Что такое повестка встречи
Повестка делового совещания
Деловое общение важная часть рабочего процесса. Оно имеет строгую этику и преследует конкретные цели. Выделяют несколько видов делового общения:
Для эффективного ведения бизнеса и дел в компании, необходимо устраивать периодические деловые совещания. Такие собрания позволяют на месте разобраться с трудностями и определить дальнейший вектор движения организации. Удобней всего это делать в специальных программах для ведения отчетности, например, Projecto. С его помощью можно составить повестку дня совещания и хранить все данные в одном месте.
Необходимость проведения делового совещания
Проведение деловых совещаний требуется в нескольких случаях:
Чтобы провести совещание, которое принесет максимальную пользу, руководители должны подготовиться. Нужно определить, есть ли острая необходимость в проведении собрания, можно ли решить возникшие вопросы по телефону. Если проведение встречи необходимо, далее определяют, кто из сотрудников будет присутствовать и какие темы нуждаются в обсуждении.
Менеджеры определяют цели проведения собрания и какие задачи необходимо решить в процессе. Основные цели и задачи:
Всем участникам заранее высылается повестка проведения — официальный документ, в который входит следующая информация:
Правила проведения совещаний
Обсуждение не должно проходить впустую. Все вопросы должны решаться оперативно, а сотрудники максимально вовлекаться в процесс работы. Руководству необходимо следовать нескольким основным правилам организации деловых собраний:
Виды совещаний
Основное отличие деловых встреч в тематике проведения, приглашенных лицах и форме проведения. Выделяют несколько типов собраний:
Если тщательно спланировать совещание, оно будет эффективным. Однако, при возникновении непредвиденных обстоятельств, может потребоваться проведение оперативного собрания. Руководство собирает сотрудников в срочном порядке, чтобы моментально разобраться в появившейся проблеме.
Есть несколько способов решения вопросов на внезапном совещании:
Классификации совещаний
Собрания классифицируются по формам проведения:
Ошибки в проведении делового совещания
При возникновении необходимости в проведении деловых мероприятий, руководство может допустить несколько основных ошибок:
Как сделать повестку дня для совещания
Для проведения эффективного собрания необходимо придерживаться четкого планирования и расставления приоритетов. Оформить повестку дня совещания можно по образцу Projecto.
Составляйте списки участников, делегируйте обязанности и расставляйте важные цели. Projecto предлагает придерживаться удобного шаблона для проведения коллективных обсуждений:
Projecto позволяет хранить все необходимые данные о проведенных обсуждениях. Записи документов, кто присутствовал, какие задачи были поставлены по итогу и какие выводы сделаны. Интегрируйте Projecto в работу своей компании, и все встречи будут приносить максимальную пользу.
Как составить повестку дня для эффективного совещания?
Повестка дня для эффективного совещания, переговоров и митапов
Все мы были на таких встречах, когда участники не подготовлены, люди сходят с намеченной темы и отстают, а обсуждаемые темы являются пустой тратой времени всей команды. Эти и подобные проблемы связаны с плохим планом повестки дня. Эффективная повестка дня задает ясные предоставления о том, что должно происходить до и во время собрания. Это помогает членам команды подготовиться, распределить время с умом, быстро получить от всех участников ответ по теме, и вовремя остановиться. Если во время беседы рождаются проблемы, то грамотно продуманная повестка дня дает команде возможность эффективно и быстро их решить.
Вот несколько советов по составлению эффективной повестки дня для ваших следующих встреч. Вы можете использовать нижеописанные советы в не зависимости от количества участников и в независимости от времени встречи.
Делайте акцент на том, что важно для членов команды
Если вы хотите, чтобы ваша команда была вовлечена на совещаниях, убедитесь что в повестку дня включены те темы, которые отражают их нужды, а не ваши. Попросите членов команды предложить темы для повестки дня, а также причины почему эти темы должны быть рассмотрены на совещании. Если вы в итоге решили не включать какую-то тему в дискуссию, то проявите ответственность и растолкуйте свои аркументы члену команды, который выдвинул тему.
