Что такое внешний контроль что такое входной контроль для чего они предназначены
Внешний и внутренний контроль: основные цели и задачи. Производственный контроль. Особенности внешнего контроля
Общая информация
Внешний и внутренний контроль используется для получения информации о текущем состоянии организации, а также для выявления всех имеющихся злоупотреблений.
В чем же заключается разница между этими видами контроля? Внутренний осуществляется службой в самой организации и преследует такие цели:
Осуществляется специалистами в самой структуре, как правило, по желанию руководства.
Внешний контроль возложен на специальные аудиторские фирмы, а также государственные структуры. В этом случае наибольший интерес для них представляет установление достоверности официально представленных данных, а также формирование заключения по проверенному предприятию.
Это часто сопровождается разработкой рекомендаций или же прямых указов (только в случае с государством) по устранению недостатков и недочетов. Несмотря на такие сложности, внешняя проверка не всегда бывает обязательной – экономический субъект может захотеть провести её и в добровольном порядке.
Какая цель внутреннего контроля преследуется?
Соответственные службы внутри организации проводят:
После проверки можно использовать инструменты финансового анализа, чтобы принимать более эффективные и необходимые управленческие решения. Но для полноценного видения картины необходим и внешний, и внутренний контроль. Почему именно так?
Цели внешнего контроля
Если же говорить о государстве, то для него проверки необходимы, чтобы квалифицировать платежеспособность предприятия, а также оценить риск его банкротства. Кстати, многие думают, что если обращение ведётся к частному предприятию, то тогда внешний и внутренний контроль разделять не следует, поскольку привлеченные специалисты будут работать над внутренней документацией. Это частично верно, но не полностью.
Да, частная компания вырабатывает свою оценку, во многом ориентируясь на внутреннюю документацию. Но только на ту, что им представила сама проверяемая организация! А в таком случае возможной является манипуляция. Если выясняется, что есть определённые расхождения во внутренних данных или же они опровергаются внешней информацией, то в таком случае по результатам проверки выносится вердикт – информация недостоверная, а сама организация сомнительная.
В наш век информации, чтобы пустить внешний и внутренний контроль по ложному следу, необходимо быть настоящим виртуозом, что, конечно же, не под силу подавляющему большинству. Ведь нужно не упустить даже самую малую деталь. Поэтому внешний и внутренний государственный контроль и находит нарушения так легко. Но это не всё.
Особенности внутреннего контроля
В данном случае собственники или руководство занимаются постановкой преследуемых задач. Причем в своих решениях они исходят из потребностей организации. Как правило, в данном случае решаются отдельные функциональные задачи. Цель и средства при этом выбираются самостоятельно. Исполнитель выполняет конкретные задания, полученные ним от руководства, которому он подчиняется. После сбора и обработки всех данных их передают вышестоящему начальству.
Особенности внешнего контроля
В данном случае привлекается стороннее лицо. Давайте рассмотрим в качестве примера взаимодействие предприятия и аудиторской компании. В качестве цели чаще всего выступает необходимость дать оценку достоверности имеющейся финансовой отчетности. При этом то, как будет организована работа, определяет сам аудитор. Следует отметить, что в таком случае взаимодействовать приходится не с подчинённым, а с равным партнером.
Установление взаимосвязи
Несмотря на определённые различия, внешний и внутренний контроль организации похожи и во многом позволяют дополнить себя и получить целостное представление о положении дел на предприятии. При этом могут использоваться даже одинаковые методы. Но из-за детальности, разницы в системе точности, а также ряда иных факторов результаты могут отличаться на порядок.
Специфика
Давайте в качестве примера рассмотрим внутренний и внешний финансовый контроль на производстве. Увы, в таком случае довольно часто встречаются факты кражи или тайной реализации продукции сотрудниками. Держать ситуацию в рамках теоретически и призван внутренний контроль. Но в реальности ответственное лицо может халатно относиться к своим обязанностям или вообще вступить в преступный сговор. Поэтому, чтобы не допустить потери средств, и должна реализовываться тактика двойного контроля.
Особенное внимание при этом уделяется ревизии. Так называется проверка, которая подтверждает достоверность отчетности, процессов её формирования, законность осуществляемых хозяйственных операций, а также их экономическую целесообразность. Сам производственный контроль может проводиться во вне- или плановом порядке.
Для того чтобы провести проверку, необходимо обеспечить государство поводом. Таковым могут быть манипуляции с данными, сокрытие средств и прочие хитрости, направленные на увеличение чистой прибыли. В таком случае производственный контроль будет осуществлен без дополнительного уведомления, чтобы необходимые документы не были уничтожены.
Заключение
Как видите, контроль – это полезный и необходимый инструмент. Он позволяет руководству и собственникам компании держать организацию в ежовых рукавицах, не допуская негативных моментов или же наказывая виновных при их обнаружении. Для государства он полезен тем, что позволяет получать необходимые для функционирования налоги или же иные обязательные платежи, соблюдать законность и целесообразность израсходованных бюджетных средств и субсидий.
Что же делать, чтобы в проверках не было надобности? В рамках организации необходимо обеспечить четкую и качественную работу всех элементов, которые берут участие в бизнес-процессах. С государством сложнее. Полностью контроля со стороны правительства избежать не получится. Но его интерес можно минимизировать, если вести белую бухгалтерию, не стараться манипулировать или укрыть часть средств и работать согласно действующему законодательству.
Входной и выходной контроль
Контроль качества продукции на предприятиях осуществляет отдел технического контроля (ОТК).
Контроль качества продукции подразделяют на три вида: входной, межоперационный и выходной (приемочный).
Входной контроль — проверка качества сырья и вспомогательных материалов, поступающих в производство. Постоянный анализ качества поставляемого сырья и материалов позволяет влиять на производство предприятий-поставщиков, добиваясь повышения качества.
Межоперационный контроль охватывает весь технологический процесс. Этот контроль иногда называют технологическим, или текущим. Цель межоперационного контроля — поверка соблюдения технологических режимов, правил хранения и упаковки продукции между операциями.
Выходной (приемочный) контроль — контроль качества готовой продукции. Цель выходного контроля — установление соответствия качества готовых изделий требованиям стандартов или технических условий, выявление возможных дефектов. Если все условия выполнены, поставка продукции разрешается.
ОТК проверяет также качество упаковки и правильность маркировки готовой продукции.
Входной, межоперационный и выходной контроль может быть выборочным, сплошным и статистическим.
Выборочный — контроль части продукции, результаты проверки которой распространяются на всю партию.
Сплошному контролю подвергается вся продукция (при неотработанном технологическом режиме).
Статистический контроль — предупредительный. Проводится по всему технологическому процессу с целью предупреждения возникновения брака.
Условной мерой качества товаров является их сорт.
Сорт — это качественная градация товара по одному или нескольким показателям, установленным нормативной документацией.
При приемочном контроле качества изделия подразделяют на сорта, обозначаемые цифрами (1, 2, 3 и т. д.) или словами (высший, отборный, экстра и т.д.). Некоторые товары (сложно-технические, мебель, изделия из пластмасс и др.) на сорта не делят, а различают как годные и негодные.
Градация товаров по сортам осуществляется по дефектам внешнего вида, реже по отклонениям от других свойств. Все дефекты внешнего вида подразделяют на допустимые и недопустимые. Изделия с недопустимыми дефектами бракуются.
Дефекты, определяющие сорт изделия, подразделяют по следующим признакам: происхождению, размерам и местоположению, возможности выявления, возможности исправления, степени значимости.
По происхождению— дефекты сырья, технологические, возникающие при хранении и транспортировании.
По размерам и местоположению — дефекты мелкие, крупные; местные, распространенные.
По возможности выявления — дефекты видимые (явные) и скрытые.
По возможности исправления — дефекты исправимые и неисправимые.
По степени значимости — дефекты критические, значительные и малозначительные.
При наличии критических дефектов использование товаров невозможно или недопустимо.
Степень снижения качества товара зависит от значимости, величины-, месторасположения и количества дефектов.
Количество, размер и местонахождение допустимых дефектов указываются в стандартах.
Определение сорта осуществляется по балловой и ограничительной системам. Сорт изделия устанавливают на промышленном предприятии контролеры ОТК. Чем выше сорт, тем выше качество товара.
При балловой системе каждый дефект или отклонение от номинального значения показателя свойства оценивают определенным количеством баллов с учетом их значимости и размера. Сорт определяют по сумме баллов.
При ограничительной системе для каждого сорта устанавливается перечень допустимых дефектов, их количество, размер, местонахождение.
При расхождении с нормативами на данный сорт по видам, количеству и местонахождению дефектов товар переводят в низший сорт или брак.
Несоответствие товара нормативам хотя бы по одному дефекту или отклонению дает основание для перевода его в низший сорт или брак.
Обеспечение качества при контроле и испытании продукции
Цель создания систем защиты качества состоит в том, чтобы защитить потребителя от непреднамеренного получения продукции, не соответствующей установленным требованиям, и избежать избыточных затрат, связанных с доработкой такой продукции. Необходимо выявить и документально зафиксировать действия в отношении не соответствующей продукции.
Контроль — деятельность, включающая проведение измерений, экспертизы, испытаний или оценки одной или нескольких характеристик объекта и сравнение полученных результатов с установленными требованиями для определения, достигнуто ли соответствие по каждой из этих характеристик.
Важную роль для производства высококачественных товаров и управления качеством имеет контроль качества товаров.
Контроль качества товаров представляет собой процедуру проверки соответствия показателей их качества требованиям нормативной и технической документации и договоров поставки. Основная задача контроля качества состоит в выявлении дефектов продукции, к которым относится каждое отдельное несоответствие товара установленным требованиям. При этом, дефекты продукции могут быть обнаружены как при органолептическом, так и при измерительном контроле; а могут быть выявлены только в процессе эксплуатации.
В зависимости от возможности выявления дефекты могут быть явные и скрытые.
Явный дефект товара — дефект, для обнаружения которого в нормативной документации, обязательной для данного вида контроля, существуют соответствующие правила, методы и средства. Многие явные дефекты обнаруживаются уже при визуальном контроле продукции.
Скрытый дефект товара — дефект, для обнаружения которого в нормативной документации, обязательной для данного вида контроля, не предусмотрены соответствующие правила, методы и средства. Скрытые дефекты обнаруживаются при эксплуатации товара (изделия).
По происхождению дефекты могут быть производственные и непроизводственные.
Производственный дефект возникает в процессе производства товара, из-за нарушения технологического режима изготовления изделия.
По возможности устранения дефекты делятся на устранимые и неустранимые.
Устранимые дефекты — дефекты, устранение которых технически возможно и экономически целесообразно.
Неустранимые дефекты — дефекты, устранение которых технически невозможно и (или) экономически нецелесообразно.
При изучении дефектов, необходимо определить его значимость — относительная величина, определяемая видом, размером, местонахождением дефекта и характеризуемая степенью его влияния на уровень качества товара по сравнению с другими дефектами. В зависимости от степени влияния на качество дефекты могут быть: критические, значительные, малозначительные.
Критический дефект — дефект, при существовании которого использование товара по назначению практически невозможно или недопустимо.
Значительные дефекты товара существенно влияют на возможность употребления товара по назначению, на его качество и длительность эксплуатации.
Малозначительные (незначительные) дефекты существенно не влияют на использование изделия по назначению и на его долговечность.
В процессе сплошного или выборочного контроля качества продукции обнаруживается годная продукция и брак.
Годная продукция — товар, соответствующий всем установленным требованиям.
Брак— продукция, передача которой потребителю не допускается из-за наличия дефектов, недопускаемых нормативными документами.
Необходимо помнить, что для некоторых групп и видов продукции предусмотрено деление по сортам. Оно зависит от наличия дефектов и отклонений по некоторым показателям потребительных свойств.
Порядок установления сортов:
1) сорта устанавливают по балльной или ограничительной системе. Наиболее распространена балльная система, при которой нормативными документами для каждого из сортов ограничивают вид дефектов, их количество, размеры, местоположение на изделии;
2) при балльной системе отклонения от нормы стандарта по контролируемым показателям и параметрам дефектов оценивают в условных единицах — баллах;
3) путем сравнения суммы баллов, приобретенных изделием при контроле, с нормативными требованиями стандартов, предусматривающих для каждого сорта допустимую сумму баллов, товар относят к тому или иному сорту.
Но в последние годы наблюдается тенденция к уменьшению количества сортов или вообще к отказу деления товаров на сорта.
Существует следующая классификация видов контроля:
По стадии производственного процесса:
■ приемо-сдаточный контроль (контроль готовой продукции);
По принимаемым решениям:
По степени охвата продукции:
По возможности дальнейшего использования продукции:
По средствам контроля:
В целом, контроль качества должен подтверждать выполнение заданных требований к продукции. Это включает в себя:
■ входной контроль. Он используется для обеспечения качества закупаемых материалов, комплектующих изделий и узлов, которые поступают на производственное предприятие. Входной контроль зависит от информации, поступающей от субподрядчика-, и их влияния на затраты.
■ промежуточный (операционный) контроль. Он осуществляется в определенных точках производственного процесса, для подтверждения соответствия. Места проведения проверок и их периодичность зависят от значимости характеристик и удобства осуществления проверки в ходе осуществления процесса. Существуют следующие виды проверок: автоматический контроль или автоматические испытания; проверка установочного
(и первого образца; контрольные проверки или испытания, проводимые станочником; контроль в установленных точках технологического процесса через определенные промежутки времени; периодический контроль конкретных операций, осуществляемый специальными контролерами.
■ приемо-сдаточный контроль. Такой контроль является результирующим этапом, подводящим итог всего производственного процесса. По нему можно давать оценку эффективности действующей на предприятии системы качества. Именно он обладает наиболее полной информацией для совершенствования системы управления качеством на предприятии. При этом, могут использоваться две формы проверки готовой продукции, которые могут применяться как вместе, так и по отдельности:
а) приемочный контроль или приемочные испытания для подтверждения соответствия готового товара установленным требованиям. Может быть сделана ссылка на заказ на поставку для проверки соответствия типа и количества поставляемого товара. Сюда можно отнести сплошной контроль всех единиц товара, выборочный контроль партий товара и непрерывный выборочный контроль;
б) проверка качества товара, осуществляемая на выборочных единицах, представительных для укомплектованных партий, на непрерывной или периодической основе.
В целом, приемочный контроль и проверка качества продукции могут использоваться для обеспечения оперативной обратной связи с целью проведения корректирующих воздействий в отношении товаров, процесса или системы качества. Товары, не удовлетворяющие установленным требованиям, необходимо заносить в акты и анализировать, ввозить или анализировать, ремонтировать, принимать с разрешением на отступление от требований или без такового, переделывать, пересортировывать или превращать в лом. Отремонтированные и/или переделанные товары должны подвергаться повторному контролю или повторным испытаниям.
■ разрешение на отгрузку продукции, отчеты о проверках и испытаниях (регистрация данных). Продукция может быть отправлена только после того, как будут успешно завершены все работы, оговоренные в программе качества или документированных процедурах, и будет получена и официально утверждена соответствующая информация и документация.
Управление контрольно-измерительной аппаратурой. Для достижения уверенности в правильности принятых решений или мер, основанных на результатах измерений, требуется осуществлять непрерывное управление всеми системами измерений, используемыми при разработке, производстве, монтаже и обслуживании продукции. Управлению подлежат измерительные приборы, датчики, специальное испытательное оборудование и необходимое программное обеспечение для проведения испытаний. Также, рекомендуется по мере необходимости распространять процедуры управления на технологическую оснастку, различные приспособления, которые могут оказать влияние на заданные характеристики продукции или процесса. Необходимо разрабатывать документированные процедуры для управления и поддержания самого процесса измерений в состоянии статистического регулирования, включая оборудование, методику и профессиональную подготовку операторов. Документированные процедуры предполагают применение соответствующей контрольно-измерительной аппаратуры и испытательного оборудования, включая программное обеспечение испытаний, гарантирующих получение точных данных о погрешности измерений, которая должна соответствовать требуемым возможностям измерений. Необходимо принимать соответствующие меры в тех случаях, когда точность оборудования не позволяет должным образом измерять характеристики процесса и продукции.
При этом, необходимо уделить внимание следующим моментам:
■ установить параметры диапазона, точности, сходимости и устойчивости в заданных окружающих условиях;
■ провести исходную проверку до первоначального использования для оценки требуемой точности;
■ обеспечить периодический возврат для проведения наладки, ремонта и повторной поверки с учетом
технических требований изготовителя, результатов предыдущей поверки, порядка и интенсивности использования чтобы обеспечить необходимую точность в процессе эксплуатации; « осуществить документальное подтверждение однозначности обозначения измерительных приборов, периодичности проведения повторной поверки, положения дел с проведением поверок и порядка отзыва, транспортировки, консервации и хранения, наладки, ремонта, поверки, установки и эксплуатации;
■ обеспечить связь средств измерений с исходными эталонами известной точности и стабильности, желательно с эталонами, признанными на национальном и международном уровне; в случае отсутствия таких эталонов необходимо документально зафиксировать основу для проведения поверки.
■ оценить программное обеспечение и процедуры управления автоматическим испытательным оборудованием.
Поверка средств измерений представляет собой совокупность операций, выполняемых органами Государственной метрологической службы или другими аккредитованными организациями с целью определения и подтверждения соответствия средств измерений установленным техническим требованиям.
Законом Российской Федерации «Об обеспечении единства измерений» введен термин «калибровка средств измерений». Калибровка средств измерений представляет собой совокупность операций, выполняемых с целью определения и подтверждения действительных значений метрологических характеристик и (или) пригодности к применению средства измерений, не подлежащего государственному метрологическому контролю и надзору. Калибровке подвергаются только те средства измерений, которые не подлежат государственному метрологическому контролю и надзору, т. е. поверке. Поверка является обязательной операцией, которую выполняют органы государственной метрологической службы, а калибровку — любая метрологическая служба или физическое лицо, у которых есть все необходимые условия для осуществления этой деятельности. Калибровка является дополнительной функцией, которая выполняется либо метрологической службой предприятия, либо по его заявке любой другой организацией, способной выполнять работу.
Управление несоответствующей продукцией. Такая деятельность осуществляется для того, чтобы защитить потребителя от непреднамеренного получения продукции, не отвечающей установленным требованиям, и избежать избыточных затрат, связанных с доработкой такой продукции. Необходимо определить и документально зафиксировать в процедурах действия в отношении несоответствующей продукции. К таким действиям, как правило, относят:
■ Идентификацию. Это процесс, при котором, единицы или партии продукции, заподозренные в несоответствии установленным требованиям, должны быть немедленно идентифицированы, а их появление должно регистрироваться. По мере необходимости должны быть обеспечены условия для проведения
обследования или повторного обследования предыдущих партий.
■ Изолирование. Процесс, при котором, изделия, не отвечающие установленным требованиям, изолируются от изделий, отвечающих установленным требованиям, и соответствующим образом идентифицируются для избежания их дальнейшего непредусмотренного использования до принятия решения об их утилизации.
