Что такое полифункциональность документа

Функция документа, ее определение, основные функции и полифункциональностьдокументов.

Основными функциями документа являются:

Важной функцией документа является функция сохранения и передачи информации. В связи с непрерывным увеличением информационного потока растет значение документа как хранителя и передатчика информации, которая может быть использована сразу после ее фиксации в документе, вскоре после этого или через значительный промежуток времени. Ее использование может быть запланировано на неопределенный срок. Однако во всех случаях информационная функция документа находит в конечном итоге реализацию;

Каждый документ обладает социальной функцией. Как продукт конкретных социальных отношений документ выполняет роль фиксатора и хранителя социальной информации. Содержание документа отражает сущность и характер отношений между людьми, функционирование и взаимосвязь структурных подразделений пограничных органов;

Способность документа обладать определенной информацией позволяет ему исполнять роль связующего элемента между структурными подразделениями и должностными лицами. Информация закрепляется на материальном носителе не ради самоцели, а для сохранения и последующего использования. Используется же она путем передачи ее посредством документа соответствующему адресату. Передавая информацию во времени и пространстве, документ реализует коммуникативную функцию. Эта функция обеспечивает как внутренние, так и внешние связи структурных подразделений.

Среди функций документа особое место занимает культурная функция. Любой документ несет на себе отпечаток культурного уровня общества, в котором он был создан. Однако нельзя сводить роль документа лишь к фиксации какой-либо культурной традиции, к роли образа культуры или выразителя достижений культуры. Реализуя культурную функцию, документ выполняет более активную роль. Он является передатчиком элементов культуры, культурной традиции;

Значительной группе документов присуща правовая функция. В соответствии с этой функцией документы регулируют общественные отношения, защищают законные интересы общества и граждан, закрепляют правовой статус структурных подразделений и должностных лиц, устанавливают, изменяют и прекращают правоотношения. Такие документы обладают юридической силой и поэтому имеют правовое значение. Действие правовой функции документа проявляется по-разному. Оно может быть выражено в регламентации правил поведения, в установлении запретов, а также в предоставлении прав и возложении обязанностей, в установлении юридически значимых фактов. Документы, которым присуща правовая функция, обладают различной юридической силой;

Эта функция тесно связанная с культурной, она присуща документам, содержащим научную информацию. Эти документы, как никакие другие, характеризуются широким диапазоном разновидностей документа, Здесь и текстовые, и графические документы, исполненные от руки, нарисованные, начерченные, изготовленные на компьютере, изданные типографическим, электрографическим или другими способами. Это кино-фото-видео материалы, перфорированные карты и ленты, программы, алгоритмы и др.;

К частным функциям документа относятся функция учета. Она заключается в фиксации и группировке в цифровых выражениях информации, характеризующей хозяйственные, демографические, научные, культурные и иные социальные процессы в целях анализа, контроля и оказания влияния на тенденции их развития;

— функция исторического источника

Документ выполняет функцию исторического источника. С расширением понятия «документ» появился термин «исторический документ». Под ним подразумевались летописи, хроники, записки и другие документы, содержащие сведения о какой-либо эпохе, историческом событии, лице и т.п.. Изучение исторических документов позволяет осмыслить глубинные процессы, важнейшие закономерности и тенденции развития общества.

Характерной чертой документа является полифункциональность, т.е. когда документ выполняет одновременно несколько функций. Данное обстоятельство вызывает порой на практике затруднения в определении функционального назначения документа, т.к., присущие документу функции неравнозначны.Как правило, при наличии определенной совокупности функций какой-либо из них принадлежит ведущая роль, которая и определяет целевое назначение документа.

Источник

Полифункциональность официальных документов

Понятие и отличительные признаки официального документа. Документ как высшая форма существования информации и объект социального взаимодействия. Роль и функции документа в социальной структуре. Особенности официальных документов, пример их форматирования.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Понятие и признаки официального документа

2. Полифункциональность официальных документов

Список использованной литературы

В настоящее время развития социальной системы невозможно без информационных связей, находящих свое воплощение в документировании информации. Документы содержат в себе самую различную информацию о протекающих процессах в обществе, при этом сами документы оказывают некоторое влияние на характер и формирование общественных отношений.

