Что такое политика в отношении обработки персональных данных
Политика обработки персональных данных: как составить документ
Разрабатывая Политику обработки персональных данных, обязательно пропишите в документе шесть компонентов.
1 июля 2017 года вступил в силу Федеральный закон от 07.02.2017 № 13-ФЗ, который вносит поправки в ст. 13.11 КоАП и предусматривает расширение перечня оснований для привлечения к административной ответственности за незаконную обработку персональных данных и существенное увеличение штрафов.
Один из обязательных документов, который должен подготовить оператор персональных данных, чтобы соблюсти требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, называется Политика в отношении обработки персональных данных, она объясняет, как компания работает с данными работников, клиентов и других физических лиц. Этот файл находится в свободном доступе практически на всех сайтах, которые имеют какие-либо формы сбора персональных данных.
Как правильно составить Политику обработки персональных данных, какие разделы нужно обязательно включить? Разъяснения по этим вопросам дает Роскомнадзор.
Структура Политики обработки персональных данных
Ведомство рекомендует предусмотреть в документе шесть основных компонентов:
1. Общие цели
В этом разделе вы фактически отвечаете на вопрос — для чего предназначена Политика обработки персональных данных? Здесь же разъясняются основные понятия, которые используются в документе, а также права и обязанности оператора и субъекта персональных данных.
2. Цели сбора персональных данных
Ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ требует определения конкретных, законных целей сбора данных. Следовательно, нельзя обрабатывать персональные данные, которые не соответствуют этим целям.
Роскомнадзор указывает на то, что цели обработки персональных данных могут происходить в том числе:
3. Правовые основания обработки персональных данных
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ не является правовым основанием обработки персональных данных. Эту роль выполняют правовые акты, в соответствии с которыми оператор обрабатывает данные.
Таким образом, в Политике обработки данных в качестве правовых оснований можно указать: федеральные законы и принятые на их основе нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью оператора; уставные документы оператора; договоры, заключаемые между оператором и субъектом персональных данных; согласие на обработку персональных данных (в случаях, прямо не предусмотренных законодательством Российской Федерации, но соответствующих полномочиям оператора).
4. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных
Важно, чтобы объем обрабатываемых персональных данных не расходился с заявленными целями обработки.
К категориям субъектов персональных данных могут относиться: сотрудники — как настоящие, так и бывшие, кандидаты на вакансии, родственники работников, клиенты и контрагенты (физлица), представители или работники клиентов и контрагентов.
Минимизируйте риски: убедитесь в том, что персональные данные защищены в соответствии с ФЗ-152
Роскомнадзор обращает внимание на то, что по каждой категории субъектов и применительно к конкретным целям следует указать все обрабатываемые персональные данные. Отдельно описываются все случаи обработки специальных категорий персональных данных и биометрических персональных данных (если применяются).
5. Порядок и условия обработки персональных данных
Что указывается в этом разделе:
Если в рамках достижения целей обработки персональных данных оператор взаимодействует с третьими лицами, то ему нужно:
Передавать персональные данные оператор вправе органам дознания и следствия, а также иным уполномоченным органам по предусмотренным законодательством основаниям.
В Политику обработки персональных данных следует внести сведения о соблюдении требований конфиденциальности персональных данных (они названы в ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ) и информацию о принятии мер (ч. 2 ст. 18.1, ч. 1 ст. 19).
Кроме того, оператору нужно указать условие прекращения обработки персональных данных. Это может быть достижение целей обработки, истечение срока действия согласия на обработку, отзыв согласия субъекта персональных данных на обработку, выявление неправомерной обработки данных.
Отдельное внимание стоит уделить такому вопросу, как хранение персональных данных. Во-первых, обязательно называются сроки. Во-вторых, используются базы данных, находящиеся на территории РФ. В-третьих, учитывается тот факт, что хранение должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных не дольше, чем этого требуют цели обработки. В-четвертых, необходимо упомянуть об иных условия хранения, в том числе, при обработке данных без использования средств автоматизации.
6. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным
Согласно ст. 21 № 152-ФЗ, персональные данные должны быть актуализированы оператором, если подтвержден факт неточности персональных данных. То же касается и подтверждения факта неправомерности обработки.
