Что такое служебные документы
Служебные документы
Содержание
Понятие о служебном документе
Служебными называют документы, которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями. В служебных документах должен использоваться исключительно официально-деловой стиль. Эти документы должны быть краткими, последовательными, в них должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.
Формы служебных документов
Язык служебных документов
Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:
1. Соблюдение норм официально-делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.
В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа «оказать помощь – помочь», «допускать ошибку – ошибиться» надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.
2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа «надлежащий», «должный», «вышеуказанный», «нижеподписавшийся» и т.п.).
3. Использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;
4. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: «в целях оказания помощи», «в порядке оказания помощи» ‘,
5. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений – предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.
Качества служебных документов
Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:
Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование ПЭВМ в составлении служебных документов.
Виды служебных документов
Виды служебных документов:
Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:
– по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
— по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
— по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий.
Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.
— по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
— по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
— по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
— по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.
Функции служебных документов
Функции служебных документов:
1) ретроспективную (относящуюся к прошлому);
2) оперативную (текущую);
3) перспективную (относящуюся к будущему).
Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.
Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.
Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника.
Что такое служебные документы
35. Основные требования к составлению и оформлению служебных документов
35.1. Служебные документы могут быть внутренними и исходящими, по содержанию могут подразделяться на инициативные, ответные, сопроводительные, инструктивные, могут содержать извещения, напоминания, просьбы, запросы, сообщения, ответы на обращения представителей организаций и граждан и т.д.
35.2. Документы, создаваемые в арбитражных судах, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
При подготовке документов могут использоваться электронные шаблоны бланков документов.
35.3. Исходящие служебные документы печатаются на бланках арбитражного суда установленной формы, шрифтом Times New Roman, размером 14, черного цвета, с межстрочным интервалом 1,5, с угловым расположением реквизитов штампа суда (приложение N 42).
Внутренние служебные письма печатаются без использования бланка арбитражного суда шрифтом Times New Roman, размером 14, черного цвета, с межстрочным интервалом 1,5.
Для выделения наименования документа, заголовка может использоваться полужирный шрифт, подчеркивание.
Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста, а также шаблоны документов, заведенные в САД суда.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. Документы объемом более одной страницы должны иметь заголовок, раскрывающий их содержание.
При ответе на документ, имеющий регистрационный номер и дату, ссылка на них обязательна.
Служебные письма судебных составов, структурных подразделений в пределах их компетенции печатаются на общем угловом бланке арбитражного суда.
35.4. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности арбитражных судов, являются:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование арбитражного суда;
подпись должностного лица;
место составления (издания) документа;
справочные данные об арбитражном суде;
регистрационный номер документа;
наименование либо аннотация документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
отметка о наличии приложений;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указания по исполнению документа (резолюция);
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о конфиденциальности;
отметка о поступлении документа.
Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
Согласование документа в арбитражном суде оформляется визой уполномоченного должностного лица арбитражного суда. Согласование документа, созданного в арбитражном суде, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
35.5. Исходящие и внутренние документы непроцессуального характера могут быть изготовлены как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Российской Федерации и оттиска печати.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в САД в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Прием и отправка электронных документов, подписанных электронной подписью, осуществляются службой делопроизводства.
При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, подразделение делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководства арбитражного суда, направлении электронных документов в подразделения арбитражного суда и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в арбитражном суде в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем арбитражного суда.
35.6. Регистрация внутренних документов, подписанных руководителями подразделений (в том числе электронной цифровой подписью руководителей подразделений), их сканирование и направление документов адресату ведется специалистом делопроизводства подразделения в САД по следующим алгоритмам:
Нумерация внутренних распорядительных документов:
Например, ПР-19; Р-20; К-21.
Нумерация инициативных внутренних документов:
Код вида документа:
Например, СЗ-УД-19; ДЗ-УЗ-20; З-УИС-21; П-С02-22.
Нумерация кадровых приказов:
— КС (для приказов по системе), К (для приказов по личному составу), КО (для приказов о командировании).
Например, 19к; 23ко; 45кс.
Нумерация внутренних документов во исполнение поручения:
При этом индекс подразделения соответствует определенному подразделению суда, в том числе и приемных руководства суда;
Код вида документа:
Например, СЗ(ис)-УД-12; ДЗ(ис)-УИС-13.
