Что такое система документации и унифицированная система документации

Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов

Цели обучения — познакомить студентов:

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

К организационным документам предприятия можно отнести:

К распорядительным документам относятся:

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Источник

Классификатор ОКУД

ОКУД — Общероссийский классификатор управленческой документации.

В Российской Федерации применяется единая система кодирования и классификации информационных массивов. Она состоит из отдельных классификаторов, охватывающих различные области предоставляемой в органы статистики информации. Известны общероссийские классификаторы, например, ОКОФ (основные фонды), ОКУН (услуги населению), ОКЕИ (единицы измерения) и ряд других. Частью этой системы является ОКУД – классификатор управленческой документации, применяемый, как и другие, в общероссийском масштабе.

ОКУД: назначение и история изменений

ОКУД (или ОК 011-93) утвержден 30/12/93 г. Госстандартом, постановлением №299, начал действовать с 01/07/94 г. Классификатор неоднократно уточнялся и дополнялся. В настоящее время действует редакция документа от 12/12/18 г.

Госстандарт подготовил еще одно изменение (108) от 27/12/18 г. Оно вступает в силу с 01/03/19 г. Текст изменений официально публикуется в информационном указателе «Нацстандарты». Кроме очевидной цели – уменьшения количества применяемых бланков, классификатор необходим для решения определенных проблем учета и обработки информации, таких как:

На заметку! Ранее в России применялся общесоюзный КУД под номером 1 89 012.

Классифицируются документы общероссийские, применяемые в межотраслевом, межведомственном документообороте и разрабатываемые в министерствах (ведомствах).

Структура ОКУД

Классификатор представляет собой перечень наименований и кодов форм документации, сгруппированных по блокам-системам: организационно-распорядительной, первичной учетной, устанавливаемой Банком РФ и прочей документации.

Каждый такой блок сам объединяет схожие группы документов, например, организационно-распорядительный состоит из сгруппированных форм по созданию, ликвидации, реорганизации. В каждой такой группе собраны документы одного вида.

Исходя из сказанного, можно определить структуру кода:

Пример: код по ОКУД 02 11 111 7, «Положение об организации». Класс 02 — «организационно-распорядительные», подкласс 11 – «по созданию организации», 111 — «регистрационный порядковый номер положения об организации». Расшифровав код, можно получить полную информацию о бланке и его назначении. Цифра, контролирующая правильность введения кода, — 7.

Для некоторых групп документов код может несколько видоизменяться в связи со сложившейся практикой кодировки. Например, класс 03 содержит еще одно звено кода. Особо выделяются группы документов по учету сельхозпродукции, сырьевых сельскохозяйственных запасов, по отраслям.

Классы 60-79 в документе не приводятся. Они закреплены за российскими Вооруженными Силами.

На базе действующего ОКУД федеральные исполнительные властные структуры могут создавать собственные формы для подконтрольных организаций, согласовывая их создание с Комитетом по статистике (пост. Пр-ва №835 от 8/07/97 г.). Они используют класс 03. Если создаются отраслевые либо ведомственные классификаторы и возникнет необходимость создания новых классов, используются зарезервированные создателем коды от 80 до 99.

Документы организации и ОКУД

При разработке внутриорганизационной документации, не относящейся к унифицированной (или утверждении к применению унифицированной), нередко возникает вопрос об ОКУД. Обязательно ли при утверждении отдельных документов или альбома унифицированных форм в организации применять ОКУД или действовать по правилам его формирования при разработке собственных форм? Относится ли этот реквизит к обязательным?

ФЗ-402 от 6/12/11 г., ст. 9, определяет обязательные реквизиты документа:

Код ОКУД, как обязательный, в ФЗ не поименован, из чего следует, что отсутствие ОКУД не лишает документ законной силы. Ведомственные документы подтверждают эту позицию (например, документ Минфина №ПЗ-10/2012 от 4/12/12 г., письмо Роструда №ПГ/1487-6-1 от 14/02/13 г.).

В то же время если в организации повсеместно используется ОКУД унифицированных форм, то нарушением это не является. При скачивании формы из сети или использовании типографской ОКУД может отсутствовать по причине, указанной выше: он является необязательным реквизитом либо форма не является унифицированной.

