Что такое правовая справка
Справки
Справка представляет собой документ, подтверждающий тот или иной факт или событие. Как правило, она фиксирует информацию, касающуюся основной деятельности организации. В справке могут фигурировать служебные сведения, биографические данные.
Справка формируется при наличии соответствующего запроса от вышестоящих сотрудников или внешних пользователей (организации, партнеры, госорганы). Предоставляется она заинтересованному лицу. Основная функция документа – подтверждение неких данных.
Разновидности
Существует 2 основных вида документа: внешние и внутренние. Первые предназначаются для внешнего использования. Внешние пользователи – это лица, не являющиеся сотрудниками организации. К примеру, это компании-контрагенты, представители госорганов. Внутренние справки – это бумаги, предназначенные для внутренних пользователей. Как правило, это руководящий состав компании.
От вида справки зависит ее оформление. Если это внешняя бумага, для ее заполнения следует использовать общий бланк компании. Если же это внутренний документ, для его оформления потребуется стандартный лист. Составление справки, в этом случае, практически аналогично составлению докладной записки.
На справках внешнего типа ставится подпись руководителя или его зама. Если это финансовый документ, актуальна подпись главбуха. Желательно также поставить печать. На внутренних справках обычно ставит свою роспись менеджер подразделения или же непосредственно составитель.
Справки также подразделяются на служебные и личные. Рассмотрим их особенности:
Распространенный вид служебной справки – сводки. Представлены они, как правило, в форме таблицы.
Если это справка личного характера, для ее заполнения потребуется лист А5. На документе ставят подписи 2 сотрудника. К примеру, это может быть руководитель компании и главбух. Бумага заверяется печатью.
Особенности составления справки
Справка подразделяется на несколько частей:
Справка может содержать таблицы и прочие элементы систематизации.
В документе, вне зависимости от его типа, должны быть обязательные реквизиты:
Печать требуется не во всех случаях. В частности, она актуальна для справки биографического характера.
Содержание служебной справки включает в себя факты и события, которые стали причиной заполнения документа. Разрешается ссылаться на другие документы, которые подробнее раскрывают суть рассматриваемой проблемы. К примеру, это могут быть приказы, распоряжения, планы деятельности.
Есть свои нюансы заполнения справок, составляемых по результатам проверок. В документе отражается эта информация:
Личные справки запрашиваются для подтверждения какого-либо факта, касающегося сотрудника. К примеру, это может быть факт трудоустройства, размер ЗП, трудовой стаж.
Особенности составления архивных справок
Учреждения должны выдавать по запросу выписки из архивов. К примеру, эти выписки могут касаться ЗП, стажа работы, должности. Архивная справка представляет собой документ с положениями, подтверждающими какие-либо архивные сведения. Для ее оформления используются офисные бланки. Содержание бумаги:
Архивные справки формируются на основании документов, взятых из архива. Для выписки подходят только подлинники или копии, которые были заверены у нотариуса. Справка должна быть подписана специалистом, ответственным за работу с архивом.
Услуги адвоката
Юридическая консультация, проект процессуального документа
Устная юридическая консультация ограничена по времени 1 часом. Письменная юридическая консультация предполагает письменное изложение ответов на поставленный вопрос или нескольких взаимосвязанных вопросов, относящихся к конкретной ситуации, либо подготовку проекта интересующего обратившееся лицо процессуального документа.
Правовое заключение, справка по законодательству
Срочный (экстренный) выезд адвоката
Срочный экстренный выезд адвоката для оказания помощи по месту нахождения Доверителя предполагает оказание услуги вне офиса адвоката и прибытие адвоката по месту нахождения обратившегося за юридической помощью лица для оказания юридической консультации, обсуждения условий участия адвоката в определенной стадии уголовного производства и заключения соответствующего соглашения. Длительность консультации и (или) обсуждения условий соглашения ограничена 1 часом.
Выезд оканчивается либо получением консультации, либо заключением соглашения на защиту (представление интересов) на определенной стадии уголовного производства. Соглашение на оказание помощи адвокатом заключается в письменной форме. Срочный экстренный выезд адвоката необходим в случаях, когда Вам срочно нужен адвокат, срочно нужны адвокатские услуги.
