Что такое нормативно справочная информация

Что такое нормативно справочная информация

В 21 веке мы вступили в такой период развития, когда представить жизнь без электронно-вычислительных машин и программного обеспечения к ним совершенно невозможно, которые помогают нам в повседневной жизни, увеличивают производительность отдельно взятого специалиста, ускоряют течение времени.

В наш пресвященный и информационный век большое значение имеет быстрый поиск всех интересующих нас вопросов, начиная от способа открывания консервной банки без открывалки и заканчивая запросом нормативного документа федерального уровня.

В наш пресвященный и информационный век большое значение имеет быстрый поиск всех интересующих нас вопросов, начиная от способа открывания консервной банки без открывалки и заканчивая запросом нормативного документа федерального уровня. Любое юридическое действо сопровождается соответствующей документацией. Поэтому в государственном документообороте таких документов еще больше, ведь эта сфера достаточно масштабная.

Хорошим примером для понимания НСИ являются специальные справочные информационные базы, представляющие собой перечень нормативных правовых законодательных актов, указов и законов. Такой работой должен заниматься специальный отдел.

В состав НСИ обычно входят следующие информационно-аналитические компоненты:

Все эти данные в целом представляют собой мощный инструмент, способный решать многосложные и многоуровневые задачи.

Особенности и достоинства НСИ

Совокупность нормативно-справочной информации – это довольно мощный инструмент для хранения и качественной систематизации информации, входящей в ее компоненты.

Важным достоинством системы НСИ является возможность создания отчетов любой сложности, что способствует удовлетворению любых, даже самых сложных требований пользователя.

В заключение можно добавить, что системы НСИ – это мощный инструмент работы, которые просто необходимы в любых трудовых процессах каждого предприятия, а также в процессах работы федеральных и муниципальных органах самоуправления.

h4 >Определение нормативно-справочной информации (НСИ)

Нормативно-справочная информация предприятия представляет собой структурированную определенным образом условно-постоянную информацию, предназначенную в целях формирования и описания бизнес объектов и бизнес-процессов компании.

Чаще всего, нормативно-справочная корпоративная информация состоит из справочников, нормативных документов, словарей, классификаторов и других разновидностей понятий, призванных сформировать объединенное корпоративное пространство информации.

Основу НСИ организации составляют три основные группы:

Системы, использующиеся для поддержки справочной информации, в настоящее время, пользуются высоким спросом у заказчиков и проектных интеграторов. Российские крупные компании стараются не столько приобрести такие системы, сколько принять активное участие в разработке своих программных решений данного вопроса. Быть может, приобретение подобной системы покажется Вам довольно дорогой, но поверьте, что она того стоит.

НСИ в организациях и фирмах

Компании, которые первоначально обратили внимание на высокую значимость систем по поддержке нормативно-справочной информации и вложившие свои средства в их разработку, уже сегодня получают неплохую прибыль.

Существует несколько основных причин, по которым руководители крупных компаний стараются пользоваться системами нормативно-справочной информации в своих организациях:

Источник

НСИ в 1С. Что это?

Наш бурный век, когда развитие идет семимильными шагами, на предприятиях остро стоит вопрос о создании информационных систем. Таких, которые могли бы затрагивать различные направления деятельности:

Можно создать ряд систем, которые будут независимы друг от друга и отвечать за каждое из направлений. Однако, в различные моменты деятельности у собственников предприятия возникает потребность увидеть всё происходящее целиком. Соответственно, если на предприятии применяются различные системы, то не представляется возможным сопоставить и сравнить данные. Потому что в каждой системе они могут быть поименованы различными способами, что вызовет дублирование, противоречивость или некорректность данных при интеграции.

Основная причина возможных несоответствий — отсутствие единообразного подхода при создании мастер-данных. То есть таких данных, которые неизменны и представляют собой основу структурных элементов всей компании.

Соответственно, на предприятиях необходимо создавать такую нормативно-справочную систему, которая могла бы грамотно и своевременно идентифицировать источник данных, оперировать сведениями корректно и логично.

