Что такое страт сессия и как ее проводят
Что такое стратегическая сессия и этапы ее проведения?
Один из популярных инструментов коучинга – стратегическая сессия. Для решения каких задач стоит ее применять? Можно ли провести стратегическую сессию самостоятельно, либо только при помощи специалиста? Как найти модератора? Что необходимо для успешной реализации? Какая примерная длительность стратегической сессии и сколько раз ее следует проводить? И, вообще, можно ли обойтись без нее? Попытаемся объективно взглянуть на эту тему.
Что такое стратегическая сессия?
Стратегическая сессия — это коллективная работа, направленная на совместное формирование значимых для организации решений, в процессе диалога с ключевыми сотрудниками и руководством компании. Коуч-консультант, проводящий такую работу, выступает в качестве модератора, помогающего трудовому коллективу прийти к пониманию дальнейших действий, необходимых для процветания и успеха. В работе применяются методы фасилитации и модерации. Первая больше связана с импровизацией, в ответ на меняющиеся обстоятельства диалога, а модерация проводится по спланированному алгоритму. Оба подхода требуют квалификации коуча, поскольку от него зависит качество полученных результатов.
Часто задают вопрос о необходимости внештатного модератора. Почему нельзя провести стратегическую сессию самим? Во-первых, за что тогда коуч жить будет? Во-вторых, и уже более серьезно, – каждым делом должен заниматься специалист. Если в рядах фирмы есть свой модератор, то конечно может провести собрание и он. Тут есть один маленький, но очень весомый нюанс. Имя ему – субординация. Внештатный консультант не склонен заигрывать перед авторитетом начальника, выполняя свою работу предельно объективно. А сможет ли соблюсти хладнокровие подчиненный? При помощи коуча намного проще увидеть правду, чем «варясь в собственном соку».
Цели стратегической сессии.
Стратегическая сессия имеет ряд практических применений и назначается для выполнения следующих задач:
Стратегическая сессия помогает в решении важнейших тактических и стратегических задач. Она дает возможность «настроить» корпоративный механизм.
Основные инструменты – дискуссия и мозговой штурм. Коуч-модератор создает такие условия, при которых коллектив располагается к взаимодействию друг с другом. Сотрудники спокойно выражают свое мнение руководству, а начальники пытаются услышать своих подчиненных. Благодаря диалогу и удается достичь поставленных целей. Поэтому, лучше всего проводить стратегическую сессию с как можно большим числом участников, а не ограничиваться двумя-тремя руководителями.
Этапы проведения стратегических сессий.
Чтобы качественно провести стратегическую сессию, следует хорошо к ней подготовиться, продумать наименьшие детали и любые внештатные ситуации. Подготовка к стратегической сессии занимает столько же времени, как и ее проведение. Необходимо понять заказчика, разобраться в специфике его деятельности, спрогнозировать, куда может привести последующий диалог. Желательно понимать обстановку внутри организации, продумать возможные способы амортизации конфликтных ситуаций во время обсуждения и т.д.
Классически, выделяется 10 этапов стратегической сессии:
Стратегической сессия, в среднем, проходит в пределах 1-4 дня. Но, при необходимости, может проводиться и более длительное время. Все зависит от объема поставленных задач и сложности их реализации. Один из самых важных этапов – начало работы, ведь от того, насколько сильно участники окажутся вовлечены в процесс обсуждения, зависит эффективность всего мероприятия.
Какие сложности возникают при стратегических сессиях?
Сложности вызваны слабой подготовкой ментора. Ведь, как было указано ранее, подготовка к стратегической сессии должна занимать примерно столько же времени, как и работа с участниками. Если допустить ошибку на старте, это может вылиться в следующие сложности.
1. Отсутствие должной мотивации участников.
Нежелание людей принимать участие в обсуждении – одна из самых больших проблем модератора. Такое положение дел возникает в ответ на слабую мотивацию, которая, в свою очередь, имеет место вследствие непонимания «подводных камней» компании. Чтобы избежать такой ситуации, коучу необходимо разобраться в специфике работы фирмы-заказчика, определить, что именно от него хотят.
2. Недостаток времени.