35.7. Заголовок документа должен кратко и точно отражать содержание документа. Он печатается от левой границы текстового поля, может начинаться следующими словами: «Об отмене. «, «Об организации. «, «О состоянии. » и т.д. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.
При переписке между судебными составами и подразделениями бланки не используются.
35.8. Текст служебного письма должен быть кратким, четким, отредактированным и обоснованным, обеспечивающим точное восприятие изложенной в нем информации.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, излагаются выводы, предложения, решения и т.д.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, указанным в резолюции руководителя подразделения, в них должны содержаться ответы или разъяснения по поставленным в письмах вопросам.
Письма визируются на экземпляре, остающемся в подразделении, изготовившем документ, на лицевой стороне последнего листа.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя подразделения на основании сроков, установленных законодательством для работы с обращениями граждан и приказами ВАС РФ.
35.9. Датой служебного документа является дата его подписания или утверждения. Документы, подписанные руководителями двух и более организаций, должны иметь единую дату, т.е. дату подписания последней организацией.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
35.10. При направлении исходящего документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица наименование организации или структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Федеральная служба судебных
Высший Арбитражный Суд
Если документ одного содержания направляется в несколько адресов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» на втором и последующих документах не указывается. В случае направления письма одного содержания более чем в четыре адреса к нему прилагается подписанный исполнителем указатель рассылки.
35.11. На лицевой либо оборотной стороне последнего листа служебного письма в нижнем углу указываются фамилия, инициалы и номер служебного телефона исполнителя. Допускается указывать фамилию, имя, отчество исполнителя полностью, а также адрес его электронной почты. Данные об исполнителе на лицевой стороне последнего листа оформляются только печатным способом и шрифтом меньшего размера, чем шрифт текста письма.
35.12. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.
При направлении письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Адрес может не проставляться на документах, направляемых в правительственные (центральные) государственные и муниципальные учреждения.
При направлении письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес.
35.13. Приложения к документу оформляются на стандартных листах формата A4 и должны иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подпись руководителя подразделения и т.д.).
Отметка о наличии приложения, названого в тексте, оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, указываются наименования приложений, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
1. Договор на 6 л. в 2 экз.
2. Протокол общего собрания акционеров на 15 л. в 3 экз.
При направлении приложения только в один из указанных в письме адресов отметка об этом печатается следующим образом:
Приложение: на 6 л. в 1 экз. в первый адрес.
Предложение «Приложение на. » размещается с красной строки нового абзаца.
35.14. Первый экземпляр исходящего документа (письма) направляется адресату с оригиналом подписи.
Подпись помещается слева под текстом документа. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ, полное, если документ оформлен не на бланке суда, и сокращенное, если документ оформлен на бланке.
Пермской области _____________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Председатель суда _____________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, определенные приказом арбитражного суда.
Председатель комиссии _____________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии _____________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
(подпись) (инициалы, фамилия)
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в соответствии с занимаемой должностью.
Председатель Арбитражного суда
Калужской области _____________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Главный бухгалтер _____________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
При подписании документа на бланке суда несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Начальник отдела кадров и Начальник отдела
государственной службы делопроизводства
_________ ___________________ ___________ ___________________________
(подпись) (инициалы, фамилия) (подпись) (инициалы, фамилия)
При подписании совместного документа разными организациями первый лист оформляется не на бланке.
Если должностное лицо, подпись которого напечатана на бланке, в момент подписания документа отсутствует, запрещается ставить косую черту перед наименованием должности, предлог «За» и надпись от руки «Зам». В таких случаях документ перепечатывается и указывается подпись лица, исполняющего обязанности отсутствующего или его заместителя.
35.15. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на финансовых документах и иных документах, на которых заверение подписи необходимо.
Печать проставляется таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его подпись.
35.16. Свидетельствование копии документа производится для придания документу юридической силы, удостоверения соответствия копии подлиннику документа.
Специалистами делопроизводства судебных составов и структурных подразделений свидетельствуется верность копий только с подлинников документов арбитражных судов. Свидетельствование верности копии документа подлиннику производится аналогично порядку, изложенному в пункте 10.2 Инструкции.
Если копию документа требуется заверить гербовой печатью, ниже реквизита «Подпись» от левой границы текста проставляется надпись либо штамп «Копия верна» без кавычек, указываются подразделение суда, должность, фамилия, инициалы и личная подпись судьи (руководителя подразделения), заверившего копию, дата заверения (число, месяц прописью и год).
Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и подпись лица, подписавшего документ.
Образец заверения гербовой печатью:
————- ______________ ___________________________ _________
(подпись) (инициалы, фамилия) (дата)
Копии исходящих писем суда, помещенных в дело по номенклатуре подразделения после отправки подлинника, заверяются специалистом делопроизводства структурного подразделения, в котором документ находился на исполнении, проставлением штампа «Копия верна» и заполнением реквизитов.
35.17. Регистрация исходящих документов, подписанных руководителями подразделений, их сканирование и направление документов адресату ведется специалистом делопроизводства подразделения в САД.
С учетом структуры арбитражного суда регистрационный номер исходящего документа может состоять из индекса арбитражного суда, шифра судебного состава или подразделения суда, из которого исходит соответствующий документ, порядкового номера исходящего документа этого судебного состава или подразделения и календарного года регистрации исходящего документа.
Шифр, как правило, состоит из условных буквенных обозначений судебных составов и подразделений.
Шифры подразделений должны быть утверждены председателем арбитражного суда.
Ведение рабочих записей на заседании, сбор материала и подготовка протокола возлагаются на штатного секретаря коллегиального органа или по поручению руководителя на одного из работников подразделения.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть имеет следующие реквизиты: председатель или председательствующий на заседании, секретарь, присутствовали, повестка дня, информация о кворуме. Далее указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочного интервала шрифтом Times New Roman, размером 14.
Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, печатается от левой границы текстового поля, его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Под текстом пункта повестки дня указываются должность, фамилия и инициалы докладчика. Краткое содержание докладов и выступлений (при необходимости полный текст) приводится в тексте протокола или прилагается к нему. В этом случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления (доклада) прилагается». После слова «выступили» перечисляются фамилии и инициалы выступивших по данному вопросу, приводятся краткие изложения выступлений. После слова «постановили» («решили») излагается суть принятого решения. При наличии решений по двум и более вопросам каждое из них нумеруется арабскими цифрами.
35.21. Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования, которые могут быть оформлены листом голосования, прилагаемым к протоколу.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего протокольного решения. Протокол подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем. Датой составления протокола является дата заседания.
35.22. Протоколы совместных заседаний, совещаний собраний структурных подразделений арбитражного суда или суда и сторонних организаций должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов структурных подразделений или номера протоколов суда и организаций, принимавших участие в работе совещания.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Из содержательной части протокола берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц. Текст вопроса повестки дня печатается полностью без изъятий с указанием номера вопроса по протоколу. Выписка из протокола подписывается секретарем заседания.
Глава 8. Организация работы со служебными документами
Глава 8. Организация работы со служебными документами
1.1 Целью организации работы со служебными документами является установление единого порядка составления документов и обеспечение своевременного приема, сортировки, регистрации и передачи по назначению входящей корреспонденции и отправка исходящей корреспонденции.
1.2 Ответственность за актуализацию настоящей главы и координации деятельности по организации работы со служебными документами несет начальник общего отдела.
1.3. При подготовке и оформлении документов работники аппарата Администрации города руководствуются основными требованиями:
— ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
— Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536);
— постановления Губернатора РО от 12.12.2006г. N 480 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области»;
— инструкции «Системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации г. Ростова-на-Дону (ИС ЭДО «Дело») (НПЦ «Космос»2) 2007г.;
— распоряжения Мэра города от 29.10.2007 N268 «О внедрении системы электронного документооборота и делопроизводства (подсистема «Канцелярия») в Администрации города Ростова-на-Дону, интегрированной с областной системой «Дело» и настоящим регламентом.
Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
2. Административные процедуры
2.1 Процесс работы со служебными документами состоит из следующих административных процедур:
— оформление документов; нихи.тавления документов и обеспечение
— организация документооборота и исполнение документов;
— контроль исполнения документов.
2.2 Оформление документов
2.2.1 Требования к бланкам документов
Документы, подготовленные в аппарате Администрации города, печатаются на бланке «Мэр города Ростова-на-Дону», «Глава Администрации города Ростова-на-Дону», «Администрация города».
Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
Введение в обращение, по мере необходимости, новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) управляющего делами. Соответствующие предложения вносятся начальником общего отдела.