Персональные данные подлежат уничтожению при достижении целей их обработки и в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку, если: иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных; иное не предусмотрено иным соглашением между оператором и субъектом персональных данных. Оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ или иными федеральными законами.
На основании ст. 20 оператор обязан сообщить субъекту персональных данных информацию об осуществляемой им обработке персональных данных по запросу.
Роскомнадзор рекомендует включить в Политику обработки персональных данных регламенты реагирования на запросы и обращения субъектов персональных данных, их представителей, уполномоченных органов по поводу неточности данных, неправомерности их обработки, отзыва согласия и доступа к своим данным. Не лишним будет добавить в Политику соответствующие формы запросов и обращений.
Размещение Политики обработки персональных данных в офисе и на сайте
Любой человек, чьи данные обрабатывает компания, имеет право ознакомиться с Политикой обработки персональных данных. Поэтому ее нужно размещать в общедоступном месте. Например, использовать для этого информационный стенд.
Если компания собирает персональные данные через интернет, то она обязана разместить Политику на сайте. Посетитель сайта сможет ознакомиться с ней, кликнув по ссылке.
Чтобы узнавать о самых важных изменениях, касающихся бизнеса, присоединяйтесь к нашему каналу в Telegram!
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Политика обработки персональных данных
С точки зрения федерального законодательства информация, позволяющая идентифицировать граждан РФ, относится к категории конфиденциальной и должна быть определенным образом защищена. Каждая организация или ИП несет юридическую ответственность за получаемые сведения от клиентов, партнеров и собственных работников. Для законного осуществления любых операций с ними, начиная от сбора и копирования, заканчивая уничтожением и обезличиванием, нужно выполнить ряд условий, прописанных в ФЗ-152, ФЗ-13 и подзаконных актах. Политика персональных данных — это обязательный документ наряду с согласием на обработку и другими локальными актами, регламентирующими вопросы обработки и защиты персональных данных. Нарушение требований может привести к серьезным негативным последствиям, поэтому следует еще на начальном этапе запуска бизнеса разобраться, как составлять подобный вид документации: какая информация там должна быть, что указывать в тех или иных пунктах и т.д.
Документ, объясняющий различные нюансы обращения с личной информацией о физических лицах, должен быть у всех без исключения операторов, включая тех, кто работает в Интернете. Вид деятельности значения не имеет.
Политика обработки персональных данных в организации: суть и цели составления
Важным этапом для каждой организации является приведение процесса обработки персональных данных в соответствие с действующей нормативно-правовой базой РФ в области ПДн. Статус оператора накладывает ряд обязательств, среди которых — разработка и внедрение внутренних документов, регулирующих механизм и условия взаимодействия с владельцами личной информации. Политика в области обработки и защиты персональных данных является основным из предусмотренных ФЗ документов, которые должны быть как у юридического лица, так и у индивидуального предпринимателя. Следование её положениям дает возможность минимизировать опасность несанкционированного получения доступа и распространения конфиденциальных сведений.
Есть ряд нюансов, которые необходимо принять во внимание:
Главная задача составителей документа заключается в проработке текста таким образом, чтобы вероятность появления претензий (как у государственных органов, так и у субъектов персональных данных) была минимальной. Если нет штатных сотрудников, которые бы взяли на себя выполнение этой задачи, всегда можно обратиться к специалистам нашего Центра безопасности данных. Поручая разработку профессионалам, вы существенно сэкономите время, избежите типичных ошибок и получите в распоряжение документ, который на 100% соответствует актуальным требованиям законодательства РФ.
Можно ли использовать чужой документ «Политика по обработке персональных данных» вместо составления собственного?
В поисках наиболее простого выхода из ситуации многие компании пользуются образцами — шаблонами документов, которые возможно найти в Сети. Это не запрещено, но рискованно, поскольку у каждого бизнеса есть определенная специфика, и то, что подходит одному предприятию, необязательно будет подходить другой организации. За ошибки придется дорого заплатить в прямом смысле слова, поэтому целесообразнее разрабатывать как политику компании в отношении обработки персональных данных, так и остальные документы «с нуля». Для этого нужно будет:
Особенности разработки
Для создания документа, отвечающего нормативам действующего российского законодательства, нужно проработать шесть разделов, у каждого из которых есть своя специфика:
Типичной ошибкой является включение ФЗ-152 в список законодательных оснований для реализации документа. Но этот закон определяет требования к операторам, поэтому добавлять его не нужно.
