Что такое потенциальная жалоба

Как правильно составить жалобу

Защита интересов является основным правом человека, которое закреплено в Конституции РФ. О том, как правильно составить жалобу и в какие инстанции ее направить, поговорим в статье.

Защита интересов является основным правом человека, которое закреплено в Конституции РФ. О том, как правильно составить жалобу и в какие инстанции ее направить, поговорим в статье.

Что такое жалоба

Кроме вышеуказанных документов стоит ознакомиться с нормами локальных нормативно-правовых актов, которые выдаются органами местного самоуправления в конкретном регионе страны.

Основания для написания

Основными причинами написания жалобы являются:

Личная или коллективная

Выделяют два основных вида претензий:

К коллективным обращениям всегда относятся с пристальным вниманием. Их никогда не игнорируют и всегда ставят на особый контроль.

Не стоит думать, что частные обращения бессмысленны. Правильно оформленная жалоба, смысл которой подкреплен законодательными нормами, принесет результаты.

Форма и содержание

Жалобы бывают устными и письменными.

Устное обращение уместно в основном в случаях обращения в диспетчерскую службу или в колл-центры крупных организаций. Для того, чтобы быть уверенным в том, что ваша претензия не будет проигнорирована, рекомендуем всегда уточнять контактные данные лица, которое приняло обращение к сведению, и порядковый номер обращения.

Письменная жалоба имеет ряд преимуществ. Однако, для положительно результата стоит учесть следующее:

Законом не предусмотрен четкий регламент оформления жалобы. Однако при написании следует руководствоваться нормами деловой переписки.

Обычно структура обращения состоит из:

Рассмотрим детально каждый пункт.

Реквизиты сторон

В “шапке” указывается наименование сторон, их адреса и контактные данные. Узнать точные контактные данные адресата можно либо на сайте организации, либо на любом официальном документе, который выдавала данная организация (например, приходно-кассовая накладная).

Реквизиты заявителя также должны быть прописаны в обращении. Обязательно указывайте актуальный номер телефона. Если жлоба носит коллективный характер, в качестве заявителя указывается один человек, от имени которого подается заявление.

Основная часть и описание проблемы

Претензии заявителя должны быть подкреплены законодательными нормами. Но данное требование не является обязательным. Многие граждане не владеют достаточным объемом знаний в области права. Поэтому допускается изложение претензий заявителя без ссылки на статьи нормативных актов.

Приложения и показания свидетелей

Доказательные документы необходимы случаях, когда жалоба является следствием грубого нарушения прав заявителя. В тексте претензии необходимо в обязательном порядке указывать перечень этих документов в виде нумерованного списка.

Список свидетелей также указывается отдельным приложением к основному тексту жалобы. Помимо ФИО свидетелей, необходимо прописать их контактные данные (адрес места жительства и номер телефона).

Куда направить жалобу

Законодательством определен перечень государственных подразделений, в которые человек может обратиться с письменной жалобой. К ним относится:

Выбор организации зависит от конкретной ситуации.

Органы прокуратуры

Сотрудники прокуратуры осуществляют надзорную деятельность по соблюдению требований действующего законодательства. Поэтому в их компетенцию входит рассмотрение всех видов жалоб.

Сокращенный период применяется в случаях если:

Срок рассмотрения жалобы может быть продлен на 10 дней.

Инспекция по трудовым спорам

Данная инспекция выполняет следующие функции:

На рассмотрение жалобы сотрудникам трудовой инспекции отводится 30 дней. Однако данный срок может быть продлен еще на 30 дней, если того требуют обстоятельства.

Жалоба в Роспотребнадзор

Предъявить претензию можно следующими способами:

Следует отметить, что прежде чем обращаться в Роспотребнадзор, заявителю необходимо предъявить претензии непосредственно “обидчику”, лицу которое нарушило права гражданина.

Обращение в Федеральную антимонопольную службу

Обращение в данную службу всегда является следствием нарушения:

Обращения рассматриваются территориальным органом в течение 30 дней с возможностью продления до 60 дней.

Претензия в жилищную инспекцию

Организация рассматривает обращения граждан по вопросам, касающихся:

Если у заявителя нет времени и желания разбираться в тонкостях законодательства, он вправе обратиться к специалисту, который в кратчайшие сроки составит оптимальный текст обращения.