Юридическая помощь адвоката на стадии проверки заявления, сообщения о преступлении
Юридическая помощь адвоката на стадии проверки заявления, сообщения о преступлении и принятии решения в порядке ст. ст. 144-145 УПК РФ предполагает предоставление консультаций, относящихся к предмету поручения, участие в процессуальных действиях, производимых с участием Доверителя, составление и направление адвокатских запросов, получение информации и сведений путем опросов лиц с их согласия, ознакомление с материалами проверки, изучение итогового решения, принятого по результатам проверки, и, в случае необходимости, подготовка проекта жалобы.
Юридическая помощь адвоката на предварительном следствии и дознании
Юридическая помощь адвоката на стадии предварительного расследования и дознания, является одним из самых важных и ключевых моментов работы адвоката. На стадии предварительного расследования важно изначально грамотно определить направления деятельности, разработать тактику защиты. Любое необдуманно сказанное слово или наспех подготовленных процессуальный документ могут определить неблагоприятную процессуальную перспективу по уголовному делу.
Как правило, допущенные на этом этапе тактические ошибки сложны в исправлении и, что случается довольно часто, не могут быть исправлены на последующих стадиях уголовного производства.
Адвокат участвует во всех следственных и иных процессуальных действиях, производимых с участием Доверителя. По окончании стадии предварительного следствия или дознания адвокат производит ознакомление с материалами уголовного дела в полном объеме, составляет и заявляет необходимые ходатайства. Защита по уголовным делам адвокатом осуществляется в Следственном Комитете РФ, Следственном Комитете при Министерстве Внутренних Дел РФ, Следственном Управлении Федеральной Службы Безопасности и в органах дознания.
Юридическая помощь адвоката в суде 1-й инстанции
Основным направлением деятельности на данной стадии уголовного производства является следующая юридическая помощь: ознакомление с материалами уголовного дела, выявление допущенных органами предварительного расследования грубых нарушений УПК РФ, влекущих исключение доказательств из числа допустимых, или препятствующих рассмотрению уголовного дела судом; разработка тактики защиты, консультирование Доверителя (в т.ч. в СИЗО), составление и заявление ходатайств, участие во всех судебных заседаниях (во всех судебных процессуальных действиях), подготовка защитительной речи в судебных прениях, подготовка и подача кассационной жалобы на незаконный, необоснованный приговор, либо возражений на кассационное представление, кассационную жалобу.
Юридическая помощь адвоката в суде апелляционной инстанции
Юридическая помощь адвоката на данной стадии уголовного производства предполагает ознакомление с материалами уголовного дела, выявление допущенных органами предварительного расследования грубых нарушений УПК РФ, влекущих исключение доказательств из числа допустимых, а также препятствующих рассмотрению уголовного дела судом; оценка законности и обоснованности апелляционного представления (апелляционной жалобы) стороны обвинения, консультирование Доверителя (в т.ч. в СИЗО), подготовка и подача апелляционной жалобы либо возражений на апелляционную жалобу или апелляционное представление; участие в рассмотрении уголовного дела в апелляционной инстанции с целью поддержания и отстаивания позиции Доверителя по делу.
Юридическая помощь адвоката в судах кассационной и надзорной инстанции
Юридическая помощь адвоката в стадии исполнения приговора
Юридическая помощь адвоката в стадии исполнения приговора включает в себя разрешение следующих вопросов: подготовка и подача заявлений о возмещении вреда реабилитированному лицу, ходатайств об условно-досрочном освобождении от дальнейшего отбывания назначенного наказания, об освобождении от отбывания наказания по иным основаниям, о зачете времени содержания под стражей и пребывания в лечебном учреждении, об отсрочке исполнения приговора; представление интересов осужденного и оправданного по иным, связанным с исполнением приговора вопросам; обжалование незаконных и необоснованных судебных решений, принятых на стадии исполнения приговора в кассационном и надзорном порядке.