Чтобы точно определить ОКУД документа, следует обратиться с запросом в статистический орган. Ожидание ответа может занять некоторое время. Ускорить получение сведений можно, зайдя на официальный сайт Госкомстата и найдя информацию самостоятельно. Официальный запрос имеет смысл в случае, если эту информацию необходимо затем предоставлять в официальные инстанции, например, в суд.

Источник

Что такое система документации и унифицированная система документации

ъБЛПОПДБФЕМШУФЧПН ОЕ ХУФБОПЧМЕОЩ ЕДЙОЩЕ ЖПТНЩ ЧЧЕДЕОЙС Ч РТБЛФЙЛХ УРЕГЙЖЙЮЕУЛПК ПФТБУМЕЧПК ДПЛХНЕОФБГЙЙ. ьФП НПЗХФ ВЩФШ ПФТБУМЕЧЩЕ УФБОДБТФЩ, ЙОУФТХЛГЙЙ, ТБУРПТСДЙФЕМШОЩЕ ДПЛХНЕОФЩ, ЧЧПДСЭЙЕ ЙМЙ ПФНЕОСАЭЙЕ ПФДЕМШОЩЕ ЖПТНЩ ДПЛХНЕОФПЧ. пТЗБОБНЙ УФБОДБТФЙЪБГЙЙ Ч ТЕЛПНЕОДБФЕМШОПК ЖПТНЕ РТЕДРЙУЩЧБЕФУС ТБЪТБВПФЛБ РП БОБМПЗЙЙ У плхд ЛМБУУЙЖЙЛБФПТПЧ ПФТБУМЕЧЩИ ЖПТН ДПЛХНЕОФПЧ. пФТБУМЕЧЩЕ ЖПТНЩ ДПЛХНЕОФПЧ ЙНЕАФ ОПТНБФЙЧОЩК ИБТБЛФЕТ Ч ТБНЛБИ БДНЙОЙУФТБФЙЧОПК УЙУФЕНЩ ПФТБУМЕК (ОБРТЙНЕТ, УХДЕВОБС, ОПФБТЙБМШОБС Й ДТ.) ЙМЙ ДМС ЧУЕИ ПТЗБОЙЪБГЙК, ЪБОЙНБАЭЙИУС ДЕСФЕМШОПУФША, ЪБ ЛПФПТХА ПФЧЕФУФЧЕООП ЛПОЛТЕФОПЕ ЧЕДПНУФЧП (ОБРТЙНЕТ, ДПЛХНЕОФБГЙС УФТБИПЧБС, НЕДЙГЙОУЛБС Й ДТ.).

дП ОБУФПСЭЕЗП ЧТЕНЕОЙ ОЕ УХЭЕУФЧХЕФ ОЕРТПФЙЧПТЕЮЙЧПК ОБХЮОПК ЛМБУУЙЖЙЛБГЙЙ УЙУФЕН ДПЛХНЕОФБГЙЙ, ЧЙДПЧ Й ТБЪОПЧЙДОПУФЕК ДПЛХНЕОФПЧ. рТЙ ОЕПВИПДЙНПУФЙ ЙУРПМШЪХЕФУС ЬНРЙТЙЮЕУЛЙ УМПЦЙЧЫЕЕУС ТБЪДЕМЕОЙЕ ДПЛХНЕОФПЧ ОБ УЙУФЕНЩ ДПЛХНЕОФБГЙЙ. пЖЙГЙБМШОЩЕ ДПЛХНЕОФЩ Ч ЪБЧЙУЙНПУФЙ ПФ ПВУМХЦЙЧБЕНПК ЙНЙ УЖЕТЩ ЮЕМПЧЕЮЕУЛПК ДЕСФЕМШОПУФЙ РПДТБЪДЕМСАФУС ОБ ХРТБЧМЕОЮЕУЛЙЕ, ОБХЮОЩЕ, ФЕИОЙЮЕУЛЙЕ (ЛПОУФТХЛФПТУЛЙЕ), ФЕИОПМПЗЙЮЕУЛЙЕ, РТПЙЪЧПДУФЧЕООЩЕ Й ДТ.