Выберите те темы, которые касаются всей команды
Время встречи команды дорого и его сложно планировать. Нужно беречь время. Время следует использовать для решение тех вопросов, которые затрагивают сразу всю команду, и с другой стороны для их решения нужен мозговой штурм также всей команды. Зачастую это те люди, которые координируют свои действия в команде, потому что их подразделения взаимозависимы.
Например: Как лучше распределить общие ресурсы? Как сократить время отклика? Если большую часть встречи команда общается не на общие темы и на не взаимозависимые проблемы, то участники не смогут вовлечься в беседу и не будут присутствовать в дальнейшем.
Перечислите темы повестки дня в качестве вопросов, которые должна решить команда
Большинство тем повестки дня — это всего лишь несколько слов, которые складываются вместе для формирования таких фраз как «перераспределение офисных помещений». Это заставляет участников совещания задаться вопросом: «А что насчет перераспределения офисных помещений?» Когда вы сформулируете тему как вопрос, на который нужно ответить, он будет выглядеть следующим образом: «При каких условиях, если таковые имеются, мы должны перераспределить офисные помещения?».
Вопрос дает возможность членам команды лучше подготовиться к дискуссии и на ходу следить за своими и чужими комментариями. Во время встречи любой, кто считает что началось обсуждение не по теме, может сказать что-то вроде: «Я не понимаю, как ваши слова связаны с обсуждаемым вопросом». Помогите мне понять связь?» Наконец, команда будет знать когда на вопрос был дан исчерпывающий ответ и обсуждение нужно завершить, чтобы не терять время и перейти к следующему вопросу.
Обратите внимание, чтобы целью темы был обмен информацией и принятие решений
Членам группы будет легче продуктивно взаимодействовать, если будут знать, что нужно не просто слушать, а вносить свой вклад и быть частью процесса принятия решений. Если участники будут думать, что они принимают решения, а вы просто хотите получить от них исходную информацию, то скорее всего они почувствуют разочарование в конце переговоров.
Информация лучше распределяются, если использовать небольшую часть встречи для ответа на вопросы участников. Если целью переговоров является принятие решения, определите правила для их принятия
Если вы формально являетесь лидером, то в начале повестки дня скажите: «Я хочу чтобы мы приняли это решение на основе консенсуса. Это означает, что каждый может содействовать поиску решения, учитывая его роль в команде. Если мы к концу совещания не сможем достичь консенсуса, то я оставляю за собой право самому принять решение, на основе нашего разговора. После я выскажу свое решение и почему я так решил«.
Реалистично оцените количество времени на каждую тему
Это служит двум целям. Во-первых, это заставит вас рассчитать сколько времени потребуется команде на каждую тему, ответы на вопросы, рассмотрения различных точек зрения, создания списка возможных решений и согласования порядка действий, вытекающих из обсуждения. Обычно лидеры недооценивают нужное количество времени. Если на вашей встрече десять человек, и вы задали десять минут на решение вопроса о распределении офисных помещений, то вы сильно недооценили время. Сделав простые расчеты, вы поймете что команде нужно больше времени. Команде нужно будет принять решение сразу после того, как каждый из десяти членов выскажется в течение минуты.
Во-вторых, ограниченное время позволит участникам совещания, адаптировать свои комментарии, высказываться кратко и по сути, чтобы не тратить много времени.
Цель тайминга — не в том чтобы останавливать обсуждение в тот момент, когда время истекло, иначе не удастся эффективно решить вопросы. Цель тайминга в том, чтобы лучше распределить время совещания, чтобы команда эффективно отвечала на поставленные перед ней вопросы.
Распределите последовательность рассмотрения каждого пункта повести дня
Правила определяют последовательность шагов, по которым команда будет вместе двигаться, чтобы завершить обсуждение и в конце принять решение. Согласие команды на правила значительно повышает эффективность встречи, но лидеры редко это делают.
Если команда не согласится на правила, то процесс встречи будет проходить хаотично и не эффективно. Вероятно вы сталкивались с подобным на практике, когда одни члены команды определяют проблему, другие только задаются вопросом — почему именно эта проблема на повестке дня, третьи уже принимают решение.
