение считается доставленным в момент поступления уведомления в почтовое отделение адресата.
Такая точка зрения высказана, в частности, в Постановлении АС УО от 07.06.2018 № Ф09-2463/18 по делу № А50-30380/2017.
В данном случае, суд сказал, что «из материалов дела усматривается, что Комитет 30.01.2017 направил в адрес арендатора требование от 26.01.2017 N 51/01-26 о расторжении договора аренды, возврате земельного участка, демонтаже остановочного комплекса, поскольку уведомление об отказе от договора аренды было направлено истцом в надлежащий адрес ответчика, и не получено ею по обстоятельствам, зависящим от нее, суды правомерно признали уведомление доставленным (ст. 165.1 Гражданского кодекса Российской Федерации) 31.01.2017 (дата поступления уведомления в почтовое отделение ответчика)».
Аналогичные выводы можно обнаружить в том же Уральском округе в Постановлении 17 ААС от 06.12.2017 № 17АП-14831/2017-ГК по делу № А50-14730/2017.
3) Сообщение считается доставленным в момент, когда оно выслано назад отправителю по истечении срока хранения.
Указанная позиция отражена, например, в Постановлении АС ЦО от 30.05.2018 № Ф10-1689/2018 по делу № А83-403/2017.
В этом деле суд указал, что «как усматривается из отчета об отслеживании отправления с почтовым идентификатором 29504705017202, размещенной на официальном сайте Почта России (https://www.pochta.ru/tracking#29504705017202) ценное письмо, в котором направлена претензия от 16.12.2016 N 898116, прибыло в место вручения 21.12.2016, выслано назад отправителю по истечении срока хранения 26.01.2017.С учетом приведенной нормы права, исходя из установленных по делу обстоятельств, уведомление может считаться доставленным 26.01.2017 ответчику в день его возврата с отметкой «истек срок хранения».
Что примечательно в данном деле, суд сослался на позицию СКЭС ВС РФ, которая приведена в пункте первом настоящей заметки, в обоснование своей позиции. Однако, как уже было указано, точно сделать однозначный вывод, что имела ввиду в том деле судебная коллегия, достаточно проблематично.
Данная позиция получила наибольшее распространение в судебных актах, в связи с чем уже, можно говорить о процессе формирования судебной практики по упомянутой проблеме.
В качестве примеров судебных актов можно привести:
На мой взгляд, именно данная позиция наиболее правильная, поскольку:
1) Именно в момент отправления сообщения обратно отправителю, адресат теряет возможность фактически ознакомиться с его содержанием. Поэтому в такой момент и требуется прибегнуть к фикции того, что лицо получило и восприняло содержание письма.
2) До момента возврата письма отправителю, адресат может получить его в любой момент в отделении почтовой связи, в связи с чем позиция, что сообщение считается доставленным в момент поступления уведомления в почтовое отделение адресата, может привести к не совсем справедливым результатам.
3) Признавать моментом получения сообщения адресатом момент получения письма отправителем с отметкой «истек срок хранения» нецелесообразно, поскольку это увеличит и без того длительный срок, по истечении которого лицо считается уведомленным, а во вторых предоставит возможность отправителю фактически контролировать такой срок, если ему это будет необходимо, а адресат, в свою очередь, не сможет точно понять, с какого момента он все-таки считается получившим уведомление.
4) В целом она вытекает из положений ныне действующих Правил оказания услуг почтовой связи (п. 34)
Коллеги, а Вы что думаете по данному вопросу?