Что такое план документ
Глава 32 План
В содержании плана определяются [151] :
? состав и общее содержание мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на сотрудника, группу сотрудников, подразделение или компанию;
? сроки (последовательность) выполнения планируемых мероприятий;
? места выполнения планируемых мероприятий;
? лица, ответственные за выполнение планируемых мероприятий;
? лица, привлекаемые к выполнению планируемых мероприятий;
? лица, осуществляющие контроль за выполнением планируемых мероприятий;
? основные меры обеспечения планируемых мероприятий.
Исходные данные, используемые для разработки проекта плана, тщательно проверяются на достоверность.
Структуру документа обычно образуют таблица с плановыми показателями и пояснительный текст к ней.
Состав реквизитов плана выглядит следующим образом:
? наименование вида документа;
? указание на место издания документа;
? заголовок к тексту документа;
? гриф или (и) визы согласования.
к Порядку проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденному приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 31 августа 2007 г. № 569
Руководитель профессионального союза организации или иного уполномоченного работниками представительного органа
«___» ____________ 200_ г.
«___» ____________ 200_ г.
Председатель совместного комитета (комиссии) по охране труда организации
«___» ____________ 200_ г.
ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ ПО УЛУЧШЕНИЮ И ОЗДОРОВЛЕНИЮ УСЛОВИЙ ТРУДА В ОРГАНИЗАЦИИ
Председатель аттестационной комиссии __________ ___________
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Читайте также
Глава 17. План игры зависит от команды
Глава 17. План игры зависит от команды Человек, который поглощен собой, не очень-то много весит. Бенджамин Франклин Дорожная карта полосы обгона: схема игры на обогащение Команда неудачников использует неэффективные схемы игры. Начни играть с такой командой, и ты никогда
Глава 11 Торговый план и подготовка к торговле
Глава 11 Торговый план и подготовка к торговле 11.1. Торговый план и подготовка к торговле Для чего нужен торговый план?Довольно типичная ошибка трейдеров – игнорирование написания торгового плана. Зачем нужно составлять письменный торговый план, когда мы увидели сигнал,
Глава 1. Начальный план создания миллиона
Глава 1. Начальный план создания миллиона Итак, в 2002 году я рассчитал план создания миллиона долларов для своей дочери и с 2003 года начал его реализацию. Очевидно, что планы всегда отличаются от фактических действий, но в данном случае это отличие положительное.В этой
Глава 5. Как реализуется мой план накопления 1 000 000 долларов
Глава 5. Как реализуется мой план накопления 1 000 000 долларов Вспомним, каким был мой начальный план.Для того чтобы я смог накопить миллион долларов к пенсии своей дочери, мне нужно было инвестировать определенные суммы следующим образом.1. Январь 2003 года – инвестировать
Глава 12 Личный финансовый план
Глава 12 Личный финансовый план Будут или нет достигнуты финансовые цели, во многом зависит от того, как они спланированы.План достижения любой вашей финансовой цели называется финансовым планированием. И если вы действительно хотите чего-то достичь, вы должны подумать о
Глава 1 Бизнес-план
Глава 9 Насколько эффективен ваш план?
