Что такое внешняя документация
Глава 12. Управление документами внешнего происхождения (п.п. 56-58)
Глава 12. Управление документами внешнего происхождения
56. К документам внешнего происхождения, определенным ОИВ как необходимым для планирования и функционирования СМК, могут относиться любые внешние документы: законодательные и иные нормативные правовые акты, организационно-распорядительные документы, отраслевые нормы и правила, международные и национальные стандарты, входящая переписка и другие.
57. Состав процедур управления (например, получение, регистрация, хранение, рассылка, исполнение, контроль исполнения и другое) зависит от вида документов внешнего происхождения. Каждый вид документов внешнего происхождения управляется соответствующими структурными подразделениями или должностными лицами в установленном порядке.
58. Документы внешнего происхождения могут быть в любых формах и на любом носителе: на бумаге, электронных и электромагнитных носителях, в видеозаписи и других формах. Для снижения бюрократических процедур некоторые документы допускается использовать в электронном виде (в ОИВ применяются электронные базы «Гарант», «Консультант+», «Консультант-Регион», поддерживаемые в актуальном состоянии сторонними организациями на основе соответствующих договоров (контрактов), заключенных в соответствии с требованиями законодательства).
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Что такое внешняя документация
Внешние документы
Проверка документов. Документальная информация может быть внутренней, внешней либо внутренней и внешней одновременно. Документы, подготовленные и обработанные внутри экономического субъекта, являются внутренними. Степень доверия аудиторской организации зависит от надежности средств внутреннего контроля за подготовкой и обработкой таких документов. Более убедительными, чем внутренние, являются внешние документы — документы, подготовленные и отправленные экономическому субъекту третьими лицами. [c.238]
Что касается собственников, таких, как, например, акционеры, то их документы или не касаются счетоводства, а если все-таки бухгалтер их принимает к регистрации, то только по распоряжению администратора. Различия в том, что внутренние документы можно и обычно нужно унифицировать, но именно по причине унификации внутренних документов нет возможности унифицировать документы внешние. (Каждый внешний документ прежде чем стать таковым, сначала на предприятии, где его выписывали, был внутренним, а каждое предприятие больше думает о своих удобствах, а не о задачах клиента.) [c.181]
Операции цикла реализации играют основную роль в формировании результатов хозяйственной деятельности организации, поэтому их достоверность весьма важна. При проверке цикла реализации аудитор, с одной стороны, располагает внутренними источниками доказательств (расчеты себестоимости реализованной продукции, накладные на отпуск продукции, акты ликвидации основных средств), а с другой стороны — внешними документами (счета, акцептованные покупателями). Для успешного проведения проверки аудитор должен хорошо представлять характер рынков сбыта продукции, выпускаемой аудируемым субъектом, конкурентную ситуацию на этих рынках, платежеспособность покупателей. [c.265]
Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платежные поручения и т. п. Форма лимитно-заборной карты приведена на с. 122. Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, но которые должны содержать обязательные реквизиты. [c.121]
Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, сче- [c.148]
Укажите, в какой группе приведен внешний документ. Ответы [c.291]
Q входящие внешние документы [c.47]
Входящие внешние документы ИС регистрируются, при необходимости преобразуются в машинное представление. Все входящие документы помещаются в архив на хранение в течение регламентированного срока. В зависимости от типа и содержания документа вырабатывается соответствующая реакция И С на документ. Например, если документ имеет директивный характер, разрабатывается план мероприятий, определяется состав исполнителей, составляется план-график работ и сроки их исполнения, документ ставится на контроль. Входящий документ может содержать информацию, которая является входной для решения задач. Такие документы подлежат обязательному вводу в БД. Для электронных документов используется маршрутизация передача документа исполнителю, ввод документа в БД, отметка о передаче документа по маршруту обработки и т. п. [c.47]
Внешние документы поступают на предприятие с других предприятий (счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др.). [c.138]
К внешнему документу относится [c.150]
Понимаю ли я все цифры в бюджете и смогу их отстоять перед руководством Могу ли я подтвердить эти цифры внутренними и внешними документами [c.24]
