Что такое реквизиты и формуляр документа
Письмовник
Реквизиты – что это такое?
Стили и жанры
Любой документ – это сумма постоянных элементов содержания. Такие элементы принято называть реквизитами документа. Реквизиты содержат сведения:
Реквизиты обычно располагаются в «шапке» документа в следующем порядке:
Логотип
или товарный знак
Отправитель: наименование организации-отправителя и
её структурного подразделения
в именительном падеже
Контакты: почтовый адрес организации-отправителя,
номер телефона, факса,
адрес электронной почты
Наименование
вида документа
Дата
Рег. № документа
Ссылка на дату и рег. № номер входящего документа
ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ
«Адресат» при написании заявления центрируется по правому краю или по левому, но в правой части листа?
Реквизит «адресат» обычно выравнивается по левому краю, но всегда находится в правой части листа. Например, так:
| Главному бухгалтеру ООО «Ферма «Рассветы Ильича» Иванченко Ю. В. |
© 2000-2021. При полном или частичном использовании материалов ссылка на «Грамоту.ру» обязательна.
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57155, выдано Роскомнадзором 11.03.2014.
Основные вопросы темы. 1. Понятия «реквизит» и «формуляр документа»
1. Понятия «реквизит» и «формуляр документа»
2. Обязательные реквизиты управленческих документов
3. Подлинники и копии управленческих документов
Схемы расположения реквизитов документа— модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки иосновные реквизиты. Схемы расположения реквизитов играницы зон на формате А4 углового и продольного бланков предусмотрены ГОСТ Р 6.30-2003 (см.: Приложение А (Справочное), рис. А1 и А2).
Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или распечатывать с помощью компьютера непосредственно при составлении конкретного документа. Бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации изготавливаются по особому порядку, определенному стандартом (см.: ГОСТ Р 6.30-2003, п.4).
Виды бланков организации, ее структурного подразделения, должностного лица:
· общий бланк;
· бланк письма;
· бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме письма. Бланк письма содержит адресные данные организации, ряд обязательных реквизитов, ограничительные отметки.
Бланки документов могут иметь продольное или угловое расположение реквизитов. При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа. Угловое расположение реквизитов более удобно и экономично, наиболее рационально для писем и тех документов, которые требуют резолюции или утверждения.
Реквизиты и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
· центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
· флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
2. В состав реквизитов управленческих документов входят:
· Государственный герб Российской Федерации;
· герб субъекта Российской Федерации;
· эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
· основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
· идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
· код формы документа;
· справочные данные об организации;
· наименование вида документа;
· регистрационный номер документа;
· ссылка на регистрационный номер и дату документа;
· место составления или издания документа;
· гриф утверждения документа;
· заголовок к тексту;
· отметка о контроле;
· отметка о наличии приложения;
· гриф согласования документа;
· визы согласования документа;
· отметка о заверении копии;
· — отметка об исполнителе;
· отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
· отметка о поступлении документа в организацию;
· идентификатор электронной копии документа.
Государственный герб Российской Федерации – реквизит, размещаемый на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст.5021).
Герб субъекта Российской Федерации – реквизит, помещаемый на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) – реквизит, помещаемый на бланках организаций в соответствии с утвержденным уставом (положением об организации).
Код организации – реквизит, проставляемый по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет(ИНН/КПП) – реквизит, проставляемый в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляется без кавычек на первом листе документа.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
В Российской Федерации действует закон об электронной цифровой подписи, реальная сила которого фактически сведена на нет. Как оказалось, хакеры с легкостью взламывают самые совершенные электронные коды, поэтому проблема защиты подлинности документа в Интернете остается не решенной.
Часто в управленческой и иной деятельности приходится повторно воспроизводить подлинник документа. Такой повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу, принято именовать дубликатом документа.
Понятие реквизита и формуляра образца. Состав и расположение реквизитов. Полный их перечень. Требования к их оформлению
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.
Содержание любого документа складывается из его реквизитов, то есть обязательных элементов, несущих какие-либо сведения.
Реквизит – элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.
Формуляр-образец документа – совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе (модель унифицированной формы документа).
Основным реквизитом документа является его текст, который представляет собой сведения об отношениях и фактах, характер которых обусловлен соответствующей отраслью права. Текст документа должен быть достоверным, достаточно информативным, последовательно и грамотно изложенным.
Реквизиты делятся на постоянные и переменные:
¨ постоянный реквизит – реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа;
¨ переменный реквизит – реквизит документа, наносимый при составлении документа.
