Что такое планерка в школе
Современное образование
Последние статьи на сайте:
Планёрка у директора – вариант сценария
Каждый руководитель создаёт свою схему работы с подчинёнными. В том числе – и проведение собраний, советов, планёрок. Так и школьный директор с годами нарабатывает свою методику проведения планёрок с администрацией. Кажется – что здесь сложного? Но нет, чёткое распределение дел и детальный анализ проделанной работы самым непосредственным образом влияют на организацию работы всего учреждения образования.
Для чего нужны планёрки?
Этот наивный вопрос всё же требует ответа. На этом небольшом административном собрании подводятся итоги работы за определённый период (чаще всего – неделю) и ставятся задачи на следующий период. Также на планёрке принимаются решения, обсуждаются проблемные вопросы, проходит обмен новостями.
Как эффективно провести планёрку?
В принципе, этот сценарий подходит руководителю практически любой организации, будь то школа или рекламное агентство. Необходимо соблюдать временные рамки и наладить работу в контексте привычной схемы, когда сотрудники знают ход мероприятия и оттого должным образом готовятся.
Начнём с того, что планёрка не должна быть затянутой. Предел – сорок минут. Это на первый взгляд – немного. Но если план собрания грамотный, этого времени вполне достаточно. Разумеется, бывают разные обстоятельства, требующие большего объёма времени, но это исключения.
На планёрке обычно ведётся журнал, где фиксируется ход и основные моменты мероприятия. Конечно, директор много моментов помечает сам, но всё же не помешает кому-то вести журнал. Записи в нём может делать как постоянный, специально назначенный сотрудник, так и тот, чья очередь подошла.
Директор должен поприветствовать собравшихся коллег, настроить на работу, обозначить доброжелательность обстановки. Скованность сотрудников притупляет их внимание и сосредоточенность на работе, поэтому важна благоприятная рабочая атмосфера. Затем директор обычно ставит цели планёрки, определяя тем самым, какие вопросы сегодня необходимо решить.
Он акцентирует внимание на самых актуальных проблемах. Возможно, есть какие-то экстренные вопросы, которые необходимо решить в самом начале.
Далее директор предоставляет слово членам администрации, которые кратко рассказывают о проделанной работе в сфере своего управления. Замечательно, если вы выработали некий план, по которому будет докладывать выступающий. Это своеобразная небольшая шпаргалка, помогающая структурировать ответ и определить главное и второстепенное. Не помешает сделать это в виде шаблона-таблицы, которую работник впоследствии оставит директору. Это поможет руководителю вернуться к обсуждаемой теме, не вспоминая детали и не сохраняя в уме большие объёмы информации.
После обсуждения проделанной работы члены планёрки подводят итог, отмечая как результативность работы, так и невозможные недостатки, которые следует устранить.
Переходя к обсуждению предстоящих мероприятий, директор обычно уже имеет представление о решении вопроса. Например, у него уже есть вариант плана проведения общешкольного мероприятия. Но тем не менее, он должен дать высказаться буквально каждому члену администрации. Не секрет, что не все так активны на планёрке. Задача директора – задействовать всех работников. Во-первых, мозговой штурм является одним из лучших способов решения проблемы. Во-вторых, постоянное нахождения человека внутри дела, его активная позиция непосредственно влияет на его работоспособность и заинтересованность в успехе общей деятельности.
Заканчивается планёрка решением мелких вопросов. В самом конце каждый из членов планёрки может задать уточняющий вопрос, подвести итог, сделать какое-то замечание.
Небольшие хитрости
К сожалению, случается, что отдельные работники негативно относятся к планёркам, стараются «отсидеться». Причиной тому может стать строгость или раздражённость директора. Последнего можно понять, ведь он несёт ответственность за весь учебный процесс, за все школьные и околошкольные дела. Однако директор должен проявить мудрость и терпение руководителя. У каждого есть свои привлекательные «фишки», которые помогают разрядить обстановку. Некоторые руководители к каждой встрече готовят интересные цитаты, афоризмы, которые как-то ассоциируются с темой планёрки. Другие находят немного времени для обсуждения темы, волнующей сейчас общество: от политических новостей до обсуждения нашумевшего фильма. Это с одной стороны отвлекает работника от школьных дел, которые заменяют ему подчас всё, с другой стороны – позволяет человеку ощущать себя активным членом общества, быть в курсе последних событий. Кто-то проводит рефлексию, опираясь на позитивный настрой, с которым работник должен покинуть планёрку. Так можно попросить собравшихся по очереди сделать друг другу комплимент, касающийся работы, естественно.