Внешние документы возникают вне данной организации и характеризуют ее хозяйственные взаимоотношения с другими предприятиями и организациями (например, счета-фактуры, поступающие от поставщиков при покупке материалов и топлива, денежные переводы, подтверждения, рекламации и др.). [c.52]
Бизнес-план является не только внутренним документом предприятия. В качестве внешнего документа он выступает при установлении или расширении контактов с контрагентами и потенциальными финансовыми партнерами [c.17]
Ссылки на внешние документы Структура программы [c.198]
Внешние документы. Так, счета поставщиков выступают в качестве доказательства цен на приобретенное сырье и обоснованности самих учетных записей. [c.24]
Данная процедура подразделяется на проверку документов а) подготовленных на предприятии клиента б) полученных клиентом от третьих лиц. К внутренним документам можно отнести дубликаты накладных по реализации, документы на отпуск товаров, табель учета рабочего времени рабочих и служащих, результаты инвентаризации товарно-материальных ценностей. Внешний документ обычно составляется за пределами предприятия. Это постороннее лицо может быть участником учтенного факта хозяйственной жизни. В момент проверки данный документ перешел к клиенту и доступен для аудитора. В некоторых случаях данные документы появляются за пределами системы клиента и лишь в конце оказываются у него. Например, наклад- [c.72]
Приступая к проверке предприятия, аудитор должен четко представлять, какие сведения он должен собрать и из каких источников они могут быть им получены. Правило (стандарт) аудиторской деятельности Аудиторские доказательства определяет далеко не полный перечень источников доказательной информации о деятельности клиента, объем и характер которой определяется задачами проверки, сформулированными в договоре. Источники этой информации достаточно разнообразны и имеют неодинаковое значение для формулирования объективного аудиторского заключения. В большинстве своем это внутренние документы проверяемого предприятия, но кроме них анализируются различные внешние документы и данные, полученные от третьих лиц. [c.82]
Адресование документов. На внешних документах пишется адресат учреждение или частное лицо, которому направляется документ. Структурное подразделение указывается в адресате в том случае, если известно, что документ будет рассматриваться именно в данном подразделении. » [c.11]
Согласование и визирование документов. Распорядительные, наиболее важные внутренние и внешние документы до их подписания согласовываются. с заинтересованными учреждениями, структурными подразделения- ми и отдельными должностными лицами. [c.14]
Если в пункте 1.1. речь шла о внешних документах, в которых часто встречаются ошибки, либо эти документы вообще отсутствуют, то сейчас речь пойдет о внутренних документах организации. [c.14]
По месту составления различают внутренние и внешние документы, по характеру отражения опера- [c.211]
Внешние документы составляются вне организации и отражают хозяйственные связи с другими организациями (счета-фактуры, платежные поручения и т.д.). [c.95]
Внешний документ — документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них. [c.178]
По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние оформляются внутри предприятия требования, чеки, накладные, кассовые ордера и др. Некоторые из них выходят за пределы предприятия (платежное требование на имя покупателей, чек на получение денег в банке и др.). Внешние документы поступают от других предприятий (выписки из расчетного счета, платежные требования поставщиков, рекламации и др.). [c.44]
Классификация бухгалтерских документов — группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования. Такими признаками являются назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки. По назначению бывают распорядительные документы, оправдательные документы, комбинированные документы и документы учетного оформления. По порядку составления они подразделяются на первичные документы и сводные документы. В зависимости от порядка отражения хозяйственных операций они могут быть разовыми документами и накопительными документами. По месту составления различают внутренние и внешние документы. Внутренними являются документы, составленные в данном предприятии. Внешние документы поступают от других предприятий (счета поставщиков, выписки из расчетного счета в Госбанке и др.). По качественным признакам документы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты (см. Реквизиты документов) и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию. Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным, [c.62]