Последовательность обращения к вопросам должна быть в письменной форме в повестке дня. Когда вы дойдете до очередного вопроса во время собрания, в конце скажите «Я предлагаю перейти к следующему вопросу. Во-первых, давайте возьмем около 10 минут, чтобы изучить всю необходимую информацию по вопросу, из документов, которые на столе перед вами. Во-вторых, давайте возьмем еще 10 минут, чтобы определить и согласовать любые предположения. В-третьих, еще 10 минут, чтобы определить и согласовать ваши интересы по каждому решению. Наконец, мы потратим еще около 15 минут для формирования решения, которое идеально учитывает все интересы и согласуется с нашей информацией. Есть какие-то предложения по этому плану?
Покажите как нужно подготовиться к встрече
Распространяйте повестку дня среди всех участников за долго до встречи, чтобы команда могла ознакомиться с темами и вопросами и заранее подготовить свои мысли по каждому пункту повестки.
Определите, кто ответственный за ведение каждой темы
Кроме формального лидера собрания, кто-то должен нести ответственность за обсуждение конкретной темы повестки дня. Этот человек может предоставить все необходимые данные по теме и объяснить их. Указание каждого из этих лиц рядом с темой в листе с повесткой встречи гарантирует, что каждый из них будет отвечать за свою часть, подготовится и не забудет об этом перед собранием.
Создайте первую тему «Изменение повестки дня при необходимости»
Даже если вы и ваша команда совместно разработали крутую повестку дня перед собранием, найдите минутку, чтобы увидеть, нужно ли что-либо изменить в виду последних событий в организации.
Я когда-то встречался с командой старшего руководства. Когда мы рассмотрели повестку дня, я спросил их, нужно ли нам что-то изменить. Генеральный директор заявил, что он только что сообщил совету директоров о своей отставке. И поэтому нам необходимо существенно изменить повестку дня. Не всегда изменения в повестке такие драматичные, но, проверяя повестку перед встречей, вы сильно увеличиваете вероятность того, что команда будет использовать свое время встречи наиболее эффективно.
Обратная связь
Если ваша команда регулярно совещается, то эти два вопроса помогут образовать простой процесс непрерывного совершенствования: Что у нас получилось? Что мы хотим сделать по-другому до следующей встречи? Необходимо потратить всего лишь 5-10 минут и это позволит команде повысить эффективность, улучшить рабочие отношения и удовлетворенность всех членов команды.
Вот несколько вопросов, которые помогут определить что команда сделала хорошо, и что нужно изменить:
Если вы разрабатываете повестки дня, используйте эти советы.
Повестка дня
Это перечень подлежащих обсуждению тем, обеспечивающий определенную структуру совещания или заседания. Если повестка дня плохо составлена, то совещание (заседание) будет мало результативным. Приблизительно за две недели до совещания секретарь извещает постоянных членов о необходимости представления пунктов повестки дня. Повестку дня устанавливает председательствующий, основываясь на представленных пунктах.
При определении последовательности рассматриваемых вопросов учитываются следующие факторы:
– логическая последовательность – зависимая тема должна стоять ниже той, от которой она зависит;
– простые пункты рассматривайте первыми – прежде чем переходить к более сложным вопросам, давайте ход простым вопросам;
– бесспорные пункты рассматривайте первыми – это даст возможность разобраться с ними быстро;
– присутствие заинтересованного лица– если отсутствует заинтересованное лицо, имеет смысл перенести вопрос;
– менее важные и менее срочные вопросы рассматривайте последними – в случае нехватки времени эти вопросы можно будет снять с повестки дня и решить эти вопросы другими способами.
У председательствующего может иметься расширенный вариант повестки дня с заметками, которые помогают проводить совещание гладко. Повестка дня председательствующего должна также включать в себя предполагаемое распределение времени по каждому пункту.
Если совещание или заседание проводится не в соответствии с заранее запланированным графиком, следует осуществить рассылку повестки дня не позднее, чем за неделю до совещания.