Источник

Жалобы

Подача жалобы – это неотъемлемое право каждого человека. Документ представляет собой инструмент для защиты прав человека. Это практически универсальная бумага. Она может направляться в адрес госорганов, компаний. Предмет жалобы – нарушение прав лица в самых различных сферах.

Основная информация

Жалоба позволяет отстоять права и интересы лица. Она указывает на какое-либо нарушение. К примеру, это может быть ситуация, когда управляющая организация не выполняет свои функции. Это также может быть нарушение трудовых прав сотрудника со стороны работодателя.

Жалоба – это официальный документ, который рассматривается получателем в обязательном порядке. Претензии, изложенные в нем, или удовлетворяются, или признаются никчемными. Составить жалобу может любое лицо. Как правило, претензии направляются в адрес должностного лица или компании.

Жалоба традиционно считается инструментом для досудебного разрешения конфликтной ситуации. Она является этапом на пути к подготовке иска. Наличие жалобы позволит подтвердить, что истец пытался урегулировать конфликт на досудебной стадии. Если получатель откажет в удовлетворении претензии, копия документа прикладывается к иску. Бумага будет считаться одним из доказательств в судебном деле.

Иногда претензии подаются одновременно с обращением в суд. Все зависит от предмета спора.

Функции жалоб

Жалоба составляется со следующими целями:

Жалобы помогают быстро решать возникшие споры. Письменное обращение и официальная форма документа гарантируют, что отправитель точно получит ответ.

Особенности составления

Не существует унифицированной формы жалобы. И это относится даже к претензиям, направляемым в госорганы. Однако есть стандартные требования:

Текст должен быть грамотным. Следует исключить помарки и поправки. Если допущена ошибка, лучше переписать текст жалобы. Стоит также помнить, что претензия должна быть обоснована. В документе рекомендуется ссылаться на нормативные акты/законы, которые были нарушены.

В целом, к жалобе предъявляются стандартные требования. Сначала идет «шапка» с обязательными реквизитами (ФИО отправителя, получателя, название компании). За ней следует название, а затем текст жалобы. Документ завершается указанием даты, росписью и ее расшифровкой.

СОВЕТ! Если рассмотрение жалобы принципиально для отправителя, имеет смысл обратиться к юристу. Он поможет составить документ правильно, сделает все ссылки на требуемые законы.

Особенности подачи жалобы

Для подачи жалобы не обязательно пользоваться почтой. Все можно сделать проще и быстрее. Большинство учреждений принимает жалобы в электронной форме.

К СВЕДЕНИЮ! Если получатель не рассмотрит претензию или рассмотрит ее с нарушением сроков, он может быть привлечен к административной ответственности.

ВАЖНО! Жалоба составляется в двух экземплярах. Один из экземпляров остается на руках у отправителя.

Источник

Критерии приемлемости жалобы в ЕСПЧ | Условия обращения в ЕСПЧ

Критерии приемлемости жалобы в ЕСПЧ

Более 90% жалоб не принимаются ЕСПЧ из-за несоответствия критериям приемлемости – обязательным требованиям, предъявляемым к обстоятельствам дела, жалобам и порядку их подачи. К этому приводят процессуальные нарушения, наличие материальных оснований неприемлемости и выход за пределы юрисдикции.

Причины нарушений условий приемлемости жалобы в ЕСПЧ

Основные причины нарушений:

Критерии приемлемости жалобы в Европейский суд по правам человека

Критерии приемлемости жалобы в ЕСПЧ (условия приемлемости) определены в Статье 35 Конвенции, и многие заявители полагают, что достаточно соблюсти только то, что указано в этой норме. Это – ошибочный подход.

Указанные в ст. 35 условия и требования, безусловно, обязательны для выполнения. Но если положиться только на них и не проверить соответствие дела другим статьям Конвенции и практике ЕСПЧ, вы с высокой долей вероятности попадете в те самые 90% отклоненных жалоб.