хРТБЧМЕОЮЕУЛЙЕ ДПЛХНЕОФЩ УПУФБЧМСАФ СДТП ДПЛХНЕОФБГЙЙ ХЮТЕЦДЕОЙК. ч УЧПА ПЮЕТЕДШ, ХРТБЧМЕОЮЕУЛБС ДПЛХНЕОФБГЙС РТЕДУФБЧМЕОБ ЛПНРМЕЛУПН УЙУФЕН, ПУОПЧОЩНЙ ЙЪ ЛПФПТЩИ СЧМСАФУС УМЕДХАЭЙЕ УЙУФЕНЩ ДПЛХНЕОФБГЙЙ:

4.1.2 хОЙЖЙГЙТПЧБООЩЕ УЙУФЕНЩ ДПЛХНЕОФБГЙЙ

пДОПФЙРОПУФШ ЪОБЮЙФЕМШОПЗП ЮЙУМБ ТЕЫБЕНЩИ ЪБДБЮ, ЕДЙОППВТБЪОЩЕ ФЕИОПМПЗЙЙ ЙИ ДПЛХНЕОФЙТПЧБОЙС, РПЧФПТСЕНПУФШ ЪОБЮЙФЕМШОПЗП ПВЯЈНБ ПВСЪБФЕМШОПК ЙОЖПТНБГЙЙ РПЪЧПМЙМЙ Ч РТБЛФЙЮЕУЛЙИ ГЕМСИ ЧЩДЕМЙФШ ТСД УЙУФЕН ДПЛХНЕОФБГЙЙ Й УЖПТНХМЙТПЧБФШ ЛПНРМЕЛУ ЕДЙОЩИ ФТЕВПЧБОЙК Л ЬФЙН УЙУФЕНБН ДПЛХНЕОФБГЙЙ.

оБЙВПМЕЕ НОПЗПЮЙУМЕООЩН РП ПИЧБФХ ЪБДБЮ Й УПУФБЧХ ДПЛХНЕОФПЧ СЧМСЕФУС ЛПНРМЕЛУ хОЙЖЙГЙТПЧБООЩИ УЙУФЕН ДПЛХНЕОФБГЙЙ (худ). у 1971 З. РП РПУФБОПЧМЕОЙА уПЧЕФБ нЙОЙУФТПЧ ВЩМБ ОБЮБФБ РМБОПНЕТОБС ТБВПФБ РП УПЪДБОЙА ЛМБУУЙЖЙЛБФПТПЧ ФЕИОЙЛП-ЬЛПОПНЙЮЕУЛПК ЙОЖПТНБГЙЙ, ЧИПДСЭЙИ Ч еДЙОХА УЙУФЕНХ ЛМБУУЙЖЙЛБГЙЙ Й ЛПДЙТПЧБОЙС ФЕИОЙЛП-ЬЛПОПНЙЮЕУЛПК Й УПГЙБМШОПК ЙОЖПТНБГЙЙ (еуллфьуй), ЛБЛ ПУОПЧЩ ЙОЖПТНБГЙПООПЗП ПВЕУРЕЮЕОЙС бух. пДОПЧТЕНЕООП У ДЕСФЕМШОПУФША РП УПЪДБОЙА ЛМБУУЙЖЙЛБФПТПЧ ГЕОФТБМШОЩН ПТЗБОБН ЗПУХДБТУФЧЕООПЗП ХРТБЧМЕОЙС ВЩМБ РПТХЮЕОБ ТБЪТБВПФЛБ ОБ ЕДЙОПК НЕФПДЙЮЕУЛПК ПУОПЧЕ ХОЙЖЙГЙТПЧБООЩИ, Ф.Е. РТЙЧЕДЕООЩИ Л НБЛУЙНБМШОПНХ ЕДЙОППВТБЪЙА ЖПТН ДПЛХНЕОФПЧ. тБЪТБВБФЩЧБЕНЩЕ РТЙ ХОЙЖЙЛБГЙЙ ХОЙЖЙГЙТПЧБООЩЕ ЖПТНЩ ДПЛХНЕОФПЧ ПВЯЕДЙОСМЙУШ Ч ХОЙЖЙГЙТПЧБООЩЕ УЙУФЕНЩ ДПЛХНЕОФБГЙЙ.

