Что такое политика как документ
Как разработать политику управления в компании?
На что следует обращать внимание при составлении регламентов для сотрудников? И каким образом обеспечить их выполнение?
Хорошо составленный документ, который регламентирует деятельность компании, – мощный инструмент. Такие документы называют «политиками». По сути политика – это любой документ, который остается относительно неизменным в течение длительного времени: правила ценообразования, технологии работы с клиентами, технологические документы и многое другое. В деятельности по разработке политик есть определенные моменты, используя которые, вы сможете значительно повысить качество их применения и избежать самых распространенных ошибок.
Высшим руководителям приходится разрабатывать или одобрять самые разные политики. Опытный руководитель знает, что либо он потратит время и хорошо опишет какой-то процесс, либо ему придется много раз разъяснять сотрудникам одно и то же, или придется снова и снова отдавать распоряжения на одну и ту же тему. Если нет политики, устанавливающей систему скидок, придется в ручном режиме одобрять скидки каждый день.
Первая ошибка – писать политики слишком научным языком. Мы же не на защите диплома, где нужно продемонстрировать «научность» какой-то идеи. Ведь мы разрабатываем политики для сотрудников с самым разным уровнем образования, поэтому, чем более простым языком они будут написаны, тем легче будет добиться понимания и тем лучше будет результат.
Однажды ко мне обратился руководитель довольно крупного производственного предприятия с вопросом, можно ли на самом деле заставить работать регламенты по системе менеджмента качества ISO 9001:2008. При изучении этих регламентов я обнаружил, что они, по сути, были довольно просты, но при этом изложены ужасно сложно. Какой-то консультант поумничал на славу. Чтобы продраться через все это, мне самому пришлось потратить время на прояснение терминологии, использовать специальные словари. Не верю, что сотрудники этого предприятия будут столь же настойчивы в том, чтобы разобраться в этих регламентах. Поэтому, чтобы регламенты действительно работали, придется их перевести на понятный сотрудникам язык.
К сожалению, общий уровень грамотности людей, которые приходят работать в бизнес, с каждым годом падает. Если вы не хотите потратить всю свою жизнь на разъяснение политик, пишите их настолько простым языком, насколько это можно сделать без потери смысла. Чем проще они будут составлены, тем легче будет обучить персонал, тем выше результаты. Когда вы внедряете какие-то политики, у вас не должно быть цели поражать людей научным подходом или эрудицией. В данном случае цель только одна – быстро и точно донести до сотрудников правила, благодаря выполнению которых повысится эффективность работы.
Вторая ошибка при разработке политик – не указать прямо, по какой причине вообще была составлена эта политика и почему нужно действовать именно так, как описано. Другими словами, в политике не описывают, в чем, собственно, заключаются «грабли», на которые наступила или может наступить компания. Некоторые руководители почему-то считаю, что нет необходимости объяснять сотрудникам мотивы создания правил, достаточно указать само правило. Многие думают, что описание в политике ошибок, послуживших поводом для ее составления, ухудшает имидж компании в глазах сотрудников. Это – фатальная ошибка, ведь человек не будет всерьез воспринимать какое-то правило, если не понимает причину, почему оно было установлено.
Возьмем, например, политику по рабочему расписанию. Обычно в ней описано, когда начинается и заканчивается рабочее время, какие есть перерывы, каково наказание за опоздания и т.д. При этом, как правило, большинство сотрудников и без этой политики компании соблюдают рабочее расписание и не опаздывают. Получив на изучение такой документ, большинство из них будут считать, что он особо никому не нужен, ведь они сами-то приходят вовремя. Для них нереально, что компания имеет какие-то проблемы с опозданиями, и даже отдельное опоздание кого-то из сотрудников может обойтись ей довольно дорого. Они не будут относиться с пониманием и уважением к этой политике, и это повлияет на их отношение и к другим регламентам компании.
Отношение будет другим, если в самой политике хорошо описать, какие проблемы вызывает опоздание хотя бы одного сотрудника, как даже незначительное опоздание вызывает сбои в бизнес-процессах, во что это обходится компании и т.д. Как правило, имеет смысл даже привести примеры случаев из жизни, чтобы сотрудники с бóльшим интересом и уважением отнеслись к установленным правилам.
Третья ошибка при составлении политик – перечислять то, чего нельзя делать, вместо описания того, что нужно делать. Вы можете бесконечно описывать всевозможные ошибки сотрудников – от распространенных до невероятных, но это не даст сотруднику понимание, как действовать правильно.
