Статья 2. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе
Статья 2. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе
ГАРАНТ:
См. комментарии к статье 2 настоящего Федерального закона
В настоящем Федеральном законе используются следующие основные понятия:
ГАРАНТ:
О конституционно-правовом смысле положений пункта 5 статьи 2 настоящего Федерального закона см. постановление Конституционного Суда РФ от 26 октября 2017 г. N 25-П
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 227-ФЗ статья 2 настоящего Федерального закона дополнена пунктом 11.1, вступающим в силу с 1 января 2011 г.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 7 июня 2013 г. N 112-ФЗ в пункт 13 статьи 2 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 июля 2013 г.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ статья 2 настоящего Федерального закона дополнена пунктом 14, вступающим в силу с 1 ноября 2012 г.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ статья 2 настоящего Федерального закона дополнена пунктом 15, вступающим в силу с 1 ноября 2012 г.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ статья 2 настоящего Федерального закона дополнена пунктом 16, вступающим в силу с 1 ноября 2012 г.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ статья 2 настоящего Федерального закона дополнена пунктом 17, вступающим в силу с 1 ноября 2012 г.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ статья 2 настоящего Федерального закона дополнена пунктом 18, вступающим в силу с 1 ноября 2012 г.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 7 июня 2013 г. N 112-ФЗ статья 2 настоящего Федерального закона дополнена пунктом 19, вступающим в силу с 1 июля 2013 г.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 13 июля 2015 г. N 264-ФЗ статья 2 настоящего Федерального закона дополнена пунктом 20, вступающим в силу с 1 января 2016 г.
Информация об изменениях:
Информация об изменениях:
Документированная информация
Смотреть что такое «Документированная информация» в других словарях:
Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. EdwART. Словарь терминов МЧС, 2010 … Словарь черезвычайных ситуаций
документированная информация — Зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами позволяющими определить данную информацию или ее материальные носитель. [ГОСТ Р 52653 2006] Тематики информационные технологии в образовании EN documentary… … Справочник технического переводчика
Документированная информация — (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [Федеральный закон Российской Федерации № 24 ФЗ от 20.02.95 “Об информации, информатизации и защите информации”]… … Энциклопедия терминов, определений и пояснений строительных материалов
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — (ДОКУМЕНТ) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. тж. ДОКУМЕНТ … Юридическая энциклопедия
Документированная информация — (англ. documentary information) то же, что документ … Энциклопедия права
Документированная информация — 11) документированная информация зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный … Официальная терминология
Документированная информация — 1. Зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель Употребляется в… … Телекоммуникационный словарь
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — (ДОКУМЕНТ) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать … Энциклопедический словарь экономики и права
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149 ФЗ, – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Что такое документированная информация определение
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО
Термины и определения
System of standards on information, librarianship and publishing. Records management and organization of archives. Terms and difinitions
Дата введения 2014-03-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2018 г.
Введение
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.
Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».
Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.
Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.
Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.
Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 1.2 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены
ГОСТ Р 1.5 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения
ГОСТ Р ИСО 704 Терминологическая работа. Принципы и методы
3 Термины и определения
3.1 Общие понятия
1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
5 служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
6 архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
9 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
11 документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
12 носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
13 автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17 достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18 целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
19 пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27 письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28 текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29 изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
31 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
34 фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
35 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
36 реквизит документа: Элемент оформления документа.
37 формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
38 хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
39 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
40 срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
41 постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
42 временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
43 доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа
3.2 Делопроизводство
3.2.1 Документирование
44 документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
45 средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
Документированная информация
Смотреть что такое «Документированная информация» в других словарях:
Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
документированная информация — Зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами позволяющими определить данную информацию или ее материальные носитель. [ГОСТ Р 52653 2006] Тематики информационные технологии в образовании EN documentary… … Справочник технического переводчика
Документированная информация — (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [Федеральный закон Российской Федерации № 24 ФЗ от 20.02.95 “Об информации, информатизации и защите информации”]… … Энциклопедия терминов, определений и пояснений строительных материалов
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — (ДОКУМЕНТ) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. тж. ДОКУМЕНТ … Юридическая энциклопедия
Документированная информация — (англ. documentary information) то же, что документ … Энциклопедия права
Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. В трех федеральных… … Большой юридический словарь
Документированная информация — 11) документированная информация зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный … Официальная терминология
Документированная информация — 1. Зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель Употребляется в… … Телекоммуникационный словарь
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — (ДОКУМЕНТ) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать … Энциклопедический словарь экономики и права
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149 ФЗ, – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Новости
Подготовлен новый тест на знание требований МС ИСО 50001:2018
Новые методические пособия в Разделе «Методические материалы»!
Опубликована новая редакция стандарта ИСО 50001:2018
Сертификаты
Документированная информация
Стандарты на системы менеджмента требуют от организаций разрабатывать и поддерживать определенный набор «документированной информации».
Согласно ИСО 9000:2015:
«Документированная информация это информация, которая должна управляться и поддерживаться организацией, и носитель, который ее содержит».
Термин «документированная информация» заменил ранее используемые в стандартах термины «документ», «документированная процедура», «запись».
Основной причиной изменения терминологии является развитие информационной среды, появление новых носителей информации.
Носитель информации должен позволить эту информацию сохранить и обеспечить к ней доступ соответствующих пользователей. Помимо традиционного бумажного носителя широко применяются различные электронные носители: компьютерные файлы, базы данных…
Стандарты на системы менеджмента требуют наличия в системе менеджмента двух видов документов:
1. «Руководящие документы», описывающие «что и каким образом необходимо сделать в будущем». К таким документам относятся: стандарты, положения, регламенты, методики, инструкции, приказы, распоряжения, политики, планы, программы…..
На необходимость обязательного руководящего документа в стандарте указывает фраза «Организация должна разрабатывать, актуализировать и применять документированную информацию».
2. «Отчетные документы», описывающие «что сделано и какие результаты достигнуты». В редакциях стандартов, выпущенных до 2015 года, такие документы назывались «записями».
На необходимость обязательного отчетного документа в стандарте указывает фраза «Организация должна регистрировать и сохранять документированную информацию».
Подсказку, в каких конкретно пунктах международных стандартов содержатся требования к наличию обязательной документированной информации, можно найти в файле «Документированная информация».
Особенность управления руководящими документами состоит в том, что большинство этих документов периодически пересматриваются и в них вносятся изменения. Важно обеспечить, чтобы версии документов были соответствующим образом идентифицированы, и чтобы был обеспечен доступ пользователей к актуальным версиям документов.
В отчетные документы изменения не вносятся. В них фиксируются достигнутые результаты. Важно идентифицировать отчетный документ, чтобы было понятно к какому моменту времени он относятся, чтобы через определенный промежуток времени документ можно было найти и использовать в качестве свидетельства выполнения требований или в качестве исходной информации для анализа данных.