Содержание:

1. НСИ: преимущества и результаты

Говоря простыми словами, нормативно-справочная информация (НСИ) представляет собой ведение и поддержку разнообразных справочников, обеспечивающих ввод данных в том информационном пространстве, в котором ведется работа. При этом данные такой системы являются условно-постоянными.

Для того чтобы эффективно управлять любым предприятием, требуется создание общего информационного пространства. Это необходимо, чтобы любое перемещение информации между различными участками было единообразным и опиралось на единую базу. Соответственно, требуется грамотная интеграция всех существующих систем. Для этого необходимо централизованное управление нормативно-справочной информацией.

Соответственно, происходит централизация ответственности за качество самой НСИ.

В результате внедрения централизованной системы управления НСИ собственники компании получают:

Всё это в целом упрощает задачу подготовки любой отчётности, как бухгалтерской, так и управленческой. В том числе позволяет оптимизировать материальные затраты, повысить качество принимаемых управленцами решений, и в целом дает возможность улучшения качества консолидации учётных данных.

2. Справочники в 1С

В 1С в разделе НСИ содержатся справочники, которые необходимы для работы на большинстве предприятий. При этом эти справочники можно редактировать, а также добавлять другую информацию, необходимую для корректной работы по определенному виду деятельности компании.

Все эти справочники номинально можно разделить на основные и прочие.

К основным относятся такие справочники, которые необходимы при оформлении документации по хозяйственной деятельности. А к прочим можно отнести те, которые облегчают поиск или ввод необходимых сведений.

Соответственно, в зависимости от вида деятельности, к основным справочником могут относиться информация о структуре самого предприятия и номенклатуре. А к прочим можно отнести различные классификаторы, в том числе содержащие в себе информацию общероссийских классификаторов. Так, например, сюда относятся справочники, содержащие в себе сведения о банках, адресный классификатор, классификатор стран и видов контактных данных.

Если говорить об основных справочниках, то, например, для торгового предприятия это могут быть:

Для производства информационная структура будет более сложной, рассмотрим её позже.

В фирме, оказывающей услуги, структура может быть более простой и зависит также от количества видов оказываемых услуг. Допустим, это может быть информация о самой организации, контрагентах и услугах.

При этом, в одних решениях НСИ вынесена в отдельный одноименный раздел меню, в других же представлена Справочниками, включенными в разделы «Настройка», «Компания» или выделенные отдельным пунктом меню «Справочники».

3. Об НСИ простым языком

И так, в любой информационной системе есть объекты и их свойства. С объектами происходят некие события. Наличие в названии слова «справочная» показывает то, что каждый объект имеет определенные свойства, по которым можно его идентифицировать.

«Нормативная» указывает на то, что все строится по определенным нормам и правилам. Это ярко видно на таком документе, как Спецификация. В нем отражены объекты, их свойства и количество. По аналогии с кулинарным рецептом. Если хочешь, чтобы получилось именно то блюдо, необходимо использовать определенные ингредиенты, в нужном количестве при конкретных способах приготовления.

Так, например, сущности представлены в 1С: ERP.

Выделен отдельный раздел в меню «НСИ и администрирование», в котором, в числе прочих, представлено 2 блока:

В последнем представлена нормативно-справочная информация для отдельных направлений: кадры, казначейство, зарплата, налоги и т.п.

При этом отдельно НСИ представлена и в некоторых разделах. Например, выделено в меню «Производство», «Закупки», и «Продажи». Что вполне логично.

Важно понимать архитектуру данных, которые создают логику системы. Любое нарушение при создании новых данных в НСИ приведет к проблемам. В системе имеется огромное количество различных предустановленных реквизитов. Вся корпоративная информационная система базируется на архитектуре и полагается на эти данные. Есть мастер-данные, с ними происходят некоторые события, в результате чего происходит запись в той или иной форме в базу данных. На основании той или иной формы, тем или иным способом строятся различные отчёты.

4. Что такое номенклатура

Во всех НСИ, связанных с выполнением работ, оказанием услуг, производством и торговлей присутствует справочник «Номенклатура». Если открыть данный справочник, то справа будут представлены виды номенклатуры, а слева сами объекты.