Наиболее глубокое рассмотрение критериев приемлемости приводится в Практическом руководстве по критериям приемлемости, подготовленном ЕСПЧ. Но этот документ носит исключительно рекомендательный характер, а для самого Европейского суда – необязателен для применения. В то же время для заявителей и юристов Руководство – самый эффективный практический инструмент для подготовки дела к рассмотрению ЕСПЧ. Его важная особенность – обратный подход, с акцентом на подробном анализе оснований неприемлемости жалобы, то есть всего, что может повлечь отказ в ее приеме Европейским судом. Это – своего рода настольная книга и чек-лист.

Условия приемлемости жалобы в ЕСПЧ (ст. 35 Конвенции)

Обозначенные в ст. 35 Конвенции условия приемлемости жалобы в ЕСПЧ – обязательные требования для всех заявителей и для любых жалоб:

Проверку на эти базовые критерии жалобы в ЕСПЧ проводят по любым делам. Что касается более глубокой проверки – на абсолютно все условия обращения в ЕСПЧ и практику их применения, то она осуществляется, как правило, когда дело носит неординарный характер, выходит за пределы обычной практики Европейского Суда, когда есть сомнения в правильности трактования и использования базовых критериев применительно к обстоятельствам конкретного дела или какие-то его аспекты носят спорный характер.

Проверка соответствия жалобы установленным критериям – глубокая аналитическая работа. Она строится на проверке соответствия дела и его обстоятельств всем положениям Конвенции, а не только каким-то отдельным пунктам. Обязательно должна учитываться прецедентная практика ЕСПЧ по аналогичным и схожим делам. С практической точки зрения целесообразно по любым делам использовать Руководство по критериям приемлемости, подготовленное Службой юрисконсульта ЕСПЧ, и другие рекомендации и разъяснения Европейского суда, даже если они не имеют обязательной силы. Важный момент – недопущение универсального подхода. Каждое дело, каждая жалоба подлежат комплексному, системному и индивидуальному анализу на соблюдение всех условий обращения в ЕСПЧ. Этим должны заниматься профильные юристы, и это ключевая задача грамотной подготовки дела к передаче на рассмотрение Европейского Суда, поэтому наша рекомендация — не занимайтесь самодеятельностью и обратитесь к специалистам.

По данной ссылке вы можете скачать неофициальное пособие подготовленное специалистами Европейского суда по правам человека

(!) ПОДДЕРЖИТЕ ПРОЕКТ

Если вы находите нашу работу полезной, то вы можете поддержать проект и отблагодарить автора, пройдя по этой ссылке

Источник

Жалоба как подарок. Обратная связь с клиентом — инструмент маркетинговой стратегии

Джанелл Барлоу, Клаус Меллер

Говорит клиент

Неудивительно, что никто не любит получать жалобы. А ведь для клиента это способ сообщить нам, как нужно работать!

Жалобы оказываются механизмом обратной связи, помогающей организации быстро и дешево изменять качество продукции, стиль обслуживания и направление работы, чтобы отвечать потребностям клиентов.

Без клиентов нет бизнеса. Клиент — это не только тот, кто просто платит, но и любой человек, который получает пользу от обслуживания или продукции, включая пациентов в больницах, студентов и школьников, пассажиров общественного транспорта и пр. Кроме того, существует понятие внутреннего клиента — это коллеги и руководство организации.

Наша философия — жалоба как подарок

Недовольные клиенты — это люди, предоставляющие вам возможность узнать об их проблемах, а значит — помочь им их решить. В результате у таких клиентов будет возможность еще раз воспользоваться вашими услугами или приобрести ваши товары. Для этого вам нужно научиться относиться к жалобам как к подарку.

Проще всего определить жалобу как заявление о неоправдавшихся ожиданиях. Жалоба оказывается возможностью для организации вернуть расположение недовольного клиента, устранив недостатки услуги или товара. Таким образом, жалоба оказывается подарком, который клиент делает организации. Компания только выиграет, если бережно раскроет «упаковку» и посмотрит, что там внутри.

К несчастью, практически никто не любит вникать в суть претензий. Но, что еще хуже, большая часть клиентов даже не удостаивает нас жалобами. Они предпочитают просто обратиться в другую организацию.

С психологической точки зрения, жалоба представляет собой негативную информацию. С точки зрения обывателя, это обвинение. Приятные события люди склонны относить на свой счет и считать своей заслугой. Но, когда что-то идет не так, большинство склонны винить других людей или ту или иную систему.

