Что такое стандартизация документов
В конце прошлого столетия начали широко использовать информационные технологии нового поколения, в связи с чем появилась проблема унификации информации, имеющейся на бумажном носителе. В первую очередь этот вопрос касался сферы управления. В 70-е годы XX века Правительство Советского Союза приняло решение о создании систем унифицированного направления и классификаторов технико-экономической информации. Разработка нормативных документов по стандартизации велась на основе существующей базы систем документации.
Определение термина
Стандартизация документов – это результат проведения реорганизации документооборота рассматриваемой системы, соответствующей определенным стандартам. Уменьшение переписки и сокращение трудоемкости на ее составление, а также стремление избежать дублирования данных считаются актуальными вопросами, требующими решения в управленческой работе. Эффективный результат может быть достигнут благодаря унификации и стандартизации информации по содержанию и форме.
Стандартизация документов – это формирование одинаковых типовых бланков для схожих по назначению протоколов, что помогает более эффективному использованию бумаги при выводе актов и постановлений на печать. Стандартизация облегчает бухгалтерский документооборот, а также архивирование документации.
Схожая терминология
Практически аналогичным определением является «унификация», которая представляет собой процесс приведения чего-либо, в том числе и документированных актов, к единой форме или общей системе, что ведет к сокращению исходного множества рассматриваемых объектов. Унификация, стандарт и стандартизация документов приводят к формированию рационального единообразия в любой сфере деятельности, особенно в документировании. Сокращение неоправданного многообразия форм данных и установление единой структуры происходят посредством языковых конструкций, реквизитов, учета информации и ее хранения. Лишние документальные цепочки со временем убираются, чтобы избежать неоправданного дублирования элементов.
Унификация документов позволяет установить единый образ форм административных документов, которые выполняют функции и задачи управленческого формата. Такой подход приведет работу с большим объемом документов к нормализации их в системе производства, а также ускорит обмен деловыми данными.
Повышение эффективности
Единая система делопроизводства способствует оперативной обработке, сокращает затраты времени на работу с документами, которые затрагивают весь делопроизводственный персонал: от рядовых сотрудников до руководителей.
Объектами стандартизации документов могут быть их состав и формы. Унификация состава документов – это выделение и закрепление совокупности документов, которые необходимы для решения управленческих задач. В результате таких действий предполагается сокращение состава документов. Унификация форм представляет собой отбор и консолидацию информационных показателей, в том числе и реквизитов, которые соотносятся с целевым назначением документов, а также определение общих требований к их созданию и оформлению. В делопроизводстве унификация может происходить и как этап стандартизации, и как самостоятельный процесс.
Суть стандартизации
В Федеральном законе «О техническом урегулировании» № 184 указан принцип работы определения: стандартизация документов – это целостная работа, направленная на установление правил в целях их добровольного использования, в результате чего должна быть упорядочена информация в сферах производства и обращения продукции, а также увеличена конкурентоспособность услуг.
«Стандартом» можно назвать документ, в котором указываются характеристики продукции, правила осуществления различных процессов на производстве, характерные особенности перевозки и хранения, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт включает в себя определенные требования к терминологии, маркировке, символике, упаковке, этикеткам.
Нормативные документы по стандартизации содержат оптимальные правила и требования по оформлению, подготовке, хранению и учету деловой документации, которые были утверждены в установленном порядке и рекомендованы для многократного применения в делопроизводстве. Стандартизация (простыми словами) – это формирование и утверждение единых правил, которые предъявляются к документам с целью их упорядочения.
Стандартизация предполагает возведение основных требований к документам в юридическую норму. Благодаря такому процессу формирование многочисленных документов происходит по одним правилам, что легче воспринимается получателями. Стандартизация документов – это итог унификации или высшая ее форма.