Так, например, в 1С: Управление нашей фирмой выделены виды:

А внутри каждого вида представлены объекты, включенные в группу.

В 1С: ERP будут представлены другие виды и свойства. Они зависят от видов деятельности компании. При этом система позволяет сделать отбор отдельно по видам или свойствам.

То есть, виды номенклатуры — это некие разрезы, которые несут в себе определенные характеристики. И объединяют их по каким-либо признакам. Признаков может быть много, в частности, по отношению к производственным процессам.

5. Справочники в 1С: ERP

Основной справочник – это сведения об Организации.

Они включают в себя основную информацию:

А также иную информацию: кассы предприятия, лицензии, лицевые счета сотрудников и пр.

Вся введенная информация впоследствии выводится в соответствующих документах.

Настройка производится в разделе «Настройка НСИ и разделов». В нем необходимо поставить соответствующую галочку, если в системе ведется учет нескольких организаций. Здесь же можно настроить график работы, используемую валюту, отметить обособленные подразделения в отдельном банке. А также выбрать раздельные операции закупок и продаж для управленческого и регламентного учета.

В Справочнике «Структура предприятия» отражены отделы фирмы, склады, службы в разрезах направлений.

Справочники «Кассы ККМ» и «Кассы предприятия» содержат данные о:

Справочник «Физические лица» по аналогии со справочником «Организации» содержит полную информацию о любых физлицах так или иначе взаимосвязанных с компанией. Это могут быть:

Справочник позволяет группировать массивы по различным категориям. При этом есть возможность внести сведения:

Справочник «Склады и хранение» содержит подробные сведения о местах хранения товаров и продукции производства. Группировка происходит по направлениям. Представлена информация о:

6. Виды и состав номенклатуры

Справочник «Номенклатура» хранит в себе информацию о продукции, материалах и полуфабрикатах, покупных товарах и оказываемых услугах.

Есть возможность настроить классификаторы номенклатуры:

Например, для производственных предприятий в группе комплектующих будут такие виды номенклатуры:

Раскрывая любой вид номенклатуры, можно увидеть основные сведения о нем. И при необходимости скорректировать.

При создании нового вида следует указать группу доступа.

7. Что входит в понятие номенклатуры?

Раскрыв конкретный объект, предстает табличная форма. На вкладке «Карточка» отображаются все реквизиты:

На вкладке «Реквизиты» можно ввести (скорректировать) указанные выше данные.

Единицы измерения могут быть разными для отражения как единиц хранения или единиц для отчетов. Здесь же указываются группы регламентированного и финансового учета, проставляется НДС и т.п.

При выделении материала (объекта), имеющего определенные отличительные особенности, эти свойства можно увидеть здесь же, непосредственно под видами.

Соответственно, можно выбрать материалы по определенным свойствам.

В этом же окне можно в строке поиска ввести необходимый объект и перемещая курсов по видам номенклатуры значительно быстрее найти искомый элемент. Это удобно при больших количествах наименований.

Также представлена возможность поиска по штрих-коду и фильтрация по товарам другого качества и номенклатуре с аналогичными свойствами.

Рассмотрев материалы и комплектующие, следует изучить готовую продукцию.

8. Спецификация как рецепт изготовления изделия

Выше приводилось сравнение спецификации и рецепта какого-либо блюда. Предлагаем рассмотреть на простом примере.

Допустим, предприятие занимается изготовлением парников. Данный процесс включает в себя изготовление необходимых деталей и их сборку. В спецификацию заносятся этапы работы, расходные материалы и их количество, требуемое для изготовления парника, а также трудозатраты.

Для того, чтобы посмотреть любую спецификацию, следует перейти в раздел меню «Производство» и в категории «Нормативно-справочная информация» выбрать «Ресурсные спецификации». В открывшемся списке кликнуть по нужному документу.

Форма «Спецификация» имеет несколько закладок. На основной указывается наименование и тип изделия, номенклатура, количество, единицы измерения, характеристики и процент брака.

На вкладке «Материалы и работы» указываются материалы, необходимые для изготовления. В рассматриваемом примере:

Для каждого наименования указывается количество, единицы измерения, на каком этапе работ используется, способ получения материала и статья калькуляции.

