Что такое регламент работы организации

В «Visotsky Consulting» за эту область отвечает служба персонала. Также они занимаются коммуникациями, персоналом, бизнес-процессом, наймом и геймификацией. Условно его можно назвать департамент HR. Когда появляется новый регламент, служба персонала обязательно оповещает сотрудника. Они ответственны за то, чтобы регламенты были под рукой у сотрудников.

Правило № 2. Проверка знаний

Возможно, мои слова покажутся кому-то неприятными, но сотрудники никогда не будут читать и разбираться в ваших регламентах, если вы не будете проверять знания. Единственный способ мотивировать их — предупредить, что служба персонала проведет тестирование понимания регламента. Хороший вариант, который не займет много времени, — несколько контрольных вопросов в Google-форме. Тогда необходимость прочесть регламент и разобраться в нем станет для сотрудников очевидной. Но как добиться того, чтобы сотрудники выполняли регламент?

Правило № 3. Контроль выполнения

Служба персонала должна проверять, как на самом деле выполняются регламенты в компании. Понятно, что мы не можем тратить на это много времени и ресурсов, не стоит ежеминутно проверять каждый регламент. Здесь нужно здравомыслие: просто устраивайте проверки с определенной периодичностью.

Например, в «Visotsky Consulting» есть регламент по проведению общих собраний. Выполнить проверку его выполнения можно прямо во время собрания. Далее следует обратиться к руководителю, отвечающему за эту область. Если были какие-то отступления от регламента, то служба персонала должна непременно сообщить об этом.

Инициатива сотрудников

Сделайте так, чтобы каждый, кто сомневается в правильности регламента, мог написать просьбу о его отмене. Человек должен объяснить, с чем конкретно он не согласен, ведь иногда наши инструкции нуждаются в доработке. И это нормально! Сотрудник сообщит свою идею непосредственному руководителю, и если его начальник заинтересован в повышении эффективности, то обязательно рассмотрит возможность изменения регламента. Ведь все мы находимся в одной лодке, мы команда.

Запомнить

Чтобы правильно внедрить регламент, необходимо соблюдать три правила.

Регламент попал к сотрудникам, и вы в этом убедились.

Сотрудник его прочитал, понял и прошел проверку знаний.

Соблюдение регламента контролируется.

Это то, что обеспечивает его выполнение. Нет никакой магии! Обратите внимание, что чем меньше люди воодушевлены работой в компании, тем больше усилий вам необходимо к этому прикладывать. Если сотрудники осознанные, креативные и воодушевленные, то внедрять регламенты будет легко. Но от соблюдения этих трех правил вы все равно никуда не денетесь. Я убежден, что без них все превращается в цирк.

Источник

Как составить регламент организации

Как составить регламент организации: разделы, инструкция, ошибки

Вопросы, рассмотренные в материале:

Каждая организация в определенный момент своего существования сталкивается с необходимостью составления инструкции для бизнес-процессов, другими словами, требуется описать в документах все стадии их выполнения. В таких нормативных актах, как регламент компании, поэтапно расписан весь ход процесса, в котором задействованы сразу несколько подразделений. Из этой статьи вы узнаете, как составить регламент организации, а также какими должны быть реквизиты документа и его структура.

Как составить регламент организации: одним общим документом или несколькими отдельными

Среди нормативно-правовых актов организации имеются документы, определяющие структуру и методы выполнения какой-либо работы: регламенты и инструкции. Эти документы могут называться по-разному (например, методическая или рабочая инструкция, стандарт, регламент, положение и т. п.), имеют отличный друг от друга смысл, но преследуют одну основную цель.

Методическая инструкция – организационно-правовой документ, который определяет унифицированные нормативы и методы выполнения определенных функций, независимые от исполнителя. Другие названия этого документа: методические указания, методика, методические рекомендации, методическое руководство и т. д.

Регламент бизнес-процесса – нормативно-правовой акт, составленный для определения порядка взаимодействия подразделений и работников, участвующих в определенном процессе предприятия. Употребляют и другие названия документа: положение о процессе, процедура, стандарт процесса и прочие.

Рабочая инструкция – документ, указывающий на систему выполнения каких-либо отдельных или связанных действий, над которыми работают конкретные сотрудники или подразделения организации в рамках поставленных задач. Используемые синонимы: инструкция, операционная инструкция, производственная инструкция, технологическая инструкция и другие.

Читайте также

Понять различия можно на следующем примере. Предположим, что речь идет о бизнес-планировании в компании. Процесс заключается в том, что инвестиционные предложения работников выражаются в стандартизированной форме накопительных проектов. После проверки и сравнительного анализа в плановом отделе они поступают на изучение в инвестиционный комитет предприятия.