■ Возврат продукции. Иногда может потребоваться возврат готовой продукции, которая находится на складе готовой продукции, на пути к распределительным организациям, на складах или уже в эксплуатации. Решения о возврате основываются на соображениях безопасности, юридической ответственности за качество продукции и удовлетворения требований потребителя. Но, закончившись утилизацией выявленной несоответствующей продукции, процесс управления качеством выглядел бы, по меньшей мере, незавершенным. Все выявленные несоответствия, после систематизации и тщательного анализа, должны стать солидной информационной базой для разработки мероприятий по сведению уровня дефектности продукции к минимуму. Следовательно, разработка корректирующих и предупреждающих мер является неотъемлемым элементом управления качеством.
■ Обследование. Несоответствующая продукция подлежит обследованию специально назначаемым персоналом, чтобы определить возможность ее приемки после или без ремонта при наличии разрешения на отступление от требований, целесообразность ее ремонта, переделки или отбраковки. Лица, осуществляющие обследование, должны быть достаточно компетентны для оценивания влияния принимаемых решений на взаимозаменяемость, последующую обработку, эксплуатационные характеристики, надежность, безопасность и эстетические свойства.
■ Принятие различных мер. Как правило, сюда относят меры для предупреждения использования или установки не по назначению несоответствующей продукции. К таким мерам может относиться обследование другой продукции, конструируемой или обрабатываемой согласно тем же процедурам, что и продукция, признанная несоответствующей установленным требованиям, и/или предшествующих партий той же продукции.
В отношении незаконченных работ корректирующие действия должны осуществляться, как только это представится возможным, с целью экономии затрат на ремонт, переделку или отбраковку. Отремонтированная, переделанная и/или модифицированная продукция подлежит повторному контролю или повторным испытаниям для проверки соответствия установленным требованиям.
■ Корректирующие действия. Осуществление корректирующих действий начинается с выявления проблем качества. Корректирующие действия предполагают ремонт, переделку, возврат или отбраковку продукции неудовлетворительного качества. Потребность в проведении действий для устранения причины несоответствий может определяться следующими факторами:
а) требованиями потребителей;
б) информацией об эксплуатации продукции;
в) проверками, проводимыми руководством;
г) отчетами о несоответствии технологического процесса;
д) аудиторскими проверками (внутренними и/или внешними);
К мероприятиям, по устранению причин существующих или потенциальных несоответствий относятся:
■ Оценка важности существующей проблемы, влияющей на качество. Такая оценка должна проходить с точки зрения потенциального влияния проблемы на такие аспекты, как затраты на качество, издержки переработки сырья и изготовления, эксплуатационные характеристики, надежность, безопасность и удовлетворение требований потребителя.
■ Изучение возможных причин, способствующих возникновению проблемы. При этом рекомендуется определить важные параметры, оказывающие влияние на возможности процесса по удовлетворению установленных требований. Необходимо установить взаимосвязь между причиной и следствием с учетом всех возможных причин. Результаты исследования обязательно должны быть документально оформлены.
■ Анализ проблемы. При этом, необходимо установить первопричину проблемы. Очень часто, первопричина не является очевидной, требуется провести тщательный анализ технических требований к продукции и всех соответствующих процессов, операций, зарегистрированных данных о качестве, отчетов об обслуживании и мнений заказчиков. При анализе проблем могут использоваться статистические методы. При этом, рекомендуется создать картотеку несоответствий, из которой бы были указаны проблемы общего характера, индивидуальные проблемы, а также способы их решения.
■ Устранение причин фактических или потенциальных несоответствий. Выявление причины или потенциальных причин может привести к внесению изменений в технические требования к продукции и/или к пересмотру системы качества, а также в процессы производства, упаковки, обслуживания, транспортирования или хранения. При устранении причин, необходимо сделать все возможное, чтобы не допустить их повторного появления в дальнейшем.
■ Управление процессами. Необходимо принимать соответствующие меры по управлению процессами и процедурами для избегания повторного возникновения проблем. В случае проведения корректирующего действия требуется контролировать его последствия, чтобы обеспечить решение поставленных задач.
■ Проводимые изменения. Проводимые изменения, являющиеся результатом корректирующих действий, необходимо фиксировать в инструкциях по выполнению работ, документации на производственные процессы, технических требованиях к продукции и/или документации на систему качества.