Что такое ревизия магазина

5 шагов для инвентаризации товаров в рознице

Когда магазин принимает товары, сотрудники заносят их в учетную систему или тетрадку. При продаже товар убирают с остатков. Но этого еще недостаточно, чтобы знать реальную картину: не воруют ли сотрудники, нет ли пересортицы и у каких товаров вышел срок годности. Чтобы это выяснить, в магазине регулярно проводят инвентаризацию. Рассказываем, когда и как ее провести и оформить.

Зачем нужна инвентаризация товаров и в чем ее суть

Инвентаризация — это проверка фактических остатков товаров, которые есть в магазине и на складе, сверка их количества с данными из учетной системы. Если магазин не ведет учет, то инвентаризация помогает узнать, какие товары в наличии и чего не хватает. Из этих данных владелец магазина может сделать выводы о товарных остатках — активах его бизнеса.

Узнать, что реально есть в наличии. Магазин получает партию молока. Сотрудники принимают товары и заносят информацию в учетную систему. При продаже на кассе пачка молока списывается с остатков. Цифры в учетной системе не отражают реальность до конца: у части молока выходит срок годности, отдельные пачки воруют. Чтобы знать реальное положение дел, нужна инвентаризация.

Определить качество товара. При инвентаризации проверяют не только реальное количество товара, но и товарный вид: можно ли им торговать, не испорчен ли, не помят, есть ли ценник.

Понять, как работают сотрудники. Инвентаризация показывает недостачу или излишек товара. Причиной может быть воровство продавцов, невнимательность сотрудников, которые принимают товары, а также охраны магазина.

Инвентаризация дополняет учет и помогает владельцу магазина держать руку на пульсе.

Когда проводят инвентаризацию магазина

Владелец магазина сам решает, когда проводить инвентаризацию. Как часто проводить ревизию в течение года, зависит от размеров магазина и качества работы персонала.

Инвентаризация товаров — регулярно. Инвентаризацию нельзя проводить слишком часто, она мешает продажам: нужно закрыть для покупателей целый отдел или весь магазин. Поэтому в небольшом магазине для переучета обычно выбирают время, когда покупателей меньше всего: вечер, ночь или раннее утро. Проводить инвентаризацию ежедневно, раз в месяц или в неделю — зависит от размеров магазина.

В гипермаркетах и магазинах с большим ассортиментом проводят частичную инвентаризацию каждый день, почти в онлайн-режиме. Управляющий выбирает товарную группу, и сотрудники пересчитывают товары на выбранных полках. Это делают быстро и выбирают товары так, чтобы у покупателей был доступ к их альтернативам.

Небольшой круглосуточный магазин делает полную инвентаризацию — закрывается ранним утром, когда меньше всего посетителей. На дверь вешают табличку «Учет» и теряют максимум пару покупателей за месяц.

Инвентаризация основных средств — в исключительных случаях. Иногда магазин проводит ревизию оборудования и мебели. Это нужно в редких случаях: когда магазин продают или ликвидируют, если меняют управляющего или заметили, что имущество магазина пропало или его затопили соседи сверху.

Разберем, как проводить инвентаризацию товаров, по шагам.

Шаг 1. Подготовиться к инвентаризации

Перед тем как начинать инвентаризацию, нужно убедиться, что в процессе товары не будут добавляться на полки или уходить.

Закончить приемку. Нужно принять товары и завершить все поставки. Если они появятся на полке в процессе инвентаризации, это исказит ее результаты — на бумаге возникнут несуществующие излишки.

Приостановить продажи. Магазин может закрыться на время или ограничить доступ покупателей к конкретной категории, если инвентаризация частичная. Если покупатели продолжат брать товары с полки, возникнет недостача.

Шаг 2. Распечатать остатки из учетной системы

В крупном магазине инвентаризация начинается с того, что директор или управляющий выпускает приказ о проведении инвентаризации. Дальше в магазине создают комиссия из сотрудников. В небольшом магазине можно обойтись без этого документа и комиссии. Бланк приказа на инвентаризацию

Перед началом инвентаризации обязательно составляют инвентаризационную опись. В нее вносят остатки товаров по данным учетной системы и отмечают фактические остатки. Опись можно составить в свободной форме, но чаще заполняют бланк. Бланк инвентаризационной описи

Важно вводить в таблицу полное наименование, например «колбаса Краковская полукопченая». Так при проверке сотрудник не перепутает одну колбасу с другой.

