Что такое пояснительная записка на работе
Образец пояснения к бухгалтерскому балансу
Пояснения к бухгалтерскому балансу — образец данного документа рассмотрен в данной статье — составляются в произвольной форме и прилагаются к финансовой отчетности организации. О том, какие сведения необходимо отразить в документе, кому, когда и для каких целей предоставляется пояснение, читайте в нашем материале.
Кому и зачем необходима копия пояснительной записки к бухгалтерскому балансу?
Составление пояснительной записки к бухгалтерскому балансу — обязанность всех компаний.
Предприятия малого бизнеса, отчетность которых не подлежит обязательному аудиту, освобождены от обязательного представления пояснительной записки в составе годовой отчетности, поскольку сдают баланс и отчет о финансовых результатах в упрощенном виде.
Кому предоставляются пояснения к бухгалтерской отчетности?
Как правильно написать пояснительную записку к балансу?
При составлении пояснений в качестве основы можно использовать формуляр, рекомендованный Минфином в приказе от 02.07.2010 № 66н (приложение № 3).
Образец пояснительной записки можно скачать по ссылке.
План пояснительной записки
Что важно учесть при составлении пояснительной записки?
Если в течение года вносились изменения в учетную политику организации, в пояснительной записке следует обосновать необходимость внесения таких изменений и проанализировать последствия их введения.
Целесообразно описать все факторы, которые повлияли на показатели баланса и иной отчетности, расшифровать предпосылки и последствия крупных сделок, уже проведенных или только запланированных, но влияние которых необходимо учитывать при анализе финансово-хозяйственной деятельности организации.
НДС – 2022
Лучший спикер в налоговой тематике Эльвира Митюкова 14 января подготовит вас к сдаче декларации и расскажет обо всех изменениях по НДС. На курсе повышения квалификации осталось 10 мест из 40. Поток ограничен, так как будет живое общение с преподавателем в прямом эфире. Успейте попасть в группу. Записаться>>>
Пояснения и пояснительная записка к бухгалтерскому балансу
Из нашей статьи вы узнаете:
Формы бухгалтерской отчётности не всегда могут вместить в себя исчерпывающую информацию о финансовой деятельности предприятия. Часто бывает нужна дополнительная информация для внутренних пользователей и внешних — инвесторов, аналитиков и других заинтересованных лиц. В этом случае к бухгалтерскому балансу составляют пояснения или прикладывают пояснительную записку.
В чём разница между пояснительной запиской и пояснениями к бухгалтерскому балансу
Пояснительная записка не входит в состав бухгалтерской отчётности. Такой вывод можно сделать на основании информации, содержащейся в ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, а также в письмах Минфина от 23 мая 2013 года № 03-02-07/2/18285 и от 9 января 2013 года № 07-02-18/01. Как правило, этот документ содержит информацию, сопутствующую бухгалтерской отчётности. Обычно эта информация не связана с числовыми показателями бухгалтерского баланса или отчёта о финансовых результатах. Налогоплательщик представляет в ФНС такую информацию, если считает её полезной для заинтересованных пользователей при принятии экономических решений. В пояснительной записке обычно раскрываются следующие показатели:
Пояснительная записка должна быть составлена так, чтобы было ясно, что информация из неё не входит в состав бухгалтерской отчётности. Для этого нужно соблюдать следующие правила при оформлении бухотчётности и записки:
Пояснения к бухгалтерскому балансу и отчёту о финансовых результатах отличаются от пояснительной записки. Они входят в состав годовой бухгалтерской отчётности. Такой вывод можно сделать на основании ч. 1 ст. 14 Закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, а также п. 4 приказа Минфина от 2 июля 2010 года № 66н.
Составлять пояснения к балансу за 2020 год в 2021 году обязаны все организации, которые ведут бухучёт. Освобождены от этой обязанности организации, которые применяют упрощённые формы учёта и отчётности: малые предприятия, которые не подлежат обязательному аудиту, а также большинство некоммерческих организаций. Такую норму содержат п. 6 приказа Минфина от 2 июля 2010 года № 66н, ч. 4 и 5 ст. 6 Закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ.
Но в некоторых ситуациях и малые предприятия должны составлять пояснения к бухгалтерскому балансу. Например, если организация вносит изменения в учётную политику. Тогда соответствующие сведения нужно указать в дополнительной информации в составе пояснений.
Образец пояснительной записки
Пояснительную записку составляют в свободной форме. Главное — отразить в ней всю необходимую информацию.
Образец пояснительной записки
Форма, по которой составляют пояснения к бухгалтерскому балансу
Пояснения можно составить в виде текста или таблицы. Удобнее оформить их в таблице. Налогоплательщик сам решает, какую информацию включить в таблицу, но с учётом приложения 3 к приказу Минфина от 2 июля 2010 года № 66н. Сведения в пояснениях расшифровывают числовые показатели статей бухгалтерского баланса или отчёта о финансовых результатах (п. 24 ПБУ 4/99).
Образец формы, по которой составляют пояснения к бухгалтерскому балансу, можно скачать здесь.