Максимальный набор реквизитов для документов управления – 30. Каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах:
01 – Государственный герб РФ;
02 – герб субъекта РФ;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – код формы документа;
06 – наименование организации;
07 – справочные данные об организации;
08 – наименование вида документа;
09 – дата документа;
10 – регистрационный номер документа;
11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 – место составления или издания документа;
13 – гриф ограничения доступа к документу;
15 – гриф утверждения документа;
17 – заголовок к тексту;
18 – отметка о контроле;
19 – текст документа;
20 – отметка о наличии приложения;
22 – гриф согласования документа;
23 – визы согласования документа;
25 – отметка о заверении копии;
26 – отметка об исполнителе;
27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 – отметка о поступлении документа в организацию;
29 – отметка для автоматического поиска документа.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов.
Реквизиты общего бланка документа: герб (для организаций, имеющих на это право); эмблема организации (при наличии герба не проставляется); наименование вышестоящей организации (если она имеется); наименование организации; трафаретные части реквизитов (дата и номер документа.
(Согласно ст. 70 Конституции Российской Федерации Государственный герб, его описание и порядок официального использования устанавливаются федеральным конституционным законом.
Изображение Государственного герба на бланках документов регламентировано Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».)
Рекомендуется проставлять на общем бланке ограничительные уголки для реквизитов документа: гриф утверждения; заголовок к тексту; отметка о контроле. Общий бланк используется для любых документов, кроме писем.
Реквизиты бланка письма: герб (для организаций, имеющих на это право); эмблема организации (при наличии герба не проставляется); код организации по ОКПО; наименование вышестоящей организации (если она имеется); наименование организации; справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера факсов, адрес электронной почты, и т.д.); трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).
На бланках письма рекомендуется проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов: адресат; заголовок к тексту; отметка о контроле.
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа. Например: «ПРИКАЗ», РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т.д. При разработке бланков рекомендуется угловой или продольный варианты размещения реквизитов.
Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем правом углу листа. Продольное расположение реквизитов предполагает их размещение в середине в верхней части листа.
Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2000. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 апреля 2000 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2000.07.05.
Кроме даты документа, датируются также все служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).
Регистрационный номер — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (например, распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года.
По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться дополнительной информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке очередности авторов на документе.
Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов место для написания даты и регистрационного номера обозначается следующим образом:
Понятие реквизита и формуляра образца. Состав и расположение реквизитов. Полный их перечень. Требования к их оформлению
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. Содержание любого документа складывается из его реквизитов, то есть обязательных элементов, несущих какие-либо сведения.
Реквизит – элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.
Формуляр-образец документа – совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе (модель унифицированной формы документа).
Основным реквизитом документа является его текст, который представляет собой сведения об отношениях и фактах, характер которых обусловлен соответствующей отраслью права. Текст документа должен быть достоверным, достаточно информативным, последовательно и грамотно изложенным. Кроме текста документы имеют специальные сопутствующие ему реквизиты. Они служат для удостоверения сведений в документе, его защиты от фальсификации (подделки документа или искажения сведений о существующих фактах), а так же для систематизации документов и облегчения пользования ими.
Реквизиты делятся на постоянные и переменные:
¨ постоянный реквизит – реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа;
¨ переменный реквизит – реквизит документа, наносимый при составлении документа.
Основные требования, предъявляемые к документам, таковы.
¨ при необходимости разъяснять или дополнять материалы;
¨ правильно отражать объективную действительность;
¨ не противоречить законодательным актам;
¨ быть созданным полномочным органом, подписанным компетентным должностным лицом;
¨ быть объективным и аргументированным;
¨ тон и стиль письма должен быть спокойным, сдержанным и официально-деловым, без грубых помарок, исправлений, перепечаток;
¨ быть составлен грамотно, аккуратно и оформлен на специальных бланках и стандартных листах бумаги;
¨ иметь объем по 1 вопросу не более 2 страниц;
¨ иметь соответствующие реквизиты;
¨ обладать точностью, полнотой, ясностью, сжатостью, краткостью, последовательностью, убедительностью изложения;
¨ содержать действительные и правильные сведения обо всех событиях и фактах.
Вопросы для самоконтроля:
1. Раскройте понятие «делопроизводство».
2. Назовите основные задачи делопроизводства.
3. Что вы можете рассказать о реквизитах?
4. Перечислите основные функции документа.
5. Что включает понятие «юридическая сила документа»?
6. Чем отличается документирование от документооборота?
7. Дайте определения
· организации работы с документами;
· государственной системы документационного обеспечения управления.
· когда документы имеют юридическую силу;
· значение организации делопроизводства на предприятии;
· что является основанием для создания документов.
Тема: Нормативно-методическая база делопроизводства.
1. Состав нормативно-методической базе делопроизводства.
2. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.
3. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации.
4. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения.
5. Государственная система документационного обеспечения управления. Государственные стандарты на документацию.
6. Унифицированные системы документации.
7. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
Дата добавления: 2018-03-01 ; просмотров: 1225 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ
Конспект на тему: «Оформление реквизитов документов»
Онлайн-конференция
«Современная профориентация педагогов
и родителей, перспективы рынка труда
и особенности личности подростка»
Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику
3. Оформление реквизитов документов
3.1. Формуляр-образец ОРД
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено, отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами.
Схема расположения реквизитов дана в формуляре-образце документа (рис. 2).
Формуляр-образец документа — это модель построения документа, устанавливающая области применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Формуляр документа — это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Унифицированная форма документа (УФД) — это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Служебное поле унифицированной формы документа — это зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений.
Зона унифицированной формы документа — это часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.
Постоянный реквизит — это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы или бланка документа.
Переменный реквизит — это реквизит, наносимый при составлении документа.
Под длиной реквизита понимается количество ударов, необходимое для записи его на документе. Длина рабочей строки — 67—69 ударов.
ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает следующий состав реквизитов:
1 —Государственный герб Российской Федерации;
2 — герб субъекта Российской Федерации;
3 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4 — код организации;
5 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6 — идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
7 — код формы документа;
8 — наименование организации, являющейся автором документа;
9 — справочные данные об организации;
10 —наименование вида документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 —ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
16 — гриф утверждения документа;
18 — заголовок к тексту документа;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 —отметка о наличии приложения;
23 — гриф согласования документа;
24 — виза согласования документа;
26 — отметка о заверении копии;
27 —отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
3.2. Виды и назначения бланков
Бланк документа — это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.
Для изготовления документов ГОСТ Р 6.30—2003 определяет два формата бланков — А4 (210×297) и А5 (148×210). Бланки печатаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Каждая страница документа, оформленная как на бланке, так и на чистом листе бумаги, должна иметь поля не менее: левое, верхнее, нижнее — 20 мм, правое — 10 мм.
Левое поле предназначено для подшивки документов (для закрепления документов) в технические средства хранения. Размер левого поля может быть увеличен до 33 мм, если срок хранения документа свыше 10 лет. Правое поле служит резервом бумаги для износа (в целях сохранности текста документа). Нижнее — для служебных отметок (реквизитов). Верхнее — для нумерации страниц (рис. 3).
Страницы нумеруют, начиная со 2-й, посередине верхнего поля листа арабскими цифрами (рис. 3) — без знаков препинания, без указания слова «страница» или его сокращенных вариантов — «с.», «стр.». Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные — четными.
Рис. 3. Нумерация страниц
При печатании листа с оборота размеры левого и правого полей меняют местами.
Бланки можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопированием), а также средств вычислительной техники.
Исключительно типографским способом должны быть изготовлены бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации.
Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный (см. рис. 8, 9).
Реквизиты — наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, адресат, гриф утверждения, заголовок к тексту, гриф согласования в пределах границ зон расположения реквизитов— размещают одним из способов:
■ центрированным — начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизита. Например:
развития и торговли
■ флаговым — каждая строка реквизита выравнивается по левой границе зоны расположения реквизитов. Например:
развития и торговли
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
■ общий бланк — на нем могут быть оформлены любые виды документов, кроме писем (рис. 4);
■ бланк письма — используется только для оформления служебных писем (рис. 5);
Рис. 5. Бланк письма
Рис. 6. Бланк конкретного вида документа
■ бланк конкретного вида документа — предназначен только для оформления документа, название которого указано на бланке (рис. 6).
Разновидностью бланка письма является должностной (именной) бланк, в котором после реквизита «наименование организации» указывается должность лица, подписывающего данный документ (рис. 7).
На бланках оформляется только первая страница документа, последующие страницы — на чистых листах.
3.3. Требования к документам при их изготовлении на печатающих устройствах
При изготовлении документов на печатающих устройствах традиционно используются восемь положений табулятора (табл. 1):
При оформлении документов реквизиты отделяют друг от друга 2—4-межстрочными интервалами. Это зависит от интервала, через который напечатан текст документа: интервал между реквизитами должен быть в два раза больше, чем интервал между строками текста. Между составными частями реквизита интервал составляет 1,5—2, в составных его частях — 1 строку.
Реквизиты относительно положений табулятора располагаются следующим образом:
0 — наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, ссылка на регистрационный номер и дату, место составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, наименование должности в реквизите «подпись», гриф согласования документа, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении в дело;
Рис. 7. ДОЛЖНОСТНОЙ (именной) бланк
2— расшифровка подписи в реквизите «гриф согласования», виза согласования, отметка о заверении копии, номер документа;
3— при оформлении документов не используется;
4 — адресат, номер страницы;
5 — гриф утверждения;
6—расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения»;
7 —слово «копия», нумерационные заголовки: таблица, приложение, отметка о контроле, отметка о поступлении документа в организацию.