Давайте рассмотрим, к примеру, политику по внешнему виду, относящуюся к макияжу сотрудниц. Если вы попытаетесь описать, какой макияж нельзя использовать на рабочем месте, сначала у вас возникнут сложности в процессе разработки политики – спектр возможных ошибок почти бесконечен. Затем вам придется потратить много времени на улаживание недовольства сотрудниц тем, что вы ограничиваете их свободу самовыражения.
Гораздо проще описать то, как должен выглядеть и какое впечатление производить идеальный деловой макияж, а уже в дополнение к этому описанию стоит привести примеры распространенных ошибок. Это как описывать в политике, кому и в каких случаях нельзя давать скидки. Проще точно написать, в каких случаях, кому и какой размер скидки должен быть предоставлен.
Вы можете проверить качество политик вашей компании, задав в отношении каждой из них три вопроса.
Если политика не проходит хотя бы по одному из этих пунктов, здесь есть что улучшить. Значит, ваш бизнес может стать более эффективным – не упускайте эту возможность.
Что такое Политика компании
Когда замысел компании начинает воплощаться в жизнь, возникают ситуации, от которых зависит успех его реализации. Поэтому сотрудники должны понимать, как им действовать в том или ином случае. В этом помогает Политика компании, которая представляет собой свод правил. Если правил нет, руководителю приходится давать много распоряжений.
Если замысел компании — это дорога, ведущая к основной цели, то Политика — это поребрики на дороге, которые не дают деятельности выйти за рамки задуманного.
Например, в Apple таким ограничением стало правило не продавать лицензии на использование своей операционной системы. Apple устанавливает ее только на свои компьютеры.
Как написать Политику компании
Не перечисляйте в Политике общепринятые принципы бизнеса: «выполнять обещания», «делать так, чтобы клиенты были довольны» и так далее. Начните формировать Политику в областях, где сотрудники допускают ошибки. Проанализируйте, какие действия приводят к тому, что клиенты остаются довольны или расстраивают их, и создайте Политику, которая наведет порядок.
Посмотрите на свой бизнес и оцените, какие процессы мешают реализации замысла. Как правило, это то, что забирает ваше внимание. Например, когда владелец делает все сам, не нанимает руководителей, не делегирует функции, и у него не остается времени на стратегическое планирование, так как он погряз в рутине. Задавайте себе вопрос: «Как это способствует реализации замысла компании?»
Кроме налаживания процессов, Политика поможет закрепить действия, которые приносят компании успех. Например, ваш бизнес регулярно участвует в выставках. Соберите успешный опыт их проведения и напишите регламент, описывающий работу на выставке. Сколько сотрудников должно в ней участвовать, что конкретно они должны делать, какие данные собирать при регистрирации посетителей стенда и т.п. Когда выставка закончится, нужно провести анализ результатов и внести в регламент дополнения.
Регламентирующие документы, которые составляют политику компании, владельцу необязательно писать собственноручно. Он может записать основные идеи на диктофон и дать задание руководителю составить проект документа. Потом проверить и внести корректировки.
Политика компании может включать в себя регламент по дресс-коду для офисных сотрудников и производства, регламент по поиску и найму новых сотрудников и прочее. Может быть Политика ценообразования и предоставления скидок, Политика контроля качества.
Чем больше в компании правил, регулирующих разные сферы, тем меньше ей требуется “ручное управление”. Тем меньше придется давать поручений и контролировать их исполнение. Политика — это своеобразный скелет, опора всей компании.
Как добиться исполнения Политики компании
От того, в какой форме будет создана Политика, будет зависеть ее соблюдение. Вот что необходимо включать в регламенты по Политике:
1. Кто источник Политики. С ростом бизнеса издавать Политику будет не только владелец компании, но и руководители отделов. Но ни одно правило, введенное руководителями, не должно противоречить правилам, установленным владельцем.
2. Название документа и дата его издания (обновления). Название регламента должно отражать его смысл. Например, Политику по ценообразованию так и назовите: «ценообразование». В документе указывается дата издания документа и дата последнего исправления.
3. На кого распространяются правила. Укажите все должности, к которым относится Политика. Если она относится ко всем сотрудникам, укажите это.
4. Описание проблемы c примерами. Чтобы продемонстрировать команде, что проблема действительно существует, приведите примеры, как она отражается на деятельности компании. Например, бесконтрольная “раздача” скидок клиентам значительно снижает прибыль компании.
