Что такое свод смарт

Программный комплекс «Свод – смарт»

Настоящее руководство предназначено для пользователей программы «Формирование бухгалтерской, кадровой и статистической отчетности» («СВОД-СМАРТ»). В документе описаны основные возможности программного продукта и принципы работы.

В программе реализованы следующие возможности:

· работа в сети и в однопользовательском варианте;

· заполнение форм отчетности вручную или автоматизированным способом на основании расчетных формул;

· импорт и экспорт форм отчетности в электронном виде;

· формирование сводов отчетности;

· автоматизированная проверка контрольных соотношений;

· редактирование структуры формы отчетности, формул расчета, правил контрольных соотношений;

· импорт и экспорт структур форм отчетности в электронном виде;

· импорт и экспорт правил контрольных соотношений в электронном виде.

УРОВЕНЬ ПОДГОТОВКИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

Для работы с программой пользователю необходимо иметь следующие навыки:

· обладать элементарными знаниями персонального компьютера;

· уметь работать с дискетами и файлами;

· владеть базовыми навыками работы с Операционной Системой Microsoft Windows;

· уметь осуществлять ввод информации и вывод на принтер в редакторе таблиц Microsoft Excel;

· иметь навык работы с текстовым редактором Microsoft Word (для изучения Руководства пользователя).

Если Вы недостаточно владеете указанными навыками, рекомендуем обратиться к соответствующей литературе.

1. НАЗНАЧЕНИЕ И УСЛОВИЯ ПРИМЕНЕНИЯ

Система «Свод-КС» разработана в технологии клиент-сервер под Windows. Она позволяет полностью автоматизировать работу по составлению, своду, проверке и обмену бухгалтерской, кадровой и статистической отчетностью. Также реализован конструктор отчетов и контрольных соотношений, возможен электронный обмен структурами отчетов и правилами контрольных соотношений.

Настоящий документ является Руководством по использованию системы «Свод-Смарт».

Система «Свод-Смарт» предназначена для автоматизации расчета форм месячной, квартальной и годовой отчетности на основе данных, введенных в других подсистемах программы, расчета сводных форм отчетности и проверки полученных форм бухгалтерской, кадровой и статистической отчетности в любых бюджетных учреждениях.

Целью разработки пакета программ является:

· повышение качества и производительности работы;

· создание диалога, обеспечивающего свободный, ритмичный и спокойный режим работы для пользователя;

· создание надежной, гибкой системы функционирования, ориентированной на удовлетворение запросов пользователя;

· обеспечение расчета отчетных форм с высокой степенью достоверности;

· освобождение пользователя от всех рутинных и трудоемких операций по расчету и проверке сводных отчетов.

2. РАБОТА С ОТЧЕТНЫМИ ФОРМАМИ

2.1. ПОРЯДОК РАБОТЫ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИЙ – ПОЛУЧАТЕЛЕЙ

1. Произвести расчет данных по всем формам или внести данные вручную.

2. Выполнить проверку контрольных соотношений.

3. Вывести на печать полученные документы.

3. РАБОТА С ОТЧЕТНОСТЬЮ

Режим предназначен для просмотра и формирования отчетов, получения сводных форм за какой-либо отчетный период (день, неделя, месяц, квартал, год). Доступ к режиму осуществляется

Навигатор® СВОД-СМАРТ ® Работа с отчетностью

Рис. 9 Режим «Работа с отчетностью»

Окно режима «Работа со сводами» состоит из группы элементов управления – выбранные с их помощью условия являются критериями для отбора списка форм в таблицу со списком рассчитанных отчетов.

Данный вид окна может быть представлен, как и с деревом организации, так и без него. Для этого необходимо воспользоваться кнопкой .

Рис. 10 Окно «Работа с отчетностью» со скрытым деревом

Возврат к первоначальному виду (с деревом) происходит по нажатию на кнопку .

Фильтр по (верхний левый переключатель) содержит варианты отбора отчетов:

a. отчеты за определенный период

b. отчеты за все периоды

c. выбор отчетности с помощью фильтра

d. в режиме без дерева выбор определенной организации.