Чтобы рассматривать жалобы как подарок, мы должны прежде всего принять следующее утверждение: клиенты всегда имеют право на недовольство, даже если мы считаем их жалобы нелепыми, необоснованными или доставляющими неудобства.

Чтобы считать жалобы подарками, необходимо полностью пересмотреть их роль в современных деловых отношениях. Для этого необходимо: 1) умение войти в положение разочарованных людей и 2) понимание значения жалобы для достижения поставленных целей в бизнесе.

Потребители, не жалеющие своего времени на жалобы, тем самым показывают, что продолжают доверять организации.

Спросите в компании Quick Park, компании, которая управляет огромным количеством автостоянок в США, является ли претензия подарком. Прислушавшись к жалобам клиентов, недовольных тем, что выезд из бокса занимает слишком много времени, компания провела некоторые изменения, обеспечившие беспрепятственное движение автомобилей. Внедрение новых технологий позволило компании удовлетворить требования автолюбителей и экономить почти 500 000 долларов ежегодно.

Посмотрите на жалобы глазами клиента, и у вас появится шанс отнестись к ним как к подарку. Представьте себе, что сами попали в ситуацию, побуждающую клиента обратиться с жалобой. Каковы будут ваши мысли и чувства? А ваша реакция? Чего вы станете ждать от организации? Что она может сделать, чтобы вы остались довольны? Как ответить на вашу претензию, чтобы вы не разочаровались в компании и не пожалели о своем обращении?

Некоторым людям не хватает элементарной вежливости: предъявляя претензии, они ведут себя неподобающим образом. Они начинают нервничать и могут показаться грубыми, агрессивными и даже глупыми. Обслуживающий персонал должен научиться фокусировать внимание на содержании жалобы, а не на ее форме. Это не просто, но если служащие начнут считать жалобу подарком, им будет не важно, как этот подарок упакован.

Самый выгодный способ маркетинговых исследований

Жалобы клиентов сообщают организации, как совершенствовать сервис и товары, а следовательно, помогают сохранить бизнес.

Если компания способна определить желания и потребности клиента, последний, как правило, готов заплатить больше за ее товары. Компания же, в свою очередь, сможет потратить эти деньги на разработку продуктов, нужных потребителю. Клиенты, обращающиеся в компанию повторно, снижают затраты этой компании.

Во многих случаях информацию, извлекаемую из жалоб клиентов, невозможно получить никаким другим способом. Жалобы клиентов являются самым эффективным и дешевым способом получения информации об оценке клиентами продуктов компании.

Другие, более дорогостоящие и менее прямые способы коммуникации с клиентами включают:

Крупные компании могут позволить себе проведение подобных серьезных маркетинговых исследований. Но небольшие фирмы должны рассчитывать на то, что клиенты сами сообщат им свое мнение.

В большинстве случаев клиенты не расположены генерировать для компании новые идеи. Это задача исследовательского отдела любой компании. Но обратная связь с клиентами позволяет лучше приспособить продукт для конкретной группы потребителей. Более того, бизнес может так никогда и не понять потребностей клиента, пока какой-то вид продукции или услуги не окажется неудачным.

В 1985 году компанию Coca-Cola завалили жалобами на серию 1-800-Get-Coke — покупатели были недовольны вкусом нового напитка и требовали вернуть традиционный привычный вкус Coca-Cola. Тогда он был заменен на New Coke, сегодня известный как Coke Classic. Этим шагом компания мгновенно отреагировала на негативное общественное мнение, успокоив своих взволнованных потребителей и предотвратив потенциально огромные финансовые потери.

Уделяя внимание маркетинговым исследованиям, компания узнаёт только часть правды.

Кроме того, жалобы потребителей могут предупреждать руководство о наличии актуальных проблем в работе персонала. Клиенты первыми сталкиваются с плохо подобранным персоналом компании. Фактически руководство может никогда не узнать о плохом обслуживании, если будет просто наблюдать за работой своих сотрудников — зная, что их контролируют, последние ведут себя лучше.

Преданного клиента нелегко приобрести, зато просто потерять. Статистика свидетельствует: если клиенты верят, что их жалобы будут приняты доброжелательно и возымеют действие, они, скорее всего, снова обратятся в компанию. К тому же долгосрочным клиентам не просто легче продавать товары, их легче обслуживать: они знают, чего хотят, и им известна ваша продукция, ваши сотрудники и ваша система ведения бизнеса.