Служебные документы: справки, информации, анализы, докладные записки, служебные записки, протоколы, акты, заявления, заключения и письма-ответы на поручения, не выходящие из аппарата Администрации города, относятся к категории внутренних документов. Оформляются внутренние документы на стандартных листах формата А4 без бланка.
Служебные документы: письма-ответы на запросы, исходящие из аппарата Администрации города, письма о выполнении поручений (руководителей федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти Ростовской области), сопроводительные письма к документам, направляемым организациям, все инициативные письма оформляются на бланках и имеют установленный ГОСТ Р 6.30-2003 комплекс обязательных реквизитов.
2.2.2 Требования к оформлению текста документов
2.2.3 Требования к оформлению реквизитов документов
2.2.3.1 Реквизит «дата»
Датой документа или письма является дата его подписания или утверждения. Оформляется дата арабскими цифрами (05.09.2008).
2.2.3.2 Реквизит «регистрационный номер»
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить индексом дела (по номенклатуре дел), информацией о корреспонденте и др.
В письмах-ответах указывают регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Данный номер проставляется в штампе ниже регистрационного номера. Внутренние и исходящие служебные документы, подготовленные в аппарате Администрации города, регистрируются в программе «Дело» по месту их подписания.
2.2.3.3 Реквизит «адресат»
При отправке документа или письма в организацию в программе «Дело» в адресате указывают ее наименование, затем полный почтовый адрес.
При направлении письма физическому лицу в программе «Дело» указывают фамилию и инициалы получателя, затем полный почтовый адрес
Исходящий документ или письмо не должен содержать более четырех адресатов, слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
2.2.3.4 Реквизит «гриф утверждения»
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова Утверждаю (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа постановлением, решением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
2.2.3.5 Реквизит «резолюция»
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
В состав резолюции входят: фамилия исполнителя (соисполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
2.2.3.6 Реквизит «заголовок к тексту»
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос: «о чем?» или «о ком?»
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Точка в конце заголовка не ставится.
2.2.3.7 Реквизит «текст документа»
Текст документа или письма должен быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, которые нумеруют арабскими цифрами.
Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
2.2.3.8 Реквизит «Отметка о наличии приложения»
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров.
При наличии нескольких приложений их нумеруют:
2.2.3.9 Реквизит «подпись»
Служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления можно внести от руки или машинописным способом «и.о.» или «зам».
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
2.2.3.10 Реквизит «отметка об исполнителе»
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Размер шрифта отметки не более 12пт.
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
2.2.3.11 Реквизит «гриф согласования документа», «визы согласования документа»
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствие его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.
Согласование проекта документа оформляется двумя способами:
— визой на документе;
Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотного листа подлинника нормативно-правового акта, на проекте акта, на внутреннем документе; на копии отправляемого документа виза проставляется на лицевой стороне документа. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Согласование проекта документа с внешними органами и организациями оформляются грифом согласования, который состоит из слова Согласовано, наименования должностного лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» в левом нижнем поле документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
2.2.3.12 Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Исходящие простые и заказные письма сдаются в канцелярию общего отдела после регистрации их исполнителем в программе «Дело».
2.2.4 Требования к оттиску печати
Оттиск печати с изображением Герба Ростовской области ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
В Администрации города имеются следующие печати:
Печати с обозначениями:
Право подразделений Администрации города использовать свою печать устанавливает управляющий делами. Правила хранения печатей определяют руководители структурных подразделений аппарата Администрации города.
2.3 Организация документооборота и исполнение документов
2.3.1 Требования к документообороту
Движение документов в Администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот. В Администрации города применяется информационная система документооборота «Дело». Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание в дело, передача в архив) в обязательном порядке фиксируется в регистрационной карточке системы «Дело». Порядок работы с системой «Дело» определятся соответствующей инструкцией для работы пользователей.
Прием и регистрацию в программе «Дело» документов, направленных в адрес Администрации города по вопросам судебного производства, обеспечивает канцелярия.
Прием и регистрацию в программе «Дело» входящих документов «Для служебного пользования» осуществляет канцелярия.
Прием и учет в программе «Дело» писем, поступивших от организаций и подразделений на запрос руководителя Администрации города, осуществляют приемные.
Прием, регистрацию, учет письменных (устных) личных и коллективных обращений граждан ведет сектор по работе с обращениями граждан общего отдела Администрации города в соответствии с требованиями главы 9 настоящего Регламента.