Во время переговоров секретарь ведет протокол, который потом становится окончательным отчетом о заседании. Протокол должен представлять собой точный и объективный отчет о заседании. Прежде чем рассылать протокол последнего заседания, необходимо проверить, ознакомились ли его получатели с протоколом предыдущего. Если существуют спорные вопросы, необходимо удостовериться, что они будут тщательно выверены, а возможно, даже предложены для внесения корректив в повестку дня следующего заседания.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Читайте также
Расцвеченная повестка дня
Расцвеченная повестка дня Вы замечали, что бывают дни, когда новости одна чернее другой? Особенно сегодня.А вы берете и придумываете что-то позитивное! Классно же!У нас был кейс, когда переводчица влюбилась в спортсмена из Уганды на универсиаде в Казани и украсила дерево
Повестка дня
Повестка дня Каждое собрание должно иметь повестку дня, которую нужно заранее продумать. Этот рабочий документ, как компас, направляет собрание по правильному пути. Повестка дня помогает экономить время и долго не задерживаться на второстепенных вопросах.Хорошо
Что должна содержать повестка дня
Что должна содержать повестка дня Хорошо подготовленная повестка дня или мини-повестка включает пять основных пунктов:1. Проблемы.2. Наш эмоциональный багаж.3. Эмоциональный багаж противника.4. Чего мы хотим от ситуации.5. Что произойдет потом.Любая повестка дня
Совещание: формирование повестки дня
По правде говоря, повестка дня, выходящая из-под пера большинства людей, имеет жалкий вид. Она мало чем отличается от списка вопросов, которые выносятся на обсуждение. Конечно, это лучше, чем ничего, однако ее справедливее называть памятной запиской, напоминающей о том, что нужно сделать.
Проработанная повестка дня помогает провести совещание быстрее, делает его более продуктивным и понятным для всех. Она предотвращает беспорядок и пустую трату времени, позволяет получить конкретный результат или решение по каждому пункту.
Значение хорошо подготовленной повестки дня становится очевидным на фоне того, что нередко происходит, когда список вопросов выдают за повестку.
Задумайтесь, как часто с приведенными ниже примерами приходится сталкиваться во время совещаний?
Скажем «нет» пустой трате времени и неэффективности. Ясная, хорошо проработанная повестка дня предотвращает затягивание совещания, позволит эффективно распределить время и предложить для обсуждения только те вопросы, которые имеют цель, — никаких туманных рассуждений, которые ведут в никуда.
Осталась малость — понять, что для этого нужно делать 🙂
ПУНКТЫ ПОВЕСТКИ
Первое, что нужно сделать, это определить, какие вопросы следует выносить на обсуждение. Мысленно вы, конечно, уже представляете, о чем должна идти речь, плюс пожелания со стороны ваших сотрудников. Еще один немаловажный источник тем для обсуждения — протокол прошлого совещания (будем считать, что это не однократное мероприятие).
После того как перечень вопросов составлен, чаще всего оказывается, что слишком велик. Регулярное совещание коллектива не должно выходить за пределы часа — у людей на большее нет времени, да и вопросам, когда их слишком много, невозможно уделить должного внимания.
Совещания команды проекта или совместные совещания отделов могут потребовать больше времени, но и они, как показывает практика, не должны длиться более двух часов. Вы стремитесь провести совещание по возможности быстрее, но каждый раз препятствием становится слишком длинный перечень вопросов.
Сократить повестку дня помогут следующие рекомендации:
УПОРЯДОЧЕНИЕ ПОВЕСТКИ
Второй этап — придание пунктам повестки определенного логического порядка. Это вовсе не означает, что самый важный пункт обязательно должен оказаться первым. Приведенные ниже рекомендации позволят эффективно упорядочить повестку.
СООТВЕТСТВИЕ ЦЕЛИ
Проанализируйте содержание каждого пункта повестки дня с учетом поставленной цели и убедитесь в том, что предлагаемые для обсуждения вопросы имеют отношение к данному совещанию. Уберите все нерелевантные вопросы — возможно, их следует обсудить в более узком кругу или вообще с одним-единственным человеком, которого они затрагивают напрямую, а не выносить на общее совещание.