Порядок расчета показателей инвестиционного проекта и необходимые формулы составляют содержание методической инструкции, так как они соответствуют условию обеспечения сопоставимости и не зависят ни от содержания самого инвестиционного проекта, ни от подразделения или должности сотрудника, выполняющего расчет.

Описания процедуры подачи, предварительного анализа инвестиционной инициативы, подготовки накопительных проектов по определенной методике, а также передача их в отдел планирования и в инвестиционный комитет – предмет регламента. Это объясняется тем, что в данном случае речь идет о системе взаимодействия определенных подразделений организации, условиях перевода нормативных актов из одного подразделения в другое, периодах прохождения документов.

Фрагменты регламента, которые сопровождаются описанием методов сравнительной оценки инвестиционных проектов (или ссылками на эти проекты), излагающие порядок и методы действий сотрудника планового отдела при сравнении полученных инвестиционных проектов, расписаны в рабочей инструкции этого специалиста.

На практике общая последовательность действий при выполнении проекта, методы, используемые при произведении отдельных действий, некоторые детали выполнения процесса на определенных рабочих местах обычно включены в один подробно изложенный документ. Иногда это является результатом плохо развитой системы внутренней документации компании, но достаточно часто бывает оправдано тем, что полное описание деталей процесса сосредоточено в одном документе, нет необходимости искать информацию в других инструкциях.

Такие нормативные акты, как Положение об оплате труда или Регламент бюджетирования, как правило, представляют собой примеры универсальных документов. В крупных учреждениях их объем иногда достигает нескольких сотен страниц.

Основной минус данного способа изложения состоит в том, что огромное количество текста с формулами, схемами и таблицами угнетающе действуют на сотрудников, несмотря на то что к каждому относится малая часть описания процесса.

Как правильно считать прибыль:

К минусам распределения инструкции предприятия по нескольким документам можно отнести сложность отслеживания целостности пакета документов. Под целостностью подразумевается согласованность действий, порядка и сроков, описанных в каждом из регламентов, а также единство терминологии, совпадение форм документов, которые используются в рамках описываемого процесса, и точность ссылок этих документов друг на друга.

Таким образом, организации вправе выбирать удобную для сотрудников форму документации.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

Какие разделы необходимо включить в документ при составлении регламента организации

Как правило, устав организации составляется из следующих основных разделов:

Более подробное описание содержания разделов приведено в таблице:

Статья

Содержание

Функция регламентирующего документа (Настоящий регламент определяет систему…).

Сфера его использования: сотрудники организации или объекты, которых касаются правила.

Нормативные акты, на которых основана данная инструкция (если таковые имеются).

Порядок, устанавливающий или отменяющий действие инструкции.

Внесенные поправки и изменения.

Определения, термины, используемые сокращения

Определение терминов, вошедших в текст документа; расшифровка использованных сокращений.

Термины должны располагаться в алфавитном порядке. Каждый из них указывается с новой строки в единственном числе, а определение данного термина пишется через тире. В качестве источников для определений при составлении регламента организации следует использовать государственные стандарты и законодательные акты.

Последовательное описание процесса. Этот раздел лучше разделить на подпункты, каждый из которых определяет очередной этап. В разделе указываются сотрудники, работающие над проектом, описываются их действия и результаты.

Участники процесса несут ответственность за выполнение пунктов инструкции. Уголовная ответственность относится к сложным рабочим процессам, связанным с риском для здоровья и жизни людей.

Прописывается Ф. И. О. сотрудника, назначенного ответственным за контроль над исполнением составленного регламента организации. Могут быть указаны средства контроля.

К числу основных реквизитов, указываемых при составлении регламента, относят:

Данные реквизиты оформляются на основании требований ГОСТ Р 6.30-2003.

Самым подходящим вариантом приложения к регламенту будет модель бизнес-процесса, представленная в виде блок-схемы. Возможно изображение таблицы с основными параметрами. При помощи специальных приложений можно создать графическое изображение модели.

Сначала схема может напоминать непонятную композицию из геометрических фигур, но при детальном изучении становится ясно, что схема отображает строгую последовательность действий для выполнения определенных процессов. По сути, на схеме представлен процесс делопроизводства. Изображение схемы бизнес-процесса организации обычно воспринимается людьми легче, чем текстовая документация. На схеме четко прослеживается каждый этап, а также взаимодействие между ними и конечный результат.