Письма депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Ростовской области и Ростовской-на-Дону городской Думы учитываются канцелярией в программе «Дело» как служебная корреспонденция, за исключением корреспонденции, имеющей отношение к обращениям граждан.
С целью своевременного получения электронной почты, проверка электронных почтовых ящиков осуществляется специалистами не менее двух раз в день.
2.3.2 Требования к приему и передаче документов
Прием и передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) в журнале «Регистрации телефонограмм» получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
Телеграммы оформляются исполнителем на стандартных листах формата А 4 и подписываются Мэром города, а в его отсутствие первым заместителем. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается ее содержание. Подписанные и заверенные гербовой печатью телеграммы сдаются исполнителем в канцелярию в 2-х экземплярах. На все отправляемые телеграммы канцелярией составляется «Опись подаваемых телеграмм в центральный телеграф». Один экземпляр телеграммы и описи передается в центральный телеграф, вторые экземпляры (телеграммы и описи), хранятся в канцелярии в соответствии с номенклатурой дел.
При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
— объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
— запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях Администрации города, осуществляется их руководителями.
При предоставлении документов (информации, писем, предложений, ответы о выполнении поручений) на доклад Мэру города текст должен быть изложен коротко и ясно.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюциях. К ответу прилагается копия первичного документа с резолюцией.
В документе, кроме необходимых виз и подписей, указываются инициалы, фамилия и телефон исполнителя.
Документы с нарушением срока исполнения докладываются только с приложенной объяснительной запиской исполнителя.
Все резолюции Мэра города на служебные документы (входящие, внутренние, исходящие) в программе «Дело» регистрирует ведущий специалист приемной и сдает в канцелярию для передачи исполнителям.
Если согласно резолюции Мэра города документ подлежит рассылке двум и более заместителям, то размножение необходимого количества экземпляров осуществляет канцелярия. Если в резолюции Мэра города указан заместитель и руководитель подчиненного ему подразделения, то при необходимости, копию документа делает специалист или старший инспектор приемной заместителя главы Администрации города.
В случае утери документа с резолюцией Мэра города ответственность несет исполнитель.
Письма по вопросам работы подразделений на имя главы Мэра города предоставляются в приемную с письменным мнением (резолюцией) заместителя, курирующего эти вопросы.
2.3.3 Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними.
При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.
Канцелярия проверяет правильность адресования, оформления, комплектность, целостность документов и приложений к ним. Неправильно адресованные, оформленные документы возвращаются отправителю.
Канцелярия определяет документы, подлежащие регистрации и направляет по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между Мэром города и его заместителям.
Корреспонденция с грифом «Лично» не вскрывается, а сразу передается адресатам.
Корреспонденция, полученная из Администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Ростовской области, Администрации Ростовской области, аппарата полномочного представителя Президента в ЮФО, Прокуратуры РО, если она не адресована конкретному лицу, регистрируется и в тот же день передается для рассмотрения Мэру города.
Документы, полученные по электронной почте, распечатываются и регистрируются в программе «Дело» канцелярией.
Документы, полученные на личном приеме Мэра города от руководителей организаций, передаются в канцелярию на регистрацию с резолюцией. После регистрации документы возвращаются в приемную для внесения резолюции в программу «Дело», затем передаются исполнителям.
Входящие документы, адресованные Мэру города, первому заместителю главы Администрации города, заместителям главы и управляющему делами Администрации города регистрируются канцелярией в программе «Дело». На всех, зарегистрированных канцелярией письмах, на нижнем поле первой страницы документа (справа) проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата и входящий номер (вх. N АГ-4007).
Передача зарегистрированных в канцелярии документов из одной приемной в другую, производится только через канцелярию. Справочная информация о движении документа предоставляется канцелярией.
Информация о зарегистрированных в канцелярии документах хранится в базе данных программы «Дело» Администрации города 5 лет.
После регистрации в канцелярии служебные документы передаются в соответствующую приемную. Доставка в приемные входящей и внутренней служебной корреспонденции осуществляется канцелярией два раза в день: с 10-00 до 11-00 и с 15-00 до 16-00 часов, поступившей после 16 часов на следующий день, за исключением срочных.
Должностные лица Администрации города рассматривают представленные документы в тот же день или не позднее следующего дня.