Чем грозит неисполнение политики в отношении обработки персональных данных?
Не стоит легкомысленно относиться к составлению и опубликованию внутренней документации в сфере ПДн. В последние годы Роскомнадзор все сильнее защищает интересы граждан в отношении защиты конфиденциальности личной информации, поэтому компании тщательно и регулярно проверяют.
Во время плановых и внеплановых визитов представители госструктуры изучают все, начиная от соответствия содержания политики обработки персональных данных требованиям законодательства, заканчивая исполнением её положений и наличием свободного доступа к тексту. В зависимости от степени нарушений может быть назначено наказание в виде штрафа от тысяч рублей (для директора), тысяч рублей (для ИП), тысяч рублей (для предприятия). Учитывая, что сумма может суммироваться со штрафами за иный нарушения, итоговая цифра может быть весьма внушительной. Также нужно помнить, что в случае утечки информации о санкциях за несоблюдение ФЗ-152 доверие клиентов, работников и поставщиков к вашей компании может быть подорвано. Поэтому лучше изначально потратить время, кадровые и финансовые ресурсы на урегулирование данного вопроса.
Политика конфиденциальности на сайте: кому нужна и как оформить
Большинство сайтов содержит раздел «Политика конфиденциальности». Это незаметная ссылка, которую обычно располагают в подвале страницы. Владельцы сайтов размещают её неслучайно: они защищают себя от штрафа и блокировки Роскомнадзором. Позаботьтесь о ней тоже, если на вашем сайте есть корзина или форма обратной связи.
Почему важно правильно работать с персональными данными
Персональные данные — любая информация о посетителе страницы, которая позволяет его опознать. Например, имя, возраст, телефон, электронная почта, домашний адрес, фотография. Закон 152-ФЗ запрещает собирать, хранить и обрабатывать эти данные без согласия человека. За нарушения владельцев сайтов штрафуют по ст. 13.11 КоАП.
Штрафы для ИП и ООО:
— Нет политики конфиденциальности: для ИП — от 5000 до 10 000 рублей, для ООО — от 15 000 до 30 000 рублей.
— Владелец сайта отказался сообщить пользователю, какие данные о нём собраны и с какой целью: для ИП — от 10 000 до 15 000 рублей, для ООО — от 20 000 до 40 000 рублей;
— Владелец сайта не удалил персональные данные по требованию пользователя: для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей, для ООО — от 25 000 до 45 000 рублей
— Персональные данные оказались у третьих лиц: для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей, для ООО — от 25 000 до 50 000 рублей.
— Обработка персональных данных противоречит целям сбора: для ИП — от 5 000 до 10 000, для ООО — от 30 000 до 50 000 рублей.
— Персональные данные обрабатывают без согласия посетителя сайта: для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей, для ООО — от 15 000 до 75 000 рублей.
Кто находит нарушения и как
Сайты проверяет Роскомнадзор. Самая популярная причина проверки — жалоба клиента. Плановые проверки тоже бывают, но к малому бизнесу с ними приходят редко.
Владимир планирует семейное путешествие в Грецию. Он оставил свои контакты на сайте компании «Горящие туры». Ему перезвонили и предложили слишком дорогую путёвку, поэтому он отказался. На следующий день Владимир получил СМС: «Турция, Стамбул, 22-28 марта, 30 000 руб./чел, отель 5 звёзд, подробности на сайте». Подобные СМС доставали его до самого отпуска. Когда он вернулся из поездки, рассылка продолжилась. Он позвонил в ООО «Горящие туры» и попросил больше не писать ему. На следующий день получил очередное СМС — и не выдержал, написал жалобу в Роскомнадзор.
Роскомнадзор заблокировал сайт на время проверки. Политики конфиденциальности на сайте не обнаружилось. Владелец «Горящих туров» получил два штрафа: за отсутствие политики конфиденциальности и отказ удалить данные пользователя. Он заплатил 75 000 рублей.
Какие термины используют в законе
Знание терминов пригодится, если будете читать нормативно-правовые акты или другие статьи по теме.
Операторы персональных данных — владельцы сайтов.