5. Описание правильных действий. Опишите алгоритм действий простым и понятным языком. Например, “Скидка в 10% предоставляется постоянному клиенту, когда сумма его предыдущих покупок составила 10000 руб”
6. Результат от соблюдения правила. Покажите, какая польза будет от применения этого правила. Здесь логично упомянуть основную цель или замысел.
Чтобы сотрудники знали и выполняли Политику компании, она должна быть у них под рукой. Сделайте так, чтобы каждый сотрудник имел доступ к Политике: через Google документы или корпоративную базу знаний, например, в сервисе Platrum. В конце концов, используйте обычную папку с бумажными регламентами.
Обязательно проверяйте знания Политики у сотрудников через тестирование. Это единственный способ добиться знания регламентов.
Чем больше решений описывает Политика, тем более регламентированной и упорядоченной становится деятельность компании. Тем проще вводить в курс дела новых сотрудников и легче ими управлять.
политика
2.22 политика (policy): Комплекс юридических, политических, организационных, функциональных и технических обязательств по обмену информацией и совместной деятельности.
3.9 политика (policy): Общие намерения и направления деятельности организации в области работы с претензиями, официально сформулированные высшим руководством.
общие намерения и направления деятельности организации, связанные с работой с претензиями, официально сформулированные высшим руководством
3.6 политика: Основные направления и цели организации, официально сформулированные высшим руководством организации.
3.6.8 политика: Общие намерения и направления деятельности организации, связанные с обращением с жалобами, официально сформулированные высшим руководством.
Смотри также родственные термины:
2.39 политика безопасности (security policy): Утвержденный план или способ действий по обеспечению информационной безопасности.
3.3.2 политика безопасности (информации в организации): Одно или несколько правил, процедур, практических приемов или руководящих принципов в области безопасности информации, которыми руководствуется организация в своей деятельности.
2.4.4 политика безопасности (информации в организации): Совокупность документированных правил, процедур, практических приемов или руководящих принципов в области безопасности информации, которыми руководствуется организация в своей деятельности.
2.12 политика безопасности информационно-телекоммуникационных технологий (политика безопасности ИТТ) (ICT security policy): Правила, директивы, сложившаяся практика, которые определяют, как в пределах организации и ее информационно-телекоммуникационных технологий управлять, защищать и распределять активы, в том числе критичную информацию.
политика безопасности оператора связи: Совокупность документированных правил, процедур, практических приемов или руководящих принципов в области обеспечения безопасности, которыми должен руководствоваться оператор связи.
3.15 политика безопасности оператора связи: Совокупность документированных правил, процедур, практических приемов или руководящих принципов в области обеспечения безопасности, которыми должен руководствоваться оператор связи.
3.16 политика в области IPOCM (IPOCM policy): Общие намерения и направления деятельности организации в области обеспечения готовности к инцидентам и непрерывности деятельности, официально сформулированные высшим руководством.
3.16 политика в области БТиОЗ (OH&S policy): Общие намерения и направление деятельности организации (см. 3.17) по отношению к своим показателям деятельности в области БТиОЗ (см. 3.15), официально сформулированные высшим руководством.
1 Политика в области БТиОЗ обеспечивает основу для действий и для установления целей в области БТиОЗ (см. 3.14).
2 Адаптировано из ИСО 14001, пункт 3.11.
3.2.4 политика в области качества (quality policy): Общие намерения и направление деятельности организации (3.3.1) в области качества (3.1.1), официально сформулированные высшим руководством (3.2.7).
1 Как правило, политика в области качества согласуется с общей политикой организации и обеспечивает основу для постановки целей в области качества (3.2.5).
2 Принципы менеджмента качества, изложенные в настоящем стандарте, могут служить основой для разработки политики в области качества.
3.8 Политика в области качества — основные направления и задачи предприятия в области качества, сформулированные ее высшим руководством (ИСО 8402, 1986)
11 Политика в области качества
Основные направления, задачи и обязательства организации в области качества, сформулированные ее высшим руководством
3.2.4 политика в области качества (en quality policy; fr politique qualité): Общие намерения и направление деятельности организации (3.3.1) в области качества (3.1.1), официально сформулированные высшим руководством (3.2.7).
1 Как правило, политика в области качества согласуется с общей политикой организации и обеспечивает основу для постановки целей в области качества (3.2.5).
2 Принципы менеджмента качества, изложенные в настоящем стандарте, могут служить основой для разработки политики в области качества.
