Что такое среда проекта
Окружающая среда проекта
Реализация проекта происходит в некоторой окружающей среде, которая оказывает на него определенное воздействие.
Под окружающей средой проекта понимается совокупность внешних и внутренних (по отношению к проекту) факторов, которые влияют на достижение его результатов.
Окружение проекта бывает внешнее и внутреннее.
Кроме этого во внешнем окружении можно выделить как бы два слоя:
1) ближнее окружение – это среда предприятия, в рамках которой существует проект;
2) дальнее окружение – окружение самого предприятия.
К наиболее существенным факторам внутреннего окружения проекта относятся:
1. участники проекта; формируют свои требования в соответствии с целями проекта, а также реализуют различные интересы в процессе его осуществления;
2. команда проекта; является тем «мозговым центром» и исполнительным органом проекта, от которого во многом зависит его успешное выполнение;
3. стиль руководства проектом (относится в первую очередь к проект-менеджеру); определяет психологический климат и атмосферу в команде проекта и влияет на ее творческую активность и работоспособность;
4. методы и средства коммуникации; определяют полноту, достоверность и оперативность обмена информацией между участниками проекта; это по существу – это как бы «нервная система» проекта, от степени совершенства которой во многом зависит его успех;
5. экономические условия проекта; связаны со сметой и бюджетом проекта, ценами, налогами, тарифами, которые действуют внутри проекта и определяют его основные стоимостные характеристики;
6. прочие факторы (социальные, экологические, технические и т.д.). (Все то, что касается внутреннего окружения проекта).
Внешние факторы, влияющие на реализацию проекта, связаны в первую очередь с «ближним» окружением проекта, т.е. со средой предприятия.
Ближнее окружение проекта самым непосредственным образом будет влиять на реализацию проекта. Рассмотрим характер этого влияния.
Руководитель предприятия – определяет цели и основные требования к проекту, по существу являясь заказчиком проекта.
Сфера финансов – определяет бюджетные рамки проекта (с учетом калькуляции для серийного производства продукта), а также способы и источники его финансирования.
Сфера сбыта – формирует требования и условия к проекту, связанные с рынком сбыта, которые определяются решениями покупателей, а также наличием и действиями потенциальных конкурентов.
Сфера производства – (связана с рынком средств производства) выдвигает свои специфические требования, например: рекомендации по использованию определенных технологий и оборудования из числа имеющихся на рынке и отказ от других, устаревших технологий.
Сфера материально- технического обеспечения (связана с рынком сырья и полуфабрикатов) формирует свои требования к проекту, которые вытекают из возможности обеспечения сырьем и материалами по приемлемым ценам (также связана со сферой финансов).
Сфера инфраструктуры (связана с рынком различных услуг и сервиса) диктует требования к проекту в части рекламы, связи, информационного и других видов обеспечения проекта.
И, наконец, сфера очистки и утилизации промышленных отходов (связана со службой по охране окружающей среды и) направлена на рациональное использование отходов производства на предприятии.
Значительное влияние на реализацию проекта также оказывают внешние факторы, связанные с «дальним»окружением проекта. Они действуют на проект как через предприятие, так и непосредственно, напрямую. При этом, чем крупнее масштабы проекта, тем более существенно влияние этого внешнего окружения. Рассмотрим эти факторы на примере крупных международных проектов:
1. Политика (или политические факторы):
— поддержка проекта правительством;
— торговый баланс со странами-участниками проекта;
— другие факторы, например, участие в военных союзах;
2. Экономика (или экономические факторы):
— цены, тарифы и налоги;
— уровень инфляции и стабильность валюты;
— уровень развития банковской системы;
— уровень развития рыночной инфраструктуры;
— другие факторы (источники инвестиций, страховые гарантии).
3. Общество (общественные факторы) включают:
— условия и уровень жизни;
— свобода перемещений («въезд-выезд»);
— трудовое законодательство, (отношение к забастовкам);
— здравоохранение и медицина, условия отдыха;
— другие факторы (средства массовой информации, отношение к проекту местного населения).
4. Закон и право (т.е. законодательные и правовые факторы); сюда входят:
—права человека;
— нормативные акты о предоставлении различных гарантий и льгот.