Типовые элементы процесса
Преобразования могут касаться отдельных видов документов (указывается ГОСТ с номером), структуры и правил оформления, элементов унифицированной системы документации (УСД). Такая система состоит из сочетания взаимосвязанных форм документов, которые дают информативное представление о некоторых видах хозяйственной и управленческой деятельности. УСД базируется на единых правилах и требованиях, имеет данные, необходимые для управления любой сферой деятельности.
Привычная система документации организована таким образом, чтобы удовлетворять потребности документирования определенной деятельности, а документы системы стандартизации являются результатом процесса приведения документов к единой форме и системе, когда преобладает единообразие, а также уменьшается неоправданное множество шаблонов документов, их реквизитов и показателей. В процессе стандартизации происходит переход к рациональному единообразию в документообороте.
Уровень утверждения и соответствующие категории
Стандартизация – это форма юридического утверждения результатов унификации, которая представляет собой совокупность гос. стандартов и единой формы включенных документов.
УСД подразделяется на:
Реквизиты унифицированного документа применяются в соответствии с целевой задачей и тем, какой уровень утверждения заложен. Имеет место разделение документов стандартизации в РФ на категории:
Специфика информационного обеспечения
Кроме межотраслевых систем документооборота, используются формы документов национальной системы стандартизации, в которых отражаются особенности деятельности конкретных отраслей. Такие характерные черты подразделяются на:
Определение состава документации
Данным вопросом занимаются специальные уполномоченные ведомства и организации, например, Российская гос. библиотека берет на себя определение состава документации, которая имеется во всех библиотеках страны. Нормативный характер имеют отраслевые формы документов, если они находятся в рамках ведомственной системы (такие как нотариальная или судебная), подобные шаблоны также используются в конкретных организациях, занимающихся схожей деятельностью (например, медицинской или страховой).
Применение документов по стандартизации на предприятиях дает возможность снизить затраты на составление, оформление, изготовление, обработку документов и их передачу. Таким образом, ускоряется документооборот внутри организации. Реорганизация содержания документов улучшает качество выполнения управленческих задач. Закрепляется состав документа в Табеле форм (едином нормативном документе, состоящем из перечня документов, необходимых для реализации задач управленческой деятельности фирмы, имеющий юридический статус), а преобразований форм документов – в Альбоме документов. Табель упорядочивает процесс документирования, создает наглядную схему учета всех видов деятельности. Табель сформирован так, чтобы устанавливать определенные правила фиксации места и времени, а также принимающих решения лиц.
Характерные особенности
Виды документов по стандартизации относительно альбома форм документов (сборника шаблонов унифицированных форм, необходимых для документального обеспечения управления в учреждении) представлены:
Отличительными особенностями формирования данных документов являются:
Принципы и основы стандартизации документов
Комиссия СЭВ охарактеризовала составную стандартизацию, при которой происходит целенаправленное установление и применение системы связанных требований как к объекту, так и к его элементам, чтобы обеспечить оптимальное решение конкретной проблемы. Утверждение документов происходит исходя из требований гос. стандартов и правил СЭВ, ИСО и других международных организаций, которые работают в области унификации и стандартизации документов.
Резкая смена привычного содержания документов может негативно отразиться на психологической перестройке работников организации. Поэтому процесс преобразования должен происходить плавно, затрагивая только самые необходимые изменения с сохранением правил и основ национальных документов по стандартизации, а также не нанося экономического ущерба. Сначала вводятся минимальные изменения, а после – радикальные. Поэтапные преобразования стандартов позволяют всем участникам процесса провести полную стандартизацию документооборота.
Обработка информации
Нахождение общего в документах и формирование единого общепринятого шаблона упрощает ручные методы обработки данных, работа становится более эффективной, затраты финансового плана снижаются, а время, ранее использовавшееся для обучения управленческих кадров, уменьшается, что в результате показывает неоспоримую положительную динамику. Важно уделять внимание соблюдению общих требований к управленческим документам в условиях функционирования автоматизированных систем управления, когда резко увеличивается эффект унификации и стандартизации всех документов.