Глава 9 Насколько эффективен ваш план? Мне нужна скорость! Том Круз, фильм «Школа асов» Идея относительно того, чтобы работать всю жизнь, копить деньги и класть их на пенсионный счет, очень нерациональна. Это хороший и благоразумный план для 90 процентов людей, но он не
Глава 3. Разработайте план проекта
Глава 3. Разработайте план проекта ТЕМА ГЛАВЫ Составление плана проекта, который покажет, как вы будете выполнять проект, и позволит оценить его продолжительность и стоимость.Оценка осуществимости (можете ли вы его выполнить) и результатов (стоит ли выполнять его).Как
Глава 18 Разработайте эффективный маркетинговый план
Глава 18 Разработайте эффективный маркетинговый план Настойчивость сильнее, чем насилие; и многие вещи, которые нельзя преодолеть сразу вместе, уступают в силе, если ими заниматься постепенно. Плутарх Имеется ли у вас полное понимание в отношении продукции, покупателей,
Глава 3 Как сделать бизнес-план убедительным
Глава 3 Как сделать бизнес-план убедительным Люди не любят читать. Пять решающих минут Бизнесмены ценят время. Они редко имеют возможность уделить некоему вопросу внимание, которого он, казалось бы, заслуживает. Данное утверждение особенно верно для банкиров, венчурных
Глава 10 Маркетинговый план и стратегия продаж
Глава 10 Маркетинговый план и стратегия продаж Им интересно, что они получают, а не то, что вы делаете. Охват и захват потребителей Необходимо заставить потребителя оставаться с вами возможно дольше. Такова непреложная истина бизнеса. Именно поэтому эффективный план
Глава 12 Технологический план
Глава 12 Технологический план Компьютеры бесполезны. Они способны лишь давать ответы. Пабло Пикассо Каждый бизнес нуждается в определенных технологиях. Даже если ваша компания выпускает традиционное печенье с шоколадной крошкой, при ведении многих, если не большинства,
Глава 13 Организационный план
Глава 13 Организационный план Какая разница, что вы продаете? В конечном счете вы «продаете» своих работников. Успех компании определяют ее сотрудники Люди – сердце каждого бизнеса. В конце концов профессионализм сотрудников и определяет успех предприятия. Многие
5.2. система плановой документации
5.2. система плановой документации
5.2.1. Назначение и состав плановой документации
Планирование деятельности учреждения важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает поставленные цели с наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным образом.
Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы обычно имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема. Программы и генеральные схемы, как правило, носят комплексный характер, их содержание может затрагивать интересы нескольких органов исполнительной власти, организаций, учреждений, предприятий, территорий. Эти документы позволяют решать сложные проблемы, требующие согласованных действий ряда министерств, ведомств, организаций. Программа или генеральная схема формулирует основные направления и общее содержание работ, выполнение которых обычно рассчитано на достаточно длительный срок. Это, как правило, более масштабные документы по сравнению с планом.
Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок, например, несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ, срок которого установлен распорядительным документом или договором.
Плановые документы разрабатываются на федеральном уровне, отраслевом, территориальном, в отдельной организации. Плановые документы разрабатываются как при необходимости решения сложных комплексных проблем, так и для правильной организации текущей деятельности.
Федеральные планы, программы, генеральные схемы разрабатываются по решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими министерствами или ведомствами. При разработке федеральной программы, плана или генеральной схемы несколькими органами исполнительной власти одно из них выступает ответственным за разработку. Проекты федеральных программ, планов и генеральных схем до их представления в Правительство Российской Федерации на утверждение в обязательном порядке проходят стадию согласования со всеми заинтересованными учреждениями. Утверждаются федеральные программы, планы и генеральные схемы постановлениями Правительства Российской Федерации.
Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральным органом исполнительной власти, они рассчитаны на выполнение подведомственными учреждениями и организациями. При наличии федеральных планов, программ и генеральных схем их положения конкретизируются в отраслевых планах и программах. Отраслевые планы и программы разрабатываются управлениями и отделами федеральных органов исполнительной власти с привлечением специалистов и заинтересованных организаций, в том числе и подведомственных. Они утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти (министерства или ведомства) и являются обязательными для выполнения. Контроль за их выполнением осуществляется соответствующим федеральным органом исполнительной власти.
Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, районов, городов и других территориальных образований и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются вопросов социального и экономического развития и благоустройства территорий.
Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы и программы могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для планирования текущей деятельности.
Текущая деятельность организации планируется, как правило, в форме годовых и квартальных планов работы управлений, отделов, групп, служб, в форме планов и программ командировок, графиков отпусков, а также планов выполнения отдельных специализированных видов работ, наиболее важных и существенных для деятельности организации. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссии (временных или постоянных) их деятельность также планируется.
Источниками для составления планов являются: федеральные и отраслевые планы, программы, генеральные схемы, организационно-правовые документы учреждения, распорядительная документация, решения коллегиальных и совещательных органов, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от других подразделений и служб.
Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов. Планы работы подразделений утверждаются вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом — ее руководителем. Планы работы коллегиальных и совещательных органов утверждаются председателем коллегиального или совещательного органа.
