Политика организации
АСПЕКТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
Лекция 6
Определение политики деятельности фирмы является важной задачей ее менеджмента. Политика деятельности организации – это совокупность всех нормативных требований к деятельности организации и способов их осуществления. Политика включает правила, устанавливаемые в организации для поддержания усилий ее членов по достижению плановых целей. Политика создает каркас для принятия решений в рутинных ситуациях, определяет, каким образом должны выполняться задачи.
Другими словами, политика представляет собой общее руководство для действий и принятия решений, которое облегчает достижение целей. Политика относится к категории средств достижения целей и является одним из инструментов менеджмента.
Нормативные требования к управлению включают:
1) принципы предпринимательской деятельности;
2) основные цели, объекты, сферы деятельности;
3) требования к организации предпринимательской деятельности.
Принципы предпринимательской деятельности направлены на:
— четкое представление смысла предпринимательской деятельности;
— отношение менеджеров к участникам предпринимательской деятельности (например, готовность нести ответственность за работников фирмы и перед вкладчиками капитала);
— отношение к окружающей среде (к партнерам по рынку, общественной и экономической среде);
— восприимчивость к НТП;
— готовность к риску.
Например, ЗАО ТПО «Лемакс» (г.Таганрог) формулирует принципы своей предпринимательской деятельности следующим образом [15]:
«Мы строим растущую и гибкую группу компаний, быстро реагирующую на требования рынка. Поэтому в своей стратегии опираемся на следующие принципы:
Лидерство ‑ безусловный лидер отрасли, обладающий уникальным продуктом и передовым современным подходом в производстве. Визитная карточка региона, бренд Ростовской области, престижное место работы.
Качество ‑ создание продукции высокого качества, развитие и совершенствование производства.
Социальная ответственность ‑ поддержка достойного уровня жизни сотрудников и активная благотворительность.
Командообразование – у команды общее видение будущего, общие желания в достижении поставленных дерзких целей. Каждый сотрудник – игрок команды.
Профессионализм‑ соответствие самым высоким стандартам, поощрение инициативы и новаторства, инвестиции в профессиональное развитие и лояльность сотрудников, привлечение и удержание высококвалифицированных кадров.
Основными объектами и сферами деятельности ЗАО ТПО «Лемакс» с начала его деятельности стали «оптово-розничная торговля и ремонтно-строительная деятельность, в дальнейшем поставка оборудования, металлопроката на российские заводы-производители бытового газового оборудования» [16]. В настоящее время в сферы деятельности «Лемакса» входят производство и продажа бытового газового оборудования, услуги в области металлопроцессинга, производство и продажа стеновых материалов (кирпича), услуги по сопровождению бизнеса, розничная торговля строительными, отделочными материалами, сантехникой, инструментами и мн. др.
«Одной из основных целей дальнейшего развития ЗАО ТПО «Лемакс» стало создание собственного производства. И уже имея за спиной 12-летний опыт работы на рынке продаж газового оборудования … «Лемакс» перешел к созданию собственных производственных направлений: открытие заводов по производству бытового газового оборудования и кирпича» [16].
Рассмотрим принципиальные требования к организации деятельности фирмы на пример ЗАО ТПО «Лемакс»., это требования к:
— стилю управления – демократичный, партисипативный;
— принципам мотивации – реализация потребностей высшего уровня (социального взаимодействия, самоуважения, самореализации);
Активным молодым сотрудникам предоставляется уникальная возможность принять участие в процессе управления предприятием по программе «Дублер», по которой все руководители высшего звена одновременно уходят в отпуск, а управление доверяют молодым специалистам. В результате определяется кадровый резерв, и перспективные сотрудники становятся на более высокие должности.
— инновациям – открытость к инновациям в различных сферах (производстве, управлении, маркетинге, социальной ответственности, PR и мн. др.);
Технические инновации: «Важная роль в стратегии развития предприятия отведена расширению парка нового высокотехнологичного оборудования, позволяющего оптимизировать процесс производства, уменьшить долю ручного труда» [16].