Период (настройка в правой верхней части) служит для выбора периода, за который показываются отчеты. Сначала выбирается год, а затем в выпадающем списке можно выбрать период указанного года: весь год, 1-4 квартал, 1-12 месяц, неделю или определенный день. Отчеты отбираются по последнему дню выбранного периода, то есть, если выбран 2 квартал, то будут отображены отчеты, последний день периода расчета которых 30 июня, т. е. за 2 квартал и за 6 месяц.

Рис. 11 Установка фильтра по периоду

Фильтр Группы форм (Фильтр по группам) служит для отбора отчетов принадлежащих к одной или нескольким группам. Отбор групп происходит по нажатию на кнопку , в появившемся окне галками можно отметить группы, по которым совершаем отбор отчетов.

Рис. 12 Установка фильтра по группам

Для установки фильтра по формам достаточно развернуть группу, в которую входит форма, и отметить форму галкой.

Рис. 13 Установка фильтра по формам

Рис. 14 Окно «Работа с отчетностью»

Таким образом, можно отобрать отчеты принадлежащие, как к одной группе, так и к нескольким. При изменении настроек фильтров список отчетов обновляется автоматически.

Т. к. одна форма отчета за один и тот же период может создаваться пользователем неоднократно, каждому новому сформированному и сохраненному отчету автоматически присваивается порядковый номер, начиная с «0». Для того чтобы в список форм отчетности попадали все версии отчетов, а не только последние, необходимо включить кнопку «Версии». Для этого нажать кнопку , в правом верхнем углу окна Настройки, выбрать Отображать версии. Данная настройка распространяется на все виды отчетных форм. Для отображения таблиц входящих в отчет выбрать Настройки ® Отображать таблицы. Таблицы отобразятся в нижней части окна.

Рис. 15 Включение отображения версий и таблиц отчетов

Для просмотра списка удаленных отчетов выбрать Вид ® Корзина в списке. Для просмотра списка отложенных отчетов выбрать Вид ® Несохраненные на сервер отчеты в списке.

Рис. 16 Просмотр списка «Вид»

Выбор отчетности с помощью стандартного фильтра позволяет выбрать только те формы, которые будут отсортированы по одному из признаков, отображаемых в наименовании выбранного столбца.

— Результат проверки контрольных соотношений.

— Принадлежность к организации.

— Принадлежность к виду бюджета.

1.Создание новой формы или Свод для уже существующих.

6.Пометить все формы.

7.Разметить все формы.

13. Электронная подпись

При изменении настроек фильтров список отчетов обновляется автоматически.

3.1 СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА

Создание формы отчетности в режиме «Работа с отчетностью» производиться по нажатию на кнопку (Новая форма). Если выбран фильтр по определенной группе форм, то в результате к выбору для создания формы будут предоставлены лишь типы отчетов из этой группы. Если в фильтре выбрана определенная форма отчетности, то в результате будет создана новая форма этого типа. В случае если в фильтрах «Группа форм» и «Форма» выбрано «Все формы», при создании новой формы в справочнике типов форм выйдет полный перечень форм, к которым пользователь имеет доступ.

Галками отмечаем одну или несколько выбранных для создания форм и нажимаем на кнопку «ОК».

Рис. 17 Выбор создаваемой формы

Для изменения показателей отчета, в части окна «Рассчитанные формы» выбрать форму подлежащую корректировке и нажать кнопку .

При этом форма отчетности откроется в многопользовательском режиме.

Данный режим разработан для того, что бы несколько пользователей одновременно смогли редактировать данные в одном отчете. Для того что бы у одного пользователя отразились изменения введенные параллельно другим пользователем, требуется, предварительно сохранив форму, обновить таблицу отчета . Если несколькими пользователями одновременно редактируется одна и та же ячейка, то при сохранении пользователь будет изменять данные сохраненные ранее другим пользователем. То есть при редактировании одной и той же ячейки итогом редактирования будут данные того пользователя, который последним сохранил форму.

Рис. 18 Окно формы отчета (закладка «Реквизиты»)

Рис. 19 Окно таблицы отчета

В верней части окна отчета Реквизиты расположена общая панель инструментов, состоящая из элементов управления для работы с формой.

Кнопка сохраняет данные всего отчета.

Кнопка обновляет данные всего отчета.

Кнопка осуществляет печать отчета.

При нажатии на кнопку можно поверить внутридокументные контрольные соотношения.

При нажатии на кнопку происходит расчет итогов в таблице.

Кнопка — журнал событий, выходит системная история формы.

Кнопка — содержит настройки размеров формы.

Кнопка разворачивают таблицу отчета на весь экран. Повторное нажатие на эту кнопку, возвращает окно формы в прежнее положение.

По нажатию на кнопку Выход происходит закрытие формы.

В табличной части отчета так же представлена панель инструментов, которая действует только на открытую таблицу отчета.

Кнопка отображает все строки либо сохраненные, так же сохраненный и фиксированные строки.

Кнопка добавляет новые строки.

Кнопка удаляет выделенные строки.

Кнопка суммирует по строкам

Кнопка удаляет выделенные строки

Кнопка «Обновить» обновляет данные таблицы.

Кнопка копирует данные в выделенной области.

Кнопка вставляет данные в выделенную область.

Кнопка пометить все формы.

Кнопка разметить все формы.

Кнопка осуществляет поиск в таблице.

Распечатать таблицу можно с помощью кнопки .

Кнопка осуществляет автодосчет в таблице.

Кнопка служит для анализа строки.

Кнопка служит для анализа ячейки.

При нажатии на кнопку можно совершить ряд действий:

— округлить до целых

— округлить до одного знака после запятой

Кнопка вызывает справочник, содержащий боковик таблицы.

Рекомендуется использовать округление до целых в формах, у значений которых в программе стоит несколько цифр после запятой, а в требованиях к выгрузке в формате минфина должны стоять целые для избегания отклонений в протоколе проверки вследствие округления в процессе выгрузки.

3.2 РАБОТА С ОТЧЕТОМ

Существует 2 типа отчетов: статические и динамические.

В статических формах при создании отчета уже присутствуют все возможные строки в данном отчете. Пример статического отчета форма 0503387.

Рис. 20 Вид статического отчета

Серым цветом подкрашены ячейки, не требующие ввода данных. Зеленые ячейки рассчитываются автоматически по кнопке . Белые ячейки предназначены для ввода данных.

Так же заполнение таблицы можно осуществить через кнопку Боковик, при этом заполнятся все строки целиком. Скрыть пустые строки можно повторным нажатием на кнопку Боковик.

Для закрепления области следует нажать на кнопку в шапке графы отчета.

После заполнения таблицы следует сделать Расчет итогов, для проверки контрольных соотношений необходимо нажать кнопку . В случае если данные внесены не верно, то в протоколе отобразятся ошибки и место их положения.

Рис. 21 Протокол проверки КС

Протокол проверки КС включает в себя:

— Различие в значение.

Печать отчета производится при нажатии кнопки .

В динамических формах отчетности при создании отсутствуют строки. Их необходимо добавить. Добавление может производиться по одной строке с помощью кнопки («добавить строку»). После добавления строки двойным щелчком мыши по ключевому столбцу появляется возможность выбрать значение из справочника.

В строках, которых вызывается справочник, при наводе курсора появляется кнопка . Например .

При заполнение таблиц динамических форм 0503117 и 0503127 используется справочник Администратор, в котором по щелчку выбирается необходимая вам организации.

Рис. 22 Вид Справочника Администратор

При загрузке таблице выводятся все поля из справочника либо только поля, имеющие не нулевое значение. Изменить параметры заполнения таблицы можно с помощью кнопки «Боковик». Скрыть пустые строки можно повторным нажатием на кнопку «Боковик».

Рис. 23 Вид динамического отчета

Рис. 24 Заполнение таблицы динамического отчета из справочника

3.3 СТАТУСЫ ОТЧЕТОВ

Каждый отчет имеет один из 8 возможных статусов: «Запланирован», «Редактирование», «Готов к проверке», «На доработке», «Проверяется», «Проверен», «Включен в свод», «Утвержден».

Рис. 25 Статусы отчетов

Статус отражает, на какой стадии разработки находиться отчет. При создании отчета и при полном удалении данных из уже созданного отчета ему автоматически присваивается статус «Запланирован». При редактировании отчета автоматически присваивается статус «Редактирование». По завершении работы над отчетом и достижения успешной проверки контрольных соотношений пользователь должен выставить статус «Готов к проверке» для проверки отчета вышестоящей организацией. Во время проверки отчета вышестоящей организацией отчету присваивается статус «Проверяется». После проверки отчета вышестоящей организацией, в зависимости от результатов проверки, она может присвоить ему статус «На доработке» или «Проверен». После получения сводного отчета все входящие в него отчеты автоматически получают статус «Включен в свод». После сдачи отчета можно так же установить ему статус «Утвержден»

Отчеты, имеющие статус «Включен в свод», «Проверен» закрыты для редактирования и выделены серым курсивом в списке документов. Для того чтобы продолжить работу с таким отчетом необходимо изменить его статус на любой другой.

Отчеты, имеющие статус «Утвержден» закрыты для редактирования и выделены серым курсивом в списке документов. Установить этот статус и снять его с формы может только пользователь с правами главного бухгалтера и администратора базы данных.

Статусы являются лишь информативным элементом форм отчетности и никак не влияют на собираемый свод. Сводный отчет будет собран из всех отчетов входящих в него независимо от их статуса и результата проверки контрольных соотношений.

Кнопка выгрузки форм отчетности. Для экспорта необходимо отметить в реестре отчетов формы, которые необходимо выгрузить, нажать на данную кнопку . В появившемся окне необходимо выбрать формат выгрузки. При выгрузке берется последняя версия формы. Выбрать путь для сохранения файла, с помощью кнопки . При выборе формата выгрузи становиться активным поле «Упаковка в архив». При выгрузке отчета с «упаковкой в архив» создается архив файла согласно требованиям к обмену. По умолчанию номер версии увеличивается на 1 при каждой выгрузке одного и того же отчета в формате Минфина.

Рис. 26 Окно экспорта отчетов

Кнопка позволяет загрузить данные с формами отчетности для сохранения в текущей базе и дальнейшей работы с ними. В появившемся окне необходимо указать путь и имя импортируемого файла. Выбрать тип импорта: «Импорт из файла» или «Импорт из папки».

Рис. 27 Окно импорта формы

При импортировании файла осуществляется контроль соответствия заполнения справочника. По окончанию сформируется протокол импорта документов отчетности. При выявлении программой не соответствия каких-либо записей, выйдет соответствующее сообщение. Файлы не прошедшие данный контроль, загружаться не будут.

3.3 ПРОВЕРКА КОНТРОЛЬНЫХ СООТНОШЕНИЙ (КС)

Кнопка Проверка КС используется для проведения проверки условий контрольных соотношений. В результате пользователю будет представлен протокол проверки КС. В режиме «Работа со Сводами» существует возможность проверки контрольных соотношений отчетов как по одной из организации (бюджетов) так и по ветви «Дерева организации и бюджетов».

В списке отчетов для каждого отчета отображается результат проверки его внутридокументных контрольных соотношений. Результат может иметь одно из трех возможных значений:

— проверка КС выполнена успешно

— проверка КС выполнена неуспешно

— проверка КС после последнего изменения формы не проводилась

После внесения каких-либо изменений в форму ее результат автоматически сбрасывается в неопределенное состояние.

При проверке междокументальных контрольных соотношений необходимо выбрать из списка группу контрольных соотношений, по которому требуется произвести проверку, затем нажать «Выполнить».