Планёрки-совещания – конструктивное звено работы управленца. Лаконичность, грамотность, верность традиции проведения и позитивный настрой планёрки работают на эффективность рабочего процесса.
Для чего нужны планерки и как правильно их проводить
Успех бизнеса зависит от способности руководителя планировать, контролировать рабочие процессы, брать в расчет мнения и предложения команды. Именно для этого проводятся рабочие встречи — планерки. Их регулярность и качество влияют на сплоченность сотрудников, повышают интерес к работе. Это отличный способ взаимодействия с командой. Главное — правильно все организовать и разъяснить коллегам.
Что такое планерки и зачем они нужны
Планерка — это короткая деловая встреча для обсуждения и решения актуальных вопросов. Чтобы контролировать работу сотрудников и отслеживать результаты, целесообразно проводить короткие, но регулярные плановые совещания.
Что во время планерки делают сотрудники:
предлагают варианты, как улучшить результат;
планируют внедрение новых стратегий;
Руководитель формулирует темы для планерки заранее. Остальные сотрудники тоже готовятся: приносят необходимые документы, графики и прочие инструменты, которые продемонстрируют положение дел.
Можно ли обойтись без планерки
Планерка — это коммуникация с коллективом. Нельзя упускать возможность вовремя исправить ситуацию и поддерживать правильный настрой в команде. От вовлеченности каждого сотрудника в процесс зависит сплоченность команды. С помощью регулярных планерок можно повысить мотивацию каждого участника, найти новые, нестандартные решения проблем.
Виды планерок
Управленцам нужно знать, как правильно распорядиться таймингом и выбрать темы для разбора. На этом и основывается классификация планерок.
По частоте проведения:
Ежедневная. Обычно проходит в начале рабочего дня. В течение 10–15 минут команда разбирает задачи на день.
Еженедельная. Переносится на конец пятницы. На собрании подводят итоги недели и ставят цели на следующую. Объем информации требует больше времени, поэтому такой встрече уделяется не менее получаса.
Ежемесячная. Сотрудники демонстрируют результаты выбранной стратегии развития бизнеса или его регресс. Подобная планерка разбирает глобальные итоги деятельности компании, поэтому занимает больше часа.
Внеплановая. Эта встреча носит спонтанный характер, при возникновении форс-мажоров, требующих быстрого реагирования. Длительность зависит от масштаба проблемы.
Информационные — разбирают текущие и ставят новые задачи, оценивают итоги предыдущих проектов.
Распределительные — каждый руководитель отдела получает задачу со сроками, планом, мотивацией и назначением ответственных.
Обучающие — знакомство с новыми инструментами и практиками ведения бизнеса.
Как правильно проводить планерку
Чтобы собрание было продуктивным, используйте правильные и четкие формулировки, голосования, рассмотрите несколько вариантов решения, а не просто обсуждайте проблему, отслеживайте результаты прошлых планерок. А сотрудникам нужно учиться готовить лаконичные отчеты.
Что потребуется для проведения:
Регламент — тема, время и место. Руководитель готовит вопросы, указывает где и когда пройдет планерка, участники собирают информацию для обсуждения.
Инструменты — все, что демонстрирует положение дел по теме собрания: отчеты, графики, кейсы.
Примерные представления о дальнейшей стратегии, предложения с прогнозами развития, обсуждение плюсов и минусов новых методов ведения бизнеса.
План проведения планерки
Нужно понимать разницу между планеркой для рядовых сотрудников и руководителей подразделений и отделов.
Пример планерки для продавцов магазина:
Руководитель сообщает тему планерки.
Обсуждает с коллективом план продаж — выполняется или нет.
Выясняет причины, по которым план продаж не работает или малоэффективен.
Рассматривает предложения по его улучшению.
Ставит цели на следующий отчетный период.
Пример с руководителями отделов:
Необходимо озвучить тему, примерное время на обсуждение.
Выделить главные тезисы — показатели продаж/заказов, расширение/сокращение штата и другое.
Выслушать отчет каждого звена.
Рассмотреть предложения по изменению ситуации.
Оценить новые стратегии развития бизнеса.
Поставить новые задачи и назначить дату следующей встречи.
В первом случае оценивается эффективность персонала — этим занимается руководитель подразделения, а во втором он получает четкие инструкции, как взаимодействовать со своими подчиненными, чтобы повысить рентабельность компании в целом.