Операторы собирают, обрабатывают и хранят персональные данные. Все три действия важно прописать в политике конфиденциальности.
Что такое политика конфиденциальности
Владелец сайта берёт у каждого посетителя согласие на сбор, обработку и хранение персональных данных. Подписывать документ на бумаге — затруднительно, из-за этого сайт растеряет всех посетителей. Поэтому есть способ проще — выложить на сайт специальный документ.
В политике конфиденциальности прописывают, какую информацию и с какой целью собирают. Сообщают также, какое действие считается согласием на обработку персональных данных. Например, оформление заказа или заполнение формы — ч. 2 ст. 18.1 152-ФЗ.
Как принять политику конфиденциальности
1. Составьте документ
Подготовьте политику конфиденциальности в виде отдельного документа. Также можно включить правила обработки персональных данных в пользовательское соглашение или договор-оферту, если работаете по ним.
Проще всего подготовить политику конфиденциальности при помощи специальных сервисов — например, конструктора Тильды.
В документе отразите:
— Перечень персональных данных. Например, имя, адрес, телефон. Не забудьте перечислить файлы cookie — обезличенные данные о посетителях, которые собирают Яндекс.Метрика и Гугл.Аналитика.
— Цели сбора и обработки. Например, исполнение договора, создание рекламных акций, продвижение товаров, улучшение сайта.
— Срок хранения. Он должен соответствовать целям.
— Меры защиты персональных данных. Например, резервное копирование.
— Какое действие считать согласием пользователя. Например, проставление галочки, создание личного кабинета, заполнение формы.
2. Опубликуйте политику конфиденциальности на сайте
Пользователю должно быть понятно, на что он соглашается. Когда он заполняет форму или регистрируется, покажите ему ссылку на политику конфиденциальности. При заходе на сайт — предупредите, что обрабатываете файлы cookie. Обычно используют всплывающее окно с кнопкой «ок».
Опубликуйте документ в доступном месте. У посетителей должна быть возможность в любой момент ознакомиться с ним. Обычно политику конфиденциальности прячут в подвал, чтобы ссылка не отвлекала от содержания сайта.
3. Уведомите Роскомнадзор
Владельцы сайтов, которые собирают персональные данные, обязаны уведомлять Роскомнадзор. За отсутствие уведомления штрафуют по ст. 19.7 КоАП РФ: ИП — на сумму до 500 рублей, ООО — до 5000 рублей.
Роскомандзор необязательно уведомлять, только если:
Лучше всё равно подстраховаться: уведомление бесплатное.
4. Назначьте ответственного за хранение персональных данных
Обычно ответственность возлагают на сотрудника, который работает с данными — кадровика, оператора колл-центра, менеджера продаж. Если вы ИП и работаете один — на самого себя.
5. Храните данные на серверах в России
Хранить персональные данные за пределами России запрещено по ст. 18 152-ФЗ. Если арендуете хранилище, узнайте, в какой стране расположены серверы.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Почему важно защищать персональные данные
Брать согласие с посетителей сайта — недостаточно. Важно не передавать сведения третьим лицам и физически защитить их от утечки. Установите пароли к компьютерам и серверам, где храните информацию. Ограничьте к ним доступ своих сотрудников без необходимости. Бумажные документы храните в сейфе.
Если персональные данные стали известны кому-то ещё — это плохо. Пострадавший имеет право пойти в суд и потребовать компенсацию за моральный вред по ст. 24 152-ФЗ.
Пример из судебной практики:
Мама Евгения взяла кредит. Рассчитаться по нему она не успела: умерла. На сына обрушились звонки от коллекторов. Он пошёл в суд и заявил, что не принимал наследство, поэтому не отвечает по долгам. Что важно для нашей темы, Евгений добавил: банк передал коллекторам номер его телефона, а он не подписывал на это согласия. Суд встал на сторону Евгения. Банк выплатил ему компенсацию за моральный вред.
Статья актуальна на 02.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
Политика оператора персональных данных
Автор: Данилова В. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
С июля 2017 года была изменена ответственность за нарушение законодательства о персональных данных. Один из новых составов правонарушений – невыполнение оператором персональных данных обязанности по опубликованию или обеспечению иным образом неограниченного доступа к документу, определяющему политику оператора в отношении обработки таких данных (далее – Политика). Причем названная обязанность существует еще с 2011 года, но специальная ответственность за ее невыполнение установлена только сейчас. Расскажем, что это за документ, как его составлять, все ли работодатели должны его иметь и где он должен быть опубликован.