Внешние документы составляются на других предприятиях и поступают на данное предприятие, например счета-фактуры, платежные требования, выписки Госбанка с расчетного счета, платежные поручения и др. Различия между этими документами обусловливают их проверку и бухгалтерскую обработку, порядок исправления обнаруженных ошибок. [c.143]
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу (см. рис. 1). Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой. Различия в большей части касаются структуры и формы изложения текста. [c.25]
Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации. [c.30]
Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не [c.55]
Внешний документ — документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий). [c.134]
На бланке для внешних документов указываются эмблема предприятия наименование предприятия почтовый адрес предприятия номер контактного телефона номер телефакса дата и номер письма [c.32]
Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель). [c.77]
При использовании пишущих автоматов трафаретный текст заносится на машинный носитель, а индивидуальная информация впечатывается оператором вручную. В этом случае внешне документ не будет отличаться от подготовленного индивидуально, что пока необходимо для преодоления психологического барьера, стоящего порой на пути трафаретизации документов. [c.38]
В статье приведены объяснения таким понятиям, как входящая и исходящая документация, документооборот и его структура, документопоток, его режим и цикличность, внутренняя и внешняя документация. Приведены способы выделения нужной информации и ее хранения в текущих делах и архивах при делопроизводстве.
Виды документопотоков
В наш век информации невозможно себе представить работу любой структуры производства, потребления, регулирования или распределения без документации. Работа с документацией при сегодняшнем информационном бумажном и электронном буме становится все более сложной. Меняются носители информации, меняются люди, которые ее обрабатывают, меняется правовое поле использования информации. Понятие и структура документопотока также подвергаются изменению.
Документ как единица документопотока
Что такое документопоток
Вам будет интересно: Значение слова «порядок». Определение, происхождение и употребление
Документопотоки в организации (имеются в виду и предприятия тоже) по направлению делятся на входящие и исходящие. Каждый вид потока необходимо отделять друг от друга во избежание ошибок и путаницы в работе с документами.
Исходящий документопоток составляют документы, созданные и оформленные или обработанные в организации. Всем исходящим документам обязательно присваивается порядковый номер, они проверяются на наличие необходимых реквизитов и их правильность, они должны фиксироваться в журналах с указанием даты (как правило, это дата подписания документа), исходящего номера и кода подразделения, подготовившего документ.
При невозможности обработки документопотока сразу же (его резком увеличении) необходимо увеличивать штат обрабатывающих документы сотрудников во избежание ошибок и промедлений, обходящихся организации зачастую очень дорого.
Виды документопотоков могут быть самые разные, все зависит от вида деятельности организации и методов ее работы.
Для больших организаций и предприятий правильно выстроенный документопоток так же важен, как и поток материалов или выпущенной продукции. Для больших потоков документов разрабатываются и применяются даже документационные технологические процессы.
Понятие о внешних и внутренних потоках документов
Кроме входящей и исходящей информации в организации можно выделить внутреннюю, т.е. информацию, создаваемую и используемую только внутри самой организации. Эта информация может иметь определенную степень секретности и не быть общедоступной даже внутри одного подразделения. Обмен письмами между подразделениями одной организации обычно не принят. Для документального общения используются так называемые служебные записки (докладные, объяснительные, справки), подписываемые руководителями подразделений. Кроме служебных записок в организации функционируют приказы, указания, справки, техническая документация и другая документация.
Параметры документопотока
Содержание, или функциональность
Структура документопотока
Понятие и структуру документооборота можно описать теми признаками, с помощью которых дается классификация документов и их индексация, формируется вся система ориентирования в справочном аппарате документов организации. Обычно такая структура соответствует виду и целевому назначению потока документов.
Режим и цикличность
Эти параметры определяют изменения в нагрузке поступления информации во времени. Это, например, резкое увеличение объема работ с личными делами абитуриентов учебного заведения во время приемной кампании или с документами студентов в период сессий и окончания дипломирования.