Особенности проведения виртуальных планерок
Дистанционные встречи необходимы для удаленных сотрудников. Из плюсов — всегда под рукой рабочее место с инструментами в виде графиков, планов, презентаций.
Но эффективность подобной планерки зависит от многих обстоятельств:
наличия скоростного безлимитного интернета;
безупречного качества связи;
функциональности сервиса (например, возможность демонстрировать экран).
виртуальное общение проигрывает живому, так как важен эмоциональный обмен;
не исключены технические неполадки — прерывание, неразборчивость речи, ухудшение изображения, поэтому рассчитывайте время на восстановление связи;
требуется больше концентрации, чтобы успевать за ходом трансляции и вовремя включаться в разговор;
рассеивание внимания, если конференция долгая.
Когда нет возможности проведения планерки вживую, нельзя пренебрегать онлайн-встречей из-за ее недостатков. Любые коммуникации с коллективом приносят пользу и работают на развитие. Бесплатное приложение Mango Talker для клиентов виртуальной АТС MANGO OFFICE позволяет оперативно организовывать видеоконференции, создавать групповые и личные чаты, онлайн-переговорки. Вы быстро решите рабочие задачи, даже находясь в разных городах и странах.
Причины неэффективности планерок
Главный признак неудачно проведенного собрания — это отсутствие положительных сдвигов в работе, показатели остаются на прежнем уровне или снижаются. Еще показательно отношение участников: опоздания, плохая подготовка, нежелание выступать, отвечать на вопросы.
Необходимо проанализировать, как проходят планерки и что мешает им быть результативными. Среди частых причин:
отсутствие дисциплины, частые паузы в течение планерки (кофе, перекуры), не полный кворум, лишние участники;
невнятный план, охват огромного количества задач;
отступления от темы у руководителя и участников, без перехода к сути вопроса;
техническая неподготовленность, вплоть до отсутствия воды на столах, канцелярских предметов;
плохая мотивация сотрудников — завышенные требования и ожидания без поддержки и адекватной оплаты.
Как увеличить пользу планерки
Планерка — это полезная встреча с коллективом, где у каждого есть право голоса. Чтобы не превратить ее в формальность и провести плодотворно, придерживайтесь рекомендаций:
До начала собрания необходимо отметить ключевые вопросы, пригласить компетентных сотрудников.
Даже если повестка встречи нерадостная, это не повод начинать ее с разноса. Необходимы спокойствие и умение руководителя находить выход из кризиса.
Шефу важно не только руководить, но и помнить о тимбилдинге. Умение говорить «спасибо» за любой труд объединяет и идет на пользу в совместной работе.
Внимательный директор или старший менеджер верит в свою команду и показывает важность каждого участника планерки.
Ожидание сотрудников, готовившихся к рабочей встрече, должно оправдаться. Нельзя отменить заседание без объективных причин.
Что важно запомнить
Перед тем как проводить планерку, необходимо хорошо подготовиться, ориентируясь на время.
Пригласить следует только тех, кто компетентен в вопросе, а не сразу весь коллектив.
В момент обсуждений важно делать заметки, брать во внимание замечания всех участников, поощрять их и мотивировать.
Выводы и регламент планерки сделайте наглядным.
Личный настрой формирует общую атмосферу и веру в позитивный результат.
Азбука руководителя: планерки и собрания
Не любишь совещания? Ты просто не умеешь их готовить! Между прочим, это очень эффективный управленческий инструмент. Планерка — это не только планы и сроки, это разработка новых методов, обмен идеями, общение внутри коллектива, возможность вселить в сотрудников энтузиазм. Самое важное, это не подходить к этому вопросу с формальной точки зрения. Планерки существуют не для галочки. Самые высокие и стабильные показатели у тех компаний, где это четко понимают. Интересно, как правильно их проводить? Тогда смело читай дальше!
Для начала стоит разобраться, какие функции у планерки.
Общая инструкция:
Когда проводить? В точный день, в точный час…
Ежедневные планерки подходят только для новичков, которым необходима поддержка на каждом шагу. Для устоявшегося коллектива планерки должны проводиться раз в неделю. Главное, чтобы они проходили в одно и то же время, минута в минуту, что позволит дисциплинировать коллектив. Идеальная продолжительность – 20-45 минут. Именно это время является периодом концентрации внимания.
Пример сценария планерки:
Руководитель делает сообщение информационного характера, после чего все сотрудники могут задать свои вопросы.