Что это за документ?
В соответствии со ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) к обязанностям оператора персональных данных относится в том числе издание документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, что позволяет обеспечить реализацию принципов законности, конфиденциальности и безопасности информации. Оператор обязан опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к указанному документу и к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных. Оператор, осуществляющий сбор персональных данных с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, обязан опубликовать в соответствующей сети документ, определяющий его политику в отношении обработки персональных данных, и сведения о реализуемых требованиях к защите данных, а также обеспечить возможность доступа к указанному документу с использованием средств соответствующей сети.
Контроль исполнения этой обязанности осуществляют органы Роскомнадзора. И по их требованию оператор обязан представить перечисленные документы и локальные акты и (или) иным образом подтвердить выполнение обязанностей, установленных ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ.
Что же это за документ? Не стоит путать его с положением о персональных данных. У оператора персональных данных в силу той же ст. 18.1 помимо Политики должны быть отдельные локальные акты по вопросам обработки таких данных и локальные акты, устанавливающие процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства РФ, устранение последствий нарушений.
К сведению: к обозначенным локальным актам относятся различные положения (об обработке персональных данных, об обеспечении безопасности персональных данных и т. п.), перечни (должностей и лиц, допущенных к обработке персональных данных, применяемых средств защиты и др.), инструкции и регламенты.
Многие организации этот документ так и называют – «Политика в отношении обработки персональных данных». До недавнего времени он составлялся в произвольной форме, но в августе 2017 года Роскомнадзор разработал Рекомендации по составлению документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, в порядке, установленном Законом № 152-ФЗ (далее – Рекомендации).
О том, какие положения рекомендовано включать в документ, определяющий эту политику, мы расскажем далее. Но прежде следует разобраться, все ли работодатели являются операторами персональных данных и соответственно все ли должны утверждать и опубликовывать его для неограниченного доступа.
Кто является оператором персональных данных?
Согласно ст. 3 Закона № 152-ФЗ оператор персональных данных – это государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку таких данных, а также определяющие цели их обработки, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с данными.
Общим признаком оператора персональных данных для всех организаций является обработка персональных данных работников. Организации, оказывающие услуги населению, обрабатывают еще и персональные данные клиентов. То есть, по сути, операторами персональных данных являются все без исключения организации.
Однако не все операторы должны исполнять требования Закона № 152-ФЗ в полном объеме. Так, не все операторы должны исполнять обязанность по уведомлению уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) о своем намерении осуществлять обработку персональных данных согласно ст. 22 Закона № 152-ФЗ. Исключения, в частности, установлены для организаций, осуществляющих обработку персональных данных:
обрабатываемых в соответствии с трудовым законодательством;
полученных оператором в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных, если они не распространяются, не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта данных используются оператором исключительно для исполнения указанного договора и заключения договоров с субъектом персональных данных;
относящихся к членам (участникам) общественного объединения или религиозной организации и обрабатываемых соответствующими объединением или организацией, при условии, что персональные данные не будут распространяться или раскрываться третьим лицам без согласия в письменной форме субъектов персональных данных;
сделанных субъектом персональных данных общедоступными;
включающих в себя только фамилии, имена и отчества субъектов персональных данных;
необходимых в целях однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях;
включенных в информационные системы персональных данных, имеющие в соответствии с федеральными законами статус государственных автоматизированных информационных систем, а также в государственные информационные системы персональных данных, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;
обрабатываемых без использования средств автоматизации в соответствии с федеральными законами или иными нормативными правовыми актами РФ, устанавливающими требования к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке и к соблюдению прав субъектов персональных данных;
обрабатываемых в случаях, предусмотренных законодательством РФ о транспортной безопасности, в целях обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства.
Все остальные операторы такие уведомления направляют, после чего включаются в реестр операторов.
Обратите внимание: сведения об операторе, содержащиеся в реестре, являются общедоступными. Они размещаются для ознакомления на официальном сайте и портале персональных данных Роскомнадзора.