Личный адвокат
Программа «Личный адвокат» предполагает оказание услуги адвоката в виде неограниченного количества кратких юридических консультаций по телефону круглосуточно, двух очных юридических консультаций, двух экстренных выездов, в т.ч. на место задержания, составления проекта процессуального (юридического) документа, а также специальной ценовой политики при заключении соглашения на защиту по уголовному делу.
Участие в данной программе позволяет быть уверенным в «неизбежности» оказания адвокатом по уголовным делам юридической помощи в любой ситуации, когда нужен адвокат.
Услуги адвоката
Каждый гражданин, которому требуются услуги адвоката, старается выбрать того специалиста, какой, по его мнению, обеспечит ему итоговое решение, полностью его удовлетворяющее. Любая адвокатская контора Москвы может предложить весь спектр услуг в рамках действующего законодательства, от устных и письменных советов до реальных действий и решений. В Москве осуществляет свою деятельность множество специализированных адвокатских образований, адвокаты каждого из которых, практикуют ту отрасль законодательства, в какой они более всего преуспели.
В настоящее время возможности сети интернет позволяют изучить рынок адвокатских услуг по уголовным делам, почти каждая адвокатская контора имеет свою персональную страницу. Изучение информации об адвокатах позволит Вам сделать правильный выбор.
Оформление справки: особенности, требования и порядок действий
Стандарты оформления
Существуют определенные требования к оформлению справки, в частности, документ должен содержать следующие данные:
Под датой подразумевается день ее подписания уполномоченным лицом. Наименование органа, выдавшего справку, располагается в правом верхнем углу. Далее следует наименование документа (но не является обязательным) и сам текст. Например: «Дана Иванову В.В. в том, что он действительно является сотрудником ООО «Весна» в должности продавца».
Цель оформления справки не относится к обязательному пункту заполнения. Однако при необходимости или по указанию лица, для которого она предназначена, может быть отражена после основного текста. Например: «По месту требования». В зависимости от типа справки, срок ее действия может составлять от нескольких дней до месяца. Некоторые из них содержат указание на это в самом тексте. Важно избегать употребления лишних фраз, выводов и рассуждений. Основное содержание должно включать в себя только фактическую информацию.
Внешние и внутренние
В зависимости от того, в чей адрес необходимо оформление справки, она может носить информационный, отчетный или аналитический характер. Такой документ может быть предназначен для внутреннего пользования или внешнего. Что касается первого, то здесь содержание справки будет иметь информационный характер. Во втором случае требуется определенная подготовка к составлению документа. Как правило, ее печатают на фирменном бланке организации или по установленному образцу, оформленному государственными органам (ГОСТ Р 6.30-2003).
Составить справку по унифицированной форме не сложно, так как в справочниках и других подобных документах для ее заполнения имеются все необходимые указания. Гораздо сложнее дело обстоит с произвольной формой ее написания. Это связано с риском упущения из виду важных деталей и реквизитов.
Справки о доходах: 2-НДФЛ
Что касается оформления справок о доходах, то тут принято различать несколько видов:
В правилах оформления справок 2-НДФЛ отражены пункты о необходимости указания следующих пунктов и реквизитов:
По форме банка
Справка с работы для получения визы
Что касается оформления справки с места работы, то принято различать два типа:
Справка для отчетности госслужащих
Стандартный документ, оформляемый на специальном бланке, который утвержден Президентом РФ. Работник, находящийся на государственной гражданской службе, обязан ежегодно отчитываться обо всех расходах и доходах, в том числе и его членов семьи, имеющихся кредитах, счетах в банках любого характера. Порядок заполнения формы государственного образца довольно понятный для самостоятельного заполнения. В крайнем случае в налоговом органе имеется форма оформления справки в виде образца. Допускается электронное заполнение документа, который после распечатывания подписывается на каждой странице.
