Что такое срок исполнения документа
Приложение N 17. Типовые сроки исполнения документов
Информация об изменениях:
Приложение N 17
к инструкции по делопроизводству
в Правительстве Калининградской области
С изменениями и дополнениями от:
Нормативный акт, определяющий срок
Законы Российской Федерации, указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации
согласно указанному в них сроку или до 1 месяца *
Поручение Президента Российской Федерации
— непосредственно Губернатору Калининградской области;
за 5 дней до истечения установленного срока
— поручение Председателю Правительства или заместителям Председателя Правительства и одновременно Правительству Калининградской области (без дополнительного поручения Правительства)
за 6 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации
Поручения Правительства Российской Федерации
Постановление Правительства Российской Федерации от 01 июня 2004 г. N 260 «О регламенте Правительства Российской Федерации и положении об Аппарате Правительства Российской Федерации»
— по поручению Президента Российской Федерации
за 8 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации
— по парламентским запросам
— по запросам, обращениям членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
— по подготовке заключений и официальных отзывов по законопроектам
— по проработке актов Правительства Российской Федерации
Поручения Правительства Российской Федерации, в том числе:
1 месяц * или в установленный в них срок
— с пометкой «срочно», «незамедлительно» (или аналогичной)
— с пометкой «оперативно»
Парламентские запросы Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания
Федеральный закон от 08 мая 1994 г. N 3-ФЗ «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»
Запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
Обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
Запросы Счетной палаты Российской Федерации
30 дней *** или в установленный в них срок
Федеральный закон от 11 января 1995 г. N 4-ФЗ «О Счетной палате Российской Федерации»
Представления Счетной палаты Российской Федерации
Запросы, представления Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
Федеральный закон от 17 января 1992 г. N 2202-1 «О прокуратуре в Российской Федерации»
Протесты Генеральной прокуратуры Российской Федерации
Обращения Министерства иностранных дел Российской Федерации по вопросам международного сотрудничества, в том числе:
Постановление Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. N 300 «О порядке рассмотрения обращений
требующие межведомственного согласования
с грифом «вне очереди»
Министерства иностранных дел Российской Федерации и входящих в его систему дипломатических представительств по вопросам международного сотрудничества»
Запросы правоохранительных органов
Обращения учреждений, организаций и предприятий
Федеральный закон от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»
в том числе запрос, связанный с рассмотрением поступившего к ним обращения гражданина
Обращения граждан в том числе:
Федеральный закон от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»
— если вопросы не входят в компетенцию Правительства Калининградской области
— если наряду с вопросами, относящимися к компетенции Правительства Калининградской области, содержатся вопросы, подлежащие рассмотрению в других органах, учреждениях или организациях, то копии обращения направляются по принадлежности
— если требуется дополнительная проработка вопроса (при обязательном уведомлении заявителя)
Документы без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку
1. Сроки исполнения указаны:
* в календарных днях от даты подписания документа;
** в календарных днях от даты поступления документа в Правительство Российской Федерации;
*** в календарных днях от даты поступления документа в Правительство Калининградской области;
**** в рабочих днях от даты поступления документа в Правительство Калининградской области.
2. Срок исполнения «1 месяц» означает: до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца.
3. Если Правительство Калининградской области является соисполнителем поручения наряду с федеральными органами исполнительной власти, срок исполнения не должен превышать половину срока, установленного для выполнения указанного поручения.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Что такое срок исполнения документа
Сроки исполнения документов
(в ред. Приказа Росимущества от 26.01.2018 N 19)
(см. текст в предыдущей редакции)
Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.
4.14. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя Росимущества, заместителя руководителя Росимущества, начальника управления (отдела Росимущества) и фиксируется в автоматизированной информационной системе.
4.15. При необходимости продления срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Правительства, Министерства головной исполнитель не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения представляет руководителю Росимущества, его заместителю служебную записку вместе с проектом письма в соответствующий федеральный орган, содержащие мотивированную просьбу об изменении срока.
При необходимости изменения срока исполнения иного документа головной исполнитель не позднее трех дней до истечения этого срока представляет руководителю Росимущества служебную записку, содержащую мотивированную просьбу о его продлении.
