Что такое список microsoft excel
Создание списка в Excel
Создание списков инструментами Excel дает возможность не только сделать этот процесс максимально быстрым, но и унифицировать написание тех или иных слов и терминов. Последнее непосредственно касается создания так называемых выпадающих списков.
Списки для сортировки и заполнения
Списки для сортировки и заполнения, это те списки, элементы которых располагаются в строгой последовательности, кроме того, они циклически повторяются. Примерами таких списков являются дни недели, месяца года и т.п.
Приложение Excel позволяет не вписывать в ячейки каждый раз следующий день недели. Достаточно один раз вписать в ячейку, например, понедельник и выполнить автоматическое заполнение данными последующих строк или столбцов при помощи мыши. Для этого цепляем мышью уголок ячейки и протягиваем его куда нам нужно.
Изменять параметры такого списка можно в меню списки, которое открывается в основных параметрах Excel. Находим кнопку «Изменить списки» и нажимаем ее. В появившемся окне видны имеющиеся списки, также можно задавать новые. Для этого в окне «Элементы списка» нужно последовательно указать его части и «добавить» в списки. Также можно импортировать списки прямо с листа Excel, предварительно выделив необходимый диапазон.
Создание выпадающих списков
Выпадающие списки дают возможность не только вставлять в ячейку только заранее определенные значения, но и не дают возможности допустить ошибки при написании элементов этого списка. Чтобы в выпадающем окошке появлялся список нужно его предварительно создать. Это можно сделать как на открытом, так и на другом листе книги Excel.
Создание выпадающего списка с источником на этом же листе
Чтобы пользоваться выпадающим списком нужно сначала этот список создать. Создаем список на этом же (открытом) листе и проверяем правильность написания его составляющих. Затем выделяем ячейку или несколько ячеек, куда будем вставлять эти данные, открываем окошко «Проверка вводимых значений», которое открывается по прохождении следующего пути: данные/работа с данными/проверка данных.
В этом окне выбираем тип данных — список, в строке источник указываем диапазон ранее созданного списка-источника. Можно ввести этот диапазон с клавиатуры, но легче это сделать, просто выделив его мышью. После нажатия кнопки ОК увидим, возле нашей ячейки показывается стрелочка, при нажатии на которую выпадает наш перечень.
Создание выпадающего списка с источником на другом листе
Использование списка-источника, расположенного на том же активном листе, не совсем удобно, поскольку можно «нечаянно» изменить его содержимое. Поэтому предпочтительнее этот список «спрятать» на другом листе, а доступ к нему заблокировать.
В этом случае, описанным выше способом не обойтись, так как при открытом окне «Проверки…» мы не сможем попасть на другой лист, чтобы выделить или определить диапазон ячеек исходного списка. В этом случае пользуются назначением имени первоначальному списку.
Выполняем это так: создаем список данных на одном листе, затем выделяем его и присваиваем ему имя, кликаем последовательно вкладка формулы/присвоить имя (в разделе определенные имена), в открывшемся окне задаем имя списка. Если, предварительно мы не выделили список, то задаем диапазон его ячеек.
Как скрыть лист с источником списка
Лист с источниками выпадающих списков желательно открывать как можно реже, дабы случайно не внести в него ненужные изменения. Для этого лист можно защитить паролем и скрыть его отображение. Для того, чтобы спрятать лист нужно кликнуть по его ярлычку правой клавишей мыши и в открывшемся перечне команд нажать скрыть.
Таким образом Excel представляет большие возможности по созданию списков, даже по сравнению с текстовым процессором Word Office.
Как создать собственный список в Excel (простое пошаговое руководство)
В Excel есть несколько полезных функций, которые позволяют сэкономить время и повысить продуктивность повседневной работы. Одна из таких полезных (и менее известных) функций в настраиваемых списках в Excel.
Теперь, прежде чем я перейду к созданию и использованию настраиваемых списков, позвольте мне сначала объяснить, что в этом такого замечательного. Предположим, вам нужно ввести числа и названия месяцев с января по декабрь в столбец. Как бы ты это сделал? И нет, делать это вручную — не вариант.
Один из самых быстрых способов — поместить в ячейку январь, а в соседнюю ячейку — февраль, а затем использовать маркер заполнения для перетаскивания и позволить Excel автоматически заполнить остальное. Excel достаточно умен, чтобы понять, что вы хотите заполнить следующий месяц в каждой ячейке, в которую вы перетаскиваете маркер заполнения.
Названия месяцев довольно общие, поэтому они доступны в Excel по умолчанию.
Но что, если у вас есть список названий отделов (или имен сотрудников или названий продуктов), и вы хотите сделать то же самое. Вместо того, чтобы вводить их вручную или копировать и вставлять, вы хотите, чтобы они появлялись волшебным образом, когда вы используете маркер заполнения (точно так же, как названия месяцев).
Вы тоже можете это сделать … С помощью настраиваемых списков в Excel
В этом уроке я покажу вам, как создавать свои собственные списки в Excel и как использовать их для экономии времени.
Как создавать собственные списки в Excel
По умолчанию в Excel уже есть несколько предварительно загруженных настраиваемых списков, которые можно использовать для экономии времени.
Например, если вы введете «Пн» в одну ячейку «Вт» в соседней ячейке, вы можете использовать маркер заполнения для заполнения остальных дней. Если вы расширите выделение, продолжайте перетаскивать, и он повторится и снова даст вам название дня.
Ниже приведены настраиваемые списки, которые уже встроены в Excel. Как видите, это в основном названия дней и месяцев, поскольку они фиксированы и не изменятся.
Теперь предположим, что вы хотите создать список отделов, который вам часто нужен в Excel, вы можете создать для него собственный список. Таким образом, в следующий раз, когда вам нужно будет собрать все названия отделов в одном месте, вам не придется рыться в старых файлах. Все, что вам нужно сделать, это ввести первые два в списке и перетащить.
Ниже приведены шаги по созданию собственного настраиваемого списка в Excel:
Как только вы нажмете «Добавить», вы заметите, что ваш список теперь становится частью настраиваемых списков.
Если у вас есть большой список, который вы хотите добавить в Excel, вы также можете использовать параметр «Импорт» в диалоговом окне. (см. как добавить месяцы к дате в Excel)
Совет от профессионала : вы также можете создать именованный диапазон и использовать этот диапазон для создания настраиваемого списка. Для этого введите имя именованного диапазона в поле «Импортировать список из ячеек» и нажмите «ОК». Преимущество этого заключается в том, что вы можете изменить или расширить именованный диапазон, и он будет автоматически настроен как настраиваемый список.
Теперь, когда у вас есть список в бэкэнде Excel, вы можете использовать его так же, как вы используете числа или названия месяцев с автозаполнением (как показано ниже).
Хотя здорово иметь возможность быстро получить эти пользовательские имена lits в Excel простым перетаскиванием, есть кое-что еще более интересное, что вы можете сделать с настраиваемыми списками (об этом следующий раздел).
Создайте свои собственные критерии сортировки с помощью настраиваемых списков
В настраиваемых списках замечательно то, что вы можете использовать их для создания собственных критериев сортировки. Например, предположим, что у вас есть набор данных, показанный ниже, и вы хотите отсортировать его по параметрам «Высокий», «Средний» и «Низкий».
Вы не можете этого сделать! Если вы отсортируете в алфавитном порядке, он изменит алфавитный порядок (он даст вам высокий, низкий и средний, а не высокий, средний и низкий). Вот где действительно сияют индивидуальные списки.
Вы можете создать свой собственный список элементов, а затем использовать их для сортировки данных. Таким образом, вы получите все высокие значения вместе вверху, за которыми следуют средние и низкие значения.
Первым шагом является создание настраиваемого списка (высокий, средний, низкий), используя шаги, показанные в предыдущем разделе («Как создавать настраиваемые списки в Excel»).
После того, как вы создали настраиваемый список, вы можете использовать следующие шаги для сортировки на его основе:
Вышеупомянутые шаги мгновенно отсортируют данные, используя список, который вы создали и использовали в качестве критериев при сортировке (высокий, средний, низкий в этом примере).
Обратите внимание, что вам не обязательно сначала создавать настраиваемый список, чтобы использовать его при сортировке. Вы можете использовать описанные выше шаги, а на шаге 4, когда откроется диалоговое окно, вы можете создать список прямо в этом диалоговом окне.
Некоторые примеры использования настраиваемых списков
Ниже приведены некоторые из случаев, когда создание и использование настраиваемых списков может сэкономить ваше время:
history 10 ноября 2014 г.
Элемент управления формы Список выводит список нескольких элементов, которые может выбрать пользователь. Этот элемент имеет много общего с элементом Поле со списком.
Для вставки элементов управления на лист необходимо отобразить вкладку Разработчик.
Вставка Списка
Через меню Разработчик/ Элементы управления/ Вставить выберем левой клавишей мыши элемент Список (см. рисунок выше).
После этого выпадающее меню закроется, а курсор вместо обычного толстого крестика
превратится в тонкий крестик.
Кликнув левой клавишей мыши в нужное место на листе, элемент Список будет помещен на лист.
Выделение списка
Перемещение Списка и изменение его размеров
Если навести курсор на выделенный Список (курсор примет форму 4-х направленных в разные стороны стрелок), затем нажать и удерживать левую кнопку мыши, то можно его переместить. Удерживая клавишу ALT можно выровнять Список по границам ячеек. Выделенный Список также можно перемещать стрелками с клавиатуры.
Если навести курсор на углы прямоугольника или на маленькие кружки на границе, то можно изменить его размер.
Заполняем Список элементами
Введите в поле Формировать список по диапазону ссылку на вышеуказанный диапазон.
Нажмите ОК, Список заполнится элементами.
Теперь пользователь может выбрать требуемый месяц, но Список пока не способен вернуть выбранное значение в ячейку. О том, как связать Список с ячейкой читайте ниже.
Связываем Список с ячейкой
Как было сказано выше, все Элементы управления формы возвращают значение. Это значение помещается в ячейку определенную пользователем. Чтобы связать Элемент управления с ячейкой, кликните на него ПРАВОЙ клавишей мыши, в появившемся контекстном меню выберите Формат объекта. Появится диалоговое окно, выберите вкладку Элемент управления (если такая вкладка отсутствует, то Вы вставили Элемент ActiveX, а не Элемент управления формы, об этом см. выше).
Использование Списка
Список удобен для выбора нужного значения из заранее подготовленного списка. Выбранное значение может быть использовано для вывода соответствующих значений из той же строки. Например, если в таблице продаж содержатся объемы продаж по месяцам (диапазон F2:G13 на рисунке ниже), то выбирая в Списке месяц, можно вывести соответствующий объем продаж (см. ячейку В3 ).
Необходимо помнить, что Список возвращает в связанную ячейку не сам элемент, а его позицию в списке (для апреля на картинке выше Список вернул значение 4). Поэтому, чтобы вывести выбранный месяц, потребуется формула =ИНДЕКС(F2:F13;B1) (ячейка В2 ).
Формула =ИНДЕКС(G2:G13;B1) позволяет вывести объем продаж для выбранного месяца (ячейка В3 ).
Условное форматирование использовано для отображения в таблице выбранного месяца и его продаж.
Имя Элемента управления
Зачем нам знать имя элемента управления? Если Вы не планируете управлять Списком из программы VBA, то имя может потребоваться только для настройки его отображения на листе. Об этом читайте ниже.
Прячем Список на листе
Включите Область выделения ( Главная / Редактирование/ Найти и выделить )
В Области выделения можно управлять отображением не только Элементов управления, но и других объектов на листе, например рисунков.
Нажмите на изображение глаза напротив имени объекта и объект исчезнет/ появится.
Понятие списка в Excel. Основные элементы списка. Правила построения списков
Списком называется таблица, разделенная на столбцы-поля и строки-записи (список почтовой рассылки, список телефонов, торговых операций и т.д.) В сущности, список. Представляет собой базу данных (БД), но поскольку он хранится в книге Excel,а не в файлах специального формата, созданных программами типа Access или FoxPro, фирма Microsoft решила употреблять термин список.
Список – это просто набор строк (подчиняющийся более строгим ограничениям, чем обычный лист с постоянными заголовками столбцов), в которых хранятся данные постоянного формата. Для построения листа, способного воспринимать все команды Excel по обработке списков, приходится соблюдать ряд принципов (правил) их построения:
— создаваемый список должен иметь постоянное количество столбцов;
— количество строк является переменным, что позволяет позднее добав-лять, удалять или переставлять записи, что список имел оперативную информацию;
— столбцы-поля должны иметь однотипную информацию;
— списки не должны содержать пустые строки-записи или столбцы-поля;
— в первой строке списка (БД) обязательно должны быть указаны имена полей, т.е. заголовки полей;
— на одном листе может быть несколько БД (БД может быть сформирована на одном листе), но в каждый момент времени только одна БД может быть активной и доступной для выполнения различных операций;
— в конце каждой БД лучше всего оставлять, по меньшей мере, одну пустую строку, чтобы в базу данных можно было вводить дополнительные данные по мере необходимости;
— имена полей в базе данных должны быть обязательно уникальными, т.е. одно и тоже имя не должно повторяться;
— в качестве имен полей не могут выступать числа, логические значения, ошибочные значения и формулы;
БД является третьим компонентом в Excel,после таблиц и диаграмм.
Создание списка в Excel происходит следующим образом:
1. Открыть новую книгу или новый лист в существующей книге. (Лучше всего создавать списки на отдельном листе, чтобы Excel смог автоматически выделить данные при выполнении команд обработки списков.