Сам документ состоит из нескольких разделов обязательных для заполнения:
Медицинские справки для детей
Требования к оформлению медицинских справок незначительно, но все же отличаются от остальных. Содержание данного документа должно включать в себя информацию о том, что пациент не имеет противопоказаний для физических нагрузок по состоянию здоровья. На основании приказа Минздрава РФ №834н от 15 декабря 2014 года она должна быть заверена тремя печатями:
В случае когда документы для оформления справки собираются родителем для ученика, который не посещал школу по причине заболевания, в тексте должен быть проставлен период пребывания на больничном. Также важна ссылка на то, что ребенок может снова приступить к обучению с такого-то числа. Для школьников, которые собираются ехать в лагерь, предусмотрена отдельная форма справки 079/у. В ней обязательно должны быть указаны:
Для получения водительского удостоверения
Взрослое поколение в последнее время все чаще интересует вопрос, как оформить справку для получения водительского удостоверения. Согласно последним изменениям в приказе Минздрава от 26.03.2016 года, подобный документ предоставляют при:
Большое количество автомобилистов как поступающих на обучение, так и проходящих повторное медицинское освидетельствование должны предоставить данный документ до момента получения самого удостоверения. Порядок оформления справки такого типа регламентирован приказом Минздрава РФ №344н от 15 июня 2015 года. Получить ее можно в государственной или частной клинике, имеющей соответствующую лицензию. Медицинское заключение оформляется на бланке формы 003-Ву. Помимо личных данных водителя в тексте справки указывается категория автотранспортного средства, которым он будет в дальнейшем управлять. Срок ее действия определяется приказом и составляет двенадцать месяцев со дня ее выдачи.
Счет-справка
Специфика этого документа заключается в том, что выдается она покупателю автотранспортного средства и подтверждает, что он имеет право оформить машину в собственность. Сам бланк относится к документам строгой отчетности. Оформление счет-справки заменяет необходимость подписания договора купли-продажи и часто этим пользуются недобросовестные продавцы. Чтобы не попасть впросак, важно знать нюансы ее заполнения. Продать таким образом автомобиль может как юридическое лицо, так и индивидуальный предприниматель. Например, очень часто в последнее время счет-справку стали оформлять в автосалонах, реализующих авто с пробегом. В этом и кроется первый нюанс, что физическое лицо не может его подписывать и заменить им привычный договор купли-продажи.
Нельзя поручить составление счет-справки отдельной коммерческой организации, это должен быть автосалон, который непосредственно реализует автомобиль. Только оформление данного документа не является гарантией перехода права собственности, важно также поставить машину на учет в ГАИ.
Чтобы получить такую счет-справку, автовладельцу необходимо представить следующие документы:
Со стороны покупателя перечень документов аналогичный, только если речь идет о доверенности, то в ней должно быть прописано право приобретения автомобиля. Аннулировать, получить копию или восстановить утраченную счет-справку можно только там, где ее выдавали.
Для Пенсионного фонда
Для тех граждан, которые относятся к категории льготных и раньше остальных выходят на пенсию, должны предоставить соответствующее подтверждение. Если данным преимуществом гражданин решил воспользоваться по случаю особых условий труда, то с места работы он должен принести справку о льготе. Выдается она в течение трех рабочих дней по заявлению работника. В содержании справки должны быть отражены следующие пункты:
Подписывает такую справку руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Заверяется документ угловым штампом с обязательным проставлением даты и регистрационного номера. Не допускается наличие ошибок и исправлений в справке. Документ выдается на основании одного из представленных документов: штатного расписания, приказа, лицевого счета по заработной плате, карточки по форме Т-2 и иных.
Виды справок в делопроизводстве
Виды справок в делопроизводстве бывают служебные и частные. Но для начала давайте узнаем, что такое справки? Справки — это документы, которые содержат описание и подтверждение фактов.
Виды справок в делопроизводстве!
В делопроизводстве имеются служебные справки (о количестве сотрудников, об исполнении плана, о задолженности по зарплате и т.д.) и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые «личные справки» (о заработной плате, трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы/учебы и т.п.).
Служебные справки в делопроизводстве, в свою очередь, делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.
Очевидно, что к исходящим документам относятся именно внешние справки, которые адресуются в соответствии с установленными требованиями. Внешние справки в делопроизводстве подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным на это лицом.