Так, например, для этапа «Установка дверей» требуется способ получения материала произвести по спецификации «Каркас двери для парника». При этом отдельных характеристик для каждого из материалов не предусмотрено.

По спецификации «Каркас двери для парника» также выделены этапы работы и материалы для изготовления, включая трудозатраты.

На следующей вкладке ресурсной спецификации «Трудозатраты» представлена информация о количестве часов различных видов работ для изготовления парника:

Указаны статьи калькуляции и на каких этапах какой вид работ используется.

На следующей закладке представлен процесс производства, включающий очередность этапов и подразделения, в которых выполняется работа. Дополнительно указывается распределение затрат на изделия и ответственное лицо.

9. Дерево спецификаций и их сравнение

Просмотреть основные моменты спецификации можно через «Дерево спецификаций».

Здесь, поэтапно раскрывая информацию можно увидеть все данные спецификации в одном окне.

Спецификация может быть основной. Тогда она будет подставляться по умолчанию при организации работ. Такие документы выделяются шрифтом в общем списке.

В списке спецификаций нажатием клавиши «Сравнить спецификации» можно перейти к форме сравнения. Для этого через кнопку «Добавить» следует выбрать необходимые спецификации и нажать «Сформировать отчет».

В появившейся таблице сразу будут видны сходства и отличия при изготовлении выбранной продукции.

Кнопка «Показать только отличия» оставит необходимые элементы.

Итак, база данных строится на отдельных объектах, обладающих определенными свойствами. Эти объекты объединены по определенным направлениям в табличные формы и списки. Они хранятся в 1С и используются при заполнении документов и оформлении определенных процессов. Существуют списки сотрудников, клиентов, поставщиков товаров или т.д.

В каждой позиции может храниться различная дополнительная информация. В справочниках может быть иерархия, то есть данные могут объединяться в группы и подгруппы. Определенное совмещение этих данных, их взаимосвязи могут быть собраны в определенные нормативы. Все это составляет нормативно-справочную информацию, которая позволяет создать единообразную систему учета на предприятии.

Источник

Анатомия системы НСИ

Данная статья основана на реальных событиях,
и все проблемы в ней не вымышленные. (С)

В начале хотелось бы отметить, что статья не призвана показать изобретение велосипеда, потому как многие приёмы уже давно существуют в культуре разработки баз данных. Однако обобщить, проанализировать проблемы, которые они могут решить и показать, как с ними можно работать. А проблем хватает несмотря на то, что нормативно-справочная информация (НСИ) не относится к бизнес-логике, а скорее находится в обслуживании у неё. Стандартный процесс по рисованию очередной таблички для хранения справочника очень скоро начинает обрастать костылями или трудоёмкими переделками.

Вот и в моём случае оказалась та же картина — система стоит на продуктиве более десяти лет, строилась по тому же принципу, если что нужно, рисуем и включаем в оборот. Таким образом были созданы несколько таблиц для хранения разного рода оборудования. Но вот пришёл час Х, когда стало необходимо добавить ещё пару таблиц для нового оборудования и при этом все (включая старые) должны входить в определённую группу. Это значит, что ссылки на разные таблицы должны быть включены в кросс-таблицу между группой и всеми пятью видами оборудования, то есть для каждого своё поля с констреинтом на соответствующую таблицу. А если ещё одно добавится, менять структуру. И обработку нужно делать в зависимости от того, какие поля заполнены. Вот и возникает первая проблема, как разные таблицы обобщить, что бы с ними одинаково можно было работать и не менять структуру, если добавляется ещё одна. Замечательная мысль, создаём отдельную табличку, которая призвана хранить абстрактное понятие оборудование с указанием типа, а тогда остальные таблички ссылаются по внешнему ключу на своего родителя. На этой радостной волне мы заливаем в созданную табличку записи из одной и пытаемся тоже сделать для другой. Но что-то пошло не так, сработало ограничение первичного ключа, к чему бы это? А к тому, что на заре бурной молодости системы для каждой табличке были свои сиквенсы. Конечно, со временем это безобразие поправили, но старые ключи всё равно остались. Более того, они корнями проросли по внешним ключам с другими таблицам. Фиксируем вторую проблему, связанную со сквозной нумерацией всех справочников.