Если владелец магазина не доверяет сотрудникам, он может дать им опись без указания остатков. Так они не смогут подогнать количество товара под цифры и скрыть недостачу. Еще вариант — поручить инвентаризацию сразу двум группам сотрудников, которые будут проверять данные друг друга.

Инвентаризация в Кабинете Дримкас

Предприниматель видит, какие товары на балансе у компании, может решить проблему пересортицы и устранить некорректные остатки.

Сервис заменяет товароучетную систему, Excel и другие программы.

Шаг 3. Посчитать фактические остатки

Дальше комиссия или сам владелец магазина считает фактическое количество товаров. Товары делят по категориям, пересчитывают одну и переходят к другой. Например, сначала считают весь хлеб, потом все молочные продукты.

Помимо пересчета товаров смотрят на их состояние и срок годности. Если товары испорчены, их считают отдельно и делают пометку. В дальнейшем их нужно будет списать и утилизировать.

Если магазин принимает и продает товары по штрихкодам, отдельно проверяют, чтобы он был на товарах. Если штрихкода нет, такие товары откладывают и считают их отдельно. Дальше на них нужно нанести штрихкоды и добавить в учетную систему.

В инвентаризационной описи напротив каждого товара ставят число. В итоге получают фактические остатки.

Расхождение в фактических и учетных остатках видно в четырех колонках справа по итогам инвентаризации — образец с gosuchetnik.ru

Шаг 4. Выявить расхождение

Когда фактические остатки зафиксировали, их сравнивают с остатками из учетной системы. Расхождения записывают в новый документ — ведомость учета результатов инвентаризации. Бланк ведомости учета результатов инвентаризации

В ведомости суммы, где это возможно, разносят по каждой из этих причин и сразу рассчитывают, какой убыток возник по вине сотрудников.

Если инвентаризацию проводит сам владелец магазина, он ставит подпись за руководителя и председателя комиссии. Пример с glavkniga.ru

Шаг 5. Принять меры по результатам инвентаризации

Теперь у владельца магазина есть документ, на основании которого можно внести изменения в учет и взыскать убытки с продавцов, кладовщика, охранника и других сотрудников. В крупном магазине эти решения закрепляют приказом об утверждении результатов инвентаризации, но это необязательно. Главное — оприходовать излишки и списать недостачу.

Излишки при инвентаризации — в фонд магазина. Товары принимают к учету по их закупочной стоимости на день инвентаризации. Бухгалтер начисляет сумму на финансовые результаты. Излишки учитывают в составе внереализационных доходов.

Недостача при инвентаризации — из зарплаты виновных. В крупных магазинах обычно есть норма убыли, недостача выше этой нормы удерживается с оплаты за работу продавцов и других виновных сотрудников. Если за прилавком стоит сам владелец магазина, он относит недостачу на убыток.

Недостача маркированных товаров — на списание в «Честный знак». Если магазин продает маркированные товары, например табак или обувь, недостачу кодов нужно списать в системе маркировки «Честный знак».

Что нужно знать об инвентаризации товаров

Учет товаров без бухгалтерских программ

Кабинет Дримкас помогает владельцам касс принимать товары от поставщиков, вести учет остатков на складе и следить за эффективностью продаж.

Если магазин продает маркированные товары, в сервисе есть все необходимое — от приемки до списания.

Источник

Инвентаризация товарных запасов

Инвентаризация остатков на складе – это один из способов контроля торговли. Проводят ее уполномоченные сотрудники или собственник бизнеса.

При полных или выборочных проверках они сверяют данные товарных отчетов с тем, что показывают пересчеты товаров на полках склада.

Цели инвентаризации

Глобальных целей у инвентаризации две:

Контроль работы персонала

Для чего нужен контроль персонала?

Для обнаружения и исправления ошибок

Для выявления краж

При обучении новых сотрудников и переобучении персонала при введении новых правил торговли

Какую пользу приносит инвентаризация бизнесу в целом?