Внутренние справки не выходят за пределы организации и потому классифицируются как внутренние документы. Они адресуются на имя руководителя той организации, в которой составлена справка, и подписываются ее непосредственным составителем (например, начальником отдела).
Как оформить бланк внешней справки и как оформить бланк внутренней справки?
Внешние справки должны оформляться на общем бланке организации, а внутренние справки на обычной бумаге формата А4 или А5.
Что писать в служебной справке?
В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), во исполнение которого составляется справка. В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования.
Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам, либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения-исполнители, точные даты либо хронологические рамки.
Виды служебных справок
Дата, к которой относятся приводимые в справке сведения, включаются в заголовок к тексту или помещаются перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2022» или «за период с 01.01.2022 по 30.06.2022».
Что писать в личной справке?
Личные справки в делопроизводстве, выдаваемые частным лицам для представления в другие организации, также относятся к внешним. Они готовятся на общем бланке, при их составлении используются те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательном порядке должны заверяться печатью организации.
Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.п.
Виды личных справок
Для оформления личной справки рекомендуется использовать трафаретные бланки, на которых нанесена постоянная информация, а переменная информация впечатывается при подготовке конкретного документа.
Друзья, а какие виды справок в делопроизводстве знаете Вы? Напишите об этом несколько слов в комментариях и поделитесь этой информацией в соцсетях со своими друзьями. А чтобы не пропустить в дальнейшем другие важные изменения в новых законах , подпишитесь на получение новостей.
Справки, копии и выписки из документов
Справка
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011-93) существует несколько разных форм документов, в названия которых входит слово «справка» и которые относятся к разным системам документации. Убедитесь сами:
Фрагмент документа. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93 (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в редакции от 08.06.2009 г.)
В рамках настоящей статьи мы будем рассматривать только справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации и оформляемые в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.
Определение данного вида документа не содержится в нормативно-правовых актах, но его можно найти в Кратком словаре видов и разновидностей документов ВНИИДАДа 1 :
Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Итак, справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две группы:
Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными в настоящее время. К ним относятся справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места обучения и т.д. Эта группа справок является внешними, т.е. предназначается для представления в другие организации.
Справки, относящиеся к первой группе, могут быть как внешними, так и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (часто вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Поэтому сначала мы рассмотрим требования к оформлению внешних справок.
Внешние справки
Итак, по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 справки должны оформляться на общем бланке или бланке конкретного вида документа (т.е. на бланке справки). Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие (см. Примеры 1 и 3):
Для справок можно использовать бланки как с угловым расположением реквизитов, так и с продольным. Однако первый вариант является более предпочтительным, так как в данном случае правая сторона верхней части бланка используется для размещения реквизита «адресат». А это позволяет более экономно использовать площадь листа.
В процессе подготовки справки реквизиты оформляют в соответствии со схемами расположения реквизитов, приведенных в приложении А ГОСТа Р 6.30-2003. Между реквизитами оставляют два–четыре межстрочных интервала.
Датой справки является дата ее подписания, которая, как правило, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 14.01.2009. При этом допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 февраля 2009 г.
Регистрационный номер располагается на одной строке с датой документа и включает порядковый номер, который может дополняться индексом или несколькими индексами. Порядковые номера справкам должны присваиваться в течение календарного года, т.е. первая справка в календарном году должна иметь порядковый номер 1.
Дату и регистрационный номер справки принято оформлять в момент регистрации документа (т.е. после подписания), поэтому правильнее их проставлять на документе вручную, а не печатать при подготовке справки.
Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: «Об организации авиаперевозок туристов во втором полугодии 2009 года».
Заголовок в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 должен печататься от поля без кавычек, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На справках, оформленных на формате А5, заголовок допускается не указывать.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может и не содержать оснований для его подготовки, тогда справка включает только одну часть с описанием фактов (событий).
Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.
Текст справки биографического характера обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Ряд справок биографического характера выдается по типовым, часто повторяющимся ситуациям, и для их подготовки могут использоваться унифицированные бланки с трафаретным текстом.
В тексте справки не следует использовать архаичные обороты, например: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… действительно работает…».