3.2.4 политика в области качества (quality policy): Общие намерения и направление деятельности организации (3.3.1) в области качества (3.1.1), официально сформулированные высшим руководством (3.2.7).
1 Как правило, политика в области качества согласуется с общей политикой организации и обеспечивает основу для постановки целей в области качества (3.2.5).
2 Принципы менеджмента качества, изложенные в настоящем стандарте, могут служить основой для разработки политики в области качества.
4.2. Политика в области качества
Руководство организации должно определять и документировать политику в области качества. Политика в области качества должна быть согласована с другими направлениями деятельности организации. Руководство должно принимать все необходимые меры, обеспечивающие понимание политики в области качества, ее осуществление и анализ на всех уровнях организации.
3.2.9 политика в области качества (quality policy): Общие намерения и направление деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством.
3.2.10 политика в области качества : Общие намерения и направление деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством.
270 политика в области качества (поставщика услуг железнодорожной электросвязи): Общие намерения и направления деятельности поставщика услуг железнодорожной электросвязи в области качества.
3.5 политика в области менеджмента безопасности (security management policy): Совокупность намерений и стремлений организации в отношении безопасности, а также структура управления процессами и деятельностью в области безопасности, которые соответствуют политике организации и нормативным требованиям.
3.5 политика в области менеджмента безопасности (security management policy): Совокупность намерений и стремлений организации в отношении безопасности, а также структура управления процессами и деятельностью в области безопасности, которые соответствуют политике организации и нормативным требованиям.
2.1.2 политика в области менеджмента риска: Заявление высшего руководства об общих намерениях, руководящих принципах и направлениях деятельности организации в области менеджмента риска (2.1).
8.1.1 политика в области обмена экологической информацией (environmental communication policy): Общие намерения и направления деятельности организации (3.4), относящиеся к обмену экологической информацией (8.1), официально заявленные высшим руководством.
3.16 политика в области ОЗиБТ (OH&S policy): Официальное заявление высшего руководства организации (см. 3.17) об основных намерениях и направлениях деятельности по отношению к показателям деятельности в области ОЗиБТ (см. 3.15).
1 Политика в области ОЗиБТ определяет рамки для действий и служит основой для постановки целей ОЗиБТ (см. 3.14).
2 Адаптировано из ГОСТ Р ИСО 14001, статья 3.11.
Политика в области охраны труда — общие намерения и направления деятельности организации в области охраны труда, официально сформулированные высшим руководством.
3.2.18 политика информационной безопасности (организации); политика ИБ (организации): Формальное изложение правил поведения, процедур, практических приемов или руководящих принципов в области информационной безопасности, которыми руководствуется организация в своей деятельности.
— предмет, основные цели и задачи политики безопасности;
— условия применения политики безопасности и возможные ограничения;
— описание позиции руководства организации в отношении выполнения политики безопасности и организации режима информационной безопасности организации в целом;
— права и обязанности, а также степень ответственности сотрудников за выполнение политики безопасности организации;
— порядок действия в чрезвычайных ситуациях в случае нарушения политики безопасности.
19 политика информационной безопасности Взаимоувязанной сети связи Российской Федерации [*]; политика информационной безопасности ВСС РФ [**]:
Система мероприятий, направленных на обеспечение информационной безопасности ВСС РФ [**].
200 политика информационной безопасности владельца телекоммуникационной инфраструктуры железнодорожного транспорта: Совокупность документированных правил, процедур, практических приемов или руководящих принципов в области информационной безопасности, которыми руководствуется владелец телекоммуникационной инфраструктуры железнодорожного транспорта в своей деятельности.
3.3 политика информационной безопасности оператора связи: Совокупность документированных правил, процедур, практических приемов или руководящих принципов в области обеспечения информационной безопасности, которыми должен руководствоваться оператор связи.
3.18 политика информационной безопасности организации [политика] (corporate information security policy) [policy]: Общее положение о намерениях и целях разработки программы обеспечения информационной безопасности организации.
3.18 политика информационной безопасности организации [политика] (corporate information security policy) [policy]: Общее положение о намерениях и целях разработки программы обеспечения информационной безопасности организации.
3.10. политика информационной безопасности организации банковской системы Российской Федерации: одно или несколько правил, процедур, практических приемов и руководящих принципов в области информационной безопасности, которыми руководствуется организация банковской системы Российской Федерации в своей деятельности.
2.4 политика менеджмента риска (risk management policy): Заявление общих намерений и направлений деятельности организации в отношении менеджмента риска (2.2).
[Руководство ИСО 73:2009, определение 2.1.2]
3.3.1.6 политика ОАО «Газпром» в области качества : Единая политика в области качества, принятая высшим руководством ОАО «Газпром».
3.1.18 политика обеспечения безопасности (Политика): Официально утвержденный руководством организации документ, в котором отражены общие намерения и направления деятельности организации в части обеспечения безопасности объекта железнодорожного транспорта от потенциальных опасностей.
2.2 политика обмена экологической информацией (environmental communication policy): Общие тенденции и направления работ организации, связанные с обменом экологической информацией, формально изложенные руководством организации.
2.29 политика полномочий (privilege policy): Политика, определяющая условия, при которых контролеры полномочий могут предоставлять/выполнять важные сервисы квалифицированным заявителям полномочий.
2.6 политика предприятия в области риска (risk management policy): Документ, устанавливающий принципы организации в области риска, менеджмента риска, обработки риска и основные требования к плану менеджмента риска.
3.31 политика сетевой безопасности (network security policy): Совокупность положений, правил и практических приемов, устанавливающих подход организации к использованию ее сетевых ресурсов и определяющих, как следует обеспечивать защиту ее сетевой инфраструктуры и сервисов.
3.29 политика сетевой безопасности (network security policy): Совокупность положений, правил и практических приемов, устанавливающих подход организации к использованию ее сетевых ресурсов и определяющих, как должна обеспечиваться защита ее сетевой инфраструктуры и сервисов.
3.5.7. политика цен : Составляющая маркетинга, определяющая цели, которых намерено достичь предприятие посредством установления цен на свою продукцию/услуги.
3.5.7. политика цен : Составляющая маркетинга, определяющая цели, которых намерено достичь предприятие посредством установления цен на свою продукцию/услуги.
Полезное
Смотреть что такое «политика» в других словарях:
политика́н — политикан … Русское словесное ударение
ПОЛИТИКА — (греч. гос. или обществ. дела, от государство), сфера деятельности, связанная с отношениями между классами, нациями и др. социальными группами, ядром которой является проблема завоевания, удержания и использования гос. власти. Самое… … Философская энциклопедия
ПОЛИТИКА — не точная наука. Отто фон Бисмарк Политика есть искусство возможного. Отто фон Бисмарк Неверно, будто политика есть искусство возможного. Политика это выбор между гибельным и неприятным. Джон Кеннет Гэлбрейт Политика не есть искусство возможного; … Сводная энциклопедия афоризмов
ПОЛИТИКА — политики, мн. нет, жен. [греч. politike]. 2. Деятельность государственной власти в области управления и международных отношений; деятельность той или иной общественной группировки, партии, класса, определяемая их целями и интересами. Мирная… … Толковый словарь Ушакова
Политика — (politics) Как общее понятие подразумевает применение на практике искусства или науки руководства и управления государствами или другими политическими образованиями. Однако определение политической деятельности очень часто и, возможно,… … Политология. Словарь.
ПОЛИТИКА — большой дубинки. Публ. Неодобр. Политика угроз и запугивания. НРЛ 79; БТС, 286; Мокиенко 2003, 78. Политика выкручивания рук. Публ. Политика грубого нажима, давления на кого л., на что л. с целью добиться выгодного решения вопроса. НСЗ 70; НРЛ 81 … Большой словарь русских поговорок
Политика — Политика ♦ Politique Все, что касается жизни полиса, в частности управления конфликтами, расстановки сил и власти. Значит ли это, что политика равнозначна войне? Нет, политика скорее стремится избежать войны и преодолеть опасность ее… … Философский словарь Спонвиля
ПОЛИТИКА — (греч., от polis город, государство). 1) наука, искусство управлять государством, государственная мудрость. 2) образ действия правительства, его виды и намерения. 3) знание светских обычаев, осторожность в обращении. 4) лукавство, хитрость.… … Словарь иностранных слов русского языка
ПОЛИТИКА — (греческое politika государственные или общественные дела, от polis государство), сфера деятельности, связанная с отношениями между классами, нациями и др. социальными группами, ядром которой является проблема завоевания, удержания и… … Современная энциклопедия
ПОЛИТИКА И МЫ — Человек политическое животное. Аристотель Врач: «А сколько раз в неделю вы живете политической жизнью?» Андрей Бильжо Политика есть искусство удерживать людей от участия в делах, которые их прямо касаются. Питер Устинов Большая политика рано или… … Сводная энциклопедия афоризмов