Какие сведения нужно отразить в пояснениях к бухгалтерскому балансу
Пояснения к бухгалтерскому балансу и отчёту о финансовых результатах содержат следующие разделы:
В каждый раздел вносятся показатели за отчётный и предшествующий периоды, согласно п. 35 Положения, утв.приказом Минфина от 29 июля 1998 года № 34н.
Кроме того, в пояснениях указывают:
Далее приведён фрагмент пояснений к балансу за 2020 год в части дебиторской задолженности.
Выводы
Пояснительная записка не является обязательным документом. Её составляют только в том случае, если информация в пояснительной записке будет полезной для заинтересованных пользователей при принятии экономических решений. Пояснения к бухгалтерскому балансу связаны с отчётностью. Их предоставляют все налогоплательщики, за исключением малых предприятий и большинства некоммерческих организаций, которые применяют упрощённые формы учёта и отчётности.
Чем отличается объяснительная записка от пояснительной?
У кого как, но все же хотя бы изредка, да каждый из нас может совершить ошибку на работе или нарушить трудовой кодекс. Даже в самых мелочах, за которые, казалось бы, и не нужно отвечать. Но в таких ситуациях начальство просит сотрудника написать причину, по которой он совершил то или иное деяние. Тогда на помощь приходит записка с объяснениями. Но, к сожалению, далеко не каждый обладает навыком написания подобного рода документов, а также ввиду своей юридической некомпетентности может перепутать объяснительную или пояснительную записки.
При каких ситуациях требуется написание «оправдания»?
По факту любые подобного рода документа оправдывают сотрудника, указывают на причину, которая спровоцировала его на совершение рабочей ошибки. Возможно, кому-то это может показаться странным и неправильным, но на практике именно документ с объяснениями много раз спасает невнимательных и растерянных людей. Но, тем не менее, существует ряд нарушений, за которые подразумеваются наказания от начальства:
Составление объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей под силу абсолютно каждому при должной сноровке.
Смотрите видео о том, для чего нужны объяснительные и пояснительные записки.
Обязательно ли писать объяснительную или пояснительную записку?
Вполне нормально, если сотрудник не захочет возиться с массой документов, да к тому же не имея при этом достаточного количества юридических знаний в данной сфере. В таких ситуациях очень хочется все бросить и просто не писать никакие объяснительные, которые лишь, на первый взгляд, пустая и никому не нужная трата времени.
Но по закону, а если быть точнее, то по трудовому кодексу нашей страны, любой провинившийся (то есть нарушивший данный кодекс) сотрудник обязан понести наказание. А вот какое наказание – здесь уже решает само начальство. Можно сказать, что разрешение на освобождение сотрудника от объяснительной также зависит от главы компании.
Если правда очень не хочется мучить себя всеми бумажками и документами, можно попробовать подойти к начальству и попросить их написать разрешение, освобождающее работника от написания объяснительной. Но:
Но во втором случае, как правило, работник просто-напросто получает выговор. Поэтому лучше просто смириться, узнать разницу пояснительной и объяснительной записок, а затем написать оправдывающий себя документ.
Когда пишется объяснительная записка, а когда пояснительная?
Кто бы что ни говорил, а разницу между пояснительной и запиской с объяснениями есть. Стоит просто взглянуть на существительные, от которых были образованны данные слова. Очевидно, что это объяснение – объяснительная или пояснение – пояснительная.
Объяснительная записка
Используя объяснительную, мы как бы объясняем в письменной форме, почему мы поступили таким-то образом, пишем причину, по которой нарушили трудовой кодекс, то есть оправдываемся. Конечно, не всегда удается указать истинную причину нарушения. Например, кто-то может стыдиться того, что проспал. В таком случае указываем просто «Опоздал на работу по неуважительной причине». Старайтесь не придумывать, а писать все так, как было.
Очень часто объяснительные связывают с прогулами или намеренными пропусками работы на какое-то количество времени. Но на самом деле это не так. Если сотрудник, к примеру, задержался в пути (попал в пробку по дороге на работу) или даже попал в аварию, то в таком случае тоже необходимо писать объяснительную, что опоздал на работу.
Пояснительная записка
Для кого-то сейчас откроется огромный занавес, но пояснительную записку используют далеко не в качестве документа, и не всегда на работе. Пояснительная изначально была создана для того, чтобы пояснять прилагающиеся дополнительные документы. То есть с ее помощью уточнялись те или иные моменты чего-либо.
Например, раньше в учебных заведениях при сдаче диплома или какой-то зачетной работы студенты используют именно пояснительную записку, которая помогала проверяющей комиссии понять суть некоторых сложных или запутанных моментов и нюансов.
Здесь работает та же самая схема: используя пояснительную, мы всего-навсего прикрепляем к некоторой папке с текстом дополнительную информацию, которая лишь поможет читателям понять суть. В этом-то и заключается ответ на вопрос, в чем разница объяснительной или пояснительной записок.
Какой вид записки нужно использовать на работе?
Разобравшись в теме, можно сделать логический вывод: в работе используем исключительно объяснительную записку, поскольку конкретно ее функции – объяснить, оправдать, указать истинную причину нарушения.