НИКАКИХ ОТСТУПЛЕНИЙ
Один из лучших способов сберечь время на совещании — это запретить отступление от повестки, т.е. не давать людям выдумывать вопросы. Есть любители навязать аудитории в своих целях такой вопрос, к которому никто заведомо не готов. Иногда в самый последний момент просят включить в повестку дня дополнительный вопрос. Никогда не соглашайтесь на это, какими бы уважительными ни казались причины.
Первыми в повестке дня должны стоять вопросы, требующие неотложного решения. Совещание может начаться вовремя, однако всегда существует вероятность того, что какое-нибудь непредвиденное обстоятельство (тот же пожар) не даст довести его до конца.
Это были логические соображения, но на порядок вопросов в повестке дня влияют еще и психологические факторы.
ПОЯСНЕНИЯ
То, что находится в вашем распоряжении, это еще не повестка дня; это всего лишь список тем для обсуждения. Теперь вам нужно превратить его в повестку. Для этого необходимо раскрыть подробности. Ясность для повестки более важна, чем краткость. Не страшно, если ваша повестка не умещается на одном листе, коль скоро она помогает всем понять, о чем пойдет речь на совещании.
Мы вовсе не хотим сказать, что по каждому вопросу нужно написать целый очерк. Но вы должны дать ясное представление, какой именно аспект темы будет находиться в центре внимания, иначе люди не смогут подготовиться к совещанию должным образом. Не ограничивайтесь фразой «О новой брошюре»; намного лучше написать так: «Обсуждение брошюры с точки зрения выделенных средств и оценки стоимости» и приложить калькуляцию, конечно. В противном случае большинство не будет знать, что вы намерены вынести на обсуждение — формат, дизайн, содержание или график подготовки.
Если вы сформулируете предмет обсуждения ясно, пункт вашей повестки дня может выглядеть следующим образом:
Обсуждение брошюры с точки зрения выделенных средств и оценки стоимости:
Это уже кое-что. Теперь каждый может точно сказать, что выносится на обсуждение, прочитать необходимые материалы и подготовить соображения. Однако есть еще одна сторона вопроса. Мы можем прекрасно знать, о чем идет речь, но не иметь ни малейшего представления, для чего нужна дискуссия.
Совещания проводятся вовсе не для того, чтобы поговорить о том о сем ради удовольствия. У кого есть для этого время? Только не у вас. Обсуждение должно преследовать определенную цель, приносить определенный результат. Спросите, какой?
Существуют лишь три цели, ради которых стоит включать вопросы в повестку дня:
Рассмотрим их немного подробнее и покажем, что любой вопрос так или иначе попадает в одну из этих категорий.
ИНФОРМАЦИЯ
Нет смысла тратить время собравшихся на информацию, которую можно легко распространить на бумаге. Информацию следует выносить на совещание в виде пункта повестки только в том случае, если сообщение должно исходить от первого лица.
Это может потребоваться, если:
На совещания, например, нередко выносятся отчеты о ходе реализации проектов, которые вызывают у присутствующих вопросы.
ВЫДЕЛЕНИЕ ТЕКСТА
Подпункты одного и того же вопроса в повестке неплохо было бы выделить каким-нибудь специальным знаком.
ДЕЙСТВИЕ
Вопросам, попадающим в эту категорию, обычно предшествует дискуссия.
В конце ее определяется действие, которое должно произойти. Существует множество разновидностей подобных вопросов, например:
РЕШЕНИЕ
К этой категории относятся все вопросы, по которым совещание должно принять решение. Многие вопросы предыдущей категории так или иначе делегируют кому-либо принятие решений — все сообща одобряют политику, а кто-то получает возможность принимать решения, не вынося их на совещание. Однако вопросы данной категории имеют слишком большое значение, чтобы делегировать их решение кому-либо. Они нередко начинаются с политики, но совещание должно решить: «Как нам реализовать это?» Зачастую согласие совещания нужно по психологическим соображениям, т.е. для того, чтобы создать у всех впечатление участия в процессе принятия решения.