фБЛЙН ПВТБЪПН, ЕУМЙ УЙУФЕНЩ ДПЛХНЕОФБГЙЙ ЖПТНЙТПЧБМЙУШ ЙУИПДС ЙЪ РПФТЕВОПУФЕК ДПЛХНЕОФЙТПЧБОЙС ФПК ЙМЙ ЙОПК ДЕСФЕМШОПУФЙ, ФП ХОЙЖЙГЙТПЧБООЩЕ УЙУФЕНЩ ДПЛХНЕОФБГЙЙ СЧМСМЙУШ ТЕЪХМШФБФПН РТПЧЕДЕОЙС ХОЙЖЙЛБГЙЙ ДПЛХНЕОФПЧ ЬФПК УЙУФЕНЩ.

хОЙЖЙГЙТПЧБООЩЕ УЙУФЕНЩ ДПЛХНЕОФБГЙЙ РТЕДОБЪОБЮБМЙУШ, РТЕЦДЕ ЧУЕЗП, ДМС ЙУРПМШЪПЧБОЙС Ч БЧФПНБФЙЪЙТПЧБООЩИ УЙУФЕНБИ ХРТБЧМЕОЙС ТБЪОЩИ ХТПЧОЕК. ч ФП ЦЕ ЧТЕНС ДПЛХНЕОФЩ, ЧИПДСЭЙЕ Ч ХОЙЖЙГЙТПЧБООЩЕ УЙУФЕНЩ ДПЛХНЕОФБГЙЙ, Й ПУОПЧОЩЕ РПМПЦЕОЙС еДЙОПК УЙУФЕНЩ ЛМБУУЙЖЙЛБГЙЙ Й ЛПДЙТПЧБОЙС ФЕИОЙЛП-ЬЛПОПНЙЮЕУЛПК Й УПГЙБМШОПК ЙОЖПТНБГЙЙ РТЕДОБЪОБЮЕОЩ Й ПВСЪБФЕМШОЩ ДМС ЙУРПМШЪПЧБОЙС УПАЪБНЙ, ЛПОГЕТОБНЙ, БУУПГЙБГЙСНЙ, БЛГЙПОЕТОЩНЙ ПВЭЕУФЧБНЙ, НЕЦПФТБУМЕЧЩНЙ, ТЕЗЙПОБМШОЩНЙ Й ДТХЗЙНЙ ПВЯЕДЙОЕОЙСНЙ ОЕЪБЧЙУЙНП ПФ ЖПТН УПВУФЧЕООПУФЙ Й РПДЮЙОЕОЙС. б ФБЛЦЕ НЙОЙУФЕТУФЧБНЙ, ЧЕДПНУФЧБНЙ Й ДТХЗЙНЙ ПТЗБОБНЙ ХРТБЧМЕОЙС Ч тПУУЙКУЛПК жЕДЕТБГЙЙ, ПВЭЕУФЧЕООЩНЙ ПТЗБОЙЪБГЙСНЙ, РТЙНЕОСАЭЙНЙ ЛБЛ ФТБДЙГЙПООЩЕ, ФБЛ Й УНЕЫБООЩЕ, У ЙУРПМШЪПЧБОЙЕН ЛПНРШАФЕТОЩИ ФЕИОПМПЗЙК, НЕФПДЩ ПВТБВПФЛЙ ДПЛХНЕОФОПК ЙОЖПТНБГЙЙ.

ч ЙФПЗЕ НОПЗПМЕФОЙИ ХУЙМЙК РП УПЧЕТЫЕОУФЧПЧБОЙА ДПЛХНЕОФБГЙЙ ВЩМП ХОЙЖЙГЙТПЧБОП УЧЩЫЕ ФТЕИ У РПМПЧЙОПК ФЩУСЮ ЖПТН РМБОПЧЩИ, ХЮЕФОЩИ, ЖЙОБОУПЧЩИ Й ДТХЗЙИ ДПЛХНЕОФПЧ, УЧЕДЕООЩИ Ч пВЭЕТПУУЙКУЛЙК ЛМБУУЙЖЙЛБФПТ ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ДПЛХНЕОФБГЙЙ (плхд).