Пример 1. Внешняя справка биографического характера, оформленная на бланке формата А5
Реквизит «адресат» должен оформляться на справках в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Если справка адресована организации или ее структурному подразделению, то их наименования указывают в именительном падеже (см. Пример 1).
При адресовании справки должностному лицу его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел:
Справки в обязательном порядке должны подписываться уполномоченным на это должностным лицом или двумя должностными лицами. Как правило, внешние справки имеет право подписывать руководитель организации или его заместитель.
Справки, содержащие сведения финансового характера, должны подписывать два лица: руководитель организации и главный бухгалтер. Кроме того, на данные справки должен проставляться оттиск печати.
Пример 3. Внешняя справка, оформленная на бланке формата А4
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического характера, также должны подписываться двумя лицами: руководителем организации и руководителем кадровой службы (или главным бухгалтером), и на них тоже должен проставляться оттиск печати.
В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и через пробел фамилия). Так как справка составляется на бланке, при оформлении реквизита «подпись» наименование должности указывается в сокращенном варианте, т.е. наименование организации не включается (см. Пример 1).
При подписании справки несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: например, сначала генеральный директор и за ним – главный бухгалтер или начальник отдела кадров (как показано в Примере 1).
Итак, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 внешние справки должны оформляться на общем бланке или бланке справки. А бланк письма для этой цели не должен использоваться. Но что происходит в настоящее время на практике? Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, а во-вторых, некоторые организации предъявляют дополнительные требования к справкам. Например, при получении некоторых виз необходима справка с указанием адреса и телефона компании. Поэтому в настоящее время можно встретить справки, которые оформлены на бланке письма с такими реквизитами, как справочные данные об организации (адрес, телефон и др.). При этом на бланке письма где-то на свободном месте добавляется еще один реквизит: наименование вида документа – СПРАВКА.
Внутренние справки
Пример 4. Внутренняя справка
Копия документа
Часто бывают ситуации, когда сторонней организации, должностному или физическому лицу нужен тот или иной документ, но подлинник отдать им не могут. В данной ситуации на выручку приходит копия документа.
Определение копии документа можно найти в ГОСТе Р 51141-98 и в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 No 477
«Копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
В терминологии делопроизводства, кроме понятия «копии документа», используется термин «заверенная копия документа». При этом именно вторая из них имеет юридическую силу.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Порядок заверения копий организационно-распорядительных документов устанавливается в ГОСТе Р 6.30-2003, и для этого используется реквизит «отметка о заверении копии».
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Методические рекомендации ВНИИДАД по ГОСТу Р 6.30-2003 немного уточняют данные требования.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
3.21. Отметка о заверении копии (реквизит 26).
…При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).
Но в связи с тем, что ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, необходимость заверения печатью копии, предназначенной для передачи в структурное подразделение внутри организации или ее должностному лицу, как правило, закрепляется в инструкции по делопроизводству организации. А вот копии документов, предназначенные для использования вне организации, принято заверять печатью.
При этом обязанность заверять печатью копии документов, касающихся прав и интересов граждан, закрепляется и в действующем Указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 г. No 9779-X. Этот же документ вместо слова «Верно» предписывает в заверительной надписи писать более развернутую текстовую конструкцию: «Копия верна, подлинный документ находится в ». Некоторые организации используют еще более развернутую конструкцию, добавляя информацию о том, в каком деле хранится подлинник (именно такой вариант сейчас описан в проекте Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).
Отметку о заверении копии документа принято располагать в соответствии с приложением А 3 ГОСТа Р 6.30-2003, а именно – в нижней части листа копии. Такой вариант идеально подходит для одностраничного документа. А как быть с многостраничными копиями? Их рациональнее сначала прошивать, а затем на последней странице оформлять реквизит «отметка о заверении копии».
Для большинства видов документов в правовых актах не устанавливается каких-либо определенных требований к прошивке листов их копий. Обычно данную операцию осуществляют так: листы прошиваются вручную на 2 или 4 прокола. После прошивки листов на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7 или меньше, на котором указывают количество прошитых листов, а также наименование должности лица, заверившего его прошитие, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого при прошивке листов обычно проставляют оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии.