Что такое виртуальный склад
Виртуальный склад в товароучетной системе розничного и интернет-магазина: зачем нужен, чем удобен как подключить
Признайтесь: склада вашего магазина не всегда бывает достаточно для того, чтобы отсортировать все товары по группам и категориям. И дело не всегда в его размерах: при большой номенклатуре нереально выделить отдельное место хранения для каждого сегмента. Вот и лежат по соседству полуфабрикаты с заморозкой, а обувь с верхней одеждой. Между тем, выход существует: можно использовать товароучетную программу с функцией виртуального склада. Такой софт позволяет превратить одно помещение в несколько складов по щелчку пальца, что очень удобно для зонирования. Заинтересованы? Тогда прочитайте нашу статью.
Кому будет полезна статья
Вообще всем, кто занимается розничной и оптовой торговлей в любом ее проявлении, вне зависимости от сферы деятельности и формата продаж. Перечислим основные категории:
Что такое виртуальный склад и для чего он необходим
Как работает кладовщик
Пример ведения учета товаров в таблице Excel
Для интернет-магазинов такой подход вообще бесценен. Особенно он касается продавцов, не имеющих физического склада. Товары просто заводятся в товароучетку и виртуальный склад, после чего можно посмотреть, на складе какого поставщика они находятся. Если еще и наладить электронный документооборот между контрагентами, ведение товароучета будет происходить в онлайн-режиме. Получается, как в известном мультфильме про суслика. Склада нет, но он есть.
Достоинства и недостатки товароучетных программ с виртуальным складом
Подход имеет куда больше положительных сторон, чем явных недостатков.
Плюсы:
Тарифы системы учета “ЕКАМ”
Минусы (их немного):
Как внедрить виртуальный склад
Вот как это выглядит пошагово. Итак, что нужно сделать:
Заключение
Применение программ складского учета значительно снижает издержки, оптимизирует бизнес-процессы и облегчает работу персонала. Попутно снижается риск ошибок, связанных с действиями сотрудников. В совокупности вы получаете увеличение прибыли, сокращение затрат и конкурентные преимущества. Этих доказательств вполне достаточно, чтобы начать использовать виртуальные склады уже сейчас. За дело!
У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы
Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно
Все PRO виртуальный склад
Коллеги рекомендуют(сортировка по рейтингу):
Коллеги рекомендуют(сортировка по просмотрам):
Вашим коллегам были интересны эти материалы в этом месяце:
Еще не работали с Виртуальным складом и даже не знаете как к нему «подступиться» и с чего начать?
Первое, о чем думает налогоплательщик: Для чего нужен Виртуальный склад? Какие товары нужно отражать на виртуальных складах? Сколько виртуальных складов должно быть? Какие настройки выполнить в 1С, чтобы работать с Виртуальным складом?
Либо вы уже работаете с Виртуальным складом, но при работе возникает не меньшее количество вопросов: Как выгрузить остатки товаров на виртуальный склад? Как переместить товар между виртуальными складами? Как списать товары с виртуального склада? Как оформить СНТ и ЭСФ на товары ВС?
Пытаетесь найти ответы на них, но искать информацию приходится в разных источниках и собирать «по кусочкам»? Хочется найти одну статью, в которой есть «все обо всем» по теме Виртуального склада?
Эта статья для Вас!
В ней собраны главные материалы, которые помогут начать работу с Виртуальным складом, корректно выполнить настройки 1С, найти ответы на самые острые и интересные вопросы, получить рекомендации специалистов и конечно практика по работе с ВС в 1С!
Что такое Виртуальный склад?
Создать виртуальные склады можно как в ИС ЭСФ, так и в учетной системе налогоплательщика (1С).
В СНТ поставщик заполняет данные также и о виртуальном складе покупателя. В ИС ЭСФ публичные склады подбираются после указания БИН/ИИН контрагента.
В 1С виртуальные склады контрагентов необходимо предварительно загрузить в учетную систему.
Какие товары необходимо отражать на Виртуальном складе?
В начале работы в модуле «Виртуальный склад» отражались только товары по установленному перечню (Перечень товаров ВС).
В данный момент в ИС ЭСФ существует тесная взаимосвязь между модулем «СНТ» и модулем «Виртуальный склад».
Оформить СНТ можно только на те товары, остатки которых есть на виртуальном складе налогоплательщика. То есть, выписывая СНТ, налогоплательщик автоматически работает с модулем «Виртуальный склад».
Какими документами двигаются товары на Виртуальном складе?
Изначально для работы с товарами ВС в системе ИС ЭСФ использовалось 2 документа: ЭСФ и Форма ВС.
Электронный счет-фактура двигал товары между поставщиком и покупателем при продаже. Все прочие операции (списание, перемещение, оприходование остатков и т.д.), отражались Формой ВС.
Теперь ЭСФ почти не участвует в процессе движения товаров (СНТ заменила ЭСФ). Но по некоторым операциям (например, ЭСФ на розничную продажу), товар по-прежнему двигается на ВС по ЭСФ.
Как ввести остатки товаров на Виртуальный склад?
Внести остатки в систему можно несколькими способами, в том числе и в зависимости от ведения учета в 1С. Внести остатки по товарам можно непосредственно в ИС ЭСФ при помощи документа Форма ВС.
Если налогоплательщик в 1С еще не работал с СНТ и не вел учет товаров на виртуальном складе, остатки формируются при помощи помощника перехода.
Как списать товары с Виртуального склада?
Те товары, которые поступили на ВС по входящим СНТ, но по которым не требуется СНТ на дальнейшие операции, могут быть списаны с ВС.
Например, при импорте из ЕАЭС, первичная СНТ оформляется на все ввозимые товары. При продаже товаров в РК, выписка СНТ требуется только по установленным категориям. Остальные-можно списать с ВС.
Как проанализировать движение товаров на Виртуальном складе?
Для анализа движения товаров в системе ИС ЭСФ, предназначена оборотно-сальдовая ведомость.
Изменение единицы измерения товаров на Виртуальном складе
Единицы измерения поставщика и покупателя могут быть различны. Например, поставщик продает товар коробками, а его покупатель реализует этот же товар поштучно.
При оформлении СНТ, поставщик указывает единицу измерения «Коробка». Соответственно, товар перемещается и «садится» на виртуальный склад покупателя в коробках. Но ему нужны «Штуки».
В данной ситуации необходимо сконвертировать товара между единицами измерения, то есть «пересчитать» товар из единиц измерения поставщика и привести его к учетным единицам измерения покупателя.
Комплектация и разукомплектация товаров на Виртуальном складе
Организацией может производиться комплектация (сборка) или разукомплектация (разборка) товаров.
Сведения о комплектации и разукомплектации товаров должны быть отражены на Виртуальном складе налогоплательщика.
Обратите внимание, что данные процессы выполняются внутри одного ВС. То есть нельзя скомлектовать товары с разных складов. Если товар находится на другом Виртуальном складе, его необходимо предварительно переместить на склад с другими комплектующими.
Обратите внимание и на то, что в процессах могут участвовать товары ВС и товары не ВС. Также и в результате могут получаться как товары, подлежащие отражению на ВС, так и прочие товары.
Как настроить работу с Виртуальным складом в 1С?
Руководство КГД МФ РК по работе с Виртуальным складом
Виртуальный склад 2020: что нужно знать
В модуле «Виртуальный склад» государственные контролирующие органы в режиме онлайн отслеживают движение товаров с момента их ввоза в Казахстан или производства на территории страны и до того момента, когда они доходят до конечного потребителя.
Сами предприниматели могут, не выходя из офиса, фиксировать в модуле все сделки с товарами. В этот момент вся информация будет автоматически отражаться в базе налогового органа.
Что такое Виртуальный склад?
«Виртуальный склад» – это специальный модуль на государственном портале ИС ЭСФ, который разработан для автоматизации функций складского учета.
Система позволяет учитывать количество продукции на балансе, а также перемещать и оприходовать товарные единицы.
Товары для Виртуального склада:
На сайте КГД МФ РК в подразделе «Виртуальный склад» раздела «Электронные счета-фактуры» размещен перечень товаров, по которым ЭСФ выписываются посредством данного модуля.
Таким образом, использование модуля «Виртуальный склад» обязательно для налогоплательщиков, реализующих или приобретающих:
СНТ в Виртуальном складе
Согласно Приказу Министра финансов РК от 26 декабря 2019 года № утвержден перечень товаров, на которые распространяется обязанность налогоплательщиков оформлять сопроводительные накладные (СНТ) посредством модуля «Виртуальный склад» ИС ЭСФ.
В ИС ЭСФ необходимо выписывать сопроводительные накладные на товары (СНТ):
Проект о правилах и сроках СНТ
На сайте «Открытые НПА» 01.06.2020 года уже опубликован ПРОЕКТ «Об утверждении Правил и сроков реализации пилотного проекта по оформлению сопроводительных накладных на товары и их документооборот».
Проект находится на публичном обсуждении до 15.06.2020 года.
Список участников пилотного проекта:
После утверждения действие пилотного проекта распространится на отношения с 1 августа 2020 года до 1 января 2021 года.
Виртуальный склад в 1С
Работать с модулем гораздо удобнее в привычных программах «1С». Модуль Виртуальный склад предоставляет возможность интеграции с внешними системами посредством импорта файлов, а также предоставляет API для взаимодействия с внешними системами, в том числе с учетными системами налогоплательщиков.
Напомним, что в конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана» ред.3.0 начиная с релиза 3.0.21.7, есть возможность обмена данными с модулем ИС ЭСФ «Виртуальный склад».
Если вы работаете в программе 1С 2 редакции, рекомендуем перейти на 3 редакцию, так как обмен Сопроводительными накладными на товары будет доступен только в последних редакциях.
Вы можете попробовать произвести все настройки самостоятельно, а можете обратиться к профессионалам. Специалисты Первого Бита помогут наладить обмен данными с модулем ИС ЭСФ «Виртуальный склад» не только в «Бухгалтерия для Казахстана» ред.3.0, а также в «Управление холдингом для Казахстана», редакция 3.0, «Комплексная автоматизация для Казахстана», редакция 2.4, «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4.
Вы также можете заказать консультацию и узнать обо всех нюансах работы с модулем.
Для настройки обмена данными с модулем ИС ЭСФ «Виртуальный склад», нужно настроить источники происхождения в 1С Бухгалтерии 8.3 для Казахстана. Это трудоемкий процесс, который требует времени и приводит к изменению процессов в 1С.
Поэтому рекомендуем уже сейчас привести в порядок вашу базу и обучаться работать по новым правилам.
Что такое виртуальный склад (ВС) и основные принципы его работы
Основной задачей ВС является – контроль за перемещением товаров от момента импорта/производства до розничной реализации или экспорта, определяющий остатки товаров, фактически имеющихся у налогоплательщиков на складах, тем самым, минимизировать риск совершения безтоварных сделок.
Основанием для прихода товара на ВС будут являться:
В соответствии с пунктом 4 приказа Министра финансов Республики Казахстан от 23 февраля 2018 года № 270 «Об утверждении Правил выписки счета-фактуры в электронной форме в информационной системе электронных счетов-фактур» с 1 апреля 2018 года введен в опытную эксплуатацию модуль «Виртуальный склад».
На начальном этапе модуль «Виртуальный склад» распространяется на налогоплательщиков, реализующих автотранспортные средства, в отношении которых согласно решению Совета Евразийской экономической комиссии от 14 октября 2015 года № 59 применяются пониженные ставки ввозных таможенных пошлин.
Товарами виртуального склада – будут являться товары (ТМЗ, ОС и прочие активы), код ТН ВЭД которых входит в список объектов, подлежащих учету в модуле ВС.
Перечень товаров ВС определяется Комитетом государственных доходов МФ РК.
В рамках работы ВС будет осуществляться контроль товаров поступления на склад налогоплательщика до момента реализации либо списания.
Преимущества налогового администрирования при реализации модуля ВС
Кроме того, с 2019 года выписка ЭСФ должна осуществляться всеми плательщиками НДС и по всей цепочке импорта. Для этого будут задействованы ЭСФ, Виртуальный склад, ИС «Астана-1», ИС «Маркировка».
Виртуальный склад: что это и зачем нужен.
Что такое «Виртуальный склад»?
Виртуальный склад (ВС) –это специально разработанный модуль информационной системы ИС ЭСФ. Предназначен модуль ВС для того, чтобы в автоматическом режиме контролировать перемещение товаров:
Модуль ВС представляет собой электронный аналог реального склада, а функционал модуля позволяет вести электронный складской учет заведенных на виртуальный склад товаров. Каждая организация –пользователь ВС может с его помощью:
Поскольку модуль ВС является частью ИС ЭСФ, госорганы в лице КГД МФ РК могут с его помощью онлайн отслеживать:
Подобная прозрачность движения товаров позволяет упростить контроль над объемом импорта отдельных видов товаров, отследить реальные обороты организаций и тем самым проконтролировать полноту и правильность налогообложения.
Модуль введен в эксплуатацию в Казахстане с 01.04.2018 г. Приказом Минфина №270 от 23.02.2018 г. (п.4 Приказа).
Кто обязан применять модуль ВС?
Вести учет на Виртуальном складе необходимо не по всем товарам, а только по тем, которые определены КГД МФ РК. Соответствующий перечень налоговая служба формирует и актуализирует в соответствии с Перечнем Изъятия. Актуальный перечень товаров, подлежащих учету на Виртуальном складе, с указанием конкретных кодов ТН ВЭД можно найти на сайте КГД МФ РК.
В соответствии с Приказом Минфина №384 от 23 апреля 2019 года и Приказом Минфина №862 от 14.09.2020 г. использование ВС обязательно для налогоплательщиков, реализующих или приобретающих:
По состоянию на 01.10.2020 г. Перечень товаров, для которых обязательно применение модуля ВС, состоит из 386 позиций.
По таким товарам налогоплательщики обязаны предоставлять с помощью модуля ВС информацию о движении, наличии остатков в количественном выражении, об источниках происхождения и т.д.
Если товары не входят в список тех, по которым необходимо применять модуль ВС, вести по ним учет с помощью Виртуального склада не требуется. По таким товарам достаточно оформлять только ЭСФ.
Обязанность по ведению ВС распространяется на всех налогоплательщиков, чья деятельность связана с производством и реализацией товаров из Перечня, или с реализацией импортированных товаров, без привязки к условию, состоит ли налогоплательщик на учете по НДС.
Пользователям необходимо иметь ввиду, что количество «складов» в модуле ВС должно соответствовать реальному количеству фактически имеющихся у предпринимателя складов или торговых точек. Для каждого нового склада, открытого в физической форме, необходимо заводить соответствующий виртуальный склад. Это позволит сделать корректным процесс учета списания товаров.
Как получить доступ к ВС?
Модуль ВС расположен на портале esf-vs.gov.kz. Те пользователи, которые уже зарегистрированы в ИС ЭСФ, могут получить доступ с использованием того же ключа и пароля, которые применяются при работе с электронными счетами-фактурами. Отдельная регистрация для модуля ВС не требуется.
Новым пользователям для работы с модулем ВС необходимо зарегистрироваться на портале ИС ЭСФ.
Подробную информацию, касательно работы с ВС, можно получить на сайте КГД МФ РК, перейдя по вкладкам «Главная», «Деятельность», «Налоговое администрирование», «Электронные счета-фактуры».
Служба поддержки пользователей ВС принимает обращения по электронному адресу: esfsd@mgd.kz
Как заводить информацию о товарах на ВС?
Модуль настроен таким образом, что основная масса информации о товарах вносится в него из других электронных модулей и документов.
Так, информация может поступать:
Сведения из ф.328.00 автоматически поступают в ВС при пересечении товаром государственной границы РК.
По произведенным товарам производитель самостоятельно должен вносить данные в модуль ВС, используя для этого специальную форму «Производство». В форме указывается наименование произведенного товара, его характеристики, наличие сертификата о происхождении товара и т.д.
Списание товаров с ВС производится по ЭСФ, выписанным продавцом в адрес покупателя. Также списание со склада может оформляться специальными формами «Списание» и «Внутреннее перемещение».
ЭСФ при реализации товаров с ВС автоматически заполняются сведениями, уже содержащимися в системе. Пользователю модуля нет необходимости в ручном вводе данных по реализуемым товарам. При этом система не позволит списать со склада больше товара, чем было на него заведено. Это устраняет риск ошибки в ведении учета движения товаров, относящихся к ВС, и обеспечивает сквозной контроль за их перемещением.
Чем ВС полезен пользователям?
Несмотря на то, что модуль ВС в первую очередь создан в интересах налоговых и таможенных органов, позволяя им упростить работу по сквозному контролю за перемещением определенных групп товаров, имеются свои плюсы и для пользователей ВС.
Встроенная в модуль система автопроверки количества товара, допустимого к списанию, позволяет исключить человеческий фактор в ведении складского учета. Налогоплательщик, несмотря на дополнительную работу по ведению ВС, получает в итоге еще один инструмент контроля над собственным бизнесом.