Срок исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, координационных и совещательных органов Правительства, возглавляемых Председателем Правительства; поручений Председателя Правительства, содержащихся в протоколах проведенных им совещаний и в резолюциях; поручений Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, данных во исполнение поручений Правительству, содержащихся в указах или распоряжениях Президента Российской Федерации, а также во исполнение поручений или указаний Президента Российской Федерации Правительству, не продлевается.
(абзац введен Приказом Росимущества от 26.12.2012 N 313)
При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению в первоначальный срок поручений, указанных в предыдущем абзаце, следует не позднее чем за 5 дней до истечения половины срока представить в Правительство обоснованные предложения по корректировке срока исполнения. Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения по его корректировке представляются в Правительство не позднее 30 дней со дня подписания поручения.
(абзац введен Приказом Росимущества от 26.12.2012 N 313)
Срок исполнения срочных поручений не продлевается и не корректируется.
(абзац введен Приказом Росимущества от 26.12.2012 N 313)
Предложения о корректировке сроков исполнения оперативных поручений могут направляться в Правительство в течение одного рабочего дня с момента подписания поручения.
(абзац введен Приказом Росимущества от 26.12.2012 N 313)
В случае если поручение не исполнено в установленный срок, оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению остается за Росимуществом.
(абзац введен Приказом Росимущества от 26.12.2012 N 313)
Росимущество в течение трех дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет в Правительство объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.
(абзац введен Приказом Росимущества от 26.12.2012 N 313)
4.16. Сведения об изменении сроков исполнения документов в автоматизированную информационную систему вносятся Управлением информационной политики, делопроизводства и архива на основании документов о продлении сроков (новый срок, дата изменения).
(в ред. Приказа Росимущества от 26.01.2018 N 19)
Рекомендации по ведению делопроизводства в организации
5.2. Сроки исполнения документов
5.2.1. Сроки исполнения документов определяются руководителем службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) организации на основании сроков, установленных:
— организацией, направившей документ;
— распорядительным документом руководителя организации
— в резолюции руководителя организации или иным уполномоченным должностным лицом.
Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки исполнения устанавливаются актами Правительства, федеральных органов власти Российской Федерации и органов власти субъектов Российской Федерации.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются для организаций независимо от их организационно-правового положения и подчинения, формы собственности и направления деятельности.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации в резолюции.
В резолюции указание об исполнении документа дается, как правило, одному должностному лицу или организации. В резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата.
При наличии нескольких исполнителей (или структурных подразделений), основным считается исполнитель, названный первым в резолюции. В этом случае подлинник документа направляется основному исполнителю (структурному подразделению), а остальные исполнители (структурные подразделения) получают копийные экземпляры документа.
5.2.2. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и обозначаются конечной датой:
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
5.2.3. Изменение срока исполнения производится в следующем порядке:
Измененные сроки исполнения вносятся в РКФ документа.
Сроки исполнения документов, а также сроки подготовки (оформления), представления (отправки) закрепляются в Инструкции по документационному обеспечению управления, Табеле форм документов организации (приложение 2) или организационно-распорядительных документах.
5.2.4. При необходимости изменения индивидуального срока исполнения документа основной исполнитель представляет на имя руководителя организации мотивированную просьбу (предложение) о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.
5.2.5. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).
5.2.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, исполнитель обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы, который обязан принять эти документы для последующего контроля за ходом их исполнения.
5.2.7. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационно-контрольной формы. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
Как определить сроки исполнения?
Сроки доведения документов до исполнителей
П режде чем говорить о сроках исполнения документов, поговорим о сроках их доведения до исполнителей. Ведь данная процедура тоже «съедает» время.
Как правило, все документы, поставленные на контроль, должны доводиться до исполнителей в течение 1 дня с даты вынесения резолюции руководителем или подписания им документа, а срочные и оперативные – в течение нескольких часов. Приведенные данные являются примерными и должны конкретно устанавливаться в каждой организации в соответствии с требованиями ее руководства.
Постановление Правительства РФ от 01.06.2004 № 260 (ред. от 21.02.2011) «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации»
47. Доведение поручений до исполнителей и контроль их исполнения обеспечиваются Аппаратом Правительства, как правило, в 2-дневный срок, а срочных и оперативных поручений – незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента их подписания.