В соответствие с этой формулировкой «Лемакс» поставил задачу расширения котельного производства на основе использования современного оборудования мирового уровня. Для ее решения была приглашена немецкая консалтинговая компания «Пролин», которая помогла сформировать оптимальный комплект высокопроизводительных зарубежных станков, порекомендовали, как с наибольшей эффективностью использовать производственные площади и организовать работу по системе ˝Бережливое производство˝» [20].
Управленческие инновации: перепроектирование структуры управления, использование адаптивных типов структур (матричной, предпринимательской), программа Дублер, конкурсы рационализаторских предложений сотрудников, профессиональные соревнования, например, «Продавец года», инвестирование в новые направления бизнеса и мн.др.
— степени открытости информации (открытость, секретность) – политика открытых коммуникаций с обществом, стимулирование внутренних коммуникаций (корпоративная газета «Лемакс-Пресс», опросы сотрудников с целью получения обратной связи);
— организационным структурам – политика использование дивизиональной структуры, которая наилучшим образом поддерживает стратегию диверсификации. В рамках каждого дивизиона (направления бизнеса) «Лемакс» может использовать наиболее соответствующую ситуации тип структур управления: линейно-функциональные, проектные, матричные и т.д. При необходимости организационная структура перепроектируется;
— принципам контроля – политика внедрения международных стандартов деятельности;
В области контроля качества продукции на котельном и кирпичном заводах внедрены системы менеджмента качества, основанные на соблюдении требований международного стандарта качества ISO 9001:2000 и ISO 9001:2008.
Политика организации (принципы, правила, нормативов деятельности) представлена в модели 7S (см. рис. ) термином разделенные ценности (shared values). Политика формируется, исходя из стратегии организации, и предназначена для ее эффективной реализации стратегии. (strategy). Важность политики как инструмента менеджмента обусловлена тем, что именно на ее основе фирма:
— разрабатывает и перепроектирует свою структуру (structure);
— определяет необходимые компетенции своего персонала, необходимые организации для реализации конкурентного преимущества на рынке (отличительные преимущества, искусства, квалификации – skills);
— определяет и прописывает во внутренних нормативных документах процедуры, рутинные процессы, протекающие в организации (system);
— формирует ключевые группы персонала (штат), необходимые для осуществления деятельности (staff);
— вырабатывает стиль работы сотрудников: их мотивацию, организационную культуру, стиль управления и т.д. (style).
Нормативные требования к отдельным сферам управления фирмой определяют:
1) структурную политику фирмы:
— политику создания фирмы (цели, решения, средства);
— политику местоположения фирмы;
— политику ее правовой формы;
— политику отношения собственника к предприятию;
— кооперационную политику с другими фирмами;
— политику концентрации и разукрупнения;
— политику ликвидации фирмы.
2) конкретные политики в отдельных сферах деятельности:
— в области оборудования;
— социальной ответственности бизнеса.
Политика приобретения (сырья, материалов, услуг и т.д.) может подразумевать необходимость поиска поставщиков наиболее дешевого сырья или товаров невысокого качества или, наоборот, поиск поставщиков качественного сырья и товаров, т.к. экономить на качестве не позволяет политика области качества продукции;
Инвестиционную политику многие компании развиваются за счет привлечения заемных средств или инвесторов, в противоположность им, некоторые фирмы, минимизируя финансовые риски, принципиально не берут кредиты и используют только собственные средства пусть даже в ущерб скорости и масштабам своего развития;
Политика запасов ‑ если фирма реализует технологию «бережливого производства», то ее политика ‑ свести запасы к нулю, в противном случае фирма может проводить политику закупок сырья оптом, экономя на скидках или страхуясь от возможного дефицита материалов, сырья и комплектующих;
Политика в области оборудования предусматривает использование оборудования до его полного физического износа или, наоборот, при наступлении морального износа, при появлении более совершенных, высокопроизводительных моделей станков, обновление их парк;
Кадровая политика – можно принимать на работу высокомотивированных, квалифицированных специалистов, ставя перед ними сложные, но интересные цели, предлагая хорошую зарплату, карьерный рост, стремясь задержать их у себя в организации, другая политика заключается в привлечении неквалифицированных кадров, низкой оплате их труда, некомфортных условий труда, допуске высокого уровня текучести кадров. Бывает политика поощрения командной работы сотрудников, их взаимопомощи, ей противоположна политика конкурентной мотивации, создания жесткой внутренней конкуренции на рабочем месте, когда, например, в курортном кафе каждое утро увольняют официанта с наименьшими показателями продаж.