Статистика жалоб должна учитывать и тех, кто не жалуется.

Несмотря на то что жалобы могут сообщать организации о ее работе и положении на рынке, многие компании прячутся от плохих новостей и претензий потребителей. Они не учитывают при расчетах тех, кто не жалуется. По статистике, 26 из 27 клиентов, которых обслужили неудовлетворительно, не жалуются. Значит, для получения точных сведений о недовольных клиентах компания должна умножить имеющееся у нее количество жалоб на 27. Таким образом, 100 имеющихся официальных претензий подразумевает наличие 2700 недовольных клиентов.

Не ставьте себе цель снизить количество жалоб — это опасно. В некоторых случаях снижение количества жалоб может быть действительно подтверждением позитивных изменений в компании. Но иногда это может быть свидетельством сокрытия жалоб сотрудниками.

Компании, чутко реагирующие на потребности клиентов, создают им условия для выражения претензий, поскольку люди неохотно выражают свое недовольство. Например, компания Motorola организует ежемесячные собрания с участием клиентов для обсуждения всевозможных проблем в компании.

Некоторые компании организуют опросы клиентов, чтобы узнать больше о скрытых претензиях. Это только на первый взгляд является хорошей идеей, поскольку в таких опросах участвуют только текущие клиенты — у компании нет возможности опросить потребителей, которые пользовались продуктами компании ранее или собираются воспользоваться в будущем.

Например, First Chicago Bank буквально гоняется за жалобами клиентов, отказавшихся от его услуг. Этому банку удалось получить подробные интервью примерно у 100 из 300 своих бывших клиентов. Их ответы оказались неожиданными для руководства банка. Бывшие клиенты хотели чувствовать собственную значимость для банка, не добившись ее — они отказались от его услуг.

На основе полученной информации First Chicago разработал систему показателей менеджмента и тренингов, чтобы выполнять пожелания клиентов. Если постоять на выходе из банка и поспрашивать клиентов, какие сегодня процентные ставки, большинство не смогут ответить. Зато они наверняка расскажут вам об отношении служащих, стоящих за стойкой. Вице-президент банка отмечает: «Банкиры привыкли думать, что клиенты уходят от них из-за ставок. Однако я был поражен, узнав, что не ставки определяют чувство удовлетворенности». Это кажется очевидным, но лишь банку First Chicago удалось докопаться до истины путем опроса потерянных для него клиентов.

Каждый недовольный потребитель, отказывающийся от продуктов компании, представляет для нее потенциальную угрозу. Жалобы работают на вашу компанию или против нее по следующим причинам:

Возможно, вы наблюдали, как продажу может остановить один человек, стоящий рядом с потенциальным покупателем и вполголоса сообщающий: «Я бы на вашем месте не брал. Однажды купил — так он тут же сломался (полинял; сел после стирки; работает не так, как они обещают; видел такой же дешевле). Зато торговля может пойти значительно успешнее, если потенциальный покупатель услышит: «У меня есть такая штука — работает отлично. Я очень доволен. Обязательно берите — это будет одно из лучших ваших приобретений».

Плохое отношение организации к жалобам запускает цепную реакцию негативных последствий, которые создают для компании рискованное положение на рынке. Вот эта последовательность.

Многие компании не понимают настоящей цены потери клиентов. Они точно скажут вам, что делают для привлечения клиентов и сколько денег им это стоит, но они ничего не знают ни о том, сколько клиентов теряют, ни почему так получается, ни в какие суммы им это обходится.

Что говорит, как поступает и чего хочет недовольный клиент

Люди по-разному говорят о своих покупках в своем внутреннем кругу (в семье, с близкими друзьями и коллегами по работе) и в своем внешнем кругу (с такими же покупателями в очереди, с соседями по столику в кафе, с незнакомыми людьми в транспорте и т.д.).

Большинство расскажут любому, кто захочет слушать, о грубом обслуживании, с которым они столкнулись, или о низкокачественном товаре, который они приобрели. Слушатели легко принимают на веру такие свидетельства и делятся свои негативным опытом. Все они превращаются в «послов злой воли» для компании и снижают эффективность ее дорогостоящих маркетинговых стратегий.