В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 отметку о контроле за исполнением документа на бумажном носителе обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Такую отметку ставят справа на верхнем поле первой страницы документа (см. Пример 1).
Пример 1. Входящее письмо с резолюцией руководителя и отметкой о контроле
Обычно на предприятии создается специальная служба (отдельное подразделение, группа или отдельный сотрудник), на которую возлагаются обязанности и по доведению документов до исполнителей, и по контролю их исполнения.
См. статью «Разработка шаблона протокола, удобного для заполнения и контроля исполнения» в № 6′ 2020
Типовые и индивидуальные сроки исполнения
Начнем с определений, данных ГОСТом.
ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
Cрок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом;
типовой срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом;
индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Примером типового срока исполнения документов может служить срок рассмотрения обращений граждан руководителем государственного органа или органа местного самоуправления. Он установлен Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и составляет 30 дней со дня регистрации письменного обращения. См. также Примеры 4 и 5.
Теперь поясним, как могут быть установлены индивидуальные сроки исполнения.
См. статью Елены Юсиповой «Что будем контролировать?» на стр. 30 журнала «Делопроизводство и документооборот на преприятии» № 7’ 2011
Во-первых, в организации может быть издан специальный документ, регламентирующий этот вопрос. О содержании «Примерного перечня документов, подлежащих контролю за исполнением с указанием сроков исполнения» мы рассказали в предыдущем номере журнала.
Во-вторых, конечная дата исполнения конкретного документа может быть указана на нем самом:
Если в документе срок исполнения не указан
Если же в документе и этих слов не нашлось, то срок исполнения можно установить в 30 дней. Но лучше это делать не самовольно, а зафиксировать такое правило во внутреннем нормативном документе.
Если в вашей организации утвержден перечень документов, которые необходимо ставить на контроль, а к вам пришли не упомянутые в нем документы, то решать вопрос о том, ставить их на контроль или нет, должен руководитель. В этом случае срок исполнения будет указан в резолюции. Как правило, срок исполнения таких документов может быть установлен в интервале от 3 до 30 дней, а иногда и превышать данный срок. Если срок исполнения превышает 30 дней, желательно, чтобы руководитель в резолюции указал не только конечный срок исполнения, но и сроки предоставления промежуточных отчетов о ходе исполнения, которые тоже должны быть поставлены на контроль. Пример такой резолюции:
Пример 2. Резолюция, устанавливающая конечный и промежуточные сроки исполнения
С чего начинается отсчет срока исполнения?
Течение срока исполнения документа в делопроизводстве обычно начинается именно с той даты, которая указана в документе или иным образом определена (а не на следующий день, как это принято в гражданско-правовой практике).
Статья 191 «Начало срока, определенного периодом времени» Гражданского кодекса РФ
Течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало.
Кстати, в трудовых правоотношениях вообще применяются оба принципа:
Статья 14 «Исчисление сроков» Трудового кодекса РФ
Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей.
Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает прекращение трудовых прав и обязанностей, начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений.
«Если срок сформулирован с использованием фразы «в течение», а далее подставляется какой-либо период, обычно в днях, то с точки зрения русского языка это означает, что день выдачи поручения уже включается в данный период. Например, когда говорят «в течение трех дней с момента подписания», а подписали документ 1 августа, то это означает, что поручение должно быть выполнено в течение 1, 2 и 3 августа. Еще раз подчеркну, что такой смысл вкладывает в эту фразу наш родной язык.
Такую же текстовую конструкцию с таким же смыслом использует и большинство инструкций по делопроизводству. В различных органах государственной власти в них традиционно указывается, что сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
Например, подобные правила можно найти в:
Аналогичным образом в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452) в части сроков исполнения поручений содержится указание на их исчисление с даты подписания поручения. Как правило, инструкции по делопроизводству коммерческих организаций, да и тех некоммерческих, которые не относятся к органам государственной власти, фиксируют правила исчисления сроков таким же образом, поскольку это логично.
Однако есть случаи, когда сроки, определяемые периодами времени, следует считать по-особому. И вот эти особые случаи законодатель и оговаривает отдельно, например:
В определении от 31.08.2007 № 6-Г07-7 Верховный Суд РФ, рассматривая трудовой спор, разъяснил:
Поэтому очень важно прописать в инструкции по делопроизводству, как считается срок, когда затрагиваются трудовые или гражданские отношения и когда не затрагиваются – и не будет у вас споров!»
Итак, запомним, что по общему правилу в делопроизводстве, касающемся организационно-распорядительных документов, сроки начинают течь в день указанного события, а не на следующий после него день (о существующих исключениях из этого общего правила мы предупреждаем в нашей статье). Теперь рассмотрим, от каких событий может стартовать отсчет сроков исполнения организационно-распорядительных документов:
1. От даты утверждения (подписания) руководителем создаваемых в организации распорядительных документов, например, таких, как приказы, распоряжения (Примеры 3 и 4).
Достаточно часто в приказах употребляется такая формулировка:
«4. Начальнику секретариата Юковой П.А. довести настоящий приказ до коммерческого директора Петрова А.К. в течение трех дней с даты подписания приказа».
В случае подписания приказа с такой формулировкой 3 августа 2011 года исчисление срока начнется с даты подписания приказа, т.е. с 3 августа 2011 года. Следовательно, приказ должен быть доведен до исполнителей с 3 по 5 августа 2011 года включительно, т.е. в течение трех дней. Отметим, что в данном примере рабочие дни совпадают с календарными.
Но как контролировать выполнение распорядительного документа, если в нем указано несколько сроков исполнения? В таком случае срок выполнения распорядительного документа в целом будет определяться по сроку исполнения последнего из выполненных поручений.
Кроме того, возможен и такой вариант, когда срок исполнения поручения по одному пункту распорядительного документа может исчисляться с даты подписания документа, а в других пунктах может определяться иначе, например, конкретной датой.
2. Отсчет срока исполнения документа может начинаться от даты поступления документа в организацию (даты регистрации). Чаще всего в делопроизводстве используют именно эту точку отсчета срока исполнения, если иное прямо не указано в тексте документа или резолюции на нем руководителя. При такой схеме работы важным становится срок, в течение которого поступивший документ должен быть зарегистрирован, это стоит регламентировать (оптимально – в течение одного-двух дней).
3. Гораздо реже в качестве отправной точки исчисления сроков исполнения используют дату вынесения резолюции руководителем или дату получения документа исполнителем.
Любой из этих вариантов может быть зафиксирован в инструкции по делопроизводству конкретной организации. Но подобные правила могут устанавливаться и законодательством для определенной группы документов и организаций (см. Примеры 4 и 5). Если «внутренние» и «вышестоящие» правила конфликтуют, то приоритет отдается «вышестоящим».
Отсчет срока исполнения начинается с даты подписания поручения тем руководителем, который направил документ в вашу организацию.
Данное правило установлено Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452) и дословно звучит так:
«При поступлении в федеральный орган исполнительной власти поручений Президента РФ, поручений, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, координационных и совещательных органов Правительства, возглавляемых Председателем Правительства, заместителями Председателя Правительства, а также поручений Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащихся в протоколах проведенных ими совещаний и резолюциях, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), они подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения».
Отсчет срока исполнения документа может начинаться на следующий день после календарной даты или дня наступления события, которыми определено начало срока.
Например, службам делопроизводства приходится регистрировать и ставить на контроль исполнительные документы. Они являются основанием для совершения действий по принудительной реализации судебных решений, а также актов других органов. Такие документы обычно выдаются судами и нотариальными органами, к ним относятся:
В соответствии с п. 3 ст. 15 Закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ для таких документов течение срока, исчисляемого годами, месяцами или днями, начинается на следующий день после календарной даты или дня наступления события, которыми определено начало срока.
Вычисляем окончание срока исполнения
Пример 6. Пункт распорядительного документа с привязкой срока исполнения к определенному событию
4. Начальнику коммерческого отдела Меркулову А.В. подготовить отчет о реализации продукции по государственному контракту № 234/04-11 от 11.01.2011, заключенному с Минздравсоцразвития России, в течение трех рабочих дней с даты осуществления отгрузки последней партии продукции и представить генеральному директору Общества.
Как понять, в каких днях (календарных или рабочих) указан срок исполнения? Как правило, по умолчанию срок исчисляется в календарных днях. Если же автор документа подразумевает рабочие дни, то к количеству дней обязательно приписывается слово «рабочие». Поясним примером:
Резолюция на документе может быть сформулирована следующим образом: 
Такой срок исполнения исчисляется в календарных днях. Данное поручение дано 04.08.2011, значит, срок начинает течь 04.08.2011 (это 1-й день), а 20-м днем будет 23.08.2011.
Если же автор документа подразумевает рабочие дни, то это дополнительно отмечается: «Подготовить отчет в течение 20 рабочих дней». И тогда последним днем своевременного составления отчета будет 31.08.2011 (ведь 6, 7, 13, 14, 20, 21, 27 и 28 августа – нерабочие дни).
В каких днях исчисляется срок исполнения документа, если прямо не написано прилагательное «календарный» или «рабочий», необходимо закрепить в локальном нормативном акте, регламентирующем контроль исполнения документов в вашей организации.
В тех случаях, когда последний день срока (исчисляемого днями, месяцами или годами) приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день (это правило, закрепленное в ст. 193 ГК РФ, обычно распространяют не только на гражданско-правовые отношения, но и на иные; чтобы узаконить такой подход на вашем предприятии, рекомендуем зафиксировать его во внутренних нормативных документах, например, в инструкции по делопроизводству).
Допустим, в документе записано:
«5. Руководителю канцелярии Петровой А.К. ознакомить с настоящим распоряжением работников Предприятия в течение трех дней с даты подписания распоряжения».
Если данное распоряжение будет подписано 26 августа 2011 года, то доведено до исполнителей оно должно быть в течение трех дней, т.е. с 26 по 28 августа 2011 года, но учитывая, что 27 и 28 – выходные дни, ознакомить сотрудников с распоряжением можно будет 26 (пятница) и 29 (понедельник) августа 2011 года.
Срок, исчисляемый месяцами, оканчивается в соответствующий день последнего месяца установленного срока.
Приказом выдано поручение 1 августа, и оно должно быть выполнено в течение месяца. Значит, последним днем его своевременного выполнения будет 1 сентября. Если бы на его выполнение отводилось 2 месяца, то выполнять его можно было бы по 1 октября включительно. Но 1 октября 2011 года – это выходной день (суббота), поэтому здесь подключается следующее правило (о переносе срока с нерабочего дня на следующий ближайший рабочий день) и окончание срока перемещается на 3 октября 2011 года.
Если окончание срока, исчисляемого месяцами, приходится на месяц, который соответствующего числа не имеет, срок оканчивается в последний день этого месяца.
Допустим, поручение выдано 30 ноября 2010 г. на 3 месяца. Но в феврале нет 30 числа. Поэтому срок своевременного исполнения заканчивается 28.02.2011.
К сроку, исчисляемому кварталами года, применяются правила для сроков, исчисляемых месяцами. Срок, исчисляемый годами, оканчивается в соответствующие месяц и день последнего года установленного срока.
Обычно распорядительные документы содержат конкретный срок исполнения в виде даты (периодами в виде месяцев и лет чаще «балуются» в договорах). Но и с конкретными датами бывает путаница. Здесь тоже есть что прояснить. Начнем с действий, которые документ/резолюция предписывает совершить непосредственно в вашей организации.
1. Если просто указана дата, то поручение должно быть выполнено в этот день до конца рабочего времени (обычно до 18:00 или 19:00).
В приказах и протоколах рекомендуют после описания сути поручения, указания должности и Ф.И.О. ответственного исполнителя отдельным предложением писать срок исполнения:
«5. Начальнику отдела реализации Чеканову А.П. предоставить план реализации продукции Общества на 2012 год на утверждение генеральному директору. Срок исполнения – 01.11.2011».
Но дата может быть вписана и иначе. Здесь важно обратить внимание на отсутствие перед ней каких-либо предлогов:
«5. Начальнику отдела реализации Чеканову А.П. предоставить план реализации продукции Общества на 2012 год на утверждение генеральному директору 01 ноября 2011 года».
Обе формулировки поручения подразумевают, что план реализации продукции должен быть представлен на утверждение генеральному директору 1 ноября 2011 года до 18.00 часов (окончание рабочего дня в данной организации).
2. Если перед датой стоит предлог «до», то поручение необходимо успеть выполнить в день, непосредственно предшествующий указанной в документе/резолюции дате до конца рабочего времени.
Формулировка поручения может быть такой:
«6. Руководителям структурных подразделений предоставить заявки на подписку на II полугодие 2011 года начальнику общего отдела до 01 июня 2011 года».
Тогда заявки на подписку должны быть предоставлены 31 мая 2011 года до 18:00 часов (время окончания работы в этой организации) или ранее.
3. Если перед датой стоит предлог «по», то поручение необходимо успеть выполнить в указанный день до конца рабочего времени.
«7. Руководителям структурных подразделений предоставить заявки на приобретение мебели начальнику общего отдела по 01 июня 2011 года».
При такой формулировке поручения заявки должны быть предоставлены 1 июня 2011 до 18.00 часов или ранее.
Получается, что при использовании предлога «по» дата включается, а при использования предлога «до» – не включается. Но в случае конфликтных ситуаций сложно будет ссылаться на правила русского языка при определении границ временного значения предлогов «до», «по» и «к». Тем более что есть точка зрения, согласно которой значение данных предлогов одинаково. Лучше избавиться от разночтений, т.е. уменьшить риски и отказаться от использования предлогов, отдав приоритет указанию конкретной даты без предлога. Это правило следует прописать в инструкции по делопроизводству организации и там же разъяснить, что своевременным будет считаться выполнение поручения в этот день до конца рабочего дня вашей организации.
4. Если перед датой написано «не позднее», то поручение должно быть выполнено до конца рабочего дня указанной даты.
«5. Руководителям структурных подразделений предоставить номенклатуры дел подразделений на 2012 год начальнику службы делопроизводства не позднее 01 декабря 2011 года».
Такая формулировка подразумевает, что номенклатуры дел должны быть предоставлены 1 декабря 2011 года до 18.00 часов, но желательно – ранее.
В организацию поступило письмо-уведомление ПФР о вступлении в силу с 1 января 2011 года изменений, внесенных в закон о страховых взносах, касающихся сроков и состава отчетности. Отчетность в ПФР теперь необходимо представлять не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом (кварталом, полугодием, девятью месяцами и календарным годом).
Таким образом, ПФР пояснил, что последними датами сдачи отчетности в ПФР в 2011 году становятся 15 февраля, 16 мая (15 мая – выходной день), 15 августа и 15 ноября.
А как быть со сроком исполнения в том случае, если результат выполнения поручения нужно предоставить во «внешнюю» организацию (например, в налоговый орган)?
Здесь надо учесть, каким образом будет осуществлена доставка документов (курьером или почтовым отправлением). Курьер, нарочный доставит ваши документы в течение 1 дня (нескольких часов). Ему важно:
Если же отправка осуществляется через «Почту России», то нужно руководствоваться следующим правилом: письменные заявления и извещения, сданные в организацию связи до 24 часов последнего срока, считаются сданными в срок (ст. 194 ГК РФ). В этом случае важно сохранить реестры почтовых отправлений (Список для отправки партионных отправлений (форма 103) или Список для отправки международных партионных отправлений (форма 103а), на которые ставится подпись оператора почтового отделения связи и оттиск календарного штемпеля отделения почтовой связи), а также кассовый чек (квитанцию). Образцы указанных форм приведены в Почтовых правилах, принятых Советом глав администраций связи Регионального содружества в области связи.
Следует учитывать, что иногда и законодательство устанавливает «специальные требования» для отправки отдельных видов документов.
Для исполнительных документов статья 16 Закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ устанавливает такие требования: «Действие, для совершения которого установлен срок, может быть совершено до 24 часов последнего дня установленного срока». Это означает, что если заявление, жалоба, другие документы либо денежные суммы были поданы в орган или переданы уполномоченному их принять лицу либо сданы на почту до 24 часов последнего дня установленного срока, то срок не считается пропущенным.
Правда жизни
Из практики работы можно сказать, что проблема со сроками исполнения (особенно вопрос «от чего отсчитывать»?) возникает в том случае, когда документ, что называется, «пролежал» у руководителя. Особенно это касается тех документов, срок исполнения которых составляет до 10 дней включительно. Поэтому, направляя документы руководителю организации на рассмотрение, следует сразу же отбирать документы с ограниченным сроком исполнения. Во многих организациях для этого специально создают папки с пометкой «Срочно». Из своего опыта могу сказать, что руководители работают с этой папкой по-разному.
Например, рассматривают ее содержимое в первую очередь. Но если документов в ней окажется много, то времени на рассмотрение «несрочных» документов может не остаться, либо руководитель будет просто занят решением других вопросов. Тогда может получиться, что и «несрочные» документы станут уже «суперсрочными».
Положительным является опыт руководителей, которые придерживаются правила «все документы рассматриваются руководителями организации в тот день, когда они их получают, и не заканчивают свой рабочий день до тех пор, пока не рассмотрят все документы». Такой принцип действительно хорошо работает, что существенным образом сказывается на эффективности контроля исполнения документов. Но кто может заставить руководителя, кроме него самого? Хотя дисциплина первого лица обычно дисциплинирует руководителей всех рангов.
Иногда на срок исполнения могут повлиять и внешние причины. Например, в организацию несвоевременно доставили документ (плохая работы почты, курьера, различные форс-мажорные обстоятельства). И вместо того, чтобы зарегистрировать его, например, в 10:00 1 августа 2011 года, вы должны будете зарегистрировать его на следующий день. Понятно, что данный документ по не зависящим от вас причинам попадет на рассмотрение к руководителю на целые сутки позже. Если документ содержит конкретный срок исполнения, то срок исполнения вашей организацией сократится на один день, т.е. целый день выпадает. А если выпадает 5 дней из 10? Вопрос в том, сможете ли вы уложиться в такой срок? Если сможете, то хорошо. А если нет? Тогда надо подумать, что можно предпринять. Рекомендуем регистрировать срочные документы в день поступления с указанием времени. Кроме того, документы, поступившие и зарегистрированные в организации после 17.00 часов, при невозможности их рассмотрения в день поступления должны быть рассмотрены руководителем до 11.00 часов следующего дня. Важные документы обычно доставляют заказной корреспонденцией, и если такой конверт/пакет задержался в дороге, то вам нужно при получении почтового отправления в почтовом отделении связи в бланке уведомления о вручении (форма 119) проверить, правильно ли заполнена работником почтового отделения его оборотная сторона (там указывают, когда и кому передано отправление, лично или по доверенности оно получено; если по доверенности, то пишется фамилия доверенного лица), при этом получатель в строке «Получил» ставит свою подпись и Ф.И.О.
Перенос срока исполнения документов
Срок исполнения документов должен быть реальным и учитывать время, необходимое для выполнения технических операций исполнителя с документами, степень загруженности сотрудников.
Возможно ли изменение срока исполнения документа? Да:
Нередко случается так, что после детальной проработки поручения ответственным исполнителем выясняется, что срок, отведенный руководителем, недостаточен. В этом случае ответственный исполнитель информирует руководителя, осуществляющего контроль исполнения документа по существу, и обозначает возникшие проблемы, обосновывает реальный срок исполнения. Далее возможно изменение срока исполнения, но только после информирования руководителя, который его установил. Обычно информирование руководителя о необходимости изменения срока исполнения документа осуществляет тот, кто контролирует исполнение документа по существу.
Документом, регламентирующим процедуру контроля исполнения документов на предприятии, должен быть предусмотрен порядок изменения срока исполнения или снятия документа с контроля в случае, если отпала необходимость его выполнения.
Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу при получении документа исполнителем или до истечения срока исполнения документа. В случае нарушения этих условий документ будет считаться невыполненным.
В ходе исполнения руководитель может не только изменить сроки исполнения документа, но и уточнить задание, изменить состав исполнителей и соисполнителей. Все эти сведения в случае их изменения немедленно сообщаются ответственным исполнителем в группу контроля.
Но возможны и такие ситуации, когда срок выполнения поручения, что называется, «сорван», т.е. поручение своевременно не выполнено. Для таких случаев в соответствующем регламентирующем документе необходимо предусмотреть ответственность для «нарушителей».
Эта ситуация нашла отражение в Регламенте Правительства РФ:
«В случае если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель (головной исполнитель) поручения в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет в Правительство объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения».
Проанализировав исчисление сроков исполнения поручений и документов, мы видим, что проблема эта не так проста, как кажется. Поэтому вопрос исчисления срока исполнения должен быть детально регламентирован в ваших организационно-распорядительных документах. Кроме того, сам документооборот организации должен быть выстроен так, чтобы исключить задержки документов.