Финансовая политика определяет приоритеты распределения прибыли организаций, например, большую часть прибыли вкладывать в новые инвестиционные программы развития компании (модернизацию производства, покупку других компаний, диверсификацию и др.), а меньшую часть направлять на выплаты дивидендов. Возможен противоположный вариант политики.
Производственная политика определяет использование определенной системы производства, например, системы бережливого производства, тип производства, т.е. единичный, серийный или массовый, предпочитает ли предприятие само производить необходимые комплектующие или же размещать заказы на других специализированных производствах и др.
Политика сбыта – например, политика низких цен, политика сбыта через сеть собственных фирменных магазинов, политика малобюджетного маркетинга;
Политика отчетности о деятельности фирмы, например, максимальное освещение своей социальной, благотворительной деятельности в СМИ, на собственном сайте.
Политика социальной ответственности менеджмента можетзаключаться в стремлении компании часть своей прибыли пускать на благотворительные цели, строительство социальных объектов или ограничиваться заботой о зарплате и условиях труда своих сотрудников.
Политика обычно формулируется топ-менеджментом на длительный период времени и объясняет, каким образом должны быть достигнуты цели. Политика может быть официально сформулированной или «неписаной».
Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет
Политика предприятия
Политика предприятия (enterprise policy)—совокупность видения генеральных целей, принципов ведения бизнеса и управления персоналом. Часто П.п. называют также совокупность решений, принимаемых высшим руководством и ориентированных на достижение прежде всего генеральных целей предприятия (см. Стратегия предпри ятия).
• Некоторые направления политики предпри ятия:
Политика привлечения банковского кредита (bank loans drawing policy) — часть общей политики привлечения заемных средств, конкретизирующая условия привлечения, использования и обслуживания банковского кредита. Сюда относится поиск наиболее-эффективных форм и условий привлечения заемных инвестиционных ресурсов в соответствии с потребностями инвестиционной деятельности предприятия.
Политика управления долгом (PDMP, ADMP) — Часть общей стратегии управления структурой капитала предприятия в связи с изменениями внешних обстоятельств. Различаются: пассивная политика управления долгом (ППУД) и активная политика управления долгом (АПУД)
Политика управления реальными инвестициями (real investment management policy) — часть общей инвестиционной стратегии предприятия, обеспечивающая выбор и реализацию наиболее эффективных реальных инвестиционных проектов на предприятии.
Политика управления рисками (risk management policy) — часть общей инвестиционной стратегии предприятия, обеспечивающая оценку уровня отдельных видов инвестиционных рисков и минимизацию связанных с ними финансовых потерь
Политика управления финансовыми инвестициями (financial investment management policy) — часть общей инвестиционной стратегии предприятия, обеспечивающая выбор наиболее эффективных финансовых инструментов вложения капитала.
Политика формирования собственных инвестиционных ресурсов (owner sources of investment policy) — часть общей инвестиционной стратегии предприятия, заключающаяся в обеспечении необходимого уровня самофинансирования его инвестиционной деятельности.