На улучшение форм документов оказывает влияние архивоведение, изучающее теоретические и практические основы архивного дела. Автоматизация процессов стандартизации начиналась с классификации схемы документов в народном хозяйстве, а далее продолжилась в управленческой сфере, где и достигла своей настоящей эффективной формы. Сейчас этот процесс затрагивает международные и национальные организации, в работе над упрощением документооборота внешнеторговых связей работают 10 иностранных организаций, в том числе Комиссия по внешней торговле, Комитет по развитию торговки ЕЭК, Международная организация по стандартизации и др.
Что такое стандартизация документов
О стандартизации в Российской Федерации
(с изменениями на 30 декабря 2020 года)
Документ с изменениями, внесенными:
Федеральным законом от 5 апреля 2016 года N 104-ФЗ (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 05.04.2016, N 0001201604050060) (вступил в силу с 1 июля 2016 года);
Федеральным законом от 3 июля 2016 года N 296-ФЗ (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 04.07.2016, N 0001201607040067);
Федеральным законом от 30 декабря 2020 года N 523-ФЗ (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 30.12.2020, N 0001202012300063).
Принят
Государственной Думой
19 июня 2015 года
Одобрен
Советом Федерации
24 июня 2015 года
Глава 1. Общие положения
Статья 1. Предмет, цели и сфера регулирования настоящего Федерального закона
1. Настоящий Федеральный закон устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, и направлен на обеспечение проведения единой государственной политики в сфере стандартизации. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере стандартизации, включая отношения, возникающие при разработке (ведении), утверждении, изменении (актуализации), отмене, опубликовании и применении документов по стандартизации, указанных в статье 14 настоящего Федерального закона, в том числе с использованием информационной системы в сфере стандартизации.
2. Действие настоящего Федерального закона не распространяется на стандарты, которые не относятся к документам по стандартизации, предусмотренным статьей 14 настоящего Федерального закона.
Статья 2. Основные понятия
Для целей настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:
(Пункт дополнительно включен с 29 июня 2021 года Федеральным законом от 30 декабря 2020 года N 523-ФЗ)
(Пункт дополнительно включен с 29 июня 2021 года Федеральным законом от 30 декабря 2020 года N 523-ФЗ)
(Пункт дополнительно включен с 29 июня 2021 года Федеральным законом от 30 декабря 2020 года N 523-ФЗ)
Статья 3. Цели и задачи стандартизации
1. Стандартизация направлена на достижение следующих целей:
1) содействие социально-экономическому развитию Российской Федерации;
2) содействие интеграции Российской Федерации в мировую экономику и международные системы стандартизации в качестве равноправного партнера;
3) улучшение качества жизни населения страны;
4) обеспечение обороны страны и безопасности государства;
5) техническое перевооружение промышленности;
6) повышение качества продукции, выполнения работ, оказания услуг и повышение конкурентоспособности продукции российского производства.
2. Цели стандартизации достигаются путем реализации следующих задач:
1) разработка и внедрение передовых технологий, в том числе информационных технологий, достижение и поддержание технологического лидерства Российской Федерации в высокотехнологичных (инновационных) секторах экономики;
2) повышение уровня безопасности жизни и здоровья людей, охрана окружающей среды, охрана объектов животного, растительного мира и других природных ресурсов, имущества юридических лиц и физических лиц, государственного и муниципального имущества, а также содействие развитию систем жизнеобеспечения населения в чрезвычайных ситуациях;
3) оптимизация и унификация номенклатуры продукции, обеспечение ее совместимости и взаимозаменяемости, сокращение сроков ее создания, освоения в производстве, а также затрат на эксплуатацию и утилизацию;
4) применение документов по стандартизации при поставках товаров, выполнении работ, оказании услуг, в том числе при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд;
5) обеспечение единства измерений и сопоставимости их результатов;
7) обеспечение рационального использования ресурсов;
8) устранение технических барьеров в торговле и создание условий для применения международных стандартов и региональных стандартов, региональных сводов правил, стандартов иностранных государств и сводов правил иностранных государств.