3.4. Правила оформления реквизитов документов
При оформлении реквизитов документов следует соблюдать следующие правила.
01 — Государственный герб Российской Федерации
На бланках с угловым расположением реквизитов изображение герба помещается над серединой строки с наименованием организации на верхнем поле, на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля (рис. 8). Размер герба не рекомендуется делать более 20 мм.
Организации негосударственных форм собственности не имеют права помещать Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации на своем бланке.
Бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету, их хранят в надежно запираемых шкафах или сейфах.
02 — герб субъекта Российской Федерации
Реквизит (рис. 9) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
Правила расположения данного реквизита аналогичны правилам изображения реквизита 01.
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Рис. 8. Гербовый бланк с угловым и продольным расположением реквизитов
Рис. 9. Гербовый бланк субъекта РФ — города Москвы
Рис. 10. Эмблема организации
Эмблемы, товарные знаки, знаки обслуживания помещаются на бланках в соответствии с уставом организации. Товарный знак может быть зарегистрирован также на имя юридического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.
Реквизит может быть выполнен в любом цвете или цветовом сочетании и располагаться в пределах границ продольного штампа бланка на любом месте, по усмотрению автора бланка (рис. 10).
Эмблема организации или товарный знак не могут заменить на бланке название организации.
Реквизиты 01, 02, 03 являются взаимоисключающими при оформлении бланка. На любом бланке может быть изображен только один из этих реквизитов.
Наименование организации субъекта РФ, имеющего наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатается на двух языках — русском и национальном (рис. 11).
Рис. 11. Бланк с наименованием организации субъекта РФ
Рис. 12. Бланк с наименованием организации на иностранном
Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в уставе организации (рис. 12). Наименование на русском языке располагается слева, а на национальном или иностранном языке — справа.
Сокращенное наименование организации приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного (см. рис. 6).
Наименования филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указываются в том случае, если они обозначают автора документа и располагаются ниже наименования организации (рис. 13).
Одним из требований к наименованию организации — автора документа является указание организационно-правовой формы организации.
Пример оформления наименования государственной организации:
Пример оформления наименования негосударственной организации:
Закрытое акционерное общество
Рис. 13. Автор документа — структурное подразделение
04 — код организации
Реквизит является обязательным; он проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО) и включает в себя восемь знаков.
Код организации — автора документа нужен для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи. Код позволяет избежать ошибок в названии организации при передаче данных.
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
Реквизит представляет собой 13-значный цифровой код. ОГРН указывается на всех документах юридического лица — наряду с его наименованием. Этот реквизит является составной частью справочных данных в бланке письма.
06 — идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП)
Реквизит представляет собой цифровой код, подтверждающий постановку на налоговый учет налогоплательщика (индивидуального предпринимателя, юридического или физического лица) (рис. 14).
Рис. 14. Бланк с указанием в реквизите ИНН / КПП, ОГРН
07 — код формы документа
Реквизит проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
08 — наименование организации, являющейся автором документа
Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Например:
ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ
Государственное образовательное учреждение
Банковский колледж N: 45
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию: в этом случае используют должностной (именной) бланк (см. рис. 7).
09 — справочные данные об организации
Реквизит оформляется только в бланке письма. Как правило, в него входят: почтовый адрес, номера телефонов, коды по ОКПО, ОГРН; ИНН / КПП; код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номер факса, номер счета в банке, адрес электронной почты, адрес веб-страницы в сети Интернет) (см. рис. 5).
10 — наименование вида документа
Реквизит указывается в соответствии с наименованием документа, предусмотренным УСОРД и оформляется от нулевого положения табулятора (центрированно — при продольном расположении штампа бланка) прописными буквами: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ. Короткие слова можно писать в разрядку, например: АКТ. Наименование вида документа должен иметь каждый документ, за исключением служебного письма.
11 — дата документа
Это обязательный реквизит любого документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну дату (единую). Способ написания даты зависит от характера документа. Как правило, дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Дата оформляется от нулевого положения табулятора, например: 23.04.2009
В нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также в документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, например: 09 мая 2009 г. Также оформление даты может производиться в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.11.24.
12 — регистрационный номер документа
Это условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение документа; номер проставляется при регистрации документа и оформляется от второго положения табулятора на одном уровне (строке) с датой документа. На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе. Номер не может быть однозначным.
В нумерации рекомендуется использовать двузначные номера, например: № 03-05/123, где 03 — номер структурного подразделения, 05 — номер дела по номенклатуре, 123 — порядковый номер самого документа.