лБЦДЩК ЙЪ ДПЛХНЕОФПЧ РПМХЮЙМ ЛПДПЧПЕ ПВПЪОБЮЕОЙЕ, ПРТЕДЕМСЕНПЕ РТЙОБДМЕЦОПУФША Л ПДОПК ЙЪ ХОЙЖЙГЙТПЧБООЩИ УЙУФЕН ДПЛХНЕОФБГЙЙ Й НЕУФПН ДПЛХНЕОФБ ЧОХФТЙ ЬФПК УЙУФЕНЩ. ьФП ЛПДПЧПЕ ПВПЪОБЮЕОЙЕ РПДФЧЕТЦДБЕФ УБНП РТБЧП ДПЛХНЕОФБ ОБ УХЭЕУФЧПЧБОЙЕ Й УППФЧЕФУФЧЙЕ ХФЧЕТЦДЕООПНХ ДМС ПВСЪБФЕМШОПЗП РТЙНЕОЕОЙС ПВТБЪГХ-ЬФБМПОХ. пВЭЕТПУУЙКУЛЙК ЛМБУУЙЖЙЛБФПТ ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ДПЛХНЕОФБГЙЙ РТЕДОБЪОБЮЕО ДМС ТЕЫЕОЙС УМЕДХАЭЙИ ЪБДБЮ:

ч ОБУФПСЭЕЕ ЧТЕНС Ч тПУУЙКУЛПК жЕДЕТБГЙЙ Ч УППФЧЕФУФЧЙЙ У РПУФБОПЧМЕОЙЕН зПУУФБОДБТФБ № 299 ПФ 30.12.93 З. ЙНЕАФУС УМЕДХАЭЙЕ ПВЭЕТПУУЙКУЛЙЕ ХОЙЖЙГЙТПЧБООЩЕ УЙУФЕНЩ ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ДПЛХНЕОФБГЙЙ:

чУЕ ХОЙЖЙГЙТПЧБООЩЕ УЙУФЕНЩ ЧЛМАЮБАФ Ч УЕВС ЛПНРМЕЛФЩ ПВТБЪГПЧ ВМБОЛПЧ ЛПОЛТЕФОЩИ ДПЛХНЕОФПЧ, ПВОПЧМСЕНЩИ РП НЕТЕ ОЕПВИПДЙНПУФЙ, Б ФБЛЦЕ ОПТНБФЙЧОЩЕ Й НЕФПДЙЮЕУЛЙЕ НБФЕТЙБМЩ РП ЪБРПМОЕОЙА Й РТЙНЕОЕОЙА ЬФЙИ ДПЛХНЕОФПЧ.

Источник

1.5. Унифицированные системы документации

1.5. Унифицированные системы документации

Под унификацией в широком теоретическом смысле понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Таким образом, унификация документов — это комплекс задач по совершенствованию их форм и содержания.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа является как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в определенной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

В настоящее время на территории России действуют следующие УСД:

1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2) унифицированная система банковской документации;

3) унифицированная система учетной и отчетной документации;

4) унифицированная система отчетно-статистической документации;

5) унифицированная система документации по труду;

6) унифицированная система документации пенсионного фонда РФ;

7) унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Основой построения всех перечисленных систем является унифицированная система организационно-распорядительной документации. Основным нормативным документом, регламентирующим функционирование данной системы является Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ определяет состав реквизитов документов и требования к их оформлению, требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства.

Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Читайте также

124. Методы проектирования отчетной документации

1. Этапы исторического развития бухгалтерского учета Принято считать, что двойная бухгалтерия в долитературный период находилась на этапе становления, делала самые первые шаги, что в трактате Луки Пачоли обобщены лучшие методы ведения учета, известные в то время. На

6.3.2. Унифицированные формы первичной документации как обязательное условие проведения оптимизации налогообложения посредством применения упрощенной системы налогообложения

6.3.2. Унифицированные формы первичной документации как обязательное условие проведения оптимизации налогообложения посредством применения упрощенной системы налогообложения Налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, должны оформлять все

Учет и хранение договорной документации

Учет и хранение договорной документации У компаний, активно работающих с клиентами, за календарный год набирается значительное число договоров, поэтому требует особого внимания такой момент, как учет и хранение оригиналов договорной документации.Почему это важно?