Полезное
Смотреть что такое «Политика предприятия» в других словарях:
политика предприятия — Совокупность видения генеральных целей, принципов ведения бизнеса и управления персоналом. Часто П.п. называют также совокупность решений, принимаемых высшим руководством и ориентированных на достижение прежде всего генеральных целей предприятия… … Справочник технического переводчика
Политика предприятия в области риска — (risk management policy): документ, устанавливающий принципы организации в области риска, менеджмента риска, обработки риска и основные требования к плану менеджмента риска. Источник: МЕНЕДЖМЕНТ РИСКА. КОСМИЧЕСКИЕ СИСТЕМЫ. ГОСТ Р ИСО 17666 2006 … Официальная терминология
ПОЛИТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ УЧЕТНАЯ — (см. УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ) … Энциклопедический словарь экономики и права
политика предприятия в области риска — 2.6 политика предприятия в области риска (risk management policy): Документ, устанавливающий принципы организации в области риска, менеджмента риска, обработки риска и основные требования к плану менеджмента риска. Источник: ГОСТ Р ИСО 17666 2006 … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
ПОЛИТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ, УЧЕТНАЯ — выбранные предприятием способы ведения бухгалтерского учета, его хозяйственной (уставной и иной) деятельности. Основные требования к учетной политике следующие: полнота, то есть отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной… … Большой экономический словарь
Политика предприятия учетная — совокупность выбранных методов ведения бухгалтерского учета затрат и доходов, первичных наблюдений, измерений и документальной регистрации, текущей группировки и итоговых обобщений фактов основной, финансовой и инвестиционной деятельности… … Толковый словарь «Инновационная деятельность». Термины инновационного менеджмента и смежных областей
Ценовая политика предприятия — (price policy of an enterprise) совокупность мер в области ценообразования, способствующих росту доходов и объемов реализации продукции, одно из направлений экономической политики предприятия … Экономико-математический словарь
ценовая политика предприятия — Совокупность мер в области ценообразования, способствующих росту доходов и объемов реализации продукции, одно из направлений экономической политики предприятия. [http://slovar lopatnikov.ru/] Тематики экономика EN price policy of an enterprise … Справочник технического переводчика
УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ — совокупность выбранных предприятием способов ведения бухгалтерского учета (первичного наблюдения, стоимостного измерения, группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности). К способам ведения бухгалтерского учета относятся:… … Энциклопедический словарь экономики и права
ПОЛОЖЕНИЕ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ «УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ» — положение, принятое Минфином РФ в 1994г. Устанавливает основы формирования (выбора и обоснования) и раскрытия (придания гласности) учетной политики: в части формирования учетной политики для всех организаций независимо от формы собственности; в… … Большой бухгалтерский словарь
Что такое Политика компании
Когда замысел компании начинает воплощаться в жизнь, возникают ситуации, от которых зависит успех его реализации. Поэтому сотрудники должны понимать, как им действовать в том или ином случае. В этом помогает Политика компании, которая представляет собой свод правил. Если правил нет, руководителю приходится давать много распоряжений.
Если замысел компании — это дорога, ведущая к основной цели, то Политика — это поребрики на дороге, которые не дают деятельности выйти за рамки задуманного.
Например, в Apple таким ограничением стало правило не продавать лицензии на использование своей операционной системы. Apple устанавливает ее только на свои компьютеры.
Как написать Политику компании
Не перечисляйте в Политике общепринятые принципы бизнеса: «выполнять обещания», «делать так, чтобы клиенты были довольны» и так далее. Начните формировать Политику в областях, где сотрудники допускают ошибки. Проанализируйте, какие действия приводят к тому, что клиенты остаются довольны или расстраивают их, и создайте Политику, которая наведет порядок.
Посмотрите на свой бизнес и оцените, какие процессы мешают реализации замысла. Как правило, это то, что забирает ваше внимание. Например, когда владелец делает все сам, не нанимает руководителей, не делегирует функции, и у него не остается времени на стратегическое планирование, так как он погряз в рутине. Задавайте себе вопрос: «Как это способствует реализации замысла компании?»