5. Наука и техника (т.е. научно-технические факторы),в том числе:
— уровень развития фундаментальных и прикладных наук;
— уровень информационных технологий и компьютеризации;
— уровень промышленных технологий;
— связь, коммуникации и т.д.
6. Природные и экологические факторы, в том числе:
— естественные климатические условия (температура, осадки, ветры, сейсмичность, ландшафт и пр.);
— санитарные требования к окружающей среде;
— стандарты по качеству: воздушного бассейна, водным источникам и почвенному покрову.
ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ
Внутреннее окружение проекта
Тема 3. Окружение проекта
Понятие среды проекта
Окружение проекта (Project Environment) – это среда проекта, порождающая совокупность внутренних и внешних сил, которые способствуют или мешают достижению целей проекта.
Окружение проекта представляет собой сложный комплекс взаимосвязанных отношений, которые постоянно воздействуют на проект по мере его реализации. Кроме того, большинство проектов сами воздействуют на окружающую среду, и это, в частности, наблюдается в инфраструктуре проекта. Еще более важно то, что факторы окружения проекта сами изменяются во время осуществления проекта, особенно, если он длится несколько лет и осуществляется поэтапно. Это ведет к увеличению неопределенности и риска и бросает вызов менеджеру проекта и его команде. В окружении проекта можно выделить несколько кругов. Это внутренняя среда самого проекта. Будем называть этот круг – внутреннее окружение. Во внешней среде проекта будем выделять ближнее и дальнее окружение.
Менеджерам проекта необходимо следить за средой проекта, чтобы вовремя выявлять её благоприятные возможности и избегать угроз, которые появляются в окружении проекта. Анализ угроз и возможностей проводится совместно с анализом слабых и сильных сторон самого проекта. Такой комплексный анализ носит название SWOT-анализ.
Часто на практике анализ окружение проекта не выделяется в отдельный самостоятельный процесс, имеющий свою утверждённую технологию и требования к составу участников. Такой анализ проводит высший руководитель проекта на протяжении всей реализации проекта, иногда консультируясь и обмениваясь мнениями со своими заместителями. Таким образом, процесс проходит как бы фоном в основной работе и сильно зависит от индивидуального субъективного восприятия высшего руководителя.
Высший менеджер проекта – это, как правило, личность, которая занимала или продолжает занимать в организации определённую должность. Этот человек выполняет определённый функционал и образ окружения проекта в его сознании будет определяться его прошлым опытом. Он будет склонен уделять внимание одним факторам окружения проекта внимания больше, чем требуется, в ущерб внимания к другим факторам. Например, если руководителем значимого проекта для организации будет поставлен заместитель по экономике и финансам данной организации, то он будет обращать внимание, прежде всего, на изменение учётной ставки, ситуацию с дебиторской задолженностью и тому подобные показатели. Будет видеть именно в них угрозы или дополнительные возможности для проекта. При этом будет недостаточно внимания уделять изменениям требований потребителей или инновациям в производственных технологиях.
Преодолевать индивидуальный субъективизм в восприятии окружения проекта следует за счёт принятия и утверждения определённой технологии анализа среды проекта. Эта технология должна предполагать открытость этого процесса, привлечение менеджеров разных функциональных сфер, ориентироваться на групповые обсуждения в принятии решений. Возможно, также предусмотреть привлечение к этому процессу внешнего для проекта консультанта.
Внутреннее окружение проекта
Внутреннее окружение проекта – это те субъекты, факторы и силы, которые находятся внутри самого проекта и которые возникают как результат создания и реализации проекта.
К наиболее существенным факторам внутреннего окружения проекта можно отнести следующее:
Стиль руководства проектом. Этот фактор определяет психологический климат в команде проекта, влияет на её творческую активность и работоспособность.
Организационная структура проекта (схема распределения полномочий, ответственности и подчинённости). Организационная структура может обеспечить быстроту принятия решений, гибкость реагирования на изменяющуюся обстановку, но при этом будет минимальная надёжность принятых решений. Возможен обратный вариант, когда при высокой надёжности принятых решений очень низкая скорость их принятия. Хуже всего, когда огромное количество согласований и обоснований не повышает надёжность решений, а только снижает скорость их принятия.
Участники проекта реализуют свои интересы в процессе осуществления проекта., формируют свои требования в соответствии со своей мотивацией и вовлеченностью в проект.