Итак, можно со всей определенностью утверждать, что вам нужно обсудить тот или иной пункт повестки, но обсуждение неизменно должно приносить определенный результат. Это не пустой разговор, в конце его необходимо принять решение или согласовать действие, которое позволяет продвинуться дальше.
Возможно, для вас очевидно, к какому результату должно привести обсуждение каждого пункта повестки, но пусть об этом узнают и все остальные. Укажите его в повестке дня. Конечно, ее объем может значительно увеличиться, но это не страшно. Чем более информативной она будет, тем лучше смогут подготовиться участники совещания к обсуждению вопросов.
Пункт повестки «Новая брошюра» теперь приобретает следующий вид:
Обсуждение рекламной брошюры с точки зрения выделенных средств и оценки стоимости:
Возникает вопрос, где взять время для разработки подобной повестки дня? Не беспокойтесь, на самом деле его требуется не так уж и много. Вся информация уже в ваших руках, изложите ее в письменном виде. Теперь, когда это сделано, у вас появляются собственные соображения, и идет процесс анализа. Остается лишь письменно оформить хорошо проработанную повестку дня.
ДЕЛАЙТЕ ЗАМЕТКИ
Вы прекрасно знаете, какие совещания вам предстоит проводить. Попробуйте делать заметки к каждому из них. Как только что-нибудь случается или возникает мысль, фиксируйте это на бумаге. Попробуйте обдумывать вопросы, пока вы ожидаете ответа на телефонный звонок или подключения к сети через модем. К моменту составления повестки дня основные пункты с детальной расшифровкой наверняка будут уже готовы.
РЕГЛАМЕНТ
С повесткой дня мы почти закончили. Однако есть еще один штрих, которого ей не хватает, чтобы стать действительно полезным инструментом. Необходимо определить регламент, т.е. установить продолжительность обсуждения каждого вопроса. На практике этим мало кто занимается, но это вовсе не значит, что так должно быть. Если пустая трата времени для вас непозволительная роскошь, вам просто необходимо знать, сколько времени действительно требуется на то или иное дело.
Допустим, в повестке дня восемь пунктов, а совещание не должно продолжаться более одного часа. Как избежать ситуации, при которой обсуждение первого пункта растягивается настолько, что на остальные вопросы не остается времени? Очень просто — заранее отвести определенное время на каждый пункт повестки.
Вряд ли стоит делить время совещания на восемь равных частей. Понятно, что обсуждение предложения совместить функции продажи и маркетинга займет больше времени, чем согласование даты следующего совещания.
При выработке регламента исходите из двух соображений:
На решение простых вопросов порой достаточно всего нескольких минут, а важные вопросы требуют более длительного обсуждения. При работе над регламентом опирайтесь на свой опыт и здравый смысл, следите за тем, чтобы суммарное время обсуждения не превышало время, отведенное на совещание.
Теперь проставьте время, отведенное на обсуждение, напротив каждого пункта повестки так, чтобы люди настроились либо на обстоятельную дискуссию, либо на быстрое перечисление основных моментов. Проще всего обозначить время начала обсуждения каждого вопроса — так удобнее контролировать ход совещания.
В окончательном варианте пункт повестки дня выглядит следующим образом:
Обсуждение рекламной брошюры с точки зрения выделенных средств и оценки стоимости: 10.35
формат — число страниц/размер/цветовое решение и т.п.
Ну вот, пожалуй, и вся наука составления настоящей повестки дня и лучший способ добиться того, чтобы люди пришли на совещание подготовленными к разговору по каждому вопросу. Когда дело дойдет до совещания, вы убедитесь, что половина битвы уже выиграна.
ОГРАНИЧЕНИЕ СЛОВОБЛУДИЯ
Если среди присутствующих на совещании есть любители порассуждать, заранее предупредите их о времени, отведенном на это в повестке, и ограничивайте продолжительность выступления до разумных пределов. Проще всего это сделать в самом начале. Обсуждение вопроса можно предварить такими словами: «Переходим к пункту 3. Мы с Иваном считаем, что на этот вопрос вполне хватит десяти минут, не так ли, Иван?»