На этом мучения с таблицами оборудования не закончились. Потому как по последним требованиям оборудование имеет различные характеристики, более того их число переменно, а одна характеристика может иметь несколько значений. А значит появляется третья проблема, а именно иметь возможность хранить переменное число характеристик какой-то записи.

Вроде как с этим справились, но заказчик не дремлет, у него всегда есть наготове что-нибудь новенькое. И вот приходит требование — все справочники историчные (например, название продукта было одним, а потом его переименовали, и по документам на разные даты нужно показывать актуальное название). Само по себе требование нормальное, ничего не скажешь. А если ещё в отделе разработки есть кто-то, кто проходит испытательный срок, так вообще всё в шоколаде, можно и не заметить, что это проблема. Однако проходит всё, как обычно — с полным авралом, а тут ещё этим нужно заниматься. Создаём таблички, дублирующие таблицы соответствующих справочников для того, чтобы там хранить хронологию изменений справочника. Но, создавая эти таблицы, мы заодно создаём себе четвёртую проблему, теперь в коде нужно в зависимости от даты обращаться то ли к основной таблице, то ли к исторической.

Ну мы же молодцы, мы и это победили))) Теперь, попивая чай из своей кружки, начинаешь дискутировать с другими коллегами на тему, что им приходилось решать, и понимаешь, что список проблем пополняется. В обсуждении стоит вопрос как хранить версии одной и той же записи. Хочу оговорится, что версия, это не то, что укладывается в таблицу историчности. В историчности понятно, до такого-то числа было одно название, а начиная с этой даты актуальным становится другое. А в версионности подразумевается, что запись была сначала сохранена с ошибкой, а через несколько часов это поняли и её изменили, и нужно знать все состояния этой записи. Во-первых, здесь должно быть дробление на время, не только сутки. А во-вторых, такие следы нужны в случае разборок. Например, заполняли прайс, ошиблись, успели товар продать по такой цене, а потом поправили, но в конце дня случился дебаланс. Однако решение для таких ситуаций меня лично напрягло, предлагалась все такие изменения хранить в самой таблице. Не буду устраивать холивар на сколько так правильно, но для меня точно обозначилась пятая проблема, а именно хранение изменений записей.

Итак, обобщая вышесказанное мы видим перед собой пять увесистых грабель. Теперь наша задача определить стратегию, позволяющую обойти и не наступить на них.

Сколько можно наступать на одни и те же грабли, давайте скинимся и купим новые

Начиная проектировать систему с нуля, никто не может предугадать путь её развития, а значит не сможет сказать на каком уровне придётся обобщать, как в описанном примере с оборудованием. Поэтому имеет смысл сразу задать абстрактную сущность, распространяемую на все таблицы НСИ. Таким образом все справочники будут иметь прообраз в едином справочнике с разделением на типы.

Таблица nsi_type системная, заполняется по мере добавления новых справочников. Таблица nsi хранит ключи и системные поля. Заодно создаём собственный сиквенс и тем самым закрываем вторую проблему.

Так же создадим пакет, содержащий основную функциональность по работе со справочниками и будем его постепенно заполнять.

Здесь пока представлены вспомогательные функции для обеспечения необходимой инфраструктуры.

Итак стоит задача создать справочник организаций, куда же без него, любое предприятие контактирует со сторонними организациями — это и поставщики, и клиенты, и партнёры. Сразу добавим соответствующий тип в таблицу nsi_type и определим таблицу nsi_organization.

Теперь, пока не поздно, нужно вспомнить про грабли с номером «пять». Если начнём добавлять записи в созданную таблицу организаций, то это событие нужно где-то фиксировать.

А так же в пакет добавлена функция логирования.

Таким образом разрешена пятая проблема, теперь для любой записи НСИ можно посмотреть, что с ней происходило.

Пытаемся добавить туда организацию.