Команда проекта. Влияние этого фактора в том, что результаты проекта напрямую зависят от укомплектованности проекта исполнителями, от их мотивации и квалификации. Слаженная работа команды позволяет быстрее раскрыться исполнителям и быть эффективными. Непонимание друг друга и конфликты наоборот не позволяют качественно делать исполнителю даже то, что он умеет.
Методы и средства коммуникации определяют полноту, достоверность и оперативность обмена информацией между лицами, принимающими решение и исполнителями. Этот фактор влияет через качество и достаточность технических средств связи, через эффективное программное обеспечение, позволяющее оперативно собирать и передавать информацию, а также через рациональную схему и график проведения планёрок, совещаний и отчётов.
Экономические условия внутри проекта. Этот фактор может влиять изменением сметы проекта, изменением выделенного на него бюджета.
Социальные условия проекта влияют на проект следующими переменными: условия оплаты членов команды, условия труда и быта членов команды.
Окружающая среда проекта
Проекты реализуются внутри организаций, общества и государства, и поэтому менеджер проекта должен анализировать факторы внешней и внутренней среды, которые могут повлиять на проект, и учитывать их при планировании, организации и контроле реализации проекта.
Окружающая среда (окружение) проекта– это среда, в которой совокупность внутренних и внешних факторов способствует или мешает достижению целей проекта.
На рисунке 10 схематично представлена окружающая среда (окружение) проекта.
Рисунок 10 – Элементы окружающей среды (окружения) проекта
Рассел Арчибальд рекомендует при изучении окружающей среды проекта проводить анализ как действующих лиц (заинтересованных сторон), так и факторов внешней среды.
Разделяя данные понятия, он под действующими лицами понимает субъектов проекта (личности, группы, институты, организации или учреждения), способные или неспособные выполнить какое-либо действие и тем самым повлиять на проект.
Под факторами внешней среды Арчибальд понимают наличие факторов и объектов, которые непосредственно не принимают участия в проекте, но оказывают влияние на проект и взаимодействуют с отдельными его элементами (в т.ч. законы, традиции, наличие инфраструктуры и т.п.).
Обычно выделяют непосредственное окружение проекта, т.е. факторы и объекты, взаимодействующие с проектом напрямую, и дальнее окружение проекта, т.е. факторы и объекты, взаимодействующие с проектом посредством других факторов и объектов (обычно входящих в непосредственное окружение).
Одним из важных источников внешнего влияния на проект является сама организация, реализующая проект.
Факторы окружения проекта, связанные с особенностями управления организацией, являются факторами ближнего (непосредственного) окружения и могут включать:
1) стратегические цели и приоритеты организации;
2) принятую в организации систему управления на уровне портфеля проектов;
3) систему и культуру руководства, а также систему принятия решений в организации;
4) принятые в организации подходы к реализации проектов и систему мотивации;
5) существующие в организации системы финансирования, материального обеспечения, производства;
6) корпоративные требования, регламенты, стандарты;
7) наличие и требования корпоративных информационных систем;
8) уровень компетенции персонала и обеспеченности ресурсами;
9) заинтересованность в проекте высшего руководства организации и руководителей ключевых подразделений и т.п.
В дальнем окружении проекта могут быть выделены факторы:
— общественные и политические;
— связанные с развитием инфраструктуры и наличием ресурсов;
— связанные с развитием технологий;
— связанные с климатом, природой и экологией;
— социальные и культурные.
Определение факторов, оказывающих влияние на проект, может проводиться в виде «мозгового штурма» с привлечением ключевых заинтересованных сторон и экспертов.
Для упорядочения «мозгового штурма» факторы классифицируют по видам источников (ближнее и дальнее окружение), по типу влияния (положительные и отрицательные), по степени управляемости (управляемые, поддающиеся влиянию, поддающиеся оценке).
После перечисления факторов внешней среды они могут быть классифицированы по степени критичности для проекта.
По мере реализации проекта возможны переоценка и уточнение факторов внешней среды.
Схематичное изображение воздействия окружающей среды на проект представлено на рисунке 11.
Рисунок 11 – Воздействие окружающей среды на проект
В структуре непосредственного окружения проекта следует выделить поставщиков различного рода продукции, работ и услуг, требующихся в рамках проекта, и потребителей прямых или побочных результатов проекта.