На грамотно составленной блок-схеме модели бизнес-процесса о «согласовании проекта документа» отображаются такие важные параметры процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Если новый сотрудник детально рассмотрит эту схему, то он в кратчайшие сроки окажется готов к выполнению необходимых действий на определенном этапе, будет понимать, что от него требуется в ситуации, связанной с данным процессом.

Читайте также

Как составить регламент организации: пошаговая инструкция

Процесс составления регламента организации включает несколько этапов.

Шаг 1. Следует определить необходимость составления свода правил организации в конкретной ситуации. Этот документ требуется, если деятельность, подлежащая регламентированию, регулярно повторяется, этапы ее выполнения не изменяются в течение долгого времени.

Шаг 2. Необходимо организовать работников, которые будут составлять регламент организации. Обычно одному сотруднику сделать это довольно трудно, так как практически невозможно охватить все аспекты длительного производственного процесса. Поэтому при составлении инструкции следует составить список людей, задействованных в разработке, и объявить имя руководителя проекта. В группе обязательно должны присутствовать теоретики и практики, так составленный список правил организации получится наиболее объективным.

Шаг 3. Далее следует совещание и непосредственно составление регламента организации. Данный этап подразумевает анализ отдельных частей работы и запись всех шагов на бумаге. В результате должна получиться инструкция (черновой вариант), подробно описывающая выполнение необходимых действий.

Шаг 4. После того как все работники, задействованные в составлении инструкции организации, ознакомились с черновиком, необходимо внести в него изменения. Дополнения лучше обсудить коллективно, чтобы сделать окончательный вывод по составлению регламента.

Шаг 5. Составленный устав организации следует отправить на утверждение руководства. После этого выпускается самостоятельный документ. Если он получился очень объемным, для каждого подразделения готовится выписка, в которой прописаны положения, касающиеся непосредственно его работы.

Читайте также

9 типичных ошибок составления регламента организации

Крайне важно поручить контроль над составлением регламента организации сотруднику, который имеет прямое отношение к производственному процессу. Например, когда предприятие выросло до крупных размеров, администрация может создать специальное подразделение, занимающееся развитием бизнеса. Этот отдел должен взять на себя ответственность за составление свода правил. Сотрудники данного подразделения ставят задачу изложить все, что происходит в компании.

Когда инструкцию составляют работники, не имеющие отношения к рабочей деятельности, то реально управляющий этим процессом человек не станет действовать по составленной схеме, поэтому пункты регламента расходятся с практикой.

Многие компании пытаются описать происходящие процессы для составления регламента очень подробно. Это происходит из-за незнания разницы между составлением регламента и описанием процессов. Однако если стоит задача автоматизировать процессы, то подробные описания способны помочь людям.

Потребность в регламенте возникает, когда в рабочем процессе задействовано большое количество сотрудников, действия повторяют друг друга, но каждый видит их с собственной точки зрения, по-своему оценивая ответственность, сроки и т. д. Составленный регламент организации направлен на устранение разногласий, закрепляет процедуру, сведя к минимуму появление разночтений: определенное действие, периодичность – раз в неделю, ответственный тот-то.

Следует учитывать необходимость предоставить работникам определенную свободу действий в принятии решений в некоторых ситуациях (например, отвечать клиенту как можно быстрее в срочных ситуациях).

При отсутствии стимула не поможет никакой свод правил. Если в документе прописано, что финансовый отдел обязан поставить свою визу в договоре в течение двух дней, то эта запись может быть рассмотрена двояко. В первом случае финансист не предпримет никаких действий до конца второго дня, во втором случае финансисты должны выполнить обязательство при любых обстоятельствах, но лучше сделать это в кратчайшие сроки. Таким образом, сотрудники должны быть всегда замотивированы на выполнение устава организации.

Приемлемый размер документа — не более 5–7 страниц текста.

Сложность текста, длинные фразы мешают восприятию документа. Лучше сокращать предложения до простых и понятных.

Использование синонимов в терминах может привести к тому, работник будет путаться и неправильно поймет регламент организации. Необходимо проследить, чтобы упомянутый термин применялся на протяжении всего текста составленного документа.

Необходима расшифровка всех использованных сокращений (в скобочках или в виде сноски).

Обязательно указывать сотрудников, которые несут ответственность за выполнение определенного ряда правил.

Следует детально описывать любые действия, которые необходимо выполнять в процессе работы, так как с инструкцией будут знакомиться и новички в том числе.

Источник

Регламент: зачем он нужен компании и как его составить

Рустам Досаев

Немногие знают, что правильно разработанный регламент способен значительно сэкономить время и нервы как самого владельца бизнеса, так и его подчиненных. Именно поэтому очень важно составлять такие документы. Разберем, с чего начать и как это делать.