С помощью кнопки Расчет итогов можно произвести автоматический подсчет итоговых сумм в документе.

Производить Расчет итогов возможно в окне Работа с отчетностью, а так же непосредственно в форме.

С помощью кнопки Автозаполнение для некоторых форм производится автоматическое заполнение данными, на основании существующих связанных форм этой же организации или бюджета. Расчет итогов ® Автозаполнение.

Данный режим предназначен для формирования сводного отчета из произвольного количества форм. Если в дереве выбрать узел, имеющий подчиненные узлы, то на панели инструментов будет отражена кнопка работы со сводами. По нажатию на кнопку пользователю будет представлен выбор типа собираемого свода. Результирующий свод будет рассчитан как сумма показателей форм подчиненных узлов в иерархии дерева. В свод попадут данные из форм выбранного типа всех организаций, находящихся на одну ступень ниже в дереве иерархии. Своды этих организаций и нижестоящих в иерархии перерасчитаны не будут. Таким образом, при создании свода обрабатываются отчеты только одного уровня иерархии. Если после получения сводного отчета данные форм, входящих в свод, были изменены и необходимо, чтобы эти изменения были отражены в своде, процедуру создания свода необходимо повторить.

Рис. 28 Настройки свода отчетов

При своде форм могут использоваться атрибуты, указать необходимые атрибуты можно во вкладке Атрибуты, предварительно нажав на кнопку Далее в нижней части окна Настройки свода отчетности.

Рис. 29 Выбор атрибутов «Настройки свода отчетов»

Если необходимо осуществить свод только для определенных организаций, то можно воспользоваться кнопкой и открыть Дерево организаций и бюджетов и выбрать организации. После завершения всех настроек нажимаем кнопку .

Рис. 30 «Настройки свода отчетов» по Дереву организаций и бюджетов

Данный режим предназначен для автоматической консолидации форм отчетов. Для этого в реестре отчетов курсором отмечаем форму, которую необходимо консолидировать. По нажатию кнопки РАСЧЕТ ИТОГОВ à КОНСОЛИДАЦИЯ создается копия отчета, которую мы хотим консолидировать (то есть консолидированная форма будет с последующим номером версии исходной формы), затем выходит окно с правилами консолидации. Если в настройках форм отчетности установлена настройка «Запрещать создавать отчет (свод) при его наличии», то копия отчета создаваться не будет.

Рис. 31 Окно списка правил консолидации

В этом окне выбираем необходимые нам правила и нажимаем кнопку .

Программа модифицирует данные формы в соответствии с выбранными правилами консолидации.

Распечатать полученный документ можно по кнопке Печать, при наличии вспомогательных отчетов, они выводятся на печать вместе с основными отчетами. Перед печатью документ обязательно сохранить, нажав соответствующую кнопку. При запуске печати отчета появляется окно с параметрами печати.

Рис. 32 Выбор параметров печати

Необходимо отметить нужное.

4. ПРОВЕРКА МЕЖДОКУМЕНТНЫХ КОНТРОЛЬНЫХ СООТНОШЕНИЙ

Режим предназначен для осуществления междокументного контроля на основе условий, занесенных в режиме НАВИГАТОР àКОНСТРУКТОР ФОРМ кнопка выбрать Междокументальные, или НАВИГАТОР à МЕЖДОКУМЕНТНЫЕ КС.

Проверку контрольных соотношений можно осуществить в режиме «Работа с отчетностью» с помощью кнопки .

4.1 ПРОВЕРКА МЕЖДОКУМЕНТНЫХ КС В РЕЖИМЕ «РАБОТА СО СВОДАМИ»

В режиме «Работа с отчетностью» после нажатия кнопки Проверить междокументальные КС, необходимо выбрать из списка группу контрольных соотношений, по которому требуется произвести проверку, затем нажать «Выполнить».

Если в реестре отчетов выделить курсором какую-либо форму, а лишь потом нажать на кнопку , в списке контрольных соотношений автоматически галками будут отмечены те соотношения, в которые входит данная форма.

Источник