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа
Реквизит оформляется только на бланке письма и включает в себя номер и дату документа, на который дается ответ. Оформляется от нулевого положения табулятора:
14 — место составления или издания документа
Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации», и обязательно с учетом принятого административно-территориального деления; оно включает в себя только общепринятые сокращения. Перед названием городов Москва и Санкт-Петербург сокращение «г.» (город) не пишется; перед всеми остальными названиями ставятся: г. — город, пос. — поселок. Реквизит оформляется от нулевого положения табулятора строчными буквами, кроме заглавных. Например:
Место составления документа не указывают:
■ при указании его в составе наименования организации, например: мэрия Москвы;
■ в письмах — в бланке письма эта информация содержится в реквизите «справочные данные об организации».
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Адресат оформляется от четвертого положения табулятора (32 удара) флаговым способом и состоит из нескольких составных частей:
1) из наименования организации;
2) наименования структурного подразделения;
3) наименования должности лица;
4) инициалов, фамилии;
5) почтового адреса.
Каждая составная часть оформляется с новой строки, точка в конце каждой составной части не ставится. Между составными частями устанавливается межстрочный интервал 1,5, если же составная часть многострочна — интервал 1. Переносы в словах нежелательны, сокращения употребляются в соответствии с существующими правилами. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.
1. Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже. Например:
Министерство внутренних дел
Департамент охраны общественного
2. Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже (инициалы — до фамилии):
Генеральному директору ОАО «Балчуг»
Допускается центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке:
Сбербанк Российской Федерации
Начальнику отдела обслуживания
3. Если документ направляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно:
финансов Российской Федерации
4. Если лицо, которому направляется документ, имеет ученую степень или звание, это может быть указано в адресате:
Ректору Технического университета
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. Если адресатов больше, то на обороте последнего листа документа составляют список рассылки документа, а на каждом экземпляре пишут только один адрес.
5. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес, элементы которого указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи:
ул. Бобруйская, д. 23
При адресовании документа должностному лицу исходя из сложившейся практики допускается использование обращений «господин» («г-н»), «госпожа» («г-жа»).
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес:
документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
16 — гриф утверждения документа
Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их законность и содержание. Основными способами удостоверения документов являются: подписание, утверждение и проставление печати.
Утверждение — это особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг лиц, граждан, организаций. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.
Документ может быть утвержден должностным лицом или специально издаваемым документом (приказ, протокол, решение).
Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Утверждение документа должностным лицом производится в том случае, если это регламентируется соответствующими нормативными документами.
Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения оформляется от пятого положения табулятора флаговым способом, допускается центрированное оформление каждой строки грифа утверждения по отношению к самой длинной строке реквизита. Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания), полного наименования должности лица, утвердившего документ (включая наименование организации, если документ оформлен не на бланке), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы проставляются до фамилии) — шестое положение табулятора — и даты утверждения. Например:
Директор ОАО «Факел»
__________Л. А. Степанова
Допускается центрировать элементы реквизита «гриф утверждения документа» относительно самой длинной строки. Например:
ЗАО «Московские товары»
__________Л. И. Белопольская
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
Решением общего собрания
акционеров от 05.10.2009 г. N9 03
Если документ утверждается руководителями нескольких организаций, то составные части грифов утверждения располагают на одном уровне. При этом наименование организации должно обязательно входить в наименование должности лица, утверждающего документ. Первый гриф оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка подписи — от второго, второй гриф оформляется по ГОСТу. Например:
Как правило, утверждению подлежат следующие виды документов: уставы, положения, штатные расписания, некоторые виды актов и протоколов, должностные инструкции и др.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется инструкцией по делопроизводству организации.
После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю организации или структурного подразделения для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.
Резолюция — это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и четкости резолюции, правильного выбора исполнителя зависят качество исполнения задания и своевременность его выполнения. К тексту резолюции предъявляются те же требования, что и к любому документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из текста, подписи и даты. По своему характеру резолюция может быть двух видов: резолюция, содержащая решение вопроса (например, «зачислить», «выделить 100 тыс. рублей», «отказать»), и резолюция, определяющая порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст должен содержать три составные части: кому поручается (фамилия и инициалы исполнителя), что поручается (характер и порядок решения вопроса) и срок исполнения. Например:
Подготовить проект приказа
«О создании рекламного отдела»
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является тот, чья фамилия указана первой. Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте документа и его не требуется специально оговаривать, то руководитель может указать только фамилию исполнителя (исполнителей), порядок подготовки вопроса, поставить подпись и дату.
Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием для постановки документа на контроль. Оформляется резолюция от руки на любом свободном месте, кроме полей, однако нельзя оформлять ее на других реквизитах. Если на документе нет свободного места, то резолюция оформляется на отдельном листе бумаги (обычно формата А6 или А7) и прикрепляется к документу.