Если проект реализуется в рамках предприятия, то все подразделения этого предприятия, непосредственно не участвующие в проекте, следует рассматривать как объекты непосредственного окружения проекта.
Следует обратить внимание на переходную зону, через которую между ними осуществляется связь при реализации проекта.
По итогам анализа факторов окружающей среды должны быть спланированы действия, позволяющие учесть их влияние в ходе реализации проекта:
1) создание дополнительных организационных связей между проектом и его окружающей средой (например, управляющий комитет, включающий представителей основных заинтересованных сторон проекта);
2) определение дополнительных управленческих процессов (коммуникации, отчетность, мониторинг отдельных факторов);
3) внесение дополнительных работ в план проекта (проведение дополнительных исследований, экологические мероприятия и т.д.).
Участники проекта
Как правило, проекты инициируются внутри организаций для достижения определенных стратегических целей.
Реализация небольших проектов может осуществляться внутри организации посредством привлечения собственных ресурсов.
Для реализации более крупных проектов может потребоваться привлечение ресурсов и компетенций внешних организаций.
В реализации сложных проектов могут принимать участие десятки и даже сотни организаций и физических лиц.
Важно понимать, кто какие роли играет при реализации проекта, какую ответственность несут и какие интересы преследуют те или иные участники проекта.
Участники и заинтересованные стороны проекта– физические лица, группы лиц и организации, а также органы власти всех уровней, которые непосредственно вовлечены в проект или чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта (то есть осуществление проекта может влиять (позитивно или негативно) на их интересы).
Можно выделить несколько уровней участников проекта, различающихся по степени вовлечения в проект, возможности влияния на цели и содержание проекта.
1) ключевые участники проекта – оказывают наибольшее влияние на проект (организации и лица, непосредственно инициировавшие проект, заказчик, инвестор, другие заинтересованные руководители организации, в интересах которой реализуется проект);
2) непосредственные участники проекта – в основном могут влиять лишь на часть работ проекта, за реализацию которых они отвечают (исполнители, подрядчики, поставщики);
3) внешние заинтересованные стороны – не принимают непосредственного участия в выполнении работ проекта, но могут оказывать влияние на цели и содержание проекта.
Рассмотрим отдельных участников проекта более подробно.
Основные заинтересованные стороны при инициации проекта
Для того чтобы проект появился, должны существовать как минимум следующие заинтересованные стороны (см. рисунок 12).
1) инициатор – автор идеи проекта;
Инициатор – это организация (или конкретное физическое лицо в организации), являющаяся автором идеи проекта, подготовившая предложение по осуществлению проекта и его предварительное обоснование.
В качестве инициатора может выступать практически любой из сотрудников компании.
Рисунок 12 – Основные заинтересованные стороны при инициации проекта
Инициатор часто становится заказчиком проекта.
Инициатор может не принимать участия в дальнейшей реализации проекта, но у проекта должен быть определен заказчик.
Заказчик – главная сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его результатов, будущий владелец и пользователь результатов проекта.
Заказчик определяет цели, требования к результатам и содержанию проекта, устанавливает ограничения и обеспечивает финансирование проекта за счет своих средств, кредитов или привлекаемых средств инвесторов.
Возможно существование нескольких уровней заказчиков проекта.
На практике часто выделяется также функциональный заказчик – организация или подразделение организации, которое будет осуществлять дальнейшую эксплуатацию созданного в проекте продукта.
Инвестор – сторона, осуществляющая инвестиции в проект.
Цель инвестора – максимизация прибыли на свои инвестиции от реализации проекта при определенном уровне риска.
Заказчик часто является также инвестором проекта.
Если инвестор и заказчик являются разными юридическими лицами, то инвестор заключает договор с заказчиком, определяя требования реализации проекта, контролирует расходование средств и выполнение контрактов.
Инвесторами могут быть как физические, так и юридические лица, финансовые организации, органы, уполномоченные управлять государственным и муниципальным имуществом, а также международные организации.
Огромное влияние на этапе запуска проекта и в процессе его реализации оказывает организация, внутри которой принято решение о реализации проекта (иногда используют термин «родительская организация»).
Постоянная (или родительская) организация – это организация, внутри которой инициирован проект и в интересах которой он осуществляется. Организация, инициировавшая проект, может являться в проекте и заказчиком, и инвестором.
Данная организация будет владеть результатами проекта или использовать их в своих интересах.