Такие изменения связаны с внутренними ритмами работы организации и обычно вполне предсказуемы и планируемы.
Изменения направления документопотоков
Эти изменения связаны с содержанием работы подразделения обработки информации. Это отличия в способах регистрирования документов, способах контроля за сроками исполнения документов, способах ознакомления с ними, и, особенно, утверждения и согласования различных документов. На изменение направлений документопотоков будут влиять еще и внутренние изменения в структуре и направлении деятельности организаций.
Объем документопотока
Объем документооборота организации включает общее количество документов во всех потоках.
Совершенствование работы с документопотоками в организации
Для совершенствования этой работы необходимо исследование всего процесса делопроизводства, установление четких рекомендаций, делающих процесс технологически грамотным: убирать дублирование при работе с документами, исключать согласование документа подразделениями, не имеющими к нему отношения. Чем больше документооборот, тем более загружен управленческий аппарат организации, или хотя бы его большая часть.
Одним из главных моментов улучшения работы персонала с документами является уровень его профессиональной подготовки на всех этапах движения документопотока, оптимальная загруженность персонала работой, четкая регламентация работы с документом в каждом подразделении.
Регламентация и стандартизация при больших документопотоках дают возможность применения механизации и автоматизации делопроизводства, снижают численность сотрудников, работающих с документами, до оптимальной количества.
К сожалению, сведения об объемах документопотоков обычно занижены, что связано с несовершенными методиками учета.
Внешний электронный документооборот
С помощью документов бизнес обменивается информацией с партнёрами, клиентами и контролирующими органами, а также организует внутреннюю деятельность компании. Создание, движение и хранение документов — это три стадии делопроизводства организации.
Документооборотом называется движение документов внутри организации, а также обмен ими с другими организациями и контролирующими органами. Раньше все документы оформлялись на бумаге, но сейчас на смену почтовым отправлениям и бумажным архивам приходит электронный документооборот — ЭДО.
Электронный документооборот может быть:
Что такое внешний ЭДО
Внешний ЭДО — это все входящие и исходящие документы компании, которыми она обменивается с контрагентами, клиентами и контролирующими органами. К ним относятся счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, электронная отчётность, ветеринарные сертификаты и другие виды документов.
В зависимости от участников документооборота, ЭДО делится на две группы: «бизнес-бизнес» и «бизнес-государство».
К первой группе относится взаимодействие с контрагентами, дистанционное банковское обслуживание, работа на электронных торговых площадках. Ко второй группе — электронная отчётность, ответы на требования ФНС, работа с госзакупками, взаимодействие с судами и различными федеральными службами.
Зачем нужен внешний ЭДО
Традиционный бумажный документооборот требует много времени на оформление и согласование документов, а также на исправление недочётов, проставление подписей и печатей. По сравнению с бумажным документооборотом ЭДО имеет ряд преимуществ:
Также ЭДО необходим для сдачи некоторых видов отчётности. Например, декларации по НДС и бухгалтерская отчётность принимаются только в электронном виде. Для остальных видов отчётности действуют ограничения по количеству сотрудников и годовому доходу предприятия. Для того чтобы сдать отчётность в электронном виде, нужно подключить компанию к системе электронного документооборота.
Как организовать внешний ЭДО в компании
Во внешнем ЭДО участвуют четыре стороны:
Перевести компанию на электронный документооборот можно быстро и без лишних затрат.
Соберите аналитику в компании по нескольким параметрам:
Приобретите электронную подпись. Она необходима каждому сотруднику, в чьи полномочия входит подпись документов. Электронная подпись бывает нескольких видов.
Простая электронная подпись подойдёт для внутреннего документооборота. Сертификат этого уровня позволяет идентифицировать сотрудника, подписавшего документ, но не даёт никакой защиты.
Неквалифицированная электронная подпись подходит для визирования документов, но юридической значимости такие документы не имеют.
Квалифицированная электронная подпись обладает юридической силой. Она подходит для подписания любых документов, для отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах.