Конечно мы нарвёмся на констраинт nsi_organization_nsi_fk. Поэтому все справочные таблицы должны быть снабжены необходимой доработкой триггеров.

А теперь добавление записи пройдёт без проблем (ключ уже указывать не надо). Заодно в таблице nsi появится первая запись, а так же в таблице логирования будет зафиксировано это событие.

Но пока можно заметить только дополнительные расходы на создание таблицы какого-то справочника, а никак не преимущество единого подхода. Тогда вспомним про четвёртую проблему — нам необходимо хранить историчность данных в таблицах справочника, а так же извлекать актуальное состояние на заданную дату.

В пакет pkg_nsi добавим функцию сохранения записи в историческую таблицу. Хранить запись будем в формате json, поэтому в пакете так же появится возможность получить json для переданного запроса.

Таким образом любой справочник может воспользоваться этой функцией, чтобы увести в историю текущее состояние. Уже хорошо, хоть что-то полезное появилось от такого обобщения))) Для извлечения актуального состояния справочника добавим в пакет соответствующую pipeline-функцию. Записи справочника будут возвращаться в тип, расширенный системными полями.

Применим к нашей таблице nsi_organization.

Функция nsi_organization_table очень полезна, потому как удовлетворяет нашим требованиям и окончательно уводит проблему номер четыре в прошлое.

Идём дальше. Раз у нас появилось такое преимущество с введением единого подхода для работы со всеми справочниками, то воспользуемся им и для хранения дополнительной информации, которой может быть наделена любая запись из любого справочника. Такое механизм уже давно существует, называется EAV-pattern, его и реализуем.

Очень часто в контексте документов имена собственные необходимо использовать в каком-то падеже, поэтому создадим новую таблицу с физическими лицами и по аналогии с организациями добавим обработку триггеров и тип для выборки.

Осталось дополнить пакет pkg_nsi обработкой этой таблицы.

И добавим кого-нибудь в эту таблицу.

Создадим атрибуты для самого востребованного родительного падежа.

В пакете pkg_nsi добавим функции для работы с атрибутами справочников.

Теперь присвоим соответствующие атрибуты.

Таким образом мы победим третью проблему.

Кроме таблиц справочников в системе НСИ также важны отношение между ними. Так, например крупные организации включают в себя различные подразделения, филиалы, отделы и т.п., которые можно выстроить в древовидную структуру. Для начала заведём в нашей системе ещё несколько организаций, которые будут в подчинении у уже существующей «Рога и копыта».

Теперь нужно показать в каком отношении эти организации находятся между собой. Для этого необходима таблица с древовидной структурой и указанием периода действия, потому как всё подвержено изменением во времени и нужно это учитывать.

Конечно, следует расширить возможности пакета pkg_nsi, чтобы можно было настраивать структуру для различных таблиц.

После появления такого инструмента можно смело выстраивать отношения между организациями.

Так как справочники отделены от структуры, то каждый раз обращаться к организациям с учётом их отношений становится грамозко, поэтому немного упростим себе жизнь.

То, что мы строим дерево это замечательно, но все узлы этого дерева относятся к одной сущности, а наша задача реализовать построение отношения между разными сущностями. Это тоже не проблема, потому как структура не завязывается на какой-то определённый справочник, а работает в целом на всей системе НСИ. Для примера построим классификатор для должностей государственной гражданской службы и классификатор для должностей муниципалитета.

Осталось только заполнить и собрать необходимые классификаторы.

Ой, как это не читабельно!

Следует не забывать, что кроме отношения включения (в том числе и древовидного), существует отношение пересечения, то есть кросс-таблиц. Здесь добавляется дополнительное условие проверки пересечения по времени.

Всё, теперь мы с уверенностью можем сказать, что закрыли первую проблему.
Конечно можно много чего пытаться прикрутить к этой системе, но я думаю, что поставленную задачу в начале статьи я выполнила, а остальное уже можно рассмотреть в процессе дискуссии.

Материал подготавливался на версии Oracle 18c, хотя нативное поддержание формата json уже присутствует в версии 12. Здесь ссылка с архивом скриптов.

Источник