18 — заголовок к тексту документа
Реквизит оформляется от нулевого положения табулятора строчными буквами, за исключением необходимых заглавных букв; точка в конце заголовка не ставится; строка не должна превышать 28 ударов; переносы в словах нежелательны; межстрочный интервал — 1. К документам, оформленным на листе или бланке формата А5, заголовок, как правило, не составляется. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. В зависимости от вида документа заголовок формулируется в предложном или родительном падеже (акт, протокол). Например:
О создании аттестационной
19 — отметка о контроле
Контроль исполнения документов — это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. В соответствии с ГОСТом отметка о контроле исполнения документа обозначается буквой «К» или словом «Контроль», наносится резиновым штампом или может быть написана от руки цветным маркером. Отметка располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Ее цель — напомнить исполнителю, что документ контролируется. Например:
20 — текст документа
Текст — это основной реквизит документа-, его печатают от нулевого положения табулятора через 3—4 межстрочных интервала от заголовка к тексту, через 1,5—2 интервала на бумаге формата А4 и через 1 интервал — формата А5 (между абзацами — 2 интервала). Абзацы в тексте пишут от первого положения табулятора.
Абзац — это часть текста, несущая законченную мысль и представляющая собой смысловое единство. Нормальным считается абзац, содержащий не более двух-трех предложений.
Текст документа можно печатать с двух сторон листа, при этом правое и левое поля меняются местами.
Текст документа состоит из двух частей: в первой части указывается основание для составления документа; во второй — просьбы, выводы, предложения. Если текст состоит из одной фразы, то она строится по такому же принципу.
В некоторых случаях текст может содержать только вторую часть (письмо — просьбу без пояснения, приказ — распорядительную часть без констатирующей). Текст документа должен быть ясным, точным, кратким.
В тексте слова должны употребляться в том значении, какое они имеют в литературном языке, и не допускать многозначности толкования. Не следует употреблять термины, требующие объяснения их значения, дополнительного толкования. Нельзя использовать диалектное, жаргонные, устаревшие слова и обороты. Иностранные слова могут употребляться только в том случае, если они не имеют соответствующего эквивалента в русском языке или получили многочисленное признание.
При построении текстов рекомендуется:
1) использовать сжатые синтаксические конструкции;
2) применять трафаретные словосочетания, тексты;
3) использовать во всех возможных случаях простые предложения.
Текст документа может быть сплошным связанным либо представлен в форме анкеты, таблицы, трафарета или их сочетания. Сплошной связанный текст содержит информацию об управлении действий и применяется при составлении правил, положений, писем.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.
Форма таблицы (табл. 2) используется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.
Независимо от количества частей текст необходимо делить на абзацы. Сложные тексты делятся на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами и разделяются точками: 11.1.4.2. — 11-й раздел, 1-й подраздел, 4-й пункт, 2-й подпункт.
Текст документа, представленный в виде таблицы, должен быть оформлен в соответствии с ГОСТом. Таблицы могут быть в тексте документа или в приложении к нему. Все таблицы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация таблиц текста и приложений может быть сквозной и самостоятельной. Если в документе приведена одна таблица, то она не нумеруется и слово «таблица» не пишется.
21 — отметка о наличии приложения
Реквизит оформляется через 2—4 межстрочных интервала от текста и состоит из слова «Приложение», которое пишется от нулевого положения табулятора с прописной буквы; в конце ставится двоеточие; через пробел идет текст приложения, которое оформляется «висячей» строкой через один межстрочный интервал.
Если документ имеет приложение, на которое указывается в тексте, то проставляется только количество листов и экземпляров.
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и их экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами, пункты отделяют друг от друга двумя интервалами:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального
кредитования на 5 л. в 2 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления регионального кредитования на 7 л.
Если приложений много, на них составляется опись:
Приложение: опись на 3 л.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то об этом делают отметку в тексте приложения:
Приложение: письмо Департамента образования г. Омска № 02/45
и приложение к нему, всего на 7 л.
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается:
Приложение: Методические указания по внедрению и применению
Государственного стандарта на ОРД
(ГОСТ Р 6.30-2003), 5 экз.
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение — не во все адреса, то в тексте приложения указывается, в какой адрес оно направляется:
Приложение: на 3 л. в 4 экз. во второй адрес.
В распорядительном документе (постановление, приказ, распоряжение, правило, инструкция, положение, решение) ссылки на приложение указываются в самом тексте документа. При этом приложение к распорядительному документу содержит в правом верхнем углу (пятое положение табулятора) первого листа документа слово «Приложение» с указанием его номера, наименования распорядительного документа, даты документа и регистрационного номера. Например:
к приказу Ростелекома № 185
Подпись — это один из основных способов удостоверения документа, его обязательный реквизит, которым выражается ответственность лица за содержание документа. Документ подписывается руководящими работниками учреждения или другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством или иными правовыми актами.