Руководитель оглашает цели и задачи и задает сотрудникам вопросы по ним. При необходимости назначаются индивидуальные встречи.
Руководитель представляет приглашенного специалиста из другого отдела или рассказывает о показательном кейсе недели.
Руководитель уточняет, есть ли важные рабочие вопросы, требующие немедленного обсуждения.
Руководитель подводит итог, рассказывает о текущих планах, встречах и завершает планерку.
Планерка – это не пережиток прошлого, а один из самых действенных управленческих инструментов, обеспечивающий выполнение целей подразделения. А ведь именно от этих целей зависит успех всего бизнеса. Ты непременно оценишь эффективность планерок, как только начнешь их правильно проводить!
Планерка
Долгожданная встреча. О необходимости планерок
Бытует мнение о том, что планерка как процесс сбора людей воедино для расстановки приоритетов работы и определения главных стратегических задач — не более чем пережиток прошлого. Но чтобы согласиться с этим утверждением, необходимо четко разобраться в самой сути понятия и определиться, на какие же виды и подвиды можно разделить сей процесс.
Планерка — это производное от английского plan, короткое рабочее совещание, посвященное ходу выполнения намеченного плана. По своей типологии все планерки можно разделить на категории по трем критериям — видовому, временному и количественному.
По видовому критерию все планерки делятся на отчетные (короткие совещания, на которых руководители отчитываются о ходе выполнения соответствующих задач), дискуссионные (брифинги на тему возможного изменения выбранного пути достижения той или иной цели) и мотивационные (совещания, на которых раздаются задачи и определяются роли в процессе работы над вопросом, задачей).
По временному критерию планерка может являть собой ежедневный, еженедельный, ежемесячный процесс.
По количественному критерию планерка может быть как массовая (для всех сотрудников), так и закрытая (для отдельной инициативной группы, управляющих, совета директоров компании.)
Зачем проводить планерку?
Если организовать этот процесс как хорошую традицию перед началом рабочего дня, то это поможет дисциплинировать коллектив (уменьшить число утренних опозданий), более четко обрисовывать цели и задачи перед сотрудниками (ведь, как известно, рациональный план на день гораздо эффективнее, чем план на полугодие), даст возможность видеть реальные результаты работы более явно (в том случае, если отчетность коллектива перед руководителем и руководителя перед коллективом станут обязательными элементами планерки). Помимо уже вышеупомянутых достоинств хорошо проведенное утреннее совещание может придать силы сотрудникам, увеличить производительность труда, стимулировать к эффективной работе в течение дня. Этот психологический аспект, безусловно, играет важную роль в установлении позитивных отношений между работником и работодателем, а также способствует сплочению коллектива.
Почему многие люди считают планерку пережитком прошлого?
Во-первых, само возникновение этого процесса большинство людей относят к тем временам, когда о телефоне и слышать не слышали, а о том, что такое интернет и мультимедийные технологии, вообще не догадывались. Выходит, что единственным способом встретиться вживую и обсудить важные рабочие моменты были как раз те самые планерки. За неимением оперативных средств связи вопросов накапливалась уйма, и времени такое действо занимало очень много (в среднем три-четыре часа). По этому поводу один известный американский экономист как-то заметил: «Если в вашей фирме существуют планерки, значит, вы на верном пути. Осталось только уволить всех тех, кто туда ходит, и оставить всех тех, кто в это время работает».
Во-вторых, большинство офисных работников негативно относятся к планеркам как раз из-за того, что этому уделяется примерно 20% времени, причем, по замечанию многих из них, речь шефа длится в среднем половину времени, отводимого на этот процесс.
В-третьих, если планерки в фирме проходят ежедневно, то в скором времени это обязательно превратится в своего рода формальность. Ведь большинство задач, которые ставит успешный бизнесмен, долгосрочны, и ежедневный отчет в двух предложениях будет звучать так: «Все хорошо, мы над этим работаем». Необходимость ежедневной планерки всплывает обычно в тот момент, когда предприятие начинает выполнение новой стратегической задачи в критически сжатые сроки, либо в период кризиса. В такие моменты действительно необходимо постоянно мониторить ситуацию, следить за малейшими изменениями.