Проверка полноты учета

Результаты инвентаризации покажут вам, насколько полно существующая система учета, отражает реальную картину происходящего на складе. По количеству выявленных ошибок вы можете довольно уверенно делать выводы о том, насколько остро стоит вопрос об изменениях в складском учете.

Понимание наиболее частых проблем для реорганизации работы склада

Организация инвентаризации часто требует от руководителей и сотрудников компании больших временных и интеллектуальных затрат. Но рутинную работу по составлению товарных отчетов можно и нужно автоматизировать! Иначе зачем нам современные технологии? Чтобы освободить материально ответственное лицо для решения более глобальных стратегических задач. Например, в появившееся свободное время этот человек может разработать задание на автоматизацию склада или автоматизацию магазина. Более подробно об этом будет сказано в этой статье чуть позже, а сейчас поговорим о том, как должна проводиться инвентаризация.

Проведение инвентаризации – закон один, а требования разные

Бухгалтерия вообще и складской учет в частности – дела серьезные. Поэтому, прежде чем браться за них, не мешает разобраться в требованиях законодательства.

Общие правила проведения инвентаризации довольно подробно описаны в Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». И многие источники в Интернете ссылаются именно на этот приказ, отвечая на вопросы пользователей о складском учете.

Не каждым источником в интернете стоит руководствоваться!

Обращаем ваше внимание на дату выхода данного приказа. С июня 1995-го прошло уже более четверти века. Мы живем в заметно изменившихся условиях. Логично предположить, что организация инвентаризации по правилам конца прошлого столетия – не лучшее решение. Это во-первых.

А во-вторых, согласно письму Минфина России от 25 ноября 2020 г. N 02-07-05/102604 Об особенностях проведения инвентаризации, упомянутые методические указания носят лишь рекомендательный характер, но не являются обязательными к исполнению требованиями закона.

Это большое облегчение! Ведь сегодня крайне важны сроки проведения инвентаризации товарных запасов. А если во всем следовать этим рекомендациям, то надо каждый раз останавливать на долгое время работу склада. О конкурентоспособности в таком случае можно попросту забыть.

Так как же все-таки правильно проверять сохранность товаров?

К счастью, обязательными к исполнению в части организации процесса сверки остатков являются только 4 пункта статьи 11 402-ФЗ. Они содержат вполне логичные и обоснованные требования

вообще проводить сверку фактических и расчетных остатков

и фиксировать данные о расхождениях фактического наличия объектов и результатов, которые показывают документы пересчета.

При этом часть 3 той же статьи гласит, что, «сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом».

Другими словами, владелец бизнеса сам решает, когда, как часто, кем и каким образом будет проводиться инвентаризация товаров на его складах. Законом не запрещено проверять работников склада раз в неделю или три раза в день – особенно если для частых проверок есть основания.

Но есть еще обязательная ежегодная инвентаризация. Ее по закону о бухучете нужно провести с 1 октября до конца отчетного года.

И это не единственная возможная причина для обязательной инвентаризации.

Когда проведение инвентаризации обязательно для всех?

Инвентаризация обязательна, если:

пришло время сдавать годовую бухгалтерскую отчетность

происходит смена материально ответственных лиц

имущество организации передается в связи продажей или сдачей в аренду

происходит преобразование или ликвидация предприятия

на предприятии обнаружили хищения, порчу товаров и т.п.

часть товара утеряна в результате стихийного бедствия или другого форс-мажора

Проводить инвентаризацию следует и при выбытии более 50 % членов коллектива, в котором установлена коллективная материальная ответственность. А также если кто-то в этом коллективе требует провести проверку.

Итак, причин и поводов для организации инвентаризаций при ответственном хранении предостаточно. Другой вопрос, как осуществлять плотный контроль, не парализуя работу склада и соблюдая правила проведения инвентаризации.

Правила проведения инвентаризации

Внезапность

Начинающим владельцам бизнеса бывает сложно поначалу проявлять недоверие к персоналу. Это становится этической проблемой. Но тут надо принять за аксиому, что ответственный, внимательный и честный работник готов к инвентаризации в любой момент. А создавать комфортные условия для сокрытия выявленных недостач безалаберным и вороватым сотрудникам собственник бизнеса не обязан.