Пояснительная по большей части вообще не должна использоваться при ситуациях, описанных выше. Ее главное предназначение – пояснить что-то, дать чему-то отдельную характеристику, постараться натолкнуть человека на нужную и правильную мысль.
На примере объяснительной кассира рассматриваются основные правила составления документа, а также указываются все нюансы и хитрости.
Делитесь своим опытом составления объяснительных и пояснительных записок в комментариях. А также смотрите видео о том, что нужно знать о составлении объяснительных.
Служебная записка: как написать, примеры и образцы
Во многих компаниях внутренняя коммуникация происходит при помощи служебных записок. Является ли этот документ обязательным, или можно обойтись без письменных «служебок»? Ответ на этот вопрос — в нашей статье. Также поговорим о том, какие бывают разновидности записок, как их правильно оформлять и хранить.
Что такое служебная записка
Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.
Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.
Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.
Виды служебных записок
Можно выделить следующие разновидности служебных записок.
Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.
Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.
Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.
Аналитическая. Она служит для направления сообщения о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. В частности, в такой записке могут быть изложены выводы по итогам внутренних проверок. Либо результаты применения новых материалов и методов, использования программ в тестовый период и т.п.
Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.
На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.
Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной
Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».
Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании. В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».
Правила составления служебных записок
Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.
При составлении «служебок» желательно ориентироваться на общие правила делопроизводства, установленные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — ГОСТ; утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). В частности, стоит придерживаться общих требований к созданию документа (разд. 3 ГОСТ), а также правил оформления реквизитов (разд. 4 и 5 ГОСТ).
Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.
Как написать служебную записку
Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).
Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).
Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.
При обозначении адресата и в тексте «служебки» инициалы указываются после фамилии. А при расшифровке подписи — перед ней.
Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).
И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).
При указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.
Образец служебной записки
Как написать объяснительную записку
В процессе трудовых отношений нередко возникают конфликты или нештатные ситуации.
Для их урегулирования и принятия объективного решения каждая сторона должна изложить свою позицию и описать последовательность своих действий в определенный период. Эту информацию излагают в виде письменного документа — объяснительной записки.
Что такое объяснительная записка?
Она не входит в систему бланков внутреннего и кадрового делооборота предприятия, так как необходимость в ее составлении возникает только при отклонении от штатных условий труда — опозданиях на работу, прогулах, причинении имущественного ущерба и т.д.
Составление объяснительной является правом, а не обязанностью сотрудника, однако отказ от дачи объяснений может привести к крайне неблагоприятным последствиям, вплоть до увольнения.
Выделим основные правила, которые учитываются при составлении указанного документа:
Объяснительная на работу пишется в произвольной форме самим сотрудником. Закон не содержит типовой формы указанного документа, однако работник должен придерживаться общих правил оформления.
Эта бумага подлежит регистрации с присвоением входящего номера, а при составлении в рамках служебного расследования — прикладывается к материалам проверки.
Как правильно написать объяснительную записку?
Этот документ составляется по требованию работодателя или по собственной инициативе сотрудника. При назначении служебного расследования на написание дается не более двух дней, в иных случаях срок определяется на усмотрение сторон. Целесообразно составить объяснительную директору или иному представителю предприятия в максимально сжатые сроки, чтобы не допустить негативного развития ситуации.
Вот какие правила нужно учитывать:
Недопустимо писать бумагу под диктовку начальства или иного должностного лица. Как правило, в таких случаях могут искусственно создаваться доказательства, которые будут использованы для дисциплинарного взыскания (в том числе, увольнения по виновным основаниям).
Даже если вы признаете вину в совершении дисциплинарного проступка, обязательно укажите:
Если составляется акт по факту дисциплинарного проступка, объяснительная должна быть включена в материалы служебного расследования.
При обжаловании действий работодателя в суде будут заново оцениваться все обстоятельства нарушения.
В содержании рассматриваемого нами документа должны быть следующие пункты:
Составив объяснительную, нужно зафиксировать факт ее получения работодателем. Для этого ставится отметка входящего номера или подпись непосредственного начальника. Целесообразно сохранить второй экземпляр документа, чтобы использовать его при дальнейшем урегулировании спора.
Виды объяснительных
Данные документы могут оформляться не только по месту постоянной работы, но и в иных обстоятельствах. Выделим наиболее распространенные виды объяснительных, с которыми вы можете столкнуться:
Правила оформления в разных ситуациях будут схожими — нужно максимально подробно указать все факты в хронологическом порядке, обосновать мотивы и причины своих действий, подтвердить уважительность причин нарушения трудовой дисциплины и т.д.
Резюме
Если работодатель предлагает вам написать объяснительную, не нужно отказываться от своих прав — чем подробнее и убедительнее вы изложите свою позицию, тем больше шансов избежать серьезного наказания даже при допущенном нарушении.
Составляя документ, укажите все обстоятельства и факты — время и место действий, поведение иных лиц, наличие или отсутствие свидетелей и т.д. Рассмотрение этой бумаги является обязанностью работодателя, даже если картина проступка кажется очевидной.