Кроме налаживания процессов, Политика поможет закрепить действия, которые приносят компании успех. Например, ваш бизнес регулярно участвует в выставках. Соберите успешный опыт их проведения и напишите регламент, описывающий работу на выставке. Сколько сотрудников должно в ней участвовать, что конкретно они должны делать, какие данные собирать при регистрирации посетителей стенда и т.п. Когда выставка закончится, нужно провести анализ результатов и внести в регламент дополнения.
Регламентирующие документы, которые составляют политику компании, владельцу необязательно писать собственноручно. Он может записать основные идеи на диктофон и дать задание руководителю составить проект документа. Потом проверить и внести корректировки.
Политика компании может включать в себя регламент по дресс-коду для офисных сотрудников и производства, регламент по поиску и найму новых сотрудников и прочее. Может быть Политика ценообразования и предоставления скидок, Политика контроля качества.
Чем больше в компании правил, регулирующих разные сферы, тем меньше ей требуется “ручное управление”. Тем меньше придется давать поручений и контролировать их исполнение. Политика — это своеобразный скелет, опора всей компании.
Как добиться исполнения Политики компании
От того, в какой форме будет создана Политика, будет зависеть ее соблюдение. Вот что необходимо включать в регламенты по Политике:
1. Кто источник Политики. С ростом бизнеса издавать Политику будет не только владелец компании, но и руководители отделов. Но ни одно правило, введенное руководителями, не должно противоречить правилам, установленным владельцем.
2. Название документа и дата его издания (обновления). Название регламента должно отражать его смысл. Например, Политику по ценообразованию так и назовите: «ценообразование». В документе указывается дата издания документа и дата последнего исправления.
3. На кого распространяются правила. Укажите все должности, к которым относится Политика. Если она относится ко всем сотрудникам, укажите это.
4. Описание проблемы c примерами. Чтобы продемонстрировать команде, что проблема действительно существует, приведите примеры, как она отражается на деятельности компании. Например, бесконтрольная “раздача” скидок клиентам значительно снижает прибыль компании.
5. Описание правильных действий. Опишите алгоритм действий простым и понятным языком. Например, “Скидка в 10% предоставляется постоянному клиенту, когда сумма его предыдущих покупок составила 10000 руб”
6. Результат от соблюдения правила. Покажите, какая польза будет от применения этого правила. Здесь логично упомянуть основную цель или замысел.
Чтобы сотрудники знали и выполняли Политику компании, она должна быть у них под рукой. Сделайте так, чтобы каждый сотрудник имел доступ к Политике: через Google документы или корпоративную базу знаний, например, в сервисе Platrum. В конце концов, используйте обычную папку с бумажными регламентами.
Обязательно проверяйте знания Политики у сотрудников через тестирование. Это единственный способ добиться знания регламентов.
Чем больше решений описывает Политика, тем более регламентированной и упорядоченной становится деятельность компании. Тем проще вводить в курс дела новых сотрудников и легче ими управлять.
Организация эффективного управления
Главная страница » Блог » Что такое политики, стандарты и процедуры
Что такое политики, стандарты и процедуры
Что общего и чем отличаются политики, стандарты и процедуры работы? Далеко не каждый может ответить на этот вопрос. Общее понимание вроде как присутствует, но дьявол кроется в деталях, а именно детали в итоге формируют разницу в понимании. Разность понимания, в свою очередь, оборачивается неоправданными ожиданиями и потерянным временем.
Политики, стандарты и процедуры. В чем разница?
Политики
Политика — это собрание принципов, которым следует компания в своей деятельности. Принципы — это фактически правила поведения, принятые в компании. Надеюсь, вы понимаете, что наличие выраженного принципа вовсе не означает, что его неукоснительно соблюдают? Потому как иногда я наблюдал ситуацию, когда создание политики и её выполнение считалось тождественным. Но это совсем другая история. Сейчас мы разберёмся только с тем, что из себя представляют политики, стандарты и процедуры.