1) из наименования должности лица, подписавшего документ, которое печатается от нулевого положения табулятора флаговым способом (допускается центрированный способ относительно самой длинной строки) строчными буквами, за исключением заглавных; в одной строке — не более 28 ударов; переносы в словах нежелательны;
2) личной подписи должностного лица (руководителя);
3) расшифровки подписи (указываются инициалы и фамилия) от шестого положения табулятора строчными буквами, за исключением заглавных, на уровне последней строки наименования должности.
Если документ оформлен на бланке, то наименование должности лица, подписавшего документ, пишется сокращенно. Например;
Вице-президент И. В. Лескин
Если оформление документа производится на чистом листе, то в наименование должности входит полное наименование учреждения. Например:
региональных предприятий И. В. Лескин
Допускается центрировать наименование должности относительно самой длинной строки реквизита. Например:
ЗАО «Партнер» А. С. Королева
Если должностное лицо, подписывающее документ, имеет ученую степень (звание), то это может быть указано в наименовании должности. Например:
Зав. кафедрой зоологии
профессор В. С. Серов
Две и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц. Например, документы финансового характера подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер. Их подписи располагают одну под другой через два интервала в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Директор лицея М.С.Попов
Главный бухгалтер А. С. Корнева
При подписании документа несколькими лицами равных должностей подписи располагают на одном уровне.
В состав наименования должности обязательно входит название учреждения.
Первая подпись оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка подписи — от второго. Вторая подпись — от пятого положения табулятора, расшифровка — от шестого. Составной частью реквизита в данном случае может быть дата. Например:
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии. Двоеточие после слов «члены комиссии» не ставится. Подписи оформляются через два интервала. Например:
Председатель комиссии И. И. Морозов
Члены комиссии А. С. Кудрявцев
При оформлении документа на бланке должностного лица в реквизите «подпись» наименование должности не указывается, а оформляется только расшифровка подписи от шестого положения табулятора.
В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, его фамилия (исправления можно сделать, допечатав перед наименованием должности «И.О.» или «Зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического либо иного копирования, электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (ст. 160 ГК РФ).
Условия применения электронной подписи при создании машиночитаемого документа указаны в федеральных законах «Об информации, информатизации и защите информации» и «Об электронной цифровой подписи».
Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.
23 — гриф согласования документа
Согласование документа является способом предварительного рассмотрения и оценки его проекта.
В работе с ОРД согласование может быть внутренним и внешним. Согласование документов производится с организациями, структурными подразделениями и предприятиями, должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.
Внешнее согласование производится с подчиненными и неподчиненными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.
Гриф согласования состоит:
1) из слова СОГЛАСОВАНО — пишется прописными буквами без знаков препинания от нулевого положения табулятора;
2) наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации);
3) личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) — пишется от второго положения табулятора;
4) даты согласования — пишется от нулевого положения табулятора.
Реквизит оформляется ниже реквизита «подпись» на 3—4 интервала флаговым способом. Его можно оформлять центрированным способом относительно самой длинной строки реквизита. Например:
Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом в самом тексте документа делается отметка «Лист согласования прилагается». В этом случае первый гриф согласования оформляется по ГОСТу, второй — от пятого положения табулятора, расшифровка подписи — от шестого. В наименование должности обязательно должно входить наименование организации. Например:
Если согласование производится с коллегиальным органом, то гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, которое пишется от нулевого положения табулятора без знаков препинания, и из названия документа в именительном падеже с указанием его даты и номера. Например:
Совета трудового коллектива
Если согласование производится соответствующим документом (письмом, протоколом), то гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО и полного наименования соответствующего документа в именительном падеже. Например:
Письмо Российской академии
Протокол заседания Правления
страховой компании «Росгосстрах»
24 — виза согласования документа
Этим реквизитом оформляется внутреннее согласование; он указывает на согласие или несогласие должностного лица организации — автора документа — с содержанием документа. Реквизит состоит из личной подписи визирующего, ее расшифровки и даты согласования. В случае необходимости могут быть указаны наименование должности визирующего, его подпись, расшифровка подписи и дата. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются, как правило, на отдельном листе, а на проекте документа делается запись «Замечания прилагаются». Место визы — ниже подписи, на последнем листе экземпляра, который остается в организации.
В каждой организации должен быть перечень важнейших документов с указанием должностных лиц, визы которых необходимы при оформлении этих документов.
Если визу оформляют машинописным способом, то наименование должности пишется от нулевого положения табулятора, расшифровка подписи — от второго, дата — от нулевого. Например:
Начальник отдела кадров
_________В. Ф. Калеущенко
Оттиск печати широко используется при оформлении управленческих документов для удостоверения их подлинности.
Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации представляет собой печать с зеркальным отображением в центре Государственного герба Российской Федерации; она используется исключительно для подтверждения (удостоверения) подлинности управленческих документов, подписанных должностными лицами федеральных органов государственной и исполнительной власти, иных федеральных государственных органов и учреждений.
Использование гербовой печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и изображениями гербов субъектов Российской Федерации регламентируется специальными нормативными актами.
Правилами установлены следующие обязательные элементы (реквизиты) печати организации:
1) Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации — только для организаций, имеющих право на их воспроизведение;
2) полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
3) местонахождение организации;
4) номер государственной регистрации;
5) номер городского реестра печатей.
Печать проставляется в пределах границ площади, отведенной для данного реквизита. Форма документа, на котором должна проставляться печать, может иметь пометку «Место для печати» или «МП». Место для печати может быть обозначено кругом с пометкой «Ставить точно в круг». На финансовых документах печать не может затрагивать другие реквизиты (наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи), так как наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа.
В организации используются печати структурных подразделений, на оттиске которых имеется дополнительная надпись с названием структурного подразделения — секретариат, канцелярия, управление делами (рис. 15). Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество, местонахождение, словосочетание «индивидуальный предприниматель», регистрационный номер. Для упорядочения использования печатей и штампов в организации разрабатывается соответствующая инструкция, которая утверждается руководителем организации. Для регламентации использования печатей в организации утверждаются перечни документов, на которых проставляется гербовая и другие печати.
Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать:
■ акты (приема законченных строительных объектов, монтажа оборудования, выполненных работ, экспертизы и др.);
■ доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);
■ договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.);
■ заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);
■ заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию;
■ образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
■ представления и ходатайства;
■ поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные сводные в банк);
■ протоколы (согласования планов поставок и т.п.);
■ справки по личному составу и справки финансового характера;
■ титульные списки, уставы;
В практике работы учреждений применяется целая серия штампов: «подлежит возврату», «копии не снимать», угловой штамп организации, которые формально служат в качестве замены рукописной или машинописной записи для использования в повторяющихся однотипных ситуациях.
Угловой штамп используется в том случае, если в организации отсутствуют типографские бланки. Он может проставляться при выдаче текущих справок и т.д. Изображение государственной символики в угловых штампах не допускается.
Регистрационный штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения.
26 — отметка о заверении копии
Копия документа — это воспроизведение всех реквизитов документа рукописным, машинописным способом или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии рукописным или машинописным способом текст документа воспроизводится полностью, включая реквизиты бланка.
Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-Х установлено, что организации выдают по просьбе граждан копии документов, исходящих из этих организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов оформляются на бланках организаций или чистых листах формата А4.
В таком же порядке организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, оформленных в других организациях, от которых получить непосредственно копии этих документов невозможно или затруднительно. Если документы были оформлены на бланках, то при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, военного билета, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается. Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Отметка о заверении копии документа оформляется ниже реквизита «подпись» и состоит:
■ из слова «Верно», которое пишется от нулевого положения табулятора с прописной буквы без знаков препинания;
■ наименования должности лица, заверившего копию, — от нулевого положения табулятора;
■ личной подписи, расшифровки личной подписи (инициалы, фамилия) — от шестого положения табулятора, на уровне последней строки наименования должности;
■ даты оформления копии — от нулевого положение табулятора. Например:
Инспектор отдела кадров Л. Э. Соколова
27 — отметка об исполнителе
На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, и номера его телефона. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который может предоставить интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, можно указать не только фамилию, но и имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем. Оформляют отметку об исполнителе от нулевого положения табулятора на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в пределах границ площади, отведенной для данного реквизита. Если документ подлежит размножению, то отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа). Например:
ГОСТ Р 6.30—2003 допускает ставить эту отметку без указания имени и отчества. Например:
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указываются инициалы машинистки, количество отпечатанных экземпляров, дата оформления документа и рассылка по экземплярам. Такая отметка оформляется только с оборотной стороны листа. Например:
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Это завершающая отметка на документе. Она проставляется сразу после решения вопроса, затронутого в документе, или при направлении ответа. Отметка свидетельствует о том, что работа с документом закончена и он может быть подшит в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, а при отсутствии такового — краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, подпись лица, направившего документ в дело (исполнитель, руководитель), и дату. Реквизит оформляется в левой части нижнего поля первого листа документа, как правило, рукописным способом. Например:
29 — отметка о поступлении документа в организацию
При поступлении документа в организацию на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного наименования организации, в которую поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (рис. 16).
Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этой даты документ считается в работе учреждения. Входящий учетный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве, и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа следует в правом нижнем углу первого листа документа.
30 — идентификатор электронной копии документа Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом специальная отметка. В стандарте требования к оформлению данного реквизита изложены следующим образом: «Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие данные, устанавливаемые в организации».