Соответственно, организации, не подающие уведомления, в реестр операторов не включаются.
Что же касается обязанности по составлению Политики и других локальных документов, здесь исключений никаких не установлено. Соответственно документ, определяющий политику в отношении обработки персональных данных, должен быть в каждой организации.
Причем если организация осуществляет сбор персональных данных граждан с использованием Интернета (регистрация на сайте, форма обратной связи, куда необходимо внести персональные данные), этот документ должен быть размещен на сайте организации. К таким организациям, в первую очередь, относятся интернет-магазины, социальные сети и другие сайты, государственные и муниципальные органы, а также медицинские учреждения, образовательные организации, налоговые и другие регистрирующие органы, организации в сфере социальных услуг, банки, турагентства. Это могут быть и просто организации, которые проводят конкурсы на занятие определенных должностей и на своих сайтах выставляют имеющиеся вакансии и предлагают кандидатам заполнить анкету.
Если органы контроля установят, что оператор не опубликовал или не обеспечил иным образом неограниченный доступ к своей Политике или сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных, организация будет оштрафована в соответствии с ч. 3 ст. 13.11 КоАП РФ, предусматривающей штраф для должностных лиц от 3 000 до 6 000 руб., а для юридических – от 15 000 до 30 000 руб.
К сведению: в целях ограничения доступа к информации в сети «Интернет», обрабатываемой с нарушением законодательства РФ в области персональных данных, создается автоматизированная информационная система «Реестр нарушителей прав субъектов персональных данных». Формирует данный реестр Роскомнадзор (ст. 15.5 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
Рекомендации по составлению Политики
Итак, поскольку обязанность по созданию Политики существует давно, в большинстве организаций она разработана, правда, не факт, что опубликована. Иногда Политику публикуют так, что ее сложно найти. Поэтому организациям следует рассмотреть этот документ с учетом Рекомендаций и при необходимости внести изменения путем утверждения нового документа, разместив его в соответствии с требованиями законодательства. А работодателям, у которых этого документа нет, следует его срочно составить, руководствуясь Рекомендациями.
Обратите внимание: рекомендации изданы в целях выработки унифицированного подхода к структуре и форме документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных.
Итак, исходя из Рекомендаций, в Политику надо включить такие разделы:
1. Общие положения.
Здесь нужно описать назначение Политики, привести основные понятия, используемые в ней (обработка персональных данных, оператор, субъект персональных данных, конфиденциальность персональных данных и т. д.), перечислить основные права и обязанности оператора и субъекта(ов) данных.
2. Цели сбора персональных данных.
Следует помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка, несовместимая с целями сбора персональных данных.
Цели обработки персональных данных, перечисляемые в этом разделе, могут происходить в том числе из:
анализа правовых актов, регламентирующих деятельность оператора;
целей фактически осуществляемой оператором деятельности;
деятельности, которая предусмотрена учредительными документами оператора;
конкретных бизнес-процессов оператора в конкретных информационных системах персональных данных (по структурным подразделениям оператора и их процедурам в отношении определенных категорий субъектов персональных данных).
3. Правовое основание обработки персональных данных.
Таковым является совокупность правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми оператор осуществляет обработку персональных данных. В качестве правового основания обработки этих данных могут быть указаны:
федеральные законы и принятые на их основе нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью оператора;
уставные документы оператора;
договоры, заключаемые между оператором и субъектом персональных данных;
согласие на обработку персональных данных (в случаях, прямо не предусмотренных законодательством РФ, но соответствующих полномочиям оператора).
Обратите внимание: Закон № 152-ФЗ не может служить правовым основанием обработки персональных данных оператором, поскольку регулирует отношения, связанные с обработкой этих данных, и закрепляет требования, предъявляемые к операторам при обработке этих данных.
4. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных.
Содержание и объем обрабатываемых данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
К категориям субъектов персональных данных могут быть отнесены в том числе:
работники оператора, бывшие работники, кандидаты на замещение вакантных должностей, родственники работников;
клиенты и контрагенты оператора (физические лица);
представители и работники клиентов и контрагентов оператора (юридических лиц).