Выберите способ отправки документов. Сервис ЭДО можно использовать тремя способами:
Выбор зависит от объёма входящих и исходящих документов, направлений обмена, а также от наличия или отсутствия других внутренних систем.
Полностью организовать электронный документооборот можно с продуктами ГК «Астрал». Мы предлагаем несколько решений для цифровизации документооборота в компании. Наши продукты полностью соответствуют законодательству РФ в сфере электронного документооборота. Сервисы ЭДО адаптируются под нужды каждого клиента. Оставьте заявку, чтобы узнать об их возможностях и стоимости
Продукты по направлению
Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!
Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С
Оставить заявку
Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы
Управление внешней документацией
Организация документооборота — ключевой элемент эффективной работы компании. Однако на практике мало что сравнится с ним по сложности. Количество внешних и внутренних документов, которые компания вынуждена обрабатывать ежедневно, зачастую превышает пределы разумного. К тому же остро стоит вопрос их согласованности. Чем четче сотрудники понимают поступающие к ним инструкции, внешние распоряжения и договоры, тем выше вероятность, что работа будет выполнена полноценно.
Внешние документы и управление ими
К внешним относят все документы, поступающие на предприятие из сторонних источников. Они состоят из:
Управление внешней документацией представляет собой систему взаимосвязанных процессов по подготовке, идентификации, рассмотрению, хранению и удалению бумаг, которые осуществляются в соответствии с заранее установленными и обязательными правилами. При организации работы по повышению их эффективности следует придерживаться положений стандартов качества — ISO 10013:2001, 9001:2008 и так далее. Подобный подход даст возможность организации разработать оптимальный порядок управления документацией, которая поступает в организацию из внешних источников в бумажном и электронном виде.
Ее условно можно разделить на две группы:
Процесс и задачи управления внешней документацией
Грамотно организованная документация — эффективный управленческий инструмент, выполняющий контрольную, координационную и другие функции. Это в полной мере относится к внешней ее форме. Все документы должны быть правильно включены в систему поступления/создания, согласования, утверждения, передачи и ликвидации — чтобы было как можно меньше «лишних» процедур. Иначе компания будет терять время и средства, а у руководства не будет рычагов для контроля ситуации.
Поэтому перед руководством стоят следующие задачи:
Использование Docsvision для управления внешней документацией
Как гласят ГОСТы, степень документированности компании должна соответствовать законодательным, контрактным и прочим обязательным требованиям. Для этого необходимо разработать управленческие процедуры по проверке бумаг на адекватность, идентификации, актуализации, учету и хранению. Делать это удобнее всего в рамках единой системы документооборота, организованной в электронной форме. Только так можно добиться быстроты, прозрачности и качества управления.
Управление внешней документацией на платформе решений компании «ДоксВижн» — отлаженный, хорошо контролируемый процесс. Программные продукты Docsvision, позволяют на высоком уровне решать все связанные задачи. При помощи СЭД заказчики смогут быстро и эффективно:
Docsvision — широкие возможности и удобные продукты
Программная платформа Docsvision разработана в соответствии с передовыми стандартами и моделями. Совместно с обширной сетью партнеров по внедрению и центров отраслевой и технологической компетенции мы постоянно совершенствуем инструментарий — управление внешней документацией становится более прозрачным, повышается его результативность. Помимо платформы для автоматизации документооборота и бизнес-процессов корпоративного уровня «ДоксВижн» предлагает множество дополнительных решений – отраслевых и специализированных. А для эффективной реализации бизнес-задачи заказчика партнеры компании «ДоксВижн» и непосредственно сервисное подразделение вендора готовы оказать широкий перечень услуг по автоматизации уникальных бизнес-потребностей заказчиков, а также поддержке заказчика на протяжении всего срока использования наших решений. Мы обеспечиваем заказчика консультационной и технической поддержкой до, во время и после внедрения решений электронного документооборота на платформе Docsvision. Также мы помогаем обучать персонал, осуществляет обслуживание, актуализацию и масштабирование системы.