5.2.2. Составление и оформление плановых документов
Программа плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Текст программы, как правило, излагается в виде разделов, соответствующих направлениям деятельности или этапам работы и имеющих соответствующие заголовки. Состав разделов программы определяется ее содержанием. Разделы и подразделы программы нумеруются арабскими цифрами.
Программа может быть достаточно объемным, многостраничным документом. Программы, как правило, кроме текстовой части содержат приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе, объясняющим или раскрывающим отдельные положения программы. Приложения к программе, как правило, оформляются в виде таблиц, графиков, схем, позволяющих наглядно представить сводный аналитический материал. Ссылки на приложения в основном тексте программы и обозначение самих приложений оформляются так же, как приложения к проектам правовых актов (указов, постановлений, приказов, распоряжений).
Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами программы являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы), гриф утверждения.
Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.). До утверждения программы проходят стадию согласования со всеми заинтересованными организациями и должностными лицами. Согласование программы с заинтересованными организациями и должностными лицами оформляется грифами согласования на титульном листе программы или на листе согласований, прилагаемом к программе.
Федеральные программы представляются на утверждение в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
Программы, разрабатываемые органами исполнительной власти территорий Российской Федерации, утверждаются представительными органами власти (законодательными собраниями, думами и т.п.).
Программы командировок подписываются составителем (командируемым работником), утверждаются руководителем или заместителем организации.
План документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Графами таблицы являются: наименование (содержание) работы или мероприятия с указанием номера или индекса; исполнитель; срок исполнения; примечание или отметка об исполнении. Каждый из перечисленных элементов, в свою очередь, может иметь составные части. Наименование (содержание) работы или мероприятия может состоять из двух составных частей: наименования проблемы, темы или вопроса и отдельных этапов. Графа «Исполнитель» может состоять также из двух составных частей: ответственного исполнителя и конкретных исполнителей или головной организации и соисполнителей. Срок исполнения может обозначаться как срок начала и срок окончания выполнения запланированного мероприятия.
Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы подразделений и другие внутренние планы оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.
Некоторые виды работ требуют составления календарных планов или графиков.
Порядок составления и форма конкретных разновидностей планов регламентируется инструкциями и указаниями соответствующих министерств, ведомств или вышестоящих органов. Образец оформления плана:
Документы и системы документации
Система организационно-правовой документации
Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.
Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).
Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например:
Разновидности документа
Инструкция по документационному обеспечению управления
Инструкция пользователя АБД «Канцелярия» и др.
Должностная инструкция
Должностная инструкция специалиста 2-й категории
Должностная инструкция кассира и др.
Положение об отделе
Положение о совете директоров и др.
Регламент коллегии
Регламент работы руководства и др.
Система плановой документации
Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.
Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.
Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов:
Разновидности документа
План мероприятий по выполнению постановления…
План социально-экономического развития коллектива организации
План работы совета директоров
План работы отдела
Индивидуальный план работы и др.
Система распорядительной документации
Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.
Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.
Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов:
Разновидности документа
Приказ о распределении обязанностей между руководством
Приказ о создании филиала (отделения, представительства)
Приказ об утверждении (положения, правил, инструкции)
Приказ о финансировании работ…
Приказ о приеме на работу
Приказ о командировании и др.
Система отчетной документации
Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.
Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Таким образом, система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов:
Разновидности документа
Отчет о научно-исследовательской работе
Отчет о командировке
Отчет о работе структурного подразделения
Отчет о проведении рекламной кампании и др.
Система информационно-справочной документации
Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.
Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.
Каждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей, например:
Разновидности документа
Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности
Акт приема-передачи дел
Акт экспертизы и др.
Письмо (напоминание) о приближении сроков исполнения договора
Письмо (претензия) о нарушении условий договора
Письмо (предложение) об оказании услуг (поставке товара)
Письмо (приглашение) об участии в выставке и др.
Система договорной документации
В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.
Разновидности документа
Договор купли-продажи
Договор аренды (договор субаренды)
Договор подряда (договор субподряда)
Договор перевозки и др.
Системы документации обеспечивающего типа
Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.
Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.