В рамках каждой из категорий субъектов и применительно к конкретным целям рекомендуется перечислить все обрабатываемые оператором персональные данные, а также, если применимо, отдельно описать все случаи обработки специальных категорий персональных данных и биометрических персональных данных.
5. Порядок и условия обработки персональных данных.
В этом разделе Роскомнадзор рекомендует указывать перечень действий, совершаемых оператором с персональными данными субъектов, а также используемые оператором способы и сроки обработки данных.
В случае необходимости взаимодействия с третьими лицами в рамках достижения целей обработки персональных данных рекомендуется указывать условия передачи данных в адрес третьих лиц – например, наличие договора поручения на обработку персональных данных, в том числе находящихся за пределами Российской Федерации (трансграничная передача). При этом рекомендуется указать конкретное наименование и местонахождение соответствующих третьих лиц, цели осуществляемой (трансграничной) передачи, объем передаваемых данных, перечень действий по их обработке, способы и иные условия обработки, включая требования к защите обрабатываемых персональных данных.
Кроме того, оператор вправе передавать персональные данные органам дознания и следствия, иным уполномоченным органам по основаниям, предусмотренным действующим законодательством РФ.
Рекомендуется указывать сведения о соблюдении требований конфиденциальности персональных данных, установленных ст. 7 Закона № 152-ФЗ, а также о принятии оператором мер, предусмотренных ч. 2 ст. 18.1, ч. 1 ст. 19 Закона № 152-ФЗ.
Условием прекращения обработки персональных данных может являться достижение целей обработки, истечение срока действия согласия или отзыв согласия субъекта данных на их обработку, выявление неправомерной обработки персональных данных.
Хранение персональных данных рекомендуется осуществлять в форме, позволяющей определить субъекта данных, и не дольше, чем требуют цели обработки персональных данных, кроме случаев, когда срок хранения данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.
Рекомендуется указывать сроки хранения (конкретная дата (число, месяц, год)) персональных данных и основание, наступление которого повлечет прекращение обработки данных.
К сведению: при осуществлении хранения персональных данных оператор обязан использовать базы данных, находящиеся на территории РФ, в соответствии с ч. 5 ст. 18 Закона № 152-ФЗ.
Также рекомендуется указывать иные условия хранения персональных данных, в том числе при их обработке без использования средств автоматизации.
6. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным.
В случае подтверждения факта неточности данных или неправомерности их обработки персональные данные подлежат их актуализации оператором, а обработка должна быть прекращена (ст. 21 Закона № 152-ФЗ).
При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом данных согласия на их обработку они подлежат уничтожению, если:
иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом № 152-ФЗ или иными федеральными законами;
иное не предусмотрено другим соглашением между оператором и субъектом персональных данных.
Оператор обязан сообщить субъекту персональных данных или его представителю информацию об осуществляемой им обработке персональных данных такого субъекта по запросу последнего (ст. 20 Закона № 152-ФЗ).
Кроме этих разделов, в Политику рекомендуется включать регламент(ы) реагирования на запросы, обращения субъектов персональных данных и их представителей, уполномоченных органов по поводу неточности персональных данных, неправомерности их обработки, отзыва согласия и доступа субъекта персональных данных к своим данным, а также соответствующие формы запросов, обращений.
Политика утверждается приказом работодателя. Если принимается новая Политика, приказом следует отменить предыдущую и утвердить новую редакцию Политики.
С Политикой необходимо ознакомить всех работников организации под подпись.
В связи с постоянным развитием компьютерных технологий защите персональных данных уделяется все больше внимания. Сейчас практически каждая организация имеет свой сайт и не просто размещает на нем те или иные сведения, но и осуществляет через него обмен информацией, в том числе персональными данными. При этом на сегодняшний момент Политика мало кем из организаций опубликована.
Еще раз обращаем внимание, что Политика – это отдельный документ, который должен быть у каждого оператора персональных данных, не считая других обязательных локальных актов в сфере обработки и защиты персональных данных. Если у вас еще его нет, его следует разработать, а если есть – привести в соответствие с Рекомендациями. И не стоит относиться к этому формально, ограничиваясь общими нормами Закона № 152-ФЗ, поскольку при проверке будет учитываться не только сам факт наличия Политики, но и то, насколько она соответствует реальному положению дел в области обработки персональных данных в конкретной организации.