Своими удачными приобретениями люди делятся, как правило, только с близкими и друзьями. Довольные клиенты, скорее всего, не будут рассказывать о своем положительном опыте общения с компанией незнакомым людям.

Люди, не предъявляющие претензий, оказываются наименее лояльны компании, а вот жалобщики могут стать ее самыми преданными клиентами. Они наверняка расскажут своему близкому окружению, как обрадовались, когда компания рассмотрела и удовлетворила их претензию.

Причина положительных отзывов потребителей о компании после того, как последняя разрешает проблему в их пользу, лучше всего объясняется психологическим принципом взаимности. Человеку хочется ответить взаимностью, когда ему делают что-то приятное: у меня с вашей компанией были недоразумения, но если вы сделаете для меня что-нибудь хорошее (иногда достаточно бесплатного гамбургера) — я, скорее всего, стану предпочитать вашу закусочную другим и рассказывать знакомым, какая она замечательная.

Уровни жалоб

В одном исследовании поведения недовольных потребителей тысячам семей задавались вопросы об их негативном опыте в одной из четырех областей: покупка продуктов, ремонт автомобиля, медицинское обслуживание и банковский сервис. Исследователи хотели знать, что именно предпринимают люди в подобных обстоятельствах. В соответствии с их ответами участников разделили на категории по «уровню реакции».

Уровень 1: Потребители выражают свое недовольство продавцам или обслуживающему персоналу (жалоба компании).

Уровень 2: Потребители ничего не говорят в компании, а рассказывают о своем негативном опыте знакомым и перестают обращаться в эту компанию (жалоба другим людям).

Уровень 3: Потребители прибегают к помощи третьих лиц, например юристов, чтобы подать судебный иск, журналистов, чтобы их письмо напечатали в газете, или обращаются с официальной жалобой в общество по защите прав потребителей (жалоба третьей стороне).

Опрошенные разделились на четыре типа: «заявители» — 37%, «тихони» — 14%, «разгневанные» — 21% и «активисты» — 28%.

Самая перспективная категория — это «заявители», люди сообщающие компании о своем недовольстве. Они помогают организации, стремящейся улучшить свою работу.

«Тихони» — лучшие клиенты для тех компаний, цель которых — снижение количества жалоб. Эта группа никогда не жалуется и не распространяет информацию о компании, ни негативную, ни позитивную. Также неизвестно, какое событие может стать для них последней каплей и заставит перейти в другую категорию клиентов.

«Разгневанные» — наиболее опасная категория. Чаще всего они ничего не говорят сотрудникам организации. Зато рассказывают о своем негативном опыте всем и каждому. Компания теряет возможность исправить положение, так как «разгневанные» никогда не возвращаются обратно. Более того, компания никогда не узнает, что произошло на самом деле. Такие клиенты просто уходят, распространяя порочащие сведения везде, где появляются.

«Активисты» могут быть даже опаснее, чем «разгневанные», если они не удовлетворены реакцией компании на их жалобу и намерены отомстить ей за понесенный ущерб. Они стремятся не только возместить свои потери, но и взять реванш, испортив репутацию компании. Они также никогда не возвращаются.

Чего хотят клиенты, когда жалуются?

Большинство потребителей желают только получить причитающееся им по праву и, возможно, извинения. Поэтому, если компания предоставит им более крупную компенсацию, чем они ожидали, они в ответ останутся ее клиентами и будут отзываться о ней положительно.

Клиенты, получившие эффективное решение своих проблем, бывают даже более преданными, чем те, с которыми ничего плохого не происходило. Организация вызовет у клиентов ощущение обратимости (умения добиваться повторного обращения клиента), если отнесется к их жалобам серьезно и предложит следующие виды компенсации:

Людям не всегда нужен возврат денег. Например, только 10% посетителей закусочных хотят снижения по счету или бесплатной еды, если заказанное блюдо приготовлено неудовлетворительно. Они предпочитают, чтобы им принесли другое блюдо или «довели до готовности» имеющееся. В этом случае денежная компенсация или предоставление бесплатного купона на следующее посещение не имеют смысла.