Регламент
У любой, даже самой короткой планерки должен быть свой регламент. Он так или иначе помогает гораздо более продуктивно проработать насущные вопросы, сделать процесс более динамичным и эффективным. В правилах хорошего тона делать рассылку регламента работникам в вечернее время для того, чтобы они могли обдумать все затрагиваемые вопросы и выступить с конструктивным, содержательным предложением. Помимо прочего стоит учесть и то, что ко времени проведения утреннего совещания каждый работник должен иметь на руках копию регламента. Немаловажно возложить ответственность на определенного человека, который следил бы за временем (если докладчик выбивается из временного ограничения, описанного в регламенте, то это затягивает процесс проведения совещания и, как следствие, негативно влияет на настроение коллектива).
Проводить или не проводить? Вот в чем вопрос
Планерка, безусловно, важный процесс, хотя бы в контексте своевременного целеполагания и мотивации сотрудников, однако пришло время выйти за рамки обыденного понимания этого термина. Возможно, не так принципиально собирать каждый день весь коллектив в душном кабинете, а освоить технологии конференции в Skype. Немаловажно еще и учитывать тот аспект, что конструктивная планерка должна длиться не более 15–20 минут. Отчетность по деятельности каждого отдела можно принять и обсудить с руководителями в течение дня, а утреннее время посвятить исключительно расстановке сил, определению задач и приоритетов.
В любом случае каждый предприниматель выбирает свою концепцию управления, однако, чтобы чуть более взвешенно осознать, необходимо ли проведение коротких совещаний для вашего рабочего штата, стоит взвесить все за и против:
+ возможность утренней мотивации сотрудников;
+ четкая постановка целей и задач;
+ возможность проявить креатив и проводить планерку в нетрадиционном стиле;
— затяжные планерки утомляют и снижают работоспособность сотрудников;
— нерегламентированные планерки, как правило, неэффективны.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как проводить планерки правильно и эффективно: шпаргалка для руководителя
Из этого материала вы узнаете:
Как проводить планерки, оказывается, знает далеко не каждый руководитель. И в результате многие допускают типичные ошибки во время ежедневной или еженедельной встречи. Чтобы она не превратилась в каторгу для сотрудников, важно ответственно подготовиться к планерке и все продумать до мелочей.
Прежде всего следует набросать план, по которому потом вести обсуждение важной темы. Говорить должен не только один спикер, участвовать обязаны все. Только так можно добиться сплоченности коллектива. Если планерка будет интересной и важной, люди не станут на нее опаздывать, а наоборот, постараются усердней предлагать новые идеи.
Необходимость планерок для руководителя
Чтобы вникнуть в тонкости описываемого процесса, для начала определимся с понятием «планерка».
Планерка – это кратковременное собрание коллектива, на котором обсуждаются актуальные задачи, планируется стратегия последующей работы.
Ключевая особенность планерок заключается именно в их кратковременности. Как правило, продолжительность подобных собраний не превышает 20 минут. Если руководитель любит долгие, пространные беседы или попросту не знает, как проводить планерку с подчиненными, действие может растянуться на час и более. К такому процессу логичнее применять определение «совещание».
Не стоит недооценивать значение регулярных планерок и совещаний для деятельности отдельных сегментов и всей компании в целом. Важно, чтобы летучки организовывались систематически как с генеральным директором, так и без его участия.
Преимущества проведения планерок:
Поощряйте сотрудников высказывать свои предложения. Например, если нововведение будет одобрено руководством и принесет прибыль, предложивший его сотрудник получит премию, либо процент от прибыли за первый месяц использования идеи. Подобную систему используют многие известные компании, например DeLL. Предложенный неким сотрудником сервис Idea Storm был одобрен руководством и принес не один миллион прибыли, снизив при этом расходы и усовершенствовав способы взаимодействия с потребителем.
Отечественные компании также не остались в стороне. Так, сотрудник одного из крупнейших банков России – Сбербанка – подсказал, как можно сократить время и расходы на перемещение инкассаторов. Ранее записи в Книгу внутреннего учета инкассаций вносились ежедневно, для чего требовалось совершать дополнительный заезд в офис. Один из инкассаторов предложил вносить записи один раз в неделю. За эту идею он получил около 300 тысяч рублей.
Простой пример планерки в отделе продаж
Приведем пример, как провести планерку в коллективе:
Распространенные виды планерок
Понять, как проводить планерки, чтобы они были эффективными, поможет определение вида конкретной встречи.
Планерки разграничивают по нескольким критериям.
4 популярные темы для планерки
Структура, продолжительность деловых встреч бывают разными, так как проводить планерки с сотрудниками нужно исходя из тематики:
Составляющие любой планерки
До приведения конкретных примеров разберемся с ключевыми моментами планерок. Ведь нас волнует не само собрание, а именно способы его проведения.
4 этапа проведения утренней планерки
1. Выявление целей планерки
Для деятельности компании важно планирование и представление результатов, которых она должна добиться. Исходя их основополагающих целей, начальник может составить четкий план, руководство для сотрудников. Из предложенного списка выберите подходящие именно вам цели:
Основная цель любого собрания внутри компании – планирование. Важно не перегружать ежедневный план каждого сотрудника – трех целей и одного фокуса вполне достаточно. Будет лучше, если сотрудник самостоятельно составит себе план на день и покажет его руководителю. Для постановки выполнимых задач прекрасно подойдет методика SMART.
Видя перед собой конкретные цифры, составлять и реализовать план гораздо проще. Визуально воспринимать информацию намного удобнее, поэтому для наглядности используйте доску или проектор, на которых будут видны задачи, графики и т. д. Выделяйте дневной фокус маркером и акцентируйте на нем внимание в речи. Попросите сотрудников записать планы в свои блокноты.
Нередко сотрудники сохраняют дистанцию и стараются лишний раз не обращаться к вышестоящему должностному лицу. Если возникают сложности, они скорее попросят помощи у коллеги, чем у руководителя. Но коллеги далеко не всегда обладают достаточной компетентностью в том или ином вопросе.
Налаживание контакта с каждым своим подчиненным крайне важно. Человек, который вам доверяет, не будет бояться сообщить о возникшей проблеме и попросить помощи в ее решении. От руководителя требуется спокойно выслушать сотрудника, не обвинять его, а постараться найти решение, назначить ответственных и обозначить сроки выполнения. В конечном итоге от этого выиграют все.
У каждого человека есть что-то, в чем он превосходит других. У кого-то это скорость выполнения работы, у кого-то – точность и аккуратность. Обсуждая план работ, позвольте сотрудникам рассказать, в чем они хороши, что дает им возможность работать более продуктивно. Подайте положительный пример – поделитесь своими «фишками». Подтолкните их к обсуждению, поинтересуйтесь, какие приемы помогают им в работе.
Используйте различные варианты, например, устройте «игровую» планерку, где можно будет смоделировать различные ситуации и предложить сотрудникам найти выход из них. Также планерки отлично подходят для обучения: пройдитесь по скриптам продаж, повторите представление продукта, рекламные акции и так далее. Следите, чтобы участвовали все, вовлекайте неинициативных сотрудников. Важно, чтобы никто не застаивался, развитие одного сотрудника автоматически влечет развитие всей компании.
Помните сами и напоминайте работникам, что коллектив – это одна семья. Чаще употребляйте слова «мы», «наше», «команда». Делитесь с людьми успехами, даже самыми незначительными, обсуждайте прошедшие события. Общая внутренняя рассылка по электронной почте, конечно, важна, но не факт, что все ее читают. В любом случае приятнее услышать все из первых уст.
Даже если порадоваться нечему, коллектив должен быть в курсе проблем. Возможно, кто-то из сотрудников предложит действительно стоящее решение. Не забывайте о датах, имеющих значение как для компании, так и для каждого работника (дни рождения, дата основания фирмы и т. д.).
Не всегда планерка – это только обсуждение планов и проблем. Иногда полезно отвлечься от работы, пообщаться и зарядиться положительной энергией. Сделать это помогут:
Думая о том, как проводить планерки в коллективе в качестве руководителя, не забывайте правило: сохраняйте позитивный настрой, что бы ни случилось. Благоприятная атмосфера – залог продуктивной работы. Не ругайте и не упрекайте подчиненных, особенно с утра. Применяйте цели, рассмотренные выше, однако не все из них требуют упоминания в рамках одной планерки.
2. Формирование регламента
После определения целей планерки можно переходить к составлению плана собрания. Хорошо, если регламент будет распечатан и вывешен на стене места встречи. Впишите в план предполагаемую продолжительность планерки. Если обойтись без «воды», вполне возможно уложиться в 15 минут, этого времени достаточно, чтобы прояснить суть и настроить коллектив на работу. Также следует расписать тезисы, темы, которые будут освещены.
3. Подготовительный этап
Подготовка крайне важна, если вы хотите разобраться в том, как проводить планерки с сотрудниками. Чек-лист собрания необходимо составить накануне. Каждодневные задачи должны коррелировать с перспективами на будущее и принимать во внимание текущие проблемы. Помимо основных тем, впишите в список сопутствующие разделы беседы: отвлеченные новости для поднятия настроения, мероприятия, проведенные ранее, обмен опытом.
4. Проведение планерки
Действуйте в соответствии со своим планом. Поздоровайтесь, спросите, каков настрой коллектива. Старайтесь не терять из вида часы, чтобы не затягивать встречу более чем на четверть часа. Отслеживайте реакцию сотрудников на каждый пункт чек-листа. Это поможет понять, какие темы интересны коллективу, и избежать ошибок в будущем.
Информацию, не заинтересовавшую сотрудников, в следующий раз либо подайте иначе, либо вовсе не включайте в свою речь.
Секреты проведения эффективных планерок
Составление списка правил проведения планерок поможет вам сделать их более продуктивными. Несмотря на то что собрания, как и коллективы, бывают разные, проблемы у них зачастую одинаковые.
Не все воспринимают планерки всерьез, поэтому опоздания отнюдь не редкость. Приход опоздавшего может сбить с мысли оратора и отвлечь слушателей, поэтому подобные нарушения необходимо искоренять. Система штрафов, конечно, эффективна, но вряд ли положительно повлияет на отношение сотрудников к руководителю. Поэтому лучше совместными усилиями придумать полушутливое наказание для опоздавших: спеть песню, принести торт, рассказать смешную историю и т. п. Отметим, что при видимой несерьезности подобных санкций необходимо неукоснительное их соблюдение.
Планерки должны оговариваться заранее и, желательно, проводиться в одно и то же время. Это позволит сотрудникам не находиться постоянно в подвешенном состоянии, а спокойно подготовиться, зная, что собрание будет проходить в такое-то время.
Следите за временем! Если в регламенте оговорено время собрания 15 минут, оно не должно длиться полчаса. Долгие заседания малопродуктивны. Как правило, они затягиваются из-за неумения руководителя кратко изложить свои мысли и правильно распределить временные ресурсы. Создавайте рабочие группы для проработки организационных моментов, чтобы слушатели не уснули во время обсуждения деталей.
Если в компании практикуется тоталитарный стиль правления, то на собраниях сотрудники лишь молча слушают руководителя, боясь вставить хоть слово и ожидая, когда же все закончится. Суть планерок заключается именно в обсуждении, обмене мнениями, в котором принимают участие все работники предприятия.
Не допускайте, чтобы кто-либо из участников перехватывал инициативу, выдвигая на первый план свои собственные вопросы. Это может привести к срыву собрания, поскольку все начнут высказываться наперебой, не слушая друг друга. Оговорите время для решения персональных проблем, чтобы не отвлекаться на них во время планерки.
Суть подобных собраний – в достижении обозначенных целей. Задача руководителя – следить за выполнением оговоренного плана, не давая сотрудникам игнорировать его распоряжения.
Проверить, насколько эффективным было собрание, поможет обратная связь от сотрудников. Чтобы ее получить, спросите присутствовавших на планерке, помнят ли они, какие темы были освещены. Проведите этот опрос спустя пять минут после встречи, через три часа и через день. Информация должна быть зафиксирована, иначе в планерках нет никакого смысла.
Нюансы проведения виртуальной планерки
Если все сотрудники компании работают в одном здании и собрать их вместе не составляет труда, летучки проводятся легко, не отнимая много времени и сил. Но как проводить планерки с сотрудниками, работающими удаленно?
Здесь приходят на помощь современные технологии: web-камеры и специальные программы позволяют общаться с людьми, находящимися на другом конце земного шара. Так почему бы не использовать их для проведения планерок?
Однако в организации виртуальных собраний присутствуют некоторые нюансы, о которых необходимо помнить:
6 причин, почему планерка неэффективна
1. Есть ли смысл моего пребывания здесь?
Нередко сотрудник идет на собрание просто потому, что так надо (директор заставил, все пошли и я пошел), совершенно не понимая, зачем ему там находиться. Он скучает и ждет, чтобы это побыстрее закончилось и он смог вернуться к работе.
Корень проблемы состоит в том, что руководитель и сам зачастую не знает, зачем нужна эта планерка. Он подписывает на нее всех сотрудников независимо от необходимости их присутствия на данном обсуждении.
А в итоге работники тратят время и силы на то, без чего вполне можно обойтись. Поэтому так важно на этапе подготовки составить список заинтересованных участников.
2. Планерка или дружеская беседа?
Как часто, потратив четверть часа на собрание, сотрудники остаются в недоумении: их звали для обсуждения объемов продаж, а в итоге обменялись последними новостями, и лишь в конце начальник сказал: «Идите работайте, мы отстаем от плана».
Отсутствие четкой структуры совещания, пустые разговоры оказывают пагубное влияние на продуктивность всех членов коллектива. Если даже руководитель не заинтересован в обсуждении стратегии, зачем рядовому сотруднику заморачиваться?
3. Обсуждения без результата
Можно провести тысячу планерок, но так и не добиться результатов. Вы тратите время и энергию, но не достигаете поставленных целей. Продажи падают, сотрудники не испытывают интереса ни к этим собраниям, ни к работе, а проблемы так и остаются нерешенными.
Как верно отметил сотрудник компании Halocracy One, причиной гибели большинства компаний является не голод, а несварение желудка. Совещания без цели и результата как раз и есть такое несварение.
Михаил Дашкиев о Сергее Азимове
4. Уход от темы
Проблема уклонения от повестки дня распространенная и весьма опасная. Она нервирует сотрудников и отрицательно сказывается на работе компании.
Подчас руководители считают, что собрать коллектив в одном помещении и озвучить первую проблему достаточно для проведения эффективной планерки. Это далеко не так, и вот почему:
Все это приводит к соревнованию проблем за право быть обсужденными в первую очередь. Крайне неэффективное занятие.
5. Протоколы совещания, не несущие никакой ценности
Ни одну планерку нельзя считать удачной, если по ее завершении в головах участников не осталось никакой полезной информации.
Вы потратили время и силы, провели, как вам кажется, отличное собрание, секретарь составил протокол в 10 листов, размножил и отправил его всем сотрудникам. Кажется, все идеально. Но чего будет стоить вся эта работа, если никто даже не откроет сей «талмуд», не ознакомится с его содержанием и, конечно, не выполнит поставленные в нем задачи?
Опасности подстерегают на каждом шагу. Даже профессионально проведенная планерка не будет стоить затраченных усилий, если по ее итогам не окажется решенной ни одна из выявленных проблем. И дело не в отсутствии их решения.
Данная ошибка многое может сказать о состоянии дисциплины в компании. На первый взгляд все может быть отлично: все пришли вовремя, внимательно выслушали руководителя, отвечали на вопросы и вставляли дельные комментарии, но, едва они покинули место совещания, информация покинула их сознание, а желание выполнять предписания рассеялось как дым.
Это все лирика, конечно, но следить за исполнением протокола так же важно, как проводить планерки.
6. Битва умов
Все мы хотим признания, хотим доказать, что мы тоже чего-то стоим, но порой это желание превращается в идею-фикс и мешает работе.
Наверняка в каждом коллективе есть один-два сотрудника, считающих, что они умнее руководителя и их идеи принесли бы компании гораздо больше пользы. Такие люди могут перебивать ведущего, спорить с ним, предоставляя остальным молча наблюдать за этим состязанием.
Причем тема собрания может быть любой, они всегда стараются вставить свои «пять копеек», продвигая собственную идею.
Такой подход оставляет в стороне других участников планерки, которые боятся произнести хоть слово, опасаясь нападок негласных лидеров. Это чревато сведением ценности планерки к нулю. Руководитель и чрезмерно инициативный сотрудник пытаются перекричать друг друга, все уже забыли о повестке дня, кто-то делает ставки на исход поединка.
Нужно пресекать такие ситуации, поскольку вместо адекватного обсуждения насущных проблем планерка рискует превратиться в поле боя, где не будет победителей.
Как же проводить планерки, чтобы они были эффективными? Важно понимать, что подобное мероприятие проводится не просто так, для галочки, у него есть вполне определенные цели и задачи, и подходить к нему нужно ответственно как руководителю, так и подчиненным.
Готовьтесь к планеркам заранее, репетируйте речь, если не уверены в силе своего убеждения. Старайтесь делать собрания интересными для всех, мотивирующими. Анализируйте все встречи, делайте выводы, работайте над ошибками. Относитесь к планеркам со всей серьезностью, тогда и сотрудники проникнутся их важностью.
Соблюдение всех перечисленных выше правил поможет проводить результативные планерки, делать коллектив сплоченной командой и вести компанию к успеху.
Получите персональный аудит отдела продаж от Сергея Азимова для 3-кратного роста продаж в 2021 году совершенно бесплатно