Еще один «бонус» от некачественной подготовки – нехватка времени для проведения стратегической сессии. Лучший способ предотвратить такую оплошность – запланировать резерв времени под каждый этап работы. Ведь обсуждение может зайти в неожиданное русло, и лучше быть к этому готовым.
3. Конфликтные ситуации.
Ссоры и «жаркие» дискуссии, иногда возникающие в ответ на диаметрально противоположные взгляды, «ложатся на плечи» модератора. От его уровня зависит, будут ли эти моменты «раздуты до масштабов слона», либо затихнут еще на зачаточной стадии. Главное помнить, что истина рождается в споре, а не ссоре.
Как проводится стратегическая сессия?
Структуру проведения стратегической сессии мы уже рассмотрели, теперь перейдем к способам ее реализации. Бывает три основных варианта работы:
Хоть они и отличаются по основным задачам, но механизмы реализации практически идентичные.
1. Организационные моменты.
Важнейший этап работы, определяющий всю ее последующую эффективность. В первую очередь, необходимо установить контакт с заказчиком, разобраться в его уровне понимания ситуации. Далее, следует согласовать основные цели и задачи. Затем, узнать логистику встречи, имеющуюся материально-техническую базу. Желательно собрать информацию относительно всех участников процесса, чтобы лучше понимать, что можно от них ожидать в ходе мероприятия. Также важно согласовать все этапы работы, ее хронометраж и возможность продления.
2. Стратегическая сессия.
Сам процесс модерации. При правильной подготовке, коуч работает по заданному сценарию или алгоритму, периодически импровизируя, когда возникнут внештатные ситуации. Но если их спрогнозировать, то можно подготовить небольшие «шаблоны» даже для таких моментов.
3. Пост-сопровождение фирмы.
Поскольку не всегда оказывается достаточно одной стратегической сессии, дальнейшее сотрудничество усиливает ее позитивный эффект. На этом этапе модератор превращается в коуча-консультанта, поддерживая организацию пока в этом будет объективная необходимость. Могут проводиться и дополнительные встречи, корректируя выбранную стратегию развития.
Стратегическая сессия — направление современного коучинга, связанное с поддержкой среднего и крупного бизнеса. Она позволяет найти общую стратегию развития, которая будет удовлетворять всех руководителей и ключевых сотрудников. Роль модератора в проведении стратегической сессии является решающим фактором. И чем меньше он будет зависеть от руководства организации, тем объективнее окажутся результаты его работы, тем успешнее пройдет стратегическая сессия.
Эффективная стратсессия: опыт Skyeng
Организация
Кого приглашать?
Мы собираем самых важных для конкретного вопроса сотрудников. Обычно получается 20 человек или меньше. Мы заранее объявляем тему, и инициатор стратсессии формирует первый вариант состава. Участники могут предложить пригласить кого-то еще, но финальное решение по составу остается за инициатором. Каждый участник должен быть в равной степени полезным в работе с конкретной темой и вовлеченным в процесс. Если одно из этих условий не выполнено, такой сотрудник будет сильно влиять на динамику и итоговый результат всей группы.
Где проводить?
Поэтому я советую на время стратсессии уехать из офиса куда-нибудь на природу. Нам нравится жить не просто в отеле, а в домиках всем вместе –– там стихийно создается общее пространство, мы и работаем, и отдыхаем вместе. Наши любимые площадки в Подмосковье – Чехов API и Art Village.
Когда проводить?
У нас годовая стратсессия проходит в начале ноября, квартальные –– в начале или в конце каждого квартала. Стратсессии проектов или отделов –– перед запуском крупных проектов, по окончании важных этапов, при смене руководителя или стратегии. Главное – начать организацию минимум за месяц до мероприятия, а если вы делаете это в первый раз, то лучше за два.
Что взять с собой?
Не забудьте захватить стикеры (много стикеров!), флипчартные листы, маркеры всех цветов, бумагу и ручки, скотч всех размеров, красивые бейджи с хештегом мероприятия, даже если участники знают, как друг друга зовут. Возьмите все, что может потребоваться для перекусов между завтраком, обедом и ужином, обеспечьте в рабочем зале постоянный доступ к воде, кофе, чаю. И не забудьте памятные артефакты: толстовки, футболки или тематические стикеры.
Сценарий
Чаще всего стратсессии проводят для синхронизации команды по планам, мотивации, вдохновения, желания эти планы реализовывать.
Примерный сценарий для этих целей может выглядеть так:
Часть 1. Настройка (1 час)
Если вы профессиональный модератор, это азбука, но если вы руководитель, который сессии никогда не проводил, это пригодится.
Часть 2. Прошлое (3 часа)
Есть большой соблазн пропустить эту часть и перейти сразу к планам или обсуждению проектов, но так делать не стоит. Без общего поля в прошлом обсуждение настоящего и будущего будет в разы менее эффективным.
Для проведения этого этапа мы пользуемся двумя инструментами в зависимости от количества человек.
Эту обратную связь на стикерах мы клеем на лист участника, который он забирает себе. Участник сам потом решить, что внедрить, а что оставить, как есть. В конце каждого круга выступающий говорит, что для него было самым полезным, что точно возьмет в работу.
Второй: всё так же, но вместо выступлений мы делаем маленький письменный отчет по итогам. Группа с ним знакомится, задаёт вопросы и точно так же пишет обратную связь на трех стикерах.
Самое важная задача модератора на этом этапе –– сохранять осознанное и конструктивное общение.
Часть 3. Будущее (2 часа)
Есть много инструментов для проектирования будущего, нам нравится вариант с ролевой расстановкой сил.
Мы делаем станции-листы с ролями: например, клиенты, сотрудники, акционеры и конкуренты. Роли часто меняем в зависимости от темы сессии. Это может быть и роль правового поля РФ, и партнера, и, например, роль нашей обучающей платформы. Все зависит от состава участников и специфики компании.
Мы делим людей на группы по количеству станций и предлагаем им провести на каждой станции 5-7 минут, отвечая на вопрос, что – с точки зрения их роли – происходит в идеальной ситуации. Так, например, “ученики” могут решить, что им хочется, чтобы была возможность самостоятельно менять расписание занятий на платформе, а “учителя” – что они хотят полностью автоматическую проверку эссе и домашних заданий. Главное – хорошо понимать свою роль и вжиться в нее. Все идеи группа записывает на стикерах и клеит на плакаты. Спустя 5-7 минут мы меняемся и каждая группа рассказывает, как она видит идеальное будущее для каждой роли.
Часть 4. Настоящее (4 часа)
После мы разбираем плакаты по группам и отделяем важное от нереальных желаний. Нереальное убираем, с важным начинаем работать.
На каждый стикер с идеальным видением мы добавляем стикер другого цвета на котором пишем реальную задачу или проект, который нужен, чтобы это видение сбылось. Например, для стикера от ученика “хочу сам менять расписание на платформе” мы добавим стикер “разработать в ЛК блок самостоятельной смены расписания”. Так для каждой идеи на каждом листе появляется конкретная задача для настоящего.
После каждый плакат с идеальным миром и конкретными задачами группы презентуют друг другу из своей роли и наступает самое интересное – карточки-задачи нужно разобрать, назначить ответственных и сформировать под них рабочие группы.
Часть 5. Закрытие и итоги
В этой части мы подводим итоги, делимся обратной связью по всем дням и проводим skythanx, о котором я скажу чуть ниже.
Мы вместе вспоминаем, что успели сделать за эти дни. Считается все – обсуждения, шутки, проекты и выводы. Дальше по кругу мы отвечаем на вопрос “Что для меня было самым полезным за эти дни?”. Важно, чтобы ответил каждый. Мы не задаем никаких вопросов и не вступаем в дискуссии, а просто принимаем каждое мнение.
В большинстве компаний на этом все и заканчивается, но у нас есть традиция, которую мы очень любим – skythanx. Каждый участник получает маленькие наклейки skythanx и в режиме хаоса подходит к любому участнику, говорит за что он благодарен ему в этой встрече и клеит наклейку на бейдж или ноутбук. Обычно это часть затягивается на 30-40 минут и на каждой встрече оценивается как самая эмоциональная и запоминающаяся.
Копилка идей
Вариантов проведения стратсессии – десятки. Единственно правильного способа организации не существует. Поэтому все, рассказанное выше – не инструкция по применению, а наш опыт, который может вам в чем-то пригодиться.
Стратегическая сессия: от А до Я
В статье представлены ключевые моменты, на которые стоит обратить внимание тем, кто планирует проводить стратегическую (или проектную) сессию.
Прежде всего, предлагаю договориться, что мы называем стратегической сессией и определить, для чего она проводится.
Стратегическая сессия — это форма групповой работы, направленная на совместную разработку стратегически-значимых решений организации, с участием ключевых руководителей компании.
Цели стратегических сессий:
· Разработка стратегии компании или значимого проекта.
· Поиск и проработка решения для выхода из трудной ситуации (случившейся или ожидаемой).
· Обеспечение единого видения относительно ситуации, принимаемых решений, планов (случаи, когда стратегическая сессия прежде всего преследует цель командообразования).
· Приращение знаний о каком-либо вопросе или изменение отношения к какой-либо теме (это случаи, когда стратсессия связана с учебными или пропагандистскими целями).
Ниже представлены примеры целей некоторых уже проведенных конкретных стратегических сессий (словами заказчика с небольшой редакцией автора статьи).
Результатами стратсессий обычно являются:
· Проработанные решения и планы.
· Трансляция важной информации или идей (участники «прониклись» идеями).
· Единое видение и командный дух.
· Новые идеи и альтернативные стратегии.
Стратегической сессией, как правило, управляет модератор, используя, соответственно, методы модерации и фасилитации. От профессионализма этого человека зависит то, насколько успешна будет работа всей группы. Так как в стратегических сессиях обычно принимают участие руководители и эксперты, время которых стоит довольно дорого, целесообразно привлекать для роли модератора-фасилитатора профессионала. В противном случае, стратсессия может превратиться в «Съезд народных депутатов», многоголосье, «переливание из пустого в порожнее», не ведущее к единому видению и решению задачи.
Модерация отличается от фасилитации тем, что в ней имеется конкретный четкий алгоритм работы группы. А фасилитация — это скорее набор различных методов групповой работы, скомпонованных по усмотрению ведущего, какого-либо жесткого универсального сценария нет.
Почему важен именно профессиональный модератор, фасилитатор (ведь можно назначить кого-то из своих руководителей или экспертов для координации работы группы)? Приведу основные аргументы:
Вот пример фразы руководителя компании, для которой я проводила стратегическую сессию: «Почему мы сами не можем, работая вместе (на совещаниях, например), достигнуть таких же результатов?! Люди те же, времени столько же, изначальные проблемы и задачи аналогичные, а результат совместной работы совсем другой.»
Чтобы оценить значимость привлечения профессионала, предлагаю посмотреть на примеры целей, приведенные в этой статье выше. Если Вы чувствуете уверенность, что могли бы обеспечить результат по этим целям, например в течение 1 рабочего дня, возможно, экспертный ведущий Вам, правда, не нужен. Но, как правило, чтобы уложиться в ограниченное время и обеспечить результат с требуемым качеством, без соответствующего эксперта не обойтись.
Важные факторы, влияющие на успех стратегической сессии:
Примерные этапы проведения стратегической сессии:
Наиболее распространенные сложности при проведении стратегических сессий:
Все эти сложности профессиональный модератор преодолеет мастерски. Ваши ключевые задачи, как клиента-заказчика, сводятся к тому, чтобы поставить цель для стратегической сессии и собрать людей в назначенное время.
Выбрать модератора или фасилитатора не сложно — смотрите на опыт и инструментарий, которым пользуется эксперт. Профессионалов на рынке не так много, но достаточно, для того, чтобы найти «своего человека».
Несколько советов, как выбрать ведущего стратегической сессии:
Чтобы на этапе выбора модератора-фасилитатора продиагностировать его потенциальную способность быть «серым кардиналом», а не «звездой», обратите внимание, как взаимодействует с вами эксперт на переговорах. Сообщите о любой проблеме, волнующей Вас, и посмотрите реакцию потенциального ведущего. Занимается ли он, в ходе беседы, самопозиционированием (не проявил ли себя как нарцисс? — явление часто встречающееся среди тех, кто выбирает профессию «рулить группами людей»)? Или волшебным образом, незаметно для Вас, этот человек помог продвинуться в понимании и решении проблемы.
Не важно, кого вы привлекаете — крупную компанию-подрядчика или фриланса, который соберет для вас команду ведущих самостоятельно. Смотрите на конкретного человека-исполнителя, а не на брэнд и регалии компании.
Ключевые рекомендации по взаимодействию заказчика и исполнителя (провайдера) при подготовке стратегических сессий:
1. Убедиться, что исполнитель понимает контекст, почему возникла потребность в стратсессии, какие актуальные задачи стоят перед компанией, как задача, проблема стратсессии решалась раньше. Описать профиль участников, их отношение к теме стратсессии, специфику личностную и профессиональную.
2. Согласовать цели и задачи стратсессии.
3. Согласовать логистику стратсессии (регламент работы, кофе-брейки, обеды перемещения, обеспечение материалами — кто, когда, куда, с помощью чего, что делает). Часто на логистические задачи привлекается третья компания, хорошо, если эти два исполнителя будут понимать задачи друг друга, их работа будет согласована между собой.
4. Согласовать требования к помещениям или дать исполнителю детальное описание имеющихся помещений, убедиться, что они подходят. Как бы ни казалось это банальным, иногда помещение может разрушить все планы модератора.
Например, мы планировали дилерскую конференцию с элементами модерации для крупной автомобильной компании. Нам дали информацию о помещениях, на фото были просторные залы, в каждом из которых могли свободно разместиться по 2 группы для работы. Но на месте оказалось, что залы маленькие (раза в 3 меньше, чем мы ожидали), столы двух групп стоят вплотную друг к другу. Пришлось оперативно менять формат работы, объединять группы в одну большую на каждой площадке, менять сценарий, давать новые инструкции всем тренерам.
5. Обеспечить встречу провайдера с внутренним заказчиком (скорее всего это первое лицо) для согласования целей и сценария стратсессии и обеспечения поддержки. Плюс, как правило, полезны встречи с ключевыми руководителями перед стратегической сессией — обсудить цели стратсессии, их видение.
6. Согласовать формат отчетности от провайдера (структура отчета, фото и проч.)
7. Согласовать возможное участие ведущего в дальнейшей работе после проведения стратегической сессии (иногда нужны промежуточные пост-сессии, как в тренинге, и хорошо, если их проводит тот же человек или компания).
8. Обсудить алгоритм сценария стратегической сессии, помочь провайдеру заранее спрогнозировать, какие ответы он скорее всего будет получать на опорные вопросы в текущей формулировке.
9. Обеспечить исполнителю моральную и информационную поддержку. Вы работаете на одну цель. Если выбрали исполнителя, больше не надо его проверять «на слабо», обеспечьте все возможности для его эффективной подготовки.
Возможное пост-сопровождение после стратегической сессии:
Для того, чтобы разобраться с тем, какое сопровождение необходимо после стратегической сессии, давайте разберемся, зачем это сопровождение нужно. Ключевые цели следующие:
Исходя из этих целей можно выбирать подходящий формат пост-сопровождения. На моей практике, системно к этому вопросу подходят лишь немногие клиенты. Но та же беда существует и в отношении программ обучения: слишком часто клиенты все силы направляют на сами тренинги, игнорируя необходимость последующих поддерживающих мероприятий (без которых невозможно достижение цели, ради которой проводились тренинги). Я по этому поводу всегда говорю: «хотите реальных результатов — от 30 до 60% бюджета сразу закладывайте на пост-сопровождение (и в отношении стратсессий и в отношении обучения персонала)». Видимо пока рынок в нашем Отечестве только зреет до глубокого понимания этой идеи…
Итого, по результатам многолетних наблюдений, могу сказать, что даже удачно проведенная стратсессия сама по себе менее эффективна в долгосрочной перспективе, чем более слабая сессия, но, включенная в какую-то целостную систему мероприятий, связанных с развитием компании. Грубо говоря, стратегическая сессия — это не «мимолетное видение», а элемент достижения конкретных целей и задач компании. Она должна происходить не «вдруг» и не «потому, что пришло время ежегодного собрания», а в связи с тем, что назрели значимые вопросы, требующие совместного обсуждения.