Полнота контроля

Во время проведения инвентаризации внимание всех участвующих в процессе должно быть направлено только на нее. Рекомендуется не допускать к инвентаризации сотрудников, ответственных за складские запасы. Магазин (отдел магазина) или склад закрываются для покупателей. Прием товара также откладывается до момента окончания инвентаризации.

Объективность

Точное понимание фактического остатка возможно только при пересчете товаров на полке. Хорошо, когда можно доверять материально ответственным лицам. Но, как ни крути, доверяй, но проверяй. Каждый может как минимум ошибиться.

Личная ответственность

Перед началом инвентаризации ответственные лица должны представить отчеты по движению товара с расписками. Выявление расхождения с ними (если оно обнаружится) отразит акт инвентаризации.

Документирование

Порядок проведения инвентаризации

1. Подготовка

В приказе по форме ИНВ-22 фиксируют следующие данные:

ФИО членов инвентаризационной комиссии (не менее двух)

Сроки проведения инвентаризации

Это делает руководитель фирмы или ее главный бухгалтер, или другое лицо, ответственное за ведение бухгалтерии.

2. Сверка фактических остатков с расчетными

Совпавшие данные вносят в опись по форме ИНВ-3.

Если часть товара компании хранится на чужих складах, то это отражают в форме ИН-5.

То, что еще не доставлено на склад, но ожидается, отражают в форме ИНВ-6.

3. Анализ результатов

4. Итоги

Если выявлены недочеты в системе хранения товара или имущества, то в идеале должны быть найдены и виновные. Распоряжение об их наказании оформляется отдельным приказом.

Учет в тетрадях – позавчерашний день

В прошлом столетии принятые и отгруженные товары учитывались посредством занесения данных вручную в тетради. Так было почти повсеместно. Результатом становились множественные недостачи и излишки при инвентаризации, а процесс инвентаризации превращался в длительные и мучительные ручные подсчеты. Причем выявленные суммы недостачи порой оказывались на поверку просто ошибками в арифметике. Человеческий фактор… Приходилось все пересчитывать заново.

Бухгалтерские программы – решение не для всех

Специальные бухгалтерские программы (например, 1C Бухгалтерия) могут облегчить жизнь материально ответственному лицу при проведении инвентаризации. Однако они потребуют немалых финансовых вложений для своего внедрения. И компьютеры придется использовать не самые дешевые, и без серверов и сервисной поддержки не обойтись.

Впрочем, есть более доступные по цене облачные бухгалтерские сервисы (например, Мое дело). Но главная проблема даже не в этом, а в том, что вести учет остатков этот сервис будет через призму бухгалтерского, а не товарного учета.

И если ваша бухгалтерская программы не интегрирована с кассой, вам придется вручную вносить сюда информацию о каждом перемещении товара. А тут уже подключается человеческий фактор, который повышает вероятность ошибки! И о плотном контроле речь уже не идет.

В итоге даже при отсутствии злого умысла все усилия по компьютеризации могут оказаться тщетными из-за относительной сложности программ для освоения.

Почему так популярна онлайн-касса с товароучетной программой

Все шаблоны документов уже есть. Большинство полей в них заполняется автоматически. Итог: вероятность ошибки минимальна.

Как и в любом другом, в разделе «Инвентаризация» образец заполнения бланка уже сформирован. А программа сама мотивирует пользователя быть внимательным при заполнении полей формы и проверять внесенные данные перед сохранением документа.

Минимум ручного ввода данных

Немалая часть данных о товаре и его движении вносится не вручную. Информация о продажах, возвратах, выдачах подтягивается из кассы. Товары заносятся при помощи сканирования штрих-кода или Datamatrix-кода и основные реквизиты в карточке уже заполнены.

Прозрачно и подконтрольно

В системе фиксируются не только даты отгрузки, но и время совершения каждой операции по приемке, возврату, списанию, продаже товара и т.п. Оформить документы задним числом для сокрытия, например, хищения незаметно не получится. Выявить, кто вносил данные в систему, а также кто имел доступ к складу в интересующий период, также несложно.

Автоматический расчет остатков

Все данные по расчетным остаткам формируются автоматически программой в реальном времени. Причем для крупных торговых сетей предусмотрена возможность выбрать организацию или магазин, по которым необходимо сформировать отчет.

А внутри магазина можно получить расчет остатков

по конкретному поставщику,

по определенной товарной группе,

по отдельному товару.