Социальная природа документа теснейшим образом связана с его функциями. Функция официального документа представляет собой присущее ему внутреннее целевое назначение, способ употребления данного документа.

Актуальность темы данной работы заключается в том, что документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной из его функций. Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре в процессе управления. Существуют функции, время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая), и функции, действующие постоянно (информационная, социальная).

Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.

Совокупность функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Таким образом, целью работы является изучение полифункциональности официальных документов.

В соответствии с целью работы, необходимо решить следующие задачи:

Изучить понятие и признаки официальных документов

Проанализировать функции официальных документов.

Структура работы: работа состоит из введения, двух параграфов, заключения и списка использованной литературы, который включает 8 источников.

1. ПОНЯТИЕ И ПРИЗНАКИ ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).

В стране ведутся и эксплуатируются востребованные УСД, такие, например, как УСД банковской документации, Пенсионного фонда, статистической и т.д. Востребованность подобных систем обусловлена невозможностью вести данные виды деятельности без детальной, строго формализованной и непременно задокументированной информации. В России существует и унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), часть которой регламентирует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст, требования которого являются рекомендуемыми. Актуальность УСОРД ограничена достаточно слабой законодательной базой по поводу прав и ответственности субъекта управления за качество реализуемых управленческих функций, за качество принятых и реализованных управленческих решений.

Если определить понятие «документная коммуникационная система» как подсистема социальной коммуникации, обеспечивающей передачу, распространение, обработку документной информации в обществе, становится очевидным, что документ, равно как и документационный ресурс, выступает в роли ее третьей составляющей. Модель любой документной коммуникационной системы имеет три непременных элемента: коммуникант, реципиент и коммуникат.

Коммуникат является предметом документной коммуникационной системы.

Термин «документационный ресурс» также можно рассматривать в виде двух составляющих: прилагательного «документационный», образующегося от существительного «документация» и представляющего собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной и (или) практической деятельности человека, и существительного «ресурс», определяющегося как имеющийся в наличии запас, средства, без которых невозможно оптимальное функционирование.

Понятие «документация», так же, как понятие «документ», не имеет сегодня единого определения в силу многолетней схоластической дискуссии представителей различных направлений документоведческой науки. Современный экономический словарь трактует понятие «документация» как «совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию» и сообщает, что различают бухгалтерскую, техническую, проектную, конструкторскую, технологическую, товарную (товаросопровождающую) документацию.

В широком смысле термин «документация» обозначает совокупность данных и документов.

Таким образом, совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т.п., называется документацией.

К отличительным признакам документа относятся:

· стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и во времени;

· завершенность сообщения. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

2. ПОЛИФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

позволяет идентифицировать объект документирования;

представляет полномочия субъекта (автора документа) в процессе

фиксации информации и его ответственность (за полноту, точность, актуальность, достоверность и т.д.);

позволяет присвоить контенту (содержимому) поисковые признаки («маячки»), по которым востребуется информация потребителем;

позволяет формализовать и идентифицировать контент (содержание);

обеспечивает преемственность человеческого опыта и знаний.

Документ обладает определенными функциями. Функция документа есть его целевое назначение, органически присущее ему, независимо от того, осознана или не осознана она автором. Иными словами, фиксируя в документе информацию, его автор далеко не всегда программирует какую-либо функцию.

Изучение функций имеет существенное значение, поскольку даёт возможность уяснить подлинную цель создания документа и заключённой в нем информации.

Правильно понять роль документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических и социально-политических связей;

Провести более четкую научную классификацию документов;

Не существует документов, несущих лишь одну, строго очерченную функцию. Исследования советских ученых показали, что документ полифункционален, т. е. в одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций. Поэтому разграничить их можно только условно, для удобства классификации и анализа.

б) общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:

в) специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся:

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского права и др. Количество специальных функций документа, как и разновидностей информационных потребностей общества, великое множество.

Проведенный анализ функций официальных документов позволяет выделить следующие важнейшие особенности документов.

Некоторые функции присущи официальным документам изначально, вне зависимости от желания и воли автора данных документов (такие функции как закрепление, передача, сохранение информации, функция исторического источника, культурная функция). В зависимости от конкретных потребностей, документ наделяется сознательно другими функциями. официальный документ социальный функция

Любой официальный документ имеет свойство полифункциональности, то есть он многофункционален и несет в себе сразу несколько функций, которые переплетаются между собой. Полифункциональность документов объясняется тем, что в реальной действительности различные типы и сферы социальной деятельности являются тесно связанными между собой. Однако при этом в документе как правило преобладает какая-то одна функция.

Функции документа условно можно разделить на две группы: функции оперативного характера и функции постоянно действующие. К функциям оперативного характера относят те, время действия которых является ограниченным (такие функции как правовая, идеологическая, управленческая, политическая, защиты информации). К постоянно действующим относятся те функции официального документа, обеспечивающие социокультурную и историческую преемственность.

Необходимо отметить, что в течение времени соотношение между функциями официального документа изменяется, т.к. изменяет роль и место данного документа в информационной и социальной среде, а оперативная информация становится ретроспективной. В результате этого происходит постепенное сокращение удельного веса функций оперативного характера и рост значения таких функций как функции исторического источника. Таким образом, в конечном счете, некоторые функции официальных документов могут быть полностью исчерпаны и вытеснены другими.

Рассмотренные функции документа имеют следующие особенности.

Некоторыми функциями документ наделяется сознательно (информационной, управленческой, учета, отчасти коммуникативной и правшой), другие присущи ему объективно и, как правило, не осознаются автором (социальная, культурная, исторического источника, отчасти коммуникативная и правовая).

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли какой-либо одной его функции.

В документе (например, в акте управления) обычно преобладает одна функция (в данном случае управленческая), но в то же время он выполняет и другие функции (информационную, коммуникативную, социальную, культурную, исторического источника). Автор документа субъективно наделяет его, как правило, одной функцией (например, учета), объективно же этот документ несет и иные функции.

Удельный вес той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной системе, в процессе управления и т. д. Например, через 30, 50, 100 лет после создания документа удельный вес коммуникативной, управленческой, правовой и учетной функции уменьшается, тогда как остальные функции выходят на первый план. Это связано с тем, что оперативная, деловая информация, содержащаяся в документе, со временем превращается в ретроспективную, актуальность которой резко снижается, а действенность, нормативное и регулятивное значение и вовсе утрачивается.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. [Электронный ресурс], утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 года № 28-ст. Введ. 2007-07-01. URL: http://www.gosthelp.ru/gost/gost461.html

3. Антопольский А.Б. Проблемы классификации и идентификации информационных ресурсов // Научно-техническая информация. Серия 1. Организация и методика информационной работы. 2007. №8. С.1-11.

4. Берновский Ю.Н. Основы идентификации продуктов и документов. М.: ЮНИТИ, 2011. 349с.

5. Казакевич Т.А. Документационный сервис / Т.А. Казакевич, А.И. Ткалич. М.: Издательский центр «Академия», 2010. 160 с.

6. Ларин М.В., Рысков О.И. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 115489-2001. М.: ВНИИДАД, 2005. 110 с.

7. Столяров Ю.Н. Документный ресурс. М.: Либерия, 2011. 149 с.

8. Современный экономический словарь ОНЛАЙН [Электронный ресурс]. URL: http://economic-enc.net/word/dokumentacija-1158.html

Я хотела бы представить один из документов, который наглядно покажет форматирование документа.