После рассмотрения документа специалист приемной вносит в программу «Дело» резолюцию руководителя (фамилию исполнителя, текст резолюции, срок исполнения).
Рассмотренные документы с резолюцией руководителя направляются исполнителю не позднее, чем на следующий день. Срочные документы направляются немедленно. Документы сроком исполнения менее 5 дней через канцелярию не отправляются. Специалист приемной вызывает представителя необходимого подразделения и передает документ под роспись в журнале передачи документов или направляет факсом.
Если, согласно резолюции заместителя главы Администрации города, документ подлежит передаче двум и более исполнителям, то размножение необходимого количества экземпляров осуществляет специалист приемной.
2.4. Контроль исполнения документов
2.4.1 Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их регистрации в программе «Дело» Администрации города.
2.4.2 Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в день, предшествующий нерабочему дню. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
2.4.3 Документ считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. После исполнения документа, в программу «Дело» исполнитель вносит номер, дату исходящего документа и прикрепляет файл ответа. Копия ответа и документ (если не требовался его возврат) с пометкой «В дело» подшиваются исполнителем в папки (согласно номенклатуре дел). Исполненные документы систематизируются по классификации отделов или по характеру вопросов и хранятся у исполнителя.
2.4.4 Учет количества документов за определенный период времени (месяц, год) для подготовки статистических отчетов руководителю проводится специалистами по месту регистрации документов. За единицу учета количества документов принимается сам документ.
2.4.5 Все входящие документы, имеющие конкретные задания, поручения и сроки исполнения, ставятся на контроль в соответствующих приемных руководителей. Старший инспектор или специалист приемной ведут учет контрольных документов (входящих, внутренних и исходящих) в программе «Дело». Информация о несвоевременно исполненных документах представляется руководителю для принятия административных мер.
Ведущий специалист канцелярии общего отдела:
-осуществляет контроль установленного порядка прохождения служебных документов и писем;
-анализирует состояние работы по документообороту в аппарате Администрации города;
-осуществляет контроль в программе «Дело» Администрации города за своевременной отправкой приемными ответа на контрольные письма Администрации Президента Российской Федерации, аппарата полномочного представителя Президента РФ в ЮФО, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания, Администрации РО, ГУВД РО, прокуратуры Ростовской области, Ростовского областного суда, департамента по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций Ростовской области и Ростовской-на-Дону городской Думы и Контрольно-счетной палаты города Ростова-на-Дону;
-предоставляет еженедельную информацию о неисполненных контрольных письмах в приемные главы Администрации, заместителей главы Администрации и управляющего делами.
2.4.6 Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате Администрации города возлагается на заместителей главы Администрации города и управляющего делами. Руководители структурных подразделений несут ответственность за организацию работы с поступившими документами, контролируют качество и своевременность выполнения поручений.
При работе со служебными документами:
— лица, работающие с документами, отвечают за обеспечение сохранности находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них информации;
— сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;
— не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо исправления и делать пометки;
— при увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы;
— в случае утраты документа об этом немедленно докладывается руководителю подразделения.
2.4.7 Не подлежат регистрации в канцелярии:
— газеты, журналы, брошюры и другие периодические издания;
— поздравительные письма, открытки и телеграммы;
— извещения о совещаниях, конференциях, семинарах, программы и повестки дня;
— пригласительные билеты, приглашения;
— рекламные и коммерческие проспекты;
— документы, поступающие в копиях для сведения;
— переписка по административно-хозяйственным вопросам второстепенного характера, заявки структурных подразделений на подписку периодических изданий, на оборудование, канцтовары, оргтехнику и др.;
— документы, поступившие в адрес профсоюзной организации;
— первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности;
— статистические сводки, справочники и др.
3. Порядок контроля за исполнением функций по работе
со служебными документами
3.1. Текущий контроль за соблюдением процесса осуществляется управляющим делами Администрации города, начальником общего отдела, а также руководителями подразделений, в которых оформляются, регистрируются и выполняются документы.
3.2. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством осуществления функции осуществляется посредством проведения внутренних аудитов должностными лицами Администрации города, ответственными за проведение внутреннего аудита.
В случае обнаружения в результате контроля несоответствий в выполнении функции, выполняются мероприятия, установленные стандартами системы менеджмента качества по управлению несоответствиями и разработке корректирующих и предупреждающих действий (СТО-02).
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.