Статья 4. Принципы стандартизации
Стандартизация в Российской Федерации основывается на следующих принципах:
1) добровольность применения документов по стандартизации;
2) обязательность применения документов по стандартизации в отношении объектов стандартизации, предусмотренных статьей 6 настоящего Федерального закона, а также включенных в определенный Правительством Российской Федерации перечень документов по стандартизации, обязательное применение которых обеспечивает безопасность дорожного движения при его организации на территории Российской Федерации;
3) обеспечение комплексности и системности стандартизации, преемственности деятельности в сфере стандартизации;
4) обеспечение соответствия общих характеристик, правил и общих принципов, устанавливаемых в документах национальной системы стандартизации, современному уровню развития науки, техники и технологий, передовому отечественному и зарубежному опыту;
5) открытость разработки документов национальной системы стандартизации, обеспечение участия в разработке таких документов всех заинтересованных лиц, достижение консенсуса при разработке национальных стандартов;
6) установление в документах по стандартизации требований, обеспечивающих возможность контроля за их выполнением;
7) унификация разработки (ведения), утверждения (актуализации), изменения, отмены, опубликования и применения документов по стандартизации;
8) соответствие документов по стандартизации действующим на территории Российской Федерации техническим регламентам;
9) непротиворечивость документов национальной системы стандартизации и сводов правил, отсутствие в них дублирующих положений;
10) доступность информации о документах по стандартизации с учетом ограничений, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации в области защиты сведений, составляющих государственную тайну или относимых к охраняемой в соответствии с законодательством Российской Федерации иной информации ограниченного доступа.
Что такое стандартизация документов
Справочно-информационный фонд ФБУ «Ростест-Москва» насчитывает около 35000 ежемесячно актуализируемых единиц хранения нормативной и технической документации: ГОСТы, межгосударственные стандарты, национальные стандарты зарубежных стран, нормативные документы международных организаций по стандартизации, организационно-методические документы в области метрологии, сертификации и стандартизации, технические регламенты, документы параллельных контролирующих организаций, классификаторы, указатели НД и др.
Стандарт — документ, разработанный на основе консенсуса и утверждённый признанным органом, в котором устанавливаются для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов, и который направлен на достижение оптимальной степени упорядочения в определённой области.
К национальным стандартам РФ относятся стандарты, обозначенные ГОСТ Р, а также ГОСТы, являющиеся межгосударственными для стран СНГ, к которым присоединилась и Российская Федерация.
Нормативный документ — документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.
Термин «нормативный документ» является рядовым термином, охватывающим такие понятия, как стандарты, документы технических условий, своды правил и регламенты.
Технический документ — документ, устанавливающий технические, технологические, конструкторские и другие характеристики.
Примечание
К техническим документам относятся технические условия, технологические регламенты (инструкции), технические описания, каталожные листы продукции, чертежи, эскизы и прочие технические документы, утверждаемые организацией.
Правила по стандартизации (метрологии, сертификации, аккредитации) — нормативный документ, устанавливающий обязательные для применения организационно-технические и (или) общетехнические положения, порядки, методы выполнения работ по стандартизации.
Рекомендации по стандартизации (метрологии, сертификации, аккредитации) — нормативный документ, содержащий добровольные для применения организационно-технические и (или) общетехнические положения, порядки, методы выполнения работ по стандартизации.
Что такое стандартизация документов
Глава 1. Общие положения
Статья 1. Предмет, цели и сфера регулирования настоящего Федерального закона
1. Настоящий Федеральный закон устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, и направлен на обеспечение проведения единой государственной политики в сфере стандартизации. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере стандартизации, включая отношения, возникающие при разработке (ведении), утверждении, изменении (актуализации), отмене, опубликовании и применении документов по стандартизации, указанных в статье 14 настоящего Федерального закона, в том числе с использованием информационной системы в сфере стандартизации. (В редакции Федерального закона от 30.12.2020 № 523-ФЗ)
2. Действие настоящего Федерального закона не распространяется на стандарты, которые не относятся к документам по стандартизации, предусмотренным статьей 14 настоящего Федерального закона.
Статья 2. Основные понятия
Для целей настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:
Статья 3. Цели и задачи стандартизации
1. Стандартизация направлена на достижение следующих целей:
1) содействие социально-экономическому развитию Российской Федерации;
2) содействие интеграции Российской Федерации в мировую экономику и международные системы стандартизации в качестве равноправного партнера;
3) улучшение качества жизни населения страны;
4) обеспечение обороны страны и безопасности государства;
5) техническое перевооружение промышленности;
6) повышение качества продукции, выполнения работ, оказания услуг и повышение конкурентоспособности продукции российского производства.
2. Цели стандартизации достигаются путем реализации следующих задач:
1) разработка и внедрение передовых технологий, в том числе информационных технологий, достижение и поддержание технологического лидерства Российской Федерации в высокотехнологичных (инновационных) секторах экономики; (В редакции Федерального закона от 30.12.2020 № 523-ФЗ)
2) повышение уровня безопасности жизни и здоровья людей, охрана окружающей среды, охрана объектов животного, растительного мира и других природных ресурсов, имущества юридических лиц и физических лиц, государственного и муниципального имущества, а также содействие развитию систем жизнеобеспечения населения в чрезвычайных ситуациях;
3) оптимизация и унификация номенклатуры продукции, обеспечение ее совместимости и взаимозаменяемости, сокращение сроков ее создания, освоения в производстве, а также затрат на эксплуатацию и утилизацию;
4) применение документов по стандартизации при поставках товаров, выполнении работ, оказании услуг, в том числе при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд;
5) обеспечение единства измерений и сопоставимости их результатов;
7) обеспечение рационального использования ресурсов;
8) устранение технических барьеров в торговле и создание условий для применения международных стандартов и региональных стандартов, региональных сводов правил, стандартов иностранных государств и сводов правил иностранных государств.
Статья 4. Принципы стандартизации
Стандартизация в Российской Федерации основывается на следующих принципах:
1) добровольность применения документов по стандартизации;
2) обязательность применения документов по стандартизации в отношении объектов стандартизации, предусмотренных статьей 6 настоящего Федерального закона, а также включенных в определенный Правительством Российской Федерации перечень документов по стандартизации, обязательное применение которых обеспечивает безопасность дорожного движения при его организации на территории Российской Федерации; (В редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 296-ФЗ)
3) обеспечение комплексности и системности стандартизации, преемственности деятельности в сфере стандартизации;
4) обеспечение соответствия общих характеристик, правил и общих принципов, устанавливаемых в документах национальной системы стандартизации, современному уровню развития науки, техники и технологий, передовому отечественному и зарубежному опыту;
5) открытость разработки документов национальной системы стандартизации, обеспечение участия в разработке таких документов всех заинтересованных лиц, достижение консенсуса при разработке национальных стандартов;
6) установление в документах по стандартизации требований, обеспечивающих возможность контроля за их выполнением;
7) унификация разработки (ведения), утверждения (актуализации), изменения, отмены, опубликования и применения документов по стандартизации;
8) соответствие документов по стандартизации действующим на территории Российской Федерации техническим регламентам;
9) непротиворечивость документов национальной системы стандартизации и сводов правил, отсутствие в них дублирующих положений; (В редакции Федерального закона от 30.12.2020 № 523-ФЗ)
10) доступность информации о документах по стандартизации с учетом ограничений, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации в области защиты сведений, составляющих государственную тайну или относимых к охраняемой в соответствии с законодательством Российской Федерации иной информации ограниченного доступа.
Статья 5. Правовое регулирование отношений в сфере стандартизации
1. Правовое регулирование отношений в сфере стандартизации осуществляется настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
2. Применение документов по стандартизации для целей технического регулирования устанавливается в соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ «О техническом регулировании».
3. Применение международных стандартов, региональных стандартов, межгосударственных стандартов, региональных сводов правил, стандартов иностранных государств и сводов правил иностранных государств, иных документов по стандартизации иностранных государств осуществляется в соответствии с международными договорами Российской Федерации и настоящим Федеральным законом. (В редакции Федерального закона от 30.12.2020 № 523-ФЗ)
Статья 6. Стандартизация в отношении оборонной продукции (товаров, работ, услуг) по государственному оборонному заказу, продукции, используемой в целях защиты сведений, составляющих государственную тайну или относимых к охраняемой в соответствии с законодательством Российской Федерации иной информации ограниченного доступа, продукции, сведения о которой составляют государственную тайну, продукции, для которой устанавливаются требования, связанные с обеспечением безопасности в области использования атомной энергии, а также в отношении процессов и иных объектов стандартизации, связанных с такой продукцией
1. Порядок стандартизации в отношении оборонной продукции (товаров, работ, услуг) по государственному оборонному заказу, продукции, используемой в целях защиты сведений, составляющих государственную тайну или относимых к охраняемой в соответствии с законодательством Российской Федерации иной информации ограниченного доступа, продукции, сведения о которой составляют государственную тайну, а также процессов и иных объектов стандартизации, связанных с такой продукцией, устанавливается Правительством Российской Федерации.
2. Порядок стандартизации в отношении продукции, для которой устанавливаются требования, связанные с обеспечением безопасности в области использования атомной энергии, а также процессов и иных объектов стандартизации, связанных с такой продукцией, устанавливается Правительством Российской Федерации.
Глава 2. Государственная политика Российской Федерации в сфере стандартизации
Статья 7. Направления государственной политики Российской Федерации в сфере стандартизации
Направлениями государственной политики Российской Федерации в сфере стандартизации являются:
1) определение сфер государственного регулирования, приоритетных направлений развития национальной системы стандартизации;
2) принятие и реализация документов стратегического планирования, в том числе государственных программ Российской Федерации и государственных программ субъектов Российской Федерации, а также федеральных целевых программ, ведомственных целевых программ, иных программ, предусматривающих разработку документов по стандартизации;
3) расширение применения документов по стандартизации в деятельности органов государственной власти и организаций;
4) подготовка кадрового состава в сфере стандартизации;
5) другие направления в сфере стандартизации в соответствии с законодательными актами Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Глава 3. Участники работ по стандартизации
Статья 8. Федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере стандартизации
Федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере стандартизации:
1) разрабатывает государственную политику Российской Федерации в сфере стандартизации, представляет в Правительство Российской Федерации соответствующие предложения, по которым требуются решения Правительства Российской Федерации;
2) обеспечивает межведомственную координацию деятельности федеральных органов исполнительной власти, Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом» и иных государственных корпораций в целях реализации государственной политики Российской Федерации в сфере стандартизации, за исключением межведомственной координации деятельности в сфере систематизации и кодирования технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области, порядок осуществления которой устанавливается Правительством Российской Федерации;
3) представляет в Правительство Российской Федерации ежегодный государственный доклад о состоянии работ в сфере стандартизации;
4) осуществляет нормативно-правовое регулирование деятельности в сфере стандартизации;
5) определяет стратегические и приоритетные направления развития национальной системы стандартизации;
6) устанавливает показатели и индикаторы, на основе которых будут оцениваться результаты работ по стандартизации в национальной системе стандартизации;
7) устанавливает порядок применения знака национальной системы стандартизации;
8) устанавливает правила исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг в сфере стандартизации федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации в соответствии с законодательством Российской Федерации;