Для начала определим, что означает это понятие:

Поговорим о регламенте в его втором значении и разберем основные принципы самостоятельного составления этого документа.

Зачем разрабатывать регламент

Регламент разрабатывается под какую-то конкретную должность – «регламент продавца», «регламент риэлтора», «регламент менеджера по закупкам» и т.д.

Проект по разработке регламента и его внедрению требует, в первую очередь, волевого решения собственника. Работа занимает довольно много времени, требует пристального внимания к деталям и терпения. Однако, как показывает практика, это окупается сторицей.

Очень многие компании поначалу сомневаются в необходимости такого описания и считают, что контроль процессов – это неважные вещи. Некоторые планируют заказать несколько крутых (и недешевых) регламентов в консалтинговом агентстве исключительно потому что это модно и престижно, или потому что, по слухам, регламенты есть в компаниях-конкурентах. Создавать регламенты из этих соображений точно не стоит.

Кому нужен регламент

Определенно нужно задуматься о составлении регламента, если к вам постоянно подходят сотрудники и задают одни и те же вопросы по процессам. Вы, в свою очередь, вынуждены долго и подробно объяснять каждый процесс.

Другая ситуация: вы видите, что персонал периодически ошибается, а то и откровенно саботирует свою работу. В итоге, вы понимаете, что это напрямую влияет на прибыль, но контролировать никак не можете.

Описанные выше примеры говорят о том, что в вашей компании много постоянных однотипных задач и процессов, которые съедают много времени, не позволяя перейти к стратегии и развитию. Для того, чтобы разобраться в ситуации и более эффективно наладить работу, и нужны регламенты.

Комментарий эксперта:

Владимир Маринович, бизнес-философ, бизнес-ангел, акционер Gett

Регламенты освобождают собственника бизнеса от ежедневной «рулежки» процессами и позволяют заниматься истинными задачами владельца бизнеса – развитием компании. Если собственник имеет амбиции к развитию и масштабированию, то без процессов не обойтись. При этом необходимость использования регламентов зависит не от отрасли, а только от планов собственника компании по росту и масштабированию бизнеса.

Выгодный расчетный счет для бизнеса за 20 минут!

Плюсы регламента

Я перечислю лишь некоторые явные выгоды. Итак, регламент:

С чего начинать?

Для начала нужно определить, какую должность вы начнете регламентировать в первую очередь.

По моему опыту, логичнее начать с той, которая критически важна, с точки зрения прибыли, т.е. с «продающей» должности. Или с той, в которой вы обнаружили наибольшее количество критических ошибок и недочетов.

Важно: разрабатывать регламент всегда нужно на примере сотрудника с наивысшими показателями!

Если ваш сотрудник может достигать высоких результатов, то имеет смысл разобраться, как он это делает, и транслировать получившуюся «секретную технологию» на остальных.

Последующие шаги достаточно просты и рутинны:

Результат должен быть прописан так, чтобы его можно было оцифровать. Например, за месяц необходимо сделать 150 выполненных звонков, заключить 40 контрактов, отремонтировать 22 ноутбука и т.д.

На этом первый этап завершен. У вас получился «тестовый образец», который нужно обкатать на нескольких сотрудниках и посмотреть, все ли понятно и применимо на практике. Упрощенно модель регламента выглядит так: «Разработка – Моделирование – Оценка ошибок и нестыковок — Докрутка до идеала».

Обязательно будут появляться погрешности и неточности. Главное — не унывать и не опускать руки!

Источник

Как разработать регламент рабочего процесса

Узнайте из статьи как правильно разрабатывать эффективные регламенты процессов. На наших проектах Active Sales Group по усилению системы управления мы разрабатываем и внедряем регламенты в следующих случаях:

Скачайте бесплатно чек-лист по разработке регламента процесса в конце статьи.

Как разработать регламент рабочего процесса:

РЕГЛАМЕНТ ПРОЦЕССА: ЧТО ЭТО ТАКОЕ

По мере роста вашего бизнеса растет и его сложность. В вашей компании всегда найдутся сотрудники, которые без дополнительного обучения и наглядных инструкций не смогут выполнять работу с нужным вам качеством.

Деятельность любого подразделения компании можно описать как процесс. Современное управление бизнесом это управление бизнес-процессами.

Регламенты используется в качестве руководства, чтобы помочь сотрудникам на всех уровнях, включая лиц, принимающих решения, быстро понять процессы компании.