Желаю Вам успешных осмысленных стратегических сессий и компетентных провайдеров!
«Стратсессия» — полезный инструмент, а не потраченное время. Что делать, если у вас не так
HR-директор Студии Олега Чулакова
Во многих публикациях нередко мелькает мысль, что любой компании надо проводить стратегические сессии. При этом они часто проходят впустую из-за отсутствия должной подготовки, неправильной организации и непонимания цели мероприятия в целом.
HR-директор Студии Олега Чулакова Анна Ганичева рассказывает обо всех нюансах стратегических сессий и делится опытом недавно проведенного мероприятия.
Что такое стратегическая сессия
Стратегическая сессия — это совещание высшего руководства и ключевых сотрудников, где принимаются важные для компании решения относительно рынков, клиентов, партнеров, направлений развития и бизнес-модели.
Цель стратегической сессии
Тут все индивидуально, у каждой компании она своя. Чаще всего цель — принятие решения о развитии организации. Это и вопросы, связанные с конкретными проблемами, и генерация идей на будущее, и выбор новых направлений развития.
Для своей стратегической сессии мы обозначили следующие цели как приоритетные:
Признаки того, что пора провести сессию
Как правило, встречаются такие факторы:
Кто участвует
Заказчиком всегда выступает собственник компании. Обычно он и определяет состав участников. Важно, чтобы соблюдался принцип охвата всех стратегически важных направлений организации.
Кто, как правило, присутствует на сессии:
В нашем случае участвовали и топ-менеджеры, и middle-менеджмент. Последние постоянно контактируют с линейными специалистами, поэтому могут рассказать о положении дел, а сами мотивированы транслировать стратегические цели подчиненным и способствовать их реализации.
Кто должен вести стратегическую сессию
Для того чтобы сессия прошла эффективно, роль ведущего стоит доверить эксперту-фасилитатору, у которого есть опыт проведения таких мероприятий с компаниями, схожими по масштабу и запросу.
Это представитель третьей стороны, который не предлагает конкретные решения, а помогает участникам сессии выработать их самостоятельно в рамках отведенного времени. Отдать функцию фасилитатора собственнику или кому-то из остальных — идея провальная. Исполнять роль арбитра и при этом полноценно участвовать в обсуждении не получится.
На что мы обращали внимание при просмотре портфолио:
Подготовка к стратегической сессии
Сначала фасилитатор задает вопрос собственнику: «Что вы хотите получить в результате сессии?» В нашем случае озвучили задачу по выработке стратегической цели на три года. Затем выделили три блока:
Всем руководителям предложили проработать их для составления плана реализации стратегии. После этого фасилитатор провела анонимный онлайн-опрос участников предстоящей сессии, чтобы понять видение по поводу:
После этого создали сценарий мероприятия, который финально согласовывался с Олегом.
Организационные вопросы
Чтобы сессия прошла комфортно и продуктивно, мы соблюдали несколько правил:
Что происходит на стратегической сессии
У нас мероприятие стартовало с выступления собственника, где он представил результаты работы компании за последние пять лет, рассказал о причинах проведения сессии и озвучил результаты, к которым необходимо прийти.
Работа поделилась на несколько этапов:
По этим этапам прорабатывались все три блока:
Во время сессии команды перемещались и перемешивались. В итоге мы получили несколько исписанных флипчартов с идеями и проработанными планами их реализации по всем направлениям.
На что обращать внимание во время сессии
Что происходит после сессии
После успешной сессии важно воплотить принятые решения в жизнь. Увы, часто происходит так, что команда снова погружается в операционные задачи, а дела стратегические откладываются на потом.
Мы уже начали реализовывать следующее:
Основные выводы
Что мы отметили для себя по итогам:
Как достичь максимума
Фото на обложке: Shutterstock/Peshkova
Изображения в тексте предоставлены автором