Цветаева Ольга Сергеевна

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.

курсовая работа [73,2 K], добавлен 14.12.2004

Понятие функции официальных документов, их разновидности и содержание. Состав обязательных реквизитов. Структура бланков документов. Основные стандарты, отражающие общие требования к составлению и оформлению наиболее распространенных документов.

контрольная работа [25,4 K], добавлен 12.04.2014

Рассмотрение эволюции документа в его историческом развитии, современное определение документа, основные функции документа в жизни человека и общества. Свойства и признаки документа, его атрибутивность, функциональность, структурность, информационность.

реферат [20,6 K], добавлен 09.02.2010

Бланки документов: общее понятие и характеристика, предназначение, разновидности. Бумага, применяемая для изготовления бланков. Оформление реквизитов и обязательный набор составных частей документа, расположенных в определенной последовательности.

контрольная работа [28,2 K], добавлен 13.05.2013

Сравнительная характеристика «подлинника» и «оригинала» документа. Достоинства трафаретной печати. Развитие технологии копирования. Закономерности существования подлогов как историко-культурного явления. Фальсификация документов в современный период.

курсовая работа [98,3 K], добавлен 29.06.2016

Источник

Документ, его признаки, свойства и функции. Способы документирования информации

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Изучение документа как сложного объекта предполагает выявление всех его отличительных свойств и признаков.

Свойства документа:

2) Полифункциональность – это сочетание в документе сразу нескольких функций, которые взаимосвязаны между собой. Роль каждой функции различна и может изменяться во времени.

3) Структурность – это тесная взаимосвязь составляющих документ элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях. Каждый документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру.

Признаки документа:

1) Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью и по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия.

2) Стабильная вещественная форма. Она обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных и организационной формы структуры представления информации.

3) Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы изначально предназначены для хранения и передачи информации о процессах, происходящих в обществе, во времени и пространстве.

4) Завершенность сообщения. Незавершенное сообщение не может быть полноценным документом.

Функции документов можно условно разделить на три блока:

1) информационные функции:

– информационная функция – в любом документе происходит материализация информации с целью ее использования и передачи во времени и пространстве. Документы обладают определенной информационной емкостью, т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется полнотой, оптимальностью и актуальностью информации;

– социальная функция – каждый документ возникает в силу определенной общественной потребности, а, следовательно, несет в себе информацию о процессах, происходящих в обществе, т.е. социальную информацию, характеризующую социальные отношения в обществе, уровень его технического развития, личность в ее социальных аспектах.

– политическая функция – некоторые документы несут в себе информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах.

– коммуникативная функция – передача информации во времени и пространстве между индивидуумами в обществе или между различными элементами общественной структуры. Обмен информацией может быть: односторонним – с помощью документов, ориентированных в одном направлении (сверху вниз), двусторонним – с помощью документов, тесно связанных между собой (договоры, служебная переписка и др.), многосторонним – через документы, рассчитанные на информирование всего общества (декларации, кодексы, законы).

2) функции, обеспечивающие процесс управления:

– управленческая функция – документы выступают как средство управленческой деятельности. Управленческие документы отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

– правовая функция – фиксация, закрепление и применение в документе правовых норм и правоотношений. Документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Существует две группы документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею (документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия, т.е. правовые акты органов государственной власти) и приобретающие ее на время (документы, которые могут быть предъявлены как доказательство в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления).

– учетная функция – с помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный – находят свое выражение в статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документах. Учетные документы могут быть первичными и сводными.

3) функции, носящие культурно-исторический характер:

– культурная функция – проявляется, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, моральных нормах, образе мышления, ценностных ориентациях общества.

– функция исторического источника – качество документа для исторической науки определяется точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа. Для этого анализируют форму и содержание документа, его происхождение, авторство, язык, материал, на котором он изготовлен.

— кино-, фото- и фонодокументирование.

Классификация документов

Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Источник