Регламенты процессов включают различные типы документов, поддерживающих процесс, например:

РЕГЛАМЕНТЫ РАБОЧИХ ПРОЦЕССОВ: ЗАЧЕМ ОНИ НУЖНЫ

Рабочие регламенты помогают вам достичь 5 ключевых целей:

1. Регламенты улучшают процессы. Для разработки регламентов вам необходимо описать бизнес-процессы. В процессе разработки вы выявляете узкие места и принимаете решения как можно их улучшить.

2. Регламенты помогают подбирать нужных вам сотрудников. Используйте действующие регламенты на этапе отбора для того, чтобы оценить кандидатов. Дайте кандидату почитать регламент процессов подразделения для которого подбираете соискателей, и по их вопросам оценивайте компетенции соискателей.

3. Регламенты помогают обучать сотрудников. Используйте регламенты процессов на стадии адаптации, чтобы помочь новым сотрудникам понять свои должностные роли и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать. Даже опытные сотрудники могут обращаться к этим документам всякий раз, когда они хотят убедиться, что они правильно выполняют процесс.

4. Регламенты пюмогает сохранять знания компании. Если вы регламентируете процессы известные лишь немногим специалистам в вашей компании, вы становитесь независимыми от них. Даже если эти специалисты уйдут, новым сотрудникам будет легко возобновить работу.

5. Регламенты повышают скорость выполнения работы. С помощью регламентов вы снижаете вероятнось возникновения вопросов сотрудников о том как правильно выполнять ту или иную работу.

РЕГЛАМЕНТ ПРОЦЕССА: КТО ОТВЕЧАЕТ ЗА РАЗРАБОТКУ

Сотрудники, которые участвуют в разработке регламентов бизнес-процессов должны выполнять 3 функции. В некоторых случаях один и тот же сотрудник может выполнять все три функции.

Владельцем процесса может выступать руководитель подразделения выполняющего процесса.

Хранитель регламента. Отвечает за своевременную адаптацию регламента к изменениям в процессе, архивирует старые версии, обеспечивает доступность регламентов.

Разработчик регламента. Пишет регламент, разрабатывает все материалы, требуемые для наглядной визуализации процесса, в т.ч. блок-схемы, разрабатывает инструкции с детальным описанием прохождения определенных этапов процесса.

РЕГЛАМЕНТ ПРОЦЕССА: 4 ПРАВИЛА РАЗРАБОТКИ РЕГЛАМЕНТОВ

Создание хорошего работающего регламента требует времени и усилий. Существует 3 правила, которые помогут вам разработать эффективный и действительно работающий регламент.

► Правило 1

Большая часть работы происходит еще до того, как вы начнете разрабатывать рабочий регламент процесса. Ваша подготовка к разработке включает аудит действующего процесса и выявление в нем «узких» зон. Уделите время для анализа жалоб от сотрудников. Затем смоделируйте идеальный процесс и только после этого разработайте регламент.

► Правило 2

Разработка регламента рабочих процессов состоит из 4-х этапов:

Если порядок нарушается или не выполняются определенные действия на каждом этапе, регламент не отразит всей специфики процесса и будет нерабочим.

► Правило 3

Фокусируйтесь на разработке регламентов только для одного подразделения компании. Из-за сложности и усилий, необходимых для разработки хорошего регламента, а также из-за того, что они определяют качество работы всего отдела и напрямую влияют на результат, убедитесь, что ваша команда ТОП-менеджмента (генеральный директор, коммерческий директор) поддерживает и одобряет ваши усилия.

► Правило 4

Не пренебрегайте обучением сотрудников. Не ждите, что пользователи регламента просто прочитают его и начнут ему следовать. Во время обучения дайте пользователям вескую причину для обучения и адаптации к новым требованиям и рекомендациям.

РЕГЛАМЕНТ ПРОЦЕССА: КАК РАЗРАБОТАТЬ РЕГЛАМЕНТ ЗА 4 ЭТАПА

Консультанты Active Sales Group разрабатывают регламенты процессов любой сложности для любых подразделений организации.

В своей работе мы используем алгоритм разработки регламента рабочего бизнес-процесса. Следуйте пошаговой инструкции:

► Этап 1. АУДИТ

► Этап 2. ВИЗУАЛИЗАЦИЯ

► Этап 3. НАПИСАНИЕ РЕГЛАМЕНТА

► Этап 4. ВНЕДРЕНИЕ РЕГЛАМЕНТА ПРОЦЕССА

Используйте метод разработки регламентов процессов в своей организации для наведения порядка и повышения эффективности работы ваших подразделений.

Скачайте бесплатно чек-лист по разработке регламента процесса.

Источник