Для этого всего лишь надо выбрать нужные пункты выпадающего меню полей «Группа товаров» и «Поставщик» или вбить наименование товара в соответствующем поле. После этого нажимаем кнопку «Сформировать» – и опись составляется автоматически.

Причем информация по остаткам отображается не только в формате количестве единиц товара, но также в разрезе закупочных и розничных цен на дату проведения инвентаризации. Эта информация может представлять интерес для сотрудника, отвечающего за организацию закупок.

Виды инвентаризации

Подводя некоторые итоги вышеизложенному, перечислим возможные виды инвентаризации.

Итак, в зависимости от целей, причин и прочих факторов инвентаризация может быть

плановой (например, обязательная при подведении итогов года)

внеплановой (для проверки качества работы персонала)

сплошной (сверка всех остатков)

выборочной (по отдельным товарным группам или магазинам сети)

целевой (если есть вопросы по отдельным товарным позициям)

независимой (если ее проводят сотрудники специализированной фирмы)

О последней еще не было сказано. А вопрос актуален. И звучит он следующим образом.

Контролировать лично или заказывать независимую инвентаризацию?

В западных странах передача задач по проведению инвентаризации на аутсорсинг давно стала нормой.

В России пока не каждый директор магазина готов доверять акту сверки, составленному сотрудником сторонней организации. Но крупные торговые сети уже осознают, насколько быстрее и качественнее составляются акты инвентаризации, проводятся оприходования излишков и выявления недостач, если этим занимаются специализированные фирмы.

Небольшой бизнес крайне редко привлекает для инвентаризации сторонние компании. Все чаще экземпляры описи составляют бухгалтера. Тем более, что при использовании товароучетных программ подбить расчетные остатки и оформить результаты, труда не составляет.

Нюансы проведения инвентаризации: на складе, в магазине, в кассе.

Склад

Основные причины для инвентаризации на складе:

Необходимость своевременного выявления и устранения ошибок

Обнаружение воровства/подозрение на него

Увольнение материально-ответственного лица

Пересменка (особенно если смена длится неделю или около того)

В последнем случае бывает сложно каждый раз проверять все, но желательно хотя бы сверить остатки по наиболее мелкие товары. Их легче украсть.

Кладовщик не может быть членом инвентаризационной комиссии, но он должен присутствовать при проверке, иначе при обнаружении недостачи он может оспорить в суде претензии со стороны владельца бизнеса.

До конца инвентаризации нельзя

перемещать товары внутри склада

Для упрощения и ускорения проведения инвентаризации на большом складе используют терминал сбора данных, интегрированный с товароучеткой.

По итогам пересчетов товаров на полках и сверки с расчетными остатками составляют сличительную ведомость ИНВ-19. При выявлении недостачи оформляется акт списания по форме ТОРГ-16.

Магазин

Основная особенность инвентаризации магазина в том, что она обычно проводится ночью. Так магазин может быть всегда открытым для покупателей в рабочие часы.

Для снижения вероятности ошибки при пересчете желательно, чтобы его производили независимо друг от друга два сотрудника. Совпавшие данные можно смело заносить в ведомость ИНВ-19 и составлять при необходимости акты списания.

По результатам инвентаризации магазина могут быть

выявлены группы товаров, подлежащих особому контролю,

наложены штрафы на ответственных лиц,

назначена дополнительная внеплановая инвентаризация.

Касса

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с ФЗ “О бухгалтерском учете” и приказом Минфина об инвентаризации.

Кассир присутствует при инвентаризации, но не входит в инвентаризационную комиссию.

контроль корректности проведения кассовых операций

контроль корректности оформления документации

выявление задвоенных накладных

Одно из основных отличий при проверке кассы от ревизий склада и магазина в том, что тут пересчитывают не товары, а деньги. Соответственно, по результатам оформляют формы ИНВ-15 (наличные) и ИНВ-16 (бланки строгой отчетности).

При смене материально ответственного лица документы оформляются не в двух (как обычно), а в трех экземплярах:

для принимающего дела,

Что будет, если инвентаризацию не проводить вовсе?

Дата публикации: 07.04.2021

Источник

• ← Что такое показатель преломления
• Что такое степень инвалидности →