Клиенты хотят разных вещей в зависимости от ситуации. Жалобы рекомендуется разбивать на две категории:

Почему большинство людей не жалуются

Если покупатели приобретают дорогостоящие товары или услуги, они будут жаловаться — ведь расходы стоят того, чтобы потратить время на претензии. Если же продукты недорогие, потребители сопоставляют свои расходы с неприятностями и затратами на попытки возмещения ущерба.

Сколько людей не жалуется в ресторане, если еда не оправдывает их ожиданий? Сколько из них скажут: «Лучше выпьем кофе дома вместо того, чтобы устраивать скандал. А сюда мы больше не придем». Если есть такая возможность, люди просто меняют поставщиков.

Зачастую служащие компаний отбивают у клиентов желание предъявлять претензии. Они используют все или некоторые из следующих приемов: только извинения; отказ; невыполняемые обещания; вовсе никакого ответа; грубость; отсылки к другому сотруднику; отрицание личной ответственности; невербальный отказ; допрос клиента.

Иногда организации сами дают понять клиентам, что жаловаться не следует. Они могут делать это несколькими способами: потребители не получают информации о том, кому и как жаловаться; реакция на жалобы — оскорбительное обращение; нет никакого контроля исполнения, и/или гарантии не всегда действуют.

Зависимое положение клиентов усложняет возможность жаловаться.

Некоторые сферы создают реальную или иллюзорную зависимость клиентов. Могут ли, например, пациенты жаловаться на людей, отвечающих за их жизнь и здоровье? Могут ли родители жаловаться школьной администрации на учителя, если этот учитель может потом наказать их ребенка? Может ли постоялец гостиницы жаловаться на персонал в середине своего пребывания, не опасаясь за последствия в оставшееся время? Много ли людей станут жаловаться в финансовые органы, не опасаясь, что это может обернуться визитом налоговой полиции к ним самим?

Организации, создающие такого рода отношения, должны быть особенно внимательны к жалобам, если они вообще их получают. Исследования показывают, что в подобных ситуациях потребители предпочитают вовсе ничего не говорить, чем портить отношения с людьми, от которых они зависят.

«Жалоба как подарок» — стратегия на практике

Восемь шагов формулы «жалоба = подарок»

Формула «жалоба = подарок» является поступательным процессом, подразумевающим определенную последовательность. Вот что рекомендуется сделать в ответ на жалобу.

Не думайте о том, насколько обоснована жалоба клиента. Просто считайте ее ценной информацией — подарком. Мы должны быстро добиваться взаимопонимания с клиентами, поэтому нам нужно прислушиваться к ним. Нет лучшего способа показать человеку свое радушие, чем сказать «спасибо».

2. Объясните, почему вы приветствуете жалобу.

Вам нужно дополнить «спасибо», сказав несколько слов о том, как данная жалоба поможет вам лучше разобраться в проблеме: «Спасибо, что вы сообщили мне о…», или «Спасибо, что рассказали мне об этом, теперь я смогу помочь вам (или исправить наши неполадки)», или: «Спасибо, я очень благодарна вам, что поставили меня в известность. Теперь у меня есть возможность улучшить качество наших продуктов. И я непременно это сделаю». Или просто: «Спасибо, что дали мне знать о случившемся».

3. Извинитесь за ошибку.

Очень важно извиниться перед клиентом, но извинение не должно быть первым шагом. Мы сможем добиться лучшего взаимопонимания, если скажем: «Спасибо, я так благодарен вам за то, что вы рассказали». А затем уже произнесем: «Позвольте мне извиниться перед вами. Мне очень жаль, что так случилось».

4. Обещайте незамедлительно принять меры для решения проблемы.

После принесения извинений не надо сразу задавать вопросы — не начинайте брать у клиента интервью. Восстановление доверия клиента имеет два аспекта: психологический и реальный. Психологический аспект помогает каждому чувствовать себя лучше в связи с ситуацией, вызвавшей неудовольствие. Реальный аспект — это конкретные шаги по улаживанию ситуации. Такой ответ требует действий, которые стоят денег или времени. Первые четыре шага данной формулы являются частью психологической реакции; они ничего не стоят и легко выполнимы. Компании часто недооценивают их значимость.

5. Выясните необходимую информацию.