1.5. Система документации

1.5. Система документации В процессе осуществления предпринимательской деятельности индивидуальный предприниматель совершает хозяйственные операции, которые требуют оформления соответствующими документами. Оформление хозяйственных операций документами называется

5.2 Пакет кадровой документации

5.2 Пакет кадровой документации Любое юридическое лицо вне зависимости от того, в какой организационно-правовой форме оно создано, в процессе осуществления хозяйственной деятельности сталкивается с осуществлением работы по оформлению, ведению и сохранению кадровой

РАЗДЕЛ 2 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-2003 «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

РАЗДЕЛ 2 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-2003 «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ» Глава 1. Состав реквизитов документов В делопроизводстве

3.7. Сроки хранения кадровой документации

3.7. Сроки хранения кадровой документации Сроки хранения кадровой документации регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утв. Росархивом 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.) (Далее –

9.3 Об информационном обеспечении нормативной документации

9.3 Об информационном обеспечении нормативной документации Доступность информации о разрабатываемых и принятых национальных стандартах, общероссийских технико–экономических классификаторах, а также самих этих документов для пользователей, в том числе зарубежных,

4.10. Типичные ошибки при оформлении текущей кадровой документации и правила их исправления

4.10. Типичные ошибки при оформлении текущей кадровой документации и правила их исправления В процессе деятельности предприятия и оформления текущей кадровой документации нередко возникают ошибки при составлении и разработке каких-либо документов. Как правило, наиболее

6.1. Правила и сроки хранения кадровой документации

6.1. Правила и сроки хранения кадровой документации На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в

Приложение 1 Формы кадровой документации

Приложение 1 Формы кадровой документации 1.1 Коллективный договор.КОЛЛЕКТИВНЫЙ ДОГОВОРмежду трудовым коллективом и администрацией ООО «Фортуна»г. Саратов«___» ____________ 2006 г.Общество с ограниченной ответственностью «Фортуна», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице

74. Проверка системы документации и документооборота

74. Проверка системы документации и документооборота Система бухгалтерской документации и документооборота регламентируется утвержденным руководителем предприятия графиком документооборота.Под графиком документооборота понимается принятая предприятием система

1.1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации

1.1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций и предприятий.Основным законом, регулирующим

1.1. Ведение кадровой документации

1.1. Ведение кадровой документации Как и любое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение

Источник

Что такое система документации и унифицированная система документации

Система документации — это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Унифицированные

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации. Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.

Основными задачами создания УСД являются: 1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов; 2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники; 3)исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации:

1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2) унифицированная система первичной учетной документации;

3) унифицированная система банковской документации;

4) унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

5) унифицированная система отчетно-статистической документации;

6) унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

7) унифицированная система документации по труду;

8) унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

9) унифицированная система внешнеторговой документации.

Распорядительная

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам — филиалам, подразделениям, рядовым исполнителям. Все распорядительные документы кроме властного содержат в себе также организующее начало.

Документы, входящие в систему распорядительной документации, носят характер правового акта и, с точки зрения их подготовки и оформления, обладают рядом общих черт, что связано с единством нормативной базы, устанавливающей соответствующие правила и требования.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

С точки зрения сферы их действия распорядительные документы подразделяются:

документы, действующие на федеральном уровне, — правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации;

правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти;

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;

распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

Решение — это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.
Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного круга должностных лиц.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.

Функциональные

Система ОРД — одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.

Система ОРД состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

— подсистема организационной (организационно-правовой) документации;

— подсистема распорядительной документации. Подсистема организационно-правовой документации

представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д.

К организационно-правовым относятся следующие виды:

— устав (регулирует деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности);

— положение об организации;

— должностные инструкции; и др.

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.

Система плановой документации фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов — программа, план (перспективный, годовой и т.д.), а также график, смета расходов и др.

Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации. Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительным документам.

К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и др.

Источник