Впрочем, я отвлекся. Вернемся к политике.
Правила поведения и принятия решений, прописанные в политике, могут касаться разных областей деятельности. Например:
Каждый из вышеперечисленных примеров определяет желаемое поведение компании в рамках конкретной области.
Получается, что у компании может быть множество политик — по политике на каждую область деятельности. Хорошо, а сколько их должно быть в таком случае? Для каких областей деятельности нужно создавать политики? Ответить на данный вопрос однозначно не получится. Дело в том, что политики создаются для тех областей, которые являются ключевыми с точки зрения стратегии компании. А стратегия у каждого своя. Так что только вы можете определить набор и состав политик.
Вовсе необязательно создавать политику для каждой ключевой области. Вполне допустимо использовать одну, которая вберет в себя необходимые принципы из разных областей деятельности. Таким образом, вы можете просто составить список ключевых с точки зрения операционной деятельности вопросов, сформулировать ответы на них и собрать их в виде корпоративной политики.
Хорошая политика помимо ответа на вопрос «как поступать в том или ином случае» даёт ответ на вопрос «почему так следует делать».
В успешных компаниях политики пишутся и принимаются советом директоров или собранием руководителей исполнительного звена, т.к. именно они в конечном счете отвечают за всю компанию и каждого сотрудника в отдельности.
Вопросу управления политиками уделяется довольно много внимания. И это вполне обосновано.
Кстати, если уж вы используете политики в компании, убедитесь в том, что существует соответствующая политика, регулирующая внесение изменений во все остальные. В противном случае, изменение политик станет хаотичным и сведёт на нет все усилия по их созданию. Помните, изменение политики в обязательном порядке должно быть согласовано и подписано каждым, кто принимал политику ранее.
Стандарты
Если политики охватывают вопросы в рамках всей компании, то стандарты задают правила и процедуры контроля, которые помогают политикам выполняться на постоянной основе. Стандарты — это то, что должны делать все сотрудники, чтобы реализовывать политики. Стандарт регулирует какой-то конкретный вопрос, так что стандартов в компании может быть (и скорее всего будет) множество. Например, ГОСТы. Один ГОСТ регулирует лишь один вопрос. Например, существует целый блок ГОСТов, касающийся рабочей документации строительства. Но на каждый конкретный вопрос существует свой стандарт:
Для вышеуказанного примера политика будет касаться общих вопросов управления проектной документацией для строительства, а стандарты — конкретизировать отдельные вопросы.
Есть, правда, и исключение в российской действительности. Компании, ведущие международную деятельность, зачастую вынуждены соблюдать два стандарта в области финансовой отчетности — РСБУ и МСФО. Но это исключение.
Технические стандарты содержат спецификации, которые разные производители используют для того, чтобы компоненты или устройства могли использоваться вместе или были совместимы друг с другом.
Стандарты могут быть очень специфичны и применяться только в одной компании. Но каждый стандарт формируется на основании лучшего опыта — опыта компании или отрасли. Нередко стандарты из одних отраслей и направлений адаптируются для других. Например, стандарты по технике безопасности.
Зачастую стандарты направлены на обеспечение безопасности сотрудников и защиту физических и информационных активов компании.
Соблюдение стандартов обязательно.
Как и политики, стандарты должны управляться группой экспертов в области действия стандарта. Поэтому совершенно неправильно, когда, к примеру, отдел кадров управляет стандартом по безопасности труда на производстве. И это ещё не самый «жесткий» пример.
Внесение изменений в стандарты также должно регулироваться явным и понятным образом.