«Чтобы я могла незамедлительно уладить ситуацию, пожалуйста, не будете ли вы столь любезны сообщить мне некоторые сведения?» Не говорите: «Мне нужна определенная информация, иначе я не смогу вам помочь». Наоборот, вы просите помощи у клиентов. А они принесли вам подарок. Задавайте только самые необходимые вопросы. Вам требуется заранее знать, какие сведения вам понадобятся. Это должно быть частью системы отношения к жалобам вашей компании. Убедитесь, что собрали всю необходимую информацию, иначе вам придется обращаться к клиенту еще раз.

6. Быстро исправьте ошибку.

Обязательно выполните обещание. Клиент останется доволен, если его проблему сочтут неотложным делом. Быстрая реакция говорит о вашем серьезном отношении к обслуживанию потребителей. Ощущение срочности позволит вам найти решение. Формула «жалоба = подарок» не будет адекватно выполненной, если вы не сможете решить проблему к удовольствию клиента.

7. Убедитесь, что клиент доволен.

Созванивайтесь с клиентами, чтобы узнать о произошедшем. Спрашивайте их напрямую, довольны ли они вашими действиями. Если вы поступите таким образом, клиенты наверняка продолжат пользоваться вашими услугами. Возможно, уместно будет рассказать им о ваших действиях во избежание подобных ситуаций в дальнейшем — пусть порадуются, что их жалоба действительно помогла компании. Снова поблагодарите их. Вот теперь вы настоящие деловые партнеры.

8. Предотвращайте ошибки в будущем.

Проинформируйте сотрудников компании о жалобе — тогда подобную проблему можно будет предотвратить в будущем. Укрепляйте систему, не обвиняя работников. Наказывайте процесс, а не людей. Сотрудники компании будут охотнее сообщать руководству о жалобах, зная, что такова политика компании в отношении последних.

Чтобы жалоба действительно стала подарком для организации, необходимо выявлять ее коренные причины.

Как внедрить в вашу организацию положительное отношение к жалобам

Единственной важной причиной, которой руководствуются намеренные жаловаться потребители, является их вера в то, что в результате ситуация изменится. Значит, следует видеть разницу между недовольством клиента и его решением выразить жалобу в реальности. Порой и крайне расстроенные клиенты не говорят ни слова, а иногда человек, чувствующий небольшое разочарование, высказывается вслух, если считает, что компания разрешит проблему. Для совмещения этих двух процессов — недовольства и выражения жалобы — компании могут использовать перечисленные ниже методы:

Политика дружелюбного отношения к жалобам

Есть слова, особенно ненавистные клиентам, но, к сожалению, они слышат их слишком часто: «Простите, но ничего не поделаешь. Такова политика нашей компании». Во многих компаниях политика дружелюбного отношения к жалобам не в ходу. Многие организации вообще не работают с жалобами. Если же предписания на эту тему и существуют, они зачастую составлены не столько для удовлетворения клиентов и поощрения их жалоб, сколько с целью облегчить хлопоты для компании. Подобная политика скорее ориентирует служащих навязывать клиентам правила, а не следить за тем, чтобы все были довольны.

Разработайте политику отношения к жалобам, которая принесет пользу клиентам. Вот формулировки четырех принципов политики дружелюбного отношения к жалобам, которые рекомендуется взять на вооружение компаниям:

Рассмотрим пример политики компании, ориентированной не на клиента, а на организацию:

Семь ступеней внедрения политики дружелюбного отношения к жалобам в организации

Процесс создания организации, доброжелательно относящейся к жалобам, порой требует перестройки внутренних структур. Ниже предлагаются шаги, которые необходимо предпринять для создания подобной организации.

1. Готовьтесь заранее.

Компания формирует «команду внедрения», состоящую из представителей высшего руководства разных подразделений, участники которой тщательно подбираются по своим личностным качествам. «Команда внедрения» разрабатывает план, который включает следующие подготовительные шаги:

2. Обеспечьте участие руководства.

Высшее руководство продолжает процесс внедрения программы, участвуя в работе «команды реализации». К процессу подключаются руководители среднего звена и линейные менеджеры — они работают непосредственно с персоналом по работе с клиентами.

3. Выработайте принципы политики принятия жалоб.

4. Обрабатывайте данные на уровнях отделов организации.

5. Обучайте персонал.

6. Заведите «набор инструментов».

Набор инструментов для сотрудников содержит следующее:

7. Не сбавляйте темп.

Источник