2. Ввод имен полей, т.е. создать заголовки для каждого поля в списке, выполнить их выравнивание и отформатировать жирным шрифтом.
3. Отформатировать находящиеся под заголовками ячейки в соответствии с данными, которые в них должны храниться (выполнить наложение числовых форматов (денежных или даты), изменение выравнивания и т.д.).
4. Наконец, ввести новые записи (то есть данные) под заголовками. При этом следует соблюдать единый стиль заполнения, чтобы позднее взаимосвязанные записи могли быть выделены в группы. Количество строк может быть любым; в списке не должно быть пустых строк (даже между заголовками столбцов и первой записью)
5. После завершения указанных выше процедур сохранить книгу на диске. Если список разрастается до сотен записей, следует подумать о мерах предосторожности – хранении резервной копии в надежном месте.
При вводе данных следует использовать команду Автозаполнение, которая позволит повторяющиеся значения при вводе распознавать и автоматически завершать ввод: СЕРВИС – ПАРАМЕТРІ – перейти на вкладку ПРАВКА и установить флажок АВТОЗАПОЛНЕНИЕ ЗНАЧЕНИЙ ЯЧЕЕК (для успешного выполнения этой команды необходимо, чтобы повторяющиеся названия и другие данные в точности совпадали в разных записях, например: март, юго-восток, 21/02/08 и т.д.
Связанные выпадающие списки в Excel
Выпадающий список в Excel (или раскрывающийся список) — это список в ячейке Excel, из которого можно выбрать одно из нескольких заранее заданных значений. Это удобно для быстрого и правильного заполнения данных: не вбивать руками, а просто выбрать. Тут же можно настроить контроль, чтобы пользователи не могли вносить значения, не предусмотренные в списке.
Выпадающий список работает так: выбираете ячейку и справа от нее появляется кнопка со стрелкой вниз (правда, стрелка больше похожа на треугольник).
После нажатия на кнопку списка появится перечень доступных значений, одно из которых можно выбрать.
Значений в списке может быть много, но в обзор помещается до 8 строк. Если значений в списке больше восьми, справа от них появится полоса прокрутки.
Создание выпадающего списка
В появившемся окне укажите тип данных – Список, поставьте галочку рядом со строкой «Список допустимых значений».
Источником данных может быть:
Связанные выпадающие списки
Связанные выпадающие списки – это списки, в которых выпадающие значения появляются не «просто так», а в зависимости от уже заполненных данных. Так, для выбранной группы появится только список входящих в неё наименований.
Создадим выпадающие списки несколькими способами – для разных таблиц с исходными данными.
Способ 1. Названия групп в заголовках столбцов, в строках – элементы групп.
Способ 2. Названия групп – в первом столбце, элементы групп – во втором столбце.
Способ 1. Связанные выпадающие списки из таблицы с группами в заголовках столбцов
Исходные данные: таблица с названиями групп в заголовках столбцов.
В этом способе используется всего одна простая формула — ДВССЫЛ (правда, непривычная обычным пользователям) и форматированная smart-таблица Excel (иногда их еще называют «умные» таблицы). Зато вы получите взаимозависимые списки и будете пользоваться ими по принципу «сделал и забыл». Не нужно будет переживать о том, что «слетит» диапазон и переделывать всю архитектуру данных. Просто один раз сделаете и будете пользоваться.
Справка:
Форматированная («умная») таблица Excel
Форматированная таблица – это таблица, у которой есть свое имя, свойства и структура. Такая таблица представляет из себя именованный «саморасширяющийся» диапазон. При добавлении в нее новых данных границы таблицы автоматически «захватят» новое значение.
У форматированной таблицы множество преимуществ по сравнению с обычной. Поэтому на курсах и семинарах я советую использовать такие таблицы везде, где есть такая возможность.
Формула ДВССЫЛ
Формула ДВССЫЛ передает значения из ячейки, адрес которой записан в самой формуле в виде текстовой строки.
Например, записываем в ячейке B1 адрес ячейки А1. Формула ДВССЫЛ( B1 ) «увидит», какой адрес записан в ячейке B1, а результатом вычисления формулы будет текст, записанный в ячейке А1. Эту же формулу можно записать, указав адрес ячейки в кавычках – ДВССЫЛ( « А1 » ).
С помощью ДВССЫЛ можно обратиться к ячейке по адресу с помощью других формул, например СЦЕПИТЬ, & или ЕСЛИ и т.д. Так, формула на рисунке ДВССЫЛ( B1 & C1 ) обращается к тексту в ячейке А1. После нажатия Enter в ячейке, где вводилась формула ДВССЫЛ( B1 & C1 ) появится значение из ячейки A1, в нашем случае это «текст».
Пошаговая инструкция по созданию связанных выпадающих списков
Шаг 1. Создайте справочник исходных данных в виде форматированной smart-таблицы.
Таблица «Источник» создана. Теперь можно обращаться к таблице и её элементам по имени. Например, название заголовка таблицы будет выглядеть так: = Источник[#Заголовки]
Столбец таблицы: = Источник[Материалы]
Чтобы появилась такая формула, нажмите равно = и выделите столбец, его имя появится в строке формул.
Шаг 2. Создайте выпадающий список с группами.
Готово! В столбце «группа» появился выпадающий список.
Шаг 3. Создайте выпадающий список со статьями.
Готово! В столбце «статья» появляется только список статей, входящих в группу.
Теперь в форматированную smart-таблицу можно добавлять новые группы и статьи. Добавим, например, новый столбец «Прочее», и такая группа сразу же появится в выпадающем списке.
Исходные данные: таблица с названиями групп в первом столбце, элементами групп – во втором столбце.
На самом деле в сети можно найти несколько вариантов реализации этого способа. Но у них у всех есть один недостаток: такой список нужно «администрировать». Потому что таблица должна быть всегда отсортирована по названиям групп – нельзя, чтобы группы располагались произвольно. Если группы будут идти «как попало», то формула, с помощью которой это всё сделано (СМЕЩ) не сработает, и список будет создаваться с ошибкой. Т.е. пользователю нужно все время сортировать первый столбец или добавлять туда данные в алфавитном порядке. А еще потребуется записывать где-то отдельно сами названия групп и это тоже нужно будет делать «вручную».
Для создания списков используем форматированные (умные) таблицы, сводные таблицы, формулы СМЕЩ + ПОИСКПОЗ + СЧЁТЗ, СЧЁТЕСЛИ и диспетчер имен.
Справка:
Формула СМЕЩ
СМЕЩ выдает ссылку на диапазон ячеек, находящийся в указанном количестве ячеек от исходной. Ссылка определяется с учетом заданного в формуле размера диапазона – числа строк и столбцов. Другими словами, этой формулой вы можете «сказать» Excel-ю на сколько ячеек он должен отступить и какой диапазон «захватить».
Синтаксис формулы СМЕЩ такой:
СМЕЩ(ссылка ; смещ_по_строкам ; смещ_по_столбцам ; [высота] ; [ширина] ), где
Формула ПОИСКПОЗ
Ищет нужный нам элемент в диапазоне ячеек и выдает его порядковый номер в диапазоне.
Синтаксис ПОИСКПОЗ такой:
ПОИСКПОЗ( искомое_значение ; просматриваемый_массив ; [тип_сопоставления] )
Подробнее про эту формулу можно посмотреть в видеоинструкции: Какая формула лучше ВПР и работает с несколькими критериями
Формула СЧЁТЗ
СЧЁТЗ просто считает количество непустых ячеек в диапазоне.
Формула СЧЁТЕСЛИ
Почти тот же СУММЕСЛИ, только проще – подсчитывает количество значений, соответствующих определенному условию.
Пошаговая инструкция по созданию списков
Шаг 1. Преобразуйте исходные данные в форматированную smart-таблицу.
Форматированная таблица «статьи» создана.
Шаг 2. Создайте две сводные таблицы – одну с названиями групп, вторую — со статьями.
Для чего используем сводные таблицы? Во-первых, чтобы вручную не создавать перечень групп, а во-вторых, как уже упоминали выше, чтобы вручную не сортировать справочники статей (что иногда забывают сделать пользователи, а это важно, иначе формула СМЕЩ «срабатывает» с ошибкой). «Ручную» работу сделает вместо нас кнопка «Обновить» в меню Данные — нажимаем ее каждый раз после появления новых статей.
В итоге получатся два справочника, как на рисунке ниже. Для удобства разместите таблицы рядом на одном листе – с первой строки и в столбцах A, C и D, как на рисунке (это поможет разобраться с формулой СМЕЩ).
Шаг 3. Создайте именованные диапазоны с помощью диспетчера имен.
Пояснения к формуле:
Нажмите ОК. Названия листов в формуле появятся сами.
Пояснения к формуле:
Шаг 4. Создайте выпадающие списки.
То же самое – для статей. Тип данных – список, источник =ГруппыСтатьи
Выпадающие списки готовы. Форматированные smart-таблицы позволят «захватить» все данные, а сводные таблицы – избежать ошибок, отсортировать справочник и создать список групп.