Процедуры
Можно сказать, что процедуры — это инструкции, которые рассказывают о том, как нужно выполнять действия. Правильные стандарты и процедуры являются сквозными, т.е. отражают то, как должны пошагово выполняться определённые операции в рамках более широкого представления — политик и стандартов. Процедуры могут применяться и управляться локально, например, в рамках одного подразделения или даже одной должности. Правда, это не означает, что изменение процедур может происходить по другим принципам, нежели изменение политик и стандартов. В любом случае процедура изменения должна включать в себя комплексный анализ влияния на результаты и ход процедуры. Процедура как часть процесса имеет определенный результат, у которого есть клиент. При управлении ими необходимо помнить об этом. Также необходимо помнить о соблюдении интересов участников выполнения процедуры.
Для управления процедурами не надо привлекать верхние органы управления, такие, как совет директоров. Однако заинтересованные представители среднего менеджмента должны участвовать в утверждении процедур. Напомню, процедуры связаны с вышестоящими стандартами и политиками, поэтому изменение процедур может затронуть интересы в оба направления.
Процедура с процессной точки зрения
В управлении бизнес-процессами понятие процедуры немного отличается от общепринятого. С нашей точки зрения, процедура — это линейная последовательность операций. Процедура позволяет отобразить последовательность действий в виде простого списка и тем самым упростить описание бизнес-процесса.
Общие элементы
Общие требования к документации позволяют увеличить вероятность правильного понимания и исполнения документов.
Ясность
Политики, стандарты и процедуры должны быть написаны ясным, понятным для всех языком. Это обязательное и основополагающее требование. Несмотря на то что разные люди по-разному понимают информацию, необходимо стремиться к тому, чтобы документы были доступны для понимания широкому кругу пользователей. Лично я формулирую требование таким образом: документ должен быть понятен для условного человека с улицы. Это означает, что специалист, имеющий набор базовых знаний в предметной области, должен легко понять, что написано в документе и что с этим делать.
К этому требованию также относится использование максимально простого и живого языка. Чем проще написано, тем проще воспринимается. Только не забывайте о соблюдении грамматических правил.
Единообразие
Не стоит превращать документы в комиксы. Когда от разнообразия картинок, шрифтов, цветов и стилей оформления начинает рябить в глазах. Выбирайте простые стили и единообразно оформляйте элементы. Если жирный шрифт используется для выделения определений, значит, он не подойдёт для подчёркивания ключевых мыслей. Размер заголовков должен быть одинаковым для соответствующего уровня заголовка. Не делайте заголовки одного уровня разноцветными и т.д.
Взаимосвязь
Связь между документами должна прослеживаться в каждом документе. Иными словами, если процедура поддерживает выполнение определённого стандарта, который, в свою очередь, отражает действие политики, это должно быть понятно из документа. Изменение процедуры повлечет за собой в конечном счете изменения в политике и наоборот. В документации должна быть иерархия. Использование интерактивных ссылок существенно упрощает процесс работы с документацией.
Единое хранилище
На сегодняшний день многие компании страдают от одного недостатка, связанного с хранением информации — отсутствием единого онлайн-хранилища. Все политики, стандарты и процедуры должны находиться в одном месте, к которому есть доступ у заинтересованных сотрудников. Доступ должен быть открыт для чтения, но не для редактирования. Да, можно (а порой и нужно) разграничивать права по чтению документации.
Важно помнить, что редактирование документации может быть открыто только для ответственных. Также должны быть настроены права изменения документа на основании маршрута согласования. То есть документ может быть изменён в онлайн-хранилище, только если его согласовали все ответственные.
Обязательно должен работать поиск по названиям документов и их содержанию. Система тегов приветствуется. Карта документации — высший пилотаж.
Наличие вспомогательной документации
Об этом типе документов часто забывают. К ним относятся инструкции, чек-листы, описание методик расчётов и т.д. Эти документы предназначены для того, чтобы помогать сотрудникам выполнять определённые процессы, процедуры и т.д. Очень часто отсутствие технических инструкций является весьма серьёзным препятствием в успешном внедрении и эффективном использовании того или иного инструмента.
В другой статье я обязательно расскажу обо всей структуре управляющей документации.