Руководители высшего звена, руководители функциональных подразделений могут оказывать значительное влияние на проект.
Основные заинтересованные стороны и участники реализации проекта
Для реализации проекта могут привлекаться исполнители как внутри компании, инициировавшей проект, так и внешние организации в качестве подрядчиков и поставщиков.
Исполняющая организация (подрядчик) – предприятие, чьи сотрудники участвуют в исполнении проекта (как правило, на основании контракта) и несут ответственность за выполнение работ в соответствии с контрактом.
В зависимости от типа контракта исполняющая организация может являться генеральным подрядчиком или субподрядчиком.
Проектировщик (генпроектировщик) – юридическое лицо, выполняющее по контракту с генподрядчиком или непосредственно с заказчиком проектно-изыскательские работы и подготовку проектно-сметной документации по проекту.
Поставщики – организации, осуществляющие материально-техническое обеспечение проекта, поставляющие на контрактной основе материалы, оборудование, транспортные средства и т.п.
Особое место в осуществлении проекта занимает руководитель проекта (в принятой за рубежом терминологии – проект-менеджер, или менеджер проекта). Это – физическое лицо, которому заказчик (инвестор или другой участник проекта) делегируют полномочия по руководству работами по проекту: планированию, контролю и координации работ участников проекта.
Под руководством менеджера проекта работает команда проекта – специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период осуществления проекта с целью эффективного достижения его целей. Роль и обязанности менеджера и команды проекта будут рассмотрены далее.
Интересы заказчика и интересы исполнителей в проекте различны (см. рисунок 13).
В то же время различия интересов заказчика и исполнителя являются движущей силой поиска оптимального решения для реализации проекта.
Если роль заказчика и исполнителя начинает выполнять одно лицо, то это, как правило, приводит к менее эффективному расходованию средств в ходе выполнения проекта.
Рисунок 13 – Противоречие интересов заказчика и исполнителей проекта
Для эффективной реализации проекта интересы заказчика и исполнителей должны быть сбалансированы. Для этого выстраивают систему управления во главе с менеджером проекта, определяют роли, ответственность и полномочия участников проекта (см. рисунок 14).
Рисунок 14 – Менеджер проекта поддерживает баланс интересов
заказчика и исполнителей
Внешними заинтересованными сторонами проекта могут быть органы власти, будущие потребители конечной продукции и услуг, общественные организации и группы населения, конкуренты.
Важно понимать интересы внешних заинтересованных сторон и их возможности влияния на ход реализации проекта.
Например, органы государственной власти различного уровня заинтересованы в положительных экономических и социальных последствиях реализации проекта для региона. В то же время органы власти определяют и контролируют экологические, социальные и другие общественные и государственные требования, связанные с реализацией проекта.
Необходимо также отметить важнейшую роль банка – одного из основных инвесторов, обеспечивающих финансирование проекта. В обязанности банка входит непрерывное обеспечение проекта денежными средствами, а также кредитование генподрядчика для расчетов с субподрядчиками, если у заказчика нет необходимых средств.
Задача менеджера проекта – анализировать интересы внешних заинтересованных сторон и их возможности влияния, планировать и выполнять адекватные действия в рамках проекта, позволяющие по возможности учесть эти интересы, минимизировать негативное влияние и максимизировать поддержку с их стороны.
Разработка стратегии, позволяющей определить возможное влияние участников и внешних заинтересованных сторон проекта, может начаться с поиска ответов на некоторые ключевые вопросы:
1) Кто является участниками проекта, первостепенными и второстепенными по значению?
2) Какое участие они принимают, какой властью обладают или какой интерес они имеют в проекте?
3) Какие возможности и какие потенциальные проблемы создают участники для команды проекта?
4) Какие обязательства имеет команда проекта перед участниками?
5) Каковы сильные и слабые стороны участников и какие стратегии они могут использовать для достижения своих целей?
6) Какие ресурсы могут использовать участники для реализации своих стратегий?
7) Может ли кто-либо из участников в силу какого-либо из перечисленных факторов оказывать на проект большее по сравнению с другими влияние?
8) Какие стратегии должна разработать и использовать команда проекта для реализации возможностей и нейтрализации проблем, источником которых могут стать участники проекта?
9) Как команда проекта